CHƯƠNG 4 MƠ HÌNH, KẾT QUẢ ĐỊNH BIÊN
4.2. Mơ hình định biên
Vận dụng cơ sở lý thuyết là phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên và lý thuyết về định biên trong các cơ quan nhà nước. Trước hết là định biên lao động cho từng phịng chun mơn. Các phịng chun mơn cần xác định cơ cấu, số lượng và bố trí, sắp xếp các loại lao động theo ngạch công chức, phù hợp với yêu cầu thực hiện khối lượng, nhiệm vụ của từng phòng. Việc xác định được thực hiện theo các bước sau: (1) Phân tích, mơ tả cơng việc; (2) Phân tích và lựa
chọn phương án tổ chức lao động hợp lý để thực hiện cơng việc; và (3) Bố trí lao động phù hợp (có đủ trình độ chun mơn - kỹ thuật, khả năng thực hiện công việc theo tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, tiêu chuẩn chun mơn, nghiệp vụ) vào từng vị trí để thực hiện cơng việc.
Tác giả đã có làm việc trực tiếp với tất cả các phòng thuộc Sở Nội vụ thuộc đối tượng định biên, nhờ cung cấp các thông tin sau:
Bảng phân cơng nhiệm vụ cho từng nhân sự của các phịng;
Xác định nhu cầu (và biến động) nhân sự từng năm của các phòng từ năm
2016 đến năm 2020;
Xác định rõ từng công việc của đơn vị trong năm, từ đó phân tích, mơ tả
và định mức thời gian hoàn thành cho mỗi cơng việc cụ thể; sau đó tính tổng hợp thời gian hao phí để thực hiện hết tất cả cơng việc trong năm. Đồng thời tác giả đã hướng dẫn cách xác định định mức thời gian qua một ví dụ điển hình về cơng việc
“Trình duyệt nhân sự đi nƣớc ngồi” như sau:
Stt Các bƣớc thực hiện công việc Thời gian thực hiện (giờ)
1 Kiểm tra hồ sơ 01 giờ
2 Soạn thảo văn bản giải quyết 01 giờ
3 Trình ký và phát hành 01 giờ
- Trung bình số lần cơng việc này được thực hiện trong năm: 150 lần.
Tổng thời gian thực hiện cơng việc trình duyệt nhân sự đi nước ngồi là:
03 giờ x 150 lần = 450 giờ.
Sau khi thực hiện việc phân tích, mơ tả, tính tốn mức thời gian; các đơn vị tiến hành tính tổng mức thời gian hao phí để thực hiện tất cả các cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị được hướng dẫn như sau:
Stt Công việc Thời gian thực hiện
(giờ)
1 Trình duyệt nhân sự đi nước ngồi 450 giờ
2 Trình Ban Cán sự Đảng Ủy ban nhân dân tỉnh về
công tác cán bộ 350 giờ
3 Tham mưu thi tuyển chức danh lãnh đạo, quản lý
cấp Phó Giám Sở và tương đương 168 giờ
… … …giờ
Tổng cộng …giờ
Thực hiện theo yêu cầu của tác giả, tất cả các đơn vị đã gửi đầy đủ thông tin theo yêu cầu và được tổng hợp như sau:
Bảng 4.1. Tổng thời gian hồn thành cơng việc của các đơn vị
Stt Đơn vị Tổng thời gian hồn thành cơng việc
(giờ)
1 Văn phịng Sở Nội vụ 5.582 giờ
2 Phịng Tổ chức – Cơng chức 10.038 giờ
3 Phòng Xây dựng chính quyền 2.876 giờ
4 Thanh tra Sở Nội vụ 2.401 giờ
5 Phòng Đào tạo 3.824 giờ
6 Phòng Cải cách hành chính 2.641 giờ
7 Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên 1.382 giờ
Nguồn: Phiếu thống kê thời gian thực hiện công việc theo chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao của các công chức Sở Nội vụ Bến Tre.
Tiếp sau khi có số liệu từ các đơn vị, tác giả đã làm việc cụ thể với từng đơn vị thuộc đối tượng định biên để rà soát, đối chiếu về các thông tin, nội dung nói trên; kết quả tại các phiên làm việc được tính lại như sau:
Bảng 4.2. Tổng thời gian hồn thành cơng việc của các đơn vị (sau khi làm việc cụ thể)
Stt Đơn vị thành cơng việc (giờ) Tổng thời gian hồn
1 Văn phòng Sở Nội vụ 7.464 giờ
2 Phịng Tổ chức – Cơng chức 10.388 giờ
3 Phịng Xây dựng chính quyền 3.226 giờ
4 Thanh tra Sở Nội vụ 2.751 giờ
5 Phòng Đào tạo 3.136 giờ
6 Phịng Cải cách hành chính 2.991 giờ
7 Phịng Tổ chức phi chính phủ và công tác
thanh niên 1.446 giờ
Nguồn: Phiếu thống kê thời gian thực hiện công việc theo chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao của các công chức Sở Nội vụ Bến Tre.
Để định ra số nhân sự biên chế cho mỗi đơn vị, tác giả sẽ lấy tổng số giờ hồn thành cơng việc trong năm chia cho 1744 giờ là thời gian thực hiện cho mỗi cá nhân làm việc trong năm sẽ cho ra kết quả số nhân sự cần thiết cho một đơn vị.
Áp dụng cơng thức này cho mẫu là Phịng Tổ chức – Công chức, tổng định mức thời gian hao phí là 10.388 giờ chia cho 1744 giờ/người sẽ bằng 06 nhân sự.
4.3. Kết quả định biên
Áp dụng công thức định biên nêu trên đối với Văn phòng Sở Nội vụ (7464 giờ/1744 giờ); Phịng Xây dựng chính quyền (3226 giờ/1744 giờ); Thanh tra Sở Nội vụ (2751 giờ/1744 giờ); Phòng Đào tạo (3136 giờ/1744 giờ); Phịng Cải cách hành chính (2991 giờ/1744 giờ); và Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên (1446 giờ/1744 giờ). Qua kết quả tính tốn, tác giả đề xuất nhân sự cơ hữu cho các đơn vị thuộc Sở Nội vụ Bến Tre đến năm 2020 như sau:
Bảng 4.3. Kết quả định biên
Stt Đơn vị Nhân sự hiện tại định biên Nhân sự Tăng/ Giảm
1 Văn phòng Sở Nội vụ 12 10 -2
2 Phịng Tổ chức – Cơng chức 7 6 -1
3 Phịng Xây dựng Chính quyền 4 2 -2
4 Thanh tra Sở Nội vụ 3 2 -1
5 Phòng Đào tạo 4 2 -2
6 Phịng Cải cách hành chính 3 2 -1
7 Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng
tác thanh niên 4 1 -3
Tổng cộng 37 25 -12
Theo đó, tất cả 07 đơn vị thuộc Sở Nội vụ đều dư nhân sự, cụ thể: Văn phòng Sở Nội vụ dư 02 nhân sự, Phòng Tổ chức – Cơng chức dư 01 nhân sự, Phịng Xây dựng Chính quyền dư 02 nhân sự, Thanh tra Sở Nội vụ dư 01 nhân sự, Phòng Đào tạo dư 02 nhân sự, Phịng Cải cách hành chính dư 01 nhân sự và đặc biệt là Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên dư đến 03 nhân sự.
Như vậy, theo kết quả định biên cho thấy, nhân sự cần thiết cho Sở Nội vụ để đảm bảo hồn thành cơng việc là 29 nhân sự (Ban Giám đốc là 04 nhân sự, còn lại
là 25 nhân sự chuyên môn, nghiệp vụ). So với nhân sự hiện hữu thì kết quả định biên làm dơi dư 12 nhân sự.
Để kiểm chứng độ chính xác của kết quả định biên với giả thiết sai số 10% (tức ± 174,4 giờ vào tổng thời gian thực hiện cơng việc ở mỗi đơn vị) thì kết quả định biên cũng khơng thay đổi. Điều này cho thấy, mơ hình định biên trong đề tài này là khả thi, có thể áp dụng rộng rãi với sai số cho phép là 10%.
4.4. So sánh kết quả định biên giữa phƣơng pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên và phƣơng pháp xác định vị trí việc làm
Stt Đơn vị Nhân sự hiện tại Nhân sự định biên theo vị trí việc làm Nhân sự định biên theo đề tài nghiên cứu 1 Văn phòng Sở Nội vụ 12 12 10 2 Phòng Tổ chức – Công chức 7 7 6 3 Phịng Xây dựng Chính quyền 4 4 2
4 Thanh tra Sở Nội vụ 3 3 2
5 Phòng Đào tạo 4 4 2
6 Phịng Cải cách hành chính 3 4 2
7 Phịng Tổ chức phi chính phủ và
cơng tác thanh niên 4 4 1
Tổng cộng 37 38 25
Nguồn: Đề án vị trí việc làm của Sở Nội vụ Bến Tre
Qua bảng so sánh trên, ta thấy kết quả định biên bằng phương pháp xác định vị trí việc làm theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ sẽ làm tăng thêm 01 nhân sự ở phòng Cải cách hành chính. Theo tác giả, phương pháp định biên dựa trên vị trí việc làm là chưa chính xác và thiếu cơ sở khoa học, bởi vì các nguyên do chủ yếu sau:
- Các đơn vị khơng tính tốn được hao phí thời gian thực của lao động để hồn thành cơng việc được giao;
- Các đơn vị có tâm lý muốn tăng thêm biên chế hoặc giữ nguyên biên chế nên chưa mô tả, kê khai đúng tỷ lệ thời gian thực hiện công việc do lo sợ bị tinh giản biên chế;
- Thực trạng bố trí, sử dụng nhân sự không đúng chuyên ngành đào tạo tại các đơn vị, gây khó khăn trong việc phân công nhiệm vụ, phần nào ảnh hưởng đến kết quả định biên;
- Các đơn vị giao việc chồng chéo, nhiều người cùng làm một công việc hoặc giao việc gì làm việc nấy…
Kết luận chƣơng 4
Chương 4 là chương quan trọng nhất của đề tài, trong chương này tác giả đã xây dựng được mơ hình định biên cho các đơn vị thuộc Sở Nội vụ căn cứ vào cơ sở lý thuyết cũng như các quy định hiện hành, có vận dụng theo điều kiện thực tế của Sở Nội vụ.
Đối với các đơn vị, số lượng nhân sự cho một đơn vị sẽ được tính trên tổng số thời gian hao phí của tất cả khối lượng cơng việc do đơn vị đảm trách chia cho 1744 giờ thực tế làm việc.
Khơng chỉ dừng lại tính tốn theo những con số cứng nhắc mà căn cứ vào kết quả này, tác giả sẽ có những kiến nghị phù hợp, nhằm đảm bảo việc xây dựng đội ngũ công chức đủ về số lượng, có trình độ chun mơn đáp ứng u cầu của Sở Nội vụ trong thời gian tới. Những kiến nghị này sẽ được trình bày cụ thể ở chương 5.
Chƣơng 5 KIẾN NGHỊ 5.1. Về số lƣợng nhân sự
Với số lượng nhân sự hiện tại của Sở Nội vụ (41 nhân sự) theo tác giả là không hợp lý (dư nhân sự), bởi những lý do sau đây:
- Kết quả định biên cho thấy, với khối lượng công việc hiện tại, Sở Nội vụ chỉ cần 29 nhân sự để thực hiện hồn thành các cơng việc được giao. Điều này gần tương đồng với số nhân sự hiện hữu cách đây 10 năm về trước (27 nhân sự);
- Việc biên chế liên tục tăng theo cơ chế “xin – cho”, cụ thể: năm 2004 là 27 biên chế, từ năm 2005 đến 2008 là 30 biên chế, năm 2009 là 33 biên chế, năm 2010 là 34 biên chế và từ năm 2011 đến nay là 38 biên chế. Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ đã tuyển thêm nhân sự trong một vài năm gần đây, nhưng phần lớn không dựa vào sự gia tăng của khối lượng công việc thực sự hoặc các đơn vị không sử dụng hết công suất lao động của nhân sự mà đơn vị đang sử dụng;
- Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành và tác nghiệp, đã trở thành xu thế tất yếu. Tuy nhiên, thời gian qua Sở Nội vụ chưa thực sự làm tốt điều này. Ở phần lớn các đơn vị vẫn quản lý dữ liệu, công việc theo kiểu “thủ công” truyền thống, điều này dẫn đến việc mất quá nhiều thời gian cũng như gặp nhiều rủi ro sai sót trong tác nghiệp.
Do đó, theo nhận định chủ quan của tác giả, số nhân sự cần thiết, đủ đáp ứng nhu cầu thực hiện công việc của Sở Nội vụ là 29 nhân sự (Giám đốc, 03 Phó Giám đốc và 25 chuyên môn, nghiệp vụ).
Trên cơ sở kết quả định biên ở chương 4, cùng với quan điểm về số lượng nhân sự hợp lý nêu trên, tác giả xin đưa ra những kiến nghị như sau:
Sở Nội vụ Bến Tre tạm ngưng không tuyển dụng nhân sự trong giai đoạn
2016 – 2020, thậm chí đến năm 2025.
Văn phịng Sở Nội vụ phối hợp với phịng Tổ chức – Cơng chức theo dõi, rà
sốt, đánh giá lại cơng việc của từng đơn vị, kết hợp với kết quả định biên để thực hiện việc hoán đổi vị trí, điều động nhân sự giữa các đơn vị, luân chuyển nhân sự trong
ngành nội vụ và biệt phái nhân sự về cơ sở (xã, phường, thị trấn), đảm bảo nguyên tắc đặt đúng việc đúng người, đúng sở trường và đúng trình độ chun mơn được đào tạo.
Tham mưu Ban Giám đốc yêu cầu các đơn vị đẩy mạnh việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành, đặc biệt là sự kết nối mạng dữ liệu dùng chung giữa các đơn vị chức năng để giảm thiểu được thời gian và sai sót trong tác nghiệp (trên thực tế tại các cơ quan hành chính nhà nước, người thành thạo công nghệ thông tin sẽ làm được nhiều việc hơn, xử lý công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, độ tin cậy cao và hiệu công việc được nâng lên rõ rệt).
Thực hiện việc thuê ngoài đối với nhân viên bảo vệ và vệ sinh để đảm bảo
tính chuyên nghiệp (thường bảo vệ và tạp vụ được nhận vào các cơ quan nhà nước là do "quen biết" nên chưa được đào tạo chun nghiệp, trường hợp có tình huống xảy ra thì xử lý chậm hoặc không biết cách xử lý, phần nào ảnh hưởng đến hoạt động của các phịng chun mơn, nghiệp vụ).
Chỉ linh hoạt tuyển dụng hoặc tiếp nhận đối với các trường hợp thật sự cần
thiết ở một số bộ phận có yêu cầu những nhân sự đặc thù mà những nhân sự hiện có khơng thể thay thế.
Dựa trên kết quả định biên, tác giả đề xuất việc điều chuyển nhân sự giữa
các đơn vị để đảm bảo số lượng nhân sự cho các đơn vị như sau:
Bảng 5.1. Đề xuất điều chuyển nhân sự giữa các đơn vị
Stt Đơn vị So với kết quả
định biên Đề xuất
1 Văn phòng Sở Nội vụ Dư 02 nhân sự Giữ nguyên
2 Phịng Tổ chức – Cơng chức Dư 01 nhân sự Giải quyết chế độ hưu trí
và khơng tuyển dụng
3 P. Xây dựng Chính quyền Dư 02 nhân sự Giải quyết chính sách và luân chuyển
4 Thanh tra Sở Nội vụ Dư 01 nhân sự Điều động hoặc luân chuyển
5 Phòng Đào tạo Dư 02 nhân sự Biệt phái và điều động
6 Phịng Cải cách hành chính Dư 01 nhân sự Luân chuyển hoặc biệt phái
7 Phòng Tổ chức phi chính phủ
Để làm rõ hơn những đề xuất nêu trên, tác giả phân tích, đánh giá đối với từng đơn vị như sau:
Đối với Văn phòng Sở Nội vụ
Hiện tại, Văn phòng Sở Nội vụ có 12 nhân sự: Chánh Văn phòng, 01 Phó Chánh Văn phịng phụ trách tổng hợp, 01 Phó Chánh Văn phịng phụ trách hành chính quản trị - kiêm kế toán, 01 chuyên viên tổng hợp, 01 chuyên viên quản trị mạng, 01 thủ quỹ, 01 văn thư, 02 lái xe, 02 bảo vệ và 01 nhân viên tạp vụ. Kết quả định biên chỉ cần 10 nhân sự (giảm 02 nhân sự). Tác giả nhận thấy kết quả định biên là phù hợp nếu Văn phịng Sở phân cơng lại công việc, cụ thể như: Chuyên viên quản trị mạng, tổng hợp, báo cáo (giảm 01 vị trí chuyên viên tổng hợp, báo cáo); Văn thư – Thủ quỹ (giảm 01 vị trí thủ quỹ). Tuy nhiên, tác giả đề xuất giữ nguyên, bởi vì nhiệm vụ của từng vị trí mang tính độc lập, khó kiêm nhiệm.
Đối với Phịng Tổ chức – Cơng chức
Hiện tại, Phòng Tổ chức – Cơng chức có 07 nhân sự: Trưởng phịng, 02 Phó Trưởng phịng và 04 chuyên viên. Kết quả định biên chỉ cần 06 nhân sự, điều này là phù hợp với thực tế do Trưởng phịng Tổ chức – Cơng chức không trực tiếp làm một số công việc mà đáng lẽ ra phải làm theo bảng phân công nhiệm vụ, chủ yếu là làm công việc hậu kiểm. Thực tế, vào cuối năm 2015, Trưởng phịng Tổ chức – Cơng chức sẽ nghỉ hưu. Như vậy từ năm 2016, phòng Tổ chức – Cơng chức sẽ cịn 06 nhân sự đúng bằng kết quả định biên, tác giả đề xuất không tuyển dụng nhân sự bổ sung.
Đối với Phịng Xây dựng Chính quyền
Hiện tại, Phịng Xây dựng Chính quyền có 04 nhân sự: Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng và 02 chun viên. Kết quả định biên chỉ cần 02 nhân sự, điều này phản ánh đúng thực tế cơng việc của phịng Xây dựng Chính quyền. Theo quan sát của tác giả, ở phịng Xây dựng Chính quyền, có 01 cơng chức lớn tuổi, năng lực