Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)

Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội (tt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ……/…… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN MINH HUYỀN HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI Chuyên ngành: Thạc sĩ Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Hà Nội - Năm 2017 Công trình hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐẶNG THÀNH LÊ Phản biện 1: Tiến sĩ Nguyễn Thị Hà Học viện Hành quốc gia Phản biện 2: Tiến sĩ Đoàn Thị Hòa Đại học Nội vụ Hà Nội Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận vă Thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp 204 Nhà A, Học viện Hành Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội Thời gian: vào hồi 14 00 ngày 09 tháng năm 2017 Có thể tìm hiểu luận án Thư viện Quốc gia Việt Nam thư viện Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Trong hoạt động quan Hành nhà nước, thực tế cho thấy công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải công việc Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan cần thiết - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng vấn đề (trên sở văn bản, tài liệu kiểm tra, tập hợp ) Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc cách có hệ thống, theo góp phần thực tốt mục tiêu quản lý - Góp phần giữ gìn cứ, chứng quan trọng, thông tin bí mật hoạt động quan Đồng thời công tác quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành quốc gia, thiết lập hệ thống mục tiêu, tiêu chí nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa hành nhà nước bước đại, hoạt động quản lý văn có vai trò: - Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu máy quản lý; nâng cao chất lượng phục vụ đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào trình cải cách thể chế theo hướng phù hợp - Văn vừa coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn nhìn nhận phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực có hiệu cho hoạt động quản lý Vì thế, hoạt động quản lý văn có vai trò công cụ để quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm soát trình hoạt động quản lý nhà nước cung ứng dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ giao Đối với đơn vị quản lý nhà nước lĩnh vực Y tế Sở Y tế Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe tính mạng người dân địa bàn Thủ đô việc quản lý hệ thống văn đi, đến giữ vai trò đặc biệt: - Bảo đảm phục vụ thông tin văn cho hoạt động quản lý nhà nước y tế địa bàn Thành phố Hà Nội; - Giải công việc quản lý nhà nước y tế có chất lượng; giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật; - Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải công việc hàng ngày chuẩn bị nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài; - Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành nhà nước; Việc tổ chức quản lý giải văn đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao suất hiệu hoạt động quan, tổ chức Đây tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, lực, tinh thần trách nhiệm công tác cán bộ, công chức, viên chức việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn Vì thế, cần có nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh vực thực tế thi hành công vụ để hoàn thiện nâng cao hiệu công tác quản lý văn cho quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội Với mục đích nêu trên, tác giả chọn thực luận văn : Hiệu công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Tại Việt Nam, năm gần chủ đề nghiên cứu công tác văn thư nói chung công tác quản lý văn đi, đến nói riêng thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học từ góc độ phạm vi khác Nhiều công trình nghiên cứu công bố, đặc biệt phần lớn công tác quản lý văn đi, đến Trước hết phải kể đến quy định pháp lý Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư[12], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia[13]; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 Chính phủ ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước[64] Ngoài có nhiều giáo trình, tài liệu trường, nhà khoa học, quan viết lĩnh vực này, như: TS Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng(2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP Hồ Chí Minh[4], TS Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn kỹ thuật soạn thảo văn quản lý hành nhà nước, HVHCQG[17] Bên cạnh số công trình nghiên cứu học viên cao học Học viện Hành Quốc gia như: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành trường Đại học Hà Nội Vũ Thị Thanh Hương, khóa 14[6], Soạn thảo ban hành văn quản lý hành nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình học viên Đinh Thị Hoa, khóa 16[3], Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến Văn phòng Chính phủ học viên Tạ Tuyết Nhung khóa 17[14]; đề tài khoa học cấp Bộ năm 2002: Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành môn kỹ thuật xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước theo phương pháp tình PGS TS Lưu Kiếm Thanh[18] Tuy nhiên, văn quy phạm sở pháp lý quy định hoạt động công tác quản lý văn đi, đến; giáo trình , tài liệu chủ yếu nghiên cứu sở lý luận công tác văn thư nói chung, đơn vị cụ thể Sở Y tế Hà Nội thời điểm chưa có công trình hay đề tài đề cập cách chuyên sâu phương diện lý luận thực tiễn vấn đề Nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi, đến Mục đích nhiệm vụ luận văn Mục đích đề tài nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội qua thực tiễn hoạt động Sở Y tế Hà Nội, đề xuất nguyên tắc phương pháp cụ thể để đánh giá nâng cao chất lượng công tác quản lý văn đi, đến; tạo sở pháp lý cho đảm bảo tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu pháp luật, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế bối cảnh cải cách hành công tác quản lý hành Sở Y tế Hà Nội Với mục đích trên, nhiệm vụ luận văn phải giải là: - Nghiên cứu sở lý luận công tác quản lý văn - Nghiên cứu thực trạng hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội - Chỉ kết đạt hạn chế tồn ảnh hưởng đến hiệu công tác quản lý văn đơn vị Sở Y tế Hà Nội - Đưa kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Hiệu công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn đi, đến phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội Phƣơng pháp nghiên cứu luận văn Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp Cụ thể là: từ sở lý luận, vào tình hình thực tế hoạt động quản lý văn tạo Sở Y tế Hà Nội, tổng hợp thông tin, phân tích dựa lý thuyết có sẵn, từ nêu số giải pháp, kiến nghị Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Về lý luận: Luận văn nêu cách khái quát lý luận pháp lý công tác quản lý văn tiêu chí tính hiệu hoạt động Về thực tiễn: Luận văn làm tài liệu tham khảo cho cấp lãnh đạo việc xây dựng quy trình quản lý văn quan quản lý hành nhà nước, đồng thời bổ sung tài liệu cho cán bộ, sinh viên công tác nghiên cứu học tập Kết cấu luận văn: Luận văn gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận pháp lý liên quan đến hiệu công tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi, đến quan Sở Y tế Hà Nội Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến, văn 1.1.1 Khái niệm văn đến Khái niệm văn đến trình bày Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tác giả Hoàng Lê Minh sau: “Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất công” [7] Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan” định nghĩa: “Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến.[19] Các loại văn đến chứa đựng nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà quan nhận văn phải giải Văn đến phong phú thể loại, đa dạng nội dung: luật, pháp lệnh, nghị Quốc hội UBTV Quốc hội, nghị định, nghị Chính phủ, lệnh, định Chủ tịch nước, thông tư Bộ, định (cá biệt), thị (cá biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định Văn đến từ nhiều quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp gửi xuống để đạo, hướng dẫn; loại từ cấp gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất xin ý kiến giải công việc cụ thể; loại quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại đơn thư nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo Là công cụ phương tiện quan trọng đạo, điều hành hoạt động quan, tổ chức, văn đến phải giải triệt để nhằm nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan, tổ chức 1.1.2 Khái niệm văn Khái niệm văn giải thích nhiều tài liệu khác Ta xem văn “tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảođể gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đươn vị mình” Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08-4-2004 quy định: “Văn tất văn quan, tổ chức phát hành”[8] Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn đi”[10] Như vậy, dù có diễn đạt khác hiểu văn tất loại văn quan, tổ chức phát hành Văn phong phú thể loại, đa dạng nội dung Đó văn quy phạm pháp luật như: nghị định Chính phủ, định Thủ tướng Chính phủ, thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, thị, định Uỷ ban nhân dân Đó văn hành như: kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn văn chuyên ngành công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ Văn quan, tổ chức phát hành chuyển giao nội quan, không chuyển phát bên coi văn Ngoài ra, văn văn quan khác gửi đến quan tiến hành lại Sao y chính, lục, trích phục vụ cho trình giải công việc quan, tổ chức 1.1.3 Khái niệm quản lý văn Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Việc quản lý văn khâu công tác văn thư “Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới gọi chung quan, tổ chức)[16] Quản lý văn nhằm mục tiêu phục vụ thông tin công việc “Quản trị hành văn phòng đặc biệt quản trị thông tin nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động quan” (Nghiêm Kỳ Hồng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, (2005)[5] Hành động quản lý văn quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật thực lĩnh vực mình, nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn cho văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng thông tin văn vì: “Trong giới thương mại, công nghiệp quyền nay, thông tin nguồn lực quan trọng có” [1] “Việc tổ chức giải tốt văn góp phần giải công việc nhanh chóng, xác quan tổ chức”.[15] 1.1.4 Phân loại văn hành Việc phân loại văn có vai trò quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn lựa chọn loại văn phù hợp với mục đích sử dụng mình, loại văn khác thường có nội dung, hình thức chức khác Văn phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí tính chất văn , chủ thể ban hành văn bản, chức văn bản, thuộc tính pháp lý văn bản, hình thức văn Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ, hệ thống văn chia thành loại: hệ thống văn quy phạm pháp luật hệ thống văn hành chính.[12] Trong đó, hệ thống văn hành gồm: Các văn hành thông thường văn mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, dùng để thực tác nghiệp hành hoạt động quan quản lý hành nhà nước, tổ chức khác Đây hình thức văn sử dụng phổ biến quan, tổ chức Trong hệ thống văn hành chính, ngoại trừ thị ( cá biệt) thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, văn hành khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại văn Các quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giãi công việc ban hành loại văn phù hợp Hệ thống văn hành bao gồm loại văn cá biệt, văn hành thông thường có tên loại, văn hành thông thường tên loại * Văn cá biệt: - Quyết định (cá biệt) : Là loại văn dùng để quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân giải vấn đề khác hình thức áp dụng văn quy phạm pháp luật Việc áp dụng thực lần cho cá nhân, việc hay vấn đề cụ thể Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành định Thủ trưởng quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng thủ Trưởng quan ngang Bộ, UBND cấp), Thủ trưởng quan hành nghiệp, Thủ trưởng doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp dân doanh - Chỉ thị (cá biệt): Là loại văn dùng để giải công việc mang tính chất cá biệt quan quản lý Nhà nước Chỉ thị (cá biệt) Thủ tướng, Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ ban hành * Văn hành thông thường có tên loại: - Thông cáo: Là văn quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố với Nhân dân định kiện quan trọng đối nội, đối ngoại quốc gia Thông cáo Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành - Thông báo: Là loại văn dùng để thông tin vấn đề hoạt động quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để đối tượng có liên quan biết thực thi - Chương trình: Là loại văn dùng để xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo trình tự định thời gian định - Kế hoạch: Là loại văn dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ - Phương án : Là loại văn nêu dự kiến cách thức, trình tự tiến hành công việc hoàn cảnh, điều kiện định - Đề án: Đề án văn dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực công tác khoảng thời gian định dựa sở đặc điểm, tình hình thực tiễn quan, đơn vị - Báo cáo: Là loại văn dùng để phổ biến tình hình, việc, vụ việc, hoạt động quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị giải pháp đề nghị cấp cho phương hướng xử lý - Biên bản: Là loại văn dùng để ghi lại việc, vụ việc xảy để làm chứng pháp lý Biên sử dụng hoạt động quan, doanh nghiệp hoạt động quan nhà nước với công dân -Tờ trình : Là loại văn dùng để đề xuất với cấp phê chuẩn hay xét duyệt vấn đề có kế hoạch mà cấp tự định - Hợp đồng : Là văn dùng để ghi lại thỏa thuận hai hay nhiều bên văn bản, bên ký với lập quan hệ pháp lý quyền lợi nghiã vụ - Công điện: Là loại văn đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh mệnh lệnh, nội dung công việc đến quan, đơn vị, tổ chức để thực trường hợp khẩn cấp - Giấy chứng nhận: Là văn dùng để xác nhận việc, đối tượng có liên quan đến hoạt động quan, doanh nghiệp - Giấy uỷ nhiệm: Là loại văn dùng để ghi nhận thỏa thuận người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) người ủy nhiệm Theo đó, người ủy nhiệm thực quyền nghĩa vụ thay cho người có quyền ( người đại diện theo pháp luật) - Giấy mời : Là loại văn dành cho quan nhà nước sử dụng cần triệu tập công dân đến trụ sở quan để giải vấn đề liên quan đến yêu cầu khiếu nại công dân (giấy mời quan hành chính) - Giấy giới thiệu: Là loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải nhiệm vụ giao công tác - Giấy nghỉ phép: Là loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép tho Luật lao động để giải công việc cá nhân - Giấy đường: Là loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên công tác để tính phụ cấp đường, giá trị thay cho giấy giới thiệu - Giấy biên nhận hồ sơ: Là loại văn dùng để xác nhận số lượng loại hồ sơ, giấy tờ quan cá nhân khác gửi đến - Phiếu gửi: Là loại văn dùng để gửi tài liệu quan, tổ chức đơn vị, cá nhân đến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Phiếu gửi không thay cho công văn - Phiếu chuyển: Là loại văn dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến phận khác để tiếp tục giải chủ thể chuyển thẩm quyền giải * Văn hành thông thường tên loại: - Công văn (hành chính) Là loại văn dùng làm phương tiện giao dịch hành quan, tổ chức quan, tổ chức với công dân Phạm vi sử dụng công văn rộng, liên quan đến lĩnh vực hoạt động thường xuyên quan, tổ chức 1.2 Hiệu công tác quản lý văn đến, văn 1.2.1 Khái niệm hiệu hiệu công tác quản lý văn Cuốn điển tiếng Pháp Lepetit Lasousse định nghĩa, “hiệu quả” kết đạt việc thực nhiệm vụ định (Từ điển Lepetit Lasousse, Paris, năm 1905)[22] Còn từ điển Bách khoa Tiếng Việt lại định nghĩa, “hiệu quả” kết đạt giống sử dụng thời gian, công sức nguồn lực nhất[8] Trong lĩnh vực ngôn ngữ học, nhà ngôn ngữ học định nghĩa khái niệm hiệu kết yêu cầu việc làm mang lại Trong đó, lĩnh vực quản lý hành chính, nhà quản lý hành lại cho rằng, hiệu mục tiêu chủ yếu khoa học hành chính, so sánh chi phí đầu tư với giá trị đầu ra, tăng đối đa lợi nhuận tối thiểu chi phí, mối tương quan sử dụng nguồn lực tỷ lệ đầu – đầu vào Trong lĩnh vực kinh tế, xác định hiệu thường gắn với hoạt động kinh tế cụ thể thường cho số xác cụ thể Còn hoạt động xã hội nói chung, hiệu thông tin báo chí nói riêng, để tính hiệu đạt khó khăn phức tạp Bởi hoạt động mang tính chất định tính nhiều định lượng Như vậy, thuật ngữ hiệu tương đối phong phú khái niệm, để tối ưu hóa cách hiểu khái niệm này, nên gắn khái niệm với nội dung, bối cảnh cụ thể để phân tích Cụ thể, phạm vi luận văn này, hiểu “hiệu phép so sánh dùng để mối quan hệ kết thực mục tiêu, hoạt động chủ thể chi phí mà chủ thể bỏ để có kết điều kiện định” Theo khái niệm công tác quản lý văn phần khái niệm hiệu đề cập đến phần này, ta hiểu “Hiệu công tác quản lý văn kết thực hành động quản lý văn mang lại” 1.2.2 Tiêu chí đánh giá hiệu công tác quản lý văn đi, văn đến 1.2.2.1 Kinh phí dành cho công tác quản lý văn Kiểm soát kinh phí hoạt động thiết yếu cho đơn vị, quan, tổ chức Hiểu loại chi phí, nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, kiểm soát chi phí, từ tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu hiệu hơn, sau tăng hiệu hoạt động đơn vị Dù cung cấp sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động quan quản lý Nhà nước chuyển hoá dạng khác nguồn lực kinh tế thành dạng khác có giá trị để đáp ứng nhu cầu người dân mục tiêu quản lý xã hội Vấn đề tiêu hao nguồn lực kinh tế ban đầu quan Nhà nước xem chi phí Như vậy, chi phí khoản tiêu hao nguồn lực sử dụng cho mục đích, biểu tiền Để đạt mục tiêu, thực nhiệm vụ, cần chi phí Chi phí thấp, hiệu cao, xét khía cạnh kinh tế Kinh phí dành cho công tác quản lý văn đơn vị Sở Y tế Hà Nội gồm lương, thưởng, chi phí vận hành thiết bị hỗ trợ, chi phí chỉnh sửa, lưu kho tài liệu Đây khoản chi bắt buộc thường xuyên hàng năm 1.2.2.2 Thời gian Thời gian nguồn lực đặc biệt, lưu trữ hay tiết kiệm thời gian để ngày mai mang dùng Mỗi người có lượng thời gian giống ngày Lãng phí thời gian lấy lại Vì thế, để giải khối lượng công việc hay nhiệm vụ cụ thể giao, việc xếp thời gian vô quan trọng Thời gian ít, giải nhiều công việc, hiệu công việc cao Với hoạt động quản lý văn đơn vị Sở Y tế, hiệu thời gian xét lĩnh vực làm thêm hàng ngày, quy định Nhà nước 8h/ngày 5ngày/tuần không thay đổi với thực tế khối lượng văn lớn, việc phải làm thêm hàng ngày Sở thường xuyên 1.2.2.3 Tính hợp lý công việc Khi giải công việc, chi phí thời gian bỏ ra, cần xét đến hợp lý công việc giải xong, tức kết công việc Công việc xem có hiệu khâu trình vận hành bị ảnh hưởng Xét phạm vi công tác xử lý văn đến, hiệu công việc phải xem xét khía cạnh phục vụ hỗ trợ cho công tác đơn vị có liên quan sử dụng phân bố nguồn nhân lực sao, ứng dụng máy móc, công nghệ vào công việc để giảm bớt sức lao động người, nâng cao suất 1.2.2.4 Đảm bảo tuân thủ theo quy trình nguyên tắc quản lý pháp luật quy định Để đánh giá hoạt động quản lý văn có hiệu hay không, tiêu chí trên, cần phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Chúng ta vi phạm quy định để đạt yêu cầu thời gian, chi phí Đây yêu cầu tối quan trọng mà người thực công việc phải tuân thủ 1.2.3 Yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu 1.2.3.1 Chuyên môn nghiệp vụ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu tiên để thực công việc cách có hiệu Đó là: “ Khả vận dụng kiến thức thu nhận lĩnh vực vào công việc thực tế; kết hợp kiến thức chuyên môn kỹ tổ chức thực quy trình làm việc (Tô Tử Hạ, Từ điển Hành chính, Nxb Lao động - Xã hội, 2003, tr 151).[2] Một cử nhân văn thư lưu trữ có đủ kỹ tay nghề để xử lý thao tác thành thục với văn bản, hồ sơ thời gian ngắn mà đảm bảo quy định, an toàn, hiệu 1.2.3.2 Cơ sở vật chất phục vụ, hỗ trợ công việc Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung Sở Y tế Hà Nội Sở Y tế thành phố Hà Nội (sau gọi tắt Sở) quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước y tế, bao gồm: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y, pháp y tâm thần; y dược cổ truyền; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình; sức khỏe sinh sản công tác y tế khác địa bàn thành phố theo quy định pháp luật Sở có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Ủy ban nhân dân Thành phố; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Y tế 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội 2.2.1 Tình hình quản lý văn Sở Y tế từ 2013-2016 Bảng 2.1 Tình hình quản lý văn đi, đến từ 2013-2016 Sở Y tế Hà Nội Văn Văn đến BC, Năm QĐ TTr, CV Tổng số 6730 8739 7537 8016 8137 10384 10182 10288 QĐ 2013 2014 2015 2016 310 557 1547 1422 1097 1088 1098 850 VB Chỉ thị, Luật QĐ 94 113 87 70 1977 2778 3175 3256 Tổng số BC, CV Tổng số Tổng số 14792 15084 15427 115402 16863 17975 18689 18728 25000 28359 28871 29016 Tăng, Ghi giảm 3359 512 145 2.2.2 Tổ chức máy quản lý văn bản- văn thƣ Tổ chức máy quản lý văn sau: - Lãnh đạo Sở: Giám đốc Sở người đứng đầu Sở Y tế, chịu trách nhiệm công tác quản lý văn đi, đến sau: o Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác quản lý văn đi, đến theo quy định pháp luật hành o Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác quản lý văn đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác quản lý văn theo thẩm quyền - Lãnh đạo Văn phòng Sở: Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng quan trực tiếp quản lý, kiểm tra giám sát việc thực công tác quản lý văn Sở Y tế, đơn vị Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác quản lý văn cho đơn vị trực thuộc - Tổ Văn thư: gồm 03 chuyên viên thuộc Văn phòng Sở giao nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng thực công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội Trong đó: • 01 cán giao tiếp nhận, xử lý sơ văn đến, trình ký văn • 01 cán giao nhiệm vụ vào sổ, phát hành, đóng dấu văn • 01 cán giao nhiệm vụ phô tô văn bản, chuyển trả văn cho phòng chuyên môn 2.2.3 Nhân 10 Để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý văn bản, cán làm công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế lựa chọn có trình độ, phẩm chất kỹ công tác quản lý văn bản: Về trình độ chuyên môn: 01 Thạc sỹ Hành công, 01 Cử nhân Hành học, 01 Cử nhân Văn thư lưu trữ Các cán làm công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội nắm vững lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Về kỹ thực hành: không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà có kỹ thực hành Cán làm công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội có kinh nghiệm năm, giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Về phẩm chất: đáp ứng yêu cầu phẩm chất trị lòng trung thành, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình nào, có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ mình,luôn rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên Ngoài ra, cán làm công tác văn thư Sở Y tế Hà Nội đáp ứng yêu cầu khác phải có yêu cầu lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công mà đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu tính bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, độ tin cậy, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tế nhị 2.2.4.Trang thiết bị Trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội trang bị đầy đủ, đại Hệ thống máy vi tính kết nối mạng LAN, Internet, kết nối với Cổng thông tin điện tử Thành phố, cài đặt phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc đại Trang thiết bị dùng cho công tác văn thư Sở Y tế Hà Nội Trang thiết bị dùng cho văn thƣ ĐV (chiếc) - Máy vi tính 03 - Máy in 03 - Máy quét (scanner) 01 - Máy chụp (photocopy) 01 - Máy FAX 01 - Máy huỷ tài liệu 01 2.2.5.Quy trình hiệu công tác quản lý văn đi, đến 2.2.5.1 Quy trình quản lý văn đến a) Tiếp nhận, vào sổ quét văn bản: Sở Y tế quản lý tập trung, thống tất văn đến qua văn thư, vào sổ, lấy số văn (trừ thủ tục hành giải theo chế cửa văn liên quan đến công tác tiếp nhận đơn, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo) - Khi tiếp nhận văn bản, văn thư kiểm tra tiếp nhận văn thuộc thẩm quyền xử lý Sở - Những văn gửi riêng cho cá nhân, phòng ban chuyên môn không bóc phong bì mà chuyển đến cá nhân, phòng ban có tên Những văn đóng dấu "Mật" phải quản lý theo quy định riêng 11 - Các văn đến sau bóc phong bì, văn thư vào sổ công văn đến, quét văn đề xuất phân bổ văn vào Phiếu xử lý văn b) Xử lý sơ bộ: Lãnh đạo Văn phòng ký tắt vào nội dung đề xuất phân bổ, xác nhận duyệt đồng ý trình Giám đốc Sở (hoặc người ủy quyền) phê duyệt Đối với văn khẩn, hỏa tốc văn cần phải giải ngay, văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng để kịp thời trình Giám đốc (hoặc người ủy quyền) xem xét, Giám đốc (hoặc người ủy quyền) công tác khỏi quan phải gọi điện thoại báo cáo c) Xử lý văn bản: Giám đốc Sở (hoặc người ủy quyền) xem xét, phê duyệt chuyển trả văn Văn thư d) Quét ý kiến xử lý chuyển văn cho phòng, ban theo quy định Văn thư thực chuyển văn đến người/phòng ban có trách nhiệm chủ trì giải công việc, phòng ban có trách nhiệm phối hợp văn thư chuyển cho phòng bna qua hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc Đối với văn cần phải phô tô cho nhiều người/phòng ban phiếu xử lý ghi rõ lưu văn thư văn thư có trách nhiệm lưu văn theo quy định Các phòng, ban đơn vị có trách nhiệm cử người ký nhận văn chuyển cho phòng ban văn thư hàng ngày (hoặc có thông báo văn thư), đồng thời thường xuyên kiểm tra phần mềm hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc để kịp thời nhận văn gửi cho phòng ban/đơn vị ngày e) Giải công việc lưu hồ sơ: Các phòng, ban đơn vị nhận ý kiến xử lý văn tiến hành nghiên cứu đề xuất thực theo đạo, lập hồ sơ công việc, lưu hồ sơ, thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật tài liệu 2.2.5.2 Quy trình quản lý văn a) Dự thảo văn hành Các chuyên viên sau dự thảo văn phát hành có trách nhiệm chuyển văn cho trưởng phòng lãnh đạo phụ trách phòng (trừ trường hợp trưởng phòng trực tiếp dự thảo văn bản) xem xét, ký tắt vào phần cuối nội dung văn bản, sau dấu (./.) Nếu văn cần xin ý kiến góp ý phòng, ban có liên quan, phòng soạn thảo có trách nhiệm xin ý kiến, tổng hợp hoàn thiện văn trước đăng ký trình văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn tuân thủ theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trưởng phòng, ban đơn vị giao soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn b) Đăng ký trình văn Phòng soạn thảo văn phải đăng ký trình ký văn sổ đăng ký trình ký phận văn thư chuyển cho văn thư tài liệu có liên quan (nếu có) kèm theo văn trình ký c) Kiểm tra thể thức, trình ký Văn thư tiếp nhận văn trình ký hồ sơ tài liệu liên quan, kiểm tra thể thức văn bản: - Nếu không đạt quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn văn thư trả cho phòng soạn thảo đề nghị chỉnh sửa lại (trường hợp gấp báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng để xin ý kiến đạo xử lý) 12 - Nếu văn đạt quy định thể thức, kỹ thuật trình bày, văn thư ký nhận vào sổ đăng ký trình văn bản, chuyển Chánh Văn phòng ký tắt vào vị trí cuối "Nơi nhận" để xác nhận văn phép phát hành d) Xem xét nội dung, ký duyệt: Lãnh đạo Sở kiểm tra lần cuối ký văn Thời gian xem xét phê duyệt không 02 ngày làm việc Trường hợp cần sửa chữa Lãnh đạo Sở chuyển văn cho Văn thư để chuyển đến phòng soạn thảo để hoàn chỉnh trình ký lại Văn thư phải ghi chép vào sổ đăng ký trình văn phần Ghi đầy đủ ccs trường hợp văn bị trả lại phòng soạn thảo để theo dõi chặt chẽ, không để thất lạc văn e) Phát hành văn Sau nhận lại cặp trình ký từ Lãnh đạo Sở, Văn thư kiểm tra văn ký duyệt Văn thư nhập sổ công văn phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc, nhân bản, đóng dấu phát hành văn bản, không để chậm ngày Những văn có đóng dấu "Khẩn", "Hỏa tốc" phải chuyển sau đăng ký g) Lưu văn đi: Văn thư lưu văn gốc chuyển trả hồ sơ tài liệu kèm theo có ký nhận cho phòng soạn thảo để lưu hồ sơ 2.3.Đánh giá chung 2.3.1.Kết đạt đƣợc 2.3.1.1 Công tác đạo điều hành Sở Y tế ban hành văn đạo triển khai thực công tác văn thư năm 2016 quan Văn phòng Sở đơn vị trực thuộc sau: - Kế hoạch số 86/KH-SYT ngày 12/1/2016 Sở Y tế Hà Nội công tác văn thư, lưu trữ ngành y tế Hà Nội năm 2016; - Kế hoạch số 5326/KH-SYT ngày 12/11/2015 Sở Y tế Hà Nội chỉnh lý tài liệu năm 2016; - Danh mục hồ sơ năm 2016 2.3.1.2 Về công tác tổ chức cán Sở Y tế bố trí 03 công chức làm công tác quản lý văn đi, đến Trong 01 đồng chí có trình độ Cử nhân lưu trữ quản trị văn phòng; 01 đồng chí có trình độ Thạc sỹ quản lý công, 01 đồng chí theo học Cao học hành Phụ trách trực tiếp công tác quản lý văn đi, đến đồng chí Chánh Văn phòng Về bản, đội ngũ công chức làm công tác quản lý văn đi, đến Sở có kỹ nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công việc nhiệm vụ Lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở phân công 2.3.1.3 Công tác quản lý văn đi, đến Bộ phận Văn thư Sở Y tế nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý văn ban hành, đảm bảo nguyên tắc công tác văn thư về: tính tập trung; nhanh chóng, kịp thời; xác; an toàn, bí mật; đảm bảo quy trình - Tập trung: Tất văn đi, đến Sở Y tế quản lý tập trung Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Bộ phận Văn thư nhận văn chịu trách nhiệm phân loại sơ bộ, bóc bì văn gửi đến Sở Y tế, trừ văn mật; bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận không bóc phong bì văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải Nhờ vậy, việc tổ chức quản lý văn đi, đến Sở Y tế đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm 13 - Nhanh chóng, kịp thời: Công tác quản lý văn đi- đến Sở Y tế Hà Nội tiến hành bước đồng nhịp nhàng, nhận- chuyển giao văn - đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao xử lý kịp thời người, phận chịu trách nhiệm giải không để sót việc, chậm việc quy định rõ thời hạn giải dần đơn giản hóa thủ tục giải văn Văn đi, đến ngày đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Bộ phận văn thư Sở Y tế linh hoạt thực nhiệm vụ Khi nhận văn có tính chất quan trọng, khẩn, hỏa tốc, phận văn thư có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến đạo trực tiếp, chuyển cho cá nhân, phòng ban liên quan để giải giúp đảm bảo tiến độ công việc, phận nhận văn xử lý Đặc biệt với đặc thù ngành y tế Hà Nội, thường xuyên có việc bất ngờ xảy ra, đòi hỏi giải kịp thời Văn khẩn hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Bộ phận Văn thư Sở Y tế thường xuyên làm thêm để đảm bảo phát hành văn khẩn Sở Y tế Hà Nội trọng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn giúp việc sửa chữa gửi nhận văn nhanh chóng, kịp thời, đễ theo dõi trình xử lý giải văn quan Thực ứng dụng phần mềm quản lý văn vào công việc, 100% văn – đến scan lưu dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ thống quản lý văn bản, nhờ việc khai thác văn thực thuận lợi, dễ dàng, vài thao tác nhấp chuột tìm nội dung văn cần sử dụng Bên cạnh đó, Sở Y tế triển khai hòm thư điện tử công vụ đến đơn vị ngành gửi thư điện tử đến quan, tổ chức liên quan giúp thuận tiện cho công tác đạo, điều hành, trao đổi công việc ngành, tiết kiệm thời gian tiền bạc công tác gửi nhận văn Bên cạnh đó, công tác đôn đốc nhắc việc đặc biệt trọng Cán làm công tác quản lý văn đến không tiếp nhận chuyển giao văn đến mà thường xuyên rà soát văn gần đến hạn báo cáo, đôn đốc phòng ban chuyên môn trả lời văn kịp thời - Tính xác: Chính xác khâu nghiệp vụ: Nghiệp vụ văn thư thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ cụ thể đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao quản lý văn bản…không xảy sai sót, nhầm lẫn Con dấu sử dụng thực quản lý nghiêm ngặt theo quy định Chính xác đối tượng nhận giải văn giúp cho việc giải văn nhanh chóng, kịp thời, thời hạn Chính xác trình giải văn đảm bảo xác nội dung, thể thức văn Sở Y tế nghiêm túc thực theo quy trình ban hành chuyển nhận văn nhờ văn ban hành đảm bảo thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn đến đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng Về nội dung văn Sở Y tế ban hành đáp ứng yêu cầu giải công việc ngành Thành phố Hà Nội; không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng rõ ràng - Tính an toàn, bí mật: Bí mật yêu cầu quản lý công tác văn thư, biểu tập trung mang tính trị công tác văn thư Trong nội dung văn đến, văn quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Đảng Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu cần thực văn đạo Đảng, Nhà nước bảo vệ bí mật nhà nước, xác định xác độ mật văn bản, lựa chọn cán văn thư biết giữ bí mật, lựa chọn xác đối tượng phổ 14 biến, quản lý giải văn mật; không trao đổi nội dung văn mật đối tượng không liên quan; không mang tài liệu mật nhà nơi đông người; văn mật phải để hòm, tủ có khóa; văn mật đăng ký riêng giao cho người có trách nhiệm quản lý giải quyết, không chuyển giao văn qua mạng, máy fax chưa mã hóa Bộ phận văn thư Văn phòng Sở Y tế bố trí vị trí độc lập, cá nhân không phận không vào tùy tiện phòng văn thư Văn mật tiếp nhận, lưu bảo quản theo chế độ riêng Nhân viên văn thư lựa chọn đào tạo đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn công việc giao Sở Y tế Hà Nội sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn đại, cài đặt đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo bảo mật Các cá nhân giao quản lý tài khoản sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn đặc biệt phận văn thư chịu trách nhiệm giữ bí mật tài khoản, không tiết lộ bên Mỗi tài khoản phân quyền khai thác hệ thống quản lý văn theo chức năng, nhiệm vụ cá nhân giao tài khoản - Đảm bảo quy trình: Sở Y tế Hà Nội ban hành quy trình quản lý văn đến, nghiêm túc thực công tác quản lý văn theo trình tự, thủ tục 2.3.2 Hạn chế Công tác quản lý văn đi- đến Văn phòng Sở Y tế ngày quan tâm, thực tốt Tuy nhiên, hoạt động tồn số mặt hạn chế cần khắc phục - Quá trình chuẩn bị ban hành văn phải làm làm lại nhiều lần không sát với thực tế thiếu sót trình ban hành Tình trạng văn sai thể thức nhiều, số lỗi nhầm nội dung văn (như lỗi tả, đánh máy nhầm tên, số…) - Việc quản lý văn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực tốt, văn nằm rải rác phòng ban chức Khi cần tra tìm nhiều thời gian - Việc quản lý văn chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung Một số thủ tục hành không quản lý sổ văn văn thư mà có sổ riêng phòng chức mở sổ Việc ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tìm kiếm, lưu trữ tài liệu - Thời gian xử lý văn từ lúc tiếp nhận văn phận Văn thư đến phòng chuyên môn từ – 24 ( văn thường quy đến vào chiều thứ 6, đến 72 giờ), vậy, khoảng thời gian tương đối nhiều, ảnh hưởng đến tiến độ giải nội dung xử lý văn - Vẫn xảy tình trạng xử lý hạn văn bản, trả lời văn chậm trễ Tính năm 2015, Sở Y tế có 215 văn trả lời hạn Tình trạng không ảnh hưởng đến công tác thi đua, hình ảnh, uy tín Sở Y tế Hà Nội mà ảnh hưởng đến hoạt động cá nhân, quan, tổ chức liên quan - Việc bố trí văn phòng hợp lý, nhiên chưa thực cách toàn diện chế độ bảo mật tài liệu, nhiều cá nhân vào phòng văn thư tự - Công tác nộp hồ sơ phòng chưa tiến hành cách triệt để thực tế chung hầu hết đơn vị quan Nhà nước Khi văn bản, tài liệu giải xong phòng không tiến hành tiến nộp vào lưu trữ quan Đây vấn đề tồn lớn ngành lưu trữ nói chung Sở Y tế Hà Nội nói riêng - Theo quy định việc đóng dấu văn :"Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn bản" Tuy nhiên, đặc thù công việc, tài 15 liệu, phục lục kèm theo quan trọng lại dày nên Văn thư Sở Y tế khó mà thực theo quy định việc đóng dấu giáp lai văn (có thể 10-20 trang văn bản/1 dấu giáp lai) - Vẫn xảy tình trạng có số văn đến trực tiếp phòng chuyên môn hay lãnh đạo Sở không chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn - Tuy chưa xảy sai sót liên quan đến công tác bảo mật, việc đảm bảo tính bảo mật số lỗ hổng: Việc đưa văn lên hệ thống mạng internet mang lại nhiều hiệu quả, nhiên lại chứa nguy bị hacker ăn cắp thông tin liệu; Do hạn chế kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn mật theo quy định - Khối lượng công việc nhiều, song lại có 03 cán làm công tác văn thư nên phận văn thư thường xuyên phải làm việc hành 2.3.3 Nguyên nhân Nguyên nhân hạn chế nêu do: - Về nhân sự: Khối lượng văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội ngày lớn 100 văn đến, 80 văn đi, số lượng cán làm công tác quản lý văn đi, đến lại có 03 người, có 01 cán đến tuổi nghỉ hưu Điều gây khó khăn không nhỏ cho công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội Muốn hoàn thành hết công việc đòi hỏi phận văn thư phải thường xuyên làm thêm - Việc soạn thảo văn hành thông thường cán bộ, chuyên viên giao giải công việc thực Đó chủ yếu bác sỹ, dược sỹ, không nắm vững quy định thể thức văn dẫn đến việc soạn văn sai thể thức, phải “trình lên, trình xuống” nhiều lần - Việc trang bị phương tiện kỹ thuật công tác quản lý văn hạn chế: + Cấu hình máy tính thấp, chưa cài đặt hệ điều hành windows quyền, phần mềm diệt vỉ rút cung cấp miễn phí không đủ mạnh + Máy scan, máy fax, máy photo coppy sử dụng lâu với tần suất hoạt động thường xuyên nên bị hư hỏng, thủ tục sửa chữa lại rườm rà + Hệ thống mạng internet, đường truyền chậm + Do hạn chế kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn mật theo quy định - Về quy trình quản lý văn việc tuân thủ quy trình: + Theo quy trình quản lý văn tất văn sau Chánh Văn phòng xem xét đề xuất chuyển cho phòng chuyên môn văn thư chuyển vào phòng chờ Giám đốc Sở ký duyệt đợt ngày:10 30 16 30 Để kịp thời gian này, cán văn thư không vào sổ văn văn thường quy đến sau 16 (10-20 văn ngày), văn vào sổ văn vào buổi sáng chuyển vào phòng Giám đốc lúc 10 30 hôm sau, sau chuyển trả lại phòng văn thư vào 13 30, văn thư chuyển cho phòng chuyên môn vào 14 Như vậy, thời gian văn từ tiếp nhận phận văn thư đến chuyển cho phòng chuyên môn đến 24 (hoặc 72 văn đến vào chiều thứ 6), khoảng thời gian nhiều dẫn đến tình trạng chậm trễ việc giải văn đến + Mặc dù theo quy định Quy chế Văn thư lưu trữ Sở Y tế “Tất văn quan phát hành phải quản lý tập trung, thống văn thư quan” , nhiên lịch sử để lại từ nhiều năm trước mà số thủ tục hành Giấy phép hoạt động phòng chuyên môn cấp họ mở sổ tự quản lý phòng chuyên môn + Đặc trưng hoạt động y tế thường xuyên có nhiều cố bất ngờ cần đạo giải dẫn đến rút ngắn, làm tắt quy trình công tác quản lý văn ban hành Lãnh đạo phòng 16 chuyên môn sau duyệt qua nội dung văn cần ban hành báo cáo, trình ký trực tiếp với Ban Giám đốc Sở, bỏ qua số khâu duyệt thể thức, nội dung, không tuân thủ quy trình ban hành văn bản, khiến xảy sai sót nội dung, thể thức ban hành văn Nguyên nhân khác: - Lãnh đạo Sở thường xuyên phải họp, nhiều hôm thời gian để xử lý văn nhận thời gian hành - Việc báo cáo văn nhiều không đóng dấu khẩn có tính chất khẩn, quan trọng phụ thuộc vào lực chủ quan cán văn thư - Tính đặc thù công tác y tế, thường xuyên xảy nhiều việc bất ngờ, cần có đạo ngay, nhiều văn cần xử lý hành - Thực ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn khiến hoạt động phụ thuộc nhiều vào hệ thống mạng, đường truyền nên cần cố hỏng hóc nhỏ hệ thống mạng dẫn đến đình trệ việc tiếp nhận giải công việc TIỂU KẾT Chương nêu rõ thực trạng công tác xử lý văn đi, văn đến Sở Y tế Thành phố Hà Nội tổ chức máy, nhân sự, trang thiết bị phục vụ công việc quuy trình quản lý văn Bên cạnh đó, tác giả giới thiệu khái quát chức năng, nhiệm vụ loại văn mà Sở ban hành theo chức năng, nhiệm vụ Từ tác giả đánh giá kết hạn chế tồn công tác quản lý xử lý văn bản, nguyên nhân hạn chế Đối chiếu với nội dung lý luận nêu chương 1, thực trạng chương sở thực tiễn cho giải pháp nêu chương Luận văn 17 Chƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI 3.1 Quan điểm, mục tiêu 3.1.1.Quan điểm Để công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng công cải cách hành chính, cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trò công tác quản lý văn đi, đến hoạt động quản lý Sở Y tế Hà Nội 3.1.2.Mục tiêu Hướng tới xây dựng Sở Y tế Hà nội trở thành quan quản lý nhà nước đại, theo kịp chủ chương sách cuả Đảng Nhà nước ta Quan trọng phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán lãnh đạo chuyên môn 3.2 Giải pháp Để làm tốt công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội cần phải có nhìn tổng thể toàn diện Các giải pháp nêu nhằm khắc phục tồn tại, đồng thời nâng cao chất lượng công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội 3.2.1 Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thƣ Sở Y tế Hà Nội Trong quan, tổ chức, để thực hiệu nhiệm vụ có tính dài hạn cần phải có phận chuyên trách đảm nhiệm công việc Do đó, để nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội cần tiến hành củng cố, kiện toàn phận Văn thư Sở theo hướng thành lập Tổ văn thư để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyên môn hóa công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội Vấn đề vấn đề người Con người nhân tố đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa định đến chất lượng, hiệu công việc Cùng với việc thành lập Tổ Văn thư bổ sung nhân phụ trách Tổ Văn thư nhiệm vụ vô quan trọng Trước mắt, Văn phòng Sở cần tiến hành rà soát tiêu chuẩn nghiệp vụ cán phụ trách Tổ Văn thư, sở có kế hoạch bố trí tuyển dụng thêm biên chế cán văn thư, tăng cường công tác đào tạo, hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý kỹ nghiệp vụ để cán Văn thư đáp ứng yêu cầu công việc đạt hiệu Việc mạnh dạn đề đạt cán trẻ có trình độ chuyên môn tốt, có lòng yêu nghề, hăng say với công việc, có thời gian gắn bó lâu dài với công tác quản lý văn giữ chức vụ phụ trách Tổ văn thư biện pháp hữu hiệu 3.2.2 Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, bảo vệ bí mật Đổi phương thức nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần sát với thực tế, hướng vào vấn đề thiết thực đặt từ trình thực chức năng, nhiệm vụ giao Nội dung đào tạo, bồi dưỡng phải bảo đảm trang bị đủ kiến thức, kỹ nghiệp vụ, trọng gắn liền lý luận với thực tiễn, cập nhật nội dung Đa dạng hóa loại hình đào tạo phù hợp với đối tượng cán bộ, công chức, viên chức Tiến tới đào tạo, bồi dưỡng dựa sở lực thực thi công việc, phát triển kỹ làm việc, nâng cao hiệu công tác cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng kế hoạch hợp tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn 18 thư, lưu trữ, tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức trao đổi, nghiên cứu, học tập, tiếp thu kinh nghiệm tỉnh nước Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cách khoa học có hệ thống, đảm bảo cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu công việc, bước đào tạo, bồi dưỡng theo chức danh, vị trí việc làm, nâng cao lực thực thi công vụ Đội ngũ giảng viên tham gia đào tạo, bồi dưỡng phải có kiến thức chuyên sâu, giàu kinh nghiệm nghiên cứu thực tiễn, có phương pháp giảng dạy phù hợp đáp ứng yêu cầu, chất lượng đào tạo, bồi dưỡng Hàng năm, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng cán sau đào tạo, bồi dưỡng, tiến hành điều tra khảo sát thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để có hướng xếp, quy hoạch đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Đổi hình thức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh công tác kiểm tra theo chuyên đề, theo lĩnh vực, nội dung định Ví dụ: Lập hồ sơ công việc cán bộ, công chức, viên chức; thu thập hồ sơ quan, tổ chức v v - Nội dung đào tạo, bồi dưỡng: + Kiến thức kỹ quản lý nhà nước nghiệp vụ chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho chức danh cán bộ, công chức, viên chức phụ trách trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ cấp thuộc Thành phố + Đào tạo kỹ sư, thạc sỹ tin học, điện tử… phục vụ cho việc vận hành, quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu chương trình phần mềm ứng dụng công tác quản lý nhà nước Chi cục Văn thư - Lưu trữ điều hành Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố 3.2.3 Tổ chức lớp bồi dƣỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức Công tác quản lý văn đi, đến trách nhiệm tất cán công chức làm việc liên quan đến văn giấy tờ Lực lượng chiếm số lượng lớn Sở Y tế Hà Nội Tuy nhiên, số lượng cán có nhận thức đủ ý nghĩa, vai trò công tác quản lý văn đi, đến trách nhiệm họ việc phối hợp làm việc với phận Văn thư khiêm tốn Do vậy, việc tổ chức lớp bồi dưỡng thường niên nhằm nâng cao nhận thức cho cán ý nghĩa, vai trò, nội dung công tác quản lý văn đi, đến việc làm cần thiết Thông qua giúp họ hiểu biết vai trò công tác quản lý văn đi, đến nói chung việc tuân thủ quy định quy trình quản lý văn bản, nắm yêu cầu thể thức văn bản, để từ họ phối hợp với Bộ phận Văn thư ban hành văn đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, xác nội dung, thể thức 3.2.4 Hoàn thiện quy trình xử lý văn 3.2.4.1 Xây dựng, hoàn thiện văn hướng dẫn công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội Đặt bối cảnh xã hội ngày phát triển, văn đi, đến Sở Y tế ngày nhiều, công tác quản lý văn ngày khẳng định tầm quan trọng quan, tổ chức việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ điều vô quan trọng Cán làm công tác quản lý văn đi, đến phải người nắm vững quy định Nhà nước thực tế công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội, kết hợp dựa kinh nghiệm thân để tham mưu, đề xuất Lãnh đạo Sở nhằm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn công tác văn thư nói chung công tác quản lý văn đi, đến nói riêng Quy chế công tác Văn thư; Quy trình quản lý văn đi, đến Sở Y tế theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 thay cho tiêu chuẩn ISO 9001-2008 Hệ thống 19 văn sở để hoạt động quản lý văn đi, đến Sở Y tế thực thống hiệu 3.2.4.2 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác quản lý văn đi, đến Kiểm tra, đánh giá khâu then chốt giúp quan, tổ chức nắm tình hình thực quy định nhà nước ngành, lĩnh vực định Kiểm tra, đánh giá bước cuối quy trình công việc xem xét thời gian hoàn thành định Để thực việc kiểm tra, đánh giá tiến hành nhiều hình thức kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn Sở Y tế cần tiến hành kiểm tra, đánh giá việc nghiệp vụ quản lý văn đi, đến cán Văn thư cán chuyên môn phòng ban Thông qua việc tiến hành kiểm tra, đánh giá, Văn phòng Sở Y tế rút học kinh nghiệm để thực công tác tốt Biểu dương, khen thưởng kịp thời cán thực tốt công việc; nhắc nhở, phê bình, chí đưa vào tiêu chí xét thi đua cá nhân vi phạm Đây động lực thúc đẩy cá nhân, phòng ban có trách nhiệm nghiêm túc công tác chuyên môn nghiệp vụ phối hợp với phận Văn thư bước đưa công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội vào nề nếp 3.2.4.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn đi, đến Chúng ta biết khả tin học mang lại cho công tác quản lý văn đi, đến lớn Trong việc hoàn thiện công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội phục vụ cho công cải cách hành chính, thiết nghĩ cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác thực phát huy vai trò Việc thực nội dung cụ thể công tác quản lý văn gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại theo yêu cầu đại hoá công tác văn thư – lưu trữ trở thành tiền đề cho công tác quản lý hoạt động chung quan Sở Y tế Hà Nội nhằm nâng cao chất lượng hệ thống thông tin quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia 3.2.5 Đầu tƣ, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ Để công tác quản lý văn đi, đến thực có hiệu quả, có tiền đề vững để phát triển, bên cạnh giải pháp người, cần phải đặt giải pháp sở vật chất cho đồng Lãnh đạo Sở Y tế cần ủng hộ việc đầu tư kinh phí để thực công tác quản lý văn đi, đến Văn phòng Sở cần có đầu tư nâng cấp trang thiết bị văn phòng máy vi tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photo coppy…, cải thiện tốc độ đường truyền internet, nâng cấp phần mềm quản lý văn sử dụng… Để lập dự toán kinh phí, cán văn thư cần tham mưu cho lãnh đạo dựa sở pháp lý, văn quy phạm pháp luật, thực trạng nhu cầu trang thiết bị công tác quản lý văn đi, đến Khi có cung cấp đầy đủ sở vật chất, kinh phí tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý văn đi, đến thực cách tốt Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí giải pháp định đến hiệu công tác quản lý văn đi, đến đánh giá quan trọng, có vai trò hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý văn đi, đến đạt kết cao 3.3 Kiến nghị 3.3.1 Bộ Nội vụ - Ban hành văn quy phạm pháp luật thống hoạt động văn thư đơn vị cấp Sở cách thống toàn quốc, phù hợp với đặc thù hoạt động đơn vị nói chung Sở Y tế nói 20 riêng - Hướng dẫn kiểm tra, đạo, chịu trách nhiệm thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư sở địa phương - Quy định lại định biên cho đội ngũ văn thư quan cấp sở địa phương cho phù hợp với khối lượng công việc - Tổ chức thống lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư phạm vi nước - Đề xuất sách, phụ cấp tiền lương trình Chính phủ cho đội ngũ văn thư sở địa phương nói chung sở y tế Hà Nội nói riêng - Hướng dẫn, kiểm tra quan nhà nước thực quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ; - Thống quản lý thống kê văn thư, lưu trữ phạm vi nước Lưu trữ thông tin số quan nhà nước Hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành văn điện tử triển khai Thống với UBND tỉnh, thành phố nước triển khai sử dụng chung hệ thống quản lý văn 3.3.2 UBND Thành phố Hà Nội 3.3.2.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường, tổ chức tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn quy phạm pháp luật ban hành công tác văn thư, lưu trữ Bố trí kinh phí để tổ chức đào tạo, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho toàn thể công thức, viên chức từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã 3.3.2.1.Tổ chức máy, nhân làm công tác văn thư, lưu trữ Kiện toàn tổ chức, nhân Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Yêu cầu quan, tổ chức bố trí nhân tổng số biên chế giao đủ tiêu chuẩn để thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ Thông tư số 14/2014/TT-BNV quy định chức danh, mã số ngạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành văn thư 3.3.2.3 Xây dựng, ban hành văn quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Quán triệt, hướng dẫn quan, tổ chức ban hành mới, rà soát văn ban hành không phù hợp để sửa đổi, bổ sung thay như: Xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy định tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan 3.3.2.4 Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Thành phố Hà Nội cần phối hợp với Sở Y tế thực rà soát, kiện toàn chấn chỉnh lại tình hình thực hiên công tác văn thư, lưu trữ đơn vị lĩnh vực sau để nâng cao hiệu hoạt động công việc, thể quan tâm lãnh đạo: - Công tác tổ chức, biên chế; - Ban hành văn đạo công tác văn thư, lưu trữ; - Tình hình thực công tác văn thư; - Tình hình thực hoạt động lưu trữ 21 3.3.2.5 Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ - Triển khai thực văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; văn số 169/HD-CVTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ [2] - Xây dựng sở liệu phục vụ quản lý khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh - Nghiên cứu, đề xuất triển khai thực đề tài nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ - Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho quan, đơn vị: + Cấp thêm hòm thư công vụ cho đơn vị thường xuyên liên lạc: khối phòng y tế quận, huyện, thị xã khối bệnh viện tư nhân(hiện UBNDTP cấp hòm thư công vụ cho đơn vị trực thuộc Sở Y tế, đơn vị bên phải gửi thư qua đường bưu điện tốn mà không kịp thời, thất lạc thư) + Thống triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn đi, đến cho đơn vị ngành trực thuộc Sở Y tế Hà Nội 3.3.2.7 Bố trí kinh phí để thực công tác văn thư, hoạt động lưu trữ Thực theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ.[5] Bố trí kinh phí để tiếp tục giải tài liệu tồn đọng tích đống, bó gói, đồng thời đề giải pháp để chấn chỉnh, chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu chỉnh lý địa bàn tỉnh Tiếp tục triển khai dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh xem xét để đưa dự án vào danh mục ưu tiên vốn Kế hoạch đầu tư công giai đoạn 2016-2020 3.3.3 Sở Y tế - Nâng cao kỷ luật, kỷ cương hoạt động quản lý xử lý văn đi, đến Rà soát lại quy định, quy chế công tác quản lý văn đi, đến, sở ban hành văn hướng dẫn thực quy định công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội, đồng thời tổ chức phổ biến quy định cho toàn cán công chức làm việc Sở Y tế Hà Nội hiểu thực theo quy định - Bố trí cải tạo sửa chữa phòng văn thư độc lập, hạn chế vào cá nhân khác - Tập trung đạo liệt việc lập hồ sơ công việc cán bộ, công chức Chấm dứt tình trạng không lập hồ sơ có biện pháp, giải pháp hành bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan (đưa vào quy chế làm việc, có chế tài thưởng phạt; bình xét thi đua cuối năm…).[1] - Nên bắt đầu học tập, nghiên cứu triển khai ứng dụng quản lý văn đi, đến hoàn toàn môi trường mạng theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 22 TIỂU KẾT Dựa vào sở lý luận chương thực trạng công tác quản lý văn đi, văn đến chương 2, tác giả nêu số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý văn đi, văn đến Sở Y tế Hà Nội dựa sở quan điểm, mục tiêu mà tác giả đề cập Các nhóm giải pháp bao gồm giải pháp tổ chức máy, nhân sự, tay nghề chuyên môn, quy trình xử lý văn hệ thống trạng thiết bị phục vụ, hỗ trợ Từ tác giả nêu số kiến nghị bao gồm kiến nghị công tác quản lý chuyên môn chung Bộ Nội vụ, công tác quản lý Nhà nước địa Thủ đô Hà Nội kiến nghị nhằm thực giải pháp thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc thù Sở Y tế Hà Nội Các giải pháp hướng đến cải thiện chất lượng đội ngũ nhân kiện toàn tổ chức máy, nâng cao chất lượng sở vật chất phục vụ cho công việc 23 KẾT LUẬN Nâng cao hiệu công tác quản lý văn vấn đề cần thiết quan Sở Y tế Hà Nội nói riêng quan quản lý hành nhà nước nói chung Thực tốt công tác quản lý văn góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu đạo, điều hành cung cấp thông tin kịp thời, xác cho quan, tổ chức, cá nhân, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng Thủ đô Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức máy chế hoạt động mối quan hệ so sánh với yêu cầu công việc Luận văn làm rõ nguyên nhân làm cho lực thực thi công vụ đơn vị văn thư Sở thấp, chưa đáp ứng yêu cầu công việc Luận văn đưa quan điểm; giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao lực hoạt động cho hệ thống quản lý xử lý văn Sở Tuy nhiên, vấn đề phức tạp, có tác động sâu sắc tới xã hội, nên việc xây dựng hệ thống giải pháp, nhóm giải pháp nêu với lập luận, lý giải đảm bảo tính khoa học đại, phù hợp với thực tế khách quan việc phức tạp Để hoàn thiện nhiệm vụ này, cần có nghiên cứu tiếp theo./ 24 ... cương hoạt động quản lý xử lý văn đi, đến Rà soát lại quy định, quy chế công tác quản lý văn đi, đến, sở ban hành văn hướng dẫn thực quy định công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội, đồng thời... hiệu công tác quản lý văn đi, đến quan Sở Y tế Hà Nội Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến, văn 1.1.1 Khái niệm văn đến. .. trạng hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Hà Nội - Chỉ kết đạt hạn chế tồn ảnh hưởng đến hiệu công tác quản lý văn đơn vị Sở Y tế Hà Nội - Đưa kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý