PHẦN 1 : GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
2.3. Mô tả, đánh giá về các hoạt động sinh viên đã thực hiện tại cơ sở thực tập
thực tập
2.3.1. Mô tả hoạt động được tham gia trong quá trình thực tập
Trong 4 tuần của kỳ thực tập, em được tiếp xúc với những công việc cơ bản của một nhân viên Sales tour. Công ty Bạch Dương Travel không chỉ tạo điều kiện cho em được học cách xây dựng, thiết kế một chương trình du lịch trọn gói và làm báo giá cho khách mà em còn được phát triển một số kĩ năng như bán hàng, giao tiếp, kĩ năng sử dụng excel và ppt cần thiết cho công việc. Một số công việc em đã được học hỏi và thực hành như sau:
● Xây dựng, thiết kế chương trình tour dựa trên nhu cầu, mong muốn của khách hàng, lên khung chương trình và thiết kế chương trình chi tiết gồm timeline, báo giá, dịch vụ đi kèm, hình ảnh minh họa.
● Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ như khách sạn, nhà hàng, vận chuyển để lấy xin báo giá. Tùy vào yêu cầu của khách hàng để em lựa chọn ra dịch vụ phù hợp nhất.
● Sau khi lấy báo giá từ các nhà cung cấp, em sẽ tổng hợp lại một nguồn trên Excel để tiện cho việc theo dõi và sự dụng về sau. Giá bán của tour sẽ dựa trên giá của các nhà cung cấp sẽ tính giá bán của tour trên bảng tính Excel của cơng ty. Từ giá của các nhà cung cấp dịch vụ sẽ tính ra được giá NET (giá mà công ty phải trả cho các nhà cung cấp), từ giá NET cùng với lợi nhuận mong muốn (5 30%) từ một tour sẽ tính ra được giá bán của một - tour.
● Tiếp theo, em sẽ gửi cho khách hàng để xác nhận lại chương trình tour này đã phù hợp với yêu cầu của khách chưa, nếu khách cần thay đổi hay yêu cầu gì thêm, sales sẽ kịp thời xử lý theo mong muốn của khách và đi đến bước book tour cho khách.
● Khi khách hàng đã đồng ý chốt tour, điều hành sẽ tiến hành đặt dịch vụ với các bên cung cấp dịch vụ.
35
● Theo dõi danh sách khách hàng đăng ký tham gia tour. Lập danh sách khách hàng và phân xe, phân phòng khách sạn cho khách hàng.
2.3.2. Đánh giá các hoạt động được thực hiện tại Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel tế Bạch Dương Travel
Khi trải nghiệm các công việc thực tế của một nhân viên Sales tour, em cảm thấy bộ phận này cần có các kỹ như kĩ năng bán hàng, giao tiếp và Excel. Bên cạnh đó, các kiến thức chun mơn em được học ở khoa mang lại cho em cái nhìn tổng quan về ngành, về thái độ làm việc cũng như sự chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng.
Về mặt lý thuyết của công việc điều hành mà em được học ở Khoa bao gồm các như xây dựng chương trình tour, lên giá thành tour, liên hệ đặt dịch vụ với các nhà cung cấp, theo dõi chương trình tour và xử lý các tình huống phát sinh. Những điểm lý thuyết nào khá sát so với nhiệm vụ chính của một điều hành tour khi làm việc thực tế.
Tuy nhiên, em cũng nhận ra một số điểm khác biệt giữa lý thuyết được học và công việc thực tế của một nhân viên bộ phận điều hành tour. Trên thực tế, công việc của một điều hành khơng chỉ gói gọn ở việc xây dựng chương trình hay xử lý cơng việc tại văn phịng làm việc. Có rất nhiều trường hợp mà người điều hành tour phải trực tiếp đi theo tour, ví dụ như với những đồn lần đầu sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp mới, hoặc những đồn có số lượng tương đối lớn trở lên hay những đồn khách quan trọng của cơng ty... để trực tiếp chăm sóc đồn cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi, tốt đẹp nhất. Bên cạnh đó, khi chuẩn bị đến ngày khởi hành một tour, điều hành sẽ phải họp đồn trước 3 ngày để thống nhất các cơng việc với đội hỗ trợ và hướng dẫn viên. Ngoài ra, điều hành cũng phải hỗ trợ hướng dẫn viên trong việc xếp phịng nghỉ cho khách vì đối với một đồn khách lớn, khách có thể thay đổi bất cứ nhu cầu nào của họ và công ty du lịch, đặc biệt là điều hành tour kết hợp cùng với hướng dẫn viên phải xử lý ổn thỏa các nhu cầu của khách.
V khề ối lượng công việc được giao c ng r t v a ph i, nh ng ngũ ấ ừ ả ữ ày đầu khi tiếp x c chú úng em được giao nh ng cơng viữ ệc đơn giản như tìm ki m thông tin ế khách h ng, vi t Email ch o b n Tour v s n ph m mà ế à á à ả ẩ ới đến kh ch h ng v á à à đối t c, á đăng bài viết lên Website của công ty, c p nh t l ch kh i h nh tour c a cậ ậ ị ở à ủ ác bên để gửi kh ch lá ẻ,… sau khi đã quen vi c chệ úng em được giao nhi u viề ệc hơn, phù hợp với ki n th c vế ứ à năng lực c a chủ úng em hơn, giúp ch ng em cú ó cơ hội được tiếp xúc với ngh nhiề ều hơn.
36 Trong suốt tồn bộ q trình thực tập tại Cơng ty CP thương mại và du lịch quốc tế NCH Travel, em đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ vô cùng tận tình của ban lãnh đạo cùng các anh chị trong công ty. Mọi người luôn sẵn sàng chia sẻ các kinh nghiệm làm việc, tận tâm chỉ dạy cho em những điều mới mẻ kể cả khi em còn bỡ ngỡ, chưa thành thạo, chất lượng cơng việc chưa thể hồn thành tốt 100%. Ngoài những kiến thức cơ bản về nghề nghiệp, các anh chị còn chỉ dạy cho em r t nhi u v ki n th c x h i, v công vi c th c t , c ch x l nh ng tấ ề ề ế ứ ã ộ ề ệ ự ế á ử ý ữ ình huống khó trong cơng vi c m nệ à ếu như chỉ ọ h c qua s ch vá ở thì chúng em khơng thể n o hi u bià ể ết được.
Bên cạnh đó, một lợi thế khác mà em có được đó chính là nền tảng kiến thức mà em đã được trang bị trong suốt ba năm đại học. Để so sánh trên thực tế và lý thuyết, em thấy các môn học đều khá sát với thực tế. Do vậy, trong suốt quá trình thực tập, các cơng việc hầu hết đều đã được học nên việc làm quen, tiếp thu và thực hành đối với em đã trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc được trang bị một nền tảng kiến thức tốt và kỹ lưỡng được công ty đánh giá cao, thể hiện ở sự tin tưởng khi ban lãnh đạo giao cho chúng em làm các công việc hỗ trợ nhân viên trong công ty. Đây thực sự là điều đáng tự hào không chỉ riêng với bản thân em, mà c n l ni m t h o cò à ề ự à ủa Khoa Du lịch và Khách sạn với những phương pháp giảng d y sạ át với thực tế à được nhiều đối tác đánh giá cao. v
37