SỞ GTVT NAM ĐỊNH Mã hiệu: QT.VP.02 QUY TRÌNH Quản lý văn - đến Ngày ban hành: 30/9/2021 UBND TỈNH NAM ĐỊNH SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN MÃ SỐ : QT.VP.02 LẦN BAN HÀNH : 02 NGÀY : 30/9/2021 TRANG : 1/6 QUY TRÌNH Quản lý văn - đến SỞ GTVT NAM ĐỊNH Mã hiệu: QT.VP.02 Ngày ban hành: 30/9/2021 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT NỘI DUNG QUY TRÌNH BIỂU MẪU HỒ SƠ CẦN LƯU Trách nhiệm Họ tên Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Lương Thành Nam Phạm Ngọc Vinh Trần Minh Đăng Chuyên viên VP Sở Chánh Văn phịng Phó Giám đốc Chữ ký Chức vụ SỬA ĐỔI TÀI LIỆU SỞ GTVT NAM ĐỊNH Yêu cầu sửa đổi/bổ sung QUY TRÌNH Quản lý văn - đến Trang/Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Ban hành lần đầu Sửa đổi bổ sung Sửa đổi (thay đổi Lãnh đạo phê duyệt) Mã hiệu: QT.VP.02 Ngày ban hành: 30/9/2021 Lần sửa đổi Ngày ban hành/ sửa đổi Lần đầu 19/8/2019 02 30/9/2020 03 30/9/2021 Mục đích: Quy định trình tự, trách nhiệm quản lý văn đến Sở GTVT Nam Định Phạm vi: - Áp dụng tất loại văn từ Sở GTVT tỉnh Nam Định; - Áp dụng tất loại văn đến Sở GTVT tỉnh Nam Định Tài liệu viện dẫn - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 - Các văn pháp quy liên quan đề cạp mục 5.1 Định nghĩa, viết tắt: - Văn đi: Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan Sở phát hành - Văn đến: Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức - Đăng ký văn bản: Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận v.v… vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn - Chữ viết tắt: + GTVT: giao thông vận tải Nội dung quy trình: 5.1 Cơ sở pháp lý - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; QUY TRÌNH Quản lý văn - đến SỞ GTVT NAM ĐỊNH Mã hiệu: QT.VP.02 Ngày ban hành: 30/9/2021 - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Quyết định số 743/QĐ-SGTVT ngày 06/8/2020 Sở Giao thông vận tải ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ - Quyết định số 744/QĐ-SGTVT ngày 06/8/2020 Sở Giao thông vận tải ban hành quy chế tạm thời bảo vệ bí mật nhà nước 5.2 Quản lý văn đến 5.2.1 Lưu đồ thực hiện: Số TT Trách nhiệm Trình tự cơng việc Biểu mẫu Tiếp nhận văn đến Văn thư Văn thư Văn thư, Giám đốc Sở (hoặc Phó Giám đốc giao phụ trách) Trình, chuyển giao văn đến Chánh phòng Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Đăng ký văn đến Văn BM.VP.02.01 5.2.2 Diễn giải lưu đồ a Tiếp nhận văn đến: - Đối với văn giấy: Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi Sở GTVT thuộc diện đăng ký Văn thư phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể Sở Văn thư Sở chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) SỞ GTVT NAM ĐỊNH QUY TRÌNH Quản lý văn - đến Mã hiệu: QT.VP.02 Ngày ban hành: 30/9/2021 Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung Sở cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Đối với văn điện tử: Văn thư Sở phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống quản lý văn Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định văn giấy gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b Đăng ký văn đến: Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư Sở đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử - Đăng ký văn đến sổ: Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến (BM.VP.02.01) - Đăng ký văn đến Hệ thống: Văn thư tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống quản lý văn Văn thư cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý c Trình, chuyển giao văn đến - Trình, chuyển giao văn giấy: ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Sau có ý kiến đạo giải Giám đốc Sở, văn đến chuyển lại cho Văn thư để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn - Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư trình văn điện tử đến Giám đốc Sở đạo giải Hệ thống Giám đốc Sở ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân SỞ GTVT NAM ĐỊNH QUY TRÌNH Quản lý văn - đến Mã hiệu: QT.VP.02 Ngày ban hành: 30/9/2021 giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân Giám đốc Sở giao chủ trì giải d Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến: Khi nhận văn đến, phịng, ban, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời gian quy định, văn có dấu mức độ khẩn phải giải 5.3 Quản lý văn đi: 5.3.1 Lưu đồ thực hiện: Số TT Trách nhiệm Trình tự cơng việc Văn thư Cấp số, thời gian ban hành văn Văn thư Đăng ký văn Văn thư, phòng, ban đơn vị Nhân bản, đóng dấu (văn giấy); ký số (văn điện tử) Văn thư, phòng, ban, đơn vị Phát hành, theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư, phòng, ban, đơn vị Lưu văn Biểu mẫu BM.VP.02.02 5.3.2 Diễn giải lưu đồ a Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn Sở Giao thông vận tải năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) SỞ GTVT NAM ĐỊNH QUY TRÌNH Quản lý văn - đến Mã hiệu: QT.VP.02 Ngày ban hành: 30/9/2021 Số ký hiệu văn Sở Giao thông vận tải năm, thống văn giấy văn điện tử Việc cấp số văn hành quy định theo 02 loại sau: Quyết định; Các văn hành chính: thơng báo, tờ trình, báo cáo, công văn, kế hoạch… - Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng - Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống b Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn - Đăng ký văn sổ: Văn thư Sở đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn (BM.VP.02.02) - Đăng ký văn Hệ thống: Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước c Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn: - Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn - Ký số quan văn điện tử: Ký số quan thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ d Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư Sở phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn - Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận - Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn - Thu hồi văn bản: SỞ GTVT NAM ĐỊNH Mã hiệu: QT.VP.02 QUY TRÌNH Quản lý văn - đến Ngày ban hành: 30/9/2021 + Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận + Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết - Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu Sở Giao thơng vận tải để tạo văn giấy phát hành văn e Lưu văn - Lưu văn giấy: Bản gốc văn lưu Văn thư phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký Bản văn lưu hồ sơ cơng việc - Lưu văn điện tử: Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Trường hợp Hệ thống bổ sung điều kiện đáp ứng yêu cầu theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy Biểu mẫu: - BM.VP.02.01: Sổ đăng ký văn đến - BM.VP.02.02: Sổ đăng ký văn Hồ sơ cần lưu: TT Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu Cách thức lưu Sổ đăng ký văn đến BM.VP.02.01 ,, ,, ,, Sổ đăng ký văn BM.VP.02.02 ,, ,, ,, ... nhận văn năm, thống văn giấy văn đi? ??n tử - Đăng ký văn đến sổ: Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến (BM.VP.02.01) - Đăng ký văn đến Hệ thống: Văn thư tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống quản. .. hành - Văn đến: Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức - Đăng ký văn bản: Đăng ký văn việc... - Các văn pháp quy liên quan đề cạp mục 5.1 Định nghĩa, viết tắt: - Văn đi: Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật)