HƯỚNG DẪN Áp dụng mã QR code trong hoạt động quản lý điều hành

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HƯỚNG DẪN Áp dụng mã QR code hoạt động quản lý điều hành Bắc Giang, 2022 PHẦN I: THÔNG TIN CHUNG Tên hướng dẫn: Hướng dẫn áp dụng mã QR code hoạt động quản lý điều hành Cơ quan hướng dẫn: - Sở Khoa học Cơng nghệ + Ơng Phạm Xn Thắng, thangpx_skhcn@bacgiang.gov.vn điện thoại: 0983.018.127, email: 0915406292, email: - Sở Thông tin Truyền thơng + Ơng Nguyễn Đức namnd_stttt@bacgiang.gov.vn Nam, điện thoại: Phạm vi áp dụng: Áp dụng hoạt động quản lý điều hành PHẦN II: NỘI DUNG HƯỚNG DẪN I GIỚI THIỆU CHUNG Trước có mã QR sử dụng mã vạch lưu trữ thơng tin, mã QR Code đời năm 1994, viết tắt Quick response code (Mã phản hồi nhanh) hay gọi mã vạch ma trận (matrix-barcode) lưu trữ nhiều thông tin hơn, mã QR sử dụng rộng rãi thương mại (quảng cáo, giới thiệu sản phẩm ), y tế (thanh tốn bảo hiểm, quản lý bệnh nhân ), văn hóa, du lịch (tra cứu thông tin ), ngân hàng (thanh toán ) , lĩnh vực khác (tổ chức hội nghị hội thảo, kiện; đăng nhập vào ứng dụng, quản lý kho ) Nguyên lý sử dụng QR code sau, thơng tin mã hố thành điểm ảnh (đen trắng), nội dung thành ảnh QR thường hình vng nhỏ Dùng phần mềm nhận dạng hình ảnh điện thoại máy tinh đọc lại thơng tin mã hố Nếu nội dung mã hoá địa trang web người sử dụng truy cập vào website dễ dàng ảnh QR, cách ứng dụng phổ biến QR kết hợp với mạng Internet Như áp dụng QR với CQNN sử dụng mã QR để xem nội dung thơng tin sử dụng để truy cập vào địa cụ thể Internet, địa liên kết tới File tài liệu, thư mục trực tuyến, website thủ tục hành cơng, Các bước áp dụng mã QR: 1- Chuẩn bị nội dung: - Nếu nội dung cần xem trực tiếp tối đa 4.296 ký tự chữ số - Nếu liên kết website (nên sử dụng liên kết ngắn) phải địa tuyệt đối, cố định để truy cập vào tài liệu muốn xem 2- Dùng phần mềm chuyển nội dung thành mã QR ( thành ảnh) 3- Gắn hình ảnh QR tài liệu, in ảnh QR tài liệu 4- Sử dụng mã QR: Dùng điện thoại, máy tính đọc hình ảnh QR để lấy nội dung đưa vào II ỨNG DỤNG MÃ QR TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH Ứng dụng mã QR Trong hoạt động quản lý điều hành: gửi tài liệu, hồ sơ; tổ chức hội nghị, hội thảo; điều tra, khảo sát III HƯỚNG DẪN ỨNG DỤNG MÃ QR HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH Hiện có nhiều cơng cụ phần mềm để thực áp dụng QR code, theo lộ trình bước sử dụng công cụ thơng dụng dịch vụ sẵn có Google (lưu trữ tệp, tạo đường dẫn cho tệp, tạo mã QR) Các phương pháp khác tiếp tục hướng dẫn theo trình tự triển khai Để sử dụng Google thực chức cần có tài khoản Gmail, đăng nhập thành cơng vào tài khoản Gmail Quản lý tài liệu, hồ sơ; ban hành văn bản; công tác điều tra, khảo sát; thông báo tin tức bảng tin; quản lý nhiệm vụ khoa học: Bước 1: Số hóa tài liệu, hồ sơ cần gắn mã QR Bước 2: Đăng nhập google drive để tải tài liệu/hồ sơ lên drive nhận đường liên kết Hình 1: Tải tài liệu/hồ sơ lên google drive - Bấm chuột phải để nhận đường liên kết Hình 2: Nhận đường liên kết tài liệu - Sao chép đường liên kết tài liệu Hình 3: Sao chép đường liên kết tài liệu Bước 3: Tạo mã QR Truy cập Website tạo mã: https://qrcode-gen.com, chọn mục liên kết website Hình 4: Giao diện website tạo mã QR code Gắn đường liên kết chép, website tự động tạo mã QR Thực download mã QR tạo để sử dụng Hình 5: Gắn đường liên kết tạo mã QR code Lưu ý: tùy theo điều kiện, mục đích sử dụng sử dụng phần mềm, ứng dụng khác để tạo mã QR Bước 4: Dán mã QR vào mục lục tài liệu Hình 6: ví dụ mã QR code dán vào tài liệu Kết thực dùng điện thoại thông minh quét mã QR tạo + Quản lý hồ sơ Hình 7: ví dụ kết quét mã QR code cơng tác quản lý hồ sơ Hình 8: Ví dụ kết dãn mã QR code công tác xét duyệt nhiệm vụ KH&CN cấp tỉnh Sở KH&CN Hình : Ví dụ kết qt mã QR code nhiệm vụ xét duyệt nhiệm vụ KH&CN cấp tỉnh Sở KH&CN Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo (tài liệu họp, ghi danh sách, cập nhật đại biểu ) a) Gửi tài liệu hội nghị cho đại biểu: tạo mã QR tương tự bước 1, 2, mục a Hình 10: Ví dụ kết dãn mã QR code cơng tác tổ chức hội nghị Sở KH&CN Hình 11: ví dụ kết quét mã QR code nhiệm vụ tổ chức hội nghị Sở KH&CN b) Cập nhật, điểm danh số lượng đại biểu tham dự hội nghị theo thời gian thực Bước 1: Đăng nhập google drive vào mục google biểu mẫu để tạo biểu mẫu Hình 12: Tạo biểu mẫu Phiếu điểm danh Tiến hành tạo phiếu điểm danh gồm nội dung: họ tên, đơn vị công tác, chức vụ, số điện thoại Các nội dung để chế độ bắt buộc hay tùy chọn Lựa chọn người để chia sẻ kết điểm danh đại biểu thông qua mục thêm cộng tác viên Hình 13: Phiếu điểm danh tạo - Lựa chọn người để chia sẻ kết điểm danh đại biểu thông qua mục thêm cộng tác viên Hình 14: Thêm danh sách người nhận kết điểm danh - Bấm chuột phải để nhận đường liên kết tải lên Hình 15: Nhận liên kết tài liệu 10 - Sao chép đường liên kết Hình 16: Sao chép liên kết tài liệu Bước 2: Tạo mã QR (tương tự bước mục a) Bước 3: In mã QR để bàn ghi danh sách đại biểu hội nghị để đại biểu dùng điện thoại thông minh thực qt mã QR, điền thơng tin gửi Hình 17: ví dụ mã QR code điểm danh Hội nghị ISO Sở KH&CN Hình 18: Đại biểu điểm danh điện thoại thơng minh \\ Hình 19: Phiếu điểm danh sau hoàn thành việc điểm danh 11 Bước 4: Ban tổ chức lớp vào địa email chia sẻ để cập nhật thông tin đại biểu: số lượng, đơn vị Kết số lượng đại biểu tham dự Hình 20: ví dụ tổng hợp số đại biểu tham dự hội nghị Sở KH&CN Kết kết xuất danh sách đại biểu dạng bảng exel chi tiết nội dung (họ tên, đơn vị công tác, chức vụ, số điện thoại) đại biểu tham dự hội nghị Hình 21: ví dụ chi tiết danh sách đại biểu tham dự hội nghị google drive 12 Tạo danh thiếp Bước 1: Tạo mã QR Truy cập Website tạo mã: https://qrcode-gen.com, chọn mục Vcard/danh thiếp Hình 22: Giao diện tạo mã QR code cho danh thiếp Bước 2: Điền thông tin vào mục danh thiếp: Tên, họ, số điện thoại, chức vụ, địa email, website Hình 23: Các mục cần nhập thông tin cho nội dung tạo danh thiếp 13 Sau điền đầy đủ thông tin vào mục, web tự động tạo mã QR, thực tải mã QR in với danh thiếp Hình 24: Ví dụ sản phẩm danh thiếp sau gắn mã QR code Sử dụng điện thoại thông minh quét mã QR nhận thông tin cập nhật: số điện thoại, email, chức vụ, gọi lưu thông tin vào danh bạ điện thoại người quét mã QR Hình 25: Kết quét mã QR code danh thiếp Thông báo tin tức bảng tin Thay việc phải thông báo văn áp dụng mã QR cần dán mã 14 bảng thông báo Các bước tạo mã QR tương tự mục h quản lý trang thiết bị Hình 26: Kết tạo quét mã QR code thông báo tin IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÃ QR Sử dụng mã QR điện thoại thông minh Sử dụng điện thoại thông minh (ứng dụng chụp ảnh; zalo) để quét mã QR nhận thông tin, tài liệu mã hóa Sử dụng mã QR máy tính - Tải cài đặt ứng dụng QuickMark + Đăng nhập đường dẫn: https://drive.google.com/file/d/1drUeWB04sPRc4KWmHiydd7lqlu5PELk O/view?usp=sharing + Scan mã QR để download ứng dụng: - Mở ứng dụng QuickMark, giao diện 15 - Nhấn, giữ chuột để di khung giao diện đến vùng có mã QR nhấp đúp chuột vào Decode - Nhấn đúp chuột vào địa đường link để lấy tài liệu ... dung thành mã QR ( thành ảnh) 3- Gắn hình ảnh QR tài liệu, in ảnh QR tài liệu 4- Sử dụng mã QR: Dùng điện thoại, máy tính đọc hình ảnh QR để lấy nội dung đưa vào II ỨNG DỤNG MÃ QR TRONG HOẠT ĐỘNG... Tạo danh thiếp Bước 1: Tạo mã QR Truy cập Website tạo mã: https://qrcode-gen.com, chọn mục Vcard/danh thiếp Hình 22: Giao diện tạo mã QR code cho danh thiếp Bước 2: Điền thông tin vào mục danh... mã QR (tương tự bước mục a) Bước 3: In mã QR để bàn ghi danh sách đại biểu hội nghị để đại biểu dùng điện thoại thông minh thực qt mã QR, điền thơng tin gửi Hình 17: ví dụ mã QR code điểm danh