Tài liệu Tập huấn triển khai sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Sở Y tế (Phần mềm QLVB mới của UBND tỉnh) _ Đợt 1 (Vai trò Văn thư)

 Bước 4: Người dùng chọn đơn vị cần phát hành bằng cách click chọn tab [Thông tin nhận] , tại giao diện này người dùng thực hiện:.. + Đơn vị liên thông nội bộ:[r]

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống Quản lý văn

MỤC LỤC

1. Giới thiệu:

1.1. Đăng nhập hệ thống:

1.2. Thay đổi thông tin:

2. Phân hệ quản lý văn bản:

2.1. Quản lý sổ văn bản:

2.1.1. Thêm mới, xóa, sửa sổ văn đến:

2.1.2. Thêm mới, xóa, sửa sổ văn đi:

2.1.3. Thêm mới, xóa, sửa đơn vị bên ngồi: 13

Mô tả : Chức dùng khai báo quản lý thêm danh sách có đơn vị bên ngồi khơng sủ dụng hệ thống quản lý văn Khi đơn vị không sử dụng hệ thống quản lý văn cần khai báo thêm để ban hành văn cho đơn vị 13

2.1.4. Khai báo nhóm đơn vị phát hành: 15

Mô tả : Chức dung để gom nhóm đơn vị cần ban hành để tiện cho việc chọn nhiều đơn vị cần ban hành văn 15

2.1.5. Khai báo nhóm người nhận phát hành: 18

2.2. Quản lý văn đến: 20

2.2.1. Văn vào sổ: 20

2.2.2. Dự thảo: 24

2.2.3. Chờ xử lý: 27

2.2.4. Đã xử lý: 27

2.3. Quản lý văn đi: 29

2.3.1. Dự thảo: 29

2.3.2. Chờ xử lý: 30

2.3.3. Đã xử lý: 35

2.3.4. Đã ban hành: 36

2.4. Tạo văn đến (scan giấy): 37

2.5. Tạo văn (scan giấy): 37

2.6. Văn đánh dấu: 39

2.7. Tra cứu văn bản: 41

3. Phân hệ giao việc, giao nhiệm vụ: 44

3.1. Giao việc, giao nhiệm vụ trực tiếp không qua văn bản: 44

3.2. Công việc/nhiệm vụ cần xử lý: 46

1 Giới thiệu:

1.1 Đăng nhập hệ thống:

- Link truy cập: vanban.haugiang.gov.vn

- Để truy cập vào hệ thống, người dùng sử dụng tài khoản mail quyền để truy

cập

Hình 1.1: Giao diện đăng nhập

- Tên truy nhập: tuanha.hgi@haugiang.gov.vn

- Mật khẩu: Nhập mật mail cá nhân

1.2 Thay đổi thông tin:

Hình 1.2.1: Giao diện trang chủ đăng nhập

- Người dùng vào menu Thông tin cá nhân Khi hệ thống hiển thị sau:

Hình 1.2.2: Giao diện cập nhật thơng tin cá nhân

Người dùng thay đổi mật thông tin cá nhân Sau thay đổi xong thông

tin cá nhân, người dùng bấm vào [Cập nhật] để lưu thông tin vừa thay đổi

2.1 Quản lý sổ văn bản:

2.1.1 Thêm mới, xóa, sửa sổ văn đến:

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn menu bên trái [Quản trị văn bản]

 [Sổ văn đến] (hình 2.1.1.1 đính kèm)

Hình 2.1.1.1: Giao diện chọn menu Sổ văn đến

 Bước 2: Người dùng click nút [Thêm mới] để thêm sổ văn đến (hình 2.1.1.2)

 Bước 3: Giao diện thêm sổ văn đến mở ra, người dùng nhập thông tin cần thêm mới:

- Tên sổ văn (bắt buộc)

- Đơn vị áp dụng (bắt buộc)

- Số bắt đầu (bắt buộc)

- Ngày áp dụng (bắt buộc)

- Ngày đóng sổ (bắt buộc)

- Số thứ tự hiển thị (bắt buộc): mặc định

- Người theo dõi: chọn người theo dõi cách click vào biểu tượng viết

- Người quản trị: chọn người quản trị cách click vào biểu tượng viết

- Hình thức văn sử dụng

Sau nhập thông tin sổ xong, click nút [Thêm mới] [Thêm đóng]

(hình 2.1.1.3 đính kèm)

Hình 2.1.1.3: Giao diện nhập thơng tin sổ văn đến

- Xóa sổ văn đến đơn lẻ: người dùng xóa sổ văn cách click nút X

Hình 2.1.1.4: Giao diện xóa sổ văn đến

- Xóa sổ văn đến hàng loạt: người dùng check chọn sổ, sua click nút [Xóa]

(hình 2.1.1.5 đính kèm)

Hình 2.1.1.5: Giao diện xóa hàng loạt sổ văn đến

- Sửa thông tin sổ văn bản: người dùng click chọn biểu tượng viết sổ văn

đến (hình 2.1.1.6 đính kèm)

Hình 2.1.1.6: Giao diện sửa thơng tin sổ văn

Hình 2.1.1.7: Giao diện tìm kiếm văn 2.1.2 Thêm mới, xóa, sửa sổ văn đi:

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn menu bên trái [Quản trị văn bản]

 [Sổ văn đi] (hình 2.1.2.1 đính kèm)

Hình 2.1.2.1: Giao diện minh họa bước

 Bước 3: Giao diện thêm sổ văn mở ra, người dùng nhập thông tin cần thêm mới:

- Tên sổ văn (bắt buộc)

- Đơn vị áp dụng (bắt buộc)

- Số bắt đầu (bắt buộc)

- Ngày áp dụng (bắt buộc)

- Ngày đóng sổ (bắt buộc)

- Số thứ tự hiển thị (bắt buộc): mặc định

- Người theo dõi: chọn người theo dõi cách click vào biểu tượng viết

- Người quản trị: chọn người quản trị cách click vào biểu tượng viết

- Hình thức văn sử dụng

Sau nhập thông tin sổ văn xong, click nút [Thêm mới] [Thêm

Hình 2.1.2.3: Giao diện nhập thông tin sổ văn

- Xóa sổ văn đơn lẻ: người dùng xóa sổ văn cách click nút X

trên cột thao tác (hình 2.1.2.4 đính kèm)

Hình 2.1.2.4: Giao diện xóa sổ văn

- Xóa sổ văn hàng loạt: người dùng check chọn sổ, sua click nút [Xóa]

Hình 2.1.1.5: Giao diện xóa hàng loạt sổ văn

- Sửa thông tin sổ văn bản: người dùng click chọn biểu tượng viết sổ văn

đi (hình 2.1.2.6 đính kèm)

Hình 2.1.1.6: Giao diện sửa thông tin sổ văn

 Bước 4: Sau thêm xong sổ văn đi, người dùng tìm kiếm sổ cách nhập tên sổ số bắt đầu, ngày áp dụng, đơn vị áp dụng, ngày đóng sổ, STT

Hình 2.1.1.7: Giao diện tìm kiếm sổ văn

 Bước 5: Tại giao diện cập nhật sổ, người dung thực cấu hình số ký hiệu văn để phát hành hệ thống tự động sinh số ký hiệu văn (hình 2.1.1.8 đính kèm) 1/ Chọn Nhảy số theo:

- Sổ văn bản: số văn tăng dần đến khóa sổ khơng phân biệt loại văn

- Sổ văn hình thức văn bản: số văn tăng dần đến khóa sổ theo

loại văn

2/ Chọn loại văn cần cấu hình (cơng văn, thơng báo, báo cáo,…)

3/ Cấu hình mơ tả ký hiệu tự động sinh hệ thống theo loại văn chọn tương ứng, ví dụ: cơng văn có cấu trúc sau: [stt]/[coquanbanhanh]-[donvisoanthao]

Hình 2.1.1.8: Cấu hình số ký hiệu văn

2.1.3 Thêm mới, xóa, sửa đơn vị bên ngồi:

Mơ tả : Chức dùng khai báo quản lý thêm danh sách có đơn vị bên ngồi khơng sủ dụng hệ thống quản lý văn Khi đơn vị không sử dụng hệ thống quản lý văn cần khai báo thêm để ban hành văn cho đơn vị

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn menu bên trái [Quản trị văn bản]  [Đơn vị bên ngồi] (hình 2.1.3.1 đính kèm)

 Bước 2: Người dùng click nút [Thêm mới] để thêm đơn vị bên ngồi (hình 2.1.3.2)

Hình 2.1.3.2: Giao diện chọn nút Thêm

 Bước 3: Giao diện thêm đơn vị bên mở ra, người dùng nhập thông tin cần thêm mới: (hình 2.1.3.3 đính kèm)

- Tên đơn vị (bắt buộc)

- Địa

- Điện thoại

- Email

- Mô tả

- Sau nhập thơng tin đơn vị bên ngồi xong, click nút [Thêm mới] [Thêm

mới đóng] (hình 2.1.3.3 đính kèm)

- Xóa đơn vị bên ngồi đơn lẻ: người dùng xóa đơn vị ngồi cách click

nút X trên cột thao tác (hình 2.1.3.4 đính kèm)

- Xóa đơn vị bên ngồi hàng loạt: người dùng check chọn đơn vị, sau click nút

[Xóa] (hình 2.1.3.4 đính kèm)

- Sửa thơng tin đơn vị bên ngoài: người dùng click chọn biểu tượng viết tên

đơn vị (hình 2.1.3.4 đính kèm)

Hình 2.1.3.4: Giao diện sửa, xóa đơn vị ngồi

 Bước 4: Sau thêm xong đơn vị bên ngồi, người dùng tìm kiếm đơn vị cách nhập tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, email, mơ tả, ngày tạo; sau click nút

biểu tượng kính lúp để tìm (hình 2.1.3.5 đính kèm)

Hình 2.1.3.5: Giao diện tìm kiếm đơn vị bên ngồi 2.1.4 Khai báo nhóm đơn vị phát hành:

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn menu [Quản trị văn bản]  [Khai báo nhóm đơn vị ban hành] (hình 2.1.4.1 đính kèm)

Hình 2.1.4.1: Giao diện trang chủ chọn menu Khai báo nhóm đơn vị ban hành  Bước 2: Người dùng chọn [Thêm nhóm] (hình 2.1.4.2 đính kèm)

Hình 2.1.4.2: Giao diện minh họa bước

Hình 2.1.4.3: Giao diện minh họa bước

 Bước 4: Sau thêm thành cơng nhóm ban hành, người dùng có thể:

- Sửa tên nhóm cách click biểu tượng (hình 2.1.4.4)

- Xóa nhóm cách click nút (hình 2.1.4.4)

- Add thêm đơn vị vào nhóm cách click biểu tượng (hình 2.1.4.4)

Hình 2.1.4.4: Giao diện minh họa bước

- Sau click chọn biểu tượng người dùng thực thêm đơn vị vào nhóm

Hình 2.1.4.5: Giao diện add thêm đơn vị vào nhóm 2.1.5 Khai báo nhóm người nhận phát hành:

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn menu [Quản trị văn bản]  [Khai báo nhóm người nhận ban hành] (hình 2.1.5.1 đính kèm)

 Bước 2: Người dùng chọn [Thêm nhóm] (hình 2.1.5.2 đính kèm)

Hình 2.1.5.2: Giao diện chọn nút Thêm nhóm  Bước 3: Nhập tên nhóm, click nút [Thêm mới] (hình 2.1.4.3 đính kèm)

Hình 2.1.5.3: Giao diện minh họa bước  Bước 4: Sau thêm thành cơng, người dùng có thể:

- Sửa tên nhóm cách click nút (hình 2.1.5.4)

- Xóa nhóm cách click nút (hình 2.1.5.4)

- Add thêm đơn vị vào nhóm cách click biểu tượng (hình 2.1.5.4)

Hình 2.1.5.4: Giao diện minh họa bước

- Sau click chọn biểu tượng người dùng thực thêm đơn vị vào nhóm

Hình 2.1.5.5: Giao diện add cá nhân vào nhóm nhận ban hành 2.2 Quản lý văn đến:

2.2.1 Văn vào sổ:

Hình 2.2.1.1: Giao diện trang chủ truy cập Văn vào sổ

 Bước 2: Tìm kiếm văn dựa vào Trích yếu / số ký hiệu / ngày ban hành / ngày soạn thảo / trạng thái / loại văn (hình 2.2.1.2 đính kèm)

Hình 2.2.1.2: Giao diện tìm kiếm nhanh văn

Hình 2.2.1.3: Giao diện chọn trích yếu văn

 Bước 4: Tại giao diện “thông tin văn đến” người dùng xử lý tùy chọn sau: (hình 2.2.1.3 đính kèm)

1/ Xem kiểm tra thơng gồm: Trích yếu, Số ký hiệu, Đơn vị ban hành, Ngày văn bản, Loại công văn,……và thông liên quan đến văn

2/ Xem văn cách click nút [Xem]

3/ Chọn sổ cần lưu; chọn lãnh đạo nhận văn sau vào sổ cách click nút

[Vào sổ], ý nút Vào sổ hiển thị cho người dùng chọn chữ ký số văn hợp lệ

4/ Trả lại văn cho đơn vị ban hành cách click nút [Trả lại]

5/ Lưu nháp văn đến cách click nút [Lưu]

6/ Lưu vào kho hồ sơ cá nhân cách click nút [Lưu vào hồ sơ]

7/ Đánh dấu văn vào kho văn đánh dấu cách click nút [Đánh dấu]

Hình 2.2.1.4: Giao diện thơng tin văn đến

 Bước 5: Người dùng xem log xử lý văn (lịch sử xử lý văn bản) cách

chọn tab [Tổng hợp ý kiến xử lý] (hình 2.2.1.5 đính kèm)

Hình 2.2.1.5: Giao diện xem log xử lý văn

 Bước 6: Người dùng chuyển văn cho phòng ban/cá nhân nội cách

chọn tab [Thơng tin nhận], sau click chọn phịng ban/cá nhân (hình 2.2.1.6 đính

Hình 2.2.1.6: Giao diện chuyển văn đến cho phịng ban/cá nhân (nếu có)

 Bước 7: Người dùng xem tiến trình xử lý văn cách click nút [Sơ đồ luồng văn bản] (hình 2.2.1.7 đính kèm)

Hình 2.2.1.7: Tiến trình xử lý văn đến 2.2.2 Dự thảo:

Trường hợp văn thư nhận văn đến giấy mail người dùng tạo văn

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn [Tạo văn bản]  [Văn đến]

(hình 2.2.2.1 đính kèm)

Hình 2.2.2.1: Giao diện trang chủ chọn menu tạo văn đến

 Bước 2: Sau chọn tạo [Văn đến] giao diện nhập thông tin văn mở

ra, người dùng nhập tất thông tin liên quan đến văn xong click nút [Lưu] (hình

Hình 2.2.2.2: Giao diện nhập thông tin văn đến

 Bước 3: Tại hình trang chủ người dùng chọn menu [Quản lý văn đến]  [Dự thảo] (hình 2.2.2.3 đính kèm)

Hình 2.2.2.3: Giao diện truy cập văn đến Dự thảo

2.2.3 Chờ xử lý:

Văn đến chờ xử lý văn bị trả tất văn vào kho “Chờ xử

lý”

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn [Quản lý văn đến]  [Chờ xử lý] (hình 2.2.3.1 đính kèm)

Hình 2.2.3.1: Giao diện truy cập menu Chờ xử lý

 Bước 2: Chọn trích yếu văn bản, sau thao tác tương tự Văn vào sổ

2.2.4 Đã xử lý:

Là văn vào sổ chuyển cho Lãnh đạo, tất văn lưu vào kho Đã xử lý

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn [Quản lý văn đến]  [Đã xử

Hình 2.2.4.1: Giao diện truy cập văn Đã xử lý

 Bước 2: Tại giao diện danh sách văn bản, người dùng đánh dấu văn có giấy kèm theo, chọn văn vào kho Văn đánh dấu (hình 2.2.4.2 đính kèm)

Hình 2.2.4.2: Giao diện minh họa bước

 Bước 3: Click chọn trích yếu văn bản, giao diện người dùng có thể:

1/ Lấy lại văn cách click nút [Lấy lại]

3/ Xử lý lại văn cách click nút [Xử lý]

4/ Xem log lịch sử văn cách click nút [Xem] trên thông tin văn

5/ Lưu vào kho hồ sơ cá nhân cách click nút [Lưu vào hồ sơ]

6/ Tạo việc, giao nhiệm vụ cách click nút [Tạo việc]

7/ Xóa văn cách click nút [Xóa]

8/ Chọn văn vào kho văn đánh dấu cách click nút [Đánh dấu]

9/ Để xem nội dung văn bản, người dùng click nút [Xem] trên file văn

Hình 2.2.4.3: Giao diện minh họa bước

2.3 Quản lý văn đi: 2.3.1 Dự thảo:

Hình 2.3.1.1: Giao diện tạo văn

 Bước 2: Tại hình trang chủ người dùng chọn [Quản lý văn đi]  [Dự thảo] (hình 2.3.1.2 đính kèm)

Hình 2.3.1.2: Giao diện truy cập menu dự thảo văn

2.3.2 Chờ xử lý:

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn [Quản lý văn đi]  [Chờ xử

lý] (hình 2.3.2.1 đính kèm)

Hình 2.3.2.1: Giao diện truy cập menu ăn chờ xử lý

 Bước 2: Tìm kiếm nhanh văn dựa vào Trích yếu, Số ký hiệu, Ngày soạn thảo, Ngày ban hành, Loại văn (hình 2.3.2.2 đính kèm)

Hình 2.3.2.2: Giao diện tìm kiếm văn

- Xem nội dung văn cách click nút [Xem]

- Ký đóng dấu lên văn cách click nút [Ký số token]

- Trả lại văn cho người soạn văn sai lý đó, cách click nút

[Trả lại]

- Phát hành văn cách click nút [Tùy chọn khác][Phát hành]

- Xóa văn cách click nút [Tùy chọn khác] [Xóa]

- Chọn văn đưa vào kho đánh dấu cách click nút [Tùy chọn khác] [Đánh

dấu]

- Tạo việc, giao nhiệm vụ cách click nút [Tùy chọn khác] [Tạo việc]

- Lưu vào kho hồ sơ cá nhân cách click nút [Tùy chọn khác] [Lưu vào hồ sơ]

Hình 2.3.2.3: Giao diện minh họa bước

1/ Chọn loại đơn vị (hình 2.3.2.4 đính kèm):

+ Đơn vị cá nhân: phòng ban/cá nhân thuộc nội + Đơn vị liên thông nội bộ:

+ Đơn vị liên thơng ngồi: đơn vị sử dụng chung phần mềm QLVB

+ Đơn vị liên thông qua trục: đơn vị tỉnh sử dụng phần mềm QLVB

+ Đơn vị ngồi: đơn vị ngồi khơng sử dụng chung phần mềm QLVB

Hình 2.3.2.4: Giao diện chọn loại đơn vị

Hình 2.3.2.5: Giao diện chọn tên đơn vị cần phát hành

3/ Người dùng chọn đơn vị nhận theo nhóm cá nhân theo nhóm cách

click nút [Chọn đơn vị nhận theo nhóm], [Chọn người nhận theo nhóm] (hình 2.3.2.6

Hình 2.3.2.6: Giao diện chọn đơn vị nhận theo nhóm, cá nhân theo nhóm

 Sau thực xong thao tác bước người dùng click chọn [Phát hành] để

phát hành văn

 Tab [Tổng hợp ý kiến xử lý], [Thông tin ý kiến], [Sơ đồ luồng văn bản] thao tác

tương tự văn đến

2.3.3 Đã xử lý:

Là văn phát hành chuyển cho Lãnh đạo, tất văn lưu vào kho Đã xử lý

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn [Quản lý văn đi]  [Đã xử

lý] (hình 2.3.3.1 đính kèm)

Hình 2.3.3.1: Giao diện truy cập văn Đã xử lý

 Bước 2: Tại giao diện danh sách văn bản, người dùng chọn “trích yếu văn bản” để thao tác, giao diện người dùng có thể: (hình 2.3.3.2 đính kèm)

- 1/ Lấy lại văn cách click nút [Lấy lại]

- 3/ Xem log lịch sử văn cách click nút [Xem] trên thông tin văn

- 4/ Lưu vào kho hồ sơ cá nhân cách click nút [Lưu vào hồ sơ]

- 5/ Tạo việc, giao nhiệm vụ cách click nút [Tạo việc]

- 6/ Xóa văn cách click nút [Xóa]

- 7/ Chọn văn vào kho văn đánh dấu cách click nút [Đánh dấu]

- 8/ Để xem nội dung văn bản, người dùng click nút [Xem] trên file văn

Hình 2.3.3.2: Giao diện xử lý văn xử lý 2.3.4 Đã ban hành:

Những văn phát hành xong lưu vào kho Đã ban hành

 Bước 1: Tại hình trang chủ, người dùng click chọn menu [Quản lý văn đi]

Hình 2.3.4.1: Giao diện truy cập menu văn ban hành

 Bước 2: Tìm kiếm nhanh văn tìm kiếm nâng cao tương tự kho văn Chờ xử lý, Dự thảo,…

 Bước 3: Click chọn trích yếu văn để thơng tin văn đi, giao diện người dùng (hình 2.3.4.2):

1/ Xử lý lại văn cách click nút [Xử lý lại]: thao tác xử lý lại tương tự

thao tác văn Chờ xử lý

2/ Xem lịch sử thao tác văn cách click nút [Xem]

3/ Lưu vào kho hồ sơ cá nhân cách click nút [Lưu vào hồ sơ]

4/ Tạo việc, giao nhiệm vụ cách click nút [Tạo việc]

5/ Xóa văn cách click nút [Xóa]

6/ Chọn văn vào kho văn đánh dấu cách click nút [Đánh dấu]

7/ Xem trang thái liên thông văn cách click nút [Trạng thái liên thơng]

Hình 2.3.4.2: Giao diện xem xử lý lại văn ban hành 2.4 Tạo văn đến (scan giấy):

Thao tác tương tự mục 2.2.2 Quản lý văn đến

Trường hợp văn không xử lý văn điện tử khẩn cấp, văn thư scan giấy lên hệ thống phát hành

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng click chọn menu [Tạo văn bản]  [Văn (scan giấy)] (hình 2.5.1 đính kèm)

 Bước 2: Người dùng nhập thơng tin văn gồm (hình 2.5.2 đính kèm):

- Trích yếu (bắt buộc)

- Loại văn (bắt buộc)

- Độ khẩn (bắt buộc)

- Lĩnh vực (bắt buộc)

- Hình thức văn

- Hạn xử lý

- Độ mật

- Sổ văn (bắt buộc)

- Số trang

- Số lượng phát hành

- Ngày ban hành

- Hình thức

- Tải tệp ký số

- Tải tệp khác (phụ lục đính kèm)

Hình 2.5.2: Giao diện scan văn  Bước 3: Chọn đơn vị cần phát hành (tương tự mục 2.3.2)

2.6 Văn đánh dấu:

Hình 2.6.1: Giao diện trang chủ chọn menu Văn đánh dấu

 Bước 2: Tìm kiếm văn dựa vào Trích yếu / số ký hiệu / ngày ban hành / ngày soạn thảo / trạng thái / loại văn (hình 2.6.2 đính kèm)

Hình 2.6.2: Giao diện tìm kiếm văn

 Bước 3: Click chọn trích yếu, giao diện hình 2.6.3 người dùng có thể:

- Tạo việc, giao nhiệm vụ: tương tự chức Văn xử lý

- Bỏ đánh dấu văn bản, cách click nút [Bỏ đánh dấu]

- Xem văn bản, cách click nút [Xem]

Hình 2.6.3: Giao diện xử lý văn đánh dấu

2.7 Tra cứu văn bản:

Tìm kiếm tất văn mà người dùng tham gia trình xử lý văn như: chuyển xử lý theo quy trình, xin ý kiến, chuyển xử lý, chuyển thông báo văn ban hành tới người dùng

Chức tìm kiếm văn bao gồm:

- Tìm kiếm nhanh (thao tác giao diện tại)

Cụ thể:

+ Tìm kiếm nhanh: Tìm kiếm văn theo tiêu chí như: Trích yếu, Cơ quan ban hành, Hình thức văn bản, Độ khẩn, Hạn xử lý, Trạng thái văn (hình 2.7.1 đính kèm)

Hình 2.7.1: Giao diện tìm kiếm nhanh

3 Phân hệ giao việc, giao nhiệm vụ:

3.1 Giao việc, giao nhiệm vụ trực tiếp không qua văn bản:

 Bước 1: Màn hình trang chủ, người dùng chọn menu [Quản lý công việc][Giao việc] (hình 3.1.1 đình kèm)

Hình 3.1.1: Giao diện trang chủ chọn menu Giao việc, giao nhiệm vụ

 Bước 2: Giao diện “Thông tin công việc” mở lên, người dùng nhập thông tin giao nhiệm vụ, sau: (hình 3.1.2 đính kèm)

+ Tên công việc (bắt buộc) + Nội dung công việc (bắt buộc) + Ngày hết hạn (bắt buộc)

+ File đính kèm: người dùng đính kèm thêm file bổ sung, cách click nút [Tải tệp lên]

Hình 3.1.2: Giao diện thơng tin công việc

+ Nhắc việc định kỳ: click vào nút [Nhắc việc định kì] hiển thị hình cho phép

người dùng lựa chọn thơng tin sau: (hình 3.1.3 đính kèm) ▪ Hình thức nhắc việc: email , SMS, notification

▪ Giờ nhắc: nhắc theo

▪ Theo ngày tuần: nhắc theo ngày tuần ▪ Theo ngày tháng: nhắc theo ngày tháng

▪ Theo tháng năm: nhắc theo tháng lựa chọn ngày tháng để nhắc

Hình 3.1.3: Giao diện nhắc việc định kì

+ Phân cơng thực hiện: người dùng click chọn đơn vị xử lý chính, phối hợp, theo dõi;

Hình 3.1.4: Giao diện phân công thực

3.2 Công việc/nhiệm vụ cần xử lý:

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng vào menu [Quản lý cơng việc][Cơng việc cần xử lý] (hình 3.2.1 đình kèm)

Hình 3.2.1: Giao diện trang chủ chọn menu Công việc cần xử lý

Tại giao diện người dùng tìm kiếm cơng việc/nhiệm vụ dựa vào tùy chọn (Tên công việc, Trạng thái công việc, Lãnh đạo giao việc, Vai trị xử lý cơng việc, Ngày bắt đầu, Ngày hết hạn, Loại cơng việc), hình 3.2.2 đính kèm

Hình 3.2.2: Giao diện tìm kiếm cơng việc cần xử lý

 Bước 3: Trên danh sách công việc, người dùng chọn Tên công việc để xem chi tiết

công việc; chọn dấu cộng cột thao tác để thêm cơng việc (hình3.2.3 đính kèm)

Hình 3.2.3: Danh sách cơng việc cần xử lý

Hình 3.2.4: Thơng tin chi tiết công việc cần xử lý

 Bước 4: Chọn tab [Đơn vị/cá nhân thực hiện], giao diện người dùng có thể:

- Xem tiến độ xử lý công việc, cách click nút [Xem tiến trình xử lý](hình

3.2.5 đính kèm)

- Cập nhật tiến độ công việc cách: chọn [Tình trạng thực hiện] click nút

[Cập nhật tình trạng](hình 3.2.5 đính kèm)

- Xin gia hạn công việc thêm thời gian cách click chọn biểu tượng [Quyển

lịch], giao diện gia hạn công việc mở ra, người dùng nhập: lý xin gia hạn,

thời hạn cơng việc, file đính kèm; sau click nút [Lưu] (hình 3.2.6 đính kèm).

- Người dùng Tạo cơng việc con Trao đổi thông tin giao diện

chức

Hình 3.2.6: Giao diện xin gia hạn công việc

3.3 Công việc/nhiệm vụ giao:

 Bước 1: Tại hình trang chủ người dùng chọn menu [Quản lý cơng việc]  [Cơng việc đã giao] (hình 3.3.1 đính kèm)

Hình 3.3.1: Giao diện trang chủ chọn menu Công việc giao

 Bước 2: Sau chọn menu “Công việc giao” mở cửa sổ gồm danh sách công việc giao tính tìm kiếm hỗ trợ người dùng

Tại giao diện người dùng tìm kiếm cơng việc/nhiệm vụ giao dựa vào tùy chọn (Tên công việc, Trạng thái công việc, Lãnh đạo giao việc, Ngày giao việc,

Ngày hết hạn, Đơn vị giao nhiệm vụ, Cá nhân giao nhiệm vụ), hình 3.3.2 đính

Hình 3.3.2: Giao diện tìm kiếm cơng việc giao

 Bước 3: Trên danh sách công việc giao, người dùng chọn Tên công việc để xem chi

tiết công việc; chọn dấu X cột “Xóa” để xóa cơng việc (hình3.3.3 đính kèm)

Hình 3.3.3: Danh sách cơng việc giao

- Giao diện thông tin chi tiết công việc giao mở ra, giao diện người

dùng cập nhật, bổ sung nội dung công việc như: tên công việc, nội dung công việc, bổ sung thêm file đính kèm, văn liên quan, mức độ công việc,

ngày hết hạn Sau cập nhật nội dung xong click nút [Lưu thông tin] (hình

Hình 3.3.4: Thơng tin chi tiết công việc giao

 Bước 4: Tại giao diện Thông tin công việc, người dùng chọn tab Đơn vị/cá nhân thực thực thao tác sau: (hình 3.3.5 đính kèm)

- Xem tiến độ xử lý công việc cách click nút [Xem tiến trình xử lý].

- Cập nhật tình trạng xử lý cơng việc, cách chọn [Tình trạng thực hiện] xong click nút [Cập nhật tình trạng], nhập “lý thay đổi” xong nhấn nút [Lưu]

- Thêm người xử lý cách nhấn nút [Thêm người xử lý], chọn đơn vị cần bổ sung xong click nút [Cập nhật]

- Đôn đốc công việc cách click biểu tượng dấu chấm than: nhập “Tiêu chi đôn đốc”, “Thời hạn công việc” xong nhấn nút [Lưu]

- Xóa cơng việc cách click biểu tượng dấu X