nhóm 7 phân loại và cách thức soạn thảo văn bản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BÀI TẬP NHĨM – 59QTKD2 MƠN: QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG CHỦ ĐỀ: PHÂN LOẠI VÀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO VĂN BẢN DANH SÁCH NHĨM Khánh Hịa, ngày 15 tháng 11 năm 2020 MỤC LỤC CHƯƠNG PHÂN LOẠI VÀ CÁCH SOẠN THẢO VĂN BẢN A TRẢ LỜI CÂU HỎI Câu 1: Văn gì? Văn phương tiện ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu hay ngôn ngữ định Câu 2: Thế văn quy phạm pháp luật, văn cá biệt văn hành thơng thường? - Văn quy phạm pháp luật: Theo Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, họp ký thứ thông qua ngày 22 tháng 06 năm 2015, theo điều 2: “Văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật này.Văn có chứa quy phạm pháp luật ban hành không thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật khơng phải văn quy phạm pháp luật.” Ví dụ: Nghị 158/NQ-CP năm 2020 giao kế hoạch đầu tư trung hạn vốn ngân sách trung ương giai đoạn 2016-2020 cho Ngân hàng Phát trienr Việt Nam Chính phủ ban hành CHÍNH PHỦ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Số: 158/NQ-CP Hà Nội, ngày 22 tháng 10 năm 2020 NGHỊ QUYẾT Về việc giao kế hoạch đầu tư công trung hạn vốn ngân sách trung ương giai đoạn 2016 - 2020 cho Ngân hàng Phát triển Việt Nam CHÍNH PHỦ Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng năm 2015; Căn Nghị định số 138/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 10 năm 2016 Chính phủ ban hành Quy chế làm việc Chính phủ; Xét đề nghị Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư văn số 6666/BKHĐT-TCTT ngày 07 tháng 10 năm 2020; Trên sở kết biểu Thành viên Chính phủ, QUYẾT NGHỊ: Điều Thông qua nội dung Tờ trình Chính phủ việc giao kế hoạch đầu tư công trung hạn vốn ngân sách trung ương giai đoạn 2016 - 2020 cho Ngân hàng Phát triển Việt Nam đề nghị Bộ Kế hoạch Đầu tư văn số 6666/BKHĐT-TCTT ngày 07 tháng 10 năm 2020 Trên sở ý kiến Thành viên Chính phủ, giao Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư thừa ủy quyền Thủ tướng Chính phủ, thay mặt Chính phủ ký Tờ trình báo cáo Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Quốc hội việc giao kế hoạch đầu tư công trung hạn vốn ngân sách trung ương giai đoạn 2016 - 2020 cho Ngân hàng Phát triển Việt Nam theo quy định Các Bộ: Kế hoạch Đầu tư, Tài chịu trách nhiệm thơng tin, số liệu báo cáo, bảo đảm chặt chẽ, quy định pháp luật Điều Nghị có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành Điều Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư, Thủ trưởng quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - TTgCP, TVCP; - Bộ Tài chính; - Ngân hàng PTVN; - VPCP: BTCN, PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, Vụ: TH, TKBT; - Lưu: Văn thư, KTTH (3b) - TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Xuân Phúc Văn cá biệt Văn hành cá biệt thể định quản lý quan quản lý hành nhà nước có thẩm quyền sở quy định chung, định quy phạm quan nhà nước cấp quy định quy phạm quan nhằm giải cơng việc cụ thể Ví dụ: Chỉ thị 1671/CT-TTCP Thanh tra Chính phủ việc phát động phong trào thi đua thực nhiệm vụ tra, giải khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, góp phần thực thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội 05 năm (2016-2020) theo Nghị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII Đảng THANH TRA CHÍNH PHỦ - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT N Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 1671/CT-TTCP Hà Nội, ngày 04 tháng năm 2016 CHỈ THỊ VỀ VIỆC PHÁT ĐỘNG PHONG TRÀO THI ĐUA THỰC HIỆN NHIỆM VỤ THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO, PHÒNG, CHỐNG THAM NHŨNG, GÓP PHẦN THỰC HIỆN THẮNG LỢI NHIỆM VỤ PHÁT TRIỂN KINH TẾ - XÃ HỘI 05 NĂM (2016-2020) THEO NGHỊ QUYẾT ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ XII CỦA ĐẢNG Thực Chỉ thị số 18/CT-TTg ngày 19/5/2016 Thủ tướng Chính phủ việc phát động phong trào thi đua thực thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2016 Kế hoạch 05 năm (2016-2020) theo Nghị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII Đảng, Tổng Thanh tra Chính phủ phát động phong trào thi đua 05 năm (2016-2020) với chủ đề: “Đoàn kết, kỷ cương, trách nhiệm đổi mới” Để đảm bảo thực có hiệu Chỉ thị, góp phần thực thắng lợi nhiệm vụ trị ngành Thanh tra nói chung Thanh tra Chính phủ nói riêng, Tổng Thanh tra Chính phủ yêu cầu Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngành Thanh tra; cục, vụ, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ; Thanh tra bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Tiếp tục quán triệt sâu sắc tư tưởng Hồ Chí Minh thi đua quốc; Chỉ thị số 34-CT/TW ngày 07/4/2016 Bộ Chính trị việc “Tiếp tục đổi công tác thi đua, khen thưởng”; Chỉ thị số 05-CT/TW ngày 15/5/2016 Bộ Chính trị “Về đẩy mạnh học tập làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh”; văn pháp luật Nhà nước thi đua, khen thưởng; nâng cao nhận thức vai trò lãnh đạo cấp ủy Đảng, người đứng đầu quan, đơn vị, ý thức tự giác trách nhiệm cá nhân, tập thể công tác thi đua, khen thưởng, tạo thành cao trào hành động cách mạng, góp phần tích cực thực thắng lợi nhiệm vụ trị quan, đơn vị, ngành Thanh tra Tiếp tục tuyên truyền, phát hiện, bồi dưỡng nhân rộng điển hình tiên tiến, mơ hình mới, nhân tố mới, coi nhiệm vụ trọng tâm cơng tác thi đua, khen thưởng Phải có kế hoạch cụ thể để bồi dưỡng, xây dựng mơ hình mới, nhân tố năm, giai đoạn, thực từ sở thực đồng tốt khâu: phát - bồi dưỡng - tổng kết - nhân điển hình tiên tiến Đề cao trách nhiệm người đứng đầu việc phát hiện, biểu dương, khen thưởng tổ chức, cá nhân đạt thành tích xuất sắc thực nhiệm vụ chuyên môn Xây dựng kế hoạch, phối hợp với quan thông tin đại chúng tăng cường công tác tuyên truyền quan, đơn vị, ngành Báo Thanh tra, Tạp chí Thanh tra, Trung tâm Thơng tin mở chuyên trang, chuyên mục để tuyên truyền tư tưởng thi đua yêu nước Chủ tịch Hồ Chí Minh, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước thi đua, khen thưởng, đăng tải viết tập thể, cá nhân gương điển hình tiên tiến ngành Thanh tra Công tác khen thưởng phải kịp thời, công khai, minh bạch quy định pháp luật Khen thưởng phải lựa chọn tập thể, cá nhân có thành tích tiêu biểu, dẫn đầu phong trào thi đua để biểu dương, tôn vinh, khen thưởng kịp thời Chú trọng khen thưởng công chức, viên chức không giữ chức vụ lãnh đạo, người lao động trực tiếp Tiếp tục hoàn thiện văn pháp luật, quy chế, quy định, hướng dẫn công tác thi đua, khen thưởng; tiếp tục củng cố, nâng cao vai trò trách nhiệm Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngành Thanh tra Thanh tra bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; đảm bảo ổn định để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nâng cao hiệu quản lý nhà nước cơng tác thi đua, khen thưởng Bố trí đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm cơng tác thi đua, khen thưởng có phẩm chất trị, có lực, tinh thần trách nhiệm nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ nâng cao chất lượng công tác tham mưu cho lãnh đạo việc tổ chức phong trào thi đua yêu nước, thực sách, pháp luật thi đua, khen thưởng Tổ chức thực hiện: Vụ Tổ chức Cán bộ, Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngành Thanh tra làm tốt vai trò tham mưu cho Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngành Thanh tra phát động phong trào thi đua theo đợt, theo chuyên đề, hàng năm; xây dựng tiêu chí thi đua, thang điểm thi đua phù hợp; thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, sơ kết, tổng kết, đánh giá hiệu phong trào thi đua yêu nước sở đánh giá kết thực nhiệm vụ trị quan, đơn vị, ngành Thanh tra báo cáo Tổng Thanh tra Chính phủ kết việc thực Chỉ thị này./ Nơi nhận: - Ban Thi đua - Khen thưởng TW; - Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ; - Thủ trưởng cục, vụ, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ; - Chánh Thanh tra bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Cổng thông tin điện tử TTCP; - Lưu: VT, TCCB (TĐKT) - TỔNG THANH TRA Phan Văn Sáu Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường hay văn đạo điều hành bao gồm văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực văn quy phạm pháp luật khác dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép cơng việc quan, tổ chức Ví dụ: Cơng văn 1202/UBDT-TCCB năm 2020 Khen thưởng phong trào thi đua “Cả nước chung tay người nghèo - Khơng để bị bỏ lại phía sau” ỦY BAN DÂN TỘC - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 1202/UBDT-TCCB V/v Khen thưởng phong trào thi đua “Cả nước chung tay người nghèo - Khơng để bị bỏ lại phía sau” Hà Nội, ngày 21 tháng năm 2020 Kính gửi: Văn phịng Chính phủ Phúc đáp Văn số 7547/VPCP-TCCB ngày 11/9/2020 Văn phịng Chính phủ việc Khen thưởng phong trào thi đua “Cả nước chung tay người nghèo Khơng để bị bỏ lại phía sau” Sau nghiên cứu, Ủy ban Dân tộc có ý kiến sau: Ủy ban Dân tộc không đề nghị tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba đợt này, đồng thời đề xuất giới thiệu đơn vị: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đơn vị tiêu biểu để xét tặng Huân chương Lao động hạng Ba Trân trọng./ BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM Nơi nhận: - Như trên; - Các Thứ trưởng, PCN; - Cổng TTĐT UBDT; - Lưu: VT, TCCB (2b) Đỗ Văn Chiến Câu 3: Thể thức văn bản? 1) Khái niệm Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định.( theo mục 1, điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP Công tác văn thư) 2) Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức i) Nơi nhận 3) Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; so Fax Câu 4: Quy chế pháp lý chữ ký, dấu nguyên tắc văn bản? a) Quy chế chữ ký Theo quy định Khoản Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu: “Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai” Như vậy, ký tên vào văn bản, phải dùng bút có mực màu xanh điểm cần lưu ý không dùng loại mực dễ phai Ký thay: Khoản Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định việc ký ban hành văn với quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng nêu: “Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng” Thay mặt: Khoản Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định việc ký ban hành văn với quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể nêu: “Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức, cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách” Ký thừa ủy quyền: Khoản Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền” Ký thừa lệnh: Khoản Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức” b) Quy chế dấu Điều 32 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm a) Bảo quản an toàn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải lập biên c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn d) Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Điều 33 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định 10 Soạn thảo thư từ giao dịch có tính xã hội 4.4 Một số vấn đề chung 4.4.1 Sự đời thư từ: - Thư từ đời loài người có chữ viết Sự giao lưu người với rộng khắp quan hệ thư tín không riêng nước, dân tộc mà hòa nhập vào mẳ, hình thức lẫn phong cách để trở thành cách diễn đạt chung làm cho thông tin trở nên nhanh chóng - Đối với nước ta, theo chủ trương đổi mới, mở rộng đón nhận quan hệ kinh tế, văn hóa với nước ngồi nhu cầu trao đổi thư tín trở nên bách - Muốn viết thư, cần phải hiểu số quy tắc kết cấu thư 4.4.1.1 Quy tắc: Mỗi thư định viết cần suy nghĩ trả lời câu hỏi sau đây: - Những vấn đề cần viết gì? - Những chi tiết quan trọng thư? - Cần thể làm rõ lý lẽ gì? 4.4.1.2 Kết cấu: thư quan trọng, tế nhị, phức tạp, nên xây dựng dàn cụ thể: (1) Phần mở đầu: - Lời chào - Mục đích thư (2) Phần nội dung: - Căn vào mục đích thư để xác định ý cần thể - Tùy theo loại mục đích khác mà xác định ý thư (3) Phần kết thúc: - Lời chúc sức khỏe, hạnh phúc - Lời chào 4.4.2 Cách trình bày thư 4.4.2.1 Chọn giấy - Tránh dùng loại giấy cầu kỳ 45 - Nam giới thường dùng loại giấy trắng chất lượng tốt Nữ giới thường dùng loại giây màu xanh lơ, xám nhạt Khổ giấy: 21 x 27 cm Thư thương mại thường không dùng tờ giấy đôi 4.4.2.2 Chừa lề đánh số trang - Lề chừa vừa phải, tạo khoảng trống thích hợp - Lề hẹp gây ấn tượng không đẹp người đọc 4.4.2.3 Mực viết - Mực đen, xanh tím - Khơng dùng mực đỏ Mực màu xanh lục làm mỏi mệt mắt người đọc - Viết bi dùng trường hợp viết thư cho người thân quen 4.4.3.4 Chữ viết - Rõ ràng, sẽ, dễ đọc 4.4.3.5 Đánh máy - Trong thương mại thường dùng thư tín dạng đánh máy - Trong giao dịch bạn bè thân quen với người thân, dùng thư đánh máy tạo nên vẻ lạnh nhạt, xa cách 4.4.3.6 Để ngày - Ngày tháng để đầu thư (thể lịch sự, trang trọng) - Ngày tháng phải viết cách đầy đủ, không viết tắt 4.4.3.7 Lời mở đầu - Lời mở đầu giống lời kết thúc, chúng có ý nghĩa quan trọng chúng xác định rõ tính chất mối quan hệ giao dịch người nhận thư 4.4.3.8 Địa người nhận thư 4.4.3.9 Địa người gửi thư 4.4.3.10 Tem thư trả lời 4.4.3.11 Thời hạn trả lời 4.4.3 Cách viết số loại thư xã giao 46 4.4.3.1 Thư chúc mừng a) Thư chúc mừng thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho quan cá nhân b) c) - nhận tin vui quan cá nhân Thư chúc mừng cần ngắn gọn, tình cảm Nội dung thư chúc mừng: Nhân danh ai? Chúc mừng (cơ quan, cá nhân nào), gì? Chúc họ thành đạt điều gì? Ví dụ: Thư chúc mừng Thầy giáo ngày Nhà giáo Việt Nam 20-11 Kính thưa Thầy, Thay mặt tất học trò thầy dạy dỗ, chúng em xin chân thành chúc mừng Thầy nhân ngày Nhà giáo Việt Nam 20-11 Chúng em khơng qn hình ảnh thân kính lịng nhân hậu Thầy năm tháng dạy dỗ, dìu dắt chúng em Sự nên người thành đạt chúng em sống hôm dược bắt nguồn từ kiến thức quý báu mà Thầy dày công truyền đạt cho chúng em Chúng em kính chúc Thầy ln mạnh khỏe, hạnh phúc sống đạt nhiều thành tích nghiệp trồng người Trân trọng kính chào Thầy Học trò Thầy 4.4.3.2 Thư chia buồn, phân ưu a) Thư chia buồn thư tỏ niềm tiếc thương, muốn chia sẻ nỗi buồn thực với b) c) - quan cá nhân nhân tin buồn quan cá nhân Thư chia buồn cần ngắn gọn, tình cảm, chân thành Nội dung thư chia buồn bao gồm: Nhân danh ai, chia buồn với nhận tin buồn gì? Biểu cảm nhận tin buồn Mong cho người đó, quan, đơn vị điều gì? Ví dụ: Thư chia buồn tới Ơng Tổng Giám đóc nghe tin bà vợ ơng qua đời Kính gửi: Ơng Tổng Giám đốc Thưa ơng 47 Cho phép thay mặt bạn đồng nghiệp bày tỏ lời chia buồn sâu sắc mát to lớn xảy đến với ông Tất làm việc lâu năm, bên cạnh Ơng nhận thấy bà nhà có đức tính người vợ hiền thấy Nên việc đột ngột bà gây cho anh em chúng tơi xúc động, thương cảm! Tồn thể anh em cơng nhân chúng tơi xin Ơng Tổng Giám đốc nhận nơi lịng chia sẻ thành kính thiết tha Thay mặt tập thể công nhân XN Thành thật chia buồn 4.4.3.3 Thư thăm hỏi a) Thư thăm hỏi thư bày tỏ cảm thông, thương cảm quan, đơn vị, địa phương cá nhân nhận tin quan, đơn vị, địa phương, cá nhân gặp tai nạn thiên tai, hỏa hoạn cố bất ngờ xảy b) Thư thăm hỏi cần ngắn gọn, tình cảm thể hành động thiết thực c) Nội dung thư thăm hỏi: - Biểu cảm (cơ quan, đơn vị, địa phương cá nhân) nhận tin không vui - Lời thăm hỏi chân thành người bị nạn hành động cụ thể giúp người bị nận vượt qua khó khăn, mát, tổn thất nặng nè - Hy vọng bị nạn (cơ quan, đơn vị, địa phương cá nhân) sớm khắc phục khó khăn, trở ngại, đưa sống, sinh hoạt trở lại bình thường Ví dụ: Thư thăm hỏi đồng bào tỉnh Quảng Trị bị ảnh hưởng thiên tai lũ lụt Kính gửi: Ơng chủ tịch tỉnh Quảng Trị Thưa Ơng, Chúng tơi xin gửi tới Ông đồng bào Tỉnh nhà lời hỏi thăm cảm thông sâu sắc nhận tin địa phương nhà bị ảnh hưởng bão lũ thiên tai làm cho đời sống, sinh hoạt đồng bào gặp nhiều khó khăn trở ngại Để góp phần khắc phục hậu lũ lụt thiên tai gây ra, với khả có mình, tơi xin gửi đến đồng bào tỉnh Quảng Trị số tiền 1.000.000.000 đồng để giúp người dân sớm ổn định sống 48 Chúng hy vọng với giúp đỡ nước, với nổ lực đồng bào Tỉnh nhà, định nhanh chống khắc phục hậu thiên tai, sớm đưa sống đồng bào trở lại bình thường Trân trọng kính chào 4.4.3.4 Thư mời dự lễ, tiệc a) Thư mời dự lễ, tiệc thư bày tỏ lòng mong muốn quan, đơn vị, địa phương cá nhân đến dự lễ, tiệc quan, đơn vị tổ chức b) Thư mời dự lễ, tiệc cần ngắn gọn, chân tình c) Nội dung thư mời lễ, tiệc: - Kính mời (cơ quan, đơn vị, địa phương cá nhân nào) đến dự lễ, tiệc gì? - Lễ tiệc tổ chức đâu, vào lúc ngày tháng năm - Mong có mặt (sự diện) ai? Ví dụ: Thư mời khách đến dự lễ kỷ niệm thành lập quan Kính gửi: Thư Ơng, chúng tơi xin trân trọng kính mời Ơng với cộng tới dự lễ kỷ niệm 15 năm thành lập quan Lễ kỷ niệm tổ chức trụ sở quan số đường vào lúc 17 ngày 01/11/2020 Sự diện q Ơng cộng niềm khích lệ lớn chúng tơi Kính chào 4.4.3.5 Thư chối từ dự lễ, tiệc a) Thư từ chối lễ, tiệc thư bày tỏ đáng tiếc nhận lời mời (cơ b) c) - quan, đơn vị, địa phương ai) tới dự lễ, tiệc gì? Thư từ chối cần ngắn gọn, thành thật Nội dung thư từ chối bao gồm: Chân thành cám ơn lời mời Nêu rõ lý tới dự tiệc Lời chúc cho buổi tiệc thành cơng tốt đẹp Ví dụ: Thư từ chối không tới dự tiệc nhân kỷ niệm ngày 49 Kính gửi: Thưa Ơng, Chúng tơi xin chân thành cám ơn Ơng có nhã ý mời đến dự tiệc nhân kỷ niệm ngày Chúng tơi vui mừng có dịp gặp Ơng quý đồng nghiệp Nhưng tiếc thay, nhận lời mời nơi khác ngày Do chúng tơi tiếc phải từ chối thiệp mời quý quan Tuy vậy, hy vọng buổi tiệc chiêu đãi quý quan tổ chức thành công tốt đẹp Ơng khơng qn gửi lời lỏi thăm đến tất bạn bè tới dự tiệc Thành thật cám ơn 4.4.3.6 Thư cảm ơn a) Thư cám ơn thư bày tỏ tôn trọng, quý mến (cơ quan, đơn vị, địa phương cá nhân đó) nhận giúp đỡ, lời khuyên, quà tặng việc gì? b) Thư cám ơn cần ngắn gọn, chân thành phải viết sau nhận c) d) - giúp đỡ, lời khuyên, quà tặng v.v Các trường hợp cần viết thư cám ơn: Cám ơn lịng mến khách Cám ơn q tặng Cám ơn thiện ý, lời khuyên bổ ích Cám ơn giúp đỡ vật chất sức lao động V.v Nội dung thư cám ơn Chân thành cám ơn điều gì? Biểu cảm q, giúp đỡ, lời khuyên quý nhận - Lời chúc hy vọng mối quan hệ tốt đẹp Ví dụ: Thư cám ơn q q Kính gửi: Thưa Ông, Chi cục Bảo vệ Nguồn lợi Thủy sản chúng tơi chân thành cám ơn Ơng quà quý mà Ông, với tư cách người lãnh đạo Công ty Dịch vụ Thủy sản Thành phố, dành cho cán cơng nhân viên Chi cục Món quà quý mà 50 nhận giúp Chi cục nhiều nhiều việc kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm xuất Chúc Ông Giám đốc dồi sức khỏa đạt nhiều thành tích nhiệm vụ Chúng tơi xin gửi lời thăm chúc toàn thể cán công nhân viên quý Công ty sức khỏe hồn thành vượt mức kế hoach Chúng hy vọng mối quan hệ hai quan ngày bền chặt Trân trọng kính chào 4.4.3.7 Thư xin lỗi a) Thư xin lỗi thư bày tỏ đáng tiếc việc khơng làm vừa lịng (cơ quan, đơn vị, địa phương cá nhân đó) xảy b) Thư xin lỗi cần viết khéo léo, thận trọng, lịch sự, chân thành, tỏ đáng tiếc c) - phải viết biết việc xảy Các trường hợp cần viết thư xin lỗi: Do có hành động, cử chỉ, lời nói khơng Chậm trễ việc đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi đáng Làm thất lạc giấy tờ, hồ sơ dương Có nhầm lẫn việc xử lý công việc gây phiền hà dương V.v d) Nội dung thư xin lỗi bao gồm: - Bày tỏ đáng tiếc xảy việc làm cho (cơ quan, đơn vị, địa phương cá nhân đó) khơng hài lịng - Giải thích rõ ngun nhân dẫn đến việc xảy - Hứa không việc đáng tiếc xảy - Mong thông cảm, hiểu biết mối quan hệ ngày phát triển tốt đẹp Ví dụ: Thư nhận thiếu sót gây phiền hà thủ tục hành cho cơng nhân Kính gửi: Ơng Địa Thưa Ơng, 51 Ngun ngày 01/11/2020 Ơng có đến UBND Phường làm hồ sơ mua bán nhà Nhân viên chịu trách nhiệm việc tiếp nhận hồ sơ có sơ sót, nên gây phiền hà, rắc rối Ông Lẽ từ đầu, nhân viên quản lý nhà đất Phường phải bán cho Ông hồ sơ theo mẫu mới, thống toàn Quận từ ngày 01/11/2020, Ơng khơng phải làm lại tồn hồ sơ, bị chậm trễ công việc lại nhiều lần Chúng tiến hành họp nội bộ, rút kinh nghiệm việc nêu xếp lại hồ sợ, tránh việc lẫn lộn mẫu cũ mẫu Vậy UBND Phường cáo lỗi Ông việc đáng tiếc xảy chúng tơi có trách nhiệm giúp Ơng giải sớm nhận hồ sơ Ơng Kính chào ông 4.5 Soạn thảo thư từ giao dịch thương mại 4.5.1 Một số vấn đề chung thư thương mại 4.5.1.1 Cấu trúc - Tiêu đề: tên Công ty, xí nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, telex, số thư Ngày tháng: ghi rõ địa danh, ngày… tháng… năm… Tên địa thư: ghi tên địa người nhận thư đầu thư Lời chào đầu thư: lời chào đầu thư thư thương mại thường là: thưa Ông thưa Bà - Nội dung: phần quan trọng thư Viết câu văn, đoạn văn ngắn giúp ta dễ hiểu dễ đọc - Lời chào kết thúc: giống lời chào mở đầu, có phong tục thể lịch để chấm dứt thư phù hợp hoàn cảnh phải tương xứng với lời chào mở đầu - Ký tên ghi chức vụ: chữ ký tên bút tự bút mực khơng ký dấu đề tên Ký theo trình tự: a) Họ tên; b) Ký tên; c) Ghi chức vụ; 4.5.1.2 Một số quy tắc cần tuân theo viết thư - Rõ ý: làm cho người nhận hiểu thơng tin giải công việc với thông tin 52 - Ngắn gọn, súc tích: thẳng vào vấn đề, nêu bật nét vấn đề định thảo luận - Đúng, xác: thư phải viết xác việc, kiểm tra thật kỹ điểm quan trọng trước phát hành - Hoàn chỉnh: đầy đủ điều kiện cần thiết - Nhất quán: đoạn, ý thư không mâu thuẫn với - Lịch sự, nhã nhặn: hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho bên tham gia Cho nên đạt kết tốt đẹp bầu khơng khí tơn trọng, hiểu biết lẫn Xung đột giải lời lẽ ôn tồn, tế nhị - Thận trọng: không viết điều mà thân nắm khơng chắn 4.5.1.3 Các loại thư thường sử dụng giao dịch hoạt động thương mại - Thư cảm ơn Thư chia vui Thư hỏi thăm Thư hỏi giá phúc đáp Thư báo giá Thư chào giá tình nguyện Thư đặt hàng Thư khiếu nại điều chỉnh Thư yêu cầu toán Thư hỏi thăm tình hình kinh doanh 4.5.2 Cách viết số loại 4.5.2.1 Thư cám ơn - Thư cám ơn thư bày tỏ hân hoan, vui mừng nhớ ơn có may kinh doanh - Các trường hợp cần viết thư cám ơn: - Thư cám ơn khách hàng đơn đặt hàng - Thư viết cho khách hàng đặc biệt lớn công việc làm ăn thường xuyên - Thư cám ơn khách hàng toán khoản tiền lớn sau mua hàng, tạo điều kiện cho Công ty mua nguyên vật liệu, trả lương cho nhân viên, xoay vốn vòng nhanh 53 - Thư cám ơn người cung cấp thơng tin hay giúp việc tạo hội cho hoạt động kinh doanh 4.5.2.2 Thư chia vui - Thư chia vui thư bày tỏ niềm hân hoan, phấn khích thấy bạn a) b) c) d) hàng thân quen đạt nhiều kết mỹ mãn sống riêng tư Các trường hợp viết thư chia vui: Nhân dịp người bạn, người quen biết bổ nhiệm, thăng chức Nhận phần thưởng lớn kỳ thi, hội chợ, triển lãm Mở thêm nhiều sở sản xuất kinh doanh, dịch vụ… Con gia đình thân quen kinh doanh đỗ đạt kỳ thi - tuyển sinh, cưới hỏi, ngày sinh khách hàng quen biết… Yêu cầu: ngắn gọn, văn phong nói chuyện thường, thẳng vào vấn đề Nội dung thư chia vui: Lời chúc mừng nhận tin vui Biểu cảm nhận tin vui Chúc mừng thành đạt tương lai 4.5.2.3 Thư thăm hỏi - Thư thăm hỏi thư biểu quan tâm lo lắng bạn hàng sản xuất, kinh doanh nghe tin họ gặp tai nạ rủi ro, điều không may a) b) a) b) c) d) hoạt động sản xuất kinh doanh sản xuất hàng ngày Các trường hợp viết thư thăm hỏi: Tai nạn rủi ro, Làm ăn thua lỗ, bị lừa đảo… Yêu cầu: ngắn gọn, chân thành, thể cảm thơng sâu sắc Nội dung chính: Sự cảm thơng sâu sắc nhận tin không vui Biểu cảm nhận tin khơng vui Hành động cụ thể giúp đồng nghiệp lúc gặp khó khăn Mong cho họ sớm khắc phục hậu quả, khôi phục hoạt động sản xuất kinh doanh trở lại bình thường 4.5.3.4 Thư hỏi giá phúc đáp - Thư hỏi giá phúc đáp thư người mua muốn biết giá hàng hóa mà cần thư trả lời người bán thư hỏi gia người mua 54 a) b) c) Yêu cầu thư hỏi giá: Viết đơn giản, xác mà cần Cho thông tin tổng quát mẫu hàng, bảng giá, lời chào, bảng ươc tính… Ngồi điều nói, khơng nên viết thêm khác thấy không cần thiết - Một số quy tắc: a) Nên bắt đầu thư câu mà ta muốn hỏi người đọc hiểu ý định ta muốn hỏi vấn đề b) Thư hỏi giá nên ngắn gọn, thẳng vào vấn đề c) Nếu thư hỏi giá ngắn nên dùng thiệp viết lược bỏ lời chào mở đầu lời chào kết thúc d) Người bán hàng nhận thư hỏi khơng có hàng bán, phải viết thư phúc đáp 4.5.3.5 Thư báo giá - Thư báo giá thư nhà sản xuất, thư nhà cung cấp hàng hóa báo cho khách hàng biết giá loại hàng hóa hay dịch vụ mà khách hàng cần - Giá trị pháp lý thư báo giá: Người bán báo giá, sau không bán, người mua khơng có quyền kiện - Thực tế người kinh doanh khơng tự làm uy tín cách bái=o giá a) b) c) d) e) f) loại hàng mà khơng thể cung cấp Nội dung: Lời cảm ơn thư hỏi giá Cho biết chi tiết giá, chiết khấu thể thức tốn Nêu rõ giá gồm Cam kết liên quan đến ngày giao hàng Thời gian hiệu lực thư báo giá Hy vọng thư báo giá chấp nhận 4.5.3.6 Thư chào giá tình nguyện - Thư chào giá tình nguyện thư mà nhà sản xuất, nhà cung cấp tự báo, tự giói thiệu cho khách hàng biết hàng hóa, dịch vụ sản xuất, cung ứng để khách hàng thoải mái lựa chọn, đặt mua - Yêu cầu: thuyết phục người đọc họ cần hàng hóa dịch vụ mà muốn bán, muốn cung ứng khiến cho họ mua hàng hóa - Đặc điểm thư chào giá hiệu quả: 55 a) Tạo quan tâm khách hàng hàng hóa b) Tạo ước muốn mua hàng hóa cung cấp c) Thư phải có sức thuyết phục từ quan tâm ước muốn, khách hàng có hành động cụ thể để mua hàng 4.5.3.7 Thư đặt hàng (thay đổi đơn hàng) - Thư đặt hàng thư khách hàng viết cho nhà sản xuất, nhà cung ứng đặt mua hàng hóa mà yêu cầu - Trường hợp cần viết thư đặt mua hàng: a) Thông thường, người mua người bán thường dùng mẫu đơn đặt hàng mẫu đơn xác nhận đơn đặt hàng in sẵn để thực việc mua bán b) Đối với việc đặt hàng qua điện thoại, sau phải xác nhận lại văn để tránh hiểu lầm - Sự hợp pháp bên việc đặt hàng: (1) Nghĩa vụ người mua: a) Nhận hàng đặt mua phù hợp với quy cách đơn đặt hàng b) Trả tiền giao hàng, trừ có thỏa thuận khác c) Kiểm tra hàng sớm tốt (2) Nghĩa vụ người bán: a) Giao hàng đơn thời hạn b) Đảm bảo hàng không khuyết tật lúc người nhận người mua khơng thể biết - Hình thức thư đặt hàng: a) đơn đặt hàng loại thông thường thường ngắn phải đủ chi tiết b) a) b) c) d) cần thiết liên quan đến hàng hóa điều khoản toán đơn đặt hàng gồn loại, loại nên thành lập bảng kê cho rõ ràng Thư xác nhận đơn đặt hàng Bày tỏ niềm hân hoan nhận đơn hàng Giới thiêu tóm tắt thêm vài lời thuận lợi mặt hàng chọn đặt Lời cam kết quan tâm chu đáo đến hàng hóa đặt Gợi ý quan tâm khách hàng tới mặt hàng khác cung cấp mà e) a) b) c) khách hàng thích thú Hy vọng có thêm đơn hàng khác Thư từ chối đơn đặt hàng: Không thể thỏa mãn với điều kiện người mua Uy tín người mua đáng ngờ vực Hàng hóa khơng có sẵn 4.5.3.8 Thư khiếu nại điều chỉnh 56 - Thư khiếu nại điều chỉnh thư thể phàn nàn, khơng hài lịng hàng a) b) c) d) a) b) hóa đặt không thỏa mãn yêu cầu đặt Các trường hợp viết thư khiếu nại: Gởi hàng sai quy cách Số lượng hàng không thỏa đáng Hàng giao bị hư hỏng chậm trễ Giá cao mức ấn định thỏa thuận Nội dung chính: Khởi đầu thư nêu đáng tiếc phải khiếu nại Nêu ngày tháng đơn đặt hàng, ngày tháng giao hàng tên hàng hóa khiếu c) d) a) nại Nêu lí khiến khơng hài lịng u cầu giải thích Đề nghị biện pháp giải Quy tắc viết thư: Nêu khiếu nại phát điều không hài lịng Sự trì hỗn làm giảm giá trị luận đưa ra, gây khó khăn cho nhà sản xuất tìm nguyên nhân cố b) Nên cho nhà cung cấp giải thỏa đáng vấn đề nêu c) Đừng vội cho nhà cung cấp người đáng trách d) Nêu vấn đề khiếu nại cách lịch sự, cụ thể, yêu cầu nhà cung cấp tìm cách giải - Giải khiếu nại: a) Phải biết khách hàng có lý khiếu nại từ b) Nhà cung cấp có hội giải thích, giải vụ việc trì thiện cảm với khách c) Thư khiếu nại đề nghị nhà cung cấp cải tiến sản phẩm hay dịch a) b) c) vụ Quy tắc tuân theo viết thư trả lời khiếu nại: Phải khách quan cho khách hàng Nếu không giải khiếu nại nên phúc đáp Nếu phát khiếu nại khơng hợp lí nêu rõ điều cách lịch thái độ lịch sự, thân thiện… d) Nếu lỗi thuộc nhà cung cấp nhận lỗi, bày tỏ đáng tiếc giải vấn đề e) Không nên đổ lỗi cho nhân viên nói cho người chủ trì phải chịu tất trách nhiệm 4.5.3.9 Thư yêu cầu toán 57 - Thư yêu cầu toán thư đề nghị khách hàng toán nhữn khoản tiền a) b) c) d) nợ việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Các trường hợp cần viết thư yêu cầu toán: Thanh toán chậm; Lần đầu bị chậm; Trả chậm thành thói quen Khách hàng trả chậm khách hàng có vị trí, có tầm quan trọng định với nhà cung cấp; - u cầu thư tốn: a) Ln tỏ lịch sự, tế nhị; b) Ngay phải áp dụng biện pháp bắt buộc đe dọa tòa cungc nên đưa đáng tiếc; - Nội dung chính: a) Nêu câu hỏi số tiền nợ lại chưa toán b) Nêu thiện chí, chờ đợi nhẫn nại nhà cung cấp vấn đề với trở ngại số tiền nợ chưa toán c) Bày tỏ đáng tiếc phải áp dụng biện pháp bắt buộc để số tiền nợ toán d) Hy vọng khách hàng sớm thu xếp toán nợ nần mối quan hệ làm ăn tiếp tục trì phát triển 4.5.3.10 Thư hỏi thăm tình hình kinh doanh - Thư hỏi thăm tình hình kinh doanh thư nhờ người trung gian cung cấp thông tin cần thiết khách hàng khách hàng muốn ký hợp đồng kinh doanh hưởng tín dụng - Yêu cầu thư hỏi thăm tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính): lời đề nghị phải lịch muốn nắm vững thông tin mà họ trách a) b) c) d) nhiệm phải cung cấp Nội dung chính: Đề nghị cung cấp số thông tin tổng quát khách hàng tương lai Hỏi ý kiến việc chấp thuận cho hưởng tín dụng giới hạn Đảm bảo thơng tin giữ bí mật Bày tỏ sẵn lịng đáp ứng lại có dịp giúp đỡ trường hợp tương tự - Một số điểm lưu ý: a) Phải gửi kèm theo bao thư ghi sẵn địa phúc đáp có dán tem 58 b) Khi nhận dược thư phúc đáp phải gửi thư cảm ơn - Thư trả lời, thư hỏi tình hình kinh doanh: a) Với khách hàng hỏi mà có uy tín việc phúc đáp u cầu khách hàng khơng có vấn đề phải đặt b) Đối với khách hàng hỏi mà uy tín bất hảo, thư phúc đáp yêu cầu phải cẩn thận 4.5.3.11 Quảng cáo - Quảng cáo cách trình bày cho đơng đảo khách hàng có hiểu biết cần thiết hàng hóa dịch vụ nhà kinh doanh phương tiện thông tin đại chúng như: truyền hình, truyền thanh, báo chí, biểu ngữ - Cách quảng cáo: quảng cáo đặn theo chương trình Nếu quảng cáo kiểu đứt đoạn lần hiệu - Các phương tiện quảng cáo: báo địa phương, niên giám điện thoại, phát truyền hình quảng cáo - Một số dịch vụ cần thiết quảng cáo: a) Cách quảng cáo tốt lợi ích khách hàng mua sử dụng hàng hóa nhà cung cấp bán b) Những công việc cần làm quảng cáo: soạn thảo văn bản, minh họa, trình bày , áp dụng phương tiện thông tin truyền thông 59