SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT QUY TRÌNH Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 04/11/2013 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA NỘI DUNG QUY TRÌNH BIỂU MẪU HỒ SƠ CẦN LƯU Trách nhiệm Họ tên Soạn thảo Phạm Nguyễn Liên Chi Xem xét Phê duyệt Bùi Xuân Thy Trương Văn Kính Chánh Văn phòng Giám đốc Chữ ký Chức vụ Chuyên viên Trang: / SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT QUY TRÌNH Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 04/11/2013 Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Trang: / SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT QUY TRÌNH Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 04/11/2013 Mục đích: Thống quy trình vận hành văn phịng điện tử cơng tác quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động Sở y tế Phạm vi: Áp dụng hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng Sở Y tế Tài liệu viện dẫn: Điều 4.2.3 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ nội vụ Văn phịng Chính phủ; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ “ Về cơng tác văn thư”; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Định nghĩa/ Viết tắt: Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ tài liệu ghi nhận kết đạt hay cung cấp chứng hoạt động thực ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng Nội dung quy trình: Trang: / QUY TRÌNH SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 04/11/2013 5.1/ Quản lý văn đến môi trường mạng: 5.1.1/ Lưu đồ Bước Lưu đồ Trách nhiệm Văn đến Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến, scan VB, trình VB đến (giấy) cho lãnh đạo Sở Công chức phụ trách văn đến Ý kiến đạo giải phân phối VB đến Lãnh đạo Sở Chuyển giao VB đến cho thành viên ban lãnh đạo, trưởng phòng chức Sở Ý kiến đạo giải VB đến Giải VB đến Công chức phụ trách văn đến Trưởng phòng chức Thời gian thực 02 ngày 01 ngày Tùy theo Công chức thời gian chuyên môn đạo lãnh đạo 5.1.2/ Nội dung chi tiết: Người thực Nội dung công việc - Tiếp nhận văn đến; - Phân loại sơ bộ; Cơng chức - Bóc bì văn đến; phụ trách - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến; văn đến - Scan văn đến; - Trình văn đến (giấy) cho lãnh đạo Sở phê duyệt ý kiến đạo giải phân phối văn đến Căn vào chức năng, nhiệm vụ phịng chức năng; lĩnh vực cơng Lãnh đạo tác phân cơng cấp phó phụ trách, Giám đốc Sở cho ý kiến phân phối (hoặc Sở đạo) chuyển cho: - Cấp phó để đạo giải (thuộc lĩnh vực phụ trách); Trang: / SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT Người thực QUY TRÌNH Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 04/11/2013 Nội dung công việc - Trưởng phòng chức (để tổ chức thực hiện); - Trưởng phòng chức phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện) Trường hợp Giám đốc Sở vắng mặt ủy quyền cho cấp phó có ý kiến phân phối báo cáo Giám đốc Sở - Phân phối văn đến qua mạng ý kiến đạo giải Cơng chức lãnh đạo Sở đến Cấp phó để đạo Trưởng phòng chức phụ trách tham mưu giải văn đến - Công chức phụ trách văn đến chuyển văn giấy cho Trưởng phịng chức xử lý chủ trì giải Căn nội dung văn đến, ý kiến đạo Giám đốc Sở trình độ, Trưởng lực cán thuộc quyền phụ trách, Trưởng phòng chức cho ý phòng chức kiến đạo chuyển cho công chức chuyên môn giải văn đến môi trường mạng - Phối hợp với Trưởng phòng chức khác để giải (nếu cần); - Nhận văn môi trường mạng Trưởng phịng chuyển đến; Cơng chức - Căn nội dung văn đến, ý kiến đạo Trưởng phòng nghiên chuyên cứu thực môn - Tập hợp văn liên quan đến công việc giao chủ trì giải thành hồ sơ (Hồ sơ dạng giấy hồ sơ dạng liệu điện tử); Trang: / SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT QUY TRÌNH Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 04/11/2013 5.2/ Quản lý văn môi trường mạng: 5.2.1/ Lưu đồ Bước Lưu đồ Dự thảo VB Kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày, có bổ sung, sửa đổi Trách nhiệm Thời gian thực Công chức chuyên mơn Trưởng phịng chức 01 ngày Sau lãnh đạo phịng chức đồng ý VB hồn chỉnh In, trình Trưởng phịng chức ký tắt vào VB (giấy) Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày đề nghị điều chỉnh, sửa đổi Trình lãnh đạo Sở ký duyệt VB (giấy) Công chức chuyên môn Công chức phụ trách văn 02 ngày Lãnh đạo Sở ký duyệt Nếu chưa chấp thuận nội dung, hình thức,… gửi lại phòng chức điều chỉnh Lãnh đạo Sở Phát hành VB Công chức phụ trách văn Trang: / SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT QUY TRÌNH Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 04/11/2013 5.2.2/ Nội dung chi tiết Người TH Nội dung công việc - Dự thảo văn - Trường hợp cần thiết chuyển dự thảo văn xin ý kiến đóng góp, tiếp thu hồn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo văn hoàn thiện cho Trưởng phòng chức xem xét; - Kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Trưởng - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi cho ý kiến chuyển cho: phịng chức + Phó phịng chức (Trường hợp uỷ quyền cho phó phịng chức năng đạo giải quyết); + CB chuyên môn soạn thảo văn điều chỉnh lại - Sau lãnh đạo phòng chức đồng ý văn mơi trường mạng Cơng chức hồn chỉnh In, trình Trưởng phịng chức ký tắt vào văn (giấy) chuyên - Chuyển văn hoàn chỉnh đến công chức phụ trách văn qua môn môi trường mạng - Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Cơng chức + Nếu chưa đạt yêu cầu hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày phụ trách văn Đề nghị phòng chức điều chỉnh, sửa đổi; văn + Nếu đạt yêu cầu hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trình lãnh đạo Sở ký duyệt; - Kiểm tra văn (Cả nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày); - Trường hợp khơng chấp thuận cho ý kiến chuyển lại cho Trưởng phòng chức giao chủ trì giải để đạo bổ sung, sửa đổi; Lãnh đạo - Trường hợp chấp thuận ký ban hành Sở Việc ký văn thực chữ ký điện tử (Nếu đăng ký chữ ký số cấp chứng thực chữ ký số theo quy định Luật giao dịch điện tử) - Nhận văn giấy từ lãnh đạo Sở ký để phát hành; - Đăng ký văn làm thủ tục phát hành văn (giấy) bao gồm cơng việc: + Đóng dấu văn (Dấu quan, dấu khẩn, mật dấu khác); + Làm thủ tục chuyển phát văn (Trên phần mềm eoffice đến Cơng chức phịng, ban liên quan; văn giấy đến đơn vị ngành phụ trách qua đường bưu điện thư tay) văn + Lưu văn Văn giấy gửi đi, văn thư quan lưu lại 02 bản: 01 lập thành tập lưu văn 01 chuyển cho phòng chức chủ trì giải để lập hồ sơ cơng việc Văn lưu tập lưu văn phải gốc, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn cơng chức phụ trách văn phải xếp theo thứ tự đăng ký Công chức chuyên môn Trang: / SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT QUY TRÌNH Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 04/11/2013 Biểu mẫu: TT Mã hiệu BM01/VBĐĐ BM02/VBĐĐ Tên Biểu mẫu Sổ kiểm soát văn đến Sổ kiểm soát văn Hồ sơ cần lưu: TT Tên Biểu mẫu Sổ kiểm soát văn đến Sổ kiểm soát văn Trang: / ... / SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT QUY TRÌNH Quản lý Văn đến Mã hiệu: QT08/VBĐĐ Lần ban hành 01 Ng? ?y ban hành: 04/11/2013 Mục đích: Thống quy trình vận hành văn phịng đi? ??n tử công tác quản lý văn đi, văn đến. .. Tiếp nhận văn đến; - Phân loại sơ bộ; Công chức - Bóc bì văn đến; phụ trách - Đóng dấu ? ?Đến? ??, ghi số ng? ?y đến; văn đến - Scan văn đến; - Trình văn đến (gi? ?y) cho lãnh đạo Sở phê duyệt ý kiến... nhận kết đạt hay cung cấp chứng hoạt động thực ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng Nội dung quy trình: Trang: / QUY TRÌNH SỞ Y TẾ TỈNH BR-VT Quản lý Văn đến Mã hiệu: