GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
Khái niệm đào tạo và phát triển
Đào tạo và phát triển là chức năng quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt trong thế kỷ 21 khi nhu cầu nâng cao kỹ năng nhân viên gia tăng do cạnh tranh quốc tế và công nghệ tiên tiến Đào tạo không chỉ đáp ứng mục tiêu chiến lược của tổ chức mà còn giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, trở thành lợi thế cạnh tranh hàng đầu cho doanh nghiệp Các doanh nghiệp hiện nay chuyển từ việc tiết kiệm chi phí lao động sang đầu tư vào nguồn nhân lực để đạt được lợi nhuận và hiệu quả cao hơn.
Các khái niệm giáo dục, đào tạo và phát triển đều liên quan đến quá trình tiếp thu kiến thức, học kỹ năng mới và thay đổi hành vi để nâng cao hiệu quả công việc Tuy nhiên, thực tế có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau về những khái niệm này.
Theo Nadler và Wiggs (1986), đào tạo tập trung vào việc trang bị kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết cho công việc hiện tại hoặc để nâng cao năng suất Ngược lại, các hoạt động phát triển không liên quan trực tiếp đến công việc mà chỉ nhằm mở rộng kiến thức và tầm nhìn của nhân viên Trong khi đó, giáo dục hướng tới việc chuẩn bị cho những kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết cho các công việc trong tương lai.
Theo Cherrington (1995), đào tạo chú trọng vào công việc hiện tại, trong khi phát triển nhằm tạo ra những hoạt động giúp nhân viên mở rộng kiến thức và tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân.
Carrel và cộng sự (1995) nhấn mạnh rằng đào tạo và phát triển có những cách tiếp cận khác nhau, trong đó đào tạo dành cho nhân viên và phát triển quản trị cho các nhà quản trị hoặc nhà quản trị tương lai Tuy nhiên, Wayne (1992) lại cho rằng sự phân biệt này là không rõ ràng và không hữu ích, ông cho rằng hai khái niệm này có thể được sử dụng thay thế cho nhau và đều bao gồm các chương trình được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả công việc ở các cấp độ cá nhân, nhóm và doanh nghiệp.
Theo Ivancevich (2010), đào tạo và phát triển là quá trình cung cấp thông tin, kỹ năng và hiểu biết về tổ chức cho người lao động Mục tiêu của đào tạo và phát triển là giúp nhân viên đóng góp hiệu quả cho tổ chức Chức năng này bao gồm định hướng nhân viên mới và đào tạo quản trị.
Định hướng nhân viên mới là quá trình cung cấp thông tin, chỉ dẫn và định hướng cần thiết để giúp nhân viên hiểu rõ về bản chất công việc, đồng nghiệp, văn hóa, mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức cũng như bộ phận của họ.
Đào tạo: giúp nhân việc thực hiện công việc hiện tại tốt hơn
Phát triển: chuẩn bị nhân sự cho tương lai, tập trung vào học tập và phát triển cá nhân
Luận văn áp dụng khái niệm của Ivancevich do có nhiều điểm tương đồng với các quan điểm khác và phù hợp với mô hình nghiên cứu tại TMA Solutions.
Định hướng nhân viên mới
Định hướng nhân viên mới là quá trình giới thiệu họ với tổ chức, công việc, nhà quản lý và nhóm làm việc, giúp giảm bớt lo lắng và cảm giác cô đơn Nhiều nhân viên mới, đặc biệt là những người mới ra trường hoặc có ít kinh nghiệm, thường không rõ ràng về công việc của mình, các mối liên hệ cần thiết và những kỳ vọng của tổ chức Do đó, việc định hướng là cần thiết để giúp họ cảm thấy thoải mái, hiểu rõ về công việc và công ty, từ đó dễ dàng hòa nhập vào môi trường làm việc mới.
1.2.1 Mục tiêu của định hướng
Chương trình định hướng giúp đạt được các mục tiêu sau:
Giảm sự lo lắng: nhân viên mới chưa biết công việc thế nào nên lo rằng liệu mình có làm được hay không
Giảm nghỉ việc xảy ra khi nhân viên cảm thấy hiệu suất làm việc của họ không đạt yêu cầu hoặc tổ chức không còn coi trọng sự đóng góp của họ Khi đó, họ có xu hướng rút lui và giảm bớt sự cống hiến trong công việc.
Tiết kiệm thời gian: Những nhân viên được định hướng đúng có thể hoàn thành công việc độc lập, ít cần sự giúp đỡ từ người khác
Phát triển kỳ vọng thực tế là yếu tố quan trọng giúp nhân viên mới hiểu rõ những mong đợi của tổ chức đối với họ, đồng thời cũng cần xác định kỳ vọng cá nhân một cách hợp lý, không nên quá cao hoặc quá thấp (Joan và Paul, 2006).
1.2.2 Người phụ trách định hướng
Trong nhiều tổ chức, chương trình định hướng thường được chia thành nhiều pha Đầu tiên, nhân viên phòng nhân sự sẽ cung cấp thông tin chung về tổ chức cho nhân viên mới Tiếp theo, trưởng bộ phận sẽ giới thiệu chi tiết về công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm và tầm quan trọng của vị trí, đồng thời giới thiệu nhân viên mới với cả nhóm (Manmohan, 2013).
Chương trình định hướng rất đa dạng, từ hình thức đơn giản như nói miệng đến các buổi thuyết trình chính thức Kinh nghiệm cho thấy, không nên tổ chức chương trình định hướng trong thời gian quá ngắn, vì nhân viên có thể bị quá tải thông tin và khó tiếp thu Thay vào đó, cần thực hiện một cách có hệ thống và có phương pháp Dưới đây là một số đề xuất để xây dựng chương trình định hướng hiệu quả.
Nên tiến hành từng bước trong việc định hướng, bắt đầu từ những thông tin gần gũi và liên quan trực tiếp, sau đó nâng cao lên những quy định tổng quát hơn.
Định hướng nhân viên mới là yếu tố quan trọng, giúp họ hiểu rõ mong muốn của cấp trên và đồng nghiệp Điều này bao gồm việc thông báo thời gian cần thiết để thành thạo công việc, khuyến khích họ đặt câu hỏi khi cần hỗ trợ.
Nhân viên mới cần có một người hướng dẫn để giúp họ tiếp cận, làm quen với môi trường mới
Nhân viên mới nên được giới thiệu từ từ đến những người có liên quan trong công việc, thay vì được giới thiệu chung chung tất cả mọi người vào ngày đầu tiên.
Nhân viên mới cần có thời gian hợp lý để học hỏi và làm quen với công việc, trước khi được giao khối lượng công việc lớn hơn.
1.2.3 Tiếp tục sự định hướng
Bước cuối cùng trong một chương trình định hướng hiệu quả là giao nhiệm vụ cho nhân viên mới, với sự quản lý trực tiếp từ sếp Để đảm bảo chương trình hoạt động tốt, cần xây dựng kênh phản hồi từ nhân viên mới hoặc áp dụng quản trị theo mục tiêu Việc sử dụng phiếu khảo sát hoặc check-list để thu thập ý kiến từ nhân viên mới là cần thiết, không phải để kiểm tra kiến thức mà nhằm cải thiện quy trình định hướng của tổ chức.
Đào tạo và qui trình đào tạo
Đào tạo đóng vai trò quan trọng đối với cả nhân viên mới và cũ, nhằm nâng cao năng suất hiện tại và tương lai Quy trình đào tạo và phát triển bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu đào tạo, tiếp theo là thực hiện chương trình đào tạo và cuối cùng là đánh giá hiệu quả Bước xác định nhu cầu đào tạo cần được thực hiện một cách hoàn chỉnh và đúng thời điểm, vì nó quyết định các bước tiếp theo trong quy trình.
Xác định nhu cầu đào tạo là quy trình đánh giá sự cần thiết của hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp, bao gồm phân tích doanh nghiệp, nhân viên và tác nghiệp Phân tích doanh nghiệp xem xét sứ mệnh, nguồn lực và mục tiêu để xác định liệu đào tạo có giúp doanh nghiệp phát triển và thành công hơn không Phân tích cá nhân giúp xác định ai cần đào tạo và mức độ sẵn sàng của họ Cuối cùng, phân tích tác nghiệp xác định các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết mà chương trình đào tạo sẽ cung cấp cho học viên.
Sau khi xác định nhu cầu đào tạo, việc xây dựng mục tiêu và tiêu chí cụ thể là rất quan trọng để lựa chọn và thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả Nếu thực hiện tốt hai bước này, chúng ta có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo một cách chính xác (Ivancevich, 2010) Hình 1.1 minh họa mô hình hệ thống đào tạo theo Mathis và Jackson (1994).
1.3.1 Mục tiêu của đào tạo Để biết được chương trình đào tạo có hiệu quả, đạt được mục tiêu hay không, chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau:
Sự tiếp thu: Học viên có học được các kĩ năng, tiếp nhận kiến thức hay năng lực mới trong suốt quá trình đào tạo không?
Mức độ vận dụng: Có áp dụng những điều đã học vào thực tế công việc không?
Năng suất lao động có tăng không?
So sánh nội bộ: Năng suất của nhóm nhân viên mới được đào tạo có cao hơn năng suất nhóm bình thường không?
Áp dụng nơi khác: Một chương trình đào tạo đã thành công ở một doanh nghiệp có thành công khi áp dụng ở một doanh nghiệp khác hay không?
Hình 1.1 Mô hình hệ thống đào tạo của Mathis và Jackson (1994)
1.3.2 Lý thuyết học tập và đào tạo Đào tạo là một dạng của giáo dục nên các nguyên tắc cơ bản trong học tập cũng áp dụng được cho đào tạo Khi thực hiện đào tạo, cần vận dụng những nguyên tắc cơ bản sau đây (Salley và Daniel, 2005):
Người học phải được truyền cảm hứng: Để học được, người học phải muốn học
Họ phải được truyền cảm hứng để theo đuổi chương trình học và củng cố những gì đã học được
Người học phải có khả năng học tập: Để tiếp thu những kiến thức phức tạp, người học phải có một khả năng và nền tảng nhất định
Sự học phải được củng cố: Sau khi hoàn thành chương trình, người học có nhu cầu được công nhận hay khen thưởng bằng vật chất hoặc tinh thần
Để người học có thể áp dụng hiệu quả kiến thức, việc cung cấp tài liệu đầy đủ và môi trường thực hành là vô cùng cần thiết Điều này bao gồm việc trang bị các thiết bị phù hợp, giúp họ thực hành và củng cố những gì đã học.
Tài liệu học tập cần phải được cập nhật thường xuyên, rõ ràng và đầy đủ, đồng thời phản ánh sát thực tế công việc để đảm bảo hiệu quả trong việc tiếp thu kiến thức mới.
Quản lí chương trình đào tạo
Bước đầu tiên trong quản lý đào tạo là xác định nhu cầu và mục tiêu đào tạo, bao gồm phân tích nhu cầu doanh nghiệp, kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết cho công việc, cũng như nhu cầu của người lao động (Ivancevich, 2010) Theo Trần Kim Dung (2011), phân tích này cần tập trung vào các nội dung cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong quá trình đào tạo.
Nhu cầu đào tạo có thể được xác định thông qua việc phân tích kết quả hoạt động hiện tại và dự đoán nhu cầu tương lai của doanh nghiệp Quy trình lập kế hoạch đào tạo bao gồm việc xác định các KSA (Kiến thức, Kỹ năng và Thái độ) cần thiết cho công việc hiện tại và tương lai, cũng như những thay đổi trong tổ chức Các yếu tố áp lực từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến hoạt động đào tạo, do đó cần được nghiên cứu kỹ lưỡng trong quá trình phân tích doanh nghiệp.
Phân tích doanh nghiệp là quá trình xem xét các chỉ số tổ chức như năng suất, chất lượng, phản hồi của khách hàng, chi phí lao động, vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển, kỷ luật lao động và tai nạn Điều này giúp nhà quản trị nhận diện các vấn đề cốt lõi và xác định nhu cầu đào tạo Mặc dù các chỉ số này bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, doanh nghiệp cần đánh giá tác động từ việc nhân viên không được đào tạo đầy đủ.
Trong kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ kế cận, doanh nghiệp cần xác định rõ những vị trí sẽ trở nên trống và xây dựng phương án chuẩn bị ứng viên phù hợp cho các chức vụ này.
Phân tích tác nghiệp là quá trình xác định loại kỹ năng và hành vi cần thiết cho nhân viên nhằm thực hiện tốt công việc Mặc dù có sự tương đồng với phân tích công việc, phân tích tác nghiệp tập trung vào việc xác định những nhiệm vụ cụ thể mà nhân viên cần thực hiện Phương pháp này thường được áp dụng để xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới hoặc cho những công việc mới mà nhân viên chưa từng thực hiện trước đây.
Phân tích năng lực nhân viên tập trung vào việc xác định các đặc điểm và khả năng cá nhân cần thiết cho quá trình đào tạo và phát triển Điều này giúp xác định ai là người cần được đào tạo và những kỹ năng, kiến thức nào cần được chú trọng Các chương trình đào tạo nên chỉ hướng đến những đối tượng thực sự cần thiết, tránh lãng phí tài chính và thời gian cho tổ chức, đồng thời giảm thiểu sự khó chịu cho nhân viên Để đạt được hiệu quả, việc phân tích nhân viên cần phải dựa trên việc đánh giá chính xác khả năng và kỹ năng nghề nghiệp của họ.
Ngoài ra, các số liệu về nhu cầu đào tạo có thể thu thập thông qua (Dale, 2007):
Thảo luận với các vị lãnh đạo và các nhóm nhân viên thực hiện công việc
Quan sát tình hình thực tế thực hiện công việc
Thực hiện trắc nghiệm và bảng câu hỏi điều tra nhằm tìm hiểu kiến thức và hiểu biết của nhân viên về công việc
Phân tích kết quả đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc
1.4.2 Chọn lựa người dạy và người học
Việc lựa chọn người dạy và người hướng dẫn trong chương trình đào tạo cần được thực hiện một cách cẩn thận, vì sự thành công của chương trình phụ thuộc vào chất lượng của người thực hiện (Jean, 2006) Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn bao gồm khả năng truyền đạt, viết lách, tổ chức công việc và truyền cảm hứng Người dạy có thể là nhân viên trong công ty hoặc được mời từ bên ngoài Ngoài ra, việc lựa chọn người học tham gia vào chương trình cũng rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả đào tạo.
Chương trình đào tạo không chỉ giúp nhân viên mới phát triển những kỹ năng cần thiết mà còn hỗ trợ những người bị giảm biên chế tìm kiếm cơ hội việc làm mới Bên cạnh đó, việc cập nhật kiến thức cho nhân viên lớn tuổi cũng là một phần quan trọng trong quá trình đào tạo này.
Các phương pháp trong đào tạo và phát triển
Sau khi xác định nhu cầu và mục tiêu, cùng với việc chọn lựa người dạy và người học, chương trình đào tạo chính thức bắt đầu Giai đoạn này, việc lựa chọn nội dung và phương pháp giảng dạy là yếu tố quan trọng nhất Thường thì, nhiều phương pháp sẽ được kết hợp để đạt được kết quả tối ưu nhất.
1.5.1 Đào tạo trong môi trường công việc
Phương pháp đào tạo tại nơi làm việc hiện nay được coi là phổ biến nhất, với khoảng 90% các chương trình đào tạo được thực hiện trong môi trường làm việc, theo nghiên cứu của Trần Kim Dung (2011).
Nhân viên được tiếp cận môi trường làm việc thực tế, nơi họ nhận được sự hướng dẫn từ những người có kinh nghiệm hoặc giám sát viên về các phương pháp và thủ thuật cần thiết để hoàn thành công việc hiệu quả.
Mặc dù phương pháp này có ưu điểm là đơn giản và chi phí thấp, nhưng nếu không cẩn thận, chi phí có thể gia tăng do máy móc hư hỏng, sự không hài lòng của khách hàng, lỗi trong việc điền biểu mẫu, và việc truyền đạt kinh nghiệm không hiệu quả giữa các nhân viên Để giảm thiểu những nhược điểm này, việc lựa chọn và đào tạo người dạy một cách kỹ lưỡng là rất cần thiết.
Sau đây là các phương pháp phổ biến nhất trong đào tạo trong môi trường công việc:
Phương pháp xử lí công việc – Mô phỏng
Các trò chơi quản trị
Mô hình hành vi mẫu
Khi quyết định lựa chọn một phương pháp hoặc kết hợp nhiều phương pháp, cần xem xét các yếu tố như số lượng quản lý cần phát triển, chi phí trên mỗi người cho từng phương pháp, sự sẵn có của tài liệu và phương tiện đào tạo, cũng như khả năng tiếp thu của học viên Thông thường, những người quản lý năng động sẽ có xu hướng ham học hỏi hơn Nếu số lượng giảng viên hạn chế, nên tập trung vào việc khuyến khích học viên tự tìm tòi và khám phá.
Nếu các quản lý không đủ khả năng để đào tạo nhân viên, họ có thể thuê giảng viên bên ngoài hoặc sử dụng video làm tài liệu Cuối cùng, phương pháp đào tạo nên được lựa chọn dựa trên mức độ tham gia mà học viên được kỳ vọng trong chương trình.
1.5.2 Đào tạo trong môi trường công việc cho quản trị viên Đào tạo quản trị trong môi trường công việc là hình thức được ưu tiên vì đáp ứng được nhiều tiêu chí, đặc biệt vì nó liên quan và áp dụng nhanh vào công việc thực tế
Có ba phương pháp được sử dụng phổ biến để đào tạo quản trị viên trong công việc:
Làm thử công việc thực
Luân chuyển hay luân phiên công việc
1.5.3 Đào tạo ngoài công việc
Các tổ chức lớn thường ưu tiên đào tạo ngoài công việc, với khảo sát từ các giám đốc đào tạo của các công ty Fortune 500 cho thấy đây là phương pháp hiệu quả nhất cho các mục tiêu chuyên biệt Nếu mục tiêu khóa học là truyền đạt kiến thức, chương trình thiết kế sẵn sẽ là lựa chọn phù hợp Ngược lại, nếu mục tiêu là phát triển khả năng giải quyết vấn đề, phương pháp tình huống sẽ được ưa chuộng Theo nghiên cứu, các phương pháp đào tạo ngoài công việc phổ biến nhất bao gồm giảng bài-thảo luận, chương trình thiết kế sẵn và chương trình trên máy tính (Ivancevich, 2010).
Đánh giá hiệu quả đào tạo và phát triển
Đánh giá hiệu quả là khâu cuối cùng trong chương trình đào tạo và phát triển
Phân tích chi phí-lợi ích trong đào tạo và phát triển thường dễ thực hiện hơn so với các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực Chi phí liên quan đến đào tạo thường rõ ràng, bao gồm chi phí trực tiếp như giảng viên và tài liệu, cùng với sự sụt giảm năng suất khi nhân viên tham gia khóa học trong giờ làm việc Ngoài ra, còn có chi phí gián tiếp như việc tăng khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự.
Đánh giá hiệu quả chương trình cần so sánh lợi ích thu được với mục tiêu ban đầu Một số chương trình, như học đánh máy, dễ dàng đánh giá hơn so với các chương trình phức tạp hơn như đào tạo lãnh đạo Tiêu chí đánh giá phụ thuộc vào mục tiêu của chương trình và người thiết lập tiêu chí, có thể là quản trị, giảng viên hoặc học viên (Hale, 2002).
Có 3 loại tiêu chí để đánh giá hiệu quả đào tạo: bên trong, bên ngoài và phản ứng của người tham gia Tiêu chí bên trong liên quan trực tiếp với nội dung của chương trình, ví dụ như học viên có học được các kiến thức hay chỉ dẫn được trình bày trong chương trình hay không Tiêu chí bên ngoài liên quan tới mục đích cuối cùng của chương trình, ví dụ như tăng hiệu quả làm việc của nhân viên Tiêu chí bên ngoài có thể bao gồm xếp hạng hiệu quả công việc, mức độ áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc, tăng doanh số hoặc giảm tỉ lệ nghỉ việc Phản ứng của những người tham gia thường được sử dụng như một tiêu chuẩn bên trong
Ma trận đánh giá hệ thống là công cụ hữu ích để xác định vấn đề trong quá trình đánh giá Nó hỗ trợ các bên tham gia chương trình đào tạo và phát triển trong việc xem xét một cách có hệ thống các vấn đề và câu hỏi liên quan.
Các nhà quản trị cấp cao cần đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ đào tạo và phát triển để tối ưu hóa nguồn lực, tài chính và công cụ Quá trình này chỉ có thể diễn ra sau khi hoàn tất bước đánh giá và thực hiện đúng quy trình thiết kế Mặc dù đánh giá hiệu quả là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nó lại rất cần thiết và thường bị bỏ qua trong các chương trình đào tạo và phát triển.
Chương một của luận văn giới thiệu lý thuyết về đào tạo và phát triển, làm nền tảng cho việc đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cho đối tượng nghiên cứu Tác giả tổng hợp các khái niệm khác nhau về đào tạo và phát triển, sau đó lựa chọn cách diễn đạt phù hợp cho luận văn Chức năng đào tạo và phát triển cũng bao gồm việc định hướng cho nhân viên mới.
Chương trình định hướng là yếu tố quan trọng giúp nhân viên mới hiểu rõ văn hóa công ty, công việc và kỳ vọng của cấp trên Mặc dù khái niệm định hướng dễ hiểu, nhưng để thực hiện hiệu quả, cần tuân thủ các quy tắc cụ thể Quá trình định hướng nên diễn ra qua nhiều giai đoạn, có sự tham gia của phòng nhân sự và người quản lý trực tiếp.
Trong đào tạo và phát triển, quy trình bao gồm ba bước chính: xác định nhu cầu, thực hiện và đánh giá kết quả Luận văn áp dụng mô hình hệ thống đào tạo của Mathis và Jackson, đồng thời đưa ra các câu hỏi cần thiết để đánh giá hiệu quả chương trình Bên cạnh đó, các nguyên tắc học tập cũng được nêu ra làm cơ sở cho việc đánh giá thực trạng Phần lý thuyết tập trung vào các vấn đề quan trọng như phân tích nhu cầu, lựa chọn giảng viên và học viên, phương pháp đào tạo, và đánh giá kết quả đào tạo.
THỰC TRẠNG ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM TMA SOLUTIONS
Giới thiệu về công ty phần mềm TMA Solutions
TMA Solutions là công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam với 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực gia công phần mềm chất lượng cao cho các công ty quốc tế Tính đến tháng 6 năm 2014, TMA Solutions là công ty lớn nhất tại thành phố Hồ Chí Minh, sở hữu đội ngũ hơn 1500 kỹ sư được tuyển chọn từ lực lượng lao động chất lượng trong ngành công nghệ thông tin Công ty đã khẳng định năng lực thông qua nhiều dự án thành công và cung cấp đa dạng các dịch vụ gia công phần mềm, bao gồm kiểm thử, bảo trì và phát triển phần mềm trọn gói Năng lực cốt lõi của TMA Solutions là thực hiện các dự án lớn và phức tạp với chất lượng dịch vụ ổn định.
TMA Solutions, hay còn gọi là Tường Minh, là một công ty tư nhân tại Việt Nam Để biết thêm thông tin, bạn có thể truy cập trang web chính thức tại http://www.tmasolutions.com hoặc liên hệ qua điện thoại (08) 3990.3848 và email sales@tma.com.vn.
6 chi nhánh tại Tp.HCM Trụ sở chính: 111 Nguyễn Đình Chính, Phường 15, Quận Phú Nhuận
5 văn phòng đại diện ở nước ngoài: Mỹ, Canada, Ireland (EU), Nhật Bản và Úc
Quản trị hạ tầng thông tin Năng lực kỹ thuật chính:
Hệ thống mạng và viễn thông
Phần mềm cho doanh nghiệp
Mục tiêu: Trở thành tập đoàn công nghệ cao hàng đầu và góp phần đưa tên Việt Nam vào bản đồ gia công phần mềm của thế giới
Sơ đồ tổ chức công ty được thể hiện trong hình 2.1, với giám đốc và chủ tịch đứng đầu Nhóm dự án là bộ phận quan trọng nhất, nơi tập trung nhân viên phục vụ khách hàng Bộ phận kinh doanh trung tâm đặt tại Việt Nam, cùng với 5 văn phòng đại diện ở nước ngoài Bộ phận nghiên cứu và phát triển chuyên nghiên cứu công nghệ mới và phát triển sản phẩm đặc thù Các bộ phận hỗ trợ bao gồm nhân sự, quản trị, văn phòng dự án, quản lý chất lượng và hạ tầng CNTT Bộ phận đào tạo và phát triển được chia thành 3 trung tâm: đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài và sinh viên thực tập, trong đó luận văn nghiên cứu tập trung vào trung tâm đào tạo nội bộ, phụ trách đào tạo và phát triển cho nhân viên công ty.
Thành tựu công ty đã đạt được:
Từ 6 kỹ sư lúc thành lập năm 1997, đến 06/2014 TMA có hơn 1500 kỹ sư đang làm việc Tốc độ tăng trưởng trung bình hàng năm 40%
Khách hàng từ hơn 25 nước khác nhau Nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới tin tưởng và hợp tác lâu dài: Avaya, IBM, Alcatel-Lucent, Nortel, Juniper Networks,
Đạt đã giành nhiều giải thưởng danh giá cả trong nước và quốc tế, được giới thiệu bởi nhiều phương tiện truyền thông nổi tiếng như CNN (Mỹ), NHK (Nhật Bản), Global (Brazil), National (Thái Lan) và Nikkei Computer (Nhật Bản).
Đạt các chứng chỉ về chất lượng CMMI bậc 5, TL 9000, ISO 27001:2005
Một biểu tượng thành công của doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trên toàn cầu
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty TMA Solutions (Nguồn: trang web công ty, mục sơ đồ tổ chức, 2014)
Thực trạng đào tạo và phát triển tại TMA Solutions
2.2.1.1 Thống kê về nhân sự ở TMA Solutions
Theo thống kê của bộ phận nhân sự vào tháng 06/2014, tình hình nhân sự ở TMA Solutions như sau:
Hơn 1500 kỹ sư công nghệ thông tin, viễn thông
90% có bằng đại học, 10% còn lại có bằng thạc sỹ trở lên
40% có kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài
100% có khả năng nói tiếng Anh
Tỷ lệ kỹ sư theo số năm kinh nghiệm như bảng 2.1
Bảng 2.1 Tỷ lệ và số lượng kỹ sư tính theo số năm kinh nghiệm
Số năm Tỷ lệ (%) Số lượng (người)
(Nguồn: TMA Solutions, tổng hợp của bộ phận nhân sự, tháng 6/2014)
2.2.1.2 Đặc điểm đội ngũ kỹ sư của TMA Solutions
Trẻ, có trình độ học vấn cao và chuyên ngành đồng nhất là đặc điểm nổi bật của đội ngũ kỹ sư hiện nay, với khoảng 85% có độ tuổi dưới hoặc bằng 30 Tất cả các kỹ sư đều sở hữu bằng đại học trở lên trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông Mặc dù mỗi dự án có những yêu cầu riêng, nhưng chúng đều được xây dựng trên nền tảng công nghệ thông tin chung.
TMA Solutions áp dụng mô hình làm việc thống nhất, chuyên gia công phần mềm cho khách hàng quốc tế Tất cả các dự án đều được thực hiện qua Internet, sử dụng email, họp trực tuyến và hệ thống quản trị thông tin Các kỹ sư của TMA tương tác trực tiếp với khách hàng bằng tiếng Anh, và đôi khi là tiếng Nhật, để đáp ứng các yêu cầu dự án.
Tại TMA Solutions, kỹ sư chỉ cần tập trung vào chuyên môn kỹ thuật mà không phải lo lắng về việc tìm kiếm khách hàng hay ký kết hợp đồng, vì những nhiệm vụ này do chủ công ty đảm nhiệm Công ty, với đặc thù là một doanh nghiệp gia đình, phục vụ khách hàng nước ngoài và yêu cầu chất lượng cao, nên không có tình trạng "quan hệ" hay làm việc qua loa Điều này giúp kỹ sư hoàn toàn tập trung vào việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Mặc dù công ty có quy mô lớn, nhưng tính đồng dạng cao mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động đào tạo và phát triển Điều này giúp công ty dễ dàng xây dựng một mô hình chung có thể áp dụng cho tất cả các dự án, đồng thời vẫn cần điều chỉnh phù hợp với từng dự án cụ thể.
2.2.1.3 Vấn đề đang gặp phải về nguồn nhân lực
TMA Solutions hiện đang đối mặt với sự suy giảm chất lượng nguồn nhân lực do phải tuyển dụng thêm 200 – 300 nhân viên mỗi năm để đáp ứng tốc độ phát triển nhanh của các dự án Trước đây, công ty chỉ tuyển những ứng viên thuộc nhóm 5% hàng đầu, nhưng việc giành được hợp đồng mới buộc họ phải hạ thấp tiêu chuẩn tuyển dụng Điều này được xem là nguyên nhân chính dẫn đến sự giảm sút chất lượng đội ngũ nhân viên.
Chất lượng đào tạo đại học tại Việt Nam, đặc biệt là trong ngành công nghệ thông tin (CNTT), đang gặp nhiều vấn đề Một khảo sát gần đây của Hội Tin học TP.HCM cho thấy 72% sinh viên tốt nghiệp ngành CNTT không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và cần phải đào tạo lại Thêm vào đó, trong 5 năm qua, ngành CNTT đã giảm sức hút, với điểm chuẩn đầu vào và số lượng học viên đều có xu hướng giảm, dẫn đến đầu ra cũng bị hạn chế.
Ngành CNTT có sự phát triển nhanh chóng và đa dạng, nhưng nhân viên thường không có thời gian để cập nhật công nghệ và quy trình phát triển phần mềm mới do phải tập trung vào các dự án khách hàng Khi một dự án kết thúc, nhân viên phải chuyển sang dự án khác, thường yêu cầu kiến thức và kỹ năng khác, dẫn đến việc công ty và nhân viên phải đầu tư thời gian và công sức để học hỏi và thích nghi.
Khách hàng ngày càng yêu cầu cao về chất lượng, thời gian và giá cả, trong khi sự cạnh tranh trong ngành gia công phần mềm ngày càng khốc liệt, không chỉ với các công ty trong nước mà còn với những đối thủ quốc tế như Nga, Ấn Độ và Trung Quốc Do đó, việc phát triển và nâng cao năng lực của nhân viên hiện tại trở thành một yếu tố quan trọng và cần thiết.
Trong bối cảnh hiện tại, việc sở hữu một đội ngũ nhân lực mạnh mẽ là yếu tố sống còn đối với TMA Solutions Đào tạo và phát triển nhân viên là giải pháp chủ chốt nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
2.2.2 Hệ thống đào tạo và phát triển của TMA Solutions 2.2.1.1 Bộ phận đào tạo và phát triển ở cấp độ công ty
TMA Solutions có một bộ phận chuyên trách về đào tạo và phát triển, bao gồm Trung tâm học tập và lãnh đạo (TMA Learning & Leadership Center – TLLC), Trung tâm dạy nghề cho học viên bên ngoài và Trung tâm thực tập dành cho sinh viên từ các đại học tại Tp.HCM Luận văn này sẽ tập trung vào chức năng đào tạo nội bộ của TLLC cho nhân viên.
TLLC được thành lập vào tháng 12/2012 với hai mục tiêu chính: cung cấp và phát triển các khóa đào tạo cho nhân viên về kỹ thuật và quản lý, đồng thời xây dựng những khóa học chất lượng, thực tế nhằm rút ngắn khoảng cách giữa trình độ của sinh viên mới tốt nghiệp và yêu cầu của ngành công nghiệp gia công phần mềm Trung tâm kỳ vọng sẽ trở thành nơi nâng cao chất lượng nguồn lực cho công ty.
Cơ cấu tổ chức của TLLC gồm ba nhân sự chủ chốt: một trưởng phòng quản lý chung, một phó phòng phụ trách nội dung đào tạo và một thư ký Trưởng phòng chịu trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo, lập chương trình, tổ chức thực hiện và theo dõi, đánh giá các khóa học, đồng thời báo cáo hàng quý lên ban giám đốc Phó phòng tập trung xây dựng và đánh giá nội dung các khóa học, đặc biệt là các khóa kỹ thuật, và tham gia giảng dạy trực tiếp Thư ký hỗ trợ trưởng và phó phòng trong việc lên lịch, bố trí trang thiết bị và soạn thảo văn bản Ba nhân sự này không chỉ làm công việc đào tạo mà còn tham gia vào các hoạt động khác của công ty.
Hiện nay, TLLC cung cấp 114 chủ đề đào tạo khác nhau, bao gồm cả chương trình dài hạn và ngắn hạn Đội ngũ giảng viên chủ yếu được huy động từ nguồn nội bộ, với việc thuê giảng viên bên ngoài chỉ cho một số môn đặc thù như tiếng Anh và tiếng Nhật Mặc dù trung tâm hoạt động rất qui củ về mặt hình thức, nhưng quá trình thực hiện vẫn gặp phải một số bất cập cần được xem xét chi tiết trong các phần tiếp theo.
2.2.1.2 Đào tạo và phát triển ở cấp độ các dự án Ở các dự án, các nhóm thường xuyên diễn ra hoạt động đào tạo, chủ yếu dưới hình thức người đi trước chỉ người đi sau, người biết chỉ người chưa biết Nội dung đào tạo thường chỉ tập trung vào những kiến thức cụ thể đang cần thiết cho nhu cầu công việc hiện tại, rất sát với thực tế
Trong các nhóm dự án, có ba tình huống chính dẫn đến việc tự đào tạo Đầu tiên, nhân viên mới học hỏi từ những nhân viên cũ có kinh nghiệm Thứ hai, khi nhận yêu cầu mới từ khách hàng, một hoặc vài thành viên sẽ nghiên cứu và hướng dẫn những người còn lại Cuối cùng, khi có phản hồi từ khách hàng hoặc cấp trên, các thành viên cần thực hiện hành động thích hợp để cải thiện tình hình.
Đánh giá thực trạng đào tạo và phát triển tại TMA Solutions
Là một nhân viên có 6 năm kinh nghiệm, tác giả đã trải qua nhiều vị trí từ nhân viên bình thường đến trưởng dự án, qua đó có cơ hội quan sát và trao đổi với đồng nghiệp về hoạt động định hướng nhân viên mới Tại công ty, bộ phận nhân sự và đào tạo đã thiết lập quy trình và nội dung rõ ràng cho việc này Tất cả nhân viên mới đều nhận sổ tay nhân viên và tham gia các buổi học để nắm bắt thông tin cơ bản về công ty và chính sách nhân sự.
Chất lượng định hướng trong các dự án không đồng đều do thiếu quy trình thống nhất Một số trưởng dự án thực hiện tốt nhiệm vụ này, trong khi những người khác lại không quan tâm đúng mức Thường xảy ra tình trạng nhân viên mới không gặp được "sếp" vào ngày đầu tiên làm việc vì "sếp" làm việc từ xa, dẫn đến cảm giác lạc lõng cho nhân viên mới Đồng thời, các đồng nghiệp trong nhóm cũng không biết cách hỗ trợ vì họ không có đủ thẩm quyền.
Quản lý cấp trung thường thiếu thông tin, dẫn đến việc không thể giải đáp đầy đủ thắc mắc của nhân viên mới Các trưởng dự án chỉ nắm rõ thông tin về dự án của mình mà ít khi được cập nhật về định hướng công ty từ ban giám đốc Trong cuộc họp ngày 28/09/2014, chủ công ty đã thừa nhận rằng nhiều nhân viên, cả mới lẫn cũ, cảm thấy mơ hồ về chiến lược và hướng đi hiện tại của công ty Nguyên nhân chủ yếu là do quy mô công ty lớn, khiến lãnh đạo cấp cao ít có cơ hội truyền đạt thông tin đến các cấp dưới.
2.3.2 Đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển
TMA Solutions tổ chức quy trình đào tạo và phát triển một cách chặt chẽ và bài bản Ở cấp độ công ty, bộ phận chuyên trách đã xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo cụ thể cho toàn bộ năm.
Cách tổ chức trong các dự án phù hợp với lý thuyết đào tạo và phát triển, mặc dù không có quy định cụ thể Các thành viên cũ thường hỗ trợ và hướng dẫn người mới, đồng thời chia sẻ kiến thức với nhau Luận văn này tập trung vào việc đánh giá quá trình này.
Số lượng các khóa học: có đáp ứng đủ nhu cầu của nhân viên không? Mỗi nhân
Chất lượng các khóa học: được rút ra từ việc đánh giá chất lượng thực hiện từng khâu trong qui trình đào tạo
2.3.2.1 Đánh giá số lượng các khóa học
Theo bảng 2.2 thống kê các khóa học năm 2014, các khóa học tiếng Anh diễn ra thường xuyên và có số lượng lớn nhất do công ty thuê giáo viên người Mỹ giảng dạy liên tục trong 10 tháng mỗi năm Mỗi tháng có 6 khóa học, mỗi khóa gồm 6 buổi, mỗi buổi kéo dài 2 tiếng Sĩ số lớp học dao động từ 10 đến 15 người, thường là từ 12 đến 13 người.
Mỗi năm, chỉ khoảng 720 – 780 người tham gia một khóa học tiếng Anh, tương đương với 50% số lượng nhân viên được đào tạo trong thời gian đó.
12 giờ Tỉ lệ này vẫn còn khá khiêm tốn Nếu tăng số lượng khóa học lên gấp đôi, tất cả nhân viên sẽ có cơ hội tham gia
Trong công ty, các khóa đào tạo tự tổ chức chủ yếu tập trung vào kỹ thuật, tiếp theo là kỹ năng mềm, quy trình và quản trị Thời gian cho mỗi khóa học rất ngắn, trung bình chỉ 2,2 buổi với mỗi buổi kéo dài 3,2 tiếng Năm 2014, có 56 khóa đào tạo, nếu mỗi khóa có 25-30 học viên, thì tất cả nhân viên đều có cơ hội tham gia một khóa Tuy nhiên, mỗi nhân viên chỉ được đào tạo trung bình 6,4 giờ/năm, con số này rất thấp so với nhu cầu phát triển Theo thống kê năm 2013, mỗi nhân viên chỉ được đào tạo khoảng 6 giờ mỗi năm Việc tự đào tạo trong các nhóm dự án chủ yếu tập trung vào kiến thức kỹ thuật và thao tác cụ thể liên quan đến công việc Các buổi chia sẻ kiến thức chỉ diễn ra khi có nhu cầu, trong khi các khóa về kỹ năng mềm, quy trình hay quản trị rất hiếm khi được tổ chức do nhu cầu thấp và thiếu người có khả năng truyền đạt Nếu có, chúng thường chỉ xoay quanh những chủ đề quen thuộc và ở mức độ cơ bản.
Tóm lại, cả ở cấp độ công ty lẫn dự án, số lượng khóa học và thời gian đào tạo hiện tại còn hạn chế, không đáp ứng đủ nhu cầu học tập của nhân viên.
Bảng 2.3 Tỉ lệ tham gia và thời lượng đào tạo theo các năm
Môn Tỉ lệ tham gia Thời lượng (h) Tỉ lệ tham gia Thời lượng (h)
(Nguồn: tổng kết đào tạo của TLLC, 2013 và 2014)
2.3.2.2 Đánh giá việc phân tích nhu cầu và mục tiêu đào tạo Ở khâu này, TMA Solutions làm tương đối tốt Việc phân tích có sự kết hợp của lãnh đạo, quản lí các cấp cùng với lấy ý kiến của nhân viên Hơn nữa, công ty chỉ chuyên mảng gia công phần mềm và có 17 năm kinh nghiệm nên đã xác định rõ ràng những phẩm chất cần có của đội ngũ nhân lực
2.3.2.3 Đánh giá việc lựa chọn người dạy và người học
Người dạy và hướng dẫn, hay “thầy giỏi”, là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của khóa học Tuy nhiên, TMA Solutions đang đối mặt với vấn đề về chất lượng giảng dạy Nguyên nhân chính là do mô hình đào tạo nhân viên hiện tại, trong đó nhân viên phải đào tạo lẫn nhau Theo quy định của công ty, mỗi nhân viên từ cấp bậc nhất định đều có trách nhiệm trong việc này.
Nhân viên có chức danh "consultant" với kinh nghiệm từ 6 năm trở lên có trách nhiệm tham gia đào tạo nhân viên khác theo số giờ quy định, trong đó nhân viên cấp bậc cao hơn phải tham gia nhiều hơn Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn nhân viên thuộc diện này không mặn mà với việc tham gia đào tạo Qua trao đổi với các quản lý và giảng viên, luận văn tổng kết được các nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này.
Nhân viên giỏi thường rất bận rộn do đảm nhận nhiều vai trò trong dự án, dẫn đến việc họ không có thời gian tham gia các hoạt động khác Khi tham gia, họ vẫn phải hoàn thành 100% công việc chính mà không được giảm bớt Hơn nữa, việc làm và dạy học là hai khía cạnh khác nhau; một người có thể xuất sắc trong công việc nhưng để dạy lại cho người khác, họ cần thời gian để chuẩn bị bài giảng và tập dượt, điều này yêu cầu họ phải sử dụng quỹ thời gian cá nhân.
Việc giảng dạy yêu cầu kỹ năng truyền đạt tốt, không phải tất cả các kỹ sư giỏi đều có khả năng này Để học viên có thể tiếp thu hiệu quả, người dạy cần truyền cảm hứng; nếu không, học viên sẽ cảm thấy nhàm chán và mất tập trung, điều này lại ảnh hưởng tiêu cực đến động lực của người dạy Kết quả là khóa học sẽ không đạt được hiệu quả mong muốn.
Công ty xem việc tham gia đào tạo là nghĩa vụ của nhân viên giàu kinh nghiệm, do đó không có đãi ngộ vật chất hay tinh thần Thực tế cho thấy, mức độ tham gia giảng dạy không ảnh hưởng đến kết quả đánh giá cá nhân hàng năm Chính sách hiện tại giúp công ty tiết kiệm chi phí thuê giảng viên, nhưng điều này dẫn đến việc nhân viên tham gia một cách miễn cưỡng và thiếu hứng thú.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM TMA SOLUTIONS
Mục tiêu, chiến lược của công ty và quản trị nguồn nhân lực
3.1.1 Mục tiêu, chiến lược của công ty
Năm 2014, TMA Solutions đạt quy mô 1500 kỹ sư, nhưng ban giám đốc nhận thấy rủi ro về hiệu quả hoạt động và lợi thế cạnh tranh nếu tiếp tục phương pháp cũ Do đó, công ty đã thực hiện các thay đổi cấp cao và chú trọng vào vai trò của nguồn nhân lực.
Công ty hiện vẫn phụ thuộc vào một số khách hàng lớn trong ngành viễn thông như Avaya và Alcatel-Lucent, mang lại phần lớn lợi nhuận nhưng đang gặp khó khăn do sự thoái trào của ngành Do đó, công ty cần tìm kiếm khách hàng, thị trường và mảng phần mềm mới Thông thường, khách hàng mới chỉ giao một ít công việc cho TMA Solutions để thử nghiệm khả năng, buộc công ty và nhân viên phải nỗ lực chứng minh năng lực của mình.
So với Ấn Độ và Nga, Việt Nam, đặc biệt là TMA Solutions, vẫn chưa đạt được trình độ cung cấp dịch vụ gia công phần mềm chất lượng cao Điều này dẫn đến việc chúng ta chỉ thực hiện những công việc đơn giản, mang lại lợi nhuận thấp hơn Trong bối cảnh này, TMA Solutions đang nỗ lực thâm nhập vào thị trường gia công phần mềm chất lượng cao.
TMA Solutions đang đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng từ các đối thủ lớn như FPT, Global CyberSoft, CSC, Harvey Nash, LogiGear, cũng như các công ty mới nổi như S3, AMT, và KMS Những đối thủ này không chỉ cạnh tranh giành khách hàng mà còn thu hút những ứng viên tài năng, tạo ra thách thức lớn cho ban giám đốc TMA.
Solutions đang tích cực triển khai các biện pháp để hấp dẫn khách hàng mới và giữ chân nhân viên của mình
TMA Solutions hướng tới mục tiêu trở thành công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, đồng thời đóng góp vào việc đưa Việt Nam lên bản đồ gia công phần mềm toàn cầu.
3.1.2 Nhu cầu nhân lực đến năm 2018
Chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công của TMA Solutions Để đạt được các mục tiêu đề ra, công ty cần một đội ngũ kỹ sư và quản lý xuất sắc, có kỹ thuật vững vàng và kinh nghiệm làm việc với khách hàng Điều này càng quan trọng hơn trong ngành CNTT, nơi mà sự sáng tạo và trí tuệ là yếu tố then chốt.
Theo kế hoạch phát triển, công ty đặt mục tiêu đạt 2000 nhân viên vào cuối năm 2015 và tăng lên 3000 vào năm 2018, với việc tuyển thêm 300-350 nhân viên mới mỗi năm Điều này tạo ra nhiều thách thức cho công tác nhân sự và đào tạo phát triển Công ty sẽ chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ kỹ sư thực hiện công việc và đội ngũ quản lý cấp trung nhằm nâng cao tính cạnh tranh.