Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Giáo dục và công nghệ Việt Nam
Danh mục hàng bán của Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Giáo dục và công nghệ Việt Nam
Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam chuyên sản xuất phần mềm và cung cấp dịch vụ tin học Ngoài ra, công ty còn kinh doanh thiết bị giáo dục, thiết bị văn phòng, máy móc cho ngành xây dựng, máy gia công cơ khí, và thiết bị điện, điện tử Để phát triển hơn nữa, công ty đang lên kế hoạch mở rộng các lĩnh vực kinh doanh, nhằm thúc đẩy sự lớn mạnh và bền vững.
Danh mục hàng bán của Công ty được chia ra thành các nhóm hàng sau:
Thiết bị phục vụ giáo dục bao gồm các sản phẩm thiết yếu như bàn ghế học sinh và các công cụ hỗ trợ quá trình giảng dạy tại trường học Những thiết bị này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giáo dục và tạo môi trường học tập hiệu quả cho học sinh.
- Thiết bị trình chiếu như máy quay, máy chiếu, ti vi… của các hãng Panasonic, Sony, Hitachi …
Thiết bị phục vụ ngành xây dựng bao gồm nhiều loại máy móc thiết yếu cho thi công, như máy đầm cóc, máy bơm vữa và máy cắt sắt, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công trình.
Ngoài ra, Công ty còn luôn tìm tòi sản phẩm mới, kỹ thuật cao trên thế giới để cung cấp cho thị trường
Thị trường của Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam
Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam không ngừng mở rộng quy mô hoạt động để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, bên cạnh việc duy trì mối quan hệ với các bạn hàng cũ tại Hà Nội và các tỉnh lân cận Công ty đã mở thêm chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và dự kiến sẽ tiếp tục phát triển đến các tỉnh, thành phố lớn như Nam Định, Quảng Ninh, Hải Phòng Thị trường tiêu thụ của công ty không chỉ giới hạn ở các trường Đại học, Cao đẳng mà còn hướng tới cá nhân và các trường THPT lớn Với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết và có trình độ cao, công ty cam kết sẽ ngày càng lớn mạnh và phát triển cùng với sự phát triển chung của đất nước.
Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam
Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam cũng rất phong phú Việc tiêu thụ hàng hóa phụ thuộc vào hình thức thực hiện giá trị và đặc điểm vận động của sản phẩm Hiện tại, công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu: bán buôn và bán lẻ.
Công ty chuyên bán buôn hàng hóa dựa trên đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng mua bán đã ký kết, phục vụ chủ yếu cho khách hàng thường xuyên.
Phương thức bán buôn chủ yếu của Công ty hiện nay là bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn chuyển thẳng.
Doanh số bán lẻ hàng hóa tại Công ty đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, chiếm tỷ trọng lớn Hoạt động bán lẻ không chỉ diễn ra qua các giao dịch trực tiếp mà còn thông qua các hợp đồng kinh tế, dự án và các tổ chức trong nước.
Do tính chất đặc thù và giá trị kinh tế lớn của sản phẩm công nghệ cao, việc bán hàng tại Công ty thường được thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế Khi khách hàng có nhu cầu, họ sẽ giao dịch qua đơn đặt hàng, và từ đó, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng Quy trình bán hàng được tuân thủ nghiêm ngặt theo hợp đồng đã ký Đối với khách hàng lẻ hoặc thường xuyên, có thể linh động xuất hàng ngay dựa trên đơn đặt hàng, nhưng yêu cầu thanh toán ngay và phải có chữ ký xác nhận của Phó giám đốc kinh doanh hoặc Giám đốc Công ty cũng ghi nhận các hình thức thanh toán khác nhau để phù hợp với các phương thức bán hàng hiện tại, chia thành hai hình thức thanh toán dựa trên thời điểm ghi nhận doanh thu.
Hình thức bán hàng thu tiền ngay cho phép doanh nghiệp thu tiền ngay khi hàng hóa được tiêu thụ, thông qua các phương thức như tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng Ngược lại, hình thức bán hàng chưa thu tiền cho phép khách hàng mua hàng mà chưa thanh toán ngay, với thời hạn tối đa mà công ty quy định để hoàn tất thanh toán.
7 ngày, nếu quá thời hạn nhân viên phòng kinh doanh sẽ bị trừ tiền hoa hồng bán hàng.
Kế toán doanh thu
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán.
Tại công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam, mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép qua các chứng từ kế toán đầy đủ Các hoạt động nhập và xuất hàng hóa được lập chứng từ một cách chính xác, tạo nên cơ sở pháp lý vững chắc cho quá trình hạch toán.
Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa đóng vai trò thiết yếu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp thương mại và trong quá trình tiêu thụ hàng hóa Hiểu rõ vai trò của kế toán giúp xác định chính xác trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ kế toán, đồng thời đánh giá kết quả kinh doanh và quản lý doanh thu hiệu quả hơn.
Trong hạch toán doanh thu bán hàng, Công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam sử dụng các chứng từ như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu thu, thẻ kho và báo cáo bán hàng Tất cả các chứng từ này đều được lập theo quy định của Bộ Tài chính.
Tùy theo từng phương thức bán hàng, chứng từ và thủ tục luân chuyển chứng từ cho mỗi hình thức sẽ khác nhau.
Theo phương thức bán buôn.
Do tính chất đặc thù của sản phẩm công nghệ cao và giá trị kinh tế lớn, việc bán hàng của Công ty thường diễn ra qua hợp đồng kinh tế Khi khách hàng có nhu cầu, họ sẽ thực hiện giao dịch thông qua đơn đặt hàng, và dựa vào đó, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng Quá trình bán hàng được thực hiện một cách chặt chẽ theo các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết.
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chỉ đạo việc xuất hàng và xác định ngày xuất hàng theo đúng Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên Trong khi đó, tại phòng Kế toán, các thủ tục chứng từ được luân chuyển một cách hợp lý và hiệu quả.
Dựa trên Hợp đồng kinh tế đã ký, phòng Kinh doanh thực hiện thủ tục giao hàng tại phòng kế toán Tại đây, kế toán bán hàng sẽ kiểm tra hợp đồng và lập Hóa đơn GTGT (mẫu 01-GTKT-3LL) với 3 liên.
Liên 1 ( màu tím ): Lưu ở sổ gốc
Liên 2 ( màu đỏ ) : Giao cho khách hàng.
Liên 3 ( màu xanh ) : Dùng để luân chuyển và lưu nội bộ.
Sau khi lập hóa đơn GTGT, kế toán sẽ tạo phiếu xuất kho để chuyển cho bộ phận kho thực hiện thủ tục xuất hàng Phiếu xuất kho được lập thành hai bản, giúp thủ kho tính toán số lượng hàng tồn kho trên thẻ kho của loại hàng hóa liên quan Hàng ngày, thủ kho cập nhật số lượng tồn kho vào cột tồn của thẻ kho Thẻ kho cũng được lập thành hai bản: một bản gửi cho phòng kế toán để ghi sổ, và một bản lưu giữ tại phòng kinh doanh để theo dõi số lượng hàng đã xuất.
Thủ tục luân chuyển chứng từ trong các phương thức giao hàng và thanh toán đều giống nhau về cách tiếp nhận chứng từ và xử lý thông tin khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Hạch toán nghiệp vụ bán hàng thanh toán trực tiếp: Làm thủ tục thanh toán và xuất kho tại phòng kế toán Công ty.
Ví dụ 1 : Ngày 08/10/2009 Công ty bán lô hộp điều khiển học viên cho
Trường Cao đẳng Xây dựng Nam Định Số lượng 3 chiếc, đơn giá 4.761.905 VNĐ.
Trường CĐ Xây dựng Nam Định sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt
Với nghiệp vụ phát sinh như trên, phòng Kế toán sẽ tiến hành lập và luân chuyển chứng từ như sau:
Kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT theo mẫu số 01GTKT-3LL của
Bộ Tài chính. Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ : 94 Hoàng Văn Thái – Khương Mai – Thanh Xuân – Hà Nội
Số tài khoản:……… Điện thoại: ……… ……….MST: 0101745150
Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Văn Linh
Tên đơn vị : Trường Cao đẳng Xây dựng Nam Định Địa chỉ: Quốc lộ 10 – Phường Lộc Vượng – TP Nam Định
Số tài khoản: ………. Hình thức thanh toán : Tiền mặt MST:
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Hộp điều khiển học viên Chiếc 3 4.761.905 14.285.715
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.428.572
Tổng cộng tiền thanh toán 15.714.287
Số tiền bằng chữ: Mười năm triệu, bảy trăm mười bốn nghìn, hai trăm tám mươi bảy đồng.
( Ký, ghi rõ họ tên )
Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên )
Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên )
Bảng 2 – 1: Hoá đơn giá trị gia tăng (đầu ra)
Liên 3 : Nội bộ Ngày 8 tháng 10 năm 2009
Mẫu số: 01GTKT-3LL CY/2009B
Kế toán sau khi lập hóa đơn xong tiến hành lấy đủ chữ ký những người có liên quan theo quy định Chuyển liên 2 giao cho khách hàng.
Sau khi nhận liên 2 của hóa đơn GTGT, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán tại phòng kế toán Kế toán sẽ sử dụng hóa đơn GTGT để lập phiếu thu tiền theo mẫu quy định.
Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam, có địa chỉ tại 94 Hoàng Văn Thái, TX, HN, đã phát hành phiếu thu theo bảng 2-2.
Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Văn Linh Địa chỉ : Trường Cao đẳng Xây dựng Nam Định
Lý do nộp : Thanh toán tiền mua hàng
Số tiền : 15.714.287 ( Viết bằng chữ ) Mười năm triệu, bảy trăm mười bốn nghìn, hai trăm tám mươi bảy đồng.
Kèm theo : 01 chứng từ gốc.
Ngày 08 tháng 10 năm 2009 Giám đốc
( Ký, họ tên, đóng dấu )
Kế toán trưởng ( Ký, họ tên )
Người nộp tiền ( Ký, họ tên )
Người lập phiếu ( Ký, họ tên )
Thủ quỹ ( Ký, họ tên ) Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai mươi triệu, chín trăm năm mươi hai nghìn, ba trăm tám mươi hai đồng.
Phiếu thu được lập sau khi kế toán thanh toán, sau đó cần chữ ký của những người liên quan và chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ sẽ kiểm tra hóa đơn GTGT và phiếu thu trước khi tiến hành thu tiền và ký nhận Phiếu thu được lập thành ba liên: một liên lưu ở quyển gốc, một liên giao cho khách hàng, và một liên giao cho phòng kế toán để lưu làm chứng từ ghi sổ.
Sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn tất quá trình luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán và kho, kế toán sẽ thực hiện định khoản tương ứng.
* Hạch toán nghiệp vụ bán hàng qua vận chuyển và thanh toán qua ngân hàng.
Việc bán hàng hoá thông qua các đơn đặt hàng, khách hàng từ xa,cụ thể như sau:
Khách hàng tìm hiểu và đặt hàng thiết bị của Công ty thông qua giao dịch điện thoại và đơn đặt hàng Sau khi ký kết, lô hàng sẽ bắt đầu thủ tục xuất kho Phương thức thanh toán thường qua ngân hàng, với 50% hoặc 100% giá trị lô hàng được thanh toán ngay, tùy thuộc vào loại khách hàng Nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp tham gia nhận và gửi hàng cho khách qua bưu điện hoặc các công ty vận chuyển nhanh, tạo nên uy tín và hiệu quả cho Công ty.
Ví dụ 2 : Ngày 15/10/2009 bán hàng cho Công ty TNHH Bảo Lâm với khối lượng hàng hóa như sau:
- Bàn ghế học sinh ( số lượng 20 bộ ) Đơn giá bán 834.000 VNĐ/bộ ( chưa bao gồm VAT 10% )
- Bàn giáo viên ( số lượng 05 chiếc ) Đơn giá bán 485.000 VNĐ/ chiếc ( chưa bao gồm VAT 10% )
- Giá sách thư viện ( số lượng 10 chiếc ) Đơn giá bán 1.785.600 VNĐ/chiếc ( chưa bao gồm VAT 10% )
Công ty Bảo Lâm thanh toán trước 50% tiền hàng qua chuyển khoản và sẽ thanh toán nốt sau khi nhận được hàng, chậm nhất là 7 ngày.
Với nghiệp vụ phát sinh như trên, kế toán tiến hành các bước như sau:
Kế toán thanh toán kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng và xác nhận báo có của ngân hàng đạt 50% giá trị đơn đặt hàng của công ty Bảo Lâm, sau đó tiến hành giao hàng cho khách Các kế toán viên thực hiện luân chuyển chứng từ để xuất hàng hóa, quy trình này tương tự như ví dụ trước Kế toán bán hàng kiểm tra đơn đặt hàng, lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, trong khi thủ kho dựa vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và các sổ kế toán liên quan, kế toán tiến hành định khoản nghiệp vụ kinh tế như sau:
Bút toán 1 – Phản ánh giá vốn hàng bán:
Bút toán 2 – Phản ánh doanh thu của số hàng đã tiêu thụ
Trong chuyên đề này, các ví dụ và mẫu chứng từ luân chuyển sẽ được áp dụng liên tục cho các mục như doanh thu, giá vốn và chi phí bán hàng, mà không cần phải giới thiệu lại ở các phần sau.
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường mở cửa, lãnh đạo Công ty đã chủ động áp dụng các biện pháp kinh tế hiệu quả để vượt qua khó khăn Công ty nhận thức rõ quy luật của thị trường và đã sáng tạo trong việc vận dụng chúng vào thực tiễn Hiểu rằng "Bán hàng là sức sống", bộ phận kế toán của Công ty đã chú trọng cải thiện công tác kế toán bán hàng.
Công ty đang chiếm lĩnh thị trường bán sản phẩm tại Hà Nội, Nam Định và Hải Phòng Để tối ưu hóa doanh thu, công ty cần tận dụng tối đa khả năng quảng cáo sản phẩm, vì đây là một phương pháp hiệu quả.
Việc phân công cán bộ Kế toán trong Công ty được thực hiện dựa trên khối lượng công việc và nội dung nghiệp vụ kinh tế, phù hợp với trình độ hiểu biết và năng lực của từng nhân viên Điều này đảm bảo đáp ứng hiệu quả yêu cầu của nhà quản lý.
Công tác kế toán tại công ty được tổ chức khoa học và hiệu quả, với cấu trúc từ trên xuống dưới Điều này giúp công ty nhanh chóng quyết toán mặc dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cung cấp số liệu kịp thời để lãnh đạo nắm bắt rõ tình hình kinh doanh.
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận kế toán, kho và bán hàng đã đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Kế toán hàng hoá tại công ty được thực hiện một cách chặt chẽ và đồng bộ giữa kế toán chi tiết và tổng hợp, đảm bảo ghi chép rõ ràng, đầy đủ và chính xác Công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá đáp ứng yêu cầu của công ty về tính thống nhất trong phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế, giúp số liệu kế toán phản ánh trung thực và dễ hiểu Quá trình hạch toán cũng hạn chế trùng lặp trong ghi chép, duy trì tính nhất quán của nguồn số liệu ban đầu, phù hợp với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam áp dụng hình thức nhật ký chung, phù hợp với hoạt động kinh doanh và trình độ nhân viên kế toán Hình thức này giúp thuận lợi trong công tác hạch toán, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan Tổ chức hạch toán tại công ty được thực hiện một cách hợp lý.
Công ty đã áp dụng đúng hệ thống tài khoản thống nhất theo đúng chế độ ban hành của Bộ Tài Chính.
Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, điều này là hợp lý do công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá khác nhau Phương pháp này giúp ghi chép và theo dõi liên tục sự biến động của tài sản và hàng hoá, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật kịp thời.
Công ty sử dụng phương pháp tính giá nhập trước – xuất trước để xác định giá vốn hàng bán, mang lại lợi ích trong việc ghi chép sổ sách một cách thuận lợi và đơn giản.
Mặc dù Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam đã gặt hái được nhiều thành công trong công tác kế toán bán hàng, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục trong thời gian tới.
3.1.2.1 Về tổ chức quản lý
Công ty chủ yếu phục vụ khách hàng ở các vùng kinh tế trọng điểm, nhưng nhiều khu vực lân cận đang phát triển nhanh chóng với nhu cầu sản phẩm gia tăng Điều này cho thấy công ty vẫn còn bỏ ngỏ một thị trường lớn chưa được khai thác Để tăng hiệu quả kinh doanh, công ty cần mở rộng mạng lưới kinh doanh và mở rộng thị trường tiêu thụ.
Công ty chuyên cung cấp hàng hóa số lượng lớn cho các doanh nghiệp khác theo hình thức trả chậm, hiện đang gặp phải tình trạng còn một khoản tiền chưa thu được Do đó, công ty chưa có kế hoạch lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
3.1.2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán
Tại Công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam, có 6 nhân viên kế toán được phân công theo từng phần hành, dẫn đến việc mỗi nhân viên chỉ tập trung vào nhiệm vụ của mình mà không hiểu rõ công việc của bộ phận khác Điều này có thể gây ra sự gián đoạn trong tổ chức kế toán khi một nhân viên nghỉ, ảnh hưởng đến tiến độ chung của công ty.
3.1.2.3 Về hệ thống sổ sách kế toán
Mặc dù hệ thống kế toán của Công ty tuân thủ quy định của Bộ Tài chính, nhưng công ty không mở các sổ nhật ký đặc biệt như sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền và sổ nhật ký bán hàng.
3.1.2.4 Về hệ thống tài khoản sử dụng
Hiện nay công ty đang sử dụng các tài khoản 131, 632, 511, 911, 641,
642 trong quá trình hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mà chưa mở các tài khoản chi tiết.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty
Trong quá trình bán hàng, tổ chức hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kết quả Để nâng cao hiệu quả hạch toán, cần phải hoàn thiện công tác này sao cho phù hợp với thực tiễn của công ty, tuân thủ đúng chế độ kế toán Việt Nam, đồng thời phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm hiện có.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam, tôi nhận thấy công tác kế toán bán hàng đã đi vào nề nếp và tuân thủ đúng chế độ của Nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại cần được khắc phục Dựa trên kiến thức từ trường và kinh nghiệm thực tế, tôi xin đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty.
3.2.1 Về tổ chức quản lý bán hàng
Công ty hiện đang có một lượng khách hàng lớn và ổn định, chủ yếu là những khách hàng lâu năm, tạo ra nguồn đầu ra vững chắc Để duy trì và phát triển mối quan hệ này, Công ty nên áp dụng nhiều chính sách ưu đãi hấp dẫn hơn Ví dụ, có thể giảm giá trị hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nếu khách hàng ký hợp đồng lớn hoặc thanh toán nhanh Cuối mỗi quý, Công ty cần tổng kết giá trị các hợp đồng để xác định khách hàng lớn nhất, từ đó đưa ra hình thức ưu đãi phù hợp Ngoài ra, Công ty cũng có thể thưởng hoa hồng cho người ký hợp đồng hoặc người giới thiệu dựa trên giá trị hợp đồng.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, các hình thức ưu đãi linh hoạt trong bán hàng là công cụ hiệu quả để thu hút khách hàng Do đó, công ty cần tăng cường hoạt động tiếp thị để nâng cao doanh số, thông qua các phương thức như quảng cáo, bảo hành và dịch vụ sau bán hàng Điều này không chỉ giúp tăng tính cạnh tranh của sản phẩm mà còn mở rộng mối quan hệ kinh doanh, cải thiện khả năng tiêu thụ hàng hóa và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
3.2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty hiện áp dụng mô hình kế toán tập trung, phù hợp với hoạt động kinh doanh và đem lại hiệu quả cao trong quản lý Tuy nhiên, với chỉ 6 thành viên, kế toán vật tư hàng hóa phải ghi chép tất cả nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất, tiêu thụ hàng hóa, dẫn đến khối lượng công việc lớn và khó đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời cho quản lý Khi quy mô Công ty ngày càng lớn, khối lượng nghiệp vụ sẽ gia tăng, do đó, Công ty nên giữ mô hình kế toán tập trung nhưng cần bổ sung thêm một kế toán viên để giảm bớt gánh nặng cho kế toán vật tư hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán và kinh doanh.
Công ty nên trang bị phần mềm kế toán cho phòng kế toán nhằm nâng cao hiệu quả công việc Đồng thời, việc trao đổi thông tin và nghiệp vụ giữa các phần hành kế toán là cần thiết, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của các bộ phận khác.
Công ty cần thành lập bộ phận kế toán quản trị để cung cấp báo cáo kịp thời về tình hình kinh doanh thực tế, từ đó hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
3.2.3 Về hệ thống sổ sách kế toán
Hiện tại Công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam chưa có các sổ Nhật ký đặc biệt, đây là một thiếu sót cần sớm được hoàn hiện.
Sổ Nhật ký thu tiền và sổ Nhật ký chi tiền là công cụ quan trọng để ghi chép các nghiệp vụ thu chi của Công ty Mẫu sổ này được thiết kế riêng biệt cho từng loại thu tiền, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và phân loại theo từng loại tiền tệ như đồng Việt Nam và ngoại tệ.
Sổ Nhật ký mua hàng là công cụ quan trọng để ghi chép các nghiệp vụ mua sắm liên quan đến từng loại hàng tồn kho của công ty, bao gồm công cụ dụng cụ và hàng hóa Việc sử dụng sổ này giúp quản lý và theo dõi quá trình mua hàng một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác trong việc kiểm kê và báo cáo tài chính.
- Sổ Nhật ký bán hàng : dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của Công ty
Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần không thể thiếu của sổ Nhật ký chung, giúp tránh sự trùng lặp trong việc ghi chép nghiệp vụ Những nghiệp vụ đã được ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt sẽ không được ghi lại trong sổ Nhật ký chung, từ đó đơn giản hóa quy trình và giảm bớt khối lượng công việc cho Sổ Cái.
Từ các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT kế toán nên ghi vào các sổ Nhật ký đặc biệt Mẫu các sổ đó như sau:
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
Năm Đơn vị tính Ngày tháng ghi sổ
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Số phát sinh Số hiệu
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
( Ký, họ tên, đóng dấu )
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Số phát sinh Số hiệu
Tài khoản khác Số tiền
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
( Ký, họ tên, đóng dấu )
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG
Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán (ghi có)
Tài khoản khác Số hiệu
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
( Ký, họ tên, đóng dấu )
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Năm Đơn vị tính Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua (ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu
Ngày tháng Hàng Thành Dịch hóa phẩm vụ
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
( Ký, họ tên, đóng dấu )
3.2.4 Về hệ thống tài khoản sử dụng
Hiện nay, mặc dù Công ty đã áp dụng đầy đủ hệ thống tài khoản theo chế độ ban hành, nhưng cần chú ý xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để thuận tiện cho việc quản lý và lập báo cáo Đặc biệt, đối với hệ thống tài khoản kế toán bán hàng, Công ty nên chi tiết hóa cho từng nhóm hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán Các tài khoản liên quan bao gồm TK 156, TK 511 và TK 632.
- TK 156: Hàng hoá được chi tiết hành các TK cấp 3 như sau:
TK 1561: Thiết bị giáo dục
TK 1562: Thiết bị trình chiếu
TK 1563: Thiết bị ngành xây dựng
- TK 5111: Doanh thu bán hàng được chi tiết hành các TK cấp 3 như sau:
TK 5111: Thiết bị giáo dục
TK 5112: Thiết bị trình chiếu
TK 5113: Thiết bị ngành xây dựng
- TK 632: Giá vốn hàng bán được chi tiết hành các TK cấp 3 như sau:
TK 6321: Giá vốn thiết bị giáo dục
TK 6322: Giá vốn thiết bị trình chiếu
TK 6323: Giá vốn thiết bị ngành xây dựng
3.2.5 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Đối với công tác hạch toán, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ đều được Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành.
Việc sử dụng chứng từ và quy trình luân chuyển chúng là rất quan trọng để đảm bảo rằng các chứng từ được lập ra có cơ sở thực tế và quản lý Điều này giúp giám sát tình hình nhập xuất hàng hóa kịp thời, đồng thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
3.2.6- Về các khoản nợ khó đòi
Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam đang gặp khó khăn trong việc thu hồi tiền hàng từ khách hàng, ảnh hưởng đến doanh thu Để khắc phục tình trạng này, công ty cần tính toán các khoản nợ có khả năng khó đòi và lập dự phòng để đảm bảo sự cân đối giữa doanh thu và chi phí Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty nên dự tính số nợ khó đòi dựa trên các chứng từ như hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý, từ đó lập dự phòng cho các khoản thu khó đòi Việc xác định và xử lý các khoản nợ khó đòi phải tuân thủ quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp.
Doanh nghiệp mở tài khoản 159 (1592) để theo dõi.
Kết cấu tài khoản 1592 như sau:
Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Xử lý nợ phải thu khó đòi.
Bên Có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Số dư Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có.
- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính, kế toán ghi:
Nợ TK 642(6426)- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi.
- Cuối niên độ kế toán sau (N+1)tính mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập, nếu:
Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ thấp hơn mức đã trích lập năm trước, thì số chênh lệch này sẽ được lập thêm dự phòng Kế toán sẽ ghi nhận sự khác biệt này.
Nợ TK 642(6426)- Chi phí QLDN.
Có TK 159 (1592) - Dự phòng phải thu khó đòi.