QT.VP.01 - Quản lý văn bản đi đến - Chi cục CTA

CỤC THADS TỈNH HẬU GIANG CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A TCVN ISO 9001:2015 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN MÃ HIỆU : QT.VP.01 LẦN BAN HÀNH : 01 NGÀY BAN HÀNH : SOẠN THẢO 30/8/2021 SOÁT XÉT PHÊ DUYỆT CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG Họ tên QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 2/9 Trịnh Tuyết Hường Nguyễn Thị Kim Chung Nguyễn Thị Kim Chung Văn thư Chi cục trưởng Chi cục trưởng Chữ ký Chức vụ MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT NỘI DUNG QUY TRÌNH BIỂU MẪU HỒ SƠ CẦN LƯU CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 3/9 CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 4/9 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 5/9 MỤC ĐÍCH Quy định thống trách nhiệm, trình tự, thủ tục quản lý văn đi, đến PHẠM VI Quy trình áp dụng tồn cơng chức, người lao động Chi cục Thi hành án dân huyện Châu Thành A, tỉnh Hậu Giang TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư; - Quyết định số 79/QĐ-CTHADS ngày 21/02/2012 Chi cục Thi hành án dân tỉnh Hậu Giang ban hành quy chế làm việc Chi cục THADS huyện Châu Thành A, tỉnh Hậu Giang - Quyết định phân công nhiệm vụ Lãnh đạo Chi cục ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT THADS: Thi hành án dân NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Soạn thảo văn 5.1.1 Nguyên tắc chung Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung cụ thể tính chất phức tạp, tầm quan trọng văn Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng ủy quyền giao soạn thảo văn Cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống Quản lý văn điều hành Bộ Tư pháp cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống Quản lý văn điều hành CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 6/9 Bộ Tư pháp, chuyển lại thảo văn đến cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chuẩn bị đầy đủ thơng tin, văn có liên quan tiến hành xây dựng dự thảo; chịu trách nhiệm nội dung, thể thức tiến độ thực Chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Các văn phát hành nội mang tính chất đạo chung phải đồng gửi đến tất công chức đơn vị để biết Thời gian hoàn thành dự thảo văn góp ý, báo cáo… có quy định thời hạn yêu cầu - Đối với văn có thời hạn yêu cầu 10 ngày kể từ ngày nhận văn đến, dự thảo hồn thành trình cho Lãnh đạo Chi cục chậm trước 01 ngày yêu cầu - Đối với văn có thời hạn yêu cầu từ 10 đến 30 ngày kể từ nhận văn đến, dự thảo hồn thành trình cho Lãnh đạo Chi cục chậm trước 02 ngày yêu cầu - Đối với văn có thời hạn yêu cầu 30 ngày kể từ ngày nhận văn đến, dự thảo hồn thành trình cho Lãnh đạo Chi cục chậm trước 03 ngày yêu cầu - Đối với văn khơng có thời hạn yêu cầu, Lãnh đạo Chi cục quy định thời gian Thời gian hồn thành dự thảo văn thay đổi theo yêu cầu giải công việc Lãnh đạo Chi cục 5.1.2 Quy trình cụ thể Bước 1: Tùy theo tính chất, nội dung văn soạn thảo cá nhân giao soạn thảo tiến hành dự thảo văn bản, xem xét cần tổng hợp số liệu từ chấp hành viên, Thẩm tra viên tham mưu, triển khai yêu cầu báo cáo tổng hợp số liệu báo cáo Bước 2: Sau dự thảo xong văn lấy ý kiến đơn vị, cá nhân phối hợp (nếu có) sửa đổi, bổ sung dự thảo Bước 3: Dự thảo chỉnh lý hồn chỉnh trình thực trình lãnh đạo Chi cục xem, ký phát hành Các ý kiến tham gia, góp ý dự thảo văn phải trình kèm hồ sơ trình ký; cá nhân soạn thảo lưu giữ theo quy định Quy trình không áp dụng văn soạn thảo Chấp hành viên trực tiếp ký ban hành trình tác nghiệp, giải hồ sơ thi hành án CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 7/9 5.2 Quản lý văn 5.2.1 Nguyên tắc chung Cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn đi; nhân bản, đóng dấu quan, dấu độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy), ký số quan (đối với văn điện tử); phát hành theo dõi việc chuyển phát văn đi; lưu văn 5.2.2 Lưu đồ thực TT Trình tự Trách nhiệm - Cơng chức phân cơng Lập phiếu trình - Cá nhân phối hợp (nếu có) Xem xét cho ý kiến - Cơng chức trình Chuyển văn - Văn thư Bộ phận văn thư - Lãnh đạo Chi cục Ký văn - Văn thư Phát hành văn lưu trữ Tài liệu / hồ sơ BM.VP.01.01 CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 8/9 5.2.3 Diễn giải lưu đồ Bước 1: Cá nhân giao nhiệm vụ lập phiếu trình (tóm tắt nội dung, nêu ý kiến đề xuất, tham mưu cá nhân giao nhiệm vụ), ký tên chịu trách nhiệm, kèm theo dự thảo văn bản) Trừ nhiệm vụ giao báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Chi cục Bước 2: Cá nhân phối hợp (nếu có) xem xét, cho ý kiến vào nội dung đề xuất, tham mưu Ký cho ý kiến trực tiếp vào phiếu trình chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ chỉnh sửa, trình Lãnh đạo Chi cục Bước 3: Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm chuyển văn (bao gồm phiếu trình, file văn tham mưu) cho phận văn thư Bước 4: Bộ phận văn thư có trách nhiệm thẩm định chịu trách nhiệm thể thức văn Bước 5: Lãnh đạo Chi cục xem xét, cho ý kiến ký vào phiếu trình văn tham mưu cá nhân giao nhiệm vụ Bước 6: Bộ phận văn thư phát hành, lưu tài liệu theo quy định 5.3 Quản lý văn đến 5.3.1 Nguyên tắc chung Tiếp nhận văn đến; đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Chi cục phải chuyển đến Chi cục trưởng (hoặc Phó Chi cục trưởng ủy quyền) để xin ý kiến đạo chuyển đến cá nhân phân công thực hiện, niêm yết lưu Trường hợp văn thư có ghi đích danh người nhận, chuyển thẳng cho người nhận Khi người nhận xem nội dung văn gửi đến cần phải vào sổ cơng văn đến chuyển văn lại cho phận văn thư vào sổ văn Các văn liên quan đến hồ sơ nghiệp vụ thi hành án gửi trực tiếp cho Chấp hành viên văn cần thiết vào số cơng văn đến chuyển lại cho phận văn thư thực theo quy trình Đảm bảo văn đến xử lý kịp thời ngày 5.3.2 Lưu đồ thực CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG TT QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Trình tự Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 9/9 Trách nhiệm - Văn thư Tài liệu / hồ sơ BM.VP.01.01 Tiếp nhận - Văn thư Phân loại - Lãnh đạo Chi cục Xử lý văn - Lãnh đạo Chi cục - Văn thư Triển khai - Văn thư Phát hành văn lưu trữ 5.3.3 Diễn giải lưu đồ Bước 1: Văn thư tiếp nhận, bốc bì thư (trừ tài liệu gửi đích danh người nhận), nhập cơng văn đến, trình Lãnh đạo Chi cục Bước 2: Văn thư phân loại, trình Chi cục trưởng (hoặc Phó Chi cục trưởng ủy quyền) Bước 3: Chi cục trưởng (hoặc Phó Chi cục trưởng ủy quyền) sau duyệt phân công, xử lý văn (bút phê trực tiếp văn bản), chuyển toàn văn đến cho phận văn thư Bước 4: Bộ phận văn thư vào sổ theo dõi, chuyển giao văn đến Bước 5: Bộ phận văn thư tiến hành chụp, scan,… văn gửi đến cá CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 10/9 nhân theo bút phê lãnh đạo Chi cục với 03 hình thức (qua hộp thư điện tử, sổ chuyển giao văn có ký nhận, phần mềm Quản lý văn điều hành) Bộ phận văn thư lưu BIỂU MẪU TT Mã hiệu BM.VP.01.01 Tên Biểu mẫu Phiếu trình HỒ SƠ CẦN LƯU TT Hờ sơ lưu Phiếu trình Văn ban hành Văn đến CỤC THADS TỈNH HẬU GIANG CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU HÀNH A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Châu Thành A, ngày tháng .năm 20 PHIẾU TRÌNH I Tóm tắt nội dung: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… II Đề xuất công chức (người phân công) ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… Người trình (ký tên) …………………… III Kết thẩm định cá nhân lien quan Kết thẩm định cá nhân phối hợp (nếu có) ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… Kết thẩm định công chức phân công ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… IV Ý kiến Lãnh đạo Chi cục CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 12/9 ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… V Ý kiến Chi cục trưởng (hoặc Phó Chi cục trưởng ủy quyền) ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… Ghi chú: - Phiếu trình lưu trữ kèm theo văn - Không chụp phiếu trình CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG BM.NB.01.01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 13/9 ... nhận văn đến; đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Chi cục phải chuyển đến Chi cục trưởng (hoặc Phó Chi cục. .. 9/9 Trách nhiệm - Văn thư Tài liệu / hồ sơ BM.VP.01.01 Tiếp nhận - Văn thư Phân loại - Lãnh đạo Chi cục Xử lý văn - Lãnh đạo Chi cục - Văn thư Triển khai - Văn thư Phát hành văn lưu trữ 5.3.3... TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN Mã hiệu: QT.VP.01 Ngày ban hành: 30/8/2021 Lần ban hành: 01 Trang: 3/9 CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ HUYỆN CHÂU THÀNH A, TỈNH HẬU GIANG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN