GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
Những nét khái quát chung về Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch quốc tế NCH, hay Bạch Dương Travel, là một đại lý lữ hành quốc tế chuyên cung cấp dịch vụ du lịch đa dạng, bao gồm phân phối vé máy bay nội địa và quốc tế, tư vấn thủ tục visa cho khách Việt Nam, và tổ chức hội thảo, teambuilding Với hơn 16 năm kinh nghiệm, công ty đã khẳng định vị thế của mình trong ngành, nằm trong top 15 doanh nghiệp lữ hành hàng đầu đón khách vào Việt Nam và top 10 đại lý du lịch uy tín do khách hàng bình chọn Với đội ngũ hơn 43 nhân viên, Bạch Dương Travel hướng tới mục tiêu trở thành thương hiệu du lịch hàng đầu Việt Nam và công ty đa quốc gia vào năm 2030.
1.1.1 Những thông tin cơ bản về Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương
Bảng 1.1 Những thông tin cơ bản về Công ty Lữ Hành Quốc tế Bạch Dương
Tên Pháp nhân CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH
Tên tiếng anh NCH INTERNATIONAL TOURISM AND TRADING JOINT
STOCK COMPANY Tên viết tắt Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Vốn điều lệ 3 500 000 000 (Ba tỷ năm trăm triệu đồng) Địa chỉ số 57 Trần Quang Diệu, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Người ĐDPL Nguyễn Văn Cường
Lĩnh vực Đại lý du lịch Điện Thoại (024) 7307 2468
Các lĩnh vực kinh doanh của công ty
7912 Điều hành tua du lịch
7920 Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tour du lịch
(Nguồn: Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel)
1.1.2 Chức năng hoạt động của về Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương
Dịch vụ du lịch: Đại lý vé máy bay nội địa và quốc tế
Tư vấn và hỗ trợ thủ tục visa cho khách Việt Nam đi nước ngoài
Tổ chức hội nghị, hội thảo, Team Building, Gala Dinner Đặt phòng khách sạn
Tổ chức kinh doanh lữ hành nội địa
Tổ chức kinh doanh lữ hành quốc tế (Inbound và Outbound)
Dịch vụ hồ sơ Du học cho sinh viên và học sinh
1.1.3 Hình thức sở hữu và quản lý Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Bạch Dương Travel hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần, mang lại lợi thế lớn trong ngành Du lịch nhờ cơ cấu vốn linh hoạt, cho phép nhiều người cùng góp vốn Các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ trong phạm vi vốn góp, giảm thiểu rủi ro cho họ Dù trải qua 2 năm khó khăn do dịch bệnh làm giảm doanh thu, công ty đã nỗ lực quản lý và thích ứng, giúp vượt qua thách thức và phát triển trong bối cảnh mới.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương
Công ty cổ phần thương mại và du lịch NCH Việt Nam, với thương hiệu NCH TRAVEL và tên gọi tắt Bạch Dương Travel, đã chính thức được thành lập.
Vào ngày 23 tháng 10 năm 2013, thị trường du lịch trong nước phát triển mạnh mẽ với nhiều sự kiện nổi bật như Năm Du lịch quốc gia sông Hồng – Hải Phòng 2013 và Hội chợ du lịch quốc tế Việt Nam 2013 (VITM Hanoi 2013) Đây cũng là năm đầu tiên Việt Nam đón 7,57 triệu lượt khách quốc tế đến tham quan và du lịch.
Công ty NCH, với sứ mệnh cung cấp dịch vụ du lịch tốt nhất, cam kết mang đến cho khách hàng những tour mới lạ và đa dạng, vượt trên cả mong đợi với phương châm “You travel, we care” Ngay từ giai đoạn đầu, Bạch Dương Travel đã tập trung vào việc phục vụ khách Việt Nam và khách quốc tế đến Việt Nam, đồng thời khai thác mạnh mẽ thị trường khách nội địa và Outbound Công ty cũng chuyên tổ chức các chương trình du lịch cho khách Inbound, đặc biệt là các tour khám phá ba nước Đông Dương: Việt Nam, Lào, Campuchia Qua thời gian phát triển, công ty đã chính thức đổi tên thành “Công ty cổ phần thương mại và du lịch quốc tế NCH”.
Trong giai đoạn 2013 - 2019, công ty cổ phần thương mại và du lịch quốc tế NCH đã nỗ lực mở rộng thị trường, tập trung vào khách Outbound đến các quốc gia như Nga, Bali, Nhật Bản, Thổ Nhĩ Kỳ, Trung Quốc, Đài Loan và Thái Lan, chủ yếu phục vụ khách đoàn Đồng thời, công ty cũng tăng cường cung cấp dịch vụ cho khách Inbound từ các nước Đông Dương như Lào, Campuchia và Thái Lan.
Trong giai đoạn 2020-2022, đại dịch COVID-19 đã tác động tiêu cực đến ngành du lịch, buộc Bạch Dương Travel và các doanh nghiệp du lịch toàn cầu phải thay đổi để thích ứng Khi các chuyến bay quốc tế ngừng hoạt động, công ty nhanh chóng chuyển hướng sang thiết kế và cung cấp các tour du lịch nội địa với giá hấp dẫn Gần đây, khi một số chuyến bay quốc tế được nối lại, Bạch Dương Travel đã tổ chức tour hồi hương cho khách có nhu cầu về Việt Nam và các nước trong khu vực Đồng thời, công ty cũng giới thiệu các tour du lịch nghỉ dưỡng, chăm sóc sức khỏe và du lịch không chạm, phù hợp với xu hướng hiện tại Những thay đổi này đã giúp ngành du lịch từng bước phục hồi và khôi phục doanh thu, tạo ra cả cơ hội và thách thức cho Bạch Dương Travel.
14 đoạn đầu phát triển, công ty đã tập trung phần lớn nguồn lực để phát triển thị trường khách Outbound
Sau hơn 9 năm hoạt động, Công ty Bạch Dương Travel đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành du lịch tại Việt Nam và quốc tế Mục tiêu của công ty là trở thành đơn vị lữ hành "uy tín nhất" thay vì lớn nhất, điều này giúp công ty vượt qua những thách thức trong bối cảnh cạnh tranh và dịch bệnh hiện nay Công ty hiện có một văn phòng hoạt động hiệu quả.
Hà Nội cung cấp dịch vụ tour outbound và inbound chất lượng, đạt nhiều giải thưởng danh giá như Top 15 doanh nghiệp lữ hành hàng đầu đón khách vào Việt Nam và Top 10 đại lý du lịch uy tín do khách hàng bình chọn Công ty ghi nhận tốc độ tăng trưởng kinh doanh 150% so với năm trước, với quy mô và đội ngũ nhân sự ngày càng mở rộng, cùng số lượng khách hàng tăng cao và hệ thống đối tác dịch vụ đa dạng Để đạt được thành công này, công ty chú trọng xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, có kỹ năng chuyên môn vững vàng, luôn sẵn sàng thích ứng với thay đổi của thị trường và lắng nghe nhu cầu, phản hồi của khách hàng.
(Nguồn: Facebook fanpage của công ty Bạch Dương Travel https://www.facebook.com/dulichbachduong/)
Hình 1.1 Hình ảnh đoàn khách bay chuyến bay hồi hương của Bạch Dương
Mô hình, Cơ cấu tổ chức của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
1.3 Mô hình, Cơ cấu tổ chức của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Công ty với 42 nhân sự đã áp dụng cơ cấu tổ chức tuyến tính nhằm nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả hoạt động Mô hình này xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ ở mỗi cấp, giúp nhân viên trực tiếp tham gia vào việc thực hiện mục tiêu tổ chức Giám Đốc đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt thông tin và chỉ đạo cấp dưới, trong khi mỗi nhân viên chỉ báo cáo và chịu trách nhiệm trước một lãnh đạo trực tiếp Các phòng ban được liên kết chặt chẽ để đảm bảo tổ chức và thực hiện các tour du lịch một cách chuyên nghiệp Nhiệm vụ được phân chia theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo đủ nguồn lực giải quyết vấn đề phát sinh, đồng thời duy trì tính linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Tổ chức tuyến tính tại Bạch Dương Travel mang lại ưu điểm nổi bật trong việc cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban, giúp phản hồi nhanh chóng và thực hiện các nhiệm vụ một cách dễ dàng.
Cấu trúc trách nhiệm rõ ràng và thống nhất tại Bạch Dương Travel giúp mỗi nhân viên hiểu rõ ai là người mình chịu trách nhiệm và ai sẽ chịu trách nhiệm với mình Điều này không chỉ tạo ra sự kiểm soát hiệu quả mà còn nâng cao tính kỷ luật trong tổ chức, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Điều kiện kinh doanh của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel: nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật
Travel: nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật
Con người là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động của bất kỳ công ty lữ hành nào, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và chất lượng sản phẩm du lịch Nhận thức được điều này, Bạch Dương Travel chú trọng xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có thái độ tốt, trình độ và kinh nghiệm cao Trong đội ngũ, nhiều cá nhân đã gắn bó từ những ngày đầu, như Trưởng phòng Hành chính nhân sự và các hướng dẫn viên, vẫn giữ đam mê và cống hiến cho công việc Dưới đây là thống kê số lượng nhân viên của Bạch Dương Travel từ năm 2018 đến 2020.
Bảng 1 Bảng thống kê nguồn nhân lực2 Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel giai đoạn 2018-2020 (Đơn vị: người)
(Nguồn: Báo cáo nhân sự phòng Hành chính nhân sự 2018 – 2020)
Từ bảng số liệu phía trên ta có thể thấy được rằng trong giai đoạn 2018 -
2019, số lượng lao động của công ty tăng đáng kể (16.32%) Nguyên nhân chủ yếu
Vào năm 2019, công ty đã mở rộng thị trường sang các điểm đến mới như Nhật Bản (cung đường vàng, núi Phú Sĩ, Hakone) và Hàn Quốc (công viên Yeouido, đảo Nami), dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng về số lượng du khách Outbound, một thế mạnh của công ty Tuy nhiên, trong giai đoạn 2020-2021, số lượng nhân viên giảm đáng kể xuống còn 38 người, bao gồm giám đốc và phó giám đốc, do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 bắt đầu từ cuối tháng 12 năm 2019 và các đợt bùng phát tiếp theo tại Mỹ, Châu Âu, Nga, cùng các thị trường khai thác chính của công ty.
Bảng 1 Bảng thống kê nhân sự cụ thể của ông ty Lữ hành Quốc tế Bạch 3 C
Phòng ban Số lượng lao động
Bộ phận hành chính nhân sự 3 8.2
Công ty Bạch Dương Travel chú trọng đến chất lượng đội ngũ lao động, yêu cầu nhân sự có trình độ từ Cao đẳng trở lên và ít nhất 6 tháng kinh nghiệm trong ngành Để nâng cao chuyên môn và kỹ năng phục vụ, công ty thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn và đào tạo cho tất cả nhân viên ở mọi bộ phận, đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng cao.
1.4.2 Tài chính của công ty giai đoạn 2018 - 2020
Bảng 1 Bảng cơ cấu nguồn vốn của Công ty Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch 4
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương
Doanh nghiệp này có nguồn tài chính ổn định, với tổng vốn tăng từ 19,6 tỷ (2018) lên 23,4 tỷ (2019), tương ứng với mức tăng 19,38% Trong giai đoạn này, du lịch Á Châu đã mở rộng vốn và thu hút đầu tư để phát triển thị trường mới và đối tượng khách hàng đa dạng Tuy nhiên, trong giai đoạn tiếp theo, nguồn vốn kinh doanh giảm mạnh 41,46% do tác động của đại dịch COVID-19 Đại dịch xảy ra quá nhanh khiến công ty Bạch Dương Travel và toàn ngành du lịch không kịp phản ứng, dẫn đến thiệt hại tài chính lớn từ các hợp đồng đã ký kết trước đó.
1.4.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố thiết yếu cho bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên Nhận thức được điều này, Bạch Dương Travel đã chủ động đầu tư vào hệ thống trang thiết bị hiện đại và tiên tiến nhất, nhằm nâng cao điều kiện làm việc cho nhân viên.
Công ty cam kết tạo ra một môi trường làm việc mở, giúp nhân viên có không gian giao tiếp nhưng vẫn đảm bảo sự riêng tư trong công việc Trụ sở công ty tọa lạc tại số 57 Trần Quang Diệu, Phường ô Chợ Dừa, Quận Đống Đa, Hà Nội, nằm trên trục đường lớn thuận tiện cho việc quảng bá hình ảnh và tiếp cận khách hàng Dưới đây là bảng thống kê trang thiết bị máy móc của công ty.
Bảng 1 Danh sách các cơ sở vật chất của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch 5
Dương Travel giai đoạn 2018 – 2020 (Đơn vị: chiếc)
Máy tính 39 41 41 Điện thoại bàn 6 6 6
(Nguồn: Báo cáo kiểm kê tài sản của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel,
1.4.4 Kết quả và hiệu quả kinh doanh của Công ty Lữ hành Quốc tế
Năm 2019, Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel đạt doanh thu kỷ lục, tăng hơn 59% so với năm 2018 nhờ mở rộng thị trường khách và tập trung vào khách Outbound đến các quốc gia như Nga, Bali, Nhật Bản, Thổ Nhĩ Kỳ, Trung Quốc, Đài Loan và Thái Lan, chủ yếu phục vụ khách đoàn Công ty cũng đẩy mạnh khai thác các cung đường du lịch để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Năm 2020, công ty ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng trong dịch vụ cho khách Inbound từ Đông Dương, bao gồm Lào, Campuchia và Thái Lan Tuy nhiên, dịch bệnh Covid-19 đã gây ra nhiều khó khăn, buộc nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, phải đóng cửa để ngăn chặn sự lây lan Hệ quả là doanh thu của công ty và toàn ngành du lịch bị ảnh hưởng nghiêm trọng, chủ yếu chỉ còn từ các tour nội địa, nghỉ dưỡng và chăm sóc sức khỏe, cũng như dịch vụ hồi hương cho du khách mắc kẹt ở Việt Nam và nước ngoài.
Bảng 1.6 Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương
LNST Tỷ đồng 7,313 21,846 198.73% 0,797 (96.35%) Lượt khách Lượt 23,867 38,230 60.18% 10,102 (73.58%)
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Bạch Dương Travel giai đoạn 2018 –
Bảng 1 Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh tại của Công ty Lữ hành 7
Quốc tế Bạch Dương Travel giai đoạn 2018 – 2020
Chỉ tiêu Đơn vị 2018 2019 2020 So sánh
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Bạch Dương Travel giai đoạn 2018 –
MÔ TẢ, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁC NGHIỆP VỤ TÁC NGHIỆP TẠI CÔNG TY LỮ HÀNH QUỐC TẾ BẠCH DƯƠNG TRAVEL
Mô tả, đánh giá về quy trình tác nghiệp và các kỹ năng phục vụ tại Bộ phận
Trong suốt thời gian thực tập tại công ty Bạch Dương Travel, em đã được tạo điều kiện tiếp cận các nghiệp vụ thực tế và tham gia vào các hoạt động kinh doanh Em đã học cách chăm sóc khách hàng, viết chương trình tour theo yêu cầu, tìm kiếm thông tin về nhà hàng, khách sạn, và phương tiện vận chuyển, đồng thời thực hiện việc bán tour cho khách hàng.
Tại công ty, em đã có cơ hội làm việc trong bộ phận Sales và Marketing, nơi em trải nghiệm thực tế công việc của một nhân viên Sale tour Dưới đây là một số quy trình công việc mà em được các anh chị trong bộ phận hướng dẫn và chỉ bảo.
2.2.1 Quy trình viết chương trình tour Để thiết kế một chương trình tour du lịch đầy đủ thông tin nhưng vẫn thu hút người xem, trước tiên phải tìm hiểu rõ về các cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch, nghỉ dưỡng tỉnh/địa điểm ví dụ: điểm tham quan cung cấp dịch vụ gì, có sân chơi teambuilding không, có phòng tổ chức gala dinner không,
Hình 1.3 Quy trình viết chương trình tour du lịch tại Công ty
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Bước 1: Vẽ sơ đồ, kẻ bảng các điểm đến du lịch, các dịch vụ được chọn, nhà hàng khách sạn để có cái nhìn tổng quan về tour
Bước 2: Thiết kế tour đảm bảo những tiêu chí sau:
● Các điểm phải liên kết với nhau và thuận tiện cho việc di chuyển, thời gian di chuyển, quãng đường phải có sự logic, tránh làm mất thời gian
Chương trình sẽ được tổ chức theo một timeline rõ ràng, bao gồm giờ tham quan cụ thể, địa điểm tham quan chi tiết, các hoạt động diễn ra trong suốt hành trình, thời gian tập trung của người tham gia, cùng với cách sử dụng từ ngữ hợp lý và việc xuống dòng để ngắt câu một cách mạch lạc.
● Tìm hiểu về các chi phí tham quan tại các điểm, thường xuyên cập nhật giá từ các nhà cung cấp để tránh tình trạng sai sót
● Đưa ra báo giá cho khách và các dịch vụ đi kèm: bảo hiểm, bữa ăn, nước uống, gói quà tặng nếu có
● Đưa ra hình ảnh minh họa cho cách dịch vụ: khách sạn, sân chơi, các hoạt động được tổ chức, phòng gala nếu có, các dịch vụ nghỉ dưỡng
Bước 3: Hoàn thành chương trình và trang trí lại cho bắt mắt, thiết kế bản pdf, ppt gửi cho khách nếu khách yêu cầu
2.2.2 Quy trình lấy thông tin về giá cả, thực đơn của các nhà hàng khách sạn, chăm sóc khách hàng
Việc thu thập thông tin về giá cả và dịch vụ của nhà cung cấp là cần thiết để cập nhật những dịch vụ mới nhất với mức giá ưu đãi theo từng tháng, tuần, và ngày Có hai phương pháp để thực hiện công việc này.
● Gửi mail đến các nhà cung cấp
Để lấy báo giá nhanh chóng qua điện thoại, cần chuẩn bị trước nội dung giao tiếp và các câu hỏi liên quan đến dịch vụ của nhà cung cấp Trong quá trình trao đổi, hãy giữ thái độ chuyên nghiệp và nụ cười thân thiện Khi nói, cần diễn đạt rõ ràng, có trọng tâm để nhà cung cấp dễ dàng hiểu câu hỏi và truyền đạt thông tin dịch vụ đầy đủ cho công ty.
Hình 1.4 Quy trình lấy báo giá qua điện thoại ở công ty
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Để tìm hiểu về dịch vụ lưu trú, bạn có thể liên hệ với khách sạn qua email để yêu cầu thông tin chi tiết về các hạng phòng, giá ưu đãi, phụ thu trong dịp lễ tết, cũng như các khoản phụ thu nếu có trẻ em đi kèm Ngoài ra, hãy yêu cầu hình ảnh minh họa về các dịch vụ mà khách sạn cung cấp, thông tin về hạng sao của khách sạn, và các tiện ích đi kèm như bể bơi, spa, và dịch vụ tắm nóng.
Bước 1: Xin chào, tôi là [Tên] đến từ [Công ty], và tôi muốn liên hệ với bộ phận [Tên bộ phận] Bước 2: Tôi xin phép được giới thiệu lại và mong muốn tìm hiểu thông tin về email của bộ phận sales để xin báo giá phòng cho khách sạn, cũng như thực đơn và sức chứa của nhà hàng.
Bước 3: Cảm ơn và chào
Hình 1.5 Chăm sóc khách hàng để giới thiệu sản phẩm
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Chăm sóc khách hàng: Đối với chăm sóc khách hàng để giới thiệu sản phẩm cần:
Để bắt đầu, bạn cần tìm kiếm thông tin về các công ty, doanh nghiệp hoặc trường học đang có nhu cầu cho nhân viên và học sinh tham quan, du lịch Tiếp theo, hãy gọi điện thoại để chào hỏi và bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách giới thiệu các sản phẩm du lịch hiện có Hãy thể hiện thái độ niềm nở, cởi mở và thân thiện, đồng thời nhấn mạnh các chương trình khuyến mãi hấp dẫn để thu hút khách hàng Cuối cùng, hãy sử dụng một chút thuyết phục trong cuộc trò chuyện để tăng khả năng thành công.
Bước 3: Cảm ơn và chảo
Trong hoạt động của nhân viên, hai quy trình phổ biến nhất là quy trình bán hàng và quy trình chăm sóc khách hàng Công đã xây dựng một quy trình thống nhất và chuyên nghiệp nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Quy trình làm việc theo từng bước giúp nhân viên làm việc đồng nhất, tránh thiếu sót và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện Điều này không chỉ tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp hiệu quả mà còn giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh Mục tiêu cuối cùng của quy trình và phân công này là sản xuất và giao hàng đến khách hàng một cách nhanh nhất.
Mô tả, đánh giá về các hoạt động sinh viên đã thực hiện tại cơ sở thực tập 34 1 Mô tả hoạt động được tham gia trong quá trình thực tập
2.3.1 Mô tả hoạt động được tham gia trong quá trình thực tập
Trong 4 tuần của kỳ thực tập, em được tiếp xúc với những công việc cơ bản của một nhân viên Sales tour Công ty Bạch Dương Travel không chỉ tạo điều kiện cho em được học cách xây dựng, thiết kế một chương trình du lịch trọn gói và làm báo giá cho khách mà em còn được phát triển một số kĩ năng như bán hàng, giao tiếp, kĩ năng sử dụng excel và ppt cần thiết cho công việc Một số công việc em đã được học hỏi và thực hành như sau:
Chúng tôi chuyên xây dựng và thiết kế chương trình tour dựa trên nhu cầu và mong muốn của khách hàng Quy trình bao gồm việc lên khung chương trình và thiết kế chi tiết với timeline cụ thể, báo giá rõ ràng, các dịch vụ đi kèm và hình ảnh minh họa hấp dẫn.
Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ như khách sạn, nhà hàng và vận chuyển để yêu cầu báo giá Dựa trên nhu cầu của khách hàng, tôi sẽ chọn lựa dịch vụ phù hợp nhất.
Sau khi nhận báo giá từ các nhà cung cấp, tôi sẽ tổng hợp thông tin vào một bảng Excel để dễ dàng theo dõi và sử dụng sau này Giá bán của tour sẽ được xác định dựa trên giá của các nhà cung cấp, từ đó tính toán giá NET (giá mà công ty phải trả) Dựa trên giá NET và lợi nhuận mong muốn từ 5-30%, chúng tôi sẽ xác định giá bán cho từng tour.
Chúng tôi sẽ gửi chương trình tour cho khách hàng để xác nhận sự phù hợp với yêu cầu của họ Nếu khách có nhu cầu thay đổi hoặc yêu cầu thêm, đội ngũ sales sẽ nhanh chóng xử lý theo mong muốn của khách, tiến tới bước đặt tour cho khách hàng.
● Khi khách hàng đã đồng ý chốt tour, điều hành sẽ tiến hành đặt dịch vụ với các bên cung cấp dịch vụ
● Theo dõi danh sách khách hàng đăng ký tham gia tour Lập danh sách khách hàng và phân xe, phân phòng khách sạn cho khách hàng
2.3.2 Đánh giá các hoạt động được thực hiện tại Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Khi trải nghiệm công việc thực tế của nhân viên Sales tour, tôi nhận thấy rằng bộ phận này cần các kỹ năng như bán hàng, giao tiếp và sử dụng Excel Ngoài ra, kiến thức chuyên môn từ khoa học giúp tôi có cái nhìn tổng quan về ngành, thái độ làm việc và sự chuyên nghiệp trong việc tương tác với khách hàng.
Trong công việc điều hành tour, em đã học được các lý thuyết quan trọng như xây dựng chương trình tour, xác định giá thành, liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ, theo dõi chương trình và xử lý tình huống phát sinh Những kiến thức lý thuyết này rất gần gũi với nhiệm vụ thực tế của một điều hành tour, giúp em nắm vững quy trình và ứng phó hiệu quả trong công việc.
Trong công việc thực tế của một nhân viên điều hành tour, có nhiều khác biệt so với lý thuyết học được Công việc không chỉ dừng lại ở việc xây dựng chương trình hay xử lý công việc tại văn phòng, mà còn bao gồm việc trực tiếp tham gia vào các tour, đặc biệt là với những đoàn khách lần đầu sử dụng dịch vụ mới hoặc các đoàn lớn và quan trọng Điều hành tour phải chăm sóc khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ Trước ngày khởi hành, điều hành cần tổ chức họp đoàn để thống nhất công việc với đội hỗ trợ và hướng dẫn viên Hơn nữa, điều hành cũng hỗ trợ hướng dẫn viên trong việc sắp xếp phòng nghỉ cho khách, đảm bảo đáp ứng kịp thời các nhu cầu thay đổi của đoàn khách lớn.
Trong quá trình làm việc, mặc dù khối lượng công việc được giao khá lớn, nhưng tôi đã bắt đầu với những nhiệm vụ đơn giản như tìm kiếm thông tin khách hàng, viết email cho các tour và sản phẩm liên quan đến khách hàng, cũng như đăng bài viết lên website công ty Sau khi quen với quy trình, tôi được giao nhiều công việc hơn, phù hợp với kiến thức và năng lực của mình, giúp tôi có cơ hội tiếp xúc với nhiều lĩnh vực hơn.
Trong suốt quá trình thực tập tại Công ty CP thương mại và du lịch quốc tế NCH Travel, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận tình từ ban lãnh đạo và các anh chị trong công ty Họ luôn sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm làm việc và chỉ dạy những điều mới mẻ, ngay cả khi tôi còn bỡ ngỡ và chưa thành thạo Ngoài kiến thức nghề nghiệp cơ bản, tôi còn được học hỏi về kỹ năng xã hội và cách xử lý các tình huống khó khăn trong công việc, điều mà chỉ học qua sách vở không thể mang lại.
Trong suốt ba năm học đại học, em đã tích lũy được nền tảng kiến thức vững chắc, giúp em dễ dàng áp dụng lý thuyết vào thực tế trong quá trình thực tập Các môn học đều liên quan chặt chẽ đến công việc thực tế, nên em nhanh chóng làm quen và thực hành Công ty đánh giá cao nền tảng kiến thức của em, thể hiện qua sự tin tưởng của ban lãnh đạo khi giao cho em các nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên Điều này không chỉ mang lại niềm tự hào cho bản thân em mà còn cho Khoa Du lịch và Khách sạn, với những phương pháp giảng dạy sát với thực tế được nhiều đối tác công nhận.
CÁC ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ VÀ BÀI HỌC
Các đề xuất, kiến nghị đối với cơ sở thực tập
3.1.1 Các kiến nghị đối với Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Công ty Bạch Dương Travel tự hào có đội ngũ nhân viên nhiệt huyết và yêu nghề, luôn sẵn sàng cống hiến hết mình cho công việc Dù hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, đặc biệt là bộ phận Sales, nhưng qua các buổi họp văn phòng, nhân viên vẫn duy trì thái độ lạc quan và tích cực Họ luôn chú trọng công tác tư tưởng, lắng nghe và giải đáp thắc mắc của đồng nghiệp, đảm bảo không ai bị bỏ lại phía sau.
Công ty tập trung vào việc phát triển kênh bán hàng trực tuyến, áp dụng công nghệ thanh toán hiện đại nhằm mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng Đồng thời, công ty liên tục đổi mới hình ảnh để khai thác các thị trường tiềm năng, tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng trung thành.
Công ty thường xuyên triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn nhằm tri ân khách hàng trung thành và nhóm khách hàng đi theo đoàn Các chương trình này không chỉ bao gồm giảm giá mà còn kết hợp với quà tặng, coupon và sản phẩm có in logo công ty, tạo nên sự thu hút và gắn kết với khách hàng.
Công ty Bạch Dương Travel sở hữu một hệ thống làm việc chuyên nghiệp và phân chia công việc hiệu quả Trong bối cảnh dịch bệnh, việc thực hiện tất cả công việc qua hình thức trực tuyến đã trở thành điều cần thiết Do đó, việc truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả là ưu tiên hàng đầu, điều mà Bạch Dương Travel thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Do tính chất sao chép cao của sản phẩm trong ngành du lịch, công ty cần nghiên cứu và phát triển các sản phẩm và tuyến điểm du lịch mới để tạo sự khác biệt so với đối thủ Việc đưa nhân viên mới và thực tập sinh vào công ty sẽ giúp khắc phục điểm yếu, từ đó tạo ra những sản phẩm sáng tạo và mang dấu ấn riêng của công ty.
Do mạng lưới mối quan hệ hạn chế và thị trường bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, tình hình kinh doanh của công ty gặp khó khăn Đây là thời điểm lý tưởng để kết nối lại với các thị trường cũ, tạo dựng hình ảnh tích cực của công ty và kích thích nhu cầu tiềm ẩn từ khách hàng cũ.
Khả năng phân tích và mở rộng thị trường khách hàng mục tiêu mới của doanh nghiệp còn hạn chế, đặc biệt là ở các thị trường quen thuộc như Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản.
Việt Nam nhưng còn khá mới đối với công ty, doanh nghiệp cần có các biện pháp tiếp cận được với tệp khách hàng này qua truyền thông,
3.1.2 Đề xuất, giải pháp dành cho công ty
Qua một số điểm mạnh và điểm yếu của công ty em vừa nêu ra, em xin đưa ra một số giải pháp dành cho công ty như sau:
3.1.2.1 Chú trọng phát triển nghiên cứu thị trường và tìm kiếm tệp khách hàng mới Đề xuất mở văn phòng ở một số tỉnh khác nhau tại Việt Nam để có thể thu hút được nhiều thị trường khách hơn, gây sự chú ý hơn về thương hiệu hay tên tuổi của công ty
Công ty cần tận dụng cơ hội đầu tư và phát triển kinh doanh bằng cách chuẩn bị cơ sở vật chất và nâng cao chất lượng dịch vụ Để thu hút khách quốc tế, cần đa dạng hóa sản phẩm du lịch và có kế hoạch khai thác hiệu quả lượng khách nội địa trong bối cảnh chưa mở cửa đón khách quốc tế Mấu chốt là áp dụng các biện pháp nhằm tăng cường mức chi tiêu của du khách.
3.1.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên Để tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao ngoài việc nâng cao chất lượng các dịch vụ, công ty cần phải quan tâm đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác kinh doanh du lịch, đặc biệt là đội ngũ hướng dẫn viên người trực tiếp làm việc với khách hàng Đội ngũ HDV của công ty Bạch Dương Travel hiện nay chủ yếu phần lớn là cộng tác viên và làm thời vụ Vì vậy, để có một đội ngũ hướng dẫn viên làm việc nhiệt tình, chuyên nghiệp theo đúng văn hóa của công ty trong thời gian tới, công ty từng bước xây dựng cho mình đội ngũ chuyên nghiệp, đặc biệt là hướng dẫn viên có trình độ nghiệp vụ cao, thông thạo tiếng nước ngoài để có thể phục vụ cho hành khách trong lẫn ngoài nước, họ phải am hiểu về du lịch, qua các trường lớp đào tạo chính quy và qua các lớp cấp thẻ hướng dẫn viên Đào tạo để nâng cấp trình độ cho đội ngũ nhân viên, tạo sân chơi lành mạnh cho nhân viên để có thể phát triển hơn về tư duy, tạo môi trường tương tác học hỏi qua lại để tất cả nhân viên trau dồi kiến thức cùng nhau phát triển hơn nữa
Nhiều công ty áp dụng các chính sách khen thưởng độc đáo nhằm ghi nhận những nhân viên xuất sắc trong tháng, quý hoặc năm Những phần thưởng này thường liên quan đến doanh số hoặc chỉ tiêu mà công ty đã đặt ra, tạo động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc.
Để đối phó với tính chất dễ sao chép của sản phẩm du lịch, các công ty cần tăng cường sự sáng tạo trong việc phát triển các sản phẩm du lịch độc đáo Việc này không chỉ giúp tạo ra những trải nghiệm mới mẻ cho khách hàng mà còn nâng cao giá trị cạnh tranh của công ty trên thị trường Hơn nữa, việc phát triển các sản phẩm du lịch mang tính địa phương sẽ góp phần thu hút du khách và tạo ra sự khác biệt cho thương hiệu.
39 trình du lịch phong phú và mới lạ hơn để thu hút khách hàng, biến đổi từ cái cũ kỹ trở nên mới mẻ
3.1.2.3 Đẩy mạnh chính sách xúc tiến quảng cáo để xây dựng hình ảnh công ty trên thị trường và thu hút khách phù hợp với xu thế du lịch không chạm ngày nay Trong xu thế phát triển của các kênh truyền thông qua mạng xã hội như Facebook, Instargram, Tiktok với số lượng người dùng và thời gian sử dụng rất lớn, đây là một kênh tiếp cận đưa nội dung, sản phẩm tour của Bạch Dương travel đến với khách hàng
Công ty nên chú trọng phát triển các kênh bán hàng và truyền thông phù hợp với xu hướng tiêu dùng hiện nay Đặc biệt, kênh bán hàng trực tiếp trên website cần cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm, giá cả, cũng như các chương trình ưu đãi và khuyến mãi hấp dẫn, nhằm đảm bảo khách hàng có được thông tin chính xác và tạo thiện cảm khi tìm hiểu dịch vụ của công ty.
Sự kết hợp giữa thông tin và quảng cáo là yếu tố quan trọng giúp tăng lượng khách hàng cho công ty, từ đó nâng cao doanh thu và lợi nhuận Việc thực hiện hiệu quả công tác quảng cáo không chỉ thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển chung của thị trường kinh doanh.
3.1.2.4 Hoàn thiện chính sách phân phối
Những lợi ích thu được sau khi hoàn thành thực tập tổng hợp
Sau 4 tuần thực tập tại công ty Bạch Dương Travel, tôi đã tích lũy được nhiều bài học quý giá và kinh nghiệm thực tế tại văn phòng Kỳ thực tập này đã giúp tôi cải thiện đáng kể các kỹ năng cần thiết cho công việc tương lai.
Làm việc tại bộ phận Sales của công ty Bạch Dương Travel đã giúp tôi hiểu rõ hơn về cơ chế hoạt động của bộ phận này.
Trong hai tuần đầu, em đã có cơ hội hỗ trợ các anh chị trong việc liên hệ trực tiếp với Resort để đặt dịch vụ Đây là trải nghiệm thực tế đầu tiên của em, khác hẳn so với việc chỉ học lý thuyết trước đó.
Em được giao nhiệm vụ thiết kế tour và lập báo giá chi tiết cho các chương trình du lịch Thời gian đầu, việc tính giá cho một chương trình du lịch trong môn quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành gặp nhiều khó khăn do khác biệt với cách tính giá thành của công ty, khiến em tốn khá nhiều thời gian để hoàn thành một chương trình trọn gói Tuy nhiên, sau 4 tuần, khả năng và kỹ năng thiết kế tour cùng việc tính báo giá của em đã được cải thiện đáng kể.
Em đã phát triển kỹ năng giao tiếp thông qua việc tư vấn tour cho khách hàng và hỏi báo giá, giúp thu thập thông tin một cách hiệu quả Kỹ năng này không chỉ giúp em truyền đạt thông tin một cách chính xác, ngắn gọn và đầy đủ mà còn tạo điều kiện thuận lợi để hòa nhập với môi trường công ty Hơn nữa, khả năng nói trước đám đông một cách xúc tích là yếu tố quan trọng để đạt được vị trí cao trong công ty.
Trong quá trình đào tạo, nhân viên dành 30 phút mỗi buổi để học nghiệp vụ Sale, trong đó kỹ năng lắng nghe được coi là rất quan trọng Khi bắt đầu công việc mới, sếp tổ chức training cho cả nhóm, tạo cơ hội cho mọi người trao đổi và giải quyết vướng mắc Nhờ vào kỹ năng lắng nghe, em có thể tiếp thu thông tin cần thiết và rút ra kinh nghiệm từ những góp ý của sếp Hơn nữa, việc lắng nghe khách hàng cũng giúp em hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ, từ đó đáp ứng tốt hơn trong công việc.
Trong thời đại 4.0 hiện nay, kỹ năng sử dụng công nghệ và các phần mềm văn phòng như Word và Excel trở nên rất quan trọng Nhờ vào việc học môn tin học văn phòng, tôi đã cải thiện khả năng sử dụng công nghệ, từ đó có thể viết nội dung cho các trang mạng xã hội và thiết kế banner, brochure, cũng như ảnh tour cho các bài quảng cáo trên các hội nhóm Kỹ năng này không chỉ giúp tôi trong việc sáng tạo nội dung mà còn hỗ trợ hiệu quả cho công việc hàng ngày.
Em luôn nỗ lực chủ động giao lưu với mọi người và thường xuyên đặt câu hỏi cũng như thảo luận về các hoạt động trong quá trình thực tập Điều này giúp em hiểu rõ hơn về công việc và cải thiện kỹ năng giao tiếp.
41 giúp em có thể tiếp cận được nhiều thông tin và kiến thức hơn khi cùng làm việc với mọi người
Thời gian thực tập quý báu không chỉ giúp em có thu nhập nhỏ và hoàn thành chương trình học để tốt nghiệp, mà còn mang lại kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích sự chủ động nghiên cứu và sáng tạo Em đã có cơ hội trải nghiệm nhiều công việc từ bán hàng đến thiết kế chương trình tour hấp dẫn Trong suốt ba năm đại học, em tập trung vào việc học để có bằng giỏi nhưng thiếu kinh nghiệm thực tế Thực tập là cơ hội để em áp dụng kiến thức từ giảng đường vào môi trường làm việc văn phòng, nơi có sự khác biệt rõ rệt so với việc học lý thuyết.
Những bài học thực tế tại Bạch Dương Travel đã giúp em nhận ra những thiếu sót trong cách làm việc của bản thân, từ đó nâng cao sự cẩn thận và chú trọng đến từng chi tiết nhỏ trong công việc Sự hỗ trợ từ những người có kinh nghiệm đã trang bị cho em những kiến thức quý báu để tránh sai sót trong quá trình làm việc sau này.
Sau 4 tuần thực tập, em nhận thấy sự trưởng thành rõ rệt trong bản thân, mở rộng kiến thức về du lịch và học hỏi các kỹ năng xử lý công việc cũng như cách cư xử với mọi người Em đã nhận được định hướng từ các anh chị và cấp trên, giúp em có cái nhìn rõ hơn về tương lai của ngành Dù mới chỉ là khởi đầu, em còn nhiều điều cần trải nghiệm và rèn luyện kỹ năng Sắp tới, với 8 tuần thực tập chuyên đề, em hy vọng sẽ tích lũy thêm kinh nghiệm quý báu, sẵn sàng trở thành một nhân viên trong lĩnh vực kinh doanh du lịch và lữ hành.
1 Facebook fanpage của công ty Bạch Dương Travel: https://www.facebook.com/dulichbachduong/
2 Website chính của công ty Bạch Dương Travel: https://bachduongtravel.com
3 Tài liệu nội bộ của Công ty cổ phần thương mại và du lịch quốc tế NCH: Báo cáo nhân sự phòng tài chính nhân sự - Bạch Dương Travel, 2020 Báo cáo nhân sự phòng Hành chính nhân sự 2018 – 2020
Báo cáo kiểm kê tài sản của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel,
Báo cáo kết quả kinh doanh của Bạch Dương Travel giai đoạn 2018 – 2020
4 PGS TS Nguyễn Văn Mạnh, PGS TS Phạm Hồng Chương (2012) “Giáo trình quản trị kinh doanh lữ hành”.
5 Trần Ngọc Nam (2000), Marketing trong du lịch, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
6 Nguyễn Văn Đính, Trần Thị Minh Hòa (2006), Giáo trình Kinh tế du lịch, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội
