Nhóm 4 chương 5 quản trị thông tinquản lý văn bản đến đi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BÀI TẬP NHĨM – 59QTKD2 MƠN: QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ THƠNG TIN CHỦ ĐỀ: QUẢN TRỊ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN- ĐI DANH SÁCH NHĨM Khánh Hịa, ngày 15 tháng 11 năm 2020 MỤC LỤC CHƯƠNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN TRẢ LỜI CÂU HỎI Câu 1: Nguyên tắc chung để xử lý văn đến? - Tất cả văn bản gửi đến quan dưới mọi hình thức, bất kể A chuyển, đều phải qua bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký - Văn bản gửi đến quan phải giải quyết nhanh chóng, chính xác đảm bảo bí mật - Tất cả văn bản đến quan đều phải trình thủ trưởng quan, hoặc Chánh văn phòng, hoặc Trưởng phòng hành chính ở quan khơng có Chánh văn phịng xem xét đề xuất ý kiến về việc phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết - Mọi người, từ thủ trưởng đến nhân viên nhận văn bản đều phải ký vào sổ chuyển văn bản Câu 2: Nghiệp vụ xử lý văn đến? Nhận văn Bóc bì văn đến đến Đóng dấu đến Chuy Trình thủ Đăng ký trưởng văn quan đến ển giao văn Theo dõi việc giải văn bản đến Câu 3: Nghiệp vụ xử lý văn đi? Giúp lãnh đạo soạn thảo văn Trình ký làm thủ tục gửi văn bản bưu điện Sắp xếp bảo quản lưu Câu 4: Các mẫu sổ văn đến, văn – cách ghi chép? - Mẫu sổ văn đến: - Mẫu sổ đăng ký văn đi: Số ký hiệu công văn Cột 1: Số ký hiệu công văn: Ghi số ký hiệu văn thư Cột 2: Ngày tháng công văn: Là ngày ký gửi văn thư Cột 3: Trích yếu nội dung công văn: Ghi tên loại nội dung văn thư Cột 4: Nơi nhận công văn: Ghi nơi văn thư gửi đến Cột 5: Đơn vị hoặc người nhận bản lưu văn thư đó, để cần có thể tìm dễ dàng Cợt 6: Ghi chú: Ghi những lưu ý cần thiết B NỘI DUNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ QUAN BÊN NGỒI DOANH NGHIỆP (Luồng thơng tin nợi bợ) XỬ LÝ CƠNG VĂN ĐẾN (VĂN BẢN ĐẾN) Một những công việc hàng ngày người thư ký tham gia vào việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến quan Để làm hết cơng việc đó, thư ký phải hiểu biết về nguyên tắc chung nghiệp vụ cụ thể việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến mỗi quan a) Nguyên tắc chung - Tất cả văn bản gửi đến quan dưới mọi hình thức, bất kể chuyển, đều phải qua bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký - Văn bản gửi đến quan phải giải quyết nhanh chóng, chính xác đảm bảo bí mật - Tất cả văn bản đến quan đều phải trình thủ trưởng quan, hoặc Chánh văn phòng, hoặc Trưởng phòng hành chính ở quan khơng có Chánh văn phịng xem xét đề x́t ý kiến về việc phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết - Mọi người, từ thủ trưởng đến nhân viên nhận văn bản đều phải ký vào sổ chuyển văn bản b) Nghiệp vụ xử lý văn đến • Nhận văn đến: -Mọi văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo, tạp chí,…do nhân viên bưu điện, liên lạc quan đem đến đều phải qua bộ phận văn thư quan tiếp nhận -Khi nhận văn bản đến, nhân viên văn thư phải thực hiện bước sau đây: -Xem nhanh một lượt, văn bản gửi không đúng quan mình thì gửi trả lại nhân viên bưu điện, văn bản đã bóc phong bì hoặc nghi ngờ có dấu hiệu bị bóc thì phải lập biên bản Sau tiếp nhận xong, nhân viên văn thư phải ký vào sở giao nhận văn bản • Sơ bợ phân loại văn đến thành loại: + Thư riêng, báo, tạp chí (x́t bản phẩm nói chung) khơng phải bóc bì, đăng ký, đơn vị hoặc cá nhân nào, chuyển thẳng cho đơn vị hoặc cá nhân + Văn bản gửi quan; loại lại tiếp tục chia thành loại: loại phải bóc bì, đăng ký, gồm văn bản bì đề tên quan, gửi thủ trưởng quan, gửi đơn vị chức quan; loại khơng phải bóc bì mà chỉ đăng ký ́u tớ ngồi bì chuyển thẳng, gồm văn bản bì đề rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản gửi đảng ủy đoàn thể, văn bản gửi đơn vị trực tḥc c) Bóc bì văn đến - Những bì văn bản có dấu chỉ mức đợ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tớc), bóc trước - Các bì văn bản có dấu chỉ mức đợ mật (mật, tới mật, tụt mật) chỉ bóc bì ngồi, nếu quy định quan cho phép, nhân viên văn thư bóc tất cả bì văn bản đến thì nhân viên văn thư mới phép bóc - Khi bóc bì văn bản đến phải dồn cho văn bản chuyển về một bên, dùng kéo cắt mép bì, nhẹ nhàng lấy văn bản khỏi bì, tránh làm rách văn bản - Kiểm tra lại bì cẩn thận để tránh bỏ sót văn bản bì - Nếu phát hiện thấy bì có văn bản gửi nhầm cho quan mình thì phải gửi trả lại cho quan gửi - Những văn bản quan trọng, thơng thường có kèm theo phiếu gửi Nếu bì có phiếu gửi thì phải đối chiếu giữa phiếu gửi văn bản nhận có đúng phiếu gửi hay khơng? Trường hợp phiếu gửi yêu cầu gửi trả lại thì phải ký vào phiếu gửi gửi trả lại cho quan gửi - Các đơn, thư khiếu tớ…, bóc bì, phải giữ lại bì đính kèm vào thư, đơn để làm bằng chứng xem xét sau d) e) f) Đóng dấu đến Trình thủ trưởng quan Đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Số đến Ngày đến Cột 1: Số đến (Số thứ tự): Được ghi liên tục từ số 01 vào ngày 01/01 kết thúc 31/12 Số đến sổ công văn đến phải khớp với sớ đến ghi dấu đến đóng văn thư Cột 2: Văn thư nhận vào ngày thì ghi ngày này, ngày tháng năm ghi sổ công văn đến phải khớp với ngày đến đóng văn thư Cợt 6: Trích ́u nợi dung cơng văn: Những văn thư có tên loại trích ́u thì ghi lại nợi dung vào cợt này, nếu những văn thư khơng có phần trích ́u thì phải tóm tắt ý chính nợi dung để ghi vào cột Cột 8: Nơi hoặc người nhận công văn: Căn cứ théo ý kiến người phụ trách đã ghi bên lề văn thư Cột 9: Ký nhận: Người nhận công văn phải ký tên vào cột để chứng tỏ mình đã nhận chịu hoàn toàn trách nhiệm về văn thư g) Chuyển giao văn đến h) Theo dõi việc giải văn Trách nhiệm thư ký việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI Trong tiến trình xây dựng văn bản tổ chức quản lý văn bản quan, người thư ký có những trách nhiệm cụ thể sau: a Giúp lãnh đạo soạn thảo văn  Khi lãnh đạo thảo văn bản bằng phương pháp viết tay  Trường hợp người lãnh đạo đọc cho người thư ký đánh máy trực tiếp  Trường hợp người lãnh đạo đọc cho người thư ký ghi tốc ký  Trường hợp người lãnh đạo đọc vào máy ghi âm  Người thư ký soạn thảo văn bản  Viết thư chúc mừng, phát biểu, lời chia buồn b Trình ký làm thủ tục gửi văn bưu điện c Sắp xếp bảo quản lưu Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: Số ký hiệu công văn Cột 1: Số ký hiệu công văn: Ghi số ký hiệu văn thư Cột 2: Ngày tháng công văn: Là ngày ký gửi văn thư Cột 3: Trích yếu nội dung công văn: Ghi tên loại nội dung văn thư Cột 4: Nơi nhận công văn: Ghi nơi văn thư gửi đến Cột 5: Đơn vị hoặc người nhận bản lưu văn thư đó, để cần có thể tìm dễ dàng Cột 6: Ghi chú: Ghi những lưu ý cần thiết LẬP VÀ NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO PHÒNG LƯU TRỮ CƠ QUAN Người thư ký phải lập hồ sơ đối với những công việc mà mình giải quyết công việc người lãnh đạo trực tiếp giải quyết để làm tốt việc người thư ký phải có những hiểu biết nhất định về hồ sơ phương pháp lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Những khái niệm chung về hồ sơ, danh mục hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ Lập hồ sơ  Xác lập hồ sơ  Tổ chức văn bản, tài liệu hồ sơ  Hồn chỉnh hồ sơ Nợp lưu hồ sơ vào phòng lưu trữ quan Trách nhiệm thư ký việc tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ quan xí nghiệp 10