BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ TIỂU LUẬN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ĐI TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI Địa chỉ: số Sơn Tây, Ba Đình, Hà Nội Khánh Hòa, năm 2021 TIỂU LUẬN GỒM CHƯƠNG Chương 1: Cơ sở lý luận pháp lý liên quan đến hiệu công tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan Hành nhà nước, thực tế cho thấy công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: - Đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải công việc Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan cần thiết - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng vấn đề Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát cơng việc cách có hệ thống, theo góp phần thực tốt mục tiêu quản lý - Góp phần giữ gìn cứ, chứng quan trọng, thơng tin bí mật hoạt động quan Đồng thời công tác quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành quốc gia, thiết lập hệ thống mục tiêu, tiêu chí nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa hành nhà nước bước đại, hoạt động quản lý văn có vai trị: - Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu máy quản lý; nâng cao chất lượng phục vụ đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào q trình cải cách thể chế theo hướng phù hợp - Văn vừa coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn nhìn nhận phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực có hiệu cho hoạt động quản lý Vì thế, hoạt động quản lý văn có vai trị cơng cụ để quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm sốt q trình hoạt động quản lý nhà nước cung ứng dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ giao.Đối với đơn vị quản lý nhà nước lĩnh vực Y tế Sở Y tế Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe tính mạng người dân địa bàn Thủ việc quản lý hệ thống văn đi, đến giữ vai trị đặc biệt: - Bảo đảm phục vụ thơng tin văn cho hoạt động quản lý nhà nước y tế địa bàn Thành phố Hà Nội; - Giải công việc quản lý nhà nước y tế có chất lượng; giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật; - Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải công việc hàng ngày chuẩn bị nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài; - Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành nhà nước; Việc tổ chức quản lý giải văn đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao suất hiệu hoạt động quan, tổ chức Đây tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, lực, tinh thần trách nhiệm cơng tác cán bộ, công chức, viên chức việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến, văn 1.1.1 Khái niệm văn đến Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan” định nghĩa: “Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến Văn đến từ nhiều quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp gửi xuống để đạo, hướng dẫn; loại từ cấp gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất xin ý kiến giải công việc cụ thể; loại quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại đơn thư nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo Là công cụ phương tiện quan trọng đạo, điều hành hoạt động quan, tổ chức, văn đến phải giải triệt để nhằm nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan, tổ chức 1.1.2 Khái niệm văn Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn đi” 1.1.3 Khái niệm quản lý văn Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Việc quản lý văn khâu công tác văn thư 1.1.4 Khái niệm hiệu công tác quản lý văn Là kết thực hành động quản lý văn mang lại 1.2 Tiêu chí đánh giá hiệu cơng tác quản lý văn , văn đến - Kinh phí dành cho cơng tác quản lý văn - Thời gianTính hợp lý cơng việc - Đảm bảo tuân thủ theo quy trình nguyên tắc quản lý pháp luật quy định Công tác quản lý văn có vai trị vơ quan trọng việc triển khai hoạt động quan, tổ chức Vì lý đó, cơng tác cần tổ chức dựa sở pháp lý chặt chẽ lý luận, khoa học rõ ràng Những cứ, sở thước đo để so sánh, đối chiếu làm định hướng để phát huy mặt được, khắc phục mặt chưa đạt công tác quản lý văn CHƯƠNG THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung Sở Y tế Hà Nội Sở Y tế thành phố Hà Nội Là quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố có chức tham mưu , giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước y tế , bao gồm : Y tế dự phòng , khảm bệnh , chữa bệnh ; phục hồi chức , giám định y khoa , pháp y, pháp y tâm thần; y dược cổ truyền, trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm an toàn thực phẩm ; bảo hiểm y tế ; dân số - kế hoạch hóa gia đình ; sức khỏe sinh sản cơng tác y tế khác địa bàn thành phố theo quy định pháp luật Sở có tư cách pháp nhân , có dấu tài khoản riêng ; chịu đạo , quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Ủy ban nhân dân Thành phố ; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Y tế 2.2 Tổ chức máy quản lý văn bản- văn thư Thực Quyết định số 37 / 2016 / QĐ - UBND ngày 8/9/2016 Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội quy định chức , nhiệm vụ , cấu tổ chức Sở Y tế Hà Nội thi tổ chức máy Sở Y tế Hà Nội có 07 phịng ban , chức quản lý văn thuộc Văn phòng Sở Y tế Hà Nội Theo đó, tổ chức máy quản lý văn sau: - Lãnh đạo Sở: Giám đốc Sở người đứng đầu Sở Y tế , chịu trách nhiệm công tác quản lý văn , đến sau: Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ , quy định công tác quản lý văn , đến theo quy định pháp luật hành Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác quản lý văn đơn vị trực thuộc ; giải khiếu nại , tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác quản lý văn theo thẩm quyền - Lãnh đạo Văn phòng Sở: Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng quan trực tiếp quản lý, kiểm tra giám sát việc thực công tác quản lý văn Sở Y tế đơn vị - Tổ Văn thư : gồm 03 chuyên viên thuộc Văn phòng Sở giao nhiệm vụ tham mưu , giúp việc cho Chánh Văn phịng thực cơng tác quản lý văn , đến Sở Y tế Hà Nội Trong : • 01 cán giao tiếp nhận , xử lý sơ văn đến , trình ký văn bàn • 01 cán giao nhiệm vụ vào sổ , phát hành , đóng dấu văn • 01 cán giao nhiệm vụ phô tô văn , chuyển trà văn cho phịng chun mơn 2.3 Nhân Để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý văn , cán làm công tác quản lý văn , đến Sở Y tế lựa chọn có trình độ , phẩm chất kỹ cơng tác quản lý văn bản: - Về trình độ chun mơn : 01 Thạc sỹ Hành cơng , 01 Cử nhân Hành học , 01 Cử nhân Văn thư lưu trữ Các cán làm công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội nắm vững lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ : nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư , hiểu nội dung nghiệp vụ , sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ - Về kỹ thực hành : không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà cịn có kỹ thực hành Cán làm công tác quản lý văn , đến Sở Y tế Hà Nội có kinh nghiệm năm , giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ - Về phẩm chất đáp ứng yêu cầu phẩm chất trị lòng trung thành , tin tưởng tuyệt đối vào đường lối , sách Đảng Nhà nước , giữ vững lập trưởng giai cấp vô sản tình 2.4.Trang thiết bị Trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội trang bị đầy đủ , đại Hệ thống máy vi tính kết nối mạng LAN , Internet , kết nối với Cổng thông tin điện tử Thành phố , cài đặt phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc đại 2.5.Quy trình cơng tác quản lý văn ,đến Quy trình quản lý văn đến Căn Quyết định số 225 / QĐ - SYT ngày 5/9/2008 việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội ; Căn Quyết định số 1654 / QĐ - SYT ngày 18/7/2013 việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Sở Y tế Hà Nội ; w Căn Quyết định số 2910 / QĐ - SYT ngày 4/12/2015 việc ban hành hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 ; Quy trình quản lý văn , đến Sở Y tế Hà Nội thực sau : a ) Tiếp nhận , vào sổ quét văn bản: - Khi tiếp nhận văn , văn thư kiểm tra chi tiếp nhận văn thuộc thẩm quyền xử lý Sở - Những văn gửi riêng cho cá nhân , phòng ban chuyên mơn khơng bóc phong bì mà chuyển đến cá nhân , phịng ban có tên Những văn đóng dấu " Mật " phải quản lý theo quy định riêng - Các văn đến sau bóc phong bì , văn thư vào số cơng văn đến , quét văn đề xuất phân bổ văn vào Phiếu xử lý văn b ) Xử lý sơ bộ: Lãnh đạo Văn phòng ký tắt vào nội dung đề xuất phân bổ , xác nhận duyệt đồng ý trinh Giám đốc Sở ( người ủy quyền ) phê duyệt Đối với văn khẩn , hỏa tốc văn cần phải giải , văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng để kịp thời trình Giám đốc ( người ủy quyền ) xem xét , Giám đốc ( người ủy quyền ) công tác khỏi quan phải gọi điện thoại báo cáo c ) Xử lý văn : Giám đốc Sở ( người ủy quyền ) xem xét , phê duyệt chuyển trà văn Văn thư d ) Quét ý kiến xử lý chuyển văn cho phòng , ban theo quy định Văn thư thực chuyển văn đến người / phịng ban có trách nhiệm chủ trì giải cơng việc , phịng ban có trách nhiệm phối hợp thi văn thư chuyển cho phịng ban qua hệ thống quản lý văn hỗ sơ công việc e) Giải cơng việc lưu hồ sơ Các phịng , ban đơn vị nhận ý kiến xử lý văn tiến hành nghiên cứu đề xuất thực theo đạo , lập hồ sơ công việc , lưu hồ sơ , thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật tài liệu 2.6 Quy trình quản lý văn a ) Dự thảo văn hành Các chuyên viên sau dự thảo văn phát hành có trách nhiệm chuyển văn cho trưởng phòng lãnh đạo phụ trách phòng ( trừ trường hợp trưởng phòng trực tiếp dự thảo văn ) xem xét , kỷ tắt vào phần cuối nội dung văn , sau dấu ( ) Nếu văn cần xin ý kiến góp ý phịng , ban có liên quan , phịng soạn thảo có trách nhiệm xin ý kiến , tổng hợp hồn thiện văn trước đăng ký trình văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn tuân thủ theo quy định Thông tư số 01 / 2011 / TT - BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Trưởng phịng , ban đơn vị giao soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bán b ) Đăng ký trình văn Phịng soạn thảo văn phải đăng ký trình ký văn sổ đăng ký trình ký phận văn thư chuyển cho văn thư tài liệu có liên quan ( có ) kèm theo văn trình kỷ c ) Kiểm tra thể thức , trình ký Văn thư tiếp nhận văn trình ký hồ sơ tài liệu liên quan , kiểm tra thể thức văn : - Nếu không đạt quy định thể thức , kỹ thuật trình bày văn văn thư trả cho phòng soạn thảo đề nghị chỉnh sửa lại ( trường hợp gấp báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng để xin ý kiến đạo xử lý ) - Nếu văn đạt quy định thể thức , kỹ thuật trình bày , văn thư ký nhận vào sổ đăng ký trình văn , chuyển Chánh Văn phịng ký tắt vào vị trí cuối " Nơi nhận " để xác nhận văn phép phát hành d ) Xem xét nội dung , ký duyệt Lãnh đạo Sở kiểm tra lần cuối ký văn Thời gian xem xét phê duyệt không 02 ngày làm việc e ) Phát hành văn Sau nhận lại cặp trình kỷ từ Lãnh đạo Sở , Văn thư kiểm tra văn ký duyệt thi Văn thư nhập số công văn phần mềm Quản lý văn hồ sơ cơng việc , nhân , đóng dấu phát hành văn , không để chậm ngày Những văn có đóng dấu " khẩn " , " Hòa tốc " phải chuyển sau đăng ký g ) Lưu văn Văn thư lưu văn gốc chuyển trả hồ sơ tài liệu kèm theo có ký nhận cho phịng soạn thảo để lưu hồ sơ 2.7 Hiệu công tác quản lý văn , đến Hiệu quản lý văn kết tác động quan , tổ chức lên lĩnh vực quản lý văn , nhằm tiếp nhận , chuyển giao văn nhanh chóng , kịp thời , đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan , tổ chức ; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Hiệu mặt thời gian: Công tác quản lý văn đến Sở Y tế Hà Nội tiến hành bước đồng nhịp nhàng , nhận- chuyển giao văn đến thực nhanh chóng , phân loại độ mật , khẩn để chuyển giao xử lý kịp thời người , phận chịu trách nhiệm giải khơng để sót việc, chậm việc và quy định rõ thời hạn giải dần đơn giản hóa thủ tục giải văn Văn , đến ngày đăng ký , phát hành chuyển giao ngày , chậm ngày làm việc Cụ thể : - Thời gian xử lý văn từ lúc tiếp nhận văn phận Văn thư đến phòng chuyên môn : từ – 24 ( văn thưởng quy đến vào chiều thứ 6, đến 72 ) Riêng văn đóng dấu khẩn , có nội dung khăn , thời gian xử lý khoảng - Thời gian phát hành văn : + Đối với văn gửi qua mội trưởng mạng : 1-3 + Đối với văn không gửi qua môi trường mạng ( gửi qua đường bưu điện): 2-5 ngày Nhìn chung , thời gian xử lý văn , đến Sở Y tế Hà Nội thực đảm bảo theo quy định quy trình cơng tác quản lý văn ban hành Tuy nhiên , khoảng thời gian cịn tương đối dài , có số văn đến sau 72 đến tay chuyên viên xử lý , số văn không gửi qua mơi trường mạng đến vài ngày Thời gian xử lý văn dài ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ giải công việc chung toàn Cơ quan Hiệu tính kinh tế Hiện , Sở Y tế Hà Nội bố trí nhân làm cơng tác quản lý văn , đến Trong : 01 cán giao tiếp nhận , xử lý sơ văn đến , trình ký văn ; 01 cán giao nhiệm vụ vào số , phát hành , đóng dấu văn ; 01 cán giao nhiệm vụ phô tô văn , chuyển trả văn cho phòng chuyên môn Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn trang bị đầy đủ, đại : máy vi tính , máy scan, mạng internet, Tuy nhiên , hàng ngày phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội thường xuyên phải làm thêm hoàn thành hết khối lượng công việc : vào sổ tiếp nhận , scan , xử lý khoảng 100 văn đến , phát hành khoảng 80 văn , đóng dấu văn , thực nhiệm vụ khác lãnh đạo phân cơng Điều đồng nghĩa với việc , có số văn đến chuyển đến phịng chun mơn ngồi hành khơng kịp thời giải số văn gửi cho đơn vị khác hành khơng quan , đơn vị tiếp nhận kịp thời Như vậy, việc bố trí nhân công tác quản lý văn , đến chưa hợp lý , cần bổ sung thêm nhân để hồn thành hết khối lượng cơng việc hành ... tổ chức Sở Y tế Hà Nội thi tổ chức m? ?y Sở Y tế Hà Nội có 07 phịng ban , chức quản lý văn thuộc Văn phòng Sở Y tế Hà Nội Theo đó, tổ chức m? ?y quản lý văn sau: - Lãnh đạo Sở: Giám đốc Sở người... quát chung Sở Y tế Hà Nội Sở Y tế thành phố Hà Nội Là quan chuyên môn thuộc ? ?y ban nhân dân Thành phố có chức tham mưu , giúp ? ?y ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước y tế , bao gồm : Y tế dự phòng... Cơ sở lý luận pháp lý liên quan đến hiệu công tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan Hành nhà nước, thực tế cho