TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Giới thiệu
Gần đây, nhiều bài viết trên các phương tiện truyền thông đã chỉ ra rằng năng suất lao động của Việt Nam đang ở mức thấp Theo Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), vào năm 2013, năng suất lao động của Việt Nam nằm trong nhóm thấp nhất khu vực Châu Á-Thái Bình Dương, chỉ bằng 1/15 so với Singapore, 1/11 so với Nhật Bản, 1/10 so với Hàn Quốc, 1/5 so với Malaysia và 2/5 so với Thái Lan Hiện nay, năng suất lao động của Việt Nam còn thấp hơn cả Indonesia.
Năng suất lao động của Việt Nam hiện chỉ đạt 61% so với mức bình quân của các nước ASEAN, đứng trên Myanmar và Campuchia Trong khi đó, các quốc gia như Malaysia, Thái Lan và Nhật Bản có năng suất lao động lần lượt là 20, 30 và 135 lần cao hơn Điều này đặt ra câu hỏi về nguyên nhân dẫn đến năng suất lao động thấp ở Việt Nam.
Theo đánh giá của Tổ chức ILO, khoảng 80% nhân viên văn phòng tại Việt Nam thiếu kỹ năng, trong khi tỷ lệ này ở lao động kỹ thuật là 83% và lao động phổ thông là 40% Tuy nhiên, báo cáo của ILO cũng chỉ ra rằng, tại Việt Nam, tăng trưởng lương lại vượt trội hơn so với tăng năng suất lao động, điều này tạo ra một bức tranh khác biệt so với xu hướng toàn cầu.
Theo Tổng Giám đốc ILO, Guy Ryder, trong khi tình hình toàn cầu có nhiều thách thức, Việt Nam ghi nhận mức tăng lương danh nghĩa trung bình 26,8% mỗi năm từ 2006 đến 2010 Dù lạm phát cao, lương thực tế vẫn tăng 12,6% hàng năm Đặc biệt, tốc độ tăng trưởng lương danh nghĩa và thực tế ở Việt Nam cao hơn ít nhất ba lần so với tốc độ tăng năng suất lao động.
Năng suất lao động của Việt Nam thấp do nhiều nguyên nhân, trong đó nổi bật là chất lượng nguồn nhân lực kém với tỷ lệ lao động qua đào tạo chưa đến 20%, so với gần 80% của Singapore Ngoài ra, công nghệ lạc hậu, quản lý lao động kém, và việc phân bổ, bố trí lao động chưa hợp lý cũng góp phần vào vấn đề này Tỷ lệ lao động nông nghiệp cao và sự luân chuyển lao động thường xuyên là những yếu tố khác Quan trọng hơn, cơ chế và chính sách về lao động vẫn chưa được cải tiến và hoàn thiện.
Năng suất lao động ở Việt Nam vẫn còn thấp, đặc biệt trong khu vực hành chính công Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước đã chủ trương sắp xếp lại lao động theo hướng tinh giản biên chế để nâng cao hiệu quả công việc và tăng năng suất Tuy nhiên, thực tế cho thấy hiệu quả công tác chưa cao do việc thực hiện chưa đồng bộ và thiếu quyết liệt Bộ máy hành chính ngày càng phình to với nhiều vị trí, chức danh không cần thiết, dẫn đến hiệu quả hoạt động kém, cản trở sự phát triển, tạo gánh nặng cho xã hội và ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động cũng như thu nhập của người lao động.
Nhiều chuyên gia chỉ ra rằng để sản xuất một đơn vị điện, Việt Nam cần từ 20 đến 50 lao động, trong khi các nước khác chỉ cần 2,5 lao động Điều này cho thấy sự kém hiệu quả trong tổ chức lao động, khi mà một công việc có thể chỉ cần 2-3 người nhưng lại cần đến 20 người Nguyên nhân chính là do quan niệm "con ông cháu cha" vẫn tồn tại, khiến bộ máy nhà nước trở nên nặng nề và cồng kềnh, dẫn đến hiệu suất hoạt động thấp.
Vào chiều ngày 25/01/2013, tại trụ sở Chính phủ, Phó Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc đã chủ trì cuộc họp đầu tiên của Ban Chỉ đạo Đề án cải cách công vụ, công chức Ông nhấn mạnh tình trạng "chạy công chức" vẫn tồn tại do hệ thống thi cử đầu vào không hiệu quả, dẫn đến 30% công chức không cần thiết trong bộ máy hành chính Họ làm việc không hiệu quả, chỉ đến công sở cho có mặt mà không đóng góp gì cho công việc Hơn nữa, một bộ phận công chức còn gây phiền hà và nhũng nhiễu Vấn đề đặt ra là cần có giải pháp để loại bỏ 30% công chức không hiệu quả này ra khỏi bộ máy nhà nước.
Con người là yếu tố quyết định năng suất lao động của quốc gia và tổ chức Việc phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết, không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới Nguồn nhân lực đã trở thành yếu tố tối quan trọng ảnh hưởng đến sự thành bại của tổ chức.
Phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng đối với các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay Tri thức và nguồn vốn con người đóng vai trò then chốt trong sự phát triển và hoàn thiện của các cơ quan này Tuy nhiên, việc nâng cao chất lượng nguồn lực cũng đặt ra thách thức lớn, đó là xác định cơ cấu và số lượng nhân sự cần thiết để đảm bảo cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ với chất lượng cao Đồng thời, cần phải nâng cao trình độ chuyên môn trong bối cảnh ngân sách nhà nước hạn chế, đồng thời đảm bảo điều kiện sống vật chất và tinh thần tương xứng cho đội ngũ nhân lực.
Trong bối cảnh hiện nay, Đảng và Nhà nước đã triển khai nhiều giải pháp nhằm tối ưu hóa số lượng cán bộ, công chức, qua đó giảm chi ngân sách tiền lương và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước Tuy nhiên, các giải pháp này còn thiếu cơ sở khoa học, đặc biệt là chưa có phương pháp xác định số lượng nhân sự cần thiết trong các cơ quan hành chính Chẳng hạn, Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre vẫn chưa tìm ra mô hình khoa học để phân bổ hợp lý nhân sự cho các phòng thuộc Sở, điều này ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giai đoạn 2016 - 2020.
Việc phân bổ biên chế cho các phòng thuộc Sở Nội vụ Bến Tre hiện nay còn thiếu tính khoa học và mang tính cảm tính, dẫn đến sự không đồng nhất về số lượng nhân sự giữa các phòng Điều này đã gây ra nhiều lo lắng cho Đảng ủy và Ban Giám đốc Sở.
Mặc dù Bộ Nội vụ đã ban hành hướng dẫn về việc xác định vị trí việc làm để làm cơ sở cho việc xác định biên chế, nhưng thực tế cho thấy vẫn còn nhiều vấn đề cần giải quyết.
02 năm triển khai, thực hiện, mọi người đều nhận thấy phương pháp hướng dẫn của
Bộ Nội vụ gặp khó khăn trong việc thực hiện đề án vị trí việc làm do thiếu cơ sở vững chắc Sau khi hoàn thành đề án, nhiều đơn vị nhận thấy số nhân sự định biên không thay đổi hoặc thậm chí tăng lên so với hiện tại, trong khi chức năng và nhiệm vụ không có sự gia tăng.
Vấn đề quản lý nhân sự trong các tổ chức nhà nước đang gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi sự can thiệp từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Để xác định số lượng nhân sự cần thiết, cần áp dụng phương pháp định biên khoa học dựa trên lý thuyết định mức lao động trong kinh tế, kết hợp với các phương pháp định biên trong cơ quan hành chính nhà nước.
Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu của đề tài là:
1 Xây dựng mô hình định biên trong cơ quan hành chính nhà nước để xác định số lượng nhân sự cần thiết cho một tổ chức hành chính nhà nước
2 Gợi ý các giải pháp nhằm khắc phục tình trạng mất cân đối về nhân sự, góp phần xây dựng nền công vụ chuyên nghiệp, năng động, nhưng vẫn đảm bảo tính ổn định và điều quan trọng là làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển…và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Phạm vi thực hiện
Đề tài nghiên cứu tập trung vào việc xác định cơ cấu và công thức tính số lượng nhân sự cần thiết cho các phòng thuộc Sở Nội vụ, dựa trên chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc của từng phòng Nghiên cứu không phân tích hiện trạng mà xây dựng mô hình xác định số lượng nhân sự cần thiết cho giai đoạn 2016 - 2020 Đề tài mang tính thực nghiệm và không bao gồm các đơn vị trực thuộc như Ban Thi đua – Khen thưởng, Ban Tôn giáo và Chi cục Văn thư – lưu trữ.
Nếu nhận được sự đồng thuận cao, tác giả sẽ đề xuất các cơ quan có thẩm quyền mở rộng mô hình định biên này ra toàn bộ các cơ quan nhà nước.
Căn cứ thực hiện
Đề tài “Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước: Nghiên cứu trường hợp Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đến năm 2020” dựa trên các căn cứ sau:
Về căn cứ pháp lý:
Bộ Luật lao động, số 10/2012/QH13, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 05 năm 2013;
Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Bộ Luật lao động về tiền lương;
Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2014 quy định về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương Nghị định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và đảm bảo sự hoạt động đồng bộ của các cơ quan chuyên môn trong hệ thống chính quyền địa phương.
Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức;
Thông tư số 05/2013/TT-BNV, ban hành ngày 25 tháng 6 năm 2013 bởi Bộ Nội vụ, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ Thông tư này quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, nhằm đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong tổ chức bộ máy hành chính nhà nước.
Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức”;
Thông tư số 06/2005/TT-BLĐTBXH ngày 05 tháng 01 năm 2005 của
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã hướng dẫn xây dựng định mức lao động cho các công ty nhà nước theo Nghị định số 206/2004/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ.
Quyết định số 1898/QĐ-UBND ngày 30 tháng 9 năm 2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và đáp ứng nhu cầu phát triển của tỉnh.
Về điều kiện thực tế:
Quyết định số 391/QĐ-SNV, ban hành ngày 19 tháng 12 năm 2008 bởi Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre, quy định về tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ Quy chế này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong công việc.
Đề án vị trí việc làm được xây dựng theo Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25 tháng 6 năm 2013 của Bộ Nội vụ, nhằm hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ Đề án này quy định rõ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, tạo cơ sở pháp lý cho việc tổ chức và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước.
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức Sở Nội vụ Bến Tre giai đoạn
2015 – 2020; Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2015 – 2020;
Kế hoạch phân bổ biên chế, hợp đồng lao động năm 2014;
Mục tiêu chất lượng của Sở Nội vụ “Tin gọn, dân chủ, công bằng và không ngừng phục vụ”; Số nhân sự thực tế tại Sở Nội vụ
Trong bài viết này, tác giả sẽ trình bày cách tiếp cận vấn đề nghiên cứu dựa trên lý thuyết định mức lao động và định biên trong các cơ quan hành chính nhà nước, bên cạnh các căn cứ pháp lý và điều kiện thực tế Chi tiết sẽ được đề cập cụ thể trong Chương 2.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này chưa được thực hiện bởi tác giả hoặc nhóm tác giả nào trước đây, và cũng không có tài liệu chính thức nào cung cấp mô hình cho nội dung nghiên cứu Do đó, chúng tôi sẽ áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống và phân tích định tính, bao gồm thống kê mô tả và biện luận, để giải quyết vấn đề của đề tài này.
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Sử dụng dữ liệu nhân sự hiện có, bao gồm đề án xác định vị trí việc làm, quy trình ISO của các phòng, báo cáo nhân sự, và số lượng văn bản đến, văn bản đi được lưu trữ tại Văn phòng và Phòng Tổ chức – Công chức của Sở Nội vụ Đồng thời, tiến hành phỏng vấn trực tiếp và thảo luận nhóm với từng phòng để đưa ra kết luận cuối cùng.
1.5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Sử dụng biểu mẫu thống kê để phân tích và đánh giá dữ liệu, từ đó đưa ra nhận xét chính xác Tổng hợp dữ liệu sơ cấp và thứ cấp theo công thức phù hợp nhằm đạt được kết quả cần thiết.
Tác giả đã thu thập ý kiến từ những chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự thông qua điện thoại và email, bao gồm đại diện từ Vụ Tiền lương và Vụ Tổ Công chức viên chức.
Bộ Nội vụ, một số Giảng viên Học viện hành chính Quốc gia (cở sở TP.HCM) và đồng nghiệp trong ngành nội vụ
Quá trình thực hiện nghiên cứu, tác giả đã thực hiện theo trình tự sau:
Bước đầu tiên trong quá trình khảo sát nguồn nhân lực tại Sở Nội vụ là thu thập dữ liệu thứ cấp từ Văn phòng Sở và Phòng Tổ chức – Công chức.
Bước 2 là thu thập dữ liệu sơ cấp bằng cách phát phiếu thống kê thời gian thực hiện công việc, theo chức trách và nhiệm vụ của từng công chức tại các phòng thuộc Sở Nội vụ Việc này bao gồm việc liệt kê và phân tích chuỗi các công việc để có cái nhìn rõ ràng về quy trình làm việc.
Bước 3: Dựa trên dữ liệu đã thu thập, tiến hành xây dựng cơ cấu nhân sự và mô hình phù hợp để xác định số lượng nhân sự hợp lý, từ đó tính toán và đưa ra kết quả ban đầu.
Bước 4: Tiến hành trao đổi và thảo luận với các Trưởng phòng để xác định các hao phí thời gian hợp lý cho từng chức năng và nhiệm vụ chính của các phòng, nhằm đưa ra kết luận cuối cùng.
Bước 5: Gửi bản thảo xin ý kiến góp ý của chuyên gia
Bước 6: Hoàn chỉnh đề tài
1.6 Cấu trúc của luận văn
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Chương 3: Thực trạng nhân sự, khối lượng và yêu cầu công việc của Sở Nội vụ
Chương 4: Mô hình, kết quả định biên Chương 5: Kiến nghị
Ngoài ra, đề tài còn có phần phụ lục và tài liệu tham khảo
Trong chương 1, tác giả nêu rõ tính cấp thiết và những hạn chế của đề tài “Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước: Nghiên cứu trường hợp Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đến năm 2020” Tác giả cũng xác định mục tiêu, phạm vi thực hiện, cùng các căn cứ pháp lý và điều kiện thực tế của Sở Nội vụ Ngoài ra, phương pháp nghiên cứu, thu thập và xử lý dữ liệu cũng được trình bày, cùng với cấu trúc của luận văn.
Cấu trúc luận văn
CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Các vấn đề chung về định mức lao động 2.1.1 Khái niệm
Quy định mức độ tiêu hao lao động sống cho một hoặc nhiều người lao động có nghề nghiệp và trình độ chuyên môn phù hợp là cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc nhất định Điều này đảm bảo rằng sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng trong các điều kiện tổ chức và kỹ thuật cụ thể.
2.1.1.2 Định mức lao động có căn cứ khoa học - kỹ thuật
Việc xây dựng và quy định các mức lao động cần dựa trên nghiên cứu các điều kiện tổ chức và kỹ thuật thực hiện công việc Điều này không chỉ bao gồm việc sử dụng hợp lý máy móc, thiết bị và thời gian làm việc của công nhân, mà còn phải xem xét các yếu tố kinh tế, tâm sinh lý và xã hội để đảm bảo tính khoa học trong tổ chức lao động và sản xuất.
Lực lượng lao động tiêu hao được xác định là lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc nhất định, đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng theo các điều kiện tổ chức và kỹ thuật cụ thể.
2.1.1.4 Tiêu chuẩn để định mức lao động
Các phần tử cấu thành trị số mức là những đại lượng quan trọng xác định chế độ làm việc tiên tiến của thiết bị Chúng cũng bao gồm các yếu tố hao phí thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước công việc Trong điều kiện tổ chức và kỹ thuật hợp lý, các đại lượng này được sử dụng để tính toán các định mức có căn cứ kỹ thuật.
2.1.1.5 Yếu tố trong định mức lao động
Các yếu tố cấu thành quá trình lao động được phân chia thành các phần nhỏ để nghiên cứu định mức, bao gồm bước công việc, nguyên công, tổ hợp thao tác và thao tác, tùy thuộc vào yêu cầu nghiên cứu.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Các vấn đề chung về định mức lao động
Việc xác định mức độ tiêu hao lao động sống cho người lao động có nghề nghiệp và trình độ chuyên môn phù hợp là cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc theo yêu cầu chất lượng nhất định, trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật cụ thể.
2.1.1.2 Định mức lao động có căn cứ khoa học - kỹ thuật
Việc xây dựng và quy định lao động cần dựa trên nghiên cứu các điều kiện tổ chức - kỹ thuật thực hiện công việc, cũng như tổ chức lao động và sản xuất theo cơ sở khoa học Khi thiết lập các mức kỹ thuật, cần xem xét đầy đủ và hợp lý việc sử dụng máy móc, thiết bị và thời gian làm việc của công nhân, đồng thời luận chứng các yếu tố kinh tế, tâm sinh lý và xã hội.
Lực lượng lao động tiêu hao được xác định là nguồn lực cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một khối lượng công việc nhất định, đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật cụ thể.
2.1.1.4 Tiêu chuẩn để định mức lao động
Các phần tử cấu thành trị số mức đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chế độ làm việc tiên tiến của thiết bị Chúng bao gồm các đại lượng hao phí thời gian cần thiết để hoàn thành các yếu tố chi tiết của từng bước công việc Trong điều kiện tổ chức - kỹ thuật hợp lý, những đại lượng này được sử dụng để tính toán các định mức có căn cứ kỹ thuật.
2.1.1.5 Yếu tố trong định mức lao động
Các yếu tố cấu thành quá trình lao động được phân chia thành các thành phần nhỏ để nghiên cứu định mức, bao gồm bước công việc, nguyên công, tổ hợp thao tác và thao tác, tùy thuộc vào yêu cầu nghiên cứu.
Điểm phân chia ranh giới về thời gian trong quá trình lao động là thời điểm bắt đầu mà tại đó quá trình lao động được nghiên cứu nhằm xác định định mức lao động.
2.1.1.7 Nhân tố ảnh hưởng đến định mức lao động
Các đặc tính tổ chức và kỹ thuật trong quá trình lao động, cùng với điều kiện tự nhiên, đều có tác động trực tiếp đến mức hao phí lao động của công nhân và máy móc thiết bị Những yếu tố ảnh hưởng này có thể được lượng hóa hoặc mô tả bằng lời.
2.1.1.8 Đặc tính quá trình định mức lao động
Quá trình nghiên cứu bao gồm nhiều yếu tố tổ chức và kỹ thuật, cũng như điều kiện tự nhiên Đặc tính của quá trình này được xác định thông qua phiếu đặc tính trong công tác định mức lao động.
2.1.1.9 Tiêu chuẩn của quá trình định mức lao động
Quá trình nghiên cứu định mức lao động được xác định một cách hợp lý, dựa trên việc xem xét các điều kiện tổ chức - kỹ thuật cụ thể Điều này đảm bảo sự phù hợp với các tổ chức sản xuất và trình độ phát triển của khoa học - kỹ thuật hiện đại, đồng thời đáp ứng các quy phạm kỹ thuật cho người lao động và năng suất của máy móc thiết bị.
2.1.1.10 Công tác định mức lao động Để có các định mức lao động, cần xây dựng định mức Mức đã xây dựng chỉ đưa vào thực hiện khi đã được xét duyệt và cấp có thẩm quyền ký ban hành Khi mức lao động đã được ban hành, cần tổ chức áp dụng mức, quản lý thực hiện mức, sửa đổi mức khi điều kiện tổ chức - kỹ thuật của sản xuất - kinh doanh thay đổi, rà soát định kỳ phát hiện các mức quá căng, lạc hậu để điều chỉnh kịp thời Quá trình đó được gọi là định mức lao động
Công tác định mức lao động yêu cầu cán bộ có trình độ nghiệp vụ vững chắc và có sự tham gia của đại diện người lao động để đảm bảo quyền lợi cho họ, đặc biệt là những người trực tiếp sản xuất và kinh doanh sản phẩm Để xây dựng và ban hành hệ thống mức lao động tiên tiến với độ căng hợp lý, cần thành lập hội đồng định mức lao động do Giám đốc chủ trì, bao gồm đại diện từ các bộ phận và phòng ban liên quan.
2.1.2 Các nguyên tắc định mức lao động
Xây dựng định mức lao động phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
Định mức lao động được thiết lập dựa trên cấp bậc công việc, tương thích với trình độ công nhân và nhằm nâng cao điều kiện làm việc Đồng thời, nó cũng hỗ trợ việc đổi mới công nghệ kỹ thuật và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn lao động.
Mức lao động quy định được xác định là mức trung bình tiên tiến, nhằm đảm bảo rằng đa số người lao động có thể thực hiện công việc mà không cần kéo dài thời gian làm việc tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.
- Khi thay đổi kỹ thuật, công nghệ sản xuất, kinh doanh thì phải điều chỉnh định mức lao động
Định mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm, bao gồm cả sản phẩm qui đổi, cùng với định mức biên chế lao động tổng hợp của doanh nghiệp, cần được xây dựng dựa trên định mức nguyên công và định mức biên chế của các bộ phận cơ sở cũng như lao động quản lý.
Khi xây dựng định mức lao động tổng hợp, cần xác định đồng thời độ phức tạp của lao động và cấp bậc công việc bình quân bằng phương pháp gia quyền.
Ý nghĩa, tác dụng của công tác định mức lao động trong tổ chức
Các hoạt động sản xuất - kinh doanh và xã hội ngày nay ngày càng mang tính tập thể và quốc tế, yêu cầu quản lý hiệu quả thông qua các biện pháp đa dạng và khoa học Định mức lao động đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý sản xuất - kinh doanh, giúp nâng cao hiệu quả và tác động tích cực trên nhiều khía cạnh.
2.2.1 Định mức lao động là biện pháp quan trọng để tăng năng suất và hạ giá thành sản phẩm
Tăng năng suất lao động là quy luật kinh tế thiết yếu cho mọi hình thái kinh tế - xã hội, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của nhân loại Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần nâng cao năng suất lao động và giảm giá thành sản phẩm để tồn tại và phát triển Mục tiêu cuối cùng là cải thiện tổng sản phẩm xã hội và thu nhập quốc dân, và định mức lao động là công cụ giúp các doanh nghiệp đạt được điều này.
Tăng năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm sẽ cải thiện tổng sản phẩm xã hội và thu nhập quốc dân Định mức lao động là công cụ hiệu quả để khai thác tiềm năng trong sản xuất - kinh doanh Quá trình xây dựng và áp dụng định mức lao động bao gồm nghiên cứu, tính toán các yêu cầu kỹ thuật, sắp xếp nơi làm việc và đảm bảo sức khỏe cho người lao động Nó cũng giúp phát hiện thời gian lãng phí, cả nhìn thấy và không nhìn thấy, từ đó tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động sử dụng hợp lý thiết bị, vật tư và thời gian, đồng thời áp dụng kinh nghiệm và phương pháp lao động tiên tiến.
2.2.2 Định mức lao động hợp lý có tác động nâng cao hiệu quả công tác chiến lƣợc và kế hoạch
Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là điều tất yếu, do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và kế hoạch sản xuất - kinh doanh để tồn tại và phát triển Định mức lao động, phản ánh rõ ràng về số lượng và chất lượng lao động, cùng với các điều kiện tổ chức - kỹ thuật cụ thể, đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và chiến lược của doanh nghiệp một cách toàn diện và chính xác.
Mức lao động đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, bao gồm kế hoạch số lượng lao động, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn - kỹ thuật, tăng năng suất lao động và quản lý quỹ tiền lương Điều này giúp đảm bảo sự chính xác và khoa học trong quá trình sử dụng và phát triển nguồn nhân lực.
Các kế hoạch này, kết hợp với hệ thống định mức lao động, tạo nền tảng cho việc điều chỉnh và xây dựng các kế hoạch khác như kế hoạch sản xuất - kinh doanh và kế hoạch tài chính.
2.2.3 Định mức lao động là cơ sở để tổ chức lao động khoa học
Tổ chức lao động hiệu quả trong các cơ sở và doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất - kinh doanh diễn ra liên tục và nhịp nhàng Mỗi cá nhân tham gia vào quá trình này đóng góp vai trò thiết yếu, giúp nâng cao năng suất lao động tổng thể.
Để đảm bảo hiệu quả kinh tế trong sản xuất và kinh doanh, cần tổ chức sản xuất và lao động hiệu quả ở từng bộ phận Nếu một bộ phận ngừng hoạt động, toàn bộ quá trình sẽ bị ảnh hưởng Do đó, việc tính toán mức tiêu hao lao động cho mỗi công việc là điều kiện cần thiết Từ đó, cần giải quyết hợp lý các vấn đề phân công, hợp tác lao động và tổ chức nơi làm việc, đồng thời nghiên cứu và áp dụng các phương pháp lao động tiên tiến.
Nói cách khác, định mức lao động cho phép xây dựng và áp dụng vào sản xuất, công tác những hình thức tổ chức lao động hợp lý
Mức lao động không chỉ phản ánh khối lượng công việc mà còn yêu cầu trình độ tay nghề và chuyên môn nhất định để hoàn thành nhiệm vụ Điều này tạo cơ sở cho việc phân phối công việc dựa trên kỹ năng của từng lao động Đồng thời, nghiên cứu thời gian tiêu hao cho các công việc thủ công và tự động hóa giúp xác định và phân công lao động hiệu quả Trong sản xuất - kinh doanh tự động hóa, việc phân công lao động theo chuyên môn hẹp không tối ưu thời gian lao động, do đó, mức lao động cần tính đến thời gian thao tác của người lao động để điều chỉnh hình thức phân công từ hẹp sang rộng.
Mức lao động là yếu tố quan trọng trong việc xác định nhu cầu lao động cho từng nghề, giúp phân phối hợp lý tỷ lệ người làm việc giữa các bộ phận Nó đảm bảo sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận sản xuất và kinh doanh, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tuyển dụng và sử dụng lao động hiệu quả Định mức lao động cũng cho phép phân tích khả năng sản xuất tại nơi làm việc, giúp khắc phục bất hợp lý trong tổ chức, loại bỏ thao tác thừa và nâng cao năng suất lao động Hơn nữa, nó còn là công cụ hữu hiệu để củng cố kỷ luật lao động, thúc đẩy người lao động tuân thủ quy định và quy trình sản xuất - kinh doanh.
2.2.4 Định mức lao động là cơ sở để thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động
Đánh giá mức độ tham gia lao động của mỗi cá nhân bao gồm hai yếu tố chính: số lượng và chất lượng lao động Số lượng lao động phản ánh sự hao phí trí lực, sức lực và thần kinh, thường được đo bằng thời gian làm việc hoặc số lượng sản phẩm tạo ra Trong khi đó, chất lượng lao động thể hiện độ phức tạp của công việc, chủ yếu dựa vào yêu cầu về trình độ và kiến thức chuyên môn - kỹ thuật của người lao động.
Để đảm bảo trả công lao động một cách công bằng và hợp lý, đồng thời khuyến khích người lao động, việc định mức lao động là rất cần thiết Mức lao động không chỉ là thước đo cho việc xác định đơn giá trả lương mà còn là cơ sở để các đơn vị, doanh nghiệp đãi ngộ người lao động, đảm bảo tính công bằng theo nguyên tắc đóng góp lao động.
2.2.5 Định mức lao động trên thế giới
Khoa học định mức lao động đã hình thành và phát triển vào cuối thế kỷ 18 và đầu thế kỷ 19, đánh dấu sự chuyển mình của nền sản xuất từ công trường thủ công và lao động cá nhân sang sản xuất đại cơ khí.
Sự phát triển của nền đại sản xuất máy móc phụ thuộc vào việc phân tích và lý giải khoa học quá trình sản xuất, đòi hỏi quyết định của người quản lý phải chính xác Áp dụng khoa học tổ chức sản xuất và định mức lao động trở thành nhu cầu thiết yếu cho sự phát triển kinh tế Khoa học tổ chức lao động, xuất hiện vào cuối thế kỷ 19, không thể thiếu định mức lao động, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh thông qua kinh nghiệm, chiến lược và công cụ quản lý Định mức lao động là cơ sở quan trọng cho tổ chức sản xuất và trả công cho người lao động, phát triển mạnh mẽ trong thời kỳ công nghiệp hóa và được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia như Mỹ, Anh, Đức, Pháp.
Người đầu tiên nghiên cứu, phát triển định mức lao động phải kể đến F.W
Taylor (1856-1915, người Mỹ) đã đưa ra kết quả nghiên cứu về tổ chức sản xuất
Taylor nhấn mạnh các nguyên tắc khoa học trong tổ chức lao động, bao gồm việc xác định định mức lao động, xây dựng hệ thống tiền lương và tiền thưởng hợp lý, cũng như tối ưu hóa các phương pháp và thao tác làm việc của công nhân.
Quan niệm chung về định biên
Trong quyển giáo trình "Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước" của Học viện hành chính (2012), tác giả đã trình bày những quan niệm chung về định biên, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan và sâu sắc về khái niệm này trong bối cảnh quản lý nhà nước.
Biên chế tổ chức là số lượng nhân sự cần thiết để thực hiện các công việc khác nhau tại những thời điểm cụ thể, nhằm đảm bảo tổ chức hoàn thành hiệu quả chức năng và nhiệm vụ được giao.
Định biên là quá trình quan trọng nhằm xác định số lượng nhân lực cần thiết cho tương lai, dựa trên kỹ năng và trình độ của người lao động Quá trình này bao gồm việc phân tích số lượng nhân lực hiện có và khả năng đáp ứng nhu cầu tổ chức Đồng thời, nó yêu cầu xây dựng kế hoạch chi tiết về nhu cầu nhân sự cho từng chức danh, vị trí công việc, các bộ phận và phòng ban trong tổ chức.
2.4.3 Vị trí của định biên
Định biên là yếu tố then chốt trong quản lý nhân sự của tổ chức, vì chất lượng sản phẩm định biên kém có thể dẫn đến những hệ quả tiêu cực trong quy trình tiếp theo Hiệu quả của công tác định biên được thể hiện rõ trong việc sử dụng nhân sự sau này Trong thực tiễn quản lý, không nên hoàn toàn tuân thủ theo bản định biên, vì nó chỉ là dự tính lý thuyết Cần lưu ý rằng có thể xuất hiện sai số trong thực tiễn, từ đó cần bổ sung và điều chỉnh công tác định biên cho phù hợp.
2.4.4 Mục đích, ý nghĩa của việc định biên
HVHC (2012, trang 21-23) cho rằng định biên là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để thực hiện công việc, nhằm đảm bảo tổ chức có đủ nhân lực và cấu trúc hợp lý để hoàn thành chức năng và nhiệm vụ Đội ngũ nhân sự hợp lý về số lượng và chất lượng sẽ tạo nền tảng vững chắc cho tổ chức đạt được mục tiêu Do đó, định biên là hoạt động thiết yếu cho mọi tổ chức, không chỉ nhằm hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả mà còn nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động, thay vì chỉ để “giảm” biên chế.
Định biên có vai trò quan trọng trong tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý nguồn lực của tổ chức.
Định biên là nền tảng quan trọng để bố trí và sử dụng nhân sự một cách hiệu quả, đảm bảo đúng người, đúng việc Để đạt được điều này, cần phải kết nối hợp lý giữa hai yếu tố cơ bản: yêu cầu tính chất công việc và năng lực của người lao động, bao gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ.
Định biên nhân sự là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện các chính sách về tiền lương, bảo hiểm và phúc lợi xã hội Việc xác định số lượng nhân sự lớn hơn nhu cầu thực tế có thể gây áp lực gia tăng lên các khoản chi này.
Trong nhiều trường hợp quỹ lương và bảo hiểm xã hội bị “vỡ”, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động và sự tồn tại của tổ chức
Ba là, định biên đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt và đào tạo nhân sự cho tổ chức Nó không chỉ là một khâu trong quy trình quản lý nguồn lực mà còn được coi là “la bàn” cho các hoạt động khác trong quản lý nguồn nhân lực của tổ chức.
Định biên trong các cơ quan hành chính nhà nước
Theo HVHC (2012, trang 23-24), lao động của cán bộ, công chức hành chính chủ yếu là lao động quản lý và trí óc Việc xác định thời gian cần thiết để hoàn thành công việc quản lý và tính toán nhu cầu số lượng cán bộ, công chức là một quá trình phức tạp, đòi hỏi kinh nghiệm thực tiễn nhiều năm.
Nói cách khác là khó định mức thời gian như trong khu vực sản xuất vật chất
Việc xác định thời gian cho các hoạt động như soạn thảo quyết định hay tiếp công dân phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như phạm vi và tính chất phức tạp của công vụ, không thể áp dụng một đơn vị chuẩn nào Do đó, việc xác định số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước cần phải dựa vào phương pháp phân tích, so sánh và thực nghiệm thay vì chỉ sử dụng phương pháp định mức lao động như trong khu vực kinh doanh.
2.5.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên của cơ quan nhà nước
Theo HVHC (2012, trang 25-28) các yếu tố sau đây ảnh hưởng đến định biên của các cơ quan nhà nước gồm các yếu tố sau đây:
2.5.1.1 Các yếu tố bên ngoài tổ chức
- Hệ thống pháp luật và chính sách về lao động của nhà nước:
Hệ thống pháp luật cung cấp khung pháp lý cho việc quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức, với các chính sách nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành lực lượng lao động quốc gia Pháp luật và chính sách lao động không chỉ định hình đặc điểm của nguồn nhân lực mà còn ảnh hưởng đến cách thức định biên nhân sự Các nhà quản lý cần tuân thủ các quy định pháp luật khi thực hiện định biên, đặc biệt là trong các tổ chức nhà nước, nơi mà việc này phải dựa trên các quy định nghiêm ngặt về quản lý nhân sự trong khu vực công.
- Các yếu tố thị trường lao động:
Các yếu tố thuộc thị trường lao động, như sự cạnh tranh từ các tổ chức bên ngoài, chất lượng và giá cả lao động, đóng vai trò quan trọng trong việc định biên nhân sự cho tổ chức Định biên không chỉ xác định nhu cầu nhân lực mà còn phải xem xét nguồn cung lao động Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt về nhân lực chất lượng, tổ chức cần chú trọng đến yếu tố này, kết hợp với giá cả và chất lượng lao động Sự cạnh tranh nhân sự thể hiện qua việc thu hút và giữ chân nhân viên Công tác định biên cần cân nhắc các yếu tố thị trường lao động để đưa ra dự tính hợp lý về nguồn nhân lực, đảm bảo phù hợp với công việc, khả năng chi trả và phúc lợi Sự phù hợp này bao gồm việc có đủ số lượng lao động, chất lượng đáp ứng yêu cầu công việc, với cơ cấu nhân sự đa dạng từ lao động chất xám đến lao động phổ thông Không nên chỉ chọn lao động chất lượng cao nếu không phù hợp với yêu cầu công việc, và có thể dự tính đào tạo lao động với chi phí thấp để đáp ứng nhu cầu công việc.
2.5.1.2 Các yếu tố bên trong tổ chức
- Các mục tiêu, chiến lƣợc của tổ chức:
Để xác định nhân sự của tổ chức, cần liên kết chặt chẽ với mục tiêu và chiến lược của tổ chức Mỗi tổ chức cần một lực lượng lao động hợp lý để đạt được mục tiêu trong thời gian nhất định, với số lượng nhân sự không dư thừa và không thiếu hụt Chất lượng nhân lực, bao gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ, cũng phải được cân nhắc trong quá trình định biên Sự thay đổi trong số lượng nhân sự sẽ ảnh hưởng đến yêu cầu về chất lượng và ngược lại Do đó, việc xác định hai yếu tố này phải dựa trên mục tiêu và chiến lược của tổ chức trong một khoảng thời gian cụ thể, là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến việc định biên nhân sự.
- Quy mô hoạt động của tổ chức:
Quy mô tổ chức được xác định dựa trên không gian lãnh thổ và quy mô các hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến định biên nhân sự.
Các tổ chức nhỏ thường cần ít nhân sự hơn so với các tổ chức lớn Sự khác biệt về quy mô hoạt động và địa bàn lãnh thổ dẫn đến nhu cầu công việc cao hơn, từ đó làm tăng nhu cầu về nhân sự.
Định biên là quá trình tìm kiếm người phù hợp cho các vị trí trong tổ chức, không thể tách rời khỏi công việc cụ thể của tổ chức Để xác định yêu cầu về nhân sự, cần bắt đầu từ bản chất của công việc, từ đó dự đoán số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết Sự phức tạp và khối lượng công việc sẽ ảnh hưởng đến số lượng nhân sự, cũng như yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và thái độ của họ.
- Điều kiện công nghệ ứng dụng:
Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, công nghệ đang dần thay thế lực lượng lao động truyền thống Việc ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào tổ chức ảnh hưởng đến định biên nhân sự theo ba cách: đầu tiên, công nghệ thay thế một phần sức lao động, làm giảm nhu cầu về nhân sự, đặc biệt trong các công việc thủ công; thứ hai, nó tạo ra những công việc mới với yêu cầu cao về chất lượng nhân sự, đặc biệt là kỹ năng và tư duy; và thứ ba, công nghệ tác động đến định mức lao động, dẫn đến sự thay đổi trong định biên nhân sự Do đó, sự phát triển công nghệ không chỉ ảnh hưởng đến việc giảm số lượng nhân viên mà còn yêu cầu nhân sự có trình độ cao hơn.
- Mức độ chuyên môn hóa:
Mức độ chuyên môn hóa đề cập đến tính chuyên sâu của công việc mà người lao động cần thực hiện Tính chất này quy định cấu trúc vị trí công việc trong tổ chức, với mức độ chuyên môn hóa càng cao thì cơ cấu vị trí công việc càng đa dạng Điều này dẫn đến yêu cầu chi tiết hơn về cơ cấu nhân sự và làm cho khả năng thay thế nhân viên trở nên khó khăn hơn.
Tính ổn định của tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc định biên nhân sự, bắt đầu từ giai đoạn thiết kế tổ chức và kéo dài đến các giai đoạn sau khi có nhu cầu thay đổi Ở giai đoạn đầu, ổn định giúp chọn lựa chất lượng nhân sự phù hợp, trong khi ở giai đoạn sau, nó ảnh hưởng rõ rệt đến cả số lượng và chất lượng nhân sự Một tổ chức ổn định thường duy trì tình trạng nhân sự ổn định, trong khi những tổ chức không ổn định thường xuyên điều chỉnh nhân sự, dẫn đến nhiều biến động trong biên chế.
Khả năng tài chính của tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc định biên nhân sự, dựa trên nhiều căn cứ cần thiết Cơ cấu tài chính của mỗi tổ chức bao gồm các khoản thu, chi, trong đó quỹ lương chiếm tỷ lệ lớn trong nguồn chi Việc định biên nhân sự phải nằm trong giới hạn cho phép của quỹ lương, và trong điều kiện tài chính hạn hẹp, quá trình này có thể gặp khó khăn, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả Đặc biệt, ở các tổ chức nhà nước, quỹ lương cho công chức được lấy từ ngân sách nhà nước, do đó việc xác định biên chế công chức liên quan chặt chẽ đến chi ngân sách và quỹ lương Ngoài việc phân tích công việc và định mức lao động, việc dự tính nhân sự cho tổ chức nhà nước cũng cần phải dự toán chi phí tiền lương.
2.5.2 Vai trò, tầm quan trọng của công tác định biên trong các cơ quan hành chính nhà nước
Theo HVHC (2012, trang 28-29), định biên trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước là quyết định của cơ quan có thẩm quyền về số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức, phân loại theo từng loại công chức và ngạch công chức cho mỗi loại cơ quan nhà nước.
Định biên trong cơ quan nhà nước là quyết định pháp luật, yêu cầu sự chấp hành nghiêm túc, giúp Nhà nước quản lý nguồn nhân lực, ngân sách, tiền lương và hoạt động của bộ máy công sở một cách chặt chẽ và thống nhất Điều này có vai trò quan trọng trong việc chi tiêu hiệu quả, tiết kiệm chi phí quản lý nhà nước, nâng cao hiệu quả và hiệu lực, đồng thời chống lãng phí, quan liêu và tham nhũng, cũng như loại bỏ cán bộ tha hóa, biến chất.
Sau khi định biên, hoạt động thực tiễn sẽ chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong thiết kế chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền và cơ cấu tổ chức Đối với cơ quan quản lý hành chính nhà nước, tiêu chuẩn định biên là cơ sở quan trọng để hoạch định và phát triển nguồn nhân lực Cụ thể, cần xác định số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức theo nhu cầu tổ chức, xây dựng kế hoạch ngân sách và tiền lương, lập kế hoạch tuyển dụng bổ sung đội ngũ cán bộ hiện có, cùng với quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng và nâng ngạch công chức để chuẩn bị cho các vị trí lãnh đạo trong cơ cấu bộ máy.
THỰC TRẠNG NHÂN SỰ, KHỐI LƯỢNG VÀ YÊU CẦU CÔNG VIỆC CỦA SỞ NỘI VỤ
Toàn cảnh nhân sự
Trong những năm qua, Sở Nội vụ đã tổ chức thi tuyển công chức và điều động nhân sự nhằm đảm bảo lực lượng nhân sự thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ được giao Việc này giúp thay thế kịp thời các công chức nghỉ hưu và bổ sung nhân sự cho các đơn vị có khối lượng công việc tăng lên Tính đến thời điểm định biên, bức tranh toàn cảnh về nhân sự của Sở Nội vụ đã được xác định rõ ràng.
Trình độ Tuổi Giới tính
Thạc sĩ Đại học Khác 60 Nam Nữ
Văn phòng Sở Nội vụ 12 7 5 3 6 2 1 8 4
Thanh tra Sở Nội vụ 3 3 2 1 3
P Tổ chức phi Chính phủ và
Nguồn: Bộ phận một cửa - Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre
Qua đó, ngoài Ban Giám đốc, hiện tại Sở Nội vụ có 07 phòng (đơn vị) thuộc
Sở, với tổng số 41 công chức, nhân viên hợp đồng đang làm việc và phục vụ.
Phân tích, đánh giá
Việc phân tích, đánh giá thực trạng nhân sự của Sở Nội vụ sẽ được thể hiện rõ thông qua các biểu đồ dạng hình Pie dưới đây:
Hình 3.1 Nhân sự theo trình độ
Thạc sĩ Đại học Khác
Trong 41 nhân sự, có 5% trình độ thạc sĩ, 83% trình độ đại học, còn lại 12% có trình độ THPT trở xuống Trong tương lai, trình độ nhân sự của Sở Nội vụ sẽ được nâng cao do chủ trương khuyến khích đào tạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và Ban Giám đốc Sở Theo tác giả, 5% nhân sự có trình độ thạc sĩ là một tỷ lệ còn thấp và 12% nhân sự có trình độ THPT trở xuống còn chiếm tỷ lệ khá cao là do nhu cầu công việc như lái xe, bảo vệ và tạp vụ
Hình 3.2 Nhân sự theo độ tuổi
Tỷ lệ phân bổ nhân sự theo độ tuổi hiện tại là không hợp lý, với các nhóm tuổi 60 lần lượt là 24% : 42% : 5% : 27% : 2% Đặc biệt, nhóm tuổi 51-60 chiếm 27% tổng số nhân sự, trong khi tỷ lệ kế thừa ở độ tuổi 41-50 chỉ đạt 5% Tương tự, nhóm tuổi 31-40 có tỷ lệ nhân sự cao nhất là 42%, nhưng tỷ lệ kế thừa lại chỉ là 24% Cuối cùng, tỷ lệ 2% ở nhóm tuổi trên 60 là do Sở Nội vụ hợp đồng.
01 nhân viên tạp vụ năm nay 61 tuổi
Hình 3.3 Nhân sự theo giới tính
Trong các cơ quan nhà nước, tỷ lệ nhân sự nữ khoảng 1/3 tổng số nhân sự được coi là hợp lý Sở Nội vụ hiện có tỷ lệ 27% nữ so với 73% nam, cho thấy cơ cấu giới tính tại đây là hợp lý Tuy nhiên, sự phân bổ nhân sự nữ giữa các đơn vị vẫn chưa đồng đều.
Hình 3.4 Nhân sự theo ngạch lương hiện hưởng
Chuyên viên cao cấp Chuyên viên chính Chuyên viên Cán sự Nhân viên
Tác giả chỉ ra rằng tỷ lệ công chức giữ ngạch chuyên viên cao đạt 0% và ngạch chuyên viên chính chỉ đạt 17%, cho thấy sự thiếu hụt nghiêm trọng Do đó, cần thiết phải khuyến khích và tạo điều kiện cho công chức tham gia thi nâng ngạch ở các vị trí này.
Hình 3.5 Nhân sự theo chức vụ
Giám đốc Phó Giám đốc Trưởng phòng Phó trưởng phòng Chuyên viên Cán sự Nhân viên
Tỷ lệ công chức giữ chức vụ trong cơ quan nhà nước hiện nay tương đối hợp lý, nhờ vào quy định cụ thể về số lượng lãnh đạo như Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc, cũng như Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng Tuy nhiên, một số vị trí phó trưởng phòng vẫn còn khuyết, cần được bổ sung kịp thời trong thời gian tới để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Hình 3.6 Nhân sự theo trình độ lý luận chính trị
Cử nhân Cao cấp Trung cấp
Trình độ lý luận chính trị của đội ngũ công chức hiện tại đã đáp ứng yêu cầu công việc, nhưng cần chú trọng đào tạo và bồi dưỡng kịp thời để đảm bảo đủ tiêu chuẩn cho các vị trí mới khi được bổ nhiệm Đặc biệt, cần tổ chức bồi dưỡng trình độ lý luận chính trị cao cấp cho những vị trí quy hoạch trong thời gian tới.
Hình 3.7 Nhân sự theo trình độ quản lý nhà nước
Chuyên viên cao cấp Chuyên viên chính Chuyên viên Cán sự Còn lại
Tỷ lệ quản lý nhà nước hiện tại được xem là hợp lý, nhưng cần nâng cao tỷ lệ bồi dưỡng kiến thức cho ngạch chuyên viên cao cấp, vì hiện nay chưa có công chức nào đạt trình độ quản lý nhà nước ở ngạch này.
Trong 10 năm qua, Sở Nội vụ gặp phải một số bất cập trong việc sử dụng nguồn nhân sự, với nhiều đơn vị có số lượng nhân sự vượt quá nhu cầu công việc, trong khi một số đơn vị khác lại thiếu nhân sự do công việc mới phát sinh Nhiều công chức chưa phát huy được chuyên môn của mình, và một số đơn vị quản lý nhân sự chưa hiệu quả, dẫn đến tình trạng làm việc thụ động và không đạt năng suất cao Do đó, nhiệm vụ định biên không chỉ tập trung vào con số, mà còn cần xem xét và tham mưu điều chuyển nhân sự giữa các đơn vị để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả.
Khái quát chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Sở Nội vụ
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, có chức năng tham mưu và giúp quản lý nhà nước về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, và cơ cấu viên chức Cơ quan này cũng quản lý về tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, và lao động hợp đồng trong các đơn vị sự nghiệp công lập Ngoài ra, Sở Nội vụ còn chịu trách nhiệm về cải cách hành chính, chế độ công vụ, chính quyền địa phương, và địa giới hành chính Họ cũng đảm nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, cùng với việc quản lý các tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua - khen thưởng, và công tác thanh niên.
Sở Nội vụ hàng năm tiếp nhận khoảng 5.361 văn bản và ký ban hành khoảng 2.746 văn bản các loại Để hoàn thành khối lượng công việc này, các đơn vị được phân công nhiệm vụ cụ thể.
3.3.1 Văn phòng Sở Nội vụ
Văn phòng Sở Nội vụ là tổ chức hỗ trợ Giám đốc Sở trong việc thông tin, tổng hợp và điều phối các hoạt động của Sở theo chương trình và kế hoạch công tác Các nhiệm vụ nội bộ bao gồm tổ chức cán bộ, pháp chế, cải cách hành chính và chế độ công vụ, bình đẳng giới, văn thư lưu trữ, thi đua khen thưởng, tài chính kế toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị.
3.3.2 Phòng Tổ chức - Công chức
Phòng Tổ chức – Công chức thuộc Sở Nội vụ, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Sở Nội vụ trong việc tư vấn cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác quản lý nhà nước.
Tổ chức bộ máy hành chính và sự nghiệp công lập đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý biên chế công chức và số lượng nhân lực tại các đơn vị sự nghiệp công lập Việc xác định cán bộ, công chức, viên chức cùng với vị trí việc làm và cơ cấu chức danh là cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động Cải cách chế độ công vụ và công chức, cũng như chế độ tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng, là những yếu tố then chốt nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công và đáp ứng yêu cầu phát triển của tổ chức hành chính.
3.3.3 Phòng Xây dựng chính quyền
Phòng Xây dựng chính quyền thuộc Sở Nội vụ, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Sở Nội vụ trong việc tư vấn cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về quản lý nhà nước.
Nhiệm vụ và khối lượng công việc cụ thể
Phòng Đào tạo thuộc Sở Nội vụ có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Sở trong việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Đồng thời, phòng cũng đảm nhận việc quản lý chế độ đãi ngộ cho cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng trong các cơ quan, tổ chức hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập.
3.3.5 Phòng Cải cách hành chính
Phòng Cải cách hành chính thuộc Sở Nội vụ, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Sở Nội vụ trong việc tư vấn cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về quản lý nhà nước liên quan đến công tác cải cách hành chính.
3.3.6 Thanh tra Sở Nội vụ
Thanh tra Sở Nội vụ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Giám đốc Sở trong việc thực hiện thanh tra hành chính và chuyên ngành Ngoài ra, tổ chức này còn có trách nhiệm giải quyết khiếu nại, tố cáo và thực hiện các biện pháp phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.
Thanh tra Sở Nội vụ hoạt động dưới sự chỉ đạo và điều hành của Giám đốc Sở Nội vụ, đồng thời tuân theo chỉ đạo về công tác thanh tra và hướng dẫn nghiệp vụ thanh tra hành chính từ Thanh tra tỉnh, cũng như nghiệp vụ thanh tra chuyên ngành từ Thanh tra Bộ Nội vụ.
3.3.7 Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên
Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên thuộc Sở Nội vụ có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc Sở Nội vụ nhằm hỗ trợ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc quản lý nhà nước về tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên.
3.4 Nhiệm vụ và khối lƣợng công việc cụ thể 3.4.1 Ban Giám đốc
Giám đốc phụ trách công tác nội vụ và nhân sự của tỉnh, đồng thời đảm nhận công tác thanh tra và hợp tác quốc tế, là chủ tài khoản của cơ quan Trung bình hàng năm, giám đốc xem xét và ký ban hành gần 700 văn bản, với tổng thời gian thực hiện nhiệm vụ ước tính khoảng 2000 giờ.
Phó Giám đốc thứ nhất được giao phụ trách nhiều lĩnh vực quan trọng, bao gồm công tác cán bộ, công chức, viên chức, tổng hợp, tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học - kỹ thuật phục vụ quản lý ngành, hành chính văn phòng, và văn thư - lưu trữ Ông cũng là chủ tài khoản thứ hai, giúp Giám đốc xem xét và ký ban hành gần 1000 văn bản mỗi năm Ước tính, tổng thời gian hao phí để thực hiện nhiệm vụ này khoảng 2000 giờ mỗi năm.
Phó Giám đốc thứ hai được Giám đốc giao nhiệm vụ phụ trách công tác xây dựng chính quyền, cùng với việc đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trên toàn tỉnh.
Mỗi năm, Giám đốc xem xét và ký ban hành gần 1000 văn bản khác nhau, với tổng thời gian hao phí để thực hiện nhiệm vụ ước tính khoảng 2000 giờ.
Phó Giám đốc thứ ba được giao phụ trách công tác tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ, cải cách hành chính, công tác thanh niên và pháp chế Trung bình hàng năm, Giám đốc xem xét và ký ban hành gần 200 văn bản các loại, với tổng thời gian thực hiện nhiệm vụ ước tính khoảng 400 giờ.
Phó Giám đốc thứ ba có tổng hao phí thời gian thực hiện nhiệm vụ ít nhất, chỉ khoảng 1/5 so với các Phó Giám đốc còn lại Điều này cho thấy sự phân công công việc trong Ban Giám đốc chưa đồng đều, một phần do khối lượng công việc của các đơn vị phụ trách ít, dẫn đến việc không có nhiều sản phẩm đầu ra để trình ký.
3.4.2 Văn phòng Sở Nội vụ
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng, báo cáo trực tiếp với lãnh đạo sở về mọi hoạt động của phòng Chức năng chính bao gồm tham mưu quản lý, bố trí và sử dụng công chức, viên chức, cũng như chủ trì phối hợp với các đơn vị để xây dựng và triển khai các chương trình, kế hoạch của sở Ngoài ra, Chánh Văn phòng còn trực tiếp xây dựng báo cáo năm công tác nội vụ và cải cách hành chính, ký các văn bản theo quy chế cơ quan theo lệnh Giám đốc, và thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Giám đốc giao.
Phó Chánh Văn phòng thứ nhất phụ trách công tác hành chính tổng hợp, xây dựng các đề án và chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của ngành nội vụ Ông trực tiếp tham mưu xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan, thẩm định các báo cáo chuyên đề và định kỳ Ngoài ra, ông cũng là cán bộ đầu mối trong công tác kiểm soát thủ tục hành chính, tham mưu xây dựng đề án vị trí việc làm của sở và các đơn vị thuộc sở Phó Chánh Văn phòng còn phụ trách công tác pháp chế, kê khai tài sản, thi đua – khen thưởng, kỷ niệm chương, sáng kiến, dân vận, quy chế dân chủ cơ sở và các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc và Chánh Văn phòng giao.
Phó Chánh Văn phòng thứ hai phụ trách công tác hành chính quản trị, quản lý tài sản và tài chính của cơ quan Ông theo dõi việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cho toàn bộ cơ quan và các đơn vị thuộc sở Ngoài ra, ông còn đảm nhiệm công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ, quản lý đội ngũ lái xe, kiêm nhiệm công tác kế toán và thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc và Chánh Văn phòng giao.
Chuyên viên 1 chịu trách nhiệm xây dựng các báo cáo định kỳ hàng tuần và hàng tháng, chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp giao ban, và tổng hợp các báo cáo Ngoài ra, chuyên viên này còn tham gia vào công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm và chống lãng phí, kiểm soát thủ tục hành chính, cải cách hành chính, và thực hiện các nhiệm vụ pháp chế cùng những nhiệm vụ khác được giao bởi Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng.
Khung năng lực tối thiểu chung đối với từng vị trí
Hiện nay, chưa có văn bản chính thức quy định khung năng lực tối thiểu cho từng vị trí, mà chỉ mới ở giai đoạn dự thảo Tuy nhiên, tác giả đề xuất rằng để đáp ứng nhu cầu công việc, cần xây dựng khung năng lực tối thiểu chung cho từng vị trí cụ thể.
Giám đốc sở là vị trí lãnh đạo cao nhất của một sở, có trách nhiệm với Ủy ban nhân dân tỉnh và pháp luật về việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ được giao Để đảm nhận vị trí này, ứng viên cần có trình độ đại học trở lên, giữ ngạch chuyên viên cao cấp hoặc tương đương, có khả năng sử dụng ít nhất một ngoại ngữ phổ biến và thành thạo tin học.
Phó Giám đốc sở là chức danh quản lý, đóng vai trò là cấp phó của Giám đốc sở, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc chỉ đạo các công tác cụ thể Người giữ chức vụ này chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và pháp luật về các nhiệm vụ được giao Để đảm nhiệm vị trí này, Phó Giám đốc sở cần có trình độ đại học trở lên, đang giữ ngạch chuyên viên chính hoặc tương đương, thành thạo ít nhất một ngoại ngữ phổ biến và sử dụng thành thạo tin học.
Trưởng phòng là vị trí quản lý cao nhất trong một phòng, có nhiệm vụ hỗ trợ lãnh đạo sở thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Để đảm nhiệm chức danh này, ứng viên cần có trình độ đại học trở lên, đang giữ ngạch chuyên viên hoặc tương đương, cùng với năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm công tác phù hợp Ngoài ra, Trưởng phòng cần thành thạo ít nhất một ngoại ngữ thông dụng và có khả năng sử dụng tin học một cách thành thạo để phục vụ cho công việc chuyên môn.
Phó Trưởng phòng là chức danh quản lý, đóng vai trò hỗ trợ Trưởng phòng trong việc theo dõi các công tác được phân công và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn Người giữ chức vụ này chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các nhiệm vụ đã được giao Để đảm bảo hiệu quả công việc, Phó Trưởng phòng cần có năng lực, kỹ năng, hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn, đồng thời phải tốt nghiệp đại học trở lên, đang giữ ngạch chuyên viên hoặc tương đương, biết sử dụng ít nhất một ngoại ngữ thông dụng và thành thạo tin học phục vụ cho công việc.
Công chức hành chính là những chuyên viên có yêu cầu chuyên môn cơ bản trong các lĩnh vực tại cơ quan hành chính từ cấp huyện trở lên, có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp và triển khai thực hiện các chế độ, chính sách theo ngành hoặc địa phương Để trở thành chuyên viên, ứng viên cần tốt nghiệp đại học trở lên với chuyên ngành phù hợp, có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước, chứng chỉ ngoại ngữ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, và chứng chỉ tin học theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Cán sự hành chính là những công chức thực hiện nhiệm vụ kỹ thuật trong các cơ quan, tổ chức hành chính, có trách nhiệm hỗ trợ lãnh đạo và quản lý, cũng như phục vụ cho các công chức cao hơn Họ thực hiện công tác thống kê, tổng hợp và báo cáo theo phân công của cấp trên Để trở thành cán sự, yêu cầu tối thiểu là tốt nghiệp trung cấp hoặc cao đẳng với chuyên ngành phù hợp, có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước, chứng chỉ ngoại ngữ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, cùng với chứng chỉ tin học theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
3.6.7 Nhân viên lái xe: Ngoài kỹ năng xử lý tình huống, Nhân viên lái xe phải có Giấy phép lái xe hạng B1 trở lên, nắm vững Luật và các quy định về giao thông đường bộ
3.6.8 Nhân viên bảo vệ: Ngoài kỹ năng xử lý tình huống, Nhân viên bảo vệ phải có chứng chỉ nghiệp vụ bảo vệ, dân quân tự vệ và nắm vững các quy định về công tác bảo vệ cơ quan, bảo mật nhà nước
3.6.9 Nhân viên tạp vụ: Nhân viên tạp vụ không cần chuyên môn, yêu cầu có sức khỏe tốt và chấp hành tốt nội quy, quy chế làm việc của cơ quan
Theo quan sát của tác giả, mặc dù hầu hết các vị trí trong đơn vị đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vẫn còn một số chức danh chưa đạt yêu cầu khung năng lực tối thiểu Sự phân bổ nhân sự và giao việc không đồng đều, thậm chí có tình trạng dư thừa nhân sự tại một số đơn vị trong Sở Nội vụ Do đó, cần kiểm chứng khối lượng công việc giao cho từng nhân sự và yêu cầu công việc để xác định số lượng nhân sự hợp lý cho từng vị trí.
Bài viết nêu rõ chức năng và nhiệm vụ của từng phòng thuộc Sở Nội vụ, đồng thời xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân Nó cũng trình bày khung năng lực tối thiểu cho mỗi vị trí và minh chứng số lượng công việc trung bình hàng năm mà mỗi cá nhân thực hiện Thông tin được minh họa bằng bảng và biểu đồ để tăng tính trực quan và dễ hiểu.
Tại thời điểm định biên, Sở Nội vụ có tổng cộng 41 nhân sự, bao gồm 36 công chức, 2 lái xe, 2 bảo vệ và 1 nhân viên tạp vụ Bức tranh tổng quan này phản ánh rõ ràng tình hình nhân sự của Sở Nội vụ.
Đội ngũ công chức hiện tại có trình độ chuyên môn và cơ cấu giới tính tương đối phù hợp, nhưng vẫn tồn tại sự chênh lệch giữa các nhóm tuổi cùng với cơ cấu ngạch, chức vụ và trình độ chính trị chưa hợp lý Sở Nội vụ cần chú trọng hơn đến công tác quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng công chức để đảm bảo tính kế thừa Bên cạnh đó, một số vị trí chuyên viên chưa được phân công đúng khả năng và sở trường, dẫn đến hiệu suất công việc không cao, do năng lực cá nhân yếu kém hoặc thiếu nỗ lực Những vấn đề này đang là mối trăn trở lớn đối với công tác quản lý nhân sự.
MÔ HÌNH, KẾT QUẢ ĐỊNH BIÊN
Quan điểm định biên
Theo Bộ Luật lao động, thời gian làm việc của người lao động là 8 giờ mỗi ngày và 40 giờ mỗi tuần Người lao động có quyền nghỉ hưởng nguyên lương trong 22 ngày, bao gồm 12 ngày nghỉ phép, 5 ngày nghỉ Tết Nguyên Đán, 1 ngày nghỉ Tết Dương Lịch, và các ngày lễ 30/4, 1/5, 2/9, cùng với Giỗ Tổ Hùng Vương vào ngày 10/3 âm lịch Tổng cộng, người lao động được nghỉ khoảng 22 ngày trong năm.
Mỗi năm, người lao động làm việc khoảng 1.744 giờ, tương đương với 176 giờ mỗi tháng Mặc dù có thể nghỉ nhiều hơn, nhưng thường không quá 29 ngày do thời gian công tác và đóng bảo hiểm xã hội thường không vượt quá 35 năm.
- Cơ cấu nhân sự hướng tới hợp lý: Giám đốc, không quá 03 Phó Giám đốc,
07 Trưởng phòng và tương đương, mỗi phòng không quá 02 Phó Trưởng phòng, còn lại chuyên viên, cán sự và nhân viên
- Cơ cấu ngạch công chức hướng tỷ lệ hợp lý: Chuyên viên cao cấp (3,5%), Chuyên viên chính (34,5%), Chuyên viên (44,8%), Cán sự và nhân viên (17,2%)
Trong quá trình định biên, không cần xác định các chức danh hiển nhiên như Giám đốc, Phó Giám đốc Sở, bảo vệ, lái xe và tạp vụ Thay vào đó, chỉ tập trung vào việc định biên các công chức chuyên môn và nghiệp vụ Kết quả định biên sẽ được làm tròn theo nguyên tắc làm tròn tăng.
Định biên là quá trình xác định thời gian hao phí thực tế của từng công chức trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, nhằm phát hiện sự chồng chéo và trùng lắp trong phân công công việc Qua đó, có thể đề xuất các phương án sắp xếp và bố trí nhân sự một cách hợp lý.
Việc định biên không ảnh hưởng đến thu nhập của công chức và người lao động, mà nhằm mục đích điều động, luân chuyển và biệt phái nhân sự một cách hợp lý trong ngành nội vụ Kết quả định biên hướng đến việc xây dựng cơ cấu nhân sự và ngạch công chức hợp lý, tối đa hóa năng lực công chức, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước, đồng thời góp phần giảm chi ngân sách cho tiền lương công chức.
Môi trường làm việc của Sở Nội vụ giai đoạn 2016 - 2020 được xác định là ổn định, không thay đổi về chức năng và nhiệm vụ theo quy định của Trung ương Cơ cấu bộ máy và nhân sự không có sự biến động Khối lượng công việc trung bình hàng năm có thể biến động trong mức độ cho phép, tăng hoặc giảm không quá 10% thời gian thực hiện công việc Đồng thời, cơ sở vật chất cũng đủ đáp ứng nhu cầu công việc.
Mô hình định biên
Vận dụng cơ sở lý thuyết trong định mức lao động tổng hợp theo định biên là phương pháp quan trọng cho các cơ quan nhà nước Đầu tiên, cần xác định định biên lao động cho từng phòng chuyên môn bằng cách phân tích cơ cấu, số lượng và sắp xếp lao động theo ngạch công chức, đảm bảo phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ Quá trình này bao gồm ba bước: (1) Phân tích, mô tả công việc; (2) Lựa chọn phương án tổ chức lao động hợp lý; và (3) Bố trí lao động có đủ trình độ chuyên môn, kỹ thuật vào từng vị trí để thực hiện công việc hiệu quả.
Tác giả đã có làm việc trực tiếp với tất cả các phòng thuộc Sở Nội vụ thuộc đối tượng định biên, nhờ cung cấp các thông tin sau:
Bảng phân công nhiệm vụ cho từng nhân sự của các phòng;
Xác định nhu cầu (và biến động) nhân sự từng năm của các phòng từ năm
Để tối ưu hóa hiệu suất công việc trong năm, cần xác định rõ từng nhiệm vụ của đơn vị, sau đó phân tích và mô tả thời gian hoàn thành cho từng công việc cụ thể Tiếp theo, tổng hợp thời gian hao phí cho toàn bộ công việc trong năm là điều quan trọng Bài viết cũng cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xác định định mức thời gian thông qua một ví dụ điển hình.
“Trình duyệt nhân sự đi nước ngoài” như sau:
Stt Các bước thực hiện công việc Thời gian thực hiện
1 Kiểm tra hồ sơ 01 giờ
2 Soạn thảo văn bản giải quyết 01 giờ
3 Trình ký và phát hành 01 giờ
- Trung bình số lần công việc này được thực hiện trong năm: 150 lần
Tổng thời gian thực hiện công việc trình duyệt nhân sự đi nước ngoài là:
Sau khi phân tích và mô tả, các đơn vị cần tính toán tổng thời gian hao phí cho tất cả công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của mình theo hướng dẫn đã được cung cấp.
Stt Công việc Thời gian thực hiện
1 Trình duyệt nhân sự đi nước ngoài 450 giờ
2 Trình Ban Cán sự Đảng Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác cán bộ 350 giờ
3 Tham mưu thi tuyển chức danh lãnh đạo, quản lý cấp Phó Giám Sở và tương đương 168 giờ
Thực hiện theo yêu cầu của tác giả, tất cả các đơn vị đã gửi đầy đủ thông tin theo yêu cầu và được tổng hợp như sau:
Bảng 4.1 Tổng thời gian hoàn thành công việc của các đơn vị
Stt Đơn vị Tổng thời gian hoàn thành công việc (giờ)
1 Văn phòng Sở Nội vụ 5.582 giờ
2 Phòng Tổ chức – Công chức 10.038 giờ
3 Phòng Xây dựng chính quyền 2.876 giờ
4 Thanh tra Sở Nội vụ 2.401 giờ
6 Phòng Cải cách hành chính 2.641 giờ
7 Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên 1.382 giờ
Nguồn: Phiếu thống kê thời gian thực hiện công việc theo chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao của các công chức Sở Nội vụ Bến Tre
Sau khi nhận được số liệu từ các đơn vị, tác giả đã tiến hành làm việc cụ thể với từng đơn vị trong đối tượng định biên để rà soát và đối chiếu thông tin Kết quả từ các phiên làm việc được tổng hợp lại như sau:
Bảng 4.2 Tổng thời gian hoàn thành công việc của các đơn vị (sau khi làm việc cụ thể)
Stt Đơn vị Tổng thời gian hoàn thành công việc (giờ)
1 Văn phòng Sở Nội vụ 7.464 giờ
2 Phòng Tổ chức – Công chức 10.388 giờ
3 Phòng Xây dựng chính quyền 3.226 giờ
4 Thanh tra Sở Nội vụ 2.751 giờ
6 Phòng Cải cách hành chính 2.991 giờ
7 Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên 1.446 giờ
Để xác định số lượng nhân sự biên chế cho từng đơn vị, tác giả sử dụng tổng số giờ hoàn thành công việc trong năm và chia cho 1.744 giờ, thời gian làm việc của một cá nhân trong năm Cụ thể, tại Phòng Tổ chức – Công chức, tổng định mức thời gian hao phí là 10.388 giờ, khi chia cho 1.744 giờ/người, kết quả cho thấy cần thiết phải có 06 nhân sự.
Kết quả định biên
Áp dụng công thức định biên cho các phòng ban của Sở Nội vụ, cụ thể như sau: Văn phòng Sở Nội vụ có 7464 giờ làm việc, Phòng Xây dựng chính quyền là 3226 giờ, Thanh tra Sở Nội vụ là 2751 giờ, Phòng Đào tạo có 3136 giờ, Phòng Cải cách hành chính là 2991 giờ, và Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên cũng được tính toán theo công thức này.
(1446 giờ/1744 giờ) Qua kết quả tính toán, tác giả đề xuất nhân sự cơ hữu cho các đơn vị thuộc Sở Nội vụ Bến Tre đến năm 2020 như sau:
Bảng 4.3 Kết quả định biên
Stt Đơn vị Nhân sự hiện tại Nhân sự định biên Tăng/
1 Văn phòng Sở Nội vụ 12 10 -2
2 Phòng Tổ chức – Công chức 7 6 -1
3 Phòng Xây dựng Chính quyền 4 2 -2
4 Thanh tra Sở Nội vụ 3 2 -1
6 Phòng Cải cách hành chính 3 2 -1
7 Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên 4 1 -3
Theo đó, tất cả 07 đơn vị thuộc Sở Nội vụ đều dư nhân sự, cụ thể: Văn phòng
Sở Nội vụ hiện đang dư thừa 02 nhân sự, trong khi Phòng Tổ chức – Công chức thiếu 01 nhân sự Phòng Xây dựng Chính quyền cũng dư 02 nhân sự, Thanh tra Sở Nội vụ thừa 01 nhân sự, Phòng Đào tạo thừa 02 nhân sự, và Phòng Cải cách hành chính thừa 01 nhân sự.
Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên dư đến 03 nhân sự
Kết quả định biên cho thấy Sở Nội vụ cần 29 nhân sự để hoàn thành công việc, bao gồm 04 nhân sự cho Ban Giám đốc và 25 nhân sự chuyên môn So với số nhân sự hiện tại, định biên này thừa 12 nhân sự Để xác minh tính chính xác của kết quả, giả thiết sai số được đặt ở mức 10%.
Mô hình định biên trong nghiên cứu này cho thấy tính khả thi cao và có thể áp dụng rộng rãi, với sai số cho phép là 10% Kết quả cho thấy thời gian thực hiện công việc ở mỗi đơn vị, khoảng 174,4 giờ, không làm thay đổi định biên.
So sánh kết quả định biên giữa phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên và phương pháp xác định vị trí việc làm
Stt Đơn vị Nhân sự hiện tại
Nhân sự định biên theo vị trí việc làm
Nhân sự định biên theo đề tài nghiên cứu
1 Văn phòng Sở Nội vụ 12 12 10
2 Phòng Tổ chức – Công chức 7 7 6
3 Phòng Xây dựng Chính quyền 4 4 2
4 Thanh tra Sở Nội vụ 3 3 2
6 Phòng Cải cách hành chính 3 4 2
7 Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên 4 4 1
Nguồn: Đề án vị trí việc làm của Sở Nội vụ Bến Tre
Theo bảng so sánh, việc áp dụng phương pháp xác định vị trí việc làm theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ sẽ dẫn đến việc tăng thêm 01 nhân sự tại phòng Cải cách hành chính Tuy nhiên, tác giả cho rằng phương pháp định biên này chưa chính xác và thiếu cơ sở khoa học do một số nguyên nhân chính.
- Các đơn vị không tính toán được hao phí thời gian thực của lao động để hoàn thành công việc được giao;
Nhiều đơn vị đang có tâm lý muốn tăng hoặc giữ nguyên biên chế, dẫn đến việc không mô tả và kê khai chính xác tỷ lệ thời gian thực hiện công việc Họ lo ngại rằng việc này có thể dẫn đến tình trạng tinh giản biên chế.
Hiện nay, việc bố trí và sử dụng nhân sự không đúng chuyên ngành đào tạo tại các đơn vị đang là một thực trạng phổ biến Điều này gây ra khó khăn trong việc phân công nhiệm vụ, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả định biên của tổ chức.
- Các đơn vị giao việc chồng chéo, nhiều người cùng làm một công việc hoặc giao việc gì làm việc nấy…
Chương 4 là chương quan trọng nhất của đề tài, trong chương này tác giả đã xây dựng được mô hình định biên cho các đơn vị thuộc Sở Nội vụ căn cứ vào cơ sở lý thuyết cũng như các quy định hiện hành, có vận dụng theo điều kiện thực tế của
Sở Nội vụ quy định rằng số lượng nhân sự cho mỗi đơn vị được xác định dựa trên tổng thời gian hao phí cho tất cả khối lượng công việc mà đơn vị đó đảm nhận.
1744 giờ thực tế làm việc
Tác giả sẽ đưa ra những kiến nghị phù hợp để xây dựng đội ngũ công chức đáp ứng đủ số lượng và trình độ chuyên môn cần thiết cho Sở Nội vụ trong thời gian tới, dựa trên các kết quả tính toán Các kiến nghị chi tiết sẽ được trình bày trong chương 5.
KIẾN NGHỊ
Về cơ cấu ngạch
Cơ cấu ngạch công chức của Sở Nội vụ hiện nay không có chuyên viên cao cấp, chiếm 0%, trong khi đó tỷ lệ chuyên viên chính là 17%.
Sau khi phân tích công việc thực tế và quan sát sản phẩm đầu ra tại bộ phận một cửa, tác giả nhận thấy cơ cấu ngạch công chức hiện tại với 66% chuyên viên, 5% cán sự và 12% nhân viên là chưa hợp lý Do đó, tác giả đề xuất một cơ cấu ngạch công chức mới cho Sở Nội vụ trong giai đoạn 2016-2020.
Bảng 5.4 Đề xuất cơ cấu ngạch công chức Sở Nội vụ giai đoạn 2016-2020
Cơ cấu ngạch hiện tại Nhân sự định biên Đề xuất theo kết quả định biên
CVCC CVC CV CS Khác CVCC CVC CV CS Khác
2 Văn phòng Sở Nội vụ 12 1 5 1 5 10 1 4 5
5 Thanh tra Sở Nội vụ 3 3 2 1 1
8 P.Tổ chức phi Chính phủ và
Cơ cấu ngạch công chức được phân bổ hợp lý với tỷ lệ: Chuyên viên cao cấp (3,5%), Chuyên viên chính (34,5%), Chuyên viên (44,8%), Cán sự và nhân viên (17,2%) Cụ thể, trong cơ cấu này có 1 chuyên viên cao cấp (Giám đốc), 10 chuyên viên chính (gồm 3 Phó Giám đốc, 6 Trưởng phòng và 1 Phó Trưởng phòng), 13 chuyên viên và 5 nhân viên phục vụ Phòng Tổ chức – Công chức đề xuất 2 chuyên viên chính do khối lượng văn bản quy phạm pháp luật mà phòng này tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh khá lớn, trong khi phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên gần như không có văn bản tham mưu Tỷ lệ ngạch công chức được tính bằng số nhân sự đề xuất chia cho tổng số nhân sự định biên Ví dụ, tỷ lệ ngạch CVCC = 1/29 ~ 3,5%.
Trong trường hợp sáp nhập hoặc chia tách các đơn vị sau khi thực hiện công tác định biên, cơ cấu ngạch công chức sẽ được đề xuất như sau:
Bảng 5.5 Đề xuất cơ cấu ngạch công chức Sở Nội vụ giai đoạn 2016-
2020 (sau khi sáp nhập, chia tách)
Cơ cấu ngạch hiện tại Nhân sự định biên Đề xuất theo kết quả định biên và sáp nhập, chia tách các đơn vị
CVCC CVC CV CS Khác CVCC CVC CV CS Khác
2 Văn phòng Sở Nội vụ 12 1 5 1 5 10 1 4 5
4 P.Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ 4 3 1 3 1 2
5 P.Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên 3 3 3 1 2
6 Thanh tra Sở Nội vụ 4 1 3 2 1 1
Cơ cấu ngạch công chức hợp lý được đề xuất với tỷ lệ như sau: Chuyên viên cao cấp chiếm 3,33%, Chuyên viên chính 33,33%, Chuyên viên 46,67% và Cán sự cùng nhân viên 16,67% Cụ thể, trong cơ cấu này có 01 chuyên viên cao cấp (Giám đốc), 10 chuyên viên chính (bao gồm 03 Phó Giám đốc, 06 Trưởng phòng và 01 Phó Trưởng phòng), cùng với 14 chuyên viên và 5 nhân viên phục vụ.
Cơ cấu ngạch công chức hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc bố trí, sử dụng và đề bạt công chức Nếu cơ cấu ngạch không hợp lý, sẽ dẫn đến những hệ lụy như tăng quỹ tiền lương và sự không liên kết giữa ngạch công chức với chức danh, chức vụ Ví dụ, nếu không có sự phân bổ hợp lý, có thể xảy ra tình trạng toàn bộ các đơn vị chỉ có chuyên viên chính trở lên, dẫn đến tăng quỹ tiền lương mà không cải thiện đáng kể chất lượng, khối lượng và hiệu quả công việc Hơn nữa, hiện tượng "tham mưu ngược" cũng có thể xảy ra, khi cấp trên giữ ngạch công chức thấp hơn cấp dưới.
Dựa trên các kiến nghị và đề xuất đã nêu, tác giả cho rằng phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên kết hợp với kinh nghiệm quản lý nhân sự thực tế là một giải pháp khả thi để xác định biên chế nhân sự trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập của nhà nước.
Dựa trên kết quả định biên ở chương 4, tác giả đã đưa ra những kiến nghị cụ thể về cơ cấu nhân sự và ngạch công chức hợp lý trong chương 5 Cụ thể, tác giả đề xuất Sở Nội vụ ngừng tuyển dụng nhân sự trong giai đoạn 2016.
Trong những năm tới, đặc biệt từ năm 2020, việc điều động, luân chuyển và biệt phái nhân sự dư thừa tại các đơn vị sẽ được thực hiện Tác giả đề xuất sáp nhập và chia tách các đơn vị để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị Mục tiêu cuối cùng là đưa hoạt động của Sở Nội vụ vào nền nếp, theo hướng tinh gọn, dân chủ, công bằng và hiệu quả, phù hợp với tiêu chí chất lượng đã đề ra.
Kết luận của đề tài nghiên cứu “Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước: Nghiên cứu trường hợp Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đến năm 2020” đã hoàn thành mục tiêu xác định cơ cấu và số lượng nhân sự cần thiết cho Sở Nội vụ trong giai đoạn 2016-2020, dựa trên thực trạng nhân sự hiện tại.
Tác giả đề xuất rằng Sở Nội vụ cần 29 nhân sự trong giai đoạn 2016 – 2020, đồng nghĩa với việc không tuyển thêm nhân viên cho các đơn vị mà tập trung vào việc tối ưu hóa sử dụng đội ngũ hiện tại, ngoại trừ những trường hợp đặc biệt Đồng thời, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thực hiện điều động nhân sự giữa các đơn vị và luân chuyển, biệt phái nhân sự về cơ sở để phát huy chuyên môn và sở trường của người lao động.
Mô hình định biên hiện tại chỉ phù hợp cho giai đoạn 2016 - 2020 Trong giai đoạn tiếp theo, cần đánh giá lại chất lượng đội ngũ công chức Sở Nội vụ dựa trên chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc hiện tại Việc này sẽ giúp xây dựng mô hình xác định số lượng nhân sự cần thiết cho Sở Nội vụ một cách khoa học và hiệu quả hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Ben Wilkinson và Laura Chirot (2010) đã nghiên cứu những yếu tố vô hình ảnh hưởng đến sự xuất sắc trong quản trị, nhằm xây dựng một trường đại học nghiên cứu đỉnh cao tại Việt Nam Bài viết được dịch bởi TS Phạm Thị Ly từ Viện Đào tạo quốc tế thuộc Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, nhấn mạnh tầm quan trọng của các yếu tố này trong việc phát triển hệ thống giáo dục đại học.
Bích Ngọc (2014) Năng suất lao động thấp:20-55 người EVN "cõng" 1 đơn vị điện
PGS.TS Nguyễn Văn Nam, nguyên Viện trưởng Viện nghiên cứu thương mại, đã chia sẻ quan điểm về năng suất lao động thấp trong ngành điện, đặc biệt là ở EVN Ông nhấn mạnh rằng với 20-55 lao động trên mỗi đơn vị điện, cần có những biện pháp cải thiện hiệu quả công việc để nâng cao năng suất Việc tăng cường đào tạo và áp dụng công nghệ mới là những yếu tố quan trọng giúp ngành điện phát triển bền vững.
Bùi Văn Danh, Nguyễn Văn Dung và Lê Quang Khôi, 2011 Quản trị nguồn nhân lực Nhà xuất bản Phương Đông
Christian Batal, 2002 Quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước (Tập 1+2)
Bản dịch của Phạm Quỳnh Hoa Nhà xuất bản Chính trị quốc gia
Gerard A Postiglione (2012) đã viết về Đại học Khoa học và Công nghệ Hong Kong, một trường đại học nổi bật với những thành tựu ấn tượng trong lĩnh vực giáo dục và nghiên cứu Bài viết được dịch bởi TS Phạm Thị Ly từ Viện Đào tạo Quốc tế thuộc Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, mang đến cái nhìn sâu sắc về sự phát triển và vai trò của trường trong bối cảnh giáo dục toàn cầu.
Học viện hành chính, 2012 Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước
Huỳnh Thị Thành, 2008 Giáo trình định mức lao động Nhà xuất bản Lao động – Xã hội
Matsushita Konosuke, 2001 Nhân sự - Chìa khóa của sự thành công Bản dịch của
Trần Quang Tuệ Nhà xuất bản TP Hồ Chí Minh
