2.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Xây dựng sản xuất thương mại Lê Na
2.1.2 Gioi thiệu phịng kế tốn
2.1.2.1. Cơ cấu bộ máy kế tốn
Hình 2.2 Cơ cấu bộ máy kế toán
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
- Kế toán trưởng
Trách nhiệm:
Tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê và bộ máy kế tốn phù hợp với cơng tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty.
Tổ chức ghi chép tính tốn và phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tồn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty
Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng (nếu có).
Kế tốn cơng nợ (phải thu, phải trả). KẾ TOÁN TRƯỞNG
BÁO CÁO THUẾ BÁO CÁO QT
Kế toán BH, tiền lương. Kế toán NH, nhập xuất NVL Kế toán khai báo thuế VAT, TNDN. Kế toán giao dịch theo dõi lãi
vay NH. Kế toán kho vật tư, thành phẩm. Kế tốn cơng nợ (phải thu, phải trả). Thủ quỹ Kho nhà máy Kho cơng trình
Lập, tổng hợp đầy đủ và gởi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết tốn tài chính của Cơng ty theo chế độ qui định.
Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp… của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra phương pháp thực hiện phù hợp.
Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan.
Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế tốn, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế tốn của Cơng ty.
- Kế toán kho, vật tư NVL
Trách nhiệm của Kế toán vật tư, NVL:
Lập chứng từ kế toán ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất ) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ.
Cùng Kế tốn cơng nợ, Kế toán thanh toán, đối chiếu các số liệu nhập xuất với các chứng từ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng …).
Nhập liệu vào hệ thống và xử lý số liệu nhập xuất.
Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, NVL, theo định mức và những qui định đã ban hành nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng.
Báo cáo tình hình sử dụng và tồn kho vật tư, NVL phục vụ cho công tác kiểm kê.
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán. - Kế toán thanh tốn, cơng nợ
Trách nhiệm:
Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng
Cùng Kế tốn vật tư, hàng hóa, thành phẩm, Kế tốn thanh toán đối chiếu các khoản cơng nợ phát sinh. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phát sinh này.
Theo dõi tình hình phát sinh cơng nợ trong phạm vi quản lý qui định, chi tiết theo từng đối tượng. Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối, các hiện tượng nợ
đọng, khơng có khả năng thu hồi báo cáo với Kế toán trưởng và Ban Giám đốc để có biện pháp xử lý.
Báo cáo tình hình cơng nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc .
- Kế toán ngân hàng, báo cáo thuế
Trách nhiệm của Kế toán Ngân hàng – Thuế:
Giao dịch với ngân hàng và theo dõi số liệu theo yêu cầu thanh toán. Đối chiếu và cung cấp các chứng từ thanh tốn với Kế tốn cơng nợ. Cung cấp số liệu chi tiết hoặc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quyết toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng cho công ty, kiểm tra và theo dõi tờ khai thuế GTGT hàng tháng.
- Kế toán tổng hợp
Trách nhiệm của Kế toán Tổng hợp:
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và chế độ báo cáo định kỳ, hàng tháng, qúy, năm, căn cứ vào số liệu nhập trên hệ thống, các tài liệu về khấu hao, tiền lương, phân bổ chi phí để tính tốn giá thành, lập các báo cáo tổng hợp: cân đối kế toán, cân đối số phát sinh, kết quả kinh doanh, báo cáo VAT hàng tháng.
Thông qua công tác tổng hợp, phát hiện những điểm không phù hợp trong hạch toán, quản lý, kiểm soát chứng từ; báo cáo hoặc đề xuất hướng xử lý phù hợp.
Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. - Kế toán thanh toán
Trách nhiệm:
Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định (bao gồm các loại thanh toán - tiền mặt, và khơng dùng tiền mặt và tín dụng).
Nhập liệu vào hệ thống, xử lý, theo dõi, quản lý và báo cáo mọi phát sinh, biến động, hiện hữu của vốn bằng tiền trong phạm vi được giao theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của BTGĐ.
Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng.
Thông qua công tác tổng hợp, phát hiện những điểm không phù hợp trong hạch toán, quản lý, kiểm soát chứng từ; báo cáo hoặc đề xuất hướng xử lý phù hợp.
- Kế toán tiền lương, bảo hiểm
Trách nhiệm:
Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động .
Tính tốn chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm ý tế (BHYT) và kinh phí cơng đồn (KPCĐ). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Tính tốn và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Thực hiện các cơng việc của kế tốn tiền lương:Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh.
Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp. Thống kê và tổng hợp số liệu kế tốn khi có u cầu.
Lưu trữ dữ liệu kế toán theo qui định - Thủ quỹ
Thực hiện việc chi, thu tiền mặt theo chứng từ chi, thu do phòng phát hành theo qui định.
Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn tiền. Kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ.
Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận. Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu..
2.1.2.3 Chính sách kế toán
Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền cố định.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp khấu hao:Theo đường thẳng.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VND).
2.1.3 Tình hình kinh doanh của cơng ty những năm gần đây
Năm 2013 có thể gọi là năm “Vượt khó – Có Doanh thu”. Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2013 vượt mức kế hoạch đề ra: doanh thu đạt hơn 164 tỷ đồng, tăng 1.3% so với kế hoạch năm.
Trong năm 2013 vừa qua, thị trường xây dựng xuất hiện nhiều biến động cùng với tình hình kinh tế bất ổn nhưng Công ty TNHH Xây dựng sản xuất thương mại Lê Na đã nỗ lực phấn đấu đạt được những kết quả đáng mong đợi và đang trên đường vươn tới vị trí số 1 về nhà thép tại thị trường Việt Nam.
ĐVT:1.000 đồng Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2013 Thực hiện năm 2013 Thực hiện so với kế hoạch (%) 1. Doanh thu
2. Lợi nhuận trước thuế 3. Lợi nhuận sau thuế
13.369.237.431 11.340.593.710 122.300.000 13.543.037.520 12.483.725.560 138.443.600 101,3 100,8 113,2
Bảng 2.2 Tình hình thực hiện kế hoạch Doanh thu–Chi phí–Lợi nhuận năm 2013
2.1.4 Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển 2.1.4.1 Thuận lợi 2.1.4.1 Thuận lợi
Đến nay sản phẩm nhà thép của Công ty Lê Na đã đạt được những thành cơng nhất định. Nhiều cơng trình tại các khu cơng nghiệp và nhiều tỉnh thành đã lựa chọn sản phẩm của công ty Lê Na bởi chất lượng, kỹ thuật cùng nhiều tính năng ưu việt.
Với phương thức cung cấp "dịch vụ trọn gói" từ tư vấn, thiết kế cho đến sản xuất lắp dựng nhà xưởng ,nhà thép và thi cơng các hạng mục khác (nhà văn phịng, căn tin, nhà tổng hợp ...), công ty Lê Na đã thực hiện rất nhiều loại cơng trình khác nhau, như: nhà máy, nhà xưởng, nhà văn phòng, nhà kho, nhà thép... từ đơn giản đến phức tạp.
2.1.4.2 Khó khăn
Do bị ảnh hưởng chung của thị trường bất động sản “đóng băng” khiến nhiều dự án xây dựng của cơng ty bị đình trệ.
Sản phẩm thép trong nước lại phải cạnh tranh khốc liệt với thép nhập khẩu giá rẻ từ Trung Quốc.
Lượng thép thành phẩm còn tồn kho tăng so với cùng kỳ năm trước; phôi chuẩn bị cho sản xuất giảm so với cùng kỳ năm trước. Dự kiến tình hình sản xuất và tiêu thụ thép trong thời gian tời sẽ trầm lắng, vì đây là giai đoạn trùng với mùa mưa ở phía Nam, nên nhu cầu tiêu thụ thấp.
2.1.4.3 Phương hướng phát triển
Nâng cao trình độ cơng nghệ, cải tiến cơng nghệ là giải pháp cần làm ngay đối
với các doanh nghiệp nhà thép nói chung và cơng ty Lê Na nói riêng.
Tự nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong nước và nước ngồi.
Cắt giảm chi phí khơng hợp lý.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty lương tại công ty
2.2.1 Phân loại lao động
Bộ phận lao động trực tiếp sản xuất gồm: công nhân các tổ bảo vệ, tổ ra phôi, tổ hàn, tổ sơn, tổ chế tạo.
Bộ phận lao động gián tiếp gồm: nhân viên các phòng tổ chức hành chính, phịng kế tốn, phịng kinh doanh, phịng kỹ thuật, phòng dự án, phòng vật tư; nhân viên tạp vụ, bảo vệ.
2.2.2 Phương pháp xây dựng quỹ lương
Quỹ tiền lương năm kế hoạch VKH năm 2013 của công ty được xác định theo công thức:
VKH = [ Ldb x TLminDN x ( Hcb+ Hpc) ] x 12 tháng
- Trong đó: Lđb là lao động định biên. Năm 2013, tổng lao động định biên tại công ty là 183 người
TLmindn: Mức lương tối thiểu của công ty lựa chọn trong khung quy định
TLminDN = TLmin (1 +KDc) = 225.000 x (1 + 1.5) = 562.500
- Trong đó: Tlmin là tiền lương tối thiểu do Nhà nước quy định.
Năm 2013, Tlmin = 225.000/tháng (áp dụng cho các doanh nghiệp trên địa bàn TP.HCM, trừ huyện Cần Giờ)
KDC: Hệ số điều chỉnh tăng thêm tiền lương của công ty
KDc= Ki+ K2 = 0.3 + 1.2 = 1.5
K2 = 1.2 (Hệ số điều chỉ/nh của ngành xây dựng cơ bản) Hcb = 2.3 (hệ số lương cấp bậc cơng việc bình qn) Hpc = 2.1 (hệ số các khoản phụ cấp bình quân) Quỹ tiền lương năm kế hoạch VKH năm 2013 của công ty sẽ bằng:
VKH = 183 x 562.500 x (2.3 + 2.1) x 12 = 3.915.190.000
2.2.3 Kế toán tiền lương phải trả 2.2.3.1 Nguyên tắc trả lương 2.2.3.1 Nguyên tắc trả lương
Quy chế trả lương, thưởng phải được sự thống nhất của ban chấp hành cơng đồn cơ sở trong việc xây dựng, sửa đổi bổ sung và giám sát thực hiện.
Những nội dung quy định trong quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Sở Lao động – Thương binh xã hội TP Hồ Chí Minh thừa nhận, bãi bỏ các quy định trước đây trái với quy chế này.
Công ty áp dụng Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 01/07/2013 quy định hệ thống bảng lương, thang lương và phụ cấp lương của các công ty Nhà nước để xếp lương cơ bản cho người lao động.
Trong mọi trường hợp chưa quy định trong quy chế này sẽ thực hiện quy định của Nhà nước về chính sách tiền lương, tiền cơng.
Việc trả lương phải đảm bảo quyền lợi của người lao động theo quy định của Nhà nước và quy chế lao động – cơng đồn của cơng ty, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, cơng bằng, cơng khai giữa các CBCNV trong công ty.
Đối với nhân viên gián tiếp, bố trí lao động phải phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu trách nhiệm của mỗi chức danh. Khi có quyết định thay đổi chức danh, cơng việc của người lao động thì tiền lương sẽ được điều chỉnh kịp thời cho phù hợp.
Việc trả lương phải dựa trên đánh giá hiệu quả công tác. Trả lương và phân phối thu nhập phải đảm bảo công bằng, công khai, trả lương ngang nhau cho những vị trí cơng việc ngang nhau, tính cả chất lượng và năng suất lao động. Người lao động trực tiếp ký vào bảng nhận lương sau khi đã nhận đủ lương.
Cuối tháng, phịng TCHC có nhiệm vụ thơng báo chính xác ngày trả lương theo chỉ thị của ban TGĐ công ty đến các bộ phận và tồn thể CBCNV cơng ty được biết.
Trưởng các bộ phận, phòng ban trực tiếp đến nhận tổng lương và bảng lương của từng bộ phận.
Sau đó giao lương cho từng nhân viên và yêu cầu CBCNV trực tiếp ký tên vào bảng lương của bộ phận, trưởng bộ phận không được phép ký thay.
2.2.3.2. Chính sách tiền lương, thưởng, tăng ca
Chính sách xét nâng lương
Vào tháng 6 hàng năm, lãnh đạo công ty sẽ họp xét nâng lương cho CBCNV công ty, một năm một lần .
Đối tượng được xét nâng lương là các CBCNV đã có đủ niên hạn một năm hưởng ở một mức lương (kể từ ngày xếp lương lần kế với ngày xét lên lương mới), với điều kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và không vi phạm nội qui lao động, khơng bị xử lý kỷ luật từ hình thức khiển trách bằng văn bản trở lên. Nếu có vi phạm thì khơng được vào diện xét, năm sau mới được xét nâng lương, với điều kiện không tái phạm kỷ luật lao động.
Việc nâng lương đột xuất thực hiện đối với CBCNV làm việc tốt, xuất sắc nhiệm vụ được giao, do trưởng bộ phận đề xuất.
Mức nâng của mỗi bậc lương từ 10% - 20% mức lương hiện tại, tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của cơng ty trong năm.
Chính sách chi trả lương khi người lao động làm thêm giờ
Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc đang làm như sau:
Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;
Vào ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.
Người lao động làm việc vào ban đêm thì được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc của ngày làm việc bình thường.
Người lao động làm thêm giờ vào ban đêm thì ngồi việc trả lương theo quy định, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo cơng việc làm vào ban ngày
Chính sách trả thưởng cho người lao động - Thưởng cuối năm
Hàng năm nếu cơng ty kinh doanh có lãi cơng ty sẽ trích từ lợi nhuận đễ thưởng cho NLĐ mức thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận mỗi năm.
Mức thưởng cụ thể từng NLĐ tùy thuộc vào sự đóng góp cơng sức, chất lượng công tác, chấp hành đầy đủ nội quy, các quy định của cơng ty.
Được tính = tỷ lệ % * [tổng lương thực tế trong năm / 12 tháng].