bài thuyết trình nhóm 4 quản lý văn bản đến và đi

Chào mừng thầy bạn đến với thuyết trình Mơn: Quản trị điều hành văn phịng Khái niệm Văn đến toàn văn quan nhận Văn toàn văn quan gửi QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận văn đến Tất văn bản, tài liệu phải tập trung văn thư quan để đăng kí vào sổ cập nhật vào chương trình quản lý VB máy tính Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, thành phần, dấu niêm phong đối chiếu ghi bì với sổ giao nhận tài liệu kí nhận Những bì văn đến có dấu mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước Khơng mở bì văn đến ghi rõ tên người nhận có dấu “ riêng người có tên mở bì” Đóng dấu đến đăng kí văn đến Đóng dấu đến vào góc trái , trang đầu số, kí hiệu văn đến Đăng kí văn đến nhằm quản lý chặt chẽ trình giải tra tìm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng văn đến Hình thức ● Đăng kí sổ sổ ● Sử dụng phần mền quản lý văn đến Phân phối chuyển giao văn đến Trình xin ý kiến phân phối Chuyển giao văn đến: chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng kí đầy đủ sổ chuyển văn đến có kí nhận rõ ràng Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Theo dõi, kiểm tra, đơn đốc giải văn đến Quy trình quản lý văn Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng, chữ ký, nơi nhận Bước Bước Đóng dấu Bước Bước Lưu văn Nhân Bước Lầm thủ tục phát hành Bước 1: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng, chữ ký, nơi nhận ● Các văn cần cán văn thư kiểm tra lần cuối, đảm bảo với yêu cầu văn ● Tất văn quan tổ chức đánh số theo hệ thống số chung quan tổ chức văn thư thống quản lý; việc ghi ngày tháng năm thực theo qui định Bước 2: Nhân Các văn sau người đứng đầu đơn vị/ người ký thay/ người ủy quyền ký cán văn thư nhân với số lượng cần lưu lại gửi địa thực hiện, đơn vị liên quan, phối hợp Bước 3: Đóng dấu Kiểm tra kỹ dấu văn cần đóng dấu Bảo đảm thể thức cần thiết Chỉ đóng dấu văn đại diện phận soạn thảo ký nháy người có thẩm quyền ký vị trí cần đóng dấu Dấu đóng lần, sắc nét, trùm lên 1/3 phần chính, bên trái chữ ký Làm thủ tục phát hành Các văn phát hành nhiều cách khác nhau: văn hỏa tốc chuyển phát nhanh, văn chuyển phát nhanh; văn niêm yết công khai bảng; văn tải lên mạng quan; văn chuyển trực tiếp… Lưu văn Ký ban hành Khơng chấp thuận cho ý kiến, chuyển lại trưởng đơn vị giao để đạo giải Kiểm tra văn Chấp thuận đồng ý chuyển cho người đứng đầu quan, tổ chức ; Trưởng đơn vị giao chủ trì ; chánh văn phịng III Quy trình văn đến cơng ty Sơn Nam III Quy trình văn đến cơng ty Sơn Nam • Những lưu ý: ⁕Đối với quy trình văn đến khâu tiếp nhận ban đầu phận lễ tân tiếp nhận văn chuyển từ nơi khác đến, nhân viên lễ tân tiếp nhận văn phải kiểm tra số lượng, tình trạng phong bì, nơi nhận , dấu niêm phong Đối với văn chuyển đến qua máy Fax qua mạng , nhân viên lễ tân phải kiểm tra số lượng văn bản, trang văn … Trong trường hợp phát có sai sót, kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo cấp xem xét, giải ⁕Khi văn đến nhân viên lễ tân đăng ký tập trung phịng hành trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định khác quan chứng từ kế toán, hóa đơn Và tất văn đến đăng ký vào sổ công văn đến ngày đến, sau phịng hành chuyển cho phịng ban liên quan cá nhân ghi đích danh theo dõi giải ⁕Khi đăng ký văn đảm bảo rõ ràng , xác , khơng viết bút chì, bút mực đỏ, khơng viết từ, cụm từ khơng thơng dụng IV Quy trình văn cơng ty cổ phần Sơn Nam IV Quy trình văn công ty cổ phần Sơn Nam ● Những lưu ý: ⁕Các văn đánh máy yêu cầu nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn đảm bảo số lượng quy định Đồng thời giữ bí mật nội dung văn Tiếp theo photo đóng dấu theo quy định ⁕Khi văn chuyển phải có chữ ký Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách phịng ban phân cơng dấu chức danh, dấu công ty ⁕Tất văn chuyển phải đăng ký vào sổ theo dõi cơng văn phịng Tổ chức hành ⁕Tồn cơng văn đi, đến phịng hành xếp theo thứ tự ngày tháng theo số công văn Hàng năm phịng hành đóng thành có số thứ tự theo quy định hành Lộ trình văn đến – đi, cơng ty theo quy định khơng theo quy trình “một kênh, cửa, người chịu trách nhiệm” V Đánh giá ưu, nhược điểm quy trình: Các bước tiến hành lộ trình văn đến – cơng ty đảm bảo theo dịng thơng suốt từ khâu lễ tân tiếp nhận ban đầu sau lưu lại địa chung phịng hành V Đánh giá ưu, nhược điểm quy trình: ● Việc thực tiếp nhận cơng văn đến cịn qua nhiều công đoạn, từ khâu lễ tân sau chuyển đến phịng hành tiếp đến cá nhân phòng ban nhận Như tốn nhiều thời gian, nhiều cơng đoạn đơi cịn dẫn đến thất thoát chậm chuyển đến cá nhân phòng ban ● Khi xảy sơ suất chủ quan khó quy trách nhiệm đến cá nhân ● Khâu kiểm tra việc thực văn thiếu chặt chẽ, thường xuyên có trường hợp thiếu hồi âm V Đánh giá ưu, nhược điểm quy trình: ● Khâu xử lý công văn, hồ sơ, dự án, hợp đồng kinh tế chưa đảm bảo công khai nên hạn chế tính hiệu ● Khâu lưu trữ văn chưa khoa học mang tính ngắn hạn chưa có kho lưu trữ chứng từ, văn lưu trữ lâu dài xử lý hủy chưa đáp ứng quy định hành ● Hiệu quy trình quản lý tác nghiệp văn thư cơng ty chưa nhiều, chưa rõ nét, mang đậm tính thủ cơng Đề xuất giải pháp: Lưu ý khâu phân tích, xử lý thông tin văn đến để có hồi âm ngày hữu ích sản xuất kinh doanh, mở rộng quan hệ hiệu Công ty nên xây dựng theo mơ hình “một kênh cửa người chịu trách nhiệm” Cần đạo tào tuyển chọn nhân viên văn thư có chun mơn có trách nhiệm để đảm nhiệm đầu mối trọng tâm tiếp nhận thơng tin văn đến – có chất lượng, thể chế, kịp thời, hiệu Đề xuất giải pháp: Nên xây dựng phân mềm quản lý văn tạo kho liệu máy tính để linh hoạt việc tra cứu bảo mật chứng từ văn Chú trọng khâu lưu trữ văn bản: có hệ thống tủ, cặp chống cháy, chống mối… Khâu lưu trữ văn xuất dùng xuất hủy phải tiến hành theo quy định Nhà nước