Stt Đơn vị Nhân sự hiện tại định biên Nhân sự Tăng/ Giảm
1 Văn phòng Sở Nội vụ 12 10 -2
2 Phịng Tổ chức – Cơng chức 7 6 -1
3 Phịng Xây dựng Chính quyền 4 2 -2
4 Thanh tra Sở Nội vụ 3 2 -1
5 Phòng Đào tạo 4 2 -2
6 Phịng Cải cách hành chính 3 2 -1
7 Phòng Tổ chức phi chính phủ và cơng
tác thanh niên 4 1 -3
Tổng cộng 37 25 -12
Theo đó, tất cả 07 đơn vị thuộc Sở Nội vụ đều dư nhân sự, cụ thể: Văn phòng Sở Nội vụ dư 02 nhân sự, Phòng Tổ chức – Cơng chức dư 01 nhân sự, Phịng Xây dựng Chính quyền dư 02 nhân sự, Thanh tra Sở Nội vụ dư 01 nhân sự, Phòng Đào tạo dư 02 nhân sự, Phịng Cải cách hành chính dư 01 nhân sự và đặc biệt là Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên dư đến 03 nhân sự.
Như vậy, theo kết quả định biên cho thấy, nhân sự cần thiết cho Sở Nội vụ để đảm bảo hồn thành cơng việc là 29 nhân sự (Ban Giám đốc là 04 nhân sự, còn lại
là 25 nhân sự chuyên môn, nghiệp vụ). So với nhân sự hiện hữu thì kết quả định biên làm dôi dư 12 nhân sự.
Để kiểm chứng độ chính xác của kết quả định biên với giả thiết sai số 10% (tức ± 174,4 giờ vào tổng thời gian thực hiện cơng việc ở mỗi đơn vị) thì kết quả định biên cũng khơng thay đổi. Điều này cho thấy, mơ hình định biên trong đề tài này là khả thi, có thể áp dụng rộng rãi với sai số cho phép là 10%.
4.4. So sánh kết quả định biên giữa phƣơng pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên và phƣơng pháp xác định vị trí việc làm
Stt Đơn vị Nhân sự hiện tại Nhân sự định biên theo vị trí việc làm Nhân sự định biên theo đề tài nghiên cứu 1 Văn phòng Sở Nội vụ 12 12 10 2 Phịng Tổ chức – Cơng chức 7 7 6 3 Phịng Xây dựng Chính quyền 4 4 2
4 Thanh tra Sở Nội vụ 3 3 2
5 Phòng Đào tạo 4 4 2
6 Phịng Cải cách hành chính 3 4 2
7 Phịng Tổ chức phi chính phủ và
cơng tác thanh niên 4 4 1
Tổng cộng 37 38 25
Nguồn: Đề án vị trí việc làm của Sở Nội vụ Bến Tre
Qua bảng so sánh trên, ta thấy kết quả định biên bằng phương pháp xác định vị trí việc làm theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ sẽ làm tăng thêm 01 nhân sự ở phịng Cải cách hành chính. Theo tác giả, phương pháp định biên dựa trên vị trí việc làm là chưa chính xác và thiếu cơ sở khoa học, bởi vì các nguyên do chủ yếu sau:
- Các đơn vị khơng tính tốn được hao phí thời gian thực của lao động để hồn thành cơng việc được giao;
- Các đơn vị có tâm lý muốn tăng thêm biên chế hoặc giữ nguyên biên chế nên chưa mô tả, kê khai đúng tỷ lệ thời gian thực hiện công việc do lo sợ bị tinh giản biên chế;
- Thực trạng bố trí, sử dụng nhân sự không đúng chuyên ngành đào tạo tại các đơn vị, gây khó khăn trong việc phân cơng nhiệm vụ, phần nào ảnh hưởng đến kết quả định biên;
- Các đơn vị giao việc chồng chéo, nhiều người cùng làm một cơng việc hoặc giao việc gì làm việc nấy…
Kết luận chƣơng 4
Chương 4 là chương quan trọng nhất của đề tài, trong chương này tác giả đã xây dựng được mơ hình định biên cho các đơn vị thuộc Sở Nội vụ căn cứ vào cơ sở lý thuyết cũng như các quy định hiện hành, có vận dụng theo điều kiện thực tế của Sở Nội vụ.
Đối với các đơn vị, số lượng nhân sự cho một đơn vị sẽ được tính trên tổng số thời gian hao phí của tất cả khối lượng cơng việc do đơn vị đảm trách chia cho 1744 giờ thực tế làm việc.
Khơng chỉ dừng lại tính tốn theo những con số cứng nhắc mà căn cứ vào kết quả này, tác giả sẽ có những kiến nghị phù hợp, nhằm đảm bảo việc xây dựng đội ngũ cơng chức đủ về số lượng, có trình độ chun mơn đáp ứng u cầu của Sở Nội vụ trong thời gian tới. Những kiến nghị này sẽ được trình bày cụ thể ở chương 5.
Chƣơng 5 KIẾN NGHỊ 5.1. Về số lƣợng nhân sự
Với số lượng nhân sự hiện tại của Sở Nội vụ (41 nhân sự) theo tác giả là không hợp lý (dư nhân sự), bởi những lý do sau đây:
- Kết quả định biên cho thấy, với khối lượng công việc hiện tại, Sở Nội vụ chỉ cần 29 nhân sự để thực hiện hồn thành các cơng việc được giao. Điều này gần tương đồng với số nhân sự hiện hữu cách đây 10 năm về trước (27 nhân sự);
- Việc biên chế liên tục tăng theo cơ chế “xin – cho”, cụ thể: năm 2004 là 27 biên chế, từ năm 2005 đến 2008 là 30 biên chế, năm 2009 là 33 biên chế, năm 2010 là 34 biên chế và từ năm 2011 đến nay là 38 biên chế. Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ đã tuyển thêm nhân sự trong một vài năm gần đây, nhưng phần lớn không dựa vào sự gia tăng của khối lượng công việc thực sự hoặc các đơn vị không sử dụng hết công suất lao động của nhân sự mà đơn vị đang sử dụng;
- Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành và tác nghiệp, đã trở thành xu thế tất yếu. Tuy nhiên, thời gian qua Sở Nội vụ chưa thực sự làm tốt điều này. Ở phần lớn các đơn vị vẫn quản lý dữ liệu, công việc theo kiểu “thủ công” truyền thống, điều này dẫn đến việc mất quá nhiều thời gian cũng như gặp nhiều rủi ro sai sót trong tác nghiệp.
Do đó, theo nhận định chủ quan của tác giả, số nhân sự cần thiết, đủ đáp ứng nhu cầu thực hiện công việc của Sở Nội vụ là 29 nhân sự (Giám đốc, 03 Phó Giám đốc và 25 chun mơn, nghiệp vụ).
Trên cơ sở kết quả định biên ở chương 4, cùng với quan điểm về số lượng nhân sự hợp lý nêu trên, tác giả xin đưa ra những kiến nghị như sau:
Sở Nội vụ Bến Tre tạm ngưng không tuyển dụng nhân sự trong giai đoạn
2016 – 2020, thậm chí đến năm 2025.
Văn phịng Sở Nội vụ phối hợp với phịng Tổ chức – Cơng chức theo dõi, rà
sốt, đánh giá lại cơng việc của từng đơn vị, kết hợp với kết quả định biên để thực hiện việc hoán đổi vị trí, điều động nhân sự giữa các đơn vị, luân chuyển nhân sự trong
ngành nội vụ và biệt phái nhân sự về cơ sở (xã, phường, thị trấn), đảm bảo nguyên tắc đặt đúng việc đúng người, đúng sở trường và đúng trình độ chun mơn được đào tạo.
Tham mưu Ban Giám đốc yêu cầu các đơn vị đẩy mạnh việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành, đặc biệt là sự kết nối mạng dữ liệu dùng chung giữa các đơn vị chức năng để giảm thiểu được thời gian và sai sót trong tác nghiệp (trên thực tế tại các cơ quan hành chính nhà nước, người thành thạo công nghệ thông tin sẽ làm được nhiều việc hơn, xử lý công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, độ tin cậy cao và hiệu công việc được nâng lên rõ rệt).
Thực hiện việc thuê ngoài đối với nhân viên bảo vệ và vệ sinh để đảm bảo
tính chuyên nghiệp (thường bảo vệ và tạp vụ được nhận vào các cơ quan nhà nước là do "quen biết" nên chưa được đào tạo chun nghiệp, trường hợp có tình huống xảy ra thì xử lý chậm hoặc không biết cách xử lý, phần nào ảnh hưởng đến hoạt động của các phịng chun mơn, nghiệp vụ).
Chỉ linh hoạt tuyển dụng hoặc tiếp nhận đối với các trường hợp thật sự cần
thiết ở một số bộ phận có yêu cầu những nhân sự đặc thù mà những nhân sự hiện có khơng thể thay thế.
Dựa trên kết quả định biên, tác giả đề xuất việc điều chuyển nhân sự giữa
các đơn vị để đảm bảo số lượng nhân sự cho các đơn vị như sau: