CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Khái niệm, chức năng của tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là giá trị tiền tệ phản ánh sức lao động của người lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh Nó được xác định dựa trên kết quả lao động cuối cùng và chịu ảnh hưởng của nguyên tắc cung - cầu, giá cả thị trường, cùng với các quy định của Nhà nước trong từng thời kỳ.
1.1.1.2 Các khoản trích theo lương
Ngoài tiền lương, người lao động còn có các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn Những quỹ này thể hiện sự quan tâm của xã hội đối với quyền lợi và sự an toàn của người lao động.
Tỷ lệ trích các khoản trích theo lương được áp dụng theo quy định trong từng thời kỳ
1.1.2 Chức năng của tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.2.1 Chức năng đòn bẩy cho doanh nghiệp:
Tiền lương không chỉ là động lực kích thích sáng tạo và tăng năng suất lao động trong doanh nghiệp, mà còn gắn liền với quyền lợi thiết thực của người lao động Nó đáp ứng nhu cầu vật chất và khẳng định vị thế của họ trong tổ chức Khi người lao động nhận được mức lương xứng đáng với công sức của mình, công tác trả lương công bằng và minh bạch sẽ thúc đẩy năng suất lao động, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.1.2.2 Chức năng kích thích người lao động tăng năng suất lao động
Có thể nói động lực lớn nhất để làm việc của người lao động chính là thu nhập
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích tăng năng suất lao động Do đó, nhà quản trị doanh nghiệp cần nhận thức rõ chức năng của tiền lương để thúc đẩy hiệu quả công việc trong tổ chức.
Hiện nay, biện pháp kinh tế đang trở thành hình thức quản trị phổ biến, giúp tối ưu hóa chức năng của tiền lương trong việc tạo động lực cho người lao động, từ đó nâng cao năng suất lao động.
1.1.2.3 Chức năng tái sản xuất lao động:
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, đóng vai trò quan trọng trong việc nuôi sống họ và gia đình Để duy trì và nâng cao năng suất lao động, tiền lương cần đảm bảo đủ cho người lao động tái sản xuất sức lao động, tích lũy kinh nghiệm và nâng cao trình độ kỹ năng Khi thực hiện tốt chức năng của tiền lương, doanh nghiệp sẽ có nguồn lao động ổn định và đạt năng suất cao.
Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Ghi chép và tổng hợp chính xác số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động là rất quan trọng Cần tính toán và thanh toán tiền lương cho từng cá nhân trong đơn vị, đồng thời kiểm tra việc chấp hành chế độ tiền lương và sử dụng quỹ tiền lương một cách hiệu quả.
Tính toán, phân bổ chính xác, kịp thời các khoản chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng có liên quan
Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp về việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu liên quan đến lao động và tiền lương là rất quan trọng Doanh nghiệp cần mở sổ và thẻ kế toán, đồng thời hạch toán lao động tiền lương theo đúng quy định để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Lập báo cáo và phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương là cần thiết để khai thác hiệu quả tiềm năng lao động Điều này không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn ngăn chặn các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các chính sách, chế độ liên quan đến lao động và tiền lương.
Tham mưu cho giám đốc về quỹ tiền lương và cách chi trả tiền lương, thưởng cho người lao động một cách kịp thời, đúng chế độ và chính sách Đảm bảo tính công bằng và tuân thủ quy định pháp luật theo từng thời kỳ.
Phương pháp xây dựng quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương
Quỹ tiền lương là tổng số tiền mà doanh nghiệp phải chi trả cho tất cả các loại lao động, bao gồm cả lao động trong và ngoài doanh nghiệp Quỹ này bao gồm các khoản như lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán, phụ cấp và trợ cấp Trong kế toán, tiền lương được phân chia thành hai loại.
Tiền lương là khoản tiền được chi trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính, phản ánh sự tiêu hao sức lao động thực tế Khoản tiền này bao gồm lương theo cấp bậc cùng với các phụ cấp như phụ cấp cấp bậc, trách nhiệm và khu vực.
Tiền lương phụ là khoản tiền được chi trả cho người lao động khi họ thực hiện các nhiệm vụ ngoài công việc chính hoặc trong thời gian nghỉ theo chế độ như nghỉ phép, nghỉ lễ, tham gia học tập, họp hành, hoặc nghỉ do ngừng sản xuất.
1.3.1.1 Nguồn hình thành quỹ tiền lương
Qũy tiền lương được hình thành từ sự ự bổ sung của Nhà nước, Từ các hoạt động sản xuất kinh doanh khác
Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang
1.3.1.2 Phương pháp xây dựng quỹ tiền lương năm kế hoạch
Quỹ tiền lương năm kế hoạch để xây dựng đơn giá tiền lương được xác định theo công thức:
Vkh = [Lđb x TLmindn x (Hcb + Hpc ) + Vvc ] x 12 tháng
- Vkh : Tổng quỹ lương kế hoạch
- Lđb : Lao động định biên
- TLmindn: Mức lương tối thiểu của doanh nghiệp
- Hcb : Hệ số lương cấp bậc công việc bình quân
- Hpc : Hệ số các khoản phụ cấp lương bình quân
- Vvc : Quỹ tiền lương của bộ máy gián tiếp mà số lao động này chưa tính trong định mức lao động tổng hợp
Các thông số Lđb, TLmindn, Hcb, Hpc và Vvc được xác định như sau:
Lđb: được tính trên cơ sở định mức lao động tổng hợp của sản phẩm, dịch vụ quy đổi
Lđb = Lch + Lpv + Lbs + Lq1
- Lch: Lao động chính định biên
- Lpv: Lao động phụ trợ, phục vụ định biên
Lao động bổ sung định biên cần thiết để thực hiện chế độ ngày và giờ nghỉ theo quy định của pháp luật lao động, áp dụng cho cả lao động chính và lao động phụ trợ Việc này đảm bảo quyền lợi cho người lao động và duy trì sự công bằng trong môi trường làm việc.
- Lql: Lao động quản lý định biên
Mức lương tối thiểu chung (TLmindn) là mức lương được công bố định kỳ Từ ngày 01/01/2014, mức lương tối thiểu chung áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước được quy định tại khoản 1, Điều 1, Nghị định số 182/2013/NĐ-CP.
CP ngày 14/11/2013 của Chính phủ là: 2.700.000 – vùng I
2.400.000 – vùng II 2.100.000 – vùng III 1.900.000 – vùng IV TLminđc = TLmin x (1 + Kđc)
Kđc: hệ số điều chỉnh tăng thêm không quá 1,5 lần so với mức lương tối thiểu
Hệ số điều chỉnh tăng thêm được xác định theoc công thức:
- K1 : hệ số điều chỉnh theo vùng;
- K2 : hệ số điều chỉnh theo ngành
Hcb được xác định dựa trên tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, trình độ công nghệ, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, chuyên môn, nghiệp vụ và định mức lao động Việc này nhằm tính toán hệ số lương cấp bậc công việc bình quân cho toàn bộ lao động định mức, từ đó xây dựng đơn giá tiền lương.
Hpc: Để xác định các khoản phụ cấp bình quân, cần căn cứ vào đối tượng và mức phụ cấp được tính vào đơn giá Các khoản phụ cấp phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm: phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm đêm và phụ cấp chức vụ.
VVC bao gồm quỹ tiền lương của hội đồng quản trị, bộ phận hành chính văn phòng và công đoàn Tất cả các đối tượng này không được tính vào định mức lao động tổng hợp.
1.3.2 Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn
1.3.2.1 Quỹ bảo hiểm xã hội
Quỹ BHXH được thành lập nhằm mục đích trả lương cho CNV khi họ nghỉ hưu, nghỉ do thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, mất sức
Theo quy định hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp phải trích lập các quỹ
BHXH theo tỉ lệ 26% trên lương cấp bậc, chức vụ lao động của NLĐ, trong đó:
18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 8% được trừ vào lương của NLĐ
Số tiền bảo hiểm xã hội hàng tháng được nộp cho cơ quan BHXH nhằm chi trả cho người lao động trong các trường hợp như nghỉ hưu, nghỉ thai sản, ốm đau hoặc mất sức lao động Các khoản chi này sẽ được thanh toán dựa trên chứng từ thực tế phát sinh.
Quỹ BHYT là khoản trợ cấp dành cho người lao động khi họ mắc bệnh và cần điều trị trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp Quỹ này được hình thành từ việc trích 4.5% trên tiền lương cơ bản của cán bộ công nhân viên, trong đó 3% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
1.5% trừ vào lương của người lao động
BHTN là một khoản trợ cấp dự phòng khi người lao động bị mất việc làm
Người thất nghiệp được hưởng bảo hiểm thất nghiệp khi có đủ các điều kiện theo quy định tại điều 15 của Nghị định số 127/2008/NĐ-CP
Hàng tháng, người sử dụng lao động tiến hành trích lập qũy BHTN theo tỉ lệ
2% trên lương cấp bậc, chức vụ lao động của NLĐ, trong đó:
1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 1% được trừ vào lương của NLĐ
KPCĐ là khoản kinh phí xây dựng quỹ công đoàn nhằm chi cho các hoạt động như trợ cấp khó khăn, nghỉ an dưỡng và đại hội công đoàn Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích lập quỹ này là 2% tổng tiền lương thực tế trả cho người lao động, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Các hình thức trả lương
1.4.1 Trả lương theo thời gian
Theo hình thức trả lương theo thời gian, tiền lương của người lao động được xác định dựa trên thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn của nhà nước Đơn vị tính lương có thể là lương tháng, lương ngày hoặc lương giờ.
Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của mỗi doanh nghiệp, việc trả lương cho người lao động có thể được thực hiện theo hai hình thức: trả lương theo thời gian giản đơn hoặc trả lương theo thời gian có thưởng.
Tiền lương theo thời gian = Thời gian làm việc thực tế x Đơn giá tiền lương thời gian
Trả lương theo thời gian giản đơn là hình thức tính lương dựa trên thời gian làm việc và đơn giá tiền lương Hình thức này có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau.
Tiền lương tháng là mức lương được xác định cho từng bậc trong bảng lương, thường áp dụng cho nhân viên trong lĩnh vực quản lý hành chính và quản lý kinh tế.
Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc
Tiền lương ngày được xác định dựa trên số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức lương của một ngày làm việc, nhằm tính toán tiền lương cho người lao động.
Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc của người lao động Ưu điểm: đơn giản, dễ tính
Nhược điểm: mang nặng tính bình quân, chưa gắn với năng suất của người lao động
Trả lương theo thời gian có thưởng là một giải pháp hiệu quả để khắc phục hạn chế của lương theo thời gian giản đơn, vốn chưa gắn bó chặt chẽ với kết quả sản xuất kinh doanh Hình thức này kết hợp giữa trả lương theo thời gian và chế độ tiền lương trong sản xuất, nhằm khuyến khích người lao động làm việc tích cực hơn.
Tiền lương theo thời gian có thưởng = Tiền lương theo thời gian giản đơn + Tiền thưởng
Trong tháng vừa qua, một công nhân đã hoàn thành công việc vượt mức kế hoạch 3% Theo quy định của công ty, mỗi 1% hoàn thành vượt mức sẽ được thưởng 1,5% tiền lương theo thời gian giản đơn Với tiền lương theo thời gian giản đơn là 4.050.000 đồng, công nhân này sẽ nhận được khoản thưởng xứng đáng cho thành tích của mình.
Tiền lương theo thời gian có thưởng = 4.050.000 + 4.050.000 x 3% x 1.5 4.232.250
1.4.2 Trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương này dựa trên kết quả lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm mà người lao động hoàn thành, cùng với đơn giá tiền lương cho từng sản phẩm.
Trả lương theo sản phẩm trực tiếp là phương thức chủ yếu áp dụng cho công nhân sản xuất, trong đó tiền lương được tính dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách và chất lượng Mức lương sẽ được xác định theo đơn giá tiền lương trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Sản phẩm được tính bằng cách nhân số sản phẩm hoàn thành với đơn giá tiền lương theo sản phẩm Đơn giá tiền lương theo sản phẩm được xác định bằng cách chia lương cấp bậc cho thời gian hoàn thành một sản phẩm.
Một công nhân may có mức lương 120.000đ cho mỗi bộ quần áo tay dài, thời gian hoàn thành là 6 giờ Trong một ngày, công nhân này sản xuất được 9 sản phẩm, do đó đơn giá tiền lương cho mỗi sản phẩm là 20.000đ.
Tiền lương thực tế nhận trong ngày = 20.000 x 9 = 180.000
Trả lương theo sản phẩm gián tiếp thường áp dụng cho công nhân hỗ trợ sản xuất như công nhân vận chuyển vật liệu và bảo dưỡng thiết bị Mức lương của họ được tính dựa trên kết quả lao động trực tiếp của công nhân chính, nhằm đảm bảo công bằng và khuyến khích hiệu suất làm việc trong toàn bộ quy trình sản xuất.
Tiền lương thực tế = Mức hoàn thành thực tế của công nhân chính x Đơn giá tiền lương
Ví dụ: Đơn giá tiền lương của công nhân phụ là 2.500đ/sản phẩm Trong ngày công nhân chính sản xuất được 72 sản phầm
Tiền lương thực tế của công nhân phụ là 180.000 đồng, tính từ công thức 2.500 x 72 Ưu điểm của mức lương này là khuyến khích công nhân phụ phục vụ tốt hơn cho công việc của công nhân chính, từ đó góp phần nâng cao năng suất lao động tổng thể.
Nhược điểm của hệ thống lương là tiền lương của công nhân phụ phụ thuộc vào hiệu suất làm việc của công nhân chính, điều này có thể dẫn đến việc hạn chế động lực và sự cố gắng của công nhân phụ trong công việc.
Trả lương theo sản phẩm lũy tiến là hình thức trả lương không chỉ dựa vào tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp mà còn bao gồm phần thưởng cho số lượng sản phẩm vượt mức Phương pháp này thường được áp dụng khi công ty cần tăng tốc độ sản xuất.
Kế toán tiền lương
Trả lương ngang nhau cho những lao động có cùng năng lực và trách nhiệm trong doanh nghiệp là nguyên tắc quan trọng nhằm đảm bảo sự công bằng và giảm thiểu bất bình đẳng trong trả lương Nguyên tắc này cần được thể hiện rõ ràng trong các thang lương, bảng lương và các phương thức trả lương của doanh nghiệp.
Để đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn mức lương bình quân, doanh nghiệp cần xem xét tiền lương như một yếu tố chi phí sản xuất Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng quỹ lương, từ đó nâng cao hiệu quả chi phí và cải thiện hoạt động kinh doanh.
Tiền lương và tiền thưởng cho người lao động được xác định dựa trên năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc, cùng với mức độ đóng góp của từng cá nhân hoặc tập thể Điều này đảm bảo sự công khai và công bằng trong việc phân chia thưởng giữa cá nhân và tập thể.
Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động trong các điều kiện khác nhau là nguyên tắc quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng tổ chức thực hiện công tác tiền lương công bằng Nguyên tắc này nhằm tạo sự yên tâm cho công nhân trong sản xuất, đặc biệt trong những điều kiện làm việc khó khăn và môi trường độc hại.
Quản lý và sử dụng quỹ tiền lương, tiền thưởng một cách hiệu quả và đúng mục đích là rất quan trọng, đồng thời phải tuân thủ các chính sách chung của nhà nước cũng như điều kiện cụ thể của công ty.
Lao động có trình độ chuyên môn và kỹ thuật cao, tay nghề giỏi sẽ nhận được mức lương cao hơn do đóng góp hiệu quả vào hoạt động kinh doanh Tất cả các khoản lương và thưởng cần được ghi chép chính xác và đầy đủ trong bảng lương hoặc sổ lương của công ty theo quy định.
Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức trả lương, bao gồm lương theo thời gian, lương theo sản phẩm hoặc lương khoán Hình thức trả lương đã chọn cần được duy trì trong một khoảng thời gian nhất định Nếu có sự thay đổi về hình thức trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động ít nhất 10 ngày trước khi thay đổi.
Lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của NLĐ
Khi thực hiện trả lương qua tài khoản ngân hàng, người sử dụng lao động cần thỏa thuận với người lao động về các loại phí liên quan đến việc mở và duy trì tài khoản cá nhân.
Người lao động (NLĐ) nhận lương theo giờ, ngày hoặc tuần sẽ được thanh toán lương sau mỗi khoảng thời gian làm việc đó, hoặc có thể được trả gộp theo thỏa thuận giữa hai bên Tuy nhiên, việc trả lương gộp phải được thực hiện ít nhất một lần trong vòng 15 ngày.
NLĐ hưởng lương tháng được trả lương tháng một lần hoặc nửa tháng một lần
NLĐ hưởng lương theo sản phẩm hoặc theo khoán sẽ nhận mức lương dựa trên thỏa thuận giữa hai bên Trong trường hợp công việc kéo dài nhiều tháng, NLĐ sẽ được tạm ứng tiền lương hàng tháng dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành.
Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán TK 334
Tiền lương, tiền thưởng trả công nhân trực tiếp sản xuất
TK 335 TLNP thực tế trích trước
Khấu trừ các khoản phải trả khác TK 627
TL,TT phải trả cho NVPX
TK353 Khấu trừ tạm ứng thừa
TL,TT phải trả cho NVBH,
Phần đóng góp cho quỹ
BHXH, BHYT, BHTN BHXH phải trả cho NLĐ
TK 334 – Phải trả CNV: được sử dụng để ghi nhận các khoản thanh toán liên quan đến nhân viên, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác của công ty dành cho nhân viên.
TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp là tài khoản dùng để tổng hợp và chuyển giao chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm Nó bao gồm tiền lương cho công nhân sản xuất cùng với các khoản trích theo chế độ Tài khoản này được ghi chép chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí.
Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng TK 627 (6271) được sử dụng để tổng hợp các khoản chi phí tiền lương cùng với các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng.
TK 641- Chi phí nhân viên bán hàng: dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng
Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp TK 642 bao gồm tổng hợp chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương liên quan đến bộ phận quản lý.
Một số TK khác có liên quan như: TK 111, TK 141, TK 335, TK 338…
TK 334 Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV
Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV
Kết chuyển tiền lương, tiền công vủa
Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNV
Dư nợ: Tiền lương, tiền công và các khoản khác trả thừa cho CNV
Dư có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNV
1.5.4.1 Chứng từ và sổ sách kế toán
- Bảng thanh toán tiền lương
- Phiếu xác nhận nhiệm vụ công việc hoàn thành
- Phiếu báo làm thêm giờ
- Phiếu chi/UNC thanh toán lương
- Các quyết định lương, tăng lương, quyết định thôi việc, chấm dứt hợp đồng, thanh lý hợp đồng
1.5.4.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
1 Hàng ngày, bộ phận chấm công sẽ tiến hành chấm công cho NLĐ dựa trên ngày đi làm thực tế Bộ phận chấm công tại các công ty có thể là trưởng các phòng ban, hay bộ phận nhân sự Hình thức chấm công có thể ghi giấy hay quẹt thẻ
Kế toán các khoản trích theo lương
1.6.1.1 Nguyên tắc bảo hiểm xã hội
Mức hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) được xác định dựa trên mức đóng và thời gian tham gia bảo hiểm, đồng thời có sự chia sẻ giữa các người tham gia.
Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp được xác định dựa trên tiền lương, tiền công của người lao động Đối với bảo hiểm xã hội tự nguyện, mức đóng được tính theo thu nhập mà người lao động lựa chọn, nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu chung.
Người lao động có thể nhận chế độ hưu trí và chế độ tử tuất nếu đã tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và tự nguyện, dựa trên thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội.
Quỹ bảo hiểm xã hội được quản lý một cách thống nhất, dân chủ, công khai và minh bạch Quỹ này được sử dụng đúng mục đích và hạch toán độc lập theo các quỹ thành phần, bao gồm bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và bảo hiểm thất nghiệp.
Việc thực hiện bảo hiểm xã hội cần phải được tối ưu hóa để trở nên đơn giản, dễ dàng và thuận tiện, nhằm đảm bảo quyền lợi của người tham gia được kịp thời và đầy đủ.
1.6.1.2 Nguyên tắc bảo hiểm y tế
Bảo đảm chia sẻ rủi ro giữa những người tham gia bảo hiểm y tế
Mức đóng bảo hiểm y tế được tính toán dựa trên tỷ lệ phần trăm của các khoản thu nhập như tiền lương, tiền công, tiền lương hưu, tiền trợ cấp, hoặc dựa vào mức lương tối thiểu của khu vực hành chính.
Mức hưởng bảo hiểm y tế theo mức độ bệnh tật, nhóm đối tượng trong phạm vi quyền lợi của người tham gia bảo hiểm y tế
Chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế do quỹ bảo hiểm y tế và người tham gia bảo hiểm y tế cùng chi trả
Quỹ bảo hiểm y tế được quản lý tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch, bảo đảm cân đối thu, chi và được Nhà nước bảo hộ
Phiếu nghỉ hưởng BHXH và một số hoá đơn chứng từ liên quan
Bảng kê chi tiết trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán TK 338
BHXH phải trả trực tiếp cho người LĐ
BHYT, BHTN tính vào chi phí kinh doanh
BHYT, KPCĐ trừ vào thu nhập người lao động thu nhập lao động
KPCĐ chi vượt được cấp bù
Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở
1.6.1.5 Tài khoản kế toán sử dụng
TK 338 là tài khoản dùng để ghi nhận các khoản phải trả và phải nộp, bao gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), giá trị tài sản thiếu chờ xử lý, cũng như các khoản vay mượn và giữ hộ.
- TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
- TK 3382: Kinh phí công đoàn
- TK 3388: Phải trả phải nộp khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK có liên quan như: TK 111, TK 112,
TK 338 Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
Các khoản đã chi về KPCĐ
Xử lý giá trị tài sản thừa
Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ
Các khoản đã trả đã nộp khác
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ kệ quy định Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ
Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ Gía trị tài sản thừa chờ xử lý
Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại
Dư nợ: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán
Dư có: Số tiền còn phải trả phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý
1.6.1.6 Trình tự luân chuyển chứng từ
Cuối tháng, kế toán sẽ dựa vào Bảng chấm công để tính toán lương cơ bản, thực hiện việc trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo quy định, đồng thời lập bảng tổng hợp lương và bảo hiểm xã hội.
Trong tháng, bộ phận kế toán lương sẽ nhận giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH từ công nhân viên các phòng ban và tổ sản xuất Sau đó, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thanh toán trợ cấp cho các chế độ ốm đau, thai sản và tai nạn lao động của người lao động.
Từ bảng thanh toán BHXH, kế toán lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn công ty
Tỷ lệ trích bảo hiểm theo lương áp dụng trong năm 2014
Các khoản trích theo lương Doanh nghiệp (%) Người lao động (%) Cộng (%)
Bảng 1.1 Tỷ lệ trích bảo hiểm theo lương áp dụng trong năm 2014
Cuối tháng, kế toán lương dựa trên lương cơ bản để thực hiện việc trích các khoản theo quy định của Nhà nước, trong đó 24% được tính vào chi phí và 10,5% được trừ vào lương của công nhân viên.
Nợ TK 641 – CP bán hàng
Nợ TK 642 – CP quản lí doanh nghiệp
Nợ TK 241 – CP SXCB dở dang
Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác
- BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương của người lao động(8,5% lương cơ bản), kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả CNV
Có TK 3389 – BHTN phải nộp ( 1% lương cơ bản)
Có TK 3383 – BHXH phải nộp ( 8% lương cơ bản)
Có TH 3384 – BHYT phải nộp ( 1,5% lương cơ bản)
- Phản ánh trợ cấp BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên, kế toán ghi:
Có TK 334 - Phải trả CNV
- Chuyển tiền BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho cơ quan theo chế độ:
Nợ TK 338 ( 3382 - KPCĐ, 3383 - BHXH, 3384 - BHYT, 3389 -
BHTN) – Phải trả phải nộp khác
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Kế toán các khoản trích trước tiền lương nghỉ phép
Chỉ những chi phí phải trả theo quy định mới được hạch toán vào tài khoản này Nếu có các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ, doanh nghiệp cần tính trước và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh, đồng thời phải có giải trình rõ ràng về những khoản chi phí đó.
Việc hạch toán các chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất, kinh doanh cần được thực hiện một cách chính xác và có bằng chứng hợp lý, tin cậy Cần lập dự toán chi phí và dự toán trích trước để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán phù hợp với chi phí thực tế phát sinh Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không thuộc chi phí sản xuất, kinh doanh.
Cuối kỳ kế toán năm, các khoản chi phí phải trả cần phải được quyết toán dựa trên số chi phí thực tế phát sinh Mọi chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế sẽ được xử lý theo quy định của chế độ tài chính hiện hành.
Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm phải giải trình trong bản thuyết minh báo cáo tài chính
Hàng năm theo quy định công nhân trong danh sách của doanh nghiệp được nghỉ phép mà vẫn hưởng đủ lương
Tiền lương nghỉ phép được tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm
Khi doanh nghiệp sắp xếp cho công nhân nghỉ đều đặn trong năm, tiền lương cho những ngày nghỉ phép sẽ được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất, tương tự như cách tính tiền lương chính.
Doanh nghiệp cần bố trí cho công nhân nghỉ phép đều đặn trong năm để tránh sự tăng giá thành đột biến Tiền lương nghỉ phép của công nhân được tính vào chi phí sản xuất thông qua phương pháp trích trước theo kế hoạch.
Cuối năm, sẽ có điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch để phù hợp với thực tế tiền lương nghỉ phép Việc trích trước tiền lương nghỉ phép chỉ áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Tỷ lệ trích trước theo kế hoạch
Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả theo kế hoạch trong năm
/ Tổng tiền lương chính phải trả theo kế hoạch trong năm
Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả theo kế hoạch trong năm
= Số công nhân trong DN x
Mức lương bình quân 1 công nhân sản xuất x
Số ngày nghỉ phép thường niên 1 công nhân sản xuất
Năm 2013, công ty Hoàng Nam có 26 công nhân tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất Theo quy định, số ngày nghỉ phép của mỗi công nhân được quy định rõ ràng.
12 ngày Mức lương bình quân của công nhân là 167.154/ngày Quỹ tiền lương chính trong năm của công nhân sản xuất theo kế hoạch là 2.897.336.000.
Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả theo kế hoạch trong năm = 26 x 167.154 x 12 = 52.152.048
Tỷ lệ trích trước theo kế hoạch = 52.152.048 / 2.897.336.000 = 1.8%
TK335 “Chi phí phải trả”
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các chi phí dự kiến chưa phát sinh, nhằm tính trước vào chi phí sản xuất và kinh doanh trong kỳ Điều này giúp các đối tượng chịu chi phí chuẩn bị tốt hơn và đảm bảo rằng khi các khoản chi thực tế phát sinh, sẽ không gây ra sự đột biến trong chi phí sản xuất và kinh doanh.
Việc ghi nhận khoản chi phí này vào chi phí sản xuất và kinh doanh trong kỳ phải tuân theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong cùng một kỳ.
TK 335 Các khoản chi phí thực tế phát sinh được tính vào chi phí phải trả;
- Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí
Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh
Dư có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh
Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNSX theo kế hoạch là
1.8%/năm Trong tháng 3/2013, tiền lương chính thực tế phải trả công nhân sản xuất là 112.990.020
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép phải trả trong tháng cho CNSX = 112.990.020 x 1.8% = 2.033.820
Thực tế trong tháng có phát sinh tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất là 128.000
Cuối năm, kế toán tiến hành điều chỉnh số trích trước theo số thực tế phải trả
- Nếu số thực tế phải trả > số trích trước, kế toán tiến hành trích bổ sung phần chênh lệch vào chi phí :
- Nếu số thực tế phải trả < số trích trước, kế toán hoàn nhập số chênh lệch để ghi giảm chi phí :
Những trường hợp khác
1.8.1 Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá
Trong tháng, công ty có xuất 2 quạt máy trả thay lương cho công nhân
Nguyễn Văn Lam và Dương Mai Thu Gía bán quạt máy chưa thuê GTGT là
Kế toán định khoản: Nợ 334: 1.188.000
1.8.2 Xác định và thanh toán tiền ăn ca phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiêp:
Trường hợp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ
Trường hợp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp
Chi tiền trả cho NLĐ Tiền ăn phải trả NLĐ
1.8.3 Thanh toán chế độ ốm đau cho người lao động
1.8.3.1 Điều kiện được hưởng trợ cấp BHXH
Bản thân ốm đau, tai nạn rủi ro phải nghỉ việc và có xác nhận của cơ sở y tế
Có con dưới bảy tuổi bị ốm đau phải nghỉ việc để chăm sóc, có xác nhận của cơ sở y tế
1.8.3.2 Thời gian nghỉ hưởng và mức trợ cấp BHXH
Thời gian tham gia BHXH
Tỷ lệ mức trợ cấp BHXH
Bản thân ốm đau Điều kiện bình thường
30 ngày 0,7;
- Nam đủ 50, nữ đủ 45 tuổi suy giảm khả năng lao động > 61% (hưởng lương hưu với mức thấp hơn);
Đối với những người lao động có tuổi đời không quan trọng, nếu khả năng lao động suy giảm trên 61% và có ít nhất 15 năm làm việc trong môi trường đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, họ sẽ được hưởng lương hưu nhưng với mức thấp hơn.
- Đủ 50 đến dưới 55 tuổi (nam/nữ), trong đó có ít nhất 15 năm làm công việc khai thác than hầm lò;
- Không kể tuổi đời đối với người bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp
Mức lương hưu hàng tháng = Tỷ lệ hưởng lương hưu x Lương bình quân đóng BHXH
Tỷ lệ hưởng lương hưu:
- 45% trong 15 năm đầu và cộng thêm mỗi năm kế tiếp 2% (nam) hoặc 3%
- Mức hưởng lương hưu tối đa = 75%
Cách tính bình quân tiền lương đóng BHXH:
- 5 năm cuối, nếu tham gia BHXH từ trước 1995
- 6 năm cuối, nếu tham gia BHXH từ trước 2001
- 8 năm cuối, nếu tham gia BHXH từ trước 2007
- 10 năm cuối, nếu tham gia BHXH từ 2007 trở đi
- Thời gian đóng BHXH không theo thang bảng lương nhà nước: bình quân toàn bộ thời gian
- Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí
- Đơn đề nghị hưởng chế độ hưu trí
Ví dụ: Bác Phạm Văn Hải công tác trong ngành xây dựng được 13 năm Bác đã tham gia BHXH từ năm 1992 Tháng 6/2013, bác chính thức được nghỉ hưu
Mức lương hưu của bác Hải / tháng = Bình quân lương 5 năm cuối x 75%
1.8.6 Thanh toán chế độ tai nạn lao động cho người lao động
1.8.6.1 Điều kiện được hưởng trợ cấp BHXH
Tai nạn lao động có thể xảy ra tại nơi làm việc, trong giờ làm việc, hoặc ngoài giờ làm việc khi người lao động thực hiện công việc theo yêu cầu của người sử dụng lao động Ngoài ra, tai nạn cũng có thể xảy ra trên tuyến đường đi từ nơi ở đến nơi làm việc.
Suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên do bị tai nạn
Bị bệnh thuộc Danh mục bệnh nghề nghiệp khi làm việc trong môi trường hoặc nghề có yếu tố độc hại
Suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên do bị bệnh
- Văn bản đề nghị giải quyết chế độ TNLĐ của người sử dụng lao động
- Biên bản điều tra tai nạn lao động, biên bản tai nạn giao thông
- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng Giám định y khoa
1.8.7.1 Điều kiện được hưởng trợ cấp thất nghiệp
Người lao động đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp nếu đã đóng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) từ 12 tháng trở lên trong 24 tháng trước khi mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Người lao động có quyền đăng ký thất nghiệp tại trung tâm giới thiệu việc làm khi mất việc hoặc khi hợp đồng lao động kết thúc theo quy định pháp luật.
Chưa tìm được việc làm sau 15 ngày
1.8.7.2 Mức hưởng trợ cấp thất nghiệp
Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của sáu tháng liền kề trước khi bị thất nghiệp
1.8.7.3 Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp
- Ba tháng, nếu có từ đủ 12 tháng đến dưới 36 tháng đóng BHTN
- Sáu tháng, nếu có từ đủ 36 tháng đến dưới 72 tháng đóng BHTN
- Chín tháng, nếu có từ đủ 72 tháng đến dưới 144 tháng đóng BHTN
- Mười hai tháng, nếu có từ đủ một trăm bốn mươi bốn tháng đóng BHTN trở lên
1.8.7.4 Thời điểm hường trợ cấp thất nghiệp
Thời gian nhận các chế độ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bắt đầu từ ngày thứ mười sáu và được tính theo số ngày làm việc từ ngày đăng ký thất nghiệp theo quy định.
Trong thời gian 30 ngày, người lao động cần mang theo sổ bảo hiểm xã hội và quyết định nghỉ việc đến trung tâm giới thiệu việc làm để thực hiện thủ tục xin hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Vào ngày 15/6/2013, nhân viên Lê Thị Thảo chính thức nghỉ việc Ngày 17/6/2013, chị đã đến trung tâm giới thiệu việc làm để đăng ký nhận trợ cấp thất nghiệp Tuy nhiên, đến ngày 30/6/2013, chị Thảo vẫn chưa tìm được việc làm mới.
Theo quy định, chị Thảo sẽ được nhận tiền trợ cấp BHTN từ ngày 01/7/2013, trong vòng tối đa 3 tháng do chị Thảo mới tham gia BHTN được 18 tháng
Mức trợ cấp = 60% lương của 6 tháng liền kề = 5.236.489
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TNHH XÂY DỰNG SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI LÊ NA
Giới thiệu chung về Công ty TNHH Xây dựng sản xuất thương mại Lê Na35
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công Ty Xây dựng sản xuất thương mại Lê Na, được sáng lập vào năm 2012 bởi ông Trần Trọng Qúy, đã nhanh chóng phát triển và khẳng định vị thế cạnh tranh trong thị trường nhà thép tiềm năng Công ty có trụ sở tại 331 Bến Bình Đông, Phường 15, Quận 8, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Email : Lena@hcm.vnn.vn
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG SẢN XUẤT
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: LE NA TRADING PRODUCTION
Người đại diện theo pháp luật: Ông Trần Trọng Qúy
2.1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
- Sản xuất, xây dựng nhà các loại
- Xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng, công trình công ích, đường bộ
- Sản xuất khung nhà thép tiền chế, gia công lắp đặt các kết cấu thép, các loại bồn chứa áp lực, xây dựng công nghiệp
- Lắp đặt hệ thống điện nước, lò sưởi, máy điều hòa không khí
- Hoạt động thiết kế chuyên dụng, chuẩn bị mặt bằng, phá dỡ
- Sản xuất sản phẩm khác bằng kim kim loại ( sản xuất bù lon, đinh vít)
- Xây dựng nhà các loại, công trình kỹ thuật dân dụng khác
- Sản xuất bê tông và các sản phẩm bằng xi măng và thạch cao (sản xuất gạch bằng bê tông)
- Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp
- Cho thuê, bán buôn các máy móc thết bị ngành xây dựng
2.1.1.3 Đặc điểm quy trình xây dựng, sản xuất, kinh doanh
Do đặc thù ngành xây dựng và phạm vi thi công rộng rãi của công ty tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Long An, các điều kiện sản xuất như máy móc, thiết bị thi công và nguồn nhân lực thường xuyên phải được di chuyển để đáp ứng yêu cầu công việc.
Quy trình xây dựng từ khởi công đến khi hoàn thành và bàn giao công trình thường kéo dài, phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp kỹ thuật của từng dự án.
Quá trình thi công ngoài trời chia thành nhiều giai đoạn và chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố môi trường Do đó, công ty cần xây dựng quy định quản lý và giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng công trình đúng theo thiết kế và dự toán ban đầu.
Quy trình xây dựng nhà thép, nhà dân dụng tại công ty
STT Tiến trình Phòng ban chịu trách nhiệm
1 Nhận và ký hợp đồng xây dựng Phòng kinh doanh và phòng dự án
2 Thành lập hồ sơ thiết kế gồm bản vẽ kiến trúc và bản vẽ gia công
3 Lên dự toán, dự trù kinh phí cho công trình
Phòng kinh doanh và phòng dự án
4 Thành lập hồ sơ thi công Phòng kỹ thuật
Gia công cấu kiện: Cắt, gia công bản mã, ráp, hàn, nặn, ráp bản mã, vệ sinh, sơn
Tiếp nhận và bảo quản vật tư
Phòng vật tư Nhà máy: tổ ra phôi, tổ hàn, tổ sơn, tổ điện, tổ chế tạo
6 Tiến hành thi công xây dựng gồm: Đội xây dựng
Thi công, lắp đặt bulong móng
Thi công lắp dựng phần khung chính
7 Bàn giao công trình Phòng dự án và đội xây dựng
8 Bảo hành, sửa chữa Đội xây dựng
Bảng 2.1 Quy trình xây dựng nhà thép, nhà dân dụng
2.1.1.4 Bộ máy tổ chức của công ty
Hình 2.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức
Chủ tịch kiêm tổng giám đốc điều hành là người có trách nhiệm chính trước Hội đồng quản trị, các cơ quan ban ngành cấp trên và pháp luật trong việc thực hiện quyền hạn và nghĩa vụ được giao.
Phó chủ tịch hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc, trực tiếp quản lý và điều hành các nhiệm vụ được Tổng giám đốc giao phó Người này cũng được ủy quyền bởi giám đốc trong những tình huống cần thiết và có trách nhiệm giải trình trước Tổng giám đốc cũng như hội đồng quản trị của công ty.
Trần Trọng Quý Chủ tịch kiêm tổng giám đốc điều hành
Phó chủ tịch hội đồng quản trị
Phó giám đốc hành chính nhân sự
Phó giám đốc tài chính kế toán
Phó giám đốc kinh doanh
Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất
Hiện nay, trong công ty, giúp việc cho phó chủ tịch hội đồng quản trị là ba phó giám đốc, phụ trách ba mảng khác nhau:
Phó giám đốc hành chính - nhân sự chịu trách nhiệm tham mưu và đề xuất các giải pháp cho công tác hành chính, tổ chức thực hiện các chủ trương và kế hoạch phát triển Vị trí này còn đảm nhận việc xây dựng kế hoạch năm, quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, và nghiên cứu quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với chiến lược công ty Ngoài ra, phó giám đốc cũng tổ chức tuyển dụng, bố trí và điều động CBCNV một cách hợp lý, nhằm sử dụng hiệu quả đội ngũ nguồn nhân lực.
Phó giám đốc tài chính – kế toán có trách nhiệm xây dựng và trình giám đốc kế hoạch tài chính của công ty theo tháng, quý và năm Vị trí này điều hành công tác tài chính, kế toán, quản lý tài sản, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, và kiểm soát chi phí hoạt động Ngoài ra, phó giám đốc còn quản lý vốn, tài sản của công ty, tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán trong toàn công ty, cũng như thực hiện các nhiệm vụ khác được giám đốc giao.
Phó tổng giám đốc kinh doanh là người hỗ trợ tổng giám đốc trong việc điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty Họ có trách nhiệm lập và triển khai các kế hoạch kinh doanh, sản xuất hàng tháng, hàng quý và hàng năm, bao gồm kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Phó tổng giám đốc cũng thống kê và tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh, chủ trì lập dự toán cho các công trình và mua sắm thiết bị, sau đó trình phê duyệt Họ còn soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, phối hợp với các phòng ban để kiểm tra và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng này.
Phó giám đốc kỹ thuật - sản xuất là người chịu trách nhiệm chính về quản lý kỹ thuật và vật tư thiết bị trong công ty, nhằm đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh Theo quy định của hội đồng quản trị, phó giám đốc kỹ thuật cần thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch sản xuất đúng thời hạn, đồng thời báo cáo kết quả cho tổng giám đốc.
2.1.2 Gioi thiệu phòng kế toán
2.1.2.1 Cơ cấu bộ máy kế toán
Hình 2.2 Cơ cấu bộ máy kế toán
Tổ chức công tác kế toán và thống kê cần phải phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty nhằm đáp ứng yêu cầu tồn tại và phát triển bền vững.
Tổ chức ghi chép và tính toán một cách chính xác, trung thực và kịp thời toàn bộ tài sản, đồng thời phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty một cách đầy đủ.
Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê tài sản định kỳ là rất quan trọng Đồng thời, cần đề xuất các biện pháp xử lý đối với các khoản hao hụt, mất mát và hư hỏng nếu phát sinh.
BÁO CÁO THUẾ BÁO CÁO QT
Kế toán BH, tiền lương
Kế toán khai báo thuế VAT, TNDN
Kế toán giao dịch theo dõi lãi vay NH
Kế toán kho vật tư, thành phẩm
Kế toán công nợ (phải thu, phải trả)
Thủ quỹ Kho nhà máy
Lập, tổng hợp đầy đủ và gởi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định
Nghiên cứu các chính sách thuế, tài chính, thống kê và luật doanh nghiệp của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đề xuất phương pháp thực hiện hiệu quả và phù hợp.
Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các quy định về tài chính, kế toán và thống kê hiện hành cho các cấp dưới và các bộ phận liên quan.
Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty.
- Kế toán kho, vật tư NVL
Trách nhiệm của Kế toán vật tư, NVL:
Lập chứng từ kế toán ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất ) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ
Cùng Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán, đối chiếu các số liệu nhập xuất với các chứng từ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng …)
Nhập liệu vào hệ thống và xử lý số liệu nhập xuất
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
Bộ phận lao động trực tiếp sản xuất gồm: công nhân các tổ bảo vệ, tổ ra phôi, tổ hàn, tổ sơn, tổ chế tạo
Bộ phận lao động gián tiếp bao gồm nhân viên từ các phòng như tổ chức hành chính, kế toán, kinh doanh, kỹ thuật, dự án và vật tư, cùng với nhân viên tạp vụ và bảo vệ.
2.2.2 Phương pháp xây dựng quỹ lương
Quỹ tiền lương năm kế hoạch V KH năm 2013 của công ty được xác định theo công thức:
V KH = [ Ldb x TL minDN x ( H cb + H pc ) ] x 12 tháng
- Trong đó: Lđb là lao động định biên Năm 2013, tổng lao động định biên tại công ty là 183 người
TLmindn: Mức lương tối thiểu của công ty lựa chọn trong khung quy định
- Trong đó: Tlmin là tiền lương tối thiểu do Nhà nước quy định
Năm 2013, Tlmin = 225.000/tháng (áp dụng cho các doanh nghiệp trên địa bàn TP.HCM, trừ huyện Cần Giờ)
KDC: Hệ số điều chỉnh tăng thêm tiền lương của công ty
- Trong đó: Ki = 0.3 (Hệ số điều chỉnh theo vùng TP.HCM)
Trong năm kế hoạch 2013, quỹ tiền lương của công ty sẽ được xác định bằng cách sử dụng các hệ số điều chỉnh của ngành xây dựng cơ bản (K2 = 1.2), hệ số lương cấp bậc công việc bình quân (Hcb = 2.3), và hệ số các khoản phụ cấp bình quân (Hpc = 2.1).
2.2.3 Kế toán tiền lương phải trả
Quy chế trả lương và thưởng cần được ban chấp hành công đoàn cơ sở thống nhất trong quá trình xây dựng, sửa đổi và giám sát việc thực hiện.
Những nội dung quy định trong quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Sở
Lao động – Thương binh xã hội TP Hồ Chí Minh thừa nhận, bãi bỏ các quy định trước đây trái với quy chế này
Công ty thực hiện Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ban hành ngày 14/5/2013 của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 01/07/2013, quy định về hệ thống bảng lương, thang lương và phụ cấp lương cho các công ty Nhà nước, nhằm xác định mức lương cơ bản cho người lao động.
Trong mọi trường hợp chưa quy định trong quy chế này sẽ thực hiện quy định của Nhà nước về chính sách tiền lương, tiền công
Việc trả lương phải đảm bảo quyền lợi của người lao động theo quy định của
Nhà nước và quy chế lao động của công ty cam kết đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, công bằng và công khai giữa các cán bộ công nhân viên Đối với nhân viên gián tiếp, việc bố trí lao động cần phù hợp với năng lực, trình độ và trách nhiệm của từng chức danh Khi có quyết định thay đổi chức danh hoặc công việc, tiền lương sẽ được điều chỉnh kịp thời để đảm bảo sự công bằng.
Việc trả lương cần dựa trên đánh giá hiệu quả công việc, đảm bảo công bằng và minh bạch Cần phân phối thu nhập đồng đều cho những vị trí công việc tương đương, xem xét cả chất lượng và năng suất lao động Người lao động trực tiếp ký vào bảng nhận lương sau khi nhận đủ số tiền lương đã thỏa thuận.
Việc trả lương cho toàn bộ CBCNV công ty áp dụng theo lương thời gian
Cuối tháng, phòng TCHC sẽ thông báo chính xác ngày trả lương theo chỉ thị của ban TGĐ đến tất cả các bộ phận và toàn thể CBCNV trong công ty.
Trưởng các bộ phận, phòng ban trực tiếp đến nhận tổng lương và bảng lương của từng bộ phận
Sau khi giao lương cho từng nhân viên, cần yêu cầu CBCNV ký tên trực tiếp vào bảng lương của bộ phận, và trưởng bộ phận không được phép ký thay cho nhân viên.
2.2.3.2 Chính sách tiền lương, thưởng, tăng ca
Chính sách xét nâng lương
Vào tháng 6 hàng năm, lãnh đạo công ty sẽ họp xét nâng lương cho
CBCNV của công ty được xét nâng lương hàng năm, dành cho những nhân viên đã đủ một năm làm việc ở mức lương hiện tại Điều kiện cần thiết là hoàn thành tốt nhiệm vụ và không vi phạm nội quy lao động, không bị xử lý kỷ luật từ hình thức khiển trách bằng văn bản trở lên Nếu có vi phạm, nhân viên sẽ không được xét nâng lương trong năm đó và phải chờ đến năm sau, với điều kiện không tái phạm kỷ luật lao động.
Việc nâng lương đột xuất thực hiện đối với CBCNV làm việc tốt, xuất sắc nhiệm vụ được giao, do trưởng bộ phận đề xuất
Mức nâng của mỗi bậc lương từ 10% - 20% mức lương hiện tại, tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty trong năm
Chính sách chi trả lương khi người lao động làm thêm giờ
Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc đang làm như sau:
Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;
Vào các ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ có hưởng lương, người lao động sẽ nhận được mức lương ít nhất bằng 300% so với lương cơ bản, chưa bao gồm tiền lương cho các ngày lễ và nghỉ này.
Người lao động làm việc vào ban đêm sẽ nhận được mức lương cao hơn ít nhất 30% so với mức lương cơ bản hoặc lương theo công việc trong ngày làm việc bình thường.
Người lao động làm thêm giờ vào ban đêm không chỉ được trả lương theo quy định mà còn nhận thêm 20% tiền lương so với mức lương theo đơn giá hoặc lương cho công việc vào ban ngày.
Chính sách trả thưởng cho người lao động
Hàng năm nếu công ty kinh doanh có lãi công ty sẽ trích từ lợi nhuận đễ thưởng cho NLĐ mức thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận mỗi năm
Mức thưởng cho từng nhân viên được xác định dựa trên sự đóng góp, chất lượng công việc và việc tuân thủ nội quy, quy định của công ty Cách tính thưởng là tỷ lệ phần trăm nhân với tổng lương thực tế trong năm chia cho 12 tháng.
Phòng HCNS có trách nhiệm lập tờ trình về tỷ lệ %, dự toán tổng tiền thưởng tháng lương 13 trước 30 ngày so với ngày bắt đầu nghỉ tết
- Thưởng lễ 30/4 & 1/5, ngày Quốc kháNh, Tết dương lịch:
Số tiền thưởng từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty
Phòng HCNS có nhiệm vụ lập tờ trình BGĐ về số tiền thưởng và dự toán tiền thưởng trước 15 ngày so với ngày lễ tương ứng Đồng thời, phòng cũng phải hoàn thành danh sách CBCNV được thưởng trước 3 ngày so với ngày lễ đó.
Phòng kinh doanh sẽ nhận thưởng phần trăm doanh thu hàng tháng theo chỉ tiêu do Ban Giám Đốc giao Nếu phòng vượt doanh thu, cần lập tờ trình về kết quả đạt được và mức thưởng cho từng nhân viên, sau đó trình Ban Giám Đốc phê duyệt và chuyển cho Phòng Kế toán để thanh toán cùng với lương tháng.
Chính sách phụ cấp, trợ cấp
- Phụ cấp công việc, chức vụ, trách nhiệm: các khoản phụ c61p náy phục thuộc vào hệ số phụ cấp của CBCNV
Tiền phụ cấp = Tiền lương cơ bản x Hệ số phụ cấp
- Tiền công tác phí Đối với CNV đi công tác thì được hưởng công tác phí theo bảng công tác phí của Công ty Cụ thể:
CBCNV đi công tác ở các tỉnh Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà
Nẵng, Cần Thơ, Đồng Nai, Lâm Đồng, Phú Quốc, Hà Tiên, Vũng Tàu được hưởng trợ cấp 140.000đ/ngày
CBCNV đi công tác ở các tỉnh còn lại được hưởng trợ cấp 100.000đ/ngày
Công ty sẽ chi trả tiền chỗ ở theo quy định, phù hợp với chức danh của
CBCNV nếu có đầy đủ chứng từ thanh toán hợp lệ, nếu không, CBCNV sẽ chỉ được chi trả 100.000đ
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Nhận xét
Công tác tổ chức bộ máy kế toán được thiết kế gọn nhẹ và hiệu quả, với các phòng ban hoạt động chặt chẽ và phân công trách nhiệm rõ ràng Điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả trong tổ chức lao động, cung ứng vật tư và thi công xây lắp công trình.
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, hoàn chỉnh và chặt chẽ, giúp nâng cao hiệu quả công việc Sự chuyên môn hóa của nhân viên kế toán ngày càng được cải thiện và phát triển, đảm bảo chất lượng dịch vụ kế toán tốt hơn.
3.1.1.2 Hệ thống chứng từ sổ sách
Công ty sử dụng các mẫu biểu, sổ sách theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính ban hành
Phòng kế toán tổ chức hệ thống chứng từ và sổ sách một cách khoa học, hợp pháp và hợp lệ, đảm bảo tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán hiện hành Sau khi thực hiện hạch toán, chứng từ kế toán được lưu trữ cẩn thận và an toàn.
Các báo cáo thống kê được thực hiện định kỳ hàng quý và hàng năm, đảm bảo tính kịp thời và chính xác cho cơ quan cấp trên Hình thức kế toán nhật ký chung được áp dụng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời tương thích với chuyên môn kế toán và việc sử dụng chương trình kế toán máy.
Việc áp dụng phần mềm kế toán Fast trong công tác kế toán không chỉ giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên mà còn mang lại thông tin kịp thời, chính xác và tiết kiệm thời gian, đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản trị của công ty.
3.1.1.3 Hệ thống tài khoản Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán kế toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản được ban hành theo quy định của bộ tài chính, côn ty cũng đã tự xây dựng riêng một hệ thống tài khoản chi tiết
3.1.1.4 Phương pháp tính lương Đối với người lao động, tiền lương là yếu tố quan trọng để đảm bảo mức sống tối thiểu cho họ, quan trọng hơn là tạo động lực thúc đẩy người lao động hăng hái hơn trong sản xuất cũng như sẽ gắn bó hơn với DN Hiểu được điều đó, việc thanh toán lương và các chế độ cho người lao động ở công ty hàng tháng nhanh, đúng thời gian quy định người lao động được thoải mái làm việc và thấy tin tưởng việc lãnh đạo của ban giám đốc công ty
Công ty cam kết nộp đầy đủ và đúng hạn các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao đối với người lao động.
Kế toán tiền lương cho người lao động cần đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, nhằm bảo vệ quyền lợi của nhân viên trong công ty Điều này không chỉ giúp nhân viên yên tâm làm việc mà còn tạo sự gắn bó lâu dài với công việc.
Công ty tuân thủ đầy đủ quy định của chế độ kế toán liên quan đến hệ thống chứng từ và sổ sách Quá trình ghi sổ được thực hiện theo đúng trình tự quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Cách tính lương thời gian cho bộ phận sản xuất trực tiếp hiện nay không hợp lý, vì nó không khuyến khích tối đa năng lực lao động của tất cả công nhân.
Việc xác định lương cho công nhân sản xuất trực tiếp hiện nay chủ yếu dựa vào thời gian làm việc, mà chưa xem xét đến chất lượng và năng suất lao động.
Do tính chất hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, các đội thi công thường phải di chuyển xa, dẫn đến việc chứng từ kế toán không được chuyển về kịp thời cho bộ phận kế toán lương Điều này ảnh hưởng đến quá trình chi lương tại công ty, gây ra sự chậm trễ và ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của công nhân.
Với sự mở rộng quy mô sản xuất và xây dựng của các công ty, nhu cầu về lao động trong các phân xưởng và công trình ngày càng tăng Điều này khiến công việc tính lương hàng tháng của kế toán lương trở nên phức tạp và nhiều hơn.
Khi nhận lương, cán bộ công nhân viên toàn công ty chỉ ký tên trên bảng lương chung của đội mà không thể theo dõi riêng tiền lương của bản thân.
Kiến nghị
3.2.1 Kiến nghị về công tác kế toán
3.2.1.1 Phương pháp tính lương Để đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương thì ngoài viêc tính lương dựa trên thời gian lao động thực tế, công ty nên xây dựng chính sách lương trong đó quan tâm đến chất lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân
Chế độ trả lương theo số lượng sản phẩm cho công nhân trực tiếp sản xuất khuyến khích họ nâng cao năng suất làm việc, đặc biệt là những người muốn tăng thu nhập, vì thu nhập của họ phụ thuộc vào sản lượng sản xuất Hơn nữa, với hệ thống thống kê, kiểm tra và nghiệm thu chất lượng sản phẩm của công ty, việc áp dụng phương pháp tính lương này không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng sản phẩm.
Lương sản phẩm được tính theo công thức:
LSPi = Đgi * Qtt Đơn giá sản phẩm Đgi = Lương cấp bậc / Qi Trong đó:
Qtt: Sản lượng thực tế ĐGi: Đơn giá sản phẩm i
Qi: Sản lượng định mức
Xác định sản lượng định mức (Qi) và Đơn giá lương sản phẩm (ĐGi)
- Sản lượng định mức: Thông qua định mức lao động, xác định thời gian hoàn thành một sản phẩm
Qi = Ngày công chuẩn * 8 / Thời gian hoàn thành một sản phẩm
Ví dụ: Tại công ty, thời gian làm việc trong 1 tháng theo quy định là 26 ngày
Thời gian trung bình để một công nhân hàn hàn hoàn thành xong một kế cấu hàn ghép chữ X là 0.2 giờ
Đơn giá lương sản phẩm được tính bằng công thức ĐGi = Mức lương tháng (ML) / Sản lượng định mức tháng (Qi) Trong đó, Mức lương tháng (ML) là lương trung bình thực tế của công nhân sản xuất sản phẩm I, được xác định theo phương pháp lương thời gian.
Ví dụ: lương trung bình của công nhân hàn tại công ty là 7.205.000 ĐG = 7.205.000 / 1040 = 6.927,8 đồng
Công ty có thể tiến hành khảo sát giá thị trường bằng cách thành lập đội ngũ khảo sát, dựa trên giá cả trung bình của sản phẩm và điều kiện sản xuất hiện tại.
Đối với các đội thi công công trình, công ty nên áp dụng chế độ trả lương khoán, giúp công nhân biết trước số tiền lương sẽ nhận được sau khi hoàn thành công việc Chế độ này tạo điều kiện cho công nhân chủ động sắp xếp công việc, từ đó tối ưu hóa thời gian hoàn thành nhiệm vụ Đồng thời, người giao khoán cũng yên tâm hơn về khối lượng công việc được hoàn thành.
H: Tỷ lệ % hoàn thành công việc
Nguồn tiền để khoán lương sẽ được trích lập từ giá trị hợp động ký kết
Nguồn tiền bao gồm giá trị hợp đồng cùng với các chi phí giao dịch và hoa hồng liên quan đến việc ký kết hợp đồng Theo quy định của nhà nước, mức khoán lương đã bao gồm cả bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Tỷ lệ trích lập lương khoán cho các bộ phận trong công ty có thể được xác định dựa trên giá trị hợp đồng, theo các tỷ lệ tham khảo cụ thể.
Lợi nhuận giữ lại của công ty: 1,5% - 5% tùy giá trị hợp đồng
Tổ thi công công trình bao gồm 70% nhân lực, trong đó trưởng đội thi công chiếm 2%, công nhân trực tiếp thực hiện công việc là 88%, và bộ phận kiểm định cùng giám sát chất lượng công trình chiếm 10%.
Xác định tỷ lệ % hoàn thành công việc: Dựa trên phiếu đánh giá công việc hoàn thành, có xác nhận của tổ trưởng đội thi công
Thủ tục thanh toán lương:
Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của đội nhận khoán công trình, công ty sẽ tiến hành xem xét và ký duyệt Sau khi được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc tạm ứng cho bên nhận khoán.
Thanh toán giữa kỳ sẽ được thực hiện dựa trên biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành từ bộ phận kiểm tra và giám sát tiến độ công trình, cùng với giấy đề nghị thanh toán Công ty cam kết tiến hành thủ tục thanh toán cho đội xây dựng trong vòng 1 tháng kể từ khi nhận đủ các tài liệu cần thiết.
Thanh toán cuối kỳ được thực hiện dựa trên quyết toán phiếu giao khoán công việc Công ty sẽ thanh toán số tiền còn lại cho đội thi công sau khi hoàn thành công trình Hòn Thành.
3.2.1.2 Hình thức trả lương Để đáp ứng nhu cầu thiết thực trong công tác chi trả lương và thực hiện đúng các nguyện tắc phân phối lương trong công ty là nhanh chóng, đúng ngày, chính xác, em xin đề xuất hình thức trả lương bằng chuyển khoản ngân hàng Hình thức trả lương này sẽ giúp công ty
- Tiết kiệm chi phí cho công tác trả lương (chi phí nhân sự, chi phí đầu tư máy kiểm đếm tiền)
- Tiết kiệm thời gian, giảm tải cho bộ phận kế toán tiền lương và thủ quỹ
- Hạn chế tối đa rủi ro so với trả lương bằng tiền mặt: rủi ro tiền giả, tiền hư hỏng, thất thoát, nhầm lẫn trong quá trình kiểm đếm
Việc nhận lương hàng tháng một cách tiện lợi đặc biệt hỗ trợ cho nhân viên, đặc biệt là công nhân viên trong ngành xây dựng thường xuyên làm việc xa nhà Điều này giúp họ yên tâm công tác và nâng cao năng suất lao động.
- Bên cạnh đó, công ty và CBCNV còn nhận được nhiều ưu đãi dành: miễn/giảm phí giao dịch, giảm lãi suất cho vay
Ngày 25 hàng tháng, tổ trưởng các tổ sản xuất và các đội thi công công trình tiến hành nộp bảng chấm công, phiếu tăng ca, phiếu báo hoàn thành công việc, phiếu nghỉ hưởng BHXH của CB CNV, công nhân công ty về bộ phận nhân sự Đối với cấp quản lý và nhân viên văn phòng, số ngày công sẽ được bộ phận nhân sự tổng hợp từ phần mềm máy chấm công
Dựa trên các chứng từ, bộ phận nhân sự tính toán và tổng hợp số ngày làm việc thực tế của nhân viên, sau đó gửi bảng tổng hợp tiền lương về phòng kế toán.
Kế toán lương tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương, sau đó chuyển sang cho kế toán trưởng xem xét và ký duyệt
