(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện(Khóa luận tốt nghiệp) Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện
CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam đã dẫn đến sự gia tăng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, không chỉ trong nước mà còn với các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt sau khi Việt Nam tham gia Hiệp định TPP và AEC Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần xây dựng thương hiệu và uy tín thông qua việc minh bạch thông tin tài chính Ngành kiểm toán ra đời nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp đạt được mục tiêu này Hiện nay, ngành kiểm toán ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo thông tin tài chính trung thực và minh bạch, góp phần lành mạnh hóa môi trường kinh doanh và nền tài chính Việt Nam.
Báo cáo tài chính là tài liệu phản ánh thông tin tài chính của doanh nghiệp, thường chứa đựng nhiều thông tin phức tạp và đa dạng Những thông tin này chủ yếu xoay quanh các chu trình kế toán, trong đó chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng Chu trình này ảnh hưởng trực tiếp đến các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính, do đó, nó là một phần hành quan trọng mà các kiểm toán viên luôn chú trọng trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính.
Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập mà còn là động lực cho người lao động trong sản xuất kinh doanh, đồng thời là một trong những chi phí chính cấu thành giá thành sản phẩm và dịch vụ Trong các doanh nghiệp, chi phí tiền lương chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí, vì vậy, sự chính xác trong việc xác định chi phí này rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động và tính trung thực của báo cáo tài chính Thiếu chính xác trong chi phí lương có thể ảnh hưởng tiêu cực đến giá thành sản phẩm và quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin tài chính Nhận thức được tầm quan trọng của chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương, tôi đã quyết định chọn đề tài "Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính" trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH AICA Việt Nam.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 2
TNHH AICA Việt Nam thực hiện” để nghiên cứu và phát triển cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Tìm hiểu chính sách và quy định về kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện
Tìm hiểu thực trạng quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH XYZ
Nhận xét và đánh giá của quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương do Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện
Đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy tình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương.
ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong báo cáo tài chính của Công ty TNHH XYZ được thực hiện tại Công ty TNHH AICA Việt Nam nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính Việc kiểm toán này giúp phát hiện các sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của công ty.
Số liệu thực hiện kiểm toán tại Công ty TNHH XYZ cho năm tài chính kết thúc vào 31/12/2014
Dữ liệu và ví dụ được trình bày chỉ mang tính chất minh họa, hoàn toàn dựa trên số liệu giả định để đảm bảo tính bảo mật thông tin cho khách hàng của công ty.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Để có cái nhìn thực tế hơn cho đề tài nghiên cứu, tác giả đã phỏng vấn các KTV tại công ty Bài viết sẽ mô tả quy trình kiểm toán tiền lương của Công ty TNHH AICA Việt Nam, cùng với các khoản trích theo lương được áp dụng thực tế, kèm theo số liệu minh họa cho từng phương pháp và thủ tục cụ thể Qua đó, tác giả tiến hành nghiên cứu và phân tích nhằm đóng góp vào việc hoàn thiện quy trình này.
Nghiên cứu hồ sơ kiểm toán và quan sát quy trình làm việc của các KTV và trợ lý KTV tại công ty là rất quan trọng Điều này bao gồm việc thu thập bằng chứng kiểm toán, áp dụng các phương pháp phân tích hiệu quả, và nắm vững cách trình bày thông tin trên các tài liệu làm việc.
Tiến hành thu thập số liệu từ đối tượng nghiên cứu, quan sát quy trình thực hiện và phỏng vấn các KTV để làm rõ hơn dữ liệu đã thu thập.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 3
KẾT CẤU BÁO CÁO THỰC TẬP
Chương 1: Cơ sở hình thành đề tài
Chương 2: Lý luận chung về kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính
Chương 3: Kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH AICA Việt Nam
Chương 4: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH AICA thực hiện.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
2.1.1 Đặc điểm về tiền lương
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được coi là hàng hóa đặc biệt, có khả năng tạo ra giá trị thông qua quá trình sản xuất Tiền lương, do đó, được xem là giá cả của sức lao động, là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động Mức lương này chịu sự chi phối của cơ chế thị trường và các quy định pháp luật như luật lao động và hợp đồng lao động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tiền lương, nhưng định nghĩa hiện nay của Nhà nước về tiền lương như sau:
Tiền lương là giá trị của sức lao động, được xác định thông qua thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời bị ảnh hưởng bởi các quy luật kinh tế, đặc biệt là quy luật cung và cầu.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 4
2.1.2 Ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương
Chức năng công cụ quản lý của doanh nghiệp:
Quản lý tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm tra hiệu quả làm việc của người lao động Việc chi trả lương không chỉ hỗ trợ quản lý lao động mà còn thúc đẩy năng suất lao động và nâng cao kỷ luật trong công việc.
Chức năng tái sản xuất sức lao động:
Quá trình tái sản xuất sức lao động diễn ra thông qua việc chi trả lương, giúp người lao động duy trì và phát triển năng lực làm việc Bản chất của việc này là cung cấp một khoản tiền sinh hoạt cần thiết, cho phép người lao động tích lũy kinh nghiệm, nâng cao trình độ và hoàn thiện kỹ năng lao động.
Chức năng đòn bẩy kinh tế:
Mức lương hợp lý là yếu tố quan trọng thúc đẩy năng suất lao động, góp phần vào sự phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh Khi người lao động nhận được mức đãi ngộ xứng đáng, họ sẽ làm việc tích cực hơn và có trách nhiệm hơn với lợi ích của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp thường có nhiều loại lao động khác nhau, vì vậy việc phân loại tiền lương theo các nhóm là cần thiết để quản lý và hạch toán kế toán hiệu quả Trên thực tế, có nhiều cách phân loại tiền lương khác nhau để đáp ứng nhu cầu này.
Phân loại theo hình thức trả lương: tiền lương theo thời gian, lương sản phẩm, lương khoán
Phân loại theo đối tượng trả lương: lương trực tiếp và lương gián tiếp
Phân loại theo cách thức hạch toán: tiền lương chính và tiền lương phụ
Tiền lương chính là khoản tiền mà người lao động nhận được trong thời gian thực hiện nhiệm vụ chính, bao gồm lương theo chức vụ và các khoản phụ cấp đi kèm.
Tiền lương phụ là khoản tiền mà người lao động nhận được trong thời gian nghỉ theo chế độ như nghỉ phép hoặc nghỉ lễ Khoản tiền này cũng được chi trả khi người lao động thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động, chẳng hạn như tham gia hội họp hoặc đi chơi.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 5
Việc phân chia lương chính và lương phụ đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích chi phí tiền lương, ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và quy trình hạch toán kế toán.
2.1.4 Các hình thức trả lương và tính lương:
2.1.4.1 Tr ả lương theo thờ i gian:
Hình thức trả lương theo thời gian lao động thực tế được xác định dựa trên hệ số tiền lương và đơn giá tiền lương theo ngày công hiện hành Việc chi trả lương này phụ thuộc vào thời gian công tác và trình độ kỹ thuật của người lao động.
Mức lương tháng = Mức lương tối thiểu x (HS lương + HS phụ cấp được hưởng)
𝑆ố 𝑛𝑔à𝑦 𝑙à𝑚 𝑣𝑖ệ𝑐 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑡ℎá𝑛𝑔 x Số ngày làm việc thực tế trong tháng
Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ x HS tính lương x số giờ làm thêm
* Mức hệ số tính lương được xác định theo Điều 97 luật Lao động số 01/2012/QH13: Mức 150% áp dụng đối với làm thêm giờ trong ngày làm việc
Mức 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ trong tuần
Mức 300% áp dụng đối với giờ làm thêm vào các ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định
Tiền lương ngày được sử dụng làm cơ sở để tính lương cho người lao động trong các trường hợp nghỉ hưởng chế độ, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) hoặc trong những giờ làm việc không được trả lương.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 6
Tiền lương tính theo thời gian có ưu điểm là dễ tính, nhưng hạn chế lớn là không gắn kết chặt chẽ với kết quả lao động, dẫn đến việc không kích thích người lao động nâng cao năng suất làm việc Do đó, các doanh nghiệp thường chỉ áp dụng hình thức này cho nhân viên quản lý hoặc lao động gián tiếp, hoặc trong trường hợp chưa xây dựng được định mức lao động.
2.1.4.2 Ti ền lương theo sả n ph ẩ m:
Khái niệm này đề cập đến việc tính toán dựa trên khối lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành, đồng thời đảm bảo đáp ứng các tiêu chí về chất lượng và kỹ thuật theo quy định Đơn giá tiền lương được xác định cho mỗi đơn vị sản phẩm hoặc công việc tương ứng.
Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp:
Tiền lương lãnh trong tháng = Số lượng SP công việc hoàn thành x Đơn giá tiền lương
Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp:
Tiền lương lãnh trong tháng = Tiền lương lãnh của bộ phận gián tiếp x Tỷ lệ (%) lương gián tiếp Ưu điểm:
Khuyến khích đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm và nâng cao khả năng làm việc
Thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động
Nhược điểm của việc trả lương theo sản phẩm là người lao động có thể chú trọng vào số lượng hơn chất lượng, dẫn đến vi phạm quy trình kỹ thuật và phát sinh các vấn đề tiêu cực khác Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống định mức lao động hợp lý, áp dụng đơn giá tiền lương phù hợp và thực hiện kiểm tra, nghiệm thu chất lượng một cách thường xuyên và nghiêm ngặt.
Khái niệm này đề cập đến hình thức trả lương cho người lao động dựa trên sản phẩm, trong đó doanh nghiệp thanh toán cho nhân viên dựa trên khối lượng công việc và nhiệm vụ được giao.
Cách tính lương: Đối với 1 nhóm người lao động với trình độ và thời gian làm việc như nhau, có cách tính:
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 7
Tiền lương mỗi người trong nhóm = 𝑇ổ𝑛𝑔 𝑠ả𝑛 𝑝ℎẩ𝑚 ℎ𝑜à𝑛 𝑡ℎà𝑛ℎ
KHÁI QUÁT KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương giữ vai trò quan trọng trong tổ chức nhờ vào ý nghĩa và tầm quan trọng của lao động tiền lương, với nhiệm vụ chính là quản lý, theo dõi và đảm bảo tính chính xác của các khoản chi trả lương cho nhân viên.
Để quản lý hiệu quả hoạt động lao động tại doanh nghiệp, cần tổ chức thu thập đầy đủ và chính xác thông tin về số lượng, thời gian và kết quả làm việc của từng công nhân viên Doanh nghiệp cần nghiên cứu và áp dụng hệ thống chứng từ về lao động và tiền lương của Nhà nước, đảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý và trả lương cho từng loại hoạt động.
Đảm bảo tính chính xác và thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền lương cùng các khoản trích liên quan cho người lao động theo quy định của Nhà nước, đồng thời tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.
Tính toán phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương chính xác và hợp lý
Định kỳ thực hiện phân tích tình hình quản lý và sử dụng lao động, cũng như chỉ tiêu quỹ lương, nhằm xây dựng phương án trả lương hợp lý Cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đến quản lý lao động và tiền lương.
2.2.2 Khái quát chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương
Chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương bắt đầu từ việc tuyển dụng lao động và kết thúc bằng việc thanh toán tiền lương cho người lao động cùng các khoản khác cho cơ quan Nhà nước Hiểu rõ các giai đoạn trong chu trình này giúp kế toán viên nắm bắt được những tài liệu cần kiểm tra, xác định các giai đoạn quan trọng và tiềm ẩn rủi ro Chu trình tiền lương bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau.
Việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viên được thực hiện bởi bộ phận nhân sự, với tất cả các trường hợp đủ điều kiện được ghi chép và phê duyệt bởi ban quản lý Báo cáo tuyển dụng sẽ bao gồm thông tin cá nhân, vị trí công việc, trách nhiệm, mức lương cơ bản, các khoản phúc lợi và khấu trừ đã được phê duyệt Mỗi báo cáo sẽ được lập thành hai bản để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình tuyển dụng.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 10 bản lưu tại bộ phân nhân sự và một bản gửi đến kế toán tiền lương để làm căn cứ tính lương
Việc phê duyệt các thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và phúc lợi là cần thiết khi có quyết định tăng lương, thăng chức, thuyên chuyển công tác hoặc nâng cao tay nghề Tất cả những thay đổi này phải được xác nhận bởi người có thẩm quyền hoặc bộ phận nhân sự trước khi được ghi nhận vào sổ nhân sự.
Theo dõi và tính toán thời gian lao động cùng khối lượng công việc hoàn thành là rất quan trọng trong quản lý lao động tiền lương Việc phản ánh kịp thời và chính xác thời gian lao động thực tế và số lượng sản phẩm của từng người lao động giúp xác định lương thưởng và các phúc lợi khác.
Tính lương và lập bảng lương dựa trên các chứng từ theo dõi thời gian lao động và kết quả công việc, trong đó kế toán tiền lương kiểm tra chứng từ để tính toán tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp Tất cả các khoản này được tổng hợp trên Bảng thanh toán lương theo mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành Đồng thời, kế toán tiền lương cũng cần lập và kê khai các khoản phải trả cho cơ quan Nhà nước, bao gồm thuế và các khoản trích theo lương, nhằm đảm bảo việc thanh toán lương và nghĩa vụ đối với cơ quan Nhà nước được thực hiện đúng quy định.
Ghi chép sổ sách tiền lương được thực hiện dựa trên các bảng thanh toán lương, thưởng cho người lao động và các chứng từ gốc liên quan Kế toán định kỳ ghi sổ vào Sổ cái tiền lương, đồng thời lập bảng thanh toán và viết phiếu chi lương, tiền thưởng cho thủ quỹ Việc thanh toán lương chỉ được thực hiện sau khi có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.
Thủ quỹ tiến hành thanh toán lương và đảm bảo các khoản tiền lương chưa thanh toán bằng cách kiểm tra đối chiếu phiếu chi với bảng thanh toán Sau khi xác nhận khớp đúng, thủ quỹ thực hiện thanh toán lương, yêu cầu người lao động ký xác nhận đã nhận lương Các khoản tiền lương chưa thanh toán cần được ghi chép đầy đủ và chính xác trong sổ kế toán.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 11
Hình 2.1: Sơ đồ chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.3 Hệ thống sổ sách về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương a) Sổ sách tiền lương:
Sổ nhân viên là công cụ quan trọng để theo dõi thông tin về ngày bắt đầu làm việc, hồ sơ cá nhân, mức lương, các khoản khấu trừ đã được phê duyệt, đánh giá công việc và ngày kết thúc hợp đồng lao động.
Sổ cái b) Chứng từ tiền lương:
Bảng chấm công (Mẫu 01A-LĐTL) là tài liệu quan trọng nhất trong việc ghi nhận thời gian lao động của nhân viên tại các doanh nghiệp Nó giúp theo dõi thông tin về thời gian làm việc thực tế, nghỉ phép và vắng mặt của người lao động.
Chức năng: theo dõi thời gian, khối lượng công việc hoàn thành
- Chấm công theo dõi thời gian lao động
- Xác nhận công việc hoàn thành
- Duyệt thời gian nghỉ ốm, ngừng sản xuất
Chức năng: tuyển dụng và thuê mướn
- Lập báo cáo tình hình nhân sự
- Lập hồ sơ nhân sự
Bộ phận kế toán lương:
- Tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lương, thưởng và các khoảnp hải trả, phải nộp khác
- Ghi chép sổ sách kế toán
- Thanh toán lương, thưởng và các khoản liên quan khác
Để hạch toán kết quả lao động trong doanh nghiệp, kế toán cần sử dụng các chứng từ ban đầu phù hợp với loại hình sản xuất và đặc điểm ngành nghề của từng đơn vị Các chứng từ phổ biến được sử dụng bao gồm Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 05-LĐTL) và hợp đồng giao khoán (Mẫu 08-LĐTL).
Căn cứ trên các chứng từ trên kế toán sẽ lập Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL)
Các chứng từ về BHXH như Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số C70a-HD), Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (MẪu số 10-LĐTL) c) Tài khoản sử dụng:
Kế toán tiền lương sử dụng TK 334, TK 338 v2 các tài khoản liên quan để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản phải trả và theo dõi tình hình thanh toán cho người lao động trong doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG
Xác định mức lương phù hợp cho từng nhân viên là mục tiêu quan trọng nhất trong chu trình này, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý.
Đảm bảo mọi tiền lương của từng nhân viên được tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời
2.3.2 Những thủ tục kiểm soát chung
2.3.2.1 Phân chia trách nhi ệ m gi ữ a các ch ức năng khác nhau
Thủ tục này được thiết lập để giảm thiểu nguy cơ gian lận, bởi vì nếu một cá nhân hoặc bộ phận đảm nhiệm quá nhiều chức năng, họ có thể lạm dụng quyền hạn Do đó, đơn vị nên tổ chức nhân sự thành các bộ phận riêng biệt để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
Bộ phận nhân sự: tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và quản lý hồ sơ lao động
Bộ phận sử dụng lao động: quản lý lao động và chấm công
Bộ phận tính lương có nhiệm vụ tính toán lương và các khoản khấu trừ liên quan, đồng thời lập bảng thanh toán lương để theo dõi chặt chẽ sự biến động của chi phí tiền lương.
Bộ phận trả lương: phát lương cho người lao động và kiểm soát chặt chẽ các khoản tiền lương người lao động chưa nhận
2.3.2.2 Ki ể m soát quá trình x ử lý thông tin a) Kiểm soát chung
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 15
Kiểm soát đối tượng sử dụng
Đối tượng bên trong: Mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phần hành của mình
Đối tượng sử dụng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu để họ không thể tiếp cận hay truy cập vào hệ thống thông tin và vào chu trình này
Nhập liệu càng sớm càng tốt
Sao lưu dữ liệu để dự phòng bất trắc b) Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ
Kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ
Kiểm soát quá trình nhập liệu
Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần đều có đầy đủ thông tin
Để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã khách hàng và các thông tin cần thiết, cần kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu liên quan Đồng thời, cần đánh số thứ tự liên tục cho các ấn chỉ trước khi sử dụng để tránh nhầm lẫn.
Để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra, tất cả các ấn chỉ sử dụng như séc và phiếu chi tiền mặt cần được thực hiện rõ ràng và có đánh số tham chiếu Việc ủy quyền và xét duyệt cũng cần được thực hiện một cách nghiêm ngặt để bảo vệ tài chính.
Các chứng từ ban đầu như bảng chấm công, bảng làm đêm và làm thêm giờ là cơ sở quan trọng để tính lương, và bảng tính lương cần được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền Bên cạnh đó, cần thiết lập chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật, trong đó xác định người có trách nhiệm phê duyệt Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định, người đứng đầu đơn vị nên thực hiện kiểm tra định kỳ các quy trình như tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, chấm công và tính lương, nhằm phát hiện kịp thời sai phạm và nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật trong các bộ phận.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 16 f) Phân tích rà soát hay đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương
Quy trình kiểm soát này hỗ trợ nhà quản lý nhanh chóng nhận diện những biến động bất thường trong chi phí tiền lương mà không cần phân tích sâu từng trường hợp cụ thể.
2.3.3 Những thủ tục kiểm soát cụ thể a) Xây xựng chính sách tiền lương
Các nguyên tắc chính khi xây dựng chính sách tiền lương là:
Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên
Mức đóng góp được xác định dựa trên khả năng đóng góp của nhân viên mới và thực tế đóng góp của nhân viên cũ cho đơn vị.
Căn cứ vào thị trường lao động:
Để xây dựng chính sách lương công bằng, có thể dựa vào các yếu tố như ngành nghề, loại hình sở hữu (tư nhân, nhà nước, nước ngoài), địa bàn hoạt động, và điều kiện như thâm niên trong ngành hay sự tương đồng về văn hóa quản lý giữa các đơn vị.
Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của đơn vị
Khi doanh nghiệp phát triển và tài chính ổn định, mức lương có thể cao hơn so với thị trường lao động, cho phép nhân viên hưởng lợi nhiều hơn từ sự thành công của công ty Ngược lại, khi tình hình kinh doanh gặp khó khăn, nhân viên cũng sẽ chịu ảnh hưởng.
Căn cứ vào sự công bằng giữa các nhân viên cùng phòng ban và giữa bộ phận trong cùng đơn vị
Xây dựng ngân sách lượng (tổng quỹ lương) trong ngân sách của đơn vị
Xây dựng quỹ lương cho từng bộ phận/hoạt động của đơn vị
Xây dựng thang lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn đơn vị
Xây dựng khung lương cho từng vị trí/chức danh trong đơn vị
Căn cứ vào giá trị vật chất mà đơn vị trao cho nhân viên và giá trị tinh thần mà nhân viên nhận được từ đơn vị
Môi trường làm việc tốt, như mối quan hệ đồng nghiệp, tiện nghi vật chất…
Điều kiện học hỏi, nâng cao kiến thức nghề nghiệp
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 17
Sự ổn định công việc lâu dài
Danh tiếng của đơn vị
Những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trơ vốn, quyền mua cổ phần…
Dựa trên các quy định pháp luật hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và kinh phí công đoàn, cùng với các quy định của đơn vị, cần kiểm soát chặt chẽ quá trình lập bảng chấm công và các tài liệu liên quan để đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương.
Để đảm bảo tính chính xác trong quy trình tính lương, việc lập các chứng từ ban đầu là rất quan trọng Những chứng từ này cần được thiết kế sẵn và đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Sai sót ở giai đoạn này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ chu trình tiền lương Các chứng từ ban đầu do từng bộ phận lập và phải được Trưởng bộ phận phê duyệt, người sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của các tài liệu này.
Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương
Nhân viên phụ trách tiền lương cần kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ ban đầu liên quan đến tiền lương và đối chiếu chúng với danh sách lao động hiện tại của đơn vị.
Kiểm tra các nội dung trên chứng từ ban đầu về tiền lương
Nhân viên phụ trách tiền lương kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương, đảm bảo rằng tất cả đã có chữ ký của trưởng bộ phận Việc này nhằm ngăn chặn tình trạng khai khống số giờ làm thêm.
Nhân viên phụ trách tiền lương cần kiểm tra tính hợp lý của số giờ nghỉ phép, nghỉ ốm và nghỉ không lương trên bảng chấm công, đồng thời xác minh lại với trưởng bộ phận sử dụng lao động Điều này giúp kiểm soát quá trình tính lương và các khoản khấu trừ một cách chính xác.
KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
2.4.1 Vai trò và mục tiêu của kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương a) Vai trò của kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương Kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong cuộc kiểm toán BCTC do các nguyên nhân sau:
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 19
Tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, dịch vụ hoặc lao vụ.
Tiền lương và các khoản trích theo lương có ảnh hưởng lớn đến việc đánh giá hàng tồn kho
Chu trình tiền lương là chu trình dễ xảy ra các hình thức gian lận làm cho
DN bị thất thoát hoặc sử dụng lao động không hiệu quả b) Mục tiêu của kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương
Mục tiêu kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính hợp lệ của báo cáo tài chính (BCTC), đảm bảo rằng BCTC được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, và phản ánh trung thực các khía cạnh trọng yếu Mặc dù các mục tiêu này không thay đổi giữa các cuộc kiểm toán, nhưng bằng chứng thu thập sẽ khác nhau tùy thuộc vào tình huống cụ thể Việc phân đoạn cuộc kiểm toán một cách hợp lý và hiệu quả được thực hiện thông qua việc áp dụng mục tiêu kiểm toán chung cho tất cả các khoản mục, trong khi mục tiêu kiểm toán cho từng phần hành sẽ được cụ thể hóa dựa trên các mục tiêu chung đó.
Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu kiểm toán cụ thể
Các nghiệp vụ về tiền lương đã được ghi chép trên sổ sách là có thật, với các chứng từ có hiệu lực và thực sự tồn tại.
Đảm bảo rằng các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương mà người lao động nhận được phản ánh chính xác nghĩa vụ của đơn vị đối với họ.
Tính đầy đủ Các khoản thanh toán về lương và các khoản trích theo lương phát sinh trong kỳ được hạch toán và ghi sổ đầy đủ
Việc hạch toán và thanh toán tiền lương cho người lao động tại SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 20 được thực hiện chính xác theo đơn giá, cấp bậc, hợp đồng và mức khoán đã được xác định trước.
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động cần được phân loại chính xác theo các tiêu chí khác nhau Việc này giúp tập hợp đúng vào các tài khoản chi tiết, đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính.
Tính chính xác số học Việc tính toán và thanh toán cho người lao động về tiền lương và các khoản trích theo lương được tính toán chính xác
Trình bày và thuyết minh Việc hạch toán và thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương được công khai rõ ràng
2.4.2 Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và các khỏan trích theo lương
2.4.2.1 L ậ p k ế ho ạ ch ki ể m toán Đây là giai đoạn đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng đối với của cuộc kiểm toán Theo Chuẩn mực kiểm toán số 300 (Lập kế hoạch kiểm toán): “Kế hoạch kiểm toán phù hợp sẽ đem lại lợi ích cho việc kiểm toán báo cáo tài chính như sau:
(a) Trợ giúp kiểm toán viên tập trung đúng mức vào các phần hành quan trọng của cuộc kiểm toán;
(b) Trợ giúp kiểm toán viên xác định và giải quyết các vấn đề có thể xảy ra một cách kịp thời;
Trợ giúp kiểm toán viên trong việc tổ chức và quản lý cuộc kiểm toán một cách hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo rằng quá trình kiểm toán diễn ra hiệu quả.
Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 21
Hỗ trợ trong việc lựa chọn thành viên nhóm kiểm toán có chuyên môn và khả năng phù hợp để xử lý các rủi ro dự kiến, đồng thời phân công công việc hợp lý cho từng thành viên là rất quan trọng.
(e) Tạo điều kiện cho việc chỉ đạo, giám sát nhóm kiểm toán và soát xét công việc của nhóm;
(f) Hỗ trợ việc điều phối công việc do các kiểm toán viên đơn vị thành viên và chuyên gia thực hiện, khi cần thiết.”
Lập kế hoạch kiểm toán gồm 6 bước sau:
Hình 2.2: Sơ đồ quá trình lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán và soạn thảo chương trình kiểm toán
Tìm hiểu HTKSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát Đánh giá trọng yếu rủi ro kiểm soát
Để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, cần thu thập thông tin chi tiết và thực hiện các thủ tục phân tích cần thiết Việc thu thập thông tin cơ sở là bước quan trọng để xây dựng nền tảng vững chắc cho quá trình kiểm toán Cuối cùng, việc chuẩn bị kế hoạch kiểm toán một cách kỹ lưỡng sẽ giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác của toàn bộ quy trình.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 22 a) Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Khi tiếp nhận khách hàng mới, công ty kiểm toán cần liên hệ với kiểm toán viên trước đó để đánh giá khả năng cung cấp dịch vụ kiểm toán Việc này là cần thiết để chuẩn bị cho quy trình lập kế hoạch kiểm toán một cách hiệu quả.
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán bao gồm việc xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng, đánh giá tính liêm chính của Ban giám đốc khách hàng và liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm để thu thập thông tin cần thiết.
Nhận diện lý do kiểm toán của công ty khách hàng
Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán
Ký hợp đồng kiểm toán b) Thu thập thông tin cơ sở
Sau khi ký hợp đồng, KTV lập kế hoạch kiểm toán tổng quát bằng cách thu thập thông tin cơ sở để hiểu rõ ngành nghề kinh doanh của khách hàng Điều này bao gồm việc phỏng vấn Ban giám đốc, nhân viên và KTV tiền nhiệm Trong giai đoạn này, KTV đánh giá khả năng xảy ra sai sót trọng yếu, đưa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết cho cuộc kiểm toán cũng như mở rộng các thủ tục kiểm toán khác.
Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng
Xem xét kết quả của cuộc kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán
Tham quan công ty, nhà xưởng
Nhận diện các bên có liên quan
Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài
Tìm hiểu cơ chế tiền lương c) Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Giai đoạn này cho phép KTV hiểu rõ quy trình pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng Qua việc tiếp xúc với Ban Giám Đốc, KTV có thể thu thập thông tin quan trọng.
Giấy phép kinh doanh và giấy phép đầu tư của công ty
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 23
Các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hay trong vài năm trước
Biên bản các cuộc họp cổ đông, họp hội đồng quản trị và ban giám đốc
Các hợp đồng và các cam kết quan trọng d) Thực hiện các thủ tục phân tích
KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH
ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG
Công ty TNHH AICA Việt Nam tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, thay vì chú trọng vào việc mở rộng thị phần.
CÁC LOẠI HÌNH DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY
Dịch vụ tư vấn thuế là mảng chính và mang lại doanh thu lớn cho Công ty AICA, phục vụ chủ yếu cho các tập đoàn đa quốc gia và công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam Đội ngũ nhân viên của công ty không chỉ am hiểu sâu về thuế mà còn có kiến thức vững chắc về tài chính và luật pháp Việt Nam, đảm bảo cung cấp dịch vụ tư vấn chất lượng cao nhất cho khách hàng.
Dịch vụ kiểm toán của Công ty AICA là lĩnh vực tập trung nhiều nhân lực và đóng góp đáng kể vào doanh thu của công ty Đội ngũ kiểm toán viên được tuyển dụng và đào tạo theo quy trình chuẩn của các tập đoàn kiểm toán hàng đầu, đảm bảo chuyên môn vững vàng, từ đó nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ kiểm toán mà công ty cung cấp.
Công ty AICA Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ kế toán đa dạng, bao gồm ghi sổ, lập báo cáo tài chính và thiết lập hệ thống kế toán trên Excel Dịch vụ nổi bật của công ty là khả năng lập báo cáo tài chính theo cả chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán Quốc tế, giúp khách hàng tuân thủ chế độ kế toán trong nước và cung cấp thông tin cho công ty mẹ cũng như các tổ chức quốc tế tại Việt Nam.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 34
Hoạt động tư vấn quản lý, tư vấn tài chính
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập dự án khả thi giai đoạn đầu Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn đầu tư và xác định giá trị tài sản doanh nghiệp, phục vụ cho việc chuyển đổi hình thức sở hữu công ty và góp vốn liên doanh.
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty XYZ
Giám đốc là người quản lý và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của công ty, bao gồm việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch chiến lược Họ cũng đàm phán với khách hàng và thực hiện giai đoạn tìm hiểu thông tin khách hàng trước cuộc kiểm toán.
Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến tài sản cũng như các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Kiểm toán Dịch vụ kế toán, tư vấn
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 35 công ty nhằm phục vụ công tác quản lý, công tác tín dụng, đồng thời thực hiện quản lý nhân sự của công ty
Phòng nghiệp vụ cung cấp dịch vụ kiểm toán, kế toán và tư vấn cho khách hàng, do trưởng phòng (manager) lãnh đạo dưới sự chỉ đạo của giám đốc Trong lĩnh vực kiểm toán, manager phân chia công việc cho các KTV có kinh nghiệm, đồng thời kiểm soát chất lượng và kiểm tra các báo cáo tài chính trước khi trình giám đốc phê duyệt Đối với dịch vụ kế toán và thuế, công việc được thực hiện bởi manager và senior có kinh nghiệm.
NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY
Công ty TNHH AICA Việt Nam được sáng lập bởi những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm từ các công ty Big4, điều này giúp xây dựng môi trường làm việc và quy trình hoạt động, đặc biệt là quy trình kiểm toán, theo tiêu chuẩn cao nhất Sự kế thừa mô hình Big4 không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn củng cố uy tín của công ty trên thị trường.
Đào tạo theo chương trình của các tập đoàn kiểm toán hàng đầu Big4 không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên mà còn hình thành một đội ngũ có thái độ làm việc chuyên nghiệp.
Công ty TNHH AICA Việt Nam đối mặt với thách thức lớn trong việc cạnh tranh thị phần trên thị trường kiểm toán, đặc biệt khi khách hàng mục tiêu là các tập đoàn đa quốc gia và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Vấn đề nhân lực cũng là một trở ngại, khi yêu cầu về trình độ kiến thức, kinh nghiệm và khả năng tiếng Anh của đội ngũ nhân viên là rất cao để phục vụ khách hàng Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự phù hợp để đáp ứng các tiêu chí này vẫn gặp nhiều khó khăn.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 36
QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH
Công ty TNHH AICA Việt Nam thực hiện giai đoạn tiền kế hoạch bằng cách gửi thư chào hàng đến khách hàng mới để thông báo về các dịch vụ mà công ty cung cấp Để tiến tới việc ký hợp đồng, kỹ thuật viên sẽ xem xét các vấn đề liên quan.
Tính liêm chính của đơn vị khách hàng
Năng lực chuyên môn của nhóm kiểm toán
Khả năng tuân thủ chuẩn mực và đạo đức nghề nghiệp
Các vấn đề trọng yếu phát sinh ảnh hưởng đến việc chấp nhận khách hàng mới
Đối với khách hàng cũ, công ty tập trung vào việc xem xét các vấn đề quan trọng phát sinh từ cuộc kiểm toán trước và những yếu tố ảnh hưởng đến việc duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Sau khi xem xét các vấn đề trên, KTV sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng kiểm toán với khách hàng b) Giai đoạn lập kế hoạch
Dựa trên hợp đồng kiểm toán đã ký, chủ nhiệm kiểm toán sẽ xây dựng kế hoạch kiểm toán và thiết kế các chương trình kiểm toán cụ thể qua các bước sau đây.
Khi thu thập thông tin khách hàng, KTV tiến hành trao đổi với Ban giám đốc và quan sát thực tế để hiểu rõ hoạt động kinh doanh cũng như các nghĩa vụ pháp lý liên quan Đối với khách hàng thường niên, KTV xác minh thông tin dựa trên hồ sơ kiểm toán và trao đổi với KTV tiền nhiệm, đồng thời cập nhật thông tin mới của khách hàng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ
Trong bước này, KTV thực hiện phân tích sơ bộ Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh bằng cách so sánh các chỉ tiêu đầu kỳ và cuối kỳ Mục tiêu là tìm ra và giải thích các chênh lệch bất thường để đánh giá mức trọng yếu và khả năng hoạt động liên tục của khách hàng, từ đó đánh giá rủi ro kiểm toán.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 37
KTV đánh giá mức độ trọng yếu của các khoản mục để ước tính sai sót có thể chấp nhận trên BCTC và xác định ảnh hưởng của sai sót đó Mức trọng yếu của khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương được xác định dựa trên quy mô và tỷ trọng của chi phí này so với chi phí sản xuất kinh doanh hoặc doanh thu trong kỳ, đồng thời dựa vào xét đoán nghề nghiệp.
Lập kế hoạch chi tiết
KTV thiết kế các chương trình kiểm toán chi tiết phù hợp với từng khoản mục, bao gồm dự kiến công việc, thời gian hoàn thành và phân công giữa các KTV Chương trình kiểm toán được thiết kế hợp lý giúp hướng dẫn KTV thực hiện cuộc kiểm toán một cách có kế hoạch và hiệu quả Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình kiểm toán.
Tại giai đoạn này, có hai phương pháp tiếp cận chính: tiếp cận hệ thống và tiếp cận kiểm tra chi tiết số liệu Công ty AICA Việt Nam ưu tiên phương pháp kiểm tra chi tiết số liệu hơn so với phương pháp dựa trên hệ thống.
Trong các thử nghiệm kiểm soát, KTV không thực hiện kiểm tra chi tiết mà chỉ tiến hành kiểm tra đơn giản các chỉ tiêu như ủy quyền, xét duyệt và phân chia trách nhiệm giữa các chức năng Điều này diễn ra trong giai đoạn kết thúc kiểm toán.
KTV sẽ tiến hành xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ, tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 38
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY XYZ DO CÔNG TY TNHH AICA VIỆT NAM THỰC HIỆN
3.3.1 MỤC TIÊU KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG
VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Khoản mục tiền lương là một phần quan trọng trong doanh nghiệp, phản ánh số dư trên báo cáo tài chính và là cơ sở xác định các chi phí như chi phí sản xuất, quản lý và bán hàng Kiểm toán viên không chỉ kiểm tra số dư tài khoản liên quan đến chu trình tiền lương mà còn cần xem xét chi tiết phát sinh và phân bổ chi phí Mục tiêu kiểm toán là thu thập đầy đủ bằng chứng để khẳng định tính trung thực và hợp lý của các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, đảm bảo thông tin tài chính quan trọng được trình bày đúng theo các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
Mục tiêu kiểm toán Diễn giải
Hiện hữu Số dư tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương thực sự tồn tại
Các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi chép phải thực sự xảy ra
Nghĩa vụ thanh toán lương cho nhân viên cùng các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước như BHYT, BHXH, KPCĐ và BHTN phải được thể hiện rõ ràng trong báo cáo tài chính (BCTC) của đơn vị Điều này đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ tài chính được ghi chép đầy đủ và chính xác.
Tất cả các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương đã được ghi chép đầy đủ
Ghi chép chính xác Số liệu chi tiết của tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương khớp đúng với sổ cái
Các tính toán liên quan đến tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương đều chính xác về số học
Các khoản tiền lương và trích theo lương cần được trình bày và phân loại một cách chính xác Đồng thời, việc đánh giá và phân bổ các khoản phát sinh giảm của tài khoản tiền lương cũng phải được thực hiện một cách phù hợp và ghi nhận đúng cách.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 39
3.3.2 GIAI ĐOẠN TIỀN KẾ HOẠCH
Trong Quý 4, công ty đã quyết định không tiến hành giai đoạn này do đã xem xét các rủi ro liên quan đến hợp đồng, và hợp đồng kiểm toán đã được ký kết vào đầu Quý 1.
3.3.3 GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN
3.3.3.1 Thu th ập thông tin và xác đị nh r ủ i ro
Công ty XYZ được kiểm toán theo từng quý, do đó, trong quá trình kiểm toán quý 4 năm 2014, giai đoạn tìm hiểu thông tin khách hàng đã được rút gọn đáng kể Kiểm toán viên chủ yếu dựa vào kết quả từ các năm trước và các quý trước để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến công ty khách hàng, từ đó nhận diện các rủi ro tiềm ẩn.
Thông tin về khách hàng:
Công ty TNHH XYZ, được thành lập vào ngày 6 tháng 5 năm 2008, là một công ty có nghĩa vụ hữu hạn với 100% vốn đầu tư nước ngoài và hai thành viên sáng lập tại Việt Nam Công ty hoạt động dưới giấy phép đầu tư do Sở Kế hoạch và Đầu tư Long An cấp.
Công ty XYZ có vốn điều lệ là 27.233.525.395 VNĐ (tương đương 1.919.936 USD) và đã hoàn tất việc nhận vốn góp kể từ khi được cấp giấy phép đầu tư Hoạt động chính của công ty bao gồm sản xuất nông sản và thủy hải sản phục vụ xuất khẩu cũng như tiêu thụ nội địa Trong suốt quá trình hoạt động, công ty tuân thủ các quy định của luật đầu tư nước ngoài, luật thuế và các quy định liên quan tại Việt Nam.
Ngày 13 tháng 9 năm 2013, giấy phép kinh doanh được sửa đổi để mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty thêm hạng mục sản xuất thức ăn cho gia súc Với sự thay đổi này, công ty đã mua đất rộng 10.904,7 m2 để xây dựng kho đông lạnh và nhà máy sản xuất thức ăn gia súc
Tình hình hoạt động kinh doanh:
Công ty được xếp hạng trong tốp 10 công ty xuất khẩu cá ngừ lớn nhất năm 2014, với doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng ổn định hàng năm Dự báo, sự tăng trưởng này sẽ tiếp tục diễn ra trong năm 2015 nhờ vào các yếu tố tích cực.
Công ty vừa hoàn thành xây dựng kho đông lạnh mới, giúp giảm chi phí sản xuất đáng kể Trước đây, công ty phải thuê kho lạnh để lưu trữ nguyên vật liệu, dẫn đến chi phí cao và lãng phí Việc sở hữu kho đông lạnh sẽ tối ưu hóa quy trình lưu trữ và tiết kiệm chi phí cho công ty.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 40
Nguyên liệu đầu vào có dấu hiệu giảm trong suốt năm 2014 và giúp cho công ty tăng lợi nhuận trong năm 2014
Một số sản phẩm được bán trong Việt Nam và Việt Nam cũng là một thị trường tiêu thụ tiềm năng
Thông tin về chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương:
Đến cuối năm 2014, số lương nhân viên của công ty XYZ là 2198
Thủ tục theo dõi thời gian lao động:
Mỗi nhân viên được cấp một thẻ từ với mã số riêng, và hàng ngày, họ phải quét thẻ tại máy ghi thời gian khi vào công ty để ghi nhận số giờ làm việc Phòng hành chính sẽ dựa vào thông tin từ thẻ từ để thu thập bảng tính công cho từng nhân viên.
Thời gian làm việc chuẩn cho nhân viên văn phòng là 8 giờ mỗi ngày và cho công nhân là 8 giờ mỗi ca, với 26 ngày làm việc trong một tháng Bảo vệ có trách nhiệm quản lý thẻ nhân viên cùng thời gian ra vào, trong khi bảng tính công hàng tháng sẽ được gửi đến bộ phận kế toán lương để theo dõi và phân loại.
Lương cơ bản: dựa vào hợp đồng Đối với nhân viên chấm dứt làm việc, lương được trả cho đến ngày ngừng làm việc
Mỗi tháng, lương nhân viên được tính toán chi tiết qua Excel, bao gồm lương cơ bản, lương làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các phụ cấp khác Lương của cả nhân viên chính thức và không chính thức được xác định dựa trên thời gian làm việc ghi trên bảng chấm công Tất cả lương của nhân viên được thanh toán qua ngân hàng.
Bảo hiểm thất nghiệp và trợ cấp việc làm:
Theo thông tư số TT 127/2008/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/1/2009, cả chủ doanh nghiệp và người lao động đều phải đóng góp 1% vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp, dựa trên mức lương theo hợp đồng hoặc mức lương tối thiểu tính BHTN, được xác định là 20 lần mức lương tối thiểu Kinh phí công đoàn cũng được tính dựa trên lương theo hợp đồng.
Lương tháng 13 được tính bằng 2 tháng lương và thưởng vào đầu tháng của năm kế tiếp
Phụ cấp thâm niên: với người có thâm niên 10 năm và tùy theo chức vụ sẽ được hưởng phụ cấp tối thiểu 1.000.000/ người
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 41
Công ty thực hiện chính sách lương làm thêm giờ theo quy định của Luật lao động, cụ thể như sau: vào các ngày trong tuần, lương làm thêm trước 10 giờ là 1.5 lần mức lương theo hợp đồng, và sau 10 giờ là 1.8 lần; vào cuối tuần, lương sẽ là 2 lần mức lương theo hợp đồng; trong các ngày lễ, lương được tính bằng 3 lần mức lương theo hợp đồng.
Các khoản trích theo lương:
BHXH, BHYT: Được tính trên lương cơ bản và lương vị trí (tương đương với mức lương theo hợp đồng) nhưng không vượt quá mức 14 triệu đồng
Thuế TNCN: Thuế TNCN được tính theo công thức:
NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH
NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH AICA THỰC HIỆN
TY TNHH AICA THỰC HIỆN
4.1.1 Những ưu điểm trong thực tế
Công ty AICA Việt Nam, được thành lập bởi các cựu kiểm toán viên từ các công ty Big 4, thực hiện quy trình kiểm toán dựa trên tiêu chuẩn của Big 4 nhưng đã được điều chỉnh để phù hợp với mô hình của công ty Quy trình này được thiết kế khoa học, linh hoạt và hợp lý, giúp kiểm toán viên thực hiện kiểm toán một cách thuận tiện, dễ dàng và hiệu quả.
Qua quá trình tìm hiểu và quan sát kiểm toán chu trình tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại công ty XYZ, tôi đã rút ra một số nhận xét quan trọng.
Thu thập thông tin và xác định rủi ro
Chất lượng thông tin thu được từ giai đoạn lập kế hoạch và xác định rủi ro tại Công ty AICA Việt Nam rất quan trọng, được thực hiện bởi giám đốc có kinh nghiệm Những thông tin này giúp giám đốc có cái nhìn tổng quan và đánh giá chu trình rủi ro cùng các khoản mục, tài khoản quan trọng trong công ty khách hàng, từ đó là cơ sở cho KTV lựa chọn các thử nghiệm và thủ tục kiểm toán phù hợp.
Công ty XYZ cung cấp thông tin chi tiết về ngành nghề kinh doanh và chính sách lương, điều này hỗ trợ KTV trong việc lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp và xác định các vấn đề quan trọng trong quá trình kiểm toán khoản mục tiền.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 70 cung cấp thông tin về lương và các khoản trích theo lương, giúp KTV nâng cao hiệu quả công việc Sự hỗ trợ này đặc biệt quan trọng khi thời gian làm việc với khách hàng rất ngắn.
Trong giai đoạn này, giám đốc đánh giá các phần hành kiểm toán có rủi ro cao và xác định các khoản mục cần chú trọng Dựa trên đánh giá đó, giám đốc lựa chọn nhân sự cho nhóm kiểm toán và phân công công việc cho từng nhân viên theo tầm quan trọng của các phần hành cũng như trình độ của kiểm toán viên và trợ lý Sau khi phân công, nhóm kiểm toán tổ chức họp để thảo luận Đối với khách hàng lâu năm như công ty XYZ, giám đốc sẽ bố trí ít nhất một thành viên đã từng tham gia kiểm toán công ty này trước đó để nắm bắt thông tin khách hàng hiệu quả hơn.
Trong cuộc họp nhóm, trưởng nhóm cung cấp thông tin quan trọng về khách hàng và đặc điểm kinh doanh, đồng thời nhấn mạnh các khu vực rủi ro cao Họ đưa ra đề nghị về các thủ tục cần thực hiện và cung cấp tài liệu từ các năm trước cho người phụ trách từng phần hành Điều này giúp các kiểm toán viên hiểu rõ hơn về quy trình của mình và những lưu ý từ kiểm toán trước, từ đó xác định công việc cần thực hiện, phương pháp làm việc, lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ cũng như chất lượng cuộc kiểm toán.
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí được kiểm toán viên kiểm tra gần như hoàn toàn, do chúng ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết quả hoạt động kinh doanh.
Khi thu thập bằng chứng kiểm toán, KTV thường chụp ảnh hoặc photo lại các tài liệu này để dễ dàng kiểm tra và làm tài liệu cho cuộc kiểm toán niên độ tiếp theo.
Các kiểm toán viên (KTV) hỗ trợ lẫn nhau thông qua hệ thống tham chiếu, giúp liên kết các công việc đã được thực hiện bởi các kiểm toán viên khác Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn giúp những người không am hiểu về kế toán và kiểm toán dễ dàng hiểu được các tài liệu làm việc được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Trong quá trình kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán có trách nhiệm xem xét và đốc thúc tất cả các công việc thực hiện, điều này đảm bảo chất lượng kiểm toán được kiểm soát chặt chẽ.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 71 nhận được những bình luận quý giá từ các kiểm toán viên cấp cao, giúp cải thiện quá trình thực hiện và điều chỉnh các giấy tờ làm việc một cách hiệu quả.
Các KTV sẽ hoàn thiện giấy làm việc và đóng thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh trước thời điểm giám đốc xét duyệt
Trước khi công bố báo cáo kiểm toán, cần có sự phê duyệt từ giám đốc công ty, người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót trong việc đưa ra ý kiến cho báo cáo kiểm toán.
4.1.2 Những tồn tại trong thực tế
Công ty AICA Việt Nam đã phát triển một chương trình kiểm toán khoa học và hợp lý, thiết kế quy trình cụ thể cho từng chu trình, đặc biệt là chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương Chương trình kiểm toán chung này áp dụng cho mọi khách hàng, mang lại tính linh hoạt và giúp KTV dễ dàng thực hiện để đảm bảo chất lượng kiểm toán Qua quá trình quan sát thực tế kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, tôi đã rút ra một số điểm quan trọng.
Thu thập thông tin và xác định rủi ro
Việc xác định mức trọng yếu tại Công ty AICA chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và xét đoán của kiểm toán viên (KTV), mà không có tiêu chí cụ thể nào Mặc dù kinh nghiệm có giá trị từ thực tiễn, nhưng việc lạm dụng yếu tố này có thể dẫn đến việc đánh giá rủi ro không chính xác, do tính chủ quan của nó Điều này cũng ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch, thiết kế phương pháp kiểm toán và tính đầy đủ của bằng chứng cần thu thập.
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH
KTV cần duy trì hồ sơ chi tiết về quá trình thu thập thông tin, đánh giá rủi ro và xác định mức độ trọng yếu để nâng cao hiệu quả trong công tác tổng hợp và rà soát hồ sơ kiểm toán.
Sau khi hoàn thành việc đánh giá rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên cần lưu trữ hồ sơ liên quan đến đánh giá này cùng với bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi thử nghiệm cơ bản (nếu có) Việc này sẽ hỗ trợ đáng kể cho quá trình thực hiện kiểm toán và việc xem xét hồ sơ sau này.
Thiết lập mức trọng yếu
Công ty cần thiết lập chỉ tiêu ước tính mức trọng yếu để giúp kiểm toán viên thực hiện đánh giá rủi ro một cách khách quan hơn Ví dụ, các chỉ tiêu này có thể bao gồm các yếu tố tài chính và phi tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Từ 5% đến 10% Lợi nhuận trước thuế
1% Nguồn vốn chủ sở hữu;
Công ty nên lưu hồ sơ về mức trọng yếu xác lập cho mỗi cuộc kiểm toán, đồng thời tính toán trọng bình của 5 chỉ tiêu đã nêu, nhằm đảm bảo chất lượng kiểm toán.
Công ty cần mở rộng phân tích chi phí tiền lương không chỉ giữa các quý và năm, mà còn xem xét các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính khác như tỷ lệ chi phí tiền lương so với lợi nhuận sau thuế, tổng chi phí và doanh thu Việc so sánh các chỉ tiêu này với dữ liệu từ các công ty cùng ngành sẽ giúp công ty đánh giá tính hợp lý của biến động chi phí tiền lương một cách rõ ràng hơn.
KTV nên tiến hành phân tích chi phí tiền lương theo từng tháng trong năm nay và so sánh với năm trước để nắm rõ biến động chi phí Việc so sánh này giúp KTV đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương một cách chính xác hơn.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 74
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là bước quan trọng trong quy trình kiểm toán, giúp kiểm toán viên tiết kiệm thời gian và công sức nếu hệ thống hoạt động hiệu quả Tuy nhiên, tại Công ty AICA Việt Nam, các thủ tục kiểm soát còn sơ sài, chủ yếu tập trung vào việc xem xét thủ tục xét duyệt của khách hàng Do đó, công ty cần áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng hiệu quả, chẳng hạn như lập bảng câu hỏi phỏng vấn khách hàng để đánh giá việc thực hiện các thủ tục kiểm soát.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 75
Bảng 4.1: Câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương
STT Câu hỏi Có Không Ghi chú
Nhu cầu tuyển dụng lao động có được giám đốc hay tổng giám đốc phê duyệt không
2 Qui trình tuyển dụng có được giám đốc phê duyệt không?
3 Giám đốc hay tổng giám đốc có tham gia vào việc tuyển dụng các vị trí quan trọng không?
4 Bộ phận nhân sự có được thông báo thường xuyên về việc chấm dứt lao động không
5 Các chính sách tăng lương, bổ nhiệm, bãi nhiệm có được sự phê duyệt của các cấp các phòng ban và chuyển xuống cho phòng nhân sự không?
6 Bảng theo dõi thời gian làm việc có được sự phê duyệt của trưởng phòng không?
7 Công ty có chính sách lương dành riêng cho từng bộ phận hay không?
8 Người chấm công lao động có độc lập với bộ phận tính lương không?
9 Bộ phận kế toán có thường xuyên đối chiếu bảng chấm công lao động, bảng tính lương và bảng thanh toán lương hay không?
10 Công ty có chế độ khen thưởng đãi ngộ gì
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 76 không?
11 Công ty có cung cấp các khoản trợ cấp công tác, trợ cấp thất nghiệp hay các khoản trợ cấp nào khác cho nhân viên hay không?
Ngoài những câu hỏi đóng như thế này, KTV có thể hỏi khách hàng những câu hỏi mở để thu thập thêm những chứng từ, tài liệu cần thiết
KTV có thể kiểm tra hệ thống kế toán lương bằng cách xác minh việc tập hợp và phân bổ chi phí lương, số giờ lao động, số lương nhân viên và hợp đồng lao động Việc chọn mẫu một số nhân viên và kiểm tra bằng chứng về các thủ tục kiểm soát quan trọng mà đơn vị thiết lập đối với chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương cũng là một phần quan trọng trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 77
