Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Du lịch S.E.S Việt Nam

Tài liệu tham khảo kinh tế thương mại Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Du lịch S.E.S Việt Nam

2.Phân loại doanh nghiệp

2.1 Theo qui mô vốn ,lao động và sản phẩm

Theo mục tiêu này,doanh nghiệp được chia thành: Doanh nghiệp lớn,doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp nhỏ Nó thay đổi theo thời gian và theo từng quốc gia Riêng ở Việt Nam doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu nằm ở thành phần kinh tế Nhà Nước, kinh tế tập thể và kinh tế tư nhân

2.2 Theo loại hình sở hữu của doanh nghiệp

Theo tiêu thức này, doanh nghệp bao gồm: Doanh nghiệp nhà nước,doanh nghiệp tư nhân ,doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài,doanh nghiệp thuộc tổ chức chính trị xã hội, hợp tác xã,công ty Cụ thể là:

2.2.1 Doanh nghiệp Nhà Nước: Là tổ chức kinh tế do nhà nước đầu tư

vốn, thành lập và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh hoặc hoạt động công ích nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội do nhà nước giao.

2.2.2.Doanh nghiệp tư nhân: Là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ

và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp.

2.2.3Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Gồm có doanh nghiệp

liên doanh và doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài Thông qua loại hình doanh nghiệp này, nhà nước khuyên khích các nhà đầu tư nước ngoài đầu tư vào Việt Nam trên cơ sở bình đẳng hai bên cùng có lợi.

2.2.4Doanh nghiệp thuộc tổ chức chính trị xã hội: Là doanh nghiệp do

các tổ chức chính trị xã hội đầu tư vốn và thành lập quản lý như : Liên đoàn lao động, hội nông dân Việt Nam v…v

2.2.5 Hợp tác xã : Là tổ chức kinh tế tự chủ do những người lao động có

nhu cầu , lợi ích chung tự nguyện cùng góp vốn, góp sức lập ra theo qui định của pháp luật để phát huy sức mạnh của tập thể ,của từng xã viên nhằm giúp nhau có hiệu quả hơn trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ nhằm cải thiện đời sống , đồng thời góp phần phát triển kinh tế đất nước

2.2.6 Công ty : Là sự liên kết của hai hay nhiều cá nhân bằng một sự

kiện pháp lý nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó.

2.3 Theo địa điểm xây dựng

Theo tiêu thức này, doanh nghiệp bao gồm :

2.3.1Doanh nghiệp chế xuất: Là doanh nghiệp được thành lập và hoạt

động trong khâu chế xuất – khu công nghiệp chuyên sản xuất hàng xuất khẩu ,thực hiện các dịch vụ cho hàng xuất khẩu và hoạt động xuất khẩu ,có ranh giới địa lý xác định do nhà nước cho phép thành lập.

2.3.2 Doanh nghiệp khu công nghiệp : Là doanh nghiệp được hình

thành và hoạt động trong khu công nghiệp

II Khái niệm,vai trß,chức năng của quản lý doanh nghiệp.1 Khái niệm và vai trò của quản lý trong doanh nghiệp

Quản lý là một thuật ngữ được dùng đối với cơ quan nhà nước trong việc quản lý xã hội nói chung và quản lý kinh tế nói riêng Nó lá sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu

đề ra trong điều kiện biến động cuả môi trường Trong dố chủ thể quản lý và đối tượng quản lý hay còn gọi là bộ phận qunả lý và bộ phận bị quản lý Hai bộ phận này có mối quna hệ qua lại lẫn nhau và còn gọi là mối quan hệ quản lý.

Bộ phận quản lý bao gồm chức năng quản lý, đội ngũ cán bộ công nhân viên, hệ thống các mối quan hệ quản lý, hệ thông các phương tiện vật chất,thực hiện trong quá trình quản lý và hệ thống các phương pháp quản lý.

Bộ phận bị quản lý bao gồm các phân xưởng, các bộ phận sản xuất, hê thông máy móc thiết bị và các phương pháp công nghệ.

Quản lý doanh nghiệp là một phạm trù kinh tế mà ở các lĩnh vực khác nhau các học giả lại đưa ra những quan niệm khác nhau:

1.1Về lĩnh vực sản xuất: Quản lý doanh nghiệp là một quá trình lựa

chọn kết hợp quá trình sản xuất kinh doanh bằng các công cụ quản lý , thống kê, kế toán,…nhằm đáp ứng ba yêu cầu sau:

- Đáp ứng thị trường về số lượng, chất lượng giá cả.- Kinh doanh có lợi.

- Tôn trọng pháp luật.

1.2Về lĩnh vực kinh doanh : Quản lý doanh nghiệp là một quá trình

tác động có tổ chức ,định hướng của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động nhằm đạt được mục tiêu đề ra

Do đó thực chất quản lý doanh nghiệp là quản lý con người là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Qui mô doanh nghiệp và mở rộng vai trò quản lý ngày càng nâng cao và thực sự trở thành nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động ,tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh Nếu doanh nghiệp bố trí bộ máy quản lý hợp lý thì sản xuất đạt hiệu quả cao,tiết kiệm thời gian và nguyên liệu Mặt khác,một bộ máy gọn trong công tác quản lý, biết bố trí đúng người, đúng việc thì sẽ phát huy hết khả năng của cá nhân và tập thể

người lao động, ngược lại sẽ gay hậu quả khó lường, thậm trí sẽ dẫn tới sự phá sản cua doanh nghiệp.

3.Chức năng của quản lý trong doanh nghiệp

Khi thực hiện hoạt động quản lý, người quản lý phải thực hiện nhiều công việc khác nhau.Vì vậy,chức năng quản lý là bao gồm nhiều công việc mà người quản lý phải thực hiện được trong quá trình quản lý doanh nghiệp Việc xác định đúng chức năng quản lý là cần thiết vì nó giúp người quản lý hình dung ra được quá trình quản lý và nội dung quản lý của quá trình ấy trong một hệ thống nhất định

3.1 Phân theo nội dung của cả quá trình quản lý bao gồm 5 chức năng:

- Chức năng hoạch định: Là hoạt động xác định trước xem phải làm gi? Làm như thế nào? Trong thời gian nào? Do ai làm?

- Chức năng tổ chức: Là khả năng hình thành cơ cấu tổ chức quản lý cùng các mối quan hệ giữa chúng

- Chức năng phối hợp: Là hoạt động làm đồng điệu tất cả các hoạt động của doang nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao

- Chức năng chỉ huy: Là hoạt động đưa ra các mệnh lệnh, truyền đạt thông tin đến mọi người.

- Chức năng kiểm tra: Là hoạt động xem lại tất cả các công việc của doanh nghiệp xem nó đã đầy đủ và phù hợp chưa.

3.2 Phân theo mối quan hệ trực tiếp giứa các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm các loại chức năng sau:

- Chức năng kỹ thuật: Gồm toàn bộ công tác liên quan đến công tác chuận bị kĩ thuật cho sản xuất, chuyển giao công nghệ, quản lý qui trình kĩ thuật, quản lý máy móc thiết bị, ứng dụng phương pháp công nghệ mới, thiết bị sản phẩm mới

- Chức năng kế hoạch: Là công việc liên quan đến việc xác đinh chiến lược chung và chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp, xây dựng kế

hoạch dài hạn và hàng năn lập kế hoạch sản xuất và công tác điều độ sản xuất.

- Chức năng thương mại: Bao gồm tất cả các công việc thuộc quan hệ kinh tế đối ngoại như: Tìm nguồn khai thác,mua vật tư,kỹ thuật,…Làm tốt chức năng này sẽ đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.

- Chức năng nhân sự: Chịu trách nhiệm phát triển và sắp xếp những người có đủ tiêu chuẩn vào những công việc trong tổ chức đã được xác định trước.

- Ngoài những chức năng trên, còn có một số chức năng khác như: Chức năng tài chính,chức năng kiểm tra và phân tích,chức năng an ninh bảo vệ,chức năng hành chính pháp chế,…

Và trong thực tế hoạt động của doanh nghiêp,cả hai phân laọi chức năng trên đều được kết hợp thực hiện

Qua đó ta có thể thấy quản lý có tầm quan trọng rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu hoạt động quản lý này được thực hiện một cách nghiêm túc,có hệ thống, khoa học thì hiệu quả nó mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn đặc biệt trong khi nền kinh tế thị trường đang phát triển như hiện nay,muốn tiết kiệm được các loại chi phí phát sinh thì quản lý tốt sẽ là điều kiện thuận lợi cho mỗi doanh nghiệp

3.3 Mô hình bộ máy quản lý trong doanh nghiệp

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý là sự hình thành các mối quan hệ của một cơ cấu quản lý, trong đó xác định các cấp và các khâu, mối liên hệ giữa chúng trong một hệ thống quản lý Các doanh nghiệp của các nước phát triển đã xuất hiện các kiểu mô hình tổ chức bộ máy quản lý như sau:

3.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy theo bộ phận.

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo bộ phận

Mô hình tổ chức theo bộ phận nhằm:

- Tách biệt tổ chức doanh nghiệpthanh 2 chức năng:thương mại và kĩ thuật Chức anưng thương mại nhằm mục tiêu thiếp thị, thực hiện bán và mua trên thị trường Chức năng mĩ thuậtchu yếu tạo ra sản phẩm hàng hoá dịch vụ.

- Tập trung hoá cao độ quyền hành cả bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp Tuy nhiên cách tổ chức mô hình này còn gặp một số ngược điểm sau: + Khi thị trường thay đổi nhanh thì mô hình này không năng động + Nhiệm vụ của người lãnh đạo rất nặng nề vì không có cơ hội chuyển hoá bớt trách nhiệm cho người khác.

Lãnh đạo doanh nghiệp

Bộ phận Thương mại

Bộ phận Kỹ thuật

Bộ phận cung cấp mua

Bộ phận hành chính

Bộ phận tiêu thụ

Bộ phận cung cấp mua

Bộ phận hành chính

Bộ phận tiêu thụ

+ Việc tập trung hoá cao độ sẽ mất đi vai trò hỗ trợ của các chuyên gia và bộ phận chức năng

3.3.2 Mô hình tổ chức bộ máy theo chức năng.

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy theo chức năng

Với lạo doanh nghiệp đang phát triển thường sử dụng loại hình tổ chức bộ may theo chức năng Mô hình này nhằm mục đích:

- Các quyết định của quản lý truyền trực tiếp đến những khâu, những bộ phận sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Tập trung hoá co độ quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan lãnh đạo doanh nghiệp, tạo ra tính pháp lệnh tối đa của các quyết định quản lý.- Tạo ra mối quan hệ toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ

chức quản lý trong một loại hình doanh nghiệp cụ thể.

Tuy nhiên mô hình quản lý theo chức năng cũng có một số điểm hạn chế như sau:

Bộ phận

viên chức

Bộ phận NVL

Bộ phận tiếp thị

Bộ phận kế toán

Bộ phận

sản xuất

Bộ phận nghiên cứu và phát triểnBộ

phận tài chính

Lãnh đạo doanh nghiệp

- Bộ phận thượng cấp trong quan hệ điều hành doanh nghiệp thương phải đối mặt với nhiệm vụ nặng nề và trách nhiệm cao, có thể gây quá tải.

- Có thể xuất hiện những trục trặc khi thực hiện các quyết định quản lý vì tồn đọng những công việc mà lãnh đạo không kịp xử lý

3.3.3 Mô hình tổ chức bộ máy theo nhóm

Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức bộ máy theo nhóm

Tổ chức bộ máy theo nhóm nhằm:

Hành chính I

Cung cấp I

Sản xuất I

Hành chính

Cung cấp II

Sản xuất IITiêu

Tiêu thụ II

- Tao sự tin tưởng hơn vào các cộng sự ở các lĩnh vực khác nhau và cho phép sử dụng tốt hơn các kiến thức, năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ chuyên gia.

- Xây dựng cơ chế phân cấp, phân quyền buộc các cộng sự phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của bộ phận mình phụ trách.

- Có thể tạo sự cạnh tranh về lợi ích cục bộ giữa các lãnh đạo ngoài trung tâm

3.3.4 Mô hình tổ chức bộ máy theo ma trận.

Sơ đồ 4.1 Mô hình tổ chức bộ máy theo ma trận

Đặc điểm mô hình này:

Ban lãnh đạo doanh nghiệp Tập trung

Bộ phận

TW cung

Bộ phận

TW ngành

viên chức

Bộ phận

TW ngành Kế toán

Ban lãnh đạo DN

phi tập trung

Lĩnh vực nhà máy X

Lĩnh vực nhà máy Y

- Những người quản lý lĩnh vực là những chuyên gia giỏi, đa năng, có chuyên môn rộng.

- Hạn chế tính cứng nhắc của các mô hình truyền thống.

- Những tồn đọng về nhiệm vụ quản lý ở các bộ phận, các khâu theo các mô hình trước đay sẽ được khắc phục ở mô hình này.

III Cơ cấu tổ chức bộ m¸y doanh nghiệp.

1 Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối quan

hệ phụ thuộc được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp và thực hiện các mục đích chung của doanh nghiệp.

Một cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung cần đảm bảo được các tiêu chí sau:

1.1 Là hệ thống bao gồm bộ phận hợp thành tổng thể theo cấp bậc nhất định

1.2 Mỗi bộ phận hợp thành có chức năng nhiệm vụ riêng, có trách nhiệm và quyền hạn riêng theo hướng chuyên môn hoá

1.3 Giữa các bộ phận chuyên môn hoá có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau

1.4 Toàn bộ hệ thống tổ chức hoạt động nhịp nhàng đảm bảo mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.

2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dưới Toàn bộ mọi vấn đề đều được giai quyết theo một đường thẳng Cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của doanh nghiệp đồng thời người thừa hành mệnh lệnh qua một cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó Cơ cấu này được áp dụng chủ

yếu đối với các doanh nghiệp nhỏ, sản xuất ra những sản phẩm mang tính chất phức tạp, không liên tục

Sơ đồ5.1: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Đối với loại hình cơ cấu tổ chức này người lãnh đạo bắt buộc phải có kiến thức toàn diện ,tổng hợp, hạn chế việc sử dụng các chuyên gia về mặt quản lý.

Bên cạnh đó cũng tồn tại những nhược điểm: Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hạn chế việc sử dụng các chuyên gia về mặt quản lý Khi cần phối hợp giữa các đơn vị hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo thông tin phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã qui định

2.2 Cơ cấu chức năng

Cơ cấu tổ chức này được áp dụng với chế độ đốc công Nó được vận hành theo sơ đồ sau:

Người lãnh đạo doanh nghiệp

Người lãnh đạo tuyến 1

Người lãnh đạo tuyến 2

Lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo chức năng 1

Lãnh đạo chức năng 2

Sơ đồ6.1: Mô hình cơ cấu chức năng

Mô hình này được tổ chức dựa trên sự chuyên môn hóa theo chức năng công việc, những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt Ưu điểm của cơ cấu nay là thu hút được nhiều chuyên gia vào công việc lãnh đạo,giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn từ dó làm giảm bớt gánh nặng về quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp Bên cạnh đó còn có những tồn tại như: người lãnh đạo doanh nghiệp khó phối hợp được tất cả các mệnh lệnh làm cho người thừa hành mệnh lệnh một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh có thể trái ngược nhau

2.3 Cơ cấu trực tuyến tham mưu.

Cơ cấu này được áp dụng cho các đối tượng quản lý có sự phức tạp về kĩ thuật công nghệ,kinh doanh tác nghiệp Theo cơ cấu này, người lãnh đạo chỉ huy trực tiêp tuy nhiên có sự hỗ trợ của bộ phận tham mưu có thể là người trợ lý hoặc nhóm tư vấn chuyên môn nhưng bộ phận này không được quyền can thiệp vào việc ra quyết định xuống bộ phận dưới.

Cơ cấu này thường được áp dụng trong các phân xưởng và trong quân đội.

2.4 Cơ cấu trực tuyến chức năng

Là kiểu cơ cấu kết hợp cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng.

Người lãnh đạo tuyến 1

Người lãnh đạo Chức năng A

Người lãnh đạo Chức năng B

Người lãnh đạo Tuyến 2

Sơ đồ7.1: Mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng

Mô hình này tồn tại đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về mặt chuyên môn chứ không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những quyết định quản lý do các phòng chức năng quản lý nghiên cứu đề xuất.

2.5 Cơ cấu tổ chức theo ma trận.

Sơ đồ8.1: Mô hình cơ cấu tổ chức theo ma trận

Lãnh đạo doanh nghiệp

Người lãnh đạo tuyến 1

Lãnh đạo tuyến n

Lãnh đạo Chức năng 1

Lãnh đạoChức năng

Lãnh đạo dự án 1

Lãnh đạo dự án 2

Lãnh đạo dự án L

Hiện nay cơ cấu này được xem là hấp dẫn Nó hoạt động dựa trên nguyên tắc một người đồng thời có hai cấp trên Cơ cấu này cho phép cùng một lúc thực hiện nhiều dự án , sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau Với tính chất hoạt động như vậy nên cơ cấu này có độ linh hoạt cao,dễ dàng chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau, tập trung được nguồn nhân lực làm giảm bớt cồng kềnh cho bộ máy quản lý của dự án Tuy nhiên hoạt động theo cơ cấu này thường nảy sinh mâu thuẫn giữa người quản lý dự án với lãnh đạo các bộ phận khác

3.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý.

Trong bất cứ loại hình doanh nghiệp nào, việc xây dựng và hoàn thiện Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một công việc phức tạp và vô cùng quan trọng đồng thời phải phù hợp với thời đại , nếu vậy doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển , kinh doanh đạt hiệu quả cao Để làm được như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp buộc phải có những yêu cầu sau:

3.1 Tính tối ưu

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải mang tính chất năng động , luôn theo sát quá trình sản suất để kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất được diễn ra thuận lợi Vì giữa các khâu và các cấp quản trị phải luôn tồn tại mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp

3.4 Tính kinh tế.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất Trong đó chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về được xem là tiêu chuẩn của yêu cầu này.

3.5 Đảm bảo chế độ một thủ trưởng trong quản lý doanh nghiệp.

Thủ trưởng là người quyết định những vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp như: Kinh tế, kĩ thuật, tổ chức hành chính, đồng thời được trao trách nhiệm ,quyền hạn nhất định và chịu hoàn toàn trách nhiệm về những quyết định của mình Mọi người trong từng bộ phận của doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng Nếu những diều này được thực hiện tốt thì doanh nghiệp sẽ có một cơ cấu tổ chức vũng mạnh và nhất quán

Chức danh thủ trưởng trong doanh nghiệp có thể là: Giám đốc(thủ trưởng cao nhất đơn vị), Giám đốc(thủ trưởng cao nhất phân xưởng), Tổ trưởng công tác( tổ trưởng cao nhất ca), Thủ trưởng các phòng ban( Thủ trưởng cao nhất phòng ban)

Qua đó ta có thể thấy, bất kì một doanh nghiệp nào, bất kì một sự hợp tác nào đếu cần có ngươi lãnh đạo để thống nhất mọi ý kiến

4.Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Hoạt động tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp Vì vậy, trong quá trình thực hiện có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động này.Cụ thể là:

4.1 Nhân tố bên trong

- Tính chất và đặc điểm sản xuất : Các thành phần kinh tế ,các ngành kinh tế khác nhau thì đặc điểm kinh tế cũng khác nhau Bên cạnh đó,giữa các doanh nghiệp trong cùng một ngành nhưng có qui mô sản xuất và trình độ công nghệ khác nhau thì bộ máy quản lý cũng khác nhau.Qua đó ta thấy tính chất và đặc điểm của sản xuất qui định hình thức tổ chức bộ máy quản lý.

- Cơ sở vật chất kĩ thuật : Khi có cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại,qui mô lớn, áp dụng công nghệ tiên tiến thì bộ máy quản lý phải được bố trí theo hướng chuyên tinh ,gọn nhẹ phù hợp với điều kiện kinh tế, tránh gây lãng phí Ngược lại,trong tình trạng cơ sở vật chất kĩ thuật lạc hậu ,thiếu thốn,qui mô

nhỏ thì bộ máy quản lý cần phải được tổ chức sao cho thích hợp với điều kiện thực tế mà vẫn đảm bảo có hiệu quả

- Loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mhư công ty Nhà Nước hay công ty cổ phần

4.2 Nhân tố bên ngoài

- Chính sách quản lý vĩ mô của nhà nước: Đây là nhân tố ảnh hưởng lớn đến sự hình thành và phát triển hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Tức la nhà nước đề ra chủ trương đường lối chính sách theo khuôn khổ pháp luật cho phép từ đó các doanh nghiệp định hướng được những bước phát triển đúng đắn, hợp pháp

- Môi trường pháp lý: Là nhân tố cố tác động mạnh mẽ tới bộ máy quản lý Công tác tổ chức hiệu quả giúp thực hiện triêt để việc áp dụng khoa học kĩ thuật vào hoạt đọng quản trị tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng hoá , đa dạng hoá và nâng cao hoá tính độc lập sáng tạo của các nhà quản trị doanh nghiệp

Ngoài ra còn có những nhân tố khác như :trình độ văn hoá ,nhu cầu và tình hình của thị trường trong nước và thế giới….

5 Sự cần thiết của việc hoàn thiện bộ máy quản lý và sử dụng lao động

5.1 Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý.

Việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu khách quan giúp cho các doanh nghiệp tồn tại và phát triển một cách bền vững nhất là trong thời kì chuyển đổi cơ cấu nền kinh tế như hiện nay Muốn được như vậy các doanh nghiệp cần trú trọng những công việc sau :

5.1.1 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý: Công việc này phải luôn

được thực hiện để đảm bảo mối quan hệ về số lượng khâu quản lý ít nhất, gọn nhẹ nhất Như vậy cơ cấu quản lý mới năng động, đi

sâu đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh tạo điều kiện nâng cao chất lượng quản lý cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh

5.1.2 Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý : Những

người quản lý phải là những người có năng lực, có óc sáng tạo , sắp xếp công việc hợp lý , co khả năng phản xạ nhanh nhạy trong mọi trường hơp Bên cạnh đó, người quản lý phải có khả năng tập hợp quần chúng,tạo môi trường làm việc và kích thích sự hăng say làm việc của nhân viên dưới quyền.

5.1.3.Tạo điều kiện làm việc và không khí tốt nơi làm việc: Đây là điều

kiện có tác động đến quá trình lao động và chất lượng lao động quản lý Điều kiện nơi làm việc phải mang không khí thoải mái, vui vẻ, đoàn kết từ đó nâng cao tinh thần làm việc Đồng thời phải có chế độ khen thưởng kịp thời đối với người làm việc có hiệu quả nhằm khích lệ tinh thần làm việc của từng cá nhân, đem lại kết quả kinh doanh tốt cho doanh nghiệp.

5.1.4.Bồi dưỡng,nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp : Đây là công

việc cần thiết và có tác động lớn đối với sự phát triển cua doanh nghiệp Vi khi hoạt động bồi dưỡng được thực hiện tốt thì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên nắm bắt kịp với tiến bộ của khoa học kĩ thuật ,công nghệ cùng với những thay đổi không ngừng của xã hội.

Nếu thực hiện tốt những công việc trên doanh nghiệp mới phát triển và đạt được hiệu quả tốt trong sản xuất kinh doanh.

5.2 Ý nghĩa của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp

Có thể nói, việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là tất yếu khách quan giúp cho các doanh nghiệp tồn tại phát triển bền vững đặc biệt là trong thời kì chuyển đổi cơ cấu nền kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp với bộ máy quản lý nặng nề kém hiệu quả sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới bộ máy quản lý đồng thời

đổi mới cơ chế quản lý doanh nghiệp.Vì vậy,trong mỗi sự thay đổi về kinh tế của bất kì giai đoạn nào thì việc hoàn thiện cơ chế quản lý trong doanh nghiệp luôn được coi trọng và đặt lên hàng đầu.

Khi doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh thì lợi nhuận được đặt lên hàng đầu.Vì thế,muốn đạt được lợi nhuận cao các nhà quản lý phải thường xuyên tiến hành giám sát ,kiểm tra,phân tích,cân nhắc lựa chọn phương án tối ưu nhất sao cho tiết kiệm được thời gian và chi phí.

Nếu bộ máy quản lý hợp lý với đủ cán bộ có năng lực sẽ giúp cho các bộ phận phòng ,phòng ban hoạt động nhịp nhàng đảm bảo đầy đủ các yếu tố vật chất trong lao động như: Máy móc thiết bị,nhà xưởng,nguyên vật liệu ….Khi đó,quản lý doanh nghiệp được đảm bảo kịp thời tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục góp phần nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

Quá trình hiện đại hoá sản xuất muốn thực hiện được dòi hỏi nhiều doanh nghiệp phải tiến hành đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý sao cho có thể phát huy hết khả năng ,sức sáng tạo của họ đồng thời góp phần thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

Qua đó có thể khẳng định việc hoàn thiện tổ chức bộ máy doanh nghiệp đặc biệt là ở những người quản lý là vấn đề quan trọng và yếu tố tất yếu khách quan bởi nó đảm bảo đủ khả năng điều hành doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai.

Phần hai

THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH S.E.S VIỆT NAM

I.Quá trình hình thành và phát triển công ty.

Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ du lịch S.E.S Việt Nam là một doanh nghiệp tư nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán tự chu tài chính Công ty được thành lập vào ngày 01/12/2000 do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội theo quyết định số 739/QĐ – UB.

Với chức năng là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du lịch theo khuôn khổ của pháp luật cho phép, công ty có những chức năng sau:

- Tổ chức các tour du lịch trong nước và quốc tế, vận chuyển hàng hoá hàng không và các dịch vụ khác phục vụ du lịch ,khách sạn, nhà hàng, vũ trường.

- Công ty có dịch vụ cho thuê xe phục vụ các chương trình du lịch khắp các vùng miền trên đất nước Bảng giá được công ty tính theo tuyến đường, lịch trình của từng địa danh.

- Công ty tổ chức hội nghị, hội thảo theo nhu cầu của khách hàng Trung tâm tổ chức hội nghị S.E.S Việt Nam trực thuộc công ty TNHH Thương Mại và dịch vụ du lịch S.E.S Việt Nam đã tổ chức thành công nhiều cuộc hội thảo, đại hội khách hàng,…cho nhiều tổ chức xã hội, doanh nghiệp Tổ chức các chương trình tham quan du lịch cho đại biểu Bên cạnh đó, công ty còn đáp ứng các yêu cầu của khách hàn như: cho thuê màn hình tivi,dầu video,máy chiếu và máy camera với công gnhệ hiện đại và tiên tiến nhất Công ty còn cho thuê xe đưa đón đại biểu, làm dịch vụ visa, làm thủ tục đưa đón tại san bay.

- Công ty còn có chương trình tư vấn tài chính cho khách hàng nếu khách hàng có nhu cầu

- Công ty có dịch vụ đầu tư phát triển du lịch: đầu tư trong nước và liên

doanh với nước ngoài.

Từ khi thành lập đến nay, công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ du lịch S.E.S Việt Nam đã không ngừng vươn lên và phát triển Ngày nay, với cơ ngơi khang trang, đội ngũ cán bộ công nhân viên hăng say với công việc cùng hệ thống máy móc thiết bị hiện đại,hệ thống xe phục vụ du lịch với chất lượng cao luôn đáp ứng thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng với phương châm:” Luôn làm hài lòng khách hàng” được đặt lên hàng đầu Công ty không ngừng nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật để làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, chất lượng phục vụ cho khách hàng trong nước và quốc tế.

II Một số đặc điểm kinh tế chủ yếu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty.

1 Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của công ty.

Công ty TNHH Thương Mại và dịch vụ du lịch S.E.E Việt Nam với chức năng làm thoả mãn nhu cầu tham quan du lịch của khach hàng ở nhiều nơi ,nhiều khu vực di lịch nổi tiếng trên đất nước Công ty thực hiện tổ chức các chương trình trọn gói ,tạo ra sự an tâm , tin tưởng của khách hàng vào sự thành côbng của các chuyến du lịch \

Ngày nay khi xã hội ngày một phát triển , đời sống của con ngưới ngày cang được nâng cao thì sự lựa chọn của khách hàng cho những chuyến du lịch ngày càng đa dạng và phong phú.Nắm bắt được quy luật này, công ty TNHH Thương Mại và dịch vụ di lịch S.E.S Việt Nam dã và đang ngày một hoàn thiện nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu đó đồng thời đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho công ty

2 Đặc điểm sản phẩm du lịch.

Du lịch là một trong những loại hình kinh doanh mang tính trừu tượng Nó có 2 cách tiếp cận đối với sản phẩm du lịch:

- Sản phẩm du lịch tổng hợp: nó là sự cảm nhận của du khách từ khi bắt đầu rời khỏi nhà đến lúc trở về Điều này có nghĩa là sản phẩm du lịch còn bao gồm cả những chuyến bay ,những cuộc du ngoạn trên thuyền….Theo

cách tiếp cận này ,sản phẩm du lịch có 5 bộ phận cấu thành chủ yếu : + Tài nguyên du lịc và môi trường tại các điểm đến

+ Hệ thống các dịch vụ và các tiện nghi tại các điểm đến + Điều kiện giao thông tới các điểm du lịch

+ Ấn tượng du khách về tài nguyên du lịch + Mức giá đối với khách du lịch

- Sản phẩm du lịch được xem xét từng loại hình dịch vụ riêng biệt cua công ty du lịch Theo cach tiếp cận này , các nhà sản xuất phải thiết kế sản phẩm trong phạm vi mà họ cung cấp nhằm đáp ứng một nhu cầu cụ thể nào đó Sản phẩm du lịch này bao gồm 3 lớp cơ bản:

+ Sản phẩm chủ đạo: là lợi ích cơ bản mà khách du lịch cảm nhận được như đối với khách sạn thì sản phẩm chủ đạo là khách thoả mãn nhu cầu cư trú….

+ Sản phẩm thực thể: là cáhc thức mà sản phẩm chủ đạo thể hiệndướ dạng vật chất như đối với khách sạn ,kich thước, trang thiết bị, tiện nghi phòng ngủ ….chính là những yếu tố tạo nên sản phẩm thực thể.

+ Sản phẩm phụ gia: Là toàn bộ những sự khác biịet giữa sản phẩm thực thể với hình thức thể hiện cuối cùng của sản phẩm.,

Nhưng cho dù tiếp cạn sản phẩm du lịch dưới hình thức nào di nữ thì ta vẫn thấy sản phẩm du lịch bao gồm những mối quan hệ qua lại với khách hàng Chính vì vậy, sản phẩm du lịch có đặc điểm của dịch vụ Đó là :

2.1 Tính vô hình của dịch vụ : Các sản phẩm du lịch không thể cân

đo đong đếm , nếm ngửi…trước khi mua Nó chỉ được thực hiện thông qua sự cảm nhận của khách hàng khi họ đã và đang tiêu dùng dịch vụ đó.

2.2 Tính không đồng nhất: Việc kiểm tra chất lượng dịch vụ khó có

thể được tiến hành một chác dễ dàng và chính xác vì trong việc cung ứng dịch vụ có yếu tố con người.

2.3 Tính không thể phân tách: dịch vụ được sản phẩm và tiêu thụ

trong một khoảng thời gian ,luôn có sự tham gia của khách hàng trong quá trình này

2.4 Tính tự tiêu hao sản phẩm: Dịch vụ không thể vận chuyển và

không thể lưu lại trong kho được vì vậy cần co thời gian thích hợp để sử dụng dịch vụ đó chứ không thể để dành được.

2.5 Các kênh phân phối: Vì dịch vụ là một loại hàng hoá mang tính

chất vô hình nên những thứ mua được không thể chuyển bằng các phương tiện vận tải một cách tự nhiên từ người sản xuất thông qua các trung gian đến tay khách hàng được.

3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.

Cùng với sự phát triển của đời sống xã hội và sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn công ty mà đặc biệt là ban lãnh đạo công ty , công ty dẫ không ngừng cải tiến công nghệ ,máy móc thiết bị , hệ thỗng xe du lịch…để làm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty Đồng thời công ty cũng thực hiện đúng các bước trong hoạt đọng kinh doanh nhằm đem lại lợi nhuận cao Cụ thể các bước đó là:

3.1 Bước 1: Ngiên cứu nhu cầu của khách du lịch ,dự báo nhu cầu và

căn cứ vào nguồn lực của công ty để tổ chức sản xuất các chương trình du lịch nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách du lịch.Một chương trình có khả năng cạnh tranh ,thu hút khách trên thị trường phải là chương trình du lịch độc đáo ,háp dẫn,thoả mãn nhu cầu của khách du lịch nghĩ là một chương trình có chất lượng cao , đa dạng ,phong phú với nhiếu yêu cầu khác nhau Để thực hiện chương trình này , cần thực hiẹn các khâu quan trọng như:

3.1.1 Khâu thứ 1: Thu thập và phân tích thông tin vvề các nhà cung cấp

sản phẩm như : chất lượng, giá cả của các phương tiện vận chuyển , cơ sở lưu trú và những thông tin đó phân tích, xử lí và lực chọn các cơ sở phục vụ thích hợp nhất và tối ưu nhất để đưa váo chương trinh du lịch sao cho trong chương

trình di lịch đó có các tuyến điểm hấp dẫn , thuận tiện , giá rẻ và hợp lý

3.1.2 Khâu thứ 2: Sơ đồ hoá thành tuyến du lịch sao cho hợp lý nhất ,

tối ưu nhất đòng thời phải trả lời được các câu hỏi: tham quan ở đâu, thời gian bao lâu, nghỉ ở đâu , ăn ở đâu, đi bằng phương tiện gì,…

3.1.3 Khâu thứ 3: Hạch toán giá cả: Giá của tất cả các dịch vụ năm

trong chương trinh du lịch (vận chuyển, khách sạn, hương dẫn, ăn ngủ, tham quan,….)

3.1.4 Kâu thứ 4: Viết thuyết minh chương trình của các tuyến điểm du

lịch để đoàn du lịch có thể căn cứ vào đó mà khach du lịch hiếu được nơi họ tham quan đồng thời giúp cho hướng dẫn viên du lịch căn cứ vào đó mà sáng tạo khi thuyết minh cho khách.

3.2 Bước 2: Tiếp thị và kí kết hợp đồng du lịchỉtong đó công đoạn kí

kết hợp đồng phải đảm bảo chủng loại hàng hoá, số lượng,chất lượng ,giá cả, giao nhận ,bảo hiểm rõ ràng Bên cạnh đó phải chỉ rõ phương tiện vận chuyển , ddiaj điểm tham quan, các loại dịch vụ khách , thời gian, địa điểm đưa đón, phương thức thanh toán… Do giá cả luôn biến động nên người kí hợp đồng phải dự tính sự biến động của giá để đưa ra một laọi giá bảo đảm tính ổn định trong thời gian nhất định Đây được xem như một bài toán khó đối với các nhà kinh doanh du lịch vì có những loại giá không năm trong tay họ như: vận chuyyẻn , khách sạn….Nhìn chung, công đoạn kí hợp đồng là một công đoạn hệ thống nhằm đòi hỏi tính nghiêm tuc, trí tuệ , khả năng chuyên môn cao cua các công ty du lịch nói chung và công ty TNHH du lịch và dịch vụ du lịch S.E.S Việt Nam noi riêng

3.3 Bước 3: Tổ chức thực hiện hợp đồngchương trình du lịch trên

thực tế Đây là bước đón kahchs , bố trí ăn , ở, đi lại, ….Bước náy có hai khâu quan trọng chính:

3.3.1 Khâu điều hành: có nhiệm vụ trển khai các chương trình du lịch đã

được đề ra Tức là khâu điều hành phải làm các công việc như lên chương trình du lịch cụ thể cho từng đoàn khách, thuê khách sạn,báo khách đến tham quan Trong đó công ty phai thông báo đầy đủu thông tin như chương trình du lịch, số lượng khách, số lượng phòng, các bữa ăn, giá cả… Các thông tin này tuyệt đối phải chính xác , không được nhầm lẫn tránh gây hậu quả không tốt cho công ty Khi có sự thay đổi hay các yêu cầu phát sinh thì công ty phải có biện pháp ngay để phục vụ khách hàng Ngoài ra khâu điều hành phải có những dự trù trước cho các đơn vị xe ,khách sạn ….để chủ động trong việc kinh doanh vàphục vụ khách hàng Có thể nói,khâu điều hành là khâu đứng ra triển khai chương trình du lịch và là người thực hiện công tác trước tiên cho ướng dẫn viên du lịch thực hiện chương trình

3.3.2 Khâu hướng dẫn: Thành công hay thất bại của một chương trình

du lịch phụ thuộc nhiều vào người hướng dẫn Hướng dẫn viên du lịch phải lao động thật sự,phải độc lập giải quyết những vấn đề bình thường và không bình thường, phải có kiến thức lịch sử ,văn hoá,kinh tế , địa lý, luật pháp….và phải biết ứng xử mọi tình huống với nhiều loại khách hàng khác nhau trong quá trình dẫn các đoàn đi tham quan

3.4 Bước 4: Thanh quyết toán hợp đồng, rút kinh nghiệm về hợp đồng

đã thực hiện Đây la bước cuối cùng trong quá trình kinh doanh của công ty Ở bước này,công ty phải thanh quyết toán sòng phẳng , rõ ràng và giữ nguyên tắc: Bảo đảm hiệu quả kinh tế,an toàn xã hội , giữ gìn uy tín cho công ty Bên cạnh đó công ty cũng coi trọng việc rút kinh nghiệm về mặt nâng cao chất lượng cũng như mặt tổ chức đưa đón khách.

4 Đặc điểm về lao động

Lao động được xem là tài sản quí giá, đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp Nó được xem là tiêu chuẩn đánh giá trình độ năng lực của bộ

máy quản lý trong cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Chính vì vậy , công ty TNHH Thương Mại và dịch vụ du lịch S.E.S Việt Nam luôn qua tâm trú trọng phát triển, đào tạo và bồi dưỡng công nhân viên cả về số lượng lẫn chất lượng Cụ thể tình hình số lượng, chất lượng lao động của côg ty TNHH Thương Mại và dich vụ du lịch S.E.S Việt Nam được thể hiện trong bảng sau:

Năm 2006

Năm 2007

So sánh (%)2006/2005 2007/2006

Trong đó:

1 Phân theo trình độ đào tạo

1.1 Đại học và trên đại

2 Phân theo lao động trực tiếp, gián tiếp

2.2 Lao động trực tiếp 107 109 110 101.86 100.913 Phân theo giới tính

Trong những năm 2005,2006,2007 ,số lượng cán bộ công nhân viên đã