73% 27%
Nam Nữ
Trong các cơ quan nhà nước, cơ cấu nhân sự nữ khoảng 1/3 tổng số nhân sự được cho là cơ cấu hợp lý, do vậy với tỷ lệ 27% nữ so với 73% nam, Sở Nội vụ được xem là cơ quan có cơ cấu giới tính hợp lý. Mặc dù, nhân sự nữ phân bổ không đều giữa các đơn vị.
Hình 3.4. Nhân sự theo ngạch lƣơng hiện hƣởng
0% 17%
66% 5%
12%
Chuyên viên cao cấp Chuyên viên chính Chuyên viên Cán sự Nhân viên
Về cơ cấu ngạch, tác giả nhận thấy tỷ lệ 0% giữ ngạch chuyên viên cao và tỷ lệ 17% giữ ngạch chun viên chính là cịn thiếu và rất thấp, cần khuyến khích, tạo điều kiện để công chức dự thi nâng ngạch ở các ngạch này.
Hình 3.5. Nhân sự theo chức vụ 2% 7% 2% 7% 17% 20% 37% 5% 12% Giám đốc Phó Giám đốc Trưởng phịng Phó trưởng phịng Chuyên viên Cán sự Nhân viên
Về chức vụ, tỷ lệ công chức giữ chức vụ là tương đối hợp lý, một phần là do số lượng công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý được quy định cụ thể (Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc; Trưởng phịng và khơng q 02 Phó Trưởng phịng). Tuy nhiên, một vài vị trí phó trưởng phịng cịn khuyết, cần được bổ sung kịp thời trong thời gian tới.
Hình 3.6. Nhân sự theo trình độ lý luận chính trị
7% 12% 37% 32% 12% Cử nhân Cao cấp Trung cấp Sơ cấp Cịn lại
Về trình độ lý luận chính trị, tuy đáp ứng được yêu cầu của vị trí việc làm, tuy nhiên cần quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kịp thời để đội ngũ công chức kế thừa đủ tiêu chuẩn về chính trị đảm nhận vị trí mới khi được đề bạt, bổ nhiệm. Qua đó, cần
đưa đi bồi dưỡng trình độ lý luận chính trị cao cấp đối với các vị trí quy hoạch, bổ nhiệm trong thời gian tới.
Hình 3.7. Nhân sự theo trình độ quản lý nhà nƣớc
0%
27%
56% 2%
15%
Chuyên viên cao cấp Chuyên viên chính Chun viên Cán sự Cịn lại
Về trình độ quản lý nhà nước, với tỷ lệ trên là tương đối hợp lý, tuy nhiên cần tăng tỷ lệ bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên cao cấp, do hiện tại khơng có cơng chức đạt trình độ quản lý nhà nước ở ngạch này.
Tóm lại, theo quan sát của tác giả, trong 10 năm gần đây, nhân sự của Sở Nội vụ còn tồn tại những bất cập. Đó là: việc một số đơn vị chưa sử dụng hiệu quả nguồn nhân sự của mình, số nhân sự trong đơn vị nhiều hơn so với số lượng công việc đảm trách, trong khi đó ở một số đơn vị khác có nhu cầu tăng thêm nhân sự do cơng việc mới phát sinh nhưng chưa được bổ sung nhân sự kịp thời. Mặt khác, khơng ít cơng chức chưa phát huy đúng chun mơn, sở trường của mình, một ít đơn vị quản lý nhân sự chưa thực sự tốt, dẫn đến chuyên viên, nhân viên làm việc còn thụ động, làm việc thiếu tích cực và chưa hết năng suất…Chính vì vậy, nhiệm vụ của cơng việc định biên không chỉ dừng lại ở những con số nhất định mà còn xem xét, tham mưu điều chuyển nhân sự giữa các đơn vị cho hợp lý và hiệu quả.
3.3. Khái quát chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Sở Nội vụ
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng
người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp cơng lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên.
Với chức năng nêu trên, trung bình hàng năm, Sở Nội vụ tiếp nhận khoảng 5.361 văn bản đến các loại và ký ban hành khoảng 2.746 văn bản các loại. Để hoàn thành khối lượng công việc, các đơn vị được phân công nhiệm vụ cụ thể như sau:
3.3.1. Văn phòng Sở Nội vụ
Văn phòng Sở Nội vụ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo chương trình, kế hoạch cơng tác; các cơng tác trong nội bộ cơ quan Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức; bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua-khen thưởng; tài chính, kế tốn, quản lý tài sản và hành chính quản trị.
3.3.2. Phịng Tổ chức - Công chức
Phịng Tổ chức – Cơng chức là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy hành chính, sự nghiệp cơng lập; biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập; cán bộ, cơng chức, viên chức; vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức; cải cách chế độ công vụ, công chức và chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp cơng lập.
3.3.3. Phịng Xây dựng chính quyền
Phịng Xây dựng chính quyền là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về:
Chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã.
3.3.4. Phòng Đào tạo
Phòng Đào tạo là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã và các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp cơng lập.
3.3.5. Phịng Cải cách hành chính
Phịng Cải cách hành chính là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về cơng tác cải cách hành chính.
3.3.6. Thanh tra Sở Nội vụ
Thanh tra Sở Nội vụ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tiến hành thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.
Thanh tra Sở Nội vụ chịu sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Sở Nội vụ; chịu sự chỉ đạo về công tác thanh tra và hướng dẫn về nghiệp vụ thanh tra hành chính của Thanh tra tỉnh, về nghiệp vụ thanh tra chuyên ngành của Thanh tra Bộ Nội vụ.
3.3.7. Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên
Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên.
3.4. Nhiệm vụ và khối lƣợng công việc cụ thể 3.4.1. Ban Giám đốc
- Giám đốc: Phụ trách chung công tác nội vụ của tỉnh; công tác nhân sự của
tỉnh và nhân sự của sở; công tác thanh tra, hợp tác quốc tế; là chủ tài khoản của cơ quan. Thống kê trung bình hàng năm, xem xét ký ban hành gần 700 văn bản các
loại. Ước tính tổng hao phí thời gian thực hiện nhiệm vụ trung bình mỗi năm khoảng 2000 giờ.
- Phó Giám đốc thứ nhất: được Giám đốc sở giao phụ trách công tác cán bộ, công chức, viên chức; công tác tổng hợp; công tác tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học - kỹ thuật phục vụ cho quản lý của ngành; công tác hành chính văn phịng; cơng tác văn thư - lưu trữ; là chủ tài khoản thứ hai. Thống kê trung bình năm giúp Giám đốc xem xét ký ban hành gần 1000 văn bản các loại. Ước tính tổng hao phí thời gian để thực hiện nhiệm vụ trung bình mỗi năm khoảng 2000 giờ.
- Phó Giám đốc thứ hai: được Giám đốc giao phụ trách công tác xây dựng
chính quyền và cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức tồn tỉnh. Thống kê trung bình hàng năm giúp Giám đốc xem xét ký ban hành gần 1000 văn bản các loại. Ước tính tổng hao phí thời gian để thực hiện nhiệm vụ trung bình mỗi năm khoảng 2000 giờ.
- Phó Giám đốc thứ ba: được Giám đốc giao phụ trách công tác tổ chức hội
và tổ chức phi chính phủ; cơng tác cải cách hành chính; cơng tác thanh niên và cơng tác pháp chế. Thống kê trung bình hàng năm giúp Giám đốc xem xét ký ban hành gần 200 văn bản các loại. Ước tính tổng hao phí thời gian để thực hiện nhiệm vụ trung bình mỗi năm khoảng 400 giờ.
Qua đó, Phó Giám đốc thứ ba có tổng hao phí thời gian thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao ít nhất (khoảng 1/5 hao phí thời gian của các Phó Giám đốc cịn lại). Điều này cho thấy việc phân công giao việc trong Ban Giám đốc chưa đồng đều, một phần là do khối lượng công việc của các đơn vị phụ trách ít, nên khơng có sản phẩm đầu ra để trình ký khơng nhiều.
3.4.2. Văn phịng Sở Nội vụ
- Chánh Văn phòng: Lãnh đạo và điều hành tồn diện hoạt động của Văn
phịng, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo sở về mọi hoạt động của phịng; trực tiếp tham mưu cơng tác quản lý, bố trí và sử dụng cơng chức, viên chức thuộc thẩm quyền sở quản lý; chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng, triển khai, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch của sở; trực tiếp xây dựng báo cáo năm công tác nội vụ; công tác cải cách hành chính tại cơ quan; thừa lệnh Giám
đốc ký những văn bản theo quy chế cơ quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
- Phó Chánh Văn phịng thứ nhất: Phụ trách cơng tác hành chính tổng hợp;
xây dựng các đề án, chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của ngành nội vụ; trực tiếp tham mưu xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan; thẩm định các báo cáo chuyên đề, đột xuất, định kỳ (tuần, 2 tuần, tháng); trực tiếp tham mưu xây dựng các báo cáo công tác nội vụ hàng quý, 6 tháng, 9 tháng; là cán bộ đầu mối trong công tác kiểm soát thủ tục hành chính của cơ quan và ngành nội vụ; tham mưu xây dựng đề án vị trí việc làm của sở và các đơn vị thuộc sở; phụ trách công tác pháp chế cơ quan, kê khai tài sản, công tác thi đua – khen thưởng ngành nội vụ, kỷ niệm chương, công tác sáng kiến, công tác dân vận, quy chế dân chủ cơ sở và các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc và Chánh Văn phịng giao.
- Phó Chánh Văn phịng thứ hai: Phụ trách trực tiếp cơng tác hành chính quản trị; cơng tác quản lý tài sản, tài chính cơ quan; theo dõi việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO toàn cơ quan và các đơn vị thuộc sở; công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ; quản lý các lái xe; kiêm nhiệm cơng tác kế tốn của cơ quan và các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc và Chánh Văn phòng giao.
- Chuyên viên 1: Trực tiếp xây dựng các báo cáo định kỳ tuần, tháng; chuẩn
bị nội dung họp giao ban; tổng hợp báo cáo; cơng tác phịng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí; cơng tác kiểm sốt thủ tục hành chính; cơng tác cải cách hành chính; cơng tác pháp chế và các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phịng hoặc Phó Chánh Văn phịng giao.
- Chuyên viên 2: Phụ trách công nghệ thông tin, quản trị mạng; quản trị chương trình quản lý văn bản và điều hành M-OFFICE và website cơ quan; trực tiếp công tác tiền lương cơ quan; quản lý kho lưu trữ cơ quan; theo dõi kê khai tài sản; việc thực hiện nội quy, quy chế cơ quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phịng hoặc Phó Chánh Văn phịng giao.
- Chuyên viên 3: tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả; tổng hợp, báo cáo công tác
giải quyết hồ sơ tại bộ phận một cửa; công tác thủ quỹ của cơ quan, quản lý tiền, thực hiện thu, chi tiền theo quy định; trực tiếp quản lý, cấp phát văn phòng phẩm,
photocopy phát hành văn bản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phịng hoặc Phó Chánh Văn phịng giao.
- Cán sự: Công tác văn bản đi, văn bản đến; photocopy văn bản, lưu trữ hồ
sơ, tài liệu cơ quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phịng giao.
- Nhân viên lái xe: lái xe và bảo quản xe cơ quan an toàn, tiết kiệm và thực
hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phịng hoặc Phó Chánh Văn phịng giao.
- Nhân viên bảo vệ: bảo vệ cơ quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phịng hoặc Phó Chánh Văn phịng giao.
- Nhân viên tạp vụ: Thực hiện công việc vệ sinh cơ quan. 3.4.3. Phịng Tổ chức – Cơng chức
- Trƣởng phòng: Phụ trách chung phịng Tổ chức cơng chức; tham mưu quy
định về phân cấp quản lý tổ chức bộ máy cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện; thông qua thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; thông qua Ban cán sự Đảng Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác cán bộ; thông qua thành viên Ủy ban nhân tỉnh về kế hoạch biên chế của tỉnh; đề án vị trí việc làm của tỉnh (cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp); tham mưu Tổ chức thi tuyển công chức, thi nâng ngạch, thi tuyển chức danh lãnh đạo, quản lý (công tác của hội đồng thi); tham mưu công tác nhận xét đánh giá cán bộ diện Tỉnh ủy quản lý và các nhiệm vụ khác do Giám đốc, Phó Giám đốc phân cơng.
- Phó Trƣởng phòng thứ nhất: Xây dựng và báo cáo kế hoạch biên chế hàng năm của tỉnh (gửi Bộ Nội vụ); xây dựng phương án giao chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp; hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế hành chính, biên chế sự nghiệp; tham mưu thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức hành chính, tổ chức sự nghiệp; thẩm định hồ sơ thành lập các Ban chỉ đạo và Hội đồng cấp tỉnh; tham gia tổ chức thi tuyển chức danh lãnh đạo, quản lý; tham gia thẩm định đề án vị trí việc làm và các cơng việc khác do Trưởng phịng giao.
- Phó Trƣởng phịng thứ hai: Phụ trách nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng ngạch; báo cáo Bộ Nội vụ nhu cầu và danh sách dự thi nâng ngạch chun viên cao cấp, chun viên chính; trình cấp có thẩm quyền xét duyệt cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài; theo dõi, kiểm tra, thẩm định việc thăng hạng của viên chức sự nghiệp; thành viên Hội đồng xét