ÁP DỤNG QUẢN lý văn bản đi, đến tại sở y tế hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG CHỦ ĐỀ: ÁP DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI ( Địa chỉ: Số 4, Sơn Tây, Ba Đình, Hà Nội) Nha Trang, tháng 12 năm 2020 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến, văn .4 1.1.1 Khái niệm văn đến .4 1.1.2 Khái niệm văn .4 1.1.3 Khái niệm quản lý văn .5 1.1.4 Phân loại văn hành Quy trình quản lý văn .6 Văn đến Phân loại Xử lí văn đến 12 Giải văn đến .12 Văn 13 Phát hành văn 18 Nguyên tắc chung 18 Chuyển phát văn 18 Lưu văn .21 Bảo quản phục vụ khai thác sử dụng lưu 21 Lưu văn đến 22 Nguyên tắc quản lý văn theo quy định pháp luật .22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẺ HÀ NỘI 26 2.1 Khái quát chung Sở Y tế Hà Nội .26 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội 27 2.2.1 Tình hình quản lý văn Sở Y tế từ 2013-2016 27 2.2.2 Tổ chức máy quản lý văn - văn thư 27 2.2.3 Nhân 28 2.3 Quy trình cơng tác quản lí văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội 29 Quy trình quản lí văn đến 29 Quy trình quản lý văn 31 2.4 Đánh giá chung 33 2.4.1.Kết đạt 33 2.4.1.1 Công tác đạo điều hành 33 2.4.1.2 Về công tác tổ chức cán .33 2.4.1.3 Công ty quản lý văn đi, đến .34 2.4.2 Hạn chế 36 2.4.3 Nguyên nhân 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO .40 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn đến thầy Lê Hồng Lam tạo điều kiện chọn đề tài tiểu luận để nghiên cứu tìm hiểu, thầy tận tình truyền dạy kiến thức quản trị văn phòng doanh nghiêp Trên tảng kiến thức thầy truyền đạt giúp tơi nhiều để hồn thành tiểu luận Tiếp theo lời cảm ơn dành cho bạn bè nhóm học tập thành viên lớp 59QTKD2 góp ý kiến, giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu viết tiểu luận Trong q trình hồn thành tiểu luận thân tơi lĩnh hội thêm nhiều kiến thức Quản trị văn phịng đại nói chung chức nhiệm vụ văn phịng nói riêng, hiểu thêm chức nhiệm vụ cảu văn phòng doanh nghiệp Qua báo cáo tiểu luận này, mong thầy có đóng góp ý kiến để tơi thấy sai làm để cải thiện làm tốt thời gian tới Vì vốn kiến thức cịn hạn chế nên q trình làm tránh sai sót hạn chế kính mong thầy góp ý bổ sung thêm ạ! Tôi xin chân thành cảm ơn! MỞ ĐẦU Trong hoạt động quan Hành nhà nước, thực tế cho thấy công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải cơng việc Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cử, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan cần thiết - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng vấn đề sở văn bản, tài liệu kiểm tra, tập hợp Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc cách có hệ thống, theo góp phần thực tốt mục tiêu quản lý - Góp phần giữ gìn cứ, chứng quan trọng, thơng tin bí mật hoạt động quan Đồng thời công tác quản lý văn bàn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành quốc gia, thiết lập hệ thống mục tiễu, tiêu nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa hảnh nhà nước bước đại, hoạt động quản lý văn có vai trị: - Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu máy quản lý; cao chất lượng phục vụ đội ngũ cán bộ, cơng chức, đóng góp vào trình cải cách thể chế theo hưng phù hợp - Văn vừa coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn nhìn nhận phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực có hiệu cho hoạt động quản lý Vì thế, hoạt động quản lý văn có vai trở cơng cụ để quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm sốt trình hoạt động quản lý nhà nước cung ứng dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ giao Đối với đơn vị quản lý nhà nước lĩnh vực Y tế Sở Y tế Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe tính mạng người dân địa Thủ việc quản lý hệ thống văn đi, đến giữ vài đặc biệt: - Bảo đảm phục vụ thông tin văn cho hoạt động quản lý nhà nước y tế địa bàn Thành phố Hà Nội; - Giải công việc quản lý nhà nước y tế có chất lượng, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan, phòng ngừa vi phạm pháp luật; - Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải công việc hàng ngày chuẩn bị nộp vào trừ để nghiên cứu sử dụng lâu dài; - Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành nhà nước; Việc tổ chức quản lý giải văn đủng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao suất hiệu hoạt động quan, tổ chức, Đây tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, lực, tinh thần trách nhiệm công tác cán bộ, công chức, viên chức việc thực thi nhiệm vụ chun mơn Vì thế, cần có nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh vực thực tế hành cơng vụ để hồn thiện vẻ nâng cao hiệu cơng tác quản lý văn cho quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến, văn 1.1.1 Khái niệm văn đến Khái niệm văn đến trình bày Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tác giả Hoàng Lê Minh sau: " Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn để mang tính chất công ” Thông tư 07 / 2012 / TT - BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ “ Hưởng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan " định nghĩa: “ Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật ) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến Các loại văn đến chứa đựng nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà quan nhận văn phải giải Văn đến phong phú thể loại, đa dạng nội dung: luật, pháp lệnh, nghị Quốc hội UBTV Quốc hội, nghị định, nghị Chính phủ, lệnh, định Chủ tịch nước, thông tư Bộ, định ( cá biệt ), thị ( cá biệt ), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định Văn đến từ nhiều quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp gửi xuống để đạo, hướng dẫn; loại từ cấp gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất xin ý kiến giải công việc cụ thể loại quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại đơn thư nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo… Là công cụ phương tiện quan trọng đạo, điều hành hoạt động quan, tổ chức, văn đến phải giải triệt để nhằm nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan, tổ chức 1.1.2 Khái niệm văn Khái niệm văn giải thích nhiều tài liệu khác Ta xem văn “tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảo để gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị ’’ Điều 17, Nghị định 110 / 2004 / NĐ - CP ngày 08-4-2004 quy định: “ Văn tất văn quan, tổ chức phát hành Bên cạnh đó, Thơng tư 07 / 2012 / TT BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chỉnh văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn " 1.1.3 Khái niệm quản lý văn Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Việc quản lý văn công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc th Đăng quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang Nhân dân ” (dưới gọi chung quan, tổ chức) Quản lý văn nhằm mục tiêu phục vụ thông tin cơng việc " Quản trị hành văn phịng đặc biệt quản trị thơng tin đểu nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động quan " ( Nghiêm Kỷ Hồng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn Trưởng Đại học Khoa học xã hội vả nhân văn, ( 2005 ) Hành động quản lý văn quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật thực lĩnh vực mình, nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn cho văn hình thành hoạt động hàng ngây quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng thơng tin văn vì: “ Trong giới thương mại, công nghiệp chỉnh nay, thông tin nguồn lực quan trọng cở ” 1.1.4 Phân loại văn hành Việc phân loại văn có vai trị quan trọng, giúp cho người 80n thảo văn lựa chọn loại văn phù hợp với mục đích sử dụng mình, vi loại văn khác thưởng có nội dung, hình thức chức khác Văn phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí tính chất văn bản, chủ thể bat hinh văn bản, chức văn bản, thuộc tính pháp lý văn bản, hình thức văn Theo nghị định số 110 / 2004 / NĐ CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ, hệ thống văn chia thành loại: hệ thống văn quy phạm pháp luật hệ thống văn hành Trong đó, hệ thống văn hành gồm: Các văn hình thơng thường văn mang tính thơng tin quy phạm nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, dùng để thực tác nghiệp hoàn chỉnh hoạt động quan quản lý hành nhà nước, tổ chức khác Đây hình thức văn dụng phổ biến quan, tổ chức Trong hệ thống văn hành chỉnh, ngoại trừ thị (cá biệt ) thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, văn hành chỉnh khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại văn Các quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải cơng việc ban hành loại văn phù hợp Quy trình quản lý văn Văn đến Tiếp nhận kiểm tra văn đến Tất loại văn đến quan, tổ chức từ nguồn khác phải tập trung văn thư quan, Việc thống quản lý văn đến văn thư quan giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc quan cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm phân loại tầm quan trọng công việc mà quan cần giải quyết, Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phái kiểm tra sơ số lượng, tinh trang bị, dấu niêm phong ( có ), kiểm tra, đối chiếu với nơi với trước nhận ký nhận Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bị khơng cịn ngun vẹn văn chuyển muộn thời gian ghi bì ( bị văn " HỎA TỐC HẸN GIỜ " ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy fax qua mạng, văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản, phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết, Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ nguồn phải qua văn thư vào sổ “ Tài liệu mật đến " để theo dõi chuyển đến người có trách nhiệm giải Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực thủ tục bảo mật thi chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thơng tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ mật nhà nước tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng người nhận phải báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thoi Phân loại - Loại khơng bóc bị: bị văn đến có đóng dấu mức độ mịn gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bí văn gửi địch danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức thi cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký Việc bóc bì văn phải đảm bảo yêu cầu: - Những bị có đóng dấu mức độ khân phải bọc trước để giải kịp thời, Đối với văn đến chuyển phát qua máy fax qua mạng, văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản, phát có 25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẺ HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung Sở Y tế Hà Nội Sở Y tế Hà Nội có địa số 4, Sơn Tây, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 0243 3998 5765 Sở Y tế thành phố Hà Nội ( sau gọi tắt Sở ) quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước y tế, bao gồm: Y tế dự phòng, khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng: giảm định y khoa, pháp y, pháp y tâm thần y dược cổ truyền, trang thiết bị y tế; được, mỹ phẩm an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế, dân số - kế hoạch hóa gia đình, sức khỏe sinh sản công tác y tế khác địa bàn thành phố theo quy định pháp luật Sở có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Ủy ban nhân dân Thành phố, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Y tế 26 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội 2.2.1 Tình hình quản lý văn Sở Y tế từ 2013-2016 Bảng 2.1: Tình hình quản lý văn đến từu năm 2013-2016 Sở Y tế Hà Nội Văn BC, Năm 2013 2014 2015 2016 QĐ 310 TTR, QĐ 1097 CV 6730 8739 Văn đến Tổng số 8137 1038 557 1088 1547 1098 7537 10182 1422 850 8016 10288 Văn Chỉ thị, luật QĐ 94 1977 113 2778 87 3175 70 3256 BC,CV Tổng số Tổng Tổng Tăng Ghi số số giảm 14792 16863 15084 1797 2500 2835 15427 18689 28871 2901 115402 18728 3359 512 145 2.2.2 Tổ chức máy quản lý văn - văn thư Thực Quyết định số 37 / 2016 / QĐ - UBND ngày 8/9/2016 Ủy bari nhân dân Thành phố Hà Nội quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Sở Y tế Hà Nội thi tổ chức máy Sở Y tế Hà Nội có 07 ban, chức quản lý văn thuộc Văn phòng Sở Y tế Hà Nội Theo đó, tổ chức máy quản lý văn sau: - Lãnh đạo Sở: Giám đốc Sở người đứng đầu Sở Y tế, chịu trách nhiệm công tác quản lý văn đi, đến sau Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác quản lý văn đi, để theo quy định pháp luật hành Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác quản lý văn đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tổ cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác quản lý văn theo thẩm quyền - Lãnh đạo Văn phòng Sở: Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng quan trực tiếp quản lý, kiểm tra giám sát việc thực công tác quản lý văn bán Sở Y tế, đơn vị 27 Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác quản lý văn cho cục đơn vị trực thuộc, - Tổ Văn thư gồm 03 chuyên viên thuộc Văn phòng Sở giao nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng thực công tác quản lý Văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội Trong • 01 cán giao tiếp nhận, xử lý sơ văn đến, trình ký văn ban • 01 cán giao nhiệm vụ vào sổ, phát hành, đóng dấu văn • 01 cán giao nhiệm vụ phô tô văn bản, chuyển trả văn cho phịng chun mơn 2.2.3 Nhân Để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý văn bản, cán làm công tác quản lý văn đi, đển Sở Y tế lựa chọn có trình độ, phẩm chất kỹ công tác quản lý văn bản: Về trình độ chun mơn: 01 Thạc sỹ Hành cơng 01 Cử nhân Hành học, 01 Cử nhân Văn thư lưu trữ Các cán làm công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội năm vùng lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Về kỹ thực hành: không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà cịn có kỹ thực hành Cán làm công tác quản lý văn đi, đểi Sở Y tế Hà Nội có kinh nghiệm năm, giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Về phẩm chất đáp ứng u cầu phẩm chất trị lịng trung thành, tin tưởng tuyệt đối vảo đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trưởng giai cấp vơ sản tình nào, ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hinh pháp luật nghĩa vụ mình, ln rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp sản nhiệm vụ thường xuyên 28 Ngoài ra, cán làm công tác văn thư Sở Y tế Hà Nội côn đáp ứng yêu cầu khác phải có yêu cầu lao động nảo tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, cơng mà cịn địi hỏi phải đáp ứng yêu cầu tinh bỉ một, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gắng, độ tin cậy, tính ngăn nắp, gọn gàng, tinh tế nhị 2.3 Quy trình cơng tác quản lí văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội Quy trình quản lí văn đến Căn Quyết định số 2910 / QĐ - SYT ngày 4/12/2015 việc ban hành hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008; Quy trình quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội thực 441 LI: a ) Tiếp nhận, vào sổ quét văn bản: Sở Y tế quản lý tập trung, thống tất văn đến qua văn thư, vào số, lấy sổ văn ( trừ thủ tục hành giải theo chế cửa văn liên quan đến công tác tiếp nhận đơn, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo ), Khi tiếp nhận văn bản, văn thư kiểm tra chi tiếp nhận văn thuộc thẩm quyền xử lý Sở Những văn gửi riêng cho cá nhân, phịng ban chun mơn khơng | bọc phong bì mà chuyển đến cá nhân, phịng ban cỏ tên Những văn đóng dấu " Mặt " phải quản lý theo quy định riêng - Các văn đến sau bóc phong bì, văn thư vào số công văn đến, quét văn đề xuất phân bố văn vào Phiếu xử lý văn b ) Xử lý sơ bộ: Lãnh đạo Văn phòng kỷ tắt vào nội dung đề xuất phân bổ, xác nhận duyệt đồng ý trinh Giám đốc Sở ( người ủy quyền phê duyệt Đối với văn khẩn, hòa tốc văn cần phải giải ngay, văn thư phải báo cáo Chinh Văn phòng để kịp thời trinh Giảm đốc ( người ủy quyền ) xem xét, Giám đốc ( người ủy ) công tác khỏi quan phải gọi điện thoại bảo cảo c ) Xử lý văn Giám đốc Sở ( người ủy quyền ) xem xét, phê duyệt chuyển trẻ Văn bàn Văn thư d) Quét ý kiến xử lý chuyển văn cho phòng, ban theo quy định Văn thư thực chuyển văn đến người phịng ban có trách nhiệm chủ trì giải cơng việc, phịng ban có trách nhiệm phối hợp thư chuyển 29 cho phịng bn qua hệ thống quản lý văn sơ công việc Đối với văn cần phải phơ tơ cho nhiều người / phịng ban phiểu xử lý ghi rõ lưu văn thư thư có trách nhiệm lưu văn theo quy định, Các phịng, ban đơn vị có trách nhiệm cử người ký nhận văn chuyển cho phịng bạn thu hàng ngày ( có thơng báo văn thư ), đồng thời thường xuyên kiểm tra phần mềm hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc để kịp thời nhận văn gửi cho phòng ban don vị ngày e ) Giải cơng việc lưu hồ sơ: Các phòng, ban vi đơn vị nhận ý kiến xử lý văn tiến hành nghiên cứu đề xuất thực theo đạo, lập hồ sơ công việc, lưu hồ sơ, thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật tài liệu 30 Quy trình quản lý văn a ) Dự thảo văn hành Các chuyên viên sau dự thảo văn phát hành có trách nhiệm chuyển văn cho trưởng phòng lãnh đạo phụ trách phòng ( trừ trường hợp trưởng phòng trực tiếp dự thảo văn ) xem xét, kỷ tắt vào phần cuối nội dung văn bản, sau dấu ( ) Nếu văn cần xin ý kiến góp ý phịng, ban có liên quan, phịng soạn thảo có trách nhiệm xin ý kiến, tổng hợp hoàn thiện văn trước đăng ký trình văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn thuẫn thủ theo quy định Thông tư số 01 / 2011 / TT - BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức thuật trình bày văn hành chỉnh, Trưởng phịng, ban đơn vị giao soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn ban b) Đăng ký trinh văn Phỏng soạn thảo văn phải đăng ký trình ký văn sổ đăng ký trình ký phận văn thư chuyển cho văn thư tài liệu có liên quan ( có ) kèm theo văn trình kỷ c ) Kiểm tra thể thức, trình kỷ Văn thư tiếp nhận văn trình kỷ hồ sơ tài liệu liên quan, kiểm tra thể thức văn - Nếu không đạt quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn văn thư trà cho phòng soạn thảo đề nghị chỉnh sửa lại ( trường 31 hợp gấp bảo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng để xin ý kiến chidao xu ly ) - Nếu văn đạt quy định thể thức, kỹ thuật trình bày, văn thư ký nhận vào sổ đăng ký trình văn bản, chuyển Chánh Văn phòng ký tắt vào vị trị cuối " Nơi nhận " để xác nhận văn phép phát hảnh d ) Xem xét nội dung, ký duyệt: Lãnh đạo Sở kiểm tra lần cuối kỷ văn Thời gian xem xét phê duyệt không 02 ngày làm việc Trường hợp cần sửa chữa Lãnh đạo Sở chuyễn văn cho Văn thư để chuyển đến phịng soạn thảo để hồn chỉnh trinh kỷ lại, Văn thư phải ghi chép vào sổ đăng ký trình văn phần Ghi chủ đầy đủ ccs trường hợp văn bị trà lại soạn thảo để theo dõi chặt chẽ, không để thất lạc văn e ) Phát hành văn Sau nhận lại cặp trinh kỷ tử Lãnh đạo Sở, Văn thư kiểm tra văn ký duyệt thỉ Văn thư nhập số công văn phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc, nhân bàn, đóng dấu phát hành văn bản, khơng để chậm ngày Những văn có đóng dấu " Khấn ", " Hỏa tốc " phải chuyển sau đăng ký g ) Lưu văn đi: Văn thư lưu văn gốc chuyển trả củng hồ sơ tài liệu kèm theo có ký nhận cho phịng soạn thảo để lưu hổ say 32 2.4 Đánh giá chung 2.4.1.Kết đạt 2.4.1.1 Công tác đạo điều hành Sở Y tế tin hinh văn đạo triển khai thực công tác văn thư năm 2016 quan Văn phòng Sở đơn vị trực thuộc sau: - Kế hoạch số 86 / KH - SYT ngày 12/12/2016 Sở Y tế Hà Nội công tác văn thư, lưu trữ ngành y tế Hà Nội năm 2016: - Kế hoạch số 5326 / KH - SYT ngày 12/11/2015 Sở Y tế Hà Nội • chinh lý tài liệu năm 2016 - Danh mục hồ sơ năm 2016 2.4.1.2 Về công tác tổ chức cán Sở Y tế bố trí 03 công chức làm công tác quản lý văn đi, đến Trong 01 đồng có trình độ Cử nhăn lưu trừ quản trị văn phòng: 01 đồng chí có trình độ Thạc sỹ quản lý cơng, 01 đồng chí theo học Cao học hành Phụ trách trực tiếp công tắc quản lý văn đi, đến đồng Chánh Văn phòng Về bản, đội 33 ngũ công chức làm công tác quản lý văn đi, đển Sở có kỹ nghiệp vụ đáp ứng yều cầu công việc nhiệm vụ Lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở phân công 2.4.1.3 Công ty quản lý văn đi, đến Bộ phận Văn thư Sở Y tế nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý văn ban hành, đảm bảo nguyên tắc công tác văn thư tinh tập trung nhinh chóng, kịp thời, xác, an tồn, bí mật, đảm bảo quy trinh Tập trung: Tất văn đi, đến Sở Y tế quản lý tập trung Bộ phận Văn thư để lảm thủ tục tiếp nhận, đãng kỷ Bộ phận Văn thư khỉ nhận văn chịu trách nhiệm phân loại sơ bộ, bóc bị văn gửi đến Sở Y tế, trử văn mật, bỉ văn cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bỉ văn gửi đích danh người nhận thị khơng bỏc phong bì văn liên quan đến cơng việc chung quan, tổ chức thi cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyên cho văn thư để đăng ký Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Nhờ vậy, việc tổ chức quản lý văn đi, đến Sở Y tế đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm - Nhanh chóng, kịp thời; Cơng tác quản lý văn đi- đến Sở Y tế Hà Nội tiến hành bước đồng nhịp nhàng, nhận - chuyển giao văn bàn đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khấn để chuyển giao xử lý kịp thời người, phận chịu trách nhiệm giải khơng để sót việc, chậm việc quy định thời hạn giải dằn đơn giản hóa thủ tục giải văn Văn bàn đi, đến ngày đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Bộ phận văn thư Sở Y tế linh hoạt thực nhiệm vụ Khi nhận văn có tính chất quan trọng, khẩn, hỏa tốc, phận văn thư cổ trảch nhiệm bảo cáo với lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến đạo trực tiếp, chuyển cho cá nhân, phòng ban liên quan để giải giúp đảm bảo tiến độ cơng việc, phận nhận văn xử lý Đặc biệt với đặc thù ngành y tế Hà Nội, thường xuyên có việc bất ngờ xảy ra, đòi hỏi giải kịp thời Văn khẩn hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Bộ phận Văn thư Sở Y tế 34 thường xuyên làm thêm để đảm bảo phát hành văn khẩn này, Sở Y tế Hà Nội trọng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn giúp việc sửa chữa gửi nhận văn nhanh chăng, kịp thời, để theo dõi trình xử lý giải văn quan Thực ng dụng phần mềm quản lý văn vào công việc, 100 % văn – đến scan lưu dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ thống quản lý văn bản, nhờ việc khai thác văn thực thuận lợi, dễ dàng, vài thao tác nhấp chuột tìm nội dung văn cần sử dụng Bên cạnh đó, Sở Y tế triển khai hịm thư điện tử cơng vụ đến đơn vị ngành gửi thư điện tử đến quan, tổ chức liên quan giúp thuận tiện cho công tác đạo, điều hành, trao đổi công việc ngành, tiết kiệm thời gian tiền bạc cơng tác gửi nhận văn ban | Bên cạnh đó, công tắc đôn đốc nhắc việc đặc biệt trọng, Cán làm công tác quản lý văn đến không tiếp nhận chuyển giao văn đến mả thường xuyễn rã soát văn gần đến hạn bo cảo, đồn đốc phòng ban chun mơn trả lời văn kịp thời Tính xác: Chính xác khâu nghiệp vụ Nghiệp vụ văn thư thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ cụ thể đảnh máy văn bàn, đăng ký, chuyển giao quản lý văn bản, khơng xảy sai sót, nhằm lẫn Con dấu sử dụng thực quặn lý nghiêm ngặt theộ quy định Chính xác đối tượng nhận giải văn giúp cho việc giải văn nhanh chóng, kịp thời, thời hạn Chính xác q trình giải văn đảm bảo xác nội dung, thể thức văn Sở Y tể nghiêm túc thực theo quy trình bạn hảnh chuyển nhận văn nhờ văn ban hành đảm bảo thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thỉnh phần thể thức theo quy định Thông tư số 01 / 2011 / TT - BNV; văn đến đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng Về nội dung văn Sở Y tế ban hảnh đáp ứng yêu cầu giải công việc ngảnh vả Thành phố Hà Nội không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cử rõ ràng 35 Tính an tồn, bí mật: Bí mật u cầu quản lý công tác văn thư, biểu tập trung mang tính trị cơng tác văn thư Trong nội dung văn đến, văn quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Đảng Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu cần thực văn đạo Đảng, Nhà nước bảo vệ bí mật nhà nước, xác định xác độ mật văn bản, lựa chọn cán văn thư biết giữ bí mật, lựa chọn xác đối tượng phổ biến, quản lý giải văn mật, không trao đổi nội dung văn mặt đối tượng không liên quan, không mang tài liệu mật nhà nơi đông người; văn mật phải để hơm, tủ có khóa, văn mật đăng ký riêng giao cho người có trách nhiệm quản lý giải quyết, khơng chuyển giao văn qua mạng, máy fax chưa mã hóa Bộ phận văn thư Văn phịng Sở Y tế trị vị trí độc lập cá nhân không nhận không vào tùy tiện phong văn thư, Vân mặt tiếp nhận, lưu bảo quản theo chế độ riêng Nhân viên văn thư lựa chọn đào tạo đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn công việc giao Sở Y tế Hà Nội sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn đại, cài đặt đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo bảo mật Các cá nhận giao quản lý tài khoản sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn đặc biệt phận văn thư chịu trách nhiệm giữ bí mật tài khoản, khơng tiết lộ bên Mỗi tài khoản phân quyền khai thác hệ thống quản lý văn theo chức năng, nhiệm vụ cá nhân giao tài khoản - Đảm bảo quy trình: Sở Y tế Hà Nội ban hành quy trình quản lý văn đến, nghiêm túc thực công tác quản lý văn theo trình tự, thủ tục 2.4.2 Hạn chế Cơng tác quản lý văn đi- đến Văn phòng Sở Y tế ngày quan tâm, thực tốt Tuy nhiên, hoạt động tồn số mặt hạn chế cần khắc phục - Quá trình chuẩn bị ban hinh văn phải làm làm lại nhiều lần không sát với thực tế thiếu sót q trinh ban hành Tình trạng sai thể thức nhiều, số lỗi nhầm nội dung văn ( lỗi tả, đánh máy nhầm tên, số ) 36 - Việc quản lý văn nhiều tổn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phịng bạn chưa thực tốt, văn nằm rải rác phòng ban chức Khi cần tra tim khơng có nhiều thời gian - Việc quản lý văn chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung Một số thủ tục hành khơng quyền lý số văn văn thư mà có số riêng phịng chức mở sổ Việc ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng tác tìm kiếm, lưu trữ tài liệu - Thời gian xử lý văn từ lúc tiếp nhận văn bằm phận Vẫn thư đến phòng chuyên môn tử - 24 ( văn thường quy đến vào chiều thứ 6, đến 72 ), vậy, khoảng thời gian tương đối nhiều, ảnh hưởng đến tiến độ giải nội dung xử lý văn - Vẫn xảy tình trạng xử lý hạn văn bản, trả lời văn chậm trễ Tỉnh năm 2015, Sở Y tế có 215 văn trả lời hạn Tình trạng khơng ảnh hưởng đến cơng tác thi đuan, hình ảnh, uy tín Sở Y tế Hà Nội mà ảnh hưởng đến hoạt động cá nhân, quan, tổ chức liên quan Việc bố trí văn phịng hợp lý, nhiên chưa thực cách toàn diện chế độ bảo mật tài liệu, nhiều cá nhẫn vào phịng văn thư khả tự - Cơng tắc nộp hồ sơ phịng chưa tiến hảnh cách triệt để thực tế chung hầu hết đơn vị quan Nhà nước Khi văn bản, tài liệu giải xong phịng khơng tiến hành tiền nộp vào lưu trữ quan Đây vấn để tồn lớn ngành lưu trữ chung Sở Y tế Hà Nội nói riêng - Theo quy định việc đóng dấu vân bàn thi: " Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dẫu giáp lại đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa 05 trang văn " Tuy nhiên, đặc thù công việc, tài liệu, phục lục kèm theo quan trọng lại dày nên Văn thư Sở Y tế khó mà thực theo quy định việc đóng dấu giáp lai văn ( 10-20 trang văn / dấu giáp lai ) 37 - Vẫn xảy tình trạng có số văn đến trực tiếp phịng chun mơn hay lãnh đạo Sở không chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn - Tuy chưa xảy sai sót liên quan đển công tác bảo mật, việc đảm bảo tính bảo mật cịn số lỗ hổng: Việc đưa văn lên hệ thống mạng internet mang lại nhiều hiệu quả, nhiên lại chứa nguy bị hacker ăn cắp thơng tin liệu; Do hạn chế kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan liu riêng văn mật theo quy định Khối lượng công việc nhiều, song lại có 03 cán làm công tác văn thư nên phận văn thư thường xuyên phải làm việc hành chỉnh 2.4.3 Nguyên nhân Nguyên nhân hạn chế nêu do: - Về nhân sự: Khối lượng văn đi, đển Sở Y tế Hà Nội ngày lớn 100 văn đến, 80 văn đi, số lượng cán làm công tác quản lý văn đi, đến lại có 03 người, có 01 cán đến tuổi nghi hưu, Điều gây khó khăn khơng nhỏ cho cơng tác quản lý văn đển Sở Y tế Hà Nội Muốn hồn thành hết cơng việc địi hỏi phận văn | thư phải thường xuyên làm thêm - Việc soạn thảo văn hành thống thưởng cán bộ, chuyên viên giao giải cơng việc thực Đó chủ yếu bác sỹ, sỹ, không nắm vững quy định thể thức văn dẫn đến việc soạn văn bàn sai thể thức, đơi phải trình lên, trình xuống " nhiều lần, Việc phương tiện kỹ thuật công tắc quản lý văn hạn che + Cấu hình máy tính cịn thấp, chưa cải đặt hệ điều hành Windows quyền, phần mềm diệt vi rút cung cấp miễn phí khơng đủ mạnh + Máy scan, máy fax, máy photo coppy sử dụng lâu với tần suất hoạt động thường xuyên nên bị hư hỏng, thủ tục sửa chữa lai rườm rà + Hệ thống mạng internet, đường truyền cịn chậm, + Do hạn chế kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn mặt theo quy định - Về quy trình quản lý văn việc tuân thủ quy trình: 38 + Theo quy trình quản lý văn tất văn sau Chính Văn phịng xem xét đề xuất chuyển cho phịng chun mơn văn thư chuyển vào phòng chờ Giám đốc Sở ký duyệt đợt ngày: 10 30 16 30, Để kịp thời gian này, cản văn thư không vào số văn văn thường quy đến sai 16 ( 10-20 văn ngày ), văn vảo số văn vảo buổi sáng chuyển vào phịng Giám đốc lúc 10 30 hơm sau, sau chuyển trả lại văn thư vào 13 30, văn thư chuyển cho phịng chun mơn vào 14 Như vậy, thời gian văn từ tiếp nhận phận văn thư đến chuyển cho phịng chun mơn đến 24 ( 72 nểu văn đến vào chiều thứ ), khoảng thời gian nhiều dẫn đến tình trạng chậm trễ việc giải vấn ban den + Mặc dù theo quy định Quy chế Văn thư lưu trữ Sở Y tế tỉ “ Tất văn quan phát hành phải quản lý tập trung, thống văn thư quan ", nhiên lịch sử để lại từ nhiều năm trước mổ số thủ tục hành Giấy phép hoạt động phịng chun mơn cấp họ mở sổ tự quản lý phịng chun mơn đỏ + Đặc trưng hoạt động y tế thường xuyên có nhiều cố bất ngờ cần đạo giải dẫn đến rút ngắn, làm tắt quy trình cơng tác quản lý văn băn ban hành Lãnh đạo phịng chun mơn sau duyệt qua nội dung văn cần ban hành thi báo cáo, trình ký trực tiếp với Ban Giám đốc Sở, bỏ qua số khâu duyệt thể thức, nội dung, không tuân thủ quy trinh ban hành văn bàn, khiển xảy sai sót nội dung, thể thức ban hành văn Nguyên nhân khác: 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Tuân, Quản trị hành chánh văn phòng (2012), Nhà xuất lao động xã hội Ntc.edu.vn ... TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẺ HÀ NỘI 26 2.1 Khái quát chung Sở Y tế Hà Nội .26 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội 27 2.2.1 Tình hình quản lý văn Sở Y tế từ... v? ?y, khơng có có giá trị pháp lý để chuyển giao cho 25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẺ HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung Sở Y tế Hà Nội Sở Y tế Hà Nội có địa số 4, Sơn T? ?y, Ba Đình, Hà. .. bảo quy trình: Sở Y tế Hà Nội ban hành quy trình quản lý văn đến, nghiêm túc thực công tác quản lý văn theo trình tự, thủ tục 2.4.2 Hạn chế Công tác quản lý văn đi- đến Văn phòng Sở Y tế ng? ?y quan