2.2 Thực trạng đào tạo và phát triển tại TMA Solutions
2.2.4 Hoạt động đào tạo và phát triển
2.2.1.1 Xác định nhu cầu và mục tiêu đào tạo
Phân tích doanh nghiệp
Ban giám đốc thường họp theo quý để bàn nhiều vấn đề của cơng ty, trong đó có vấn đề chất lượng hiện tại của nguồn nhân lực và dự báo nhu cầu nhân lực sắp tới.
Về chất lượng nhân lực, có 2 nguồn thơng tin chính để đánh giá. Thứ nhất, phản hồi của khách hàng và tiến độ của dự án. Một đặc điểm của khách hàng nước ngoài là họ sẽ phàn nàn với cấp trên khi nhân viên ở dưới làm việc khơng được tốt. Thật sự khơng có thống kê chính thức để đếm xem có bao nhiêu phàn nàn từ phía khách hàng hay bao nhiêu dự án bị chậm tiến độ do trình độ của đội ngũ kỹ sư. Lí do xuất phát từ việc các bộ phận không muốn thống kê và cách than phiền của khách hàng cũng đa dạng, nhiều lúc chỉ nói sơ qua để mình tự hiểu. Các nhà quản lí thường dùng trực quan, kinh nghiệm để cảm nhận sự hài lịng của khách hàng. Thứ nhì, thơng qua quan sát, đánh giá trực tiếp hiệu quả làm việc của nhân viên. Các trưởng nhóm thường là người hiểu nhân viên của mình nhất, biết trình độ của nhân viên đang ở đâu.
Về dự báo nguồn nhân lực, ban giám đốc tổng hợp thông tin các dự án sắp kết thúc, các dự án sắp hoạt động và những khách hàng tiềm năng để ước tính trong vịng 3 hay 6 tháng tới công ty cần tuyển thêm bao nhiêu người, chuyên về mảng nào và với trình độ chun mơn như thế nào.
Từ các nguồn thông tin trên, công ty sẽ xác định được nhu cầu tuyển dụng và đào tạo chung cho thời gian tới. Tuy nhiên vấn đề triển khai còn tùy thuộc vào năng lực đáp ứng của trung tâm đào tạo và ở các dự án.
Phân tích tác nghiệp
Với đặc thù được trình bày trong phần đặc điểm kỹ sư TMA Solutions, công ty đã xác định một cách tổng quát mỗi nhân viên cần phải có những kiến thức và kỹ năng như sau:
Kiến thức kỹ thuật: có 4 mảng chun biệt là lập trình phần mềm, kiểm thử phần mềm, hệ thống viễn thông và quản trị hạ tầng CNTT.
Kỹ năng mềm: điển hình là tác phong cơng việc, kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, giải quyết vấn đề, quản lí thời gian.
Trình độ ngoại ngữ: tiếng Anh là bắt buộc. Ở các dự án đặc biệt sẽ cần thêm tiếng Nhật hay Pháp.
Qui trình chất lượng: nhân viên cần có hiểu biết về các hệ thống ISO 27001:2005, CMMI Level 5, TL 9000.
Kỹ năng quản lí và lãnh đạo: đối với các vị trí quản lí cấp trung hay cao hơn.
Phân tích nhân viên
Xét về qui trình, hiện tại cấp trên sẽ quan sát, đánh giá năng lực nhân viên cấp dưới trực tiếp của mình để xác định những kiến thức, kỹ năng cần phải hoàn thiện. Nhưng để rõ ràng và khách quan, các nhóm thường có một file theo dõi các kỹ năng
độ thành thạo như thế nào đều được ghi chép lại. Trưởng nhóm sẽ kết hợp yêu cầu của công việc với nguyện vọng của từng nhân viên để xác định kế hoạch đào tạo cho nhân viên đó. Nếu có thể, mỗi nhóm sẽ tự đào tạo nhân viên trong nhóm của mình. Nếu lĩnh vực đào tạo vượt quá khả năng của nhóm, trưởng nhóm sẽ gởi yêu cầu lên trung tâm đào tạo của cơng ty. Tóm lại, TMA Solutions đang sử dụng khung chương trình như hình 2.2.
Sau 2 năm thành lập, trung tâm TLLC cũng đã xây dựng được chương trình đào tạo và phát triển ở mức độ tổng quát cho tất cả các lĩnh vực để phục vụ nhu cầu của cơng ty. Cịn đào tạo kỹ thuật chun sâu để đáp ứng nhu cầu cụ thể sẽ do các dự án tự đảm nhận.
2.2.1.2 Lên kế hoạch và thực hiện đào tạo
Lựa chọn người dạy và người học
Cho đến nay, có thể nói TMA Solutions chỉ dùng nhân viên để đào tạo cho nhân viên (trừ ngoại ngữ). Ở cấp độ cơng ty, sau khi lên danh sách các khóa học cùng với nội dung và kết quả mong muốn, trung tâm TLLC sẽ tìm người dạy bằng cách liên hệ với các quản lí để nhờ tìm kiếm người có kỹ năng tương ứng trong nội bộ. Quản lí thường đề cử các nhân viên giỏi nhất làm người dạy. Người dạy sẽ phối hợp với TLLC để biên soạn tài liệu giảng dạy.
Một khi đã tìm được người dạy, TLLC sẽ gởi thơng tin tất cả các khóa học đến tất cả các dự án để tìm người học. Nếu thấy nội dung khóa học phù hợp với nhu cầu, trưởng các dự án sẽ làm việc với nhân viên để xác định ai sẽ đi học và sẽ học khóa nào rồi chốt danh sách gởi lại cho TLLC. Thông thường nhân viên mới sẽ phải theo một số khóa bắt buộc. Tuy nhiên nếu có q nhiều người đăng kí cùng một khóa, TLLC sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Hình 2.2 Khung chương trình tổng quát (Nguồn: TMA Training Center, 2012) Xác định phương pháp đào tạo
Hiện tại TMA Solutions áp dụng 4 hình thức đào tạo chính sau đây:
Đào tạo trong mơi trường dự án: người học sẽ được tham gia dự án, công việc
thực tế. Quản lí sẽ giao các nhiệm vụ từ dễ đến khó để người học từng bước nắm được công việc. Đây là phương pháp phổ biến nhất, người học vừa đóng góp cho cơng việc, vừa được học trong môi trường thực tế nhất. Tuy vậy những người này chỉ làm việc ở hậu trường, chưa được giới thiệu với khách hàng. Đồng thời, người hướng dẫn phải kiểm sốt họ để tránh sai sót.
Giảng bài cùng với thảo luận hay thực hành: ở phần lí thuyết, người dạy sẽ giảng
cho cả lớp về lí thuyết sau đó ra các chủ đề hay bài tập để người học giải quyết trong giờ thảo luận hay thực hành.
Tự học có người hướng dẫn: người học đề xuất chủ đề hay nhận chủ đề từ người
hướng dẫn rồi tự nghiên cứu giải quyết, sau đó trình bày lại cho người hướng dẫn để đánh giá, góp ý.
Học trực tuyến: hình thức mới áp dụng gần đây. Người học có thể tham gia nghe
giảng thông qua hệ thống audio hay video nội bộ. Các tài liệu chỉ giới hạn trong mạng nội bộ của công ty. Ngồi ra cơng ty cịn triển khai forum để mọi người thảo luận, chia sẻ ý tưởng nhưng trên thực tế số lượng truy cập rất ít.
Lên lịch các khóa học
Ở cấp cơng ty, TLLC liên tục tổ chức các khóa học cơ bản cho nhân viên mới vì cơng ty tuyển dụng liên tục. Với các khóa chuyên đề, TLLC sẽ phối hợp với người dạy để lên lịch cho từng quý. Đầu mỗi quý, TLLC sẽ gởi ra lịch học cùng với danh sách học viên. Đầu mỗi tháng, TLLC gởi lại danh sách trong tháng đó để nhắc mọi người đi học và học viên có thể đăng kí bổ sung.
Các khóa học chỉ sử dụng cơ sở vật chất của công ty và thường diễn ra ở chi nhánh Trần Hữu Trang quận Phú Nhuận hoặc chi nhánh công viên phần mềm Quang Trung. Địa điểm được chọn lựa sao cho thuận tiện theo số đông học viên.
Ở các dự án, thường khơng có lịch đào tạo cụ thể. Khi nào xuất hiện yêu cầu thì bắt đầu đào tạo. Từ lúc lên lịch tới lúc kết thúc chỉ vào khoảng 1 – 2 tuần. Các nhân viên tranh thủ để tham gia học trong giờ làm việc chính thức.
Thực hiện đào tạo
Cứ đến ngày học theo lịch, người dạy và người học tự sắp xếp để tham gia. Công ty chỉ cung cấp phịng ốc chứ khơng có các khoản hỗ trợ khác. Trong quá học, người học được khuyến khích nêu câu hỏi thảo luận. Có thể nêu trực tiếp trong lớp hoặc gởi qua email.
Nhìn chung nhân viên TMA Solutions rất cởi mở trong việc chia sẻ kiến thức. Người dạy sẵn lòng truyền đạt hết kiến thức và kinh nghiệm của mình. Riêng mơn tiếng Anh và tiếng Nhật, cơng ty có mời giáo viên người Mỹ và Nhật về dạy nhưng ít nhân viên được tham gia những khóa học này.
Theo số liệu từ trung tâm đào tạo TLLC (phụ lục 1), số lượng và thời lượng các khóa học phân bổ theo tháng trong năm 2014 do trung tâm tổ chức được thể hiện trong bảng 2.2. Ngoài ra, từ tháng 1 – 9 /2014, trung tâm đã tiến hành đào tạo các khóa căn bản về kỹ năng mềm và quy trình chất lượng cho khoảng 180 nhân viên mới.
Theo dõi quá trình đào tạo
Thứ nhất, TMA Solutions thực hiện điểm danh học viên. Theo qui chế hiện tại, những ai vắng q 5 phút coi như vắng mặt hơm đó. Tuy nhiên trên thực tế chỉ những người vắng hẳn mới bị báo về cho quản lí.
Thứ nhì, sau khi kết thúc mỗi học viên đều nhận được một bảng khảo sát trực tuyến để đánh giá về khóa học. Tuy nhiên học viên khơng bị bắt buộc phải điền bản khảo sát. Theo thống kê, phần lớn học viên không cho ý kiến phản hồi.
2.2.1.3 Cách đánh giá hiệu quả các khóa học
Qua trao đổi với trưởng trung tâm đào tạo và các quản lí dự án, tác giả được biết hiện nay TMA Solutions chưa có một phương pháp để đánh giá hiệu quả các khóa học, đặc biệt là các khóa kỹ thuật (trọng tâm của đào tạo). Lí do được nêu ra là phần lớn các “khóa học” đều rất ngắn, chỉ một hai buổi, nên rất khó xác định tác dụng của nó. Hơn nữa, lao động ngành CNTT tuần túy là lao động trí óc, địi hỏi kiến thức tổng hợp, sản phẩm làm ra đơi khi “vơ hình” và địi hỏi làm việc nhóm. Vì thế các nhà quản lí chỉ có thể quan sát, cảm nhận trong thời gian dài và tin rằng đào tạo sẽ tốt hơn không đào tạo.
Bảng 2.2 Thống kê số lượng và thời lượng các khóa học năm 2014
Tháng
Kỹ thuật Kỹ năng
mềm Quy trình Quản trị Tiếng Anh
Số khóa Số giờ khóa Số Số giờ khóa Số Số giờ khóa Số Số giờ khóa Số Số giờ 1 0 0 0 0 0 0 0 0 6 72 2 0 0 0 0 0 0 0 0 6 72 3 2 36 1 2 1 27 0 0 6 72 4 4 30 4 8 0 0 1 30 6 72 5 5 48 1 2 0 0 0 0 6 72 6 3 14 2 4 0 0 0 0 6 72 7 4 24 1 2 0 0 0 0 6 72 8 0 0 5 12 0 0 0 0 6 72 9 2 13 2 4 1 19 0 0 6 72 10 4 25 1 3 0 0 0 0 6 72 11 3 21 2 4 0 0 1 10 0 0 12 3 9 1 2 1 6 1 4 0 0 Tổng 30 220 20 43 3 52 3 44 60 720
(Nguồn: Thông báo của trung tâm TLLC trong năm 2014, phụ lục 1)
Đối với khóa học các kiến thức bổ trợ như các qui định bảo mật, qui trình chất lượng, chính sách nhân sự thì dễ nhìn thấy hiệu quả hơn. Vì những khóa này cung cấp thơng tin chung, chủ yếu để truyền đạt nội qui cơng ty. Cịn các khóa ngoại ngữ cũng dễ đánh giá. Giáo viên gởi nhận xét từng học viên cho các quản lí và quản lí cũng dễ nhận thấy sự tiến bộ.
Với chính sách chỉ sử dụng nguồn lực nội bộ cho đào tạo, cơng ty hầu như khơng tốn chi phí cho các khóa học nên chủ cơng ty cũng khơng quá quan tâm đến việc tính tốn hiệu quả đào tạo.