Mô tả quy trình quản lý văn bản đến văn bản đi

Mô tả quy trình quản lý văn bản đến/văn bản đi 3.1- Mục đích: Hướng dẫn cán bộ công chức CBCC trong cơ quan các bước thực hiện của quy trình thống nhất về quản lý văn bản đi/văn bản đến

1 Lý do chọn đề tài

Việc hoàn thiện các quy trình hoạt động tác nghiệp tại cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng để cơ quan hoạt động một cách có hiệu quả nhất Vì vậy tôi chọn đề tài Quy trình quản lý văn bản đi/văn bản đến tại Sở Tài chính tỉnh Nam Định để phân tích những bất cập hay nhược điểm cho công tác quản lý tại cơ quan

2 Thông tin chung

Sở Tài chính tỉnh Nam Định được thành lập vào đầu những năm 1952 trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quản lý tài chính, ngân sách nhà nước, thuế, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước, dự trữ quốc gia, các quỹ tài chính nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp và hoạt động dịch vụ tài chính (gọi chung là lĩnh vực tài chính-ngân sách)

3 Mô tả quy trình quản lý văn bản đến/văn bản đi

3.1- Mục đích:

Hướng dẫn cán bộ công chức (CBCC) trong cơ quan các bước thực hiện của quy trình thống nhất về quản lý văn bản đi/văn bản đến

Tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, nhất quán, cập nhật thông tin một cách chính xác để xử lý công việc được tốt hơn

3.2- Phạm vi:

Áp dụng trong toàn bộ cơ quan

3.3- Quy trình quản lý văn bản đến:

a, Tiếp nhận văn bản đến:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển từ các nơi khác đến, nhân viên văn thư hoặc người được giao tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra về số lượng, tình trạng phong bì, nơi nhận, dấu niêm phong ( nếu có ) ; Đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất phong bì, trình trạng phong bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên phong bì đối với phong bì có dấu ‘‘ Hỏa tốc’’ hẹn giờ, phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan (cụ thể ở đây Trưởng phòng Tổ chức Hành chính), trong trường hợp cần thiết, phải có biên bản xác nhận với người đưa văn bản

Đối với văn bản được chuyển đến qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, trang văn bản Trong trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cấp trên xem xét, giải quyết

b, Phân loại sơ bộ, bóc phong bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc phong bì: bao gồm các phong bì văn bản gửi cho Ban Giám đốc, các phong bì văn bản gửi đích danh

- Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì: bao gồm tất cả các loại phong bì còn lại, trừ những phong bì có đóng dẫu ký hiệu các mức độ bảo mật (phong bì văn bản mật)

Khi thực hiện phân loại cần chú ý:

- Những phong bì có đóng dấu ‘‘KHẨN’’ cần được bóc trước để giải quyết kịp thời

- Không gây hỏng đối với văn bản trong phong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện, cần rà soát lại phong bì để tránh sót văn bản

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong phong bì với phiếu gửi Khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi rả lại cho nơi đã gửi văn bản

- Đối với đơn/thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại phong bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

c, Đóng dấu ‘‘ĐẾN’’ ghi sổ và ngày đến

Văn bản đến của tất cả các đơn vị phải được đăng ký tập trung tại văn thú, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định khác của cơ quan như chứng từ

kế toán, các hóa đơn

Tất cả văn bản đến được đăng ký tại văn thư phải đóng dấu ‘‘ĐẾN’’, ghi số đến và ngày đến, sau đó chuyển cho từng phòng ban liên quan hoặc cá nhân được ghi đích danh theo dõi, giải quyết

- Dấu ‘‘ĐẾN’’ phải đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trống, dưới số, ký hiệu ( đối với những văn bản có ghi tên loại ); dưới trích yếu nội dung ( đối với công văn )

d, Đăng ký văn bản đến

Tất cả các văn bản đến được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến (cụ thể: Sổ Công văn đến)

Khi đăng ký văn bản cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết những từ, cụm từ không thông dụng

3.4- Quy trình quản lý văn bản đi

a, Soạn thảo và đánh máy văn bản:

Văn bản cần soạn thảo/đánh máy của từng bộ phận, phòng ban do bộ phận, phòng ban đó trực tiếp làm

Đối với văn bản của Ban Giám đốc sẽ do từng phòng ban mà Giám đốc, hoặc Phó giám đốc được phân công phụ trách quản lý trực tiếp làm hoặc giao cho phòng

Tổ chức Hành chính soạn thảo / đánh máy

Quá trình đánh máy phải đảm bảo những nguyên tắc sau:

- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Đảm bảo đúng số lượng quy định

- Giữ bí mật nội dung văn bản

b, Phô tô và đóng dấu:

Thực hiện việc phô tô và đóng dấu giao cho bộ phận phô tô và văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính và thực hiện theo quy định, quy chế của cơ quan

c, Chuẩn bị phong bì:

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy để lựa chọn kích thước cho phù hợp

d, Chuyển phát văn bản đi:

Văn bản khi chuyển đi phải có chữ ký của Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách từng phòng ban đã được phân công và dấu chức danh, dấu của cơ quan

Tất cả các văn bản chuyển đi phải được đăng ký vào Sổ theo dõi công văn đi (Sổ công văn đi) của phòng Tổ chức Hành chính

Chuyển phát văn bản mật: Đối với trường hợp chuyển giao văn bản mật, thực hiện theo Quy chế bảo mật tài liệu của cơ quan

e, Lưu công văn:

- Bản lưu văn bản đi văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, thứ tự thời gian

- Đối với bản Fax thì phải lưu cả cuống Fax

3.5- Quản lý công văn

Tất cả các bộ phận khi nhận Công văn giấy tờ phải lưu vào file bìa cứng, bên ngoài phải lập danh mục thông báo đến, thông báo đi và danh mục thông báo theo biểu mẫu quy định hiện hành

4 Đánh giá về ưu nhược điểm của quy trình

* Ưu điểm:

Quy trình rõ ràng, tuân thủ đầy đủ yêu cầu công tác quản lý của cơ quan

* Nhược điểm:

Còn mang tính thủ công, không phù hợp với những cơ quan, tổ chức có bộ máy quản lý lớn

5 Những ý kiến đề xuất hoàn thiện quy trình

Với xu thế hiện nay, công nghệ thông tin phát triển nhanh, mạng Internet phổ biến nên xây dựng phần mềm Quản lý văn bản tạo kho dự liệu trong máy tính để linh hoạt hơn trong việc tra cứu cũng như bảo quản dữ liệu và chia sẻ thông tin

Câu 2: Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, theo

anh/chị, doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào trong 7 loại lãng phí được liệt

kê theo mô hình LEAN? Loại bỏ những loại lãng phí đó bằng cách nào?

Khả năng nhận dạng các loại lãng phí và từng bước loại bỏ chúng một cách có

hệ thống chính là trọng tâm của phương pháp LEAN Các lãng phí thường hiện diện

đa dạng dưới những hình thức sau:

- Sản xuất thừa: làm ra nhiều hơn nhu cầu, sớm hơn lúc cần thiết là loại lãng phí lớn nhất mà doanh nghiệp cần hạn chế

- Đợi chờ: do thiếu nguyên phụ liệu, linh kiện, hướng dẫn, thông tin

- Vận chuyển: chở nguyên liệu từ kho đến nơi sử dụng, gây tốn kém cho khách hàng, trong nội bộ

- Lưu kho: dư thừa nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang

- Thao tác: tìm kiếm vật dụng, thiết bị; di chuyển hoặc thao tác không hợp lý gây mệt mỏi

- Gia công thừa quá mức cần thiết so với yêu cầu khách hàng, sửa hàng bị lỗi

- Sản phẩm hỏng: không ổn định về chất lượng, phế phẩm

Ngoài ra còn loại lãng phí nữa là kiến thức không hợp lý, kinh nghiệm của nhân viên không được tiếp thu, chia sẻ

Khi doanh nghiệp quyết định bắt tay vào thực hiện LEAN, bước đầu tiên phải thực hiện là ghi nhận lại các hoạt động cụ thể xảy ra trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ Quá trình lập sơ đồ chuỗi giá trị giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy hiện trạng hoạt động bao gồm các bước thực hiện công việc; quá trình di chuyển của thông tin và giấy tờ; thời gian xử lý ở từng công đoạn; tổng thời gian giao dịch với khách hàng Sau khi đã có thông tin để nhận ra sự lãng phí cũng như nhìn thấy các cơ hội cải tiến, doanh nghiệp sẽ thiết lập mô hình hoạt động trong tương lại để cải thiện theo từng giai đoạn Mỗi doanh nghiệp có thể cùng lúc có nhiều sơ đồ chuỗi giá trị tuỳ vào tính chất đặc thù của các nhóm sản phẩm, dịch vụ hay nhóm đối tượng khách hàng Trong quá trình triển khai LEAN, cấp quản lý nên gặp nhau mỗi tuần để đánh giá tiến độ triển khai, đo lường hiệu quả cũng như có những điều chỉnh kịp thời

Doanh nghiệp sẽ phải cắt giảm chi phí và chống lãng phí như thế nào?

Việc thiết kế luồng công việc liên tục là bước đệm mang tính đột phá giúp giảm thiểu lãng phí về thời gian hoạt động; thời gian hoàn tất công việc chỉ bằng một nửa so với trước kia nhờ loại bỏ sự chờ đợi giữa các công đoạn; chia sẻ thông tin là

vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp

Có rất nhiều công cụ để sử dụng khi thực hiện LEAN Cho dù sử dụng công cụ nào, việc ứng dụng LEAN sẽ khó đem lại kết quả nhanh chóng nếu doanh nghiệp không biết tận dụng chất xám của nhân viên Các công cụ không tự nói giải quyết được vấn đề của doanh nghiệp, chính nhân viên sẽ là người đưa ra những giải pháp thực tế và khả thi nhất để cải thiện công việc mà họ đang làm

Càng ngày phương pháp LEAN càng được áp dụng rộng rãi từ các tập đoàn lớn trên thế giới cho đến các công ty nhỏ, các tổ chức phi lợi nhuận bao gồm cả sản xuất và dịch vụ như ngân hàng, siêu thị bán lẻ, ngành y tế Theo thống kê gần đây thì có đến 50% doanh nghiệp ở Mỹ đang triển khai một phần hoặc toàn bộ phương pháp LEAN để gia tăng khả năng cạnh tranh và thuận lợi