1.7.1. Chứng từ kế toán
Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán BHXH Phiếu thu, phiếu chi
1.7.2. Nguyên tắc hạch toán
Chỉ được hạch toán vào tài khoản này những nội dung chi phí phải trả theo quy định. Ngoài các nội dung quy định này, nếu phát sinh những khoản khác phải tính trước và hạch tốn vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, doanh nghiệp phải có giải trình về những khoản chi phí phải trả đó.
Việc tính trước và hạch tốn những chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính tốn một cách chặt chẽ (Lập dự tốn chi phí và dự tốn trích trước) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch tốn vào tài khoản
này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung khơng được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Về nguyên tắc, cuối kỳ kế tốn năm các khoản chi phí phải trả phải quyết tốn với số chi phí thực tế phát sinh. Số chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế phải xử lý theo chế độ tài chính hiện hành.
Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm phải giải trình trong bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Hàng năm theo quy định cơng nhân trong danh sách của doanh nghiệp được nghỉ phép mà vẫn hưởng đủ lương.
Tiền lương nghỉ phép được tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
Nếu doanh nghiệp bố trí cho cơng nhân nghỉ đều đặn trong năm thì tiền lương nghỉ phép được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất (như khi tính tiền lương chính).
Nếu doanh nghiệp khơng bố trí cho cơng nhân nghỉ phép đều đặn trong năm, để đảm bảo cho giá thành không bị đột biến tăng lên, tiền lương nghỉ phép của cơng nhân được tính vào chi phí sản xuất thơng qua phương pháp trích trước theo kế hoạch.
Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép. Trích trước tiền lương nghỉ phép chỉ được thực hiện đối với công nhân trực tiếp sản xuất.
Tỷ lệ trích trước theo kế
hoạch
=
Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả theo kế hoạch
trong năm
/ Tổng tiền lương chính phải trả theo kế hoạch trong năm
Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả theo kế hoạch trong
năm = Số công nhân trong DN x Mức lương bình qn 1 cơng nhân sản xuất x Số ngày nghỉ phép thường niên 1 cơng nhân sản xuất.
Ví dụ:
Năm 2013, cơng ty Hồng Nam có 26 cơng nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất của cơng ty. Số ngày nghỉ phép của một công nhân theo quy định là 12 ngày. Mức lương bình quân của công nhân là 167.154/ngày. Quỹ tiền lương chính trong năm của công nhân sản xuất theo kế hoạch là 2.897.336.000.
Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả
theo kế hoạch trong năm = 26 x 167.154 x 12 = 52.152.048 Tỷ lệ trích trước theo kế hoạch = 52.152.048 / 2.897.336.000 = 1.8%
1.7.3. Tài khoản sử dụng
TK335 “Chi phí phải trả”
Tài khoản này dùng để hạch tốn những chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này cho các đối tượng chịu chi phí để đảm bảo khi các khoản chi trả phát sinh thực tế khơng gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh. V
Việc hạch tốn khoản chi phí này vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ.
TK 335 Các khoản chi phí thực tế phát sinh được tính vào chi phí phải trả;
- Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí.
Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh
Dư có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.
1.7.4. Phương pháp hạch tốn
Ví dụ:
Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNSX theo kế hoạch là 1.8%/năm. Trong tháng 3/2013, tiền lương chính thực tế phải trả công nhân sản xuất là 112.990.020
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép phải trả
trong tháng cho CNSX = 112.990.020 x 1.8% = 2.033.820 Kế toán định khoản:
Nợ 622: 2.033.820 Có 335: 2.033.820
Thực tế trong tháng có phát sinh tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất là 128.000
Nợ 335: 128.000 Có 334: 128.000
Cuối năm, kế tốn tiến hành điều chỉnh số trích trước theo số thực tế phải trả.
- Nếu số thực tế phải trả > số trích trước, kế tốn tiến hành trích bổ sung phần chênh lệch vào chi phí :
Nợ TK 622 Có TK 335
- Nếu số thực tế phải trả < số trích trước, kế tốn hồn nhập số chênh lệch để ghi giảm chi phí :
Nợ TK 335 Có TK 622
1.7.5. Chứng từ sử dụng
Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán BHXH Phiếu thu, phiếu chi
1.8. Những trường hợp khác