CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
3.3 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ
LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY XYZ DO CÔNG TY TNHH AICA VIỆT NAM THỰC HIỆN
3.3.1 MỤC TIÊU KIỂM TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.
Khoản mục tiền lương là một khoản mục quan trọng trong DN, nó vừa phản ánh số dư trên BCTC, vừa là cơ sở để xác định chi phí (chi phí sản xuất, chí phí quản lý, chi phí bán hàng). Do đó, KTV khơng chỉ kiểm tra số dư các tài khoản liên quan chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương mà cịn kiểm tra chi tiết phát sinh của các tài khoản này, đặc biệt là phân bổ chi phí.
Đối với chu trình này, mục tiêu kiểm toán chung là KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm tốn thích hợp để khẳng định tính trung thực và hợp lý của các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương, các thơng tin tài chính trọng yếu có liên quan đến chu trình tiền lương đều được trình bày phù hợp với các nguyên tắc kế toán, chế độ kế toán hiện hành.
Mục tiêu kiểm toán Diễn giải
Hiện hữu Số dư tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương thực sự tồn tại.
Các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi chép phải thực sự xảy ra.
Nghĩa vụ Các khoản tiền lương phải trả nhân viên và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước (BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN) thể hiện trên BCTC thật sự là nghĩa vụ của đơn vị
Đầy đủ Các nghiệp vụ được ghi chép đầy đủ
Tất cả các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương đã được ghi chép đầy đủ
Ghi chép chính xác Số liệu chi tiết của tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương khớp đúng với sổ cái
Các tính tốn liên quan đến tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương đều chính xác về số học
Trình bày và thuyết minh Các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày, phân loại đúng.
Đánh giá và phân bổ Các khoản phát sinh giảm của tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương được đánh giá và ghi nhận phù hợp
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 39
3.3.2 GIAI ĐOẠN TIỀN KẾ HOẠCH
Tại Quý 4, công ty không thực hiện giai đoạn này do các rủi ro hợp đồng đã được xem xét và hợp đồng kiểm toán đã được ký kết vào đầu Quý 1.
3.3.3 GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN.
3.3.3.1 Thu thập thông tin và xác định rủi ro
Do công ty XYZ là cơng ty được kiểm tốn theo từng quý nên tại thời điểm kiểm toán quý 4.2014, giai đoạn tìm hiểu thơng tin khách hàng được giảm bớt khá nhiều công việc. Chủ yếu, KTV tiến hành dựa trên kết quả tìm hiểu của những năm trước hoặc của các quý trước, đồng thời xác định những nhân tố có ảnh hưởng đến cơng ty khách hàng, qua đó có thể xác định được rủi ro có thể xảy ra.
Thông tin về khách hàng:
Thông tin cơ bản:
Công ty TNHH XYZ là cơng ty có nghĩa vụ hữu hạn, được đầu tư 100% vốn nước ngoài, với hơn hai thành viên sáng lập tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Long An tại ngày 6 tháng 5 năm 2008.
Vốn điều lệ của công ty XYZ là 27.233.525.395 Việt Nam đồng, tương đương 1.919.936 đô la Mỹ. Từ ngày cấp giấy phép đầu tư đến nay, công ty đã nhận đủ vốn góp. Hoạt động chính của cơng ty XYZ là sản xuất sản phẩm nông sản, sản phẩm thủy hải sản cho xuất khẩu và tiêu thụ trong nước.Trong quá trình hoạt động, Công ty tuân theo luật đầu tư nước ngoài của Việt Nam, luật thuế, và các quy định liên quan.
Ngày 13 tháng 9 năm 2013, giấy phép kinh doanh được sửa đổi để mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty thêm hạng mục sản xuất thức ăn cho gia súc. Với sự thay đổi này, công ty đã mua đất rộng 10.904,7 m2 để xây dựng kho đông lạnh và nhà máy sản xuất thức ăn gia súc.
Tình hình hoạt động kinh doanh:
Cơng ty thuộc tốp 10 công ty xuất khẩu cá ngừ lớn nhất trong năm 2014. Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng hằng năm, và tiếp tục sẽ tăng vào năm 2015 với những lý do sau:
Công ty mới hồn thành việc xây dựng kho đơng lạnh và giá thành sẽ giảm (do trước đó cơng ty th kho lạnh để lưu trữ nguyên vật liệu sản xuất và chi phí này khá hao phí).
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 40
Nguyên liệu đầu vào có dấu hiệu giảm trong suốt năm 2014 và giúp cho công ty tăng lợi nhuận trong năm 2014.
Một số sản phẩm được bán trong Việt Nam và Việt Nam cũng là một thị trường tiêu thụ tiềm năng.
Thông tin về chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương:
Đến cuối năm 2014, số lương nhân viên của công ty XYZ là 2198.
Thủ tục theo dõi thời gian lao động:
Mỗi nhân viên có một thẻ từ với mã số nhân viên riêng biệt. Hàng ngày, trước khi vào Công ty, nhân viên sẽ quét thẻ tại máy ghi thời gian ra vào nhằm cho biết số giờ làm việc cho cơng ty. Phịng hành chính sẽ thu thập bảng tính cơng cho nhân viên dựa vào thẻ từ. Thời gian làm việc chuẩn là 8 giờ/1 ngày cho nhân viên văn phịng và 8 giờ/1 ca cho cơng nhân. Ngày làm việc chuẩn là 26 ngày/ 1 tháng. Bảo vệ sẽ quản lý thẻ nhân viên và thời gian ra vào của nhân viên. Bảng tính cơng hàng tháng sẽ chuyển đến kế tốn lương. Theo đó, kế tốn lương sẽ theo dõi và phân loại
Lương cơ bản: dựa vào hợp đồng. Đối với nhân viên chấm dứt làm việc, lương được trả cho đến ngày ngừng làm việc
Thanh toán lương:
Hàng tháng, lương của nhân viên được tính tốn chi tiết trên excel: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phụ cấp…. Lương của nhân viên chính thức và khơng chính thức đều được tính trên cơ sở thời gian làm việc trên bảng chấm công, lương của tất cả nhân viên đều được thanh toán qua ngân hàng.
Bảo hiểm thất nghiệp và trợ cấp việc làm:
Theo thơng tư số TT 127/2008/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2009, cả chủ doanh nghiệp và người lao động đều đóng góp 1% của số nhỏ hơn giữa lương theo hợp đồng hoặc mức lương bắt buộc tính BHTN được tính bằng 20 lần mức lương tối thiểu. Kinh phí cơng đồn được tính trên lương theo hợp đồng.
Phụ cấp:
Lương tháng 13 được tính bằng 2 tháng lương và thưởng vào đầu tháng của năm kế tiếp.
Phụ cấp thâm niên: với người có thâm niên 10 năm và tùy theo chức vụ sẽ được hưởng phụ cấp tối thiểu 1.000.000/ người
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 41
Thời gian làm ngồi giờ: cơng ty thực hiện chính sách lương làm thêm giờ theo quy định của Luật lao động. Cụ thể như sau: ngày trong tuần: Lương bằng 1.5 lần mức lương theo hợp đồng trước 10 giờ, sau 10 giờ lương bằng 1.8 lần mức lương; cuối tuần: Lương bằng 2 lần mức lương theo hợp đồng; ngày lễ: Lương bằng 3 lần lần mức lương theo hợp đồng
Các khoản trích theo lương:
BHXH, BHYT: Được tính trên lương cơ bản và lương vị trí (tương đương với mức lương theo hợp đồng) nhưng không vượt quá mức 14 triệu đồng. Thuế TNCN: Thuế TNCN được tính theo cơng thức:
Thuế suất x ([ Lương hợp đồng + lương làm thêm giờ] + [ Phụ cấp + điều chỉnh lương (nếu có) + lương nghỉ phép hàng năm] – các khoản giảm trừ [do vắng mặt + 10,5% khoản trích trừ lương])
Các khoản trừ vào lương:
Hàng tháng, bộ phận nhân sự căn cứ vào bảng chấm công lập danh sách trừ lương, và đưa cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp thực hiện trừ lương của những cá nhân vào bảng lương.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và xác định mức độ rủi ro chung ảnh hưởng đến quá trình kiểm tốn chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty XYZ
Công ty XYZ là khách hàng lâu năm của công ty AICA Việt Nam nên việc đánh giá hoat động của hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thực hiện ở các kỳ kiểm toán trước. Do đó, trong cuộc kiểm tốn Q 4, KTV không đánh giá HTKSNB mà dựa vào kết quả của năm trước đó xem có thay đổi gì khơng. KTV chỉ quan sát đánh giá HTKSNB của cơng ty XYZ và bằng xét đốn nghề nghiệp KTV đưa ra nhận định, định hướng ban đầu đối với chất lượng bằng chứng cần thu..
Đồng thời, KTV thu thập thông tin khách hàng để hiểu được quy trình hạch tốn tiền lương và để có thể phát hiện những sai phạm có thể xảy ra căn cứ trên các chính sách và thủ tục được áp dụng. KTV đánh giá rủi ro của cơng ty XYZ trên 3 tiêu chí:
Chế độ và chính sách tiền lương
Phương thức tính lương và thanh tốn lương cho người lao động
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 42
Qua đó, KTV nhận thấy khoản mục tiền lương của cơng ty khơng có điều chỉnh nào cũng như sự thay đổi trong chính sách tiền lương, nhân sự trong BGĐ và trong phịng kế tốn nên KTV đưa ra nhận xét ban đầu về hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty XYZ là tương đối tốt và rủi ro kiểm soát ở mức thấp, đồng thời độ kiểm tra chi tiết áp dụng ở mức trung bình.
Xác định các khoản mục quan trọng:
Các tài khoản chính liên quan đến chu trình và những rủi ro ảnh hưởng đến báo cáo tài chính liên quan đến những tài khoản này:
Các khoản mục quan trọng:
Các khoản phải trả liên quan đến tiền lương: phải trả cho cơ quan Nhà nước các khoản BHXH; BHYT; BHTN, phải trả cho nhân viên.
Chí phí tiền lương
Rủi ro có liên quan đến các khoản mục:
Việc tính chi phí lương có sai sót, phân loại sai giữa tài khoản chi phí tiền lương, BHYT và BHXH vào chi phí của cơng ty dẫn đến phản ánh sai nghĩa vụ đối với nhân viên và với cơ quan bảo hiểm xã hội.
3.3.3.2 Lập kế hoạch kiểm tốn tồn diện và thiết kế chương trình kiểm tốn.
Trao đổi trước cuộc kiểm tốn:
Do cơng ty XYZ là khách hàng thường niên của cơng ty, nên cơng ty có những hiểu biết về nét đặc thù hoạt động của khách hàng cũng như khả năng xảy ra sai phạm của khách hàng, xác định được những khoản mục có rủi ro cao để tập trung kiểm tra. Trong cuộc thảo luận, trưởng nhóm kiểm tốn thơng qua những hiểu biết và đặc điểm của đơn vị khách hàng cho thành viên trong nhóm biết; đồng thời cũng nhấn mạnh những rủi ro có thể xảy ra và cung cấp giấy tờ làm việc của quý trước và năm trươc cho KTV phụ trách từng phần hành. Từ đó, trưởng nhóm kiểm tốn định hướng cho các KTV những phán đoán và thiết kế các phương pháp kiểm toán để phát hiện ra những sai phạm.
Phân cơng cơng việc:
Nhóm kiểm tốn gồm có 6 người trong đó có 1 người phụ trách phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương.
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 43
Thiết kế các thử nghiệm kiểm toán
Sau khi đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như những rủi ro có thể xảy ra, KTV sẽ thiết kế chương trình kiểm tốn với các cơng việc cụ thể như sau:
Chương trình kiểm tốn chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty XYZ:
Bản 3.2: Chương trình kiểm tốn chu trình tiền lương
Thủ tục WP KTV
1
Đối chiếu số dư trên Bảng cân đối kế toán, sổ cái tài khoản, các sổ chi tiết và các tài liệu khác Đối chiếu số phát sinh giữa sổ cái, sổ chi tiết và bảng cân đối phát sinh.
Đã kiểm tra
2 Thu thập bảng lương, kiểm tra việc tính tốn tổng
quỹ lương và các khoản trích theo lương. P1,P2,P3,P4
3
Tiến hành so sánh tiền lương của các nhân viên và các khoản trích theo lương với các kỳ trước, phân tích chi phí và tìm ra có biến động bất thường của chi phí lương
P0
4 Kiểm tra hợp đồng hoặc quy định của công ty
nhằm xác định các ước tính của cơng ty Đã kiểm tra
5
Chọn mẫu nhân viên trong cơng ty và thực hiện tính lại chi phí lương và các khoản trích theo lương
P5
6
Tính lại thuế TNCN của các nhân viên, so sánh với việc thanh toán qua ngân hàng, với bảng kê khai thuế TNCN và giấy nộp thuế TNCN
Phần hành O
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 44
3.3.4 Thực hiện kiểm toán
3.3.4.1 Thực hiện thủ tục phân tích khoản mục tiền lương và các khoản trích
theo lương
So sánh số dư các tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương của kỳ này với cùng kỳ năm trước:
KTV thu thập bảng Cân đối phát sinh của đơn vị khách hàng và báo cáo tài chính năm trước (đã được kiểm toán); sổ cái tài khoản và các tài liệu khác, từ đó KTV thu thập số dư cùng kỳ năm trước (số dư đầu kỳ Quý 1), số dư cuối kỳ năm nay của các khoản mục trong chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương và thực hiện các đối chiếu sau nhằm tìm ra những biến đổi bất thường của chi phí tiền lương giữa các kỳ, đồng thời kiểm tra được việc trình bày và khai báo của Công ty XYZ.
KTV so sánh số dư đầu kỳ với BCTC đã được kiểm toán năm 2013 thấy khớp đúng số liệu, đồng thời đối chiếu số dư trên bảng cân đối phát sinh với sổ cái nhận thấy khớp đúng về số liệu. Sau khi thực hiện các bước trên, KTV đã ghi nhận trên giấy làm việc như sau:
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 45
Đơn vị: XYZ
Chi tiết: Leadsheet Tham chiếu P0
Ngày khóa sổ: 31/12/2014
Tài
khoản Tên tài khoản
Tham chiếu Đầu kỳ chưa kiểm toán Tổng điều chỉnh Cuối kỳ đã kiểm toán 31.12.2014 Đầu kỳ đã kiểm toán 01.01.2014 Biến động %
3341 Phải trả nhân viên P
(30.516.005.179) - (30.516.005.179) (14.962.789.339,00) (15.553.215.840,00) 103,9% 3343 Trợ cấp thôi việc P (5.307.274.100) - (5.307.274.100) (4.953.500.713,00) (353.773.387,00) 7,1% 3382 Kinh phí cơng đồn P (163.471.924) - (163.471.924) (111.475.864,00) (51.996.060,00) 46,6% 3383 Bảo hiểm xã hội P
329.451.454 - 329.451.454 (89.205.381,00) 418.656.835,00 -469,3% 3384 Bảo hiểm y tế P 33.531.968 - 33.531.968 24.569.477,00 8.962.491,00 36,5% 3385 Bảo hiểm thất nghiệp P
643.974 - 643.974 (79.047,00) 723.021,00 -914,7% 3387 Ứng trước từ người bán P - - - - - 0,0% 3388 Phải trả khác P - - - - - 0,0% Tổng (35.623.123.807) - (35.623.123.807) (20.092.480.867) (15.530.642.940) -1190%
Nguồn: Hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty AICA Việt Nam
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 46
Sau khi thực hiện thủ tục so sánh như trên, KTV nhận thấy rằng số dư các tài khoản liên quan đến chu trình tiền lương trong quý 4 năm nay có những biến động lớn so với cùng kỳ năm ngoái, đặc biệt là tài khoản Phải trả nhân viên và BNTN do đó cần có sự giải trình từ công ty XYZ. Kết quả là do Quý 4 năm nay công ty đã bắt đầu đưa nhà máy sản xuất thức ăn gia súc đi vào hoạt động nên số lượng công nhân tăng so với cùng kỳ năm ngoái. Sau khi đã nhận được giải trình, KTV thực hiện đối chiếu thông tin với hồ sơ lao động của công ty và thấy phù hợp với giải trình của đơn vị.
So sánh chi phí tiền lương qua các quý.
Căn cứ trên số liệu kiểm toán các quý trước và số liệu trên sổ cái của quý 4, KTV lập