KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

Bài giảng KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN K i qu t ung v n ản v v H v ặ Sả ọ v ( s ả (e ) v ả ả v v se) ò sả ì ẩm ủ v q ả ủ m ì ả e ả ẩm ủ q ì ả m ọ ọ m m m m m m ọ v m v m ả ( m ) e v ả ủ ả ả e Soa Nghi v m ọ v ả Theo ngh a h p: v v v m m ủ q s e m ả m v q v m q mv ả ả q m e ẩm q v ả q ì m ả v ì ả q ặ ì ủ q m 1977, trang 25 - v m s v ả ảm ảm q ả v ả q m ì q q ì v ả v v ả ặ v m e ả q m ả q v b Đặc đ ể củ v V ả ì ủ q v ặ ì e v ì ì ( ì v ả q ả q m ủ q q v ; ủ; ủ ủ ủ ủ q ;P ủ ủ ở q ủ; m s q ủ ; q ủ H ; ủ e q q ả q ủ q m ì v ả q s ( s m ) ủ H s v ) q q m ủ ( ủ ms ; ủ Uỷ ả q v s ; ủv ò v m ặ ms v v ủ ; q ủ v - v ; ; Uỷ ủ m ủ ; v ms ả ẩm ặ ) H ủ Uỷ s m v q m ủ ả q m q ì ả ì v ả ả ỷq ả é ” ò ủ mv ả e q ì v ả q v m v ủ v ; dung ủ v m ả q m q ủ v ặ v ả q ả v v ủ mv ẩm q v ả q q m q v ả ì m ặ m m ẩm q q v ủ q ì q v v ch q v q v v ả s v ẩm q q m v q ả m ủ ả q q ì ả v ả s ả v v q v ả ả q ả v ả v v v ; ; sở - q ả v ms - ả m s S m v m v ả v ặ m ả v s s v q ả ẩm q ả ủ s 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ s a đ i, b sung m t s u Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP v công tác văn thư e m PL) ặ e q ì ì s ủ ả v ( VB ( e q v v v ả q ) VB ủ v v ì v v ả q c s ) u c u củ v v ả ả v v ả ả v qu ì s ả q e v ả ủ ặ ì e v ả v v ả s S ủ v v v s ả ả m ởs ò ởv s ả m v ả ọ ả ả v ả ả s s ả - Tính khách quan: ả m ả m q ẩ mv q ì ặ m ả q ả m v s v v ìv v ả ;s ặ ủ v - ởs s q s v H v ả ặ v ì e v ả v ả ả v v ả ả ả v v v ì ; ả VB v mv ặ ả ẩm q ả v v ( q s s q ả s ả ả s ủ s ọ v q ủ m v v é q m ả ;v v ặ ủ m - q v ủ v ì v ả ả v é ả v v s m s m ò v K i qu t ả v ả q v ả v q ả s -G v ìm mv -G CB, CC v v ả q u c u củ qu lý v - v v q ả v ả ả v ; v ủ v ả ; q v ả v ; ủ ả q q ả q ả ả m ẩ ” “ ; s c q ặ v m ả ả ả v ảv e s -G - ả lý v - “ v n ản v Ý g ĩ củ qu q ả ả lý v v VB ả v ả ung quản qu a) q ẩ ” “H ả mv e ”( ả “H ả ả ” m ) ẩ ả ì v s ả m ả m q v m - v v (s v q ả ả q s s “ ọ m v ” ả m ) e v v ủ ì e ặ H s ả q m v q ả s ả P ả v m không q v v q s ả mv ủ ì ủ q ả q v v v s v ả v s v m v ả ả ì v ả ủ v - ả v ả - ả v ả ả ả m ; ; s v s v v q ả ặ lý v q ả q ả m s v s d Nộ du g qu - s ả v em ả q II ủ II KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN K n ng so n t ảo v n ản Quyết đị v Q ả s ủ q - q m CQ q m v q q ủ m ủ ủ ủ ủ q ủ ủ Uỷ m ủ v Uỷ ủ mv H v ẩm q q q ; ủ q q ủ ủ ủ ủ sở; mv q ủv v v v ủ ủ v Uỷ ẩm q ủ; ủ; b ủ m ủ q ủ v q v ủ ủ Uỷ ủ s ủ hà ; ủ ẩ m m m q m ;q q ì m s ; ủ Uỷ ủ v sách, b m ủ m ỷ v v ả q ả v v ọ v s v ả q m ả giải quy t công vi c c th q q v ( mv ặ q q ành q ủ v v e s ởng, kỷ lu s ) q q ng, b nhi m, mi n nhi m (tuy n d ng, thuyên chuy s v q ả m q q v q v n, v m ò v ả ); q ặ q q e s - m ủ v HỦ UẢ ( ) TÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC NAM (2) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số (3) /QĐ- (4) (5) g g 20 QUYẾT ĐỊNH Về (6) THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7) ( ) é ; ủ ., QUYẾT ĐỊNH: Điều ( ) …………………………………… Điều / Nơ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (10) ậ : ( - .; ữ ý d ) - ; ( - - ) A ( ) g v s ủq ả ( )G q ặ q m m ì q s q v v ả q ( )G ( ) q Họ tên ( ) q q m s v m v ủ v ả ( ) G v q ặ q ( )G v ms m v ủ q ( ) q q v v e ả ì ẩm m ọ ) mv ủ ( H e ì ẩm q H ì Uỷ ) ( ) q q m v v ả q v v q s q ủ q m v q q ọ s v ( é m ( ) ì ả v ả v e v ả ả ả ); s (v ì e ặ m v ); e v ( ủq q ả q s ủ ủ - ủ ì - P ủ ủ v ặ )v ủ ì ( e ) m ả (;) v ả () q q Đố (v G m q m q s ọ ả ủ ủ ở v v s ( )G v ả ; ả ả g e q H s ả q ả v S v v m ả v v m q ả q ả P ụ ụ I DẤU “ĐẾN” Mẫu dấu “Đến” 50mm 30mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ĐẾN Ngày: C uyển: ) Hì “ ) v ” ả sẵ ì mm mm ì “ ” Hƣớng dẫn g i ì m ì v nội dung t ông tin dấu “Đến” )S S v s v mv ) v ả S s m m ) v s 0ở ; m ghi G “H ả v ” ; v v ngày s ví v 10 tháng 1, “ ẩ ” v “H ả ả ( ) ) G v ặ ả ( ặ ả thêm 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05 ả v v v hai ”) ả q m ả q ”( ả P ụ ụ II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN m Mẫu sổ S v ) ì v ì v ì v ả ả sẵ ủ s v mm ả ( mm ) ì ……… … ( ) …………… ……… … ( ) ………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN N m: 20 (3) g … ố … g ( )… ( )… ố Quyển số: (6) Ghi chú: ( ) q ( ) ủq ả ( ) q ( ) ặ ( ) m mở s v ( ) v ( ) S ( ) S ả v ủ q v ( v s ủ ); v ); ; v ả s ( v ả q s ; q s ; e ủ s ủ ẩm q v s )P v P v S Ngày ả ả A ( mm ặ Ngày ả m v v Tác S mm) Ký Ghi tháng dung (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hƣớng dẫn đ ng k G e “ G e s G “ ” ” q v ả ặ ọ ủ v G s v ủ v G ả m ủ v v ả v ặ ì ả ms m ủ ; m s v G v ( ả v v ì ả )v v ì G v ả q ủ ) ủ v m ủ v ặ v ả e ủ ẩm q ả ( ả ả v ả ặ ả ặ G m ả s v v ả (v ả s vv ) Sổ đ ng k v n ản mật đến s v ả m ũ ) s v ”( v ( ) ả “ “ v m ”( ) v ả ” “ m ” ( s ả m (“ ả “ ) e m ả s m ” ì ủ P ; ặ “ m ”) ủ v v “ ả v ả m ” ; v s v é ẩm q P ụ ụ III PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Mẫu p iếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độ ập - Tự - H n p ú , ngày…tháng… 20 PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (1) ủ q ủ ( ) v ( ) ủ ả q ( ) Ghi chú: ( ) G ;s ủ v ; m; ả q ) ( ) v ả ( ) ẩm q q v ủ ủ ì q v ( ặ m ủ ả q ( v ả ( ); ả q )v m v ả q ( ) ả q ả q ( ) v v ( ả q ủ v )v v ả ủ v ; P ụ ụ IV SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Mẫu sổ S v ả sẵ mm mm ặ 148mm x 210mm ) ì v ì v v ủ s ả “ ì ọ s s “S v P v e ( m e m Ngày ả ”v ò ả ả mm ì mm) ặ e ( mm mm) s Đơn vị oặ ngƣời Số đến uyển v ủ s ” )P A ì v (1) n ận (2) K n ận Ghi (3) (4) (5) Hƣớng dẫn đ ng k G v v G ì e s ms “ G ả q ả ả v v Sổ ả e ẩm q ủ G ” ặ ủ v v m ( ả s uyển giao v n ản mật đến ả s ả ) ; v q ả m v s ả ( “ v s ”( v ả ( “ s v “S ) m ” ả s ) ả m v e ả v ả m ) m ” v s m (“ ” “ ả ủ P m ” ặ “ m ”) ủ v ả P ụ ụ V SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ S v ả ả sẵ a) ì v mm ì ọ “S v )P v mm) m Số, k Ngày iệu tháng v n v n ản ản (1) (2) ủ s ả v ả ” ả ì e m A ( mm s Tên o i trí mm yếu nội dung v n ản (3) Nơi Đơn vị, Ngƣời n ận ngƣời ký v n n ận ản ản ƣu (5) (6) (4) Số ƣợng ản (7) Ghi (8) Hƣớng dẫn đ ng k G s v ủ v G ả ms ủ v v ả ả ; v v ì G v v m m ả v v ủ v ì ả ả ả s ủ v ặ ả ; s m ì G ủ v G ả q ặ ủ v ả v ặ G G ả s v v ả ả ả Sổ đ ng k v n ản mật s v ả m v v v v ( ) (c ) v ả é s ả s ả ”( m (“ m ” ủ ( m ” ả m ) s v ả “ “ ả “ ) e ả v ủ P ” “ m ” ì ; ặ “ v “ m ” m ”) ủ v v ả ả ; v s ẩm q P ụ ụ VI B VĂN BẢN Mẫu ì v n ản ) Hì ìv v ả sẵ ì mm mm ìở - v v s - v ì ìở v ả ì A v ả ì A ; mm mm m ; mm v ìở v m mm v mm ì A ả ì A ; mm ìở ả v m ) ì (m ì v ) Hƣ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) S q H m H ( ) T: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) EWe s e …… …… …… ( ) (8) ( 1): Tên S …………………………(5) Kín gửi: ………………………… ……………(6) quan, ……………………………… … ………… ( ) v ả ( ) ủ q ( ) S s F ( ) E- ( ) G ( v ( ) G ) We s e ủ s ( ) ( q ( ả q q ủ v v v q ) ì ặ ủ ( ) ) ( v ả ả ) P ụ ụ VII SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ S v v mm q ặ ) ì v mm mm ả q ũ sẵ mm ì v ủ s v ì ả ọ )P v P ( e m ì v mm mm) “S v ủ s ả ” ả v ả ì ặ e ( A mm mm) e m s Số, k Ngày iệu v n uyển Nơi n ận v n ản ản (1) (2) Ký Ghi n ận (4) (5) (3) Hƣớng dẫn đ ng k G ì ả G ms s v -G ả q ặ ả v v v q ủ G ả v ; -G v v ; ả ặ q ả v ủ v v v ặ v m v v ả khác ả s ả s ì vv P ụ ụ VIII SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƢU ĐIỆN Mẫu sổ S v ả sẵ mm mm ặ 148mm x 210mm ) ì v ì v ủ s v ả v P mm “S v ủ s ả ” ả v ( ì v ọ )P e m ì ả mm) ì ặ e A ( mm mm) e m s Số, k Ngày uyển iệu v n ản (1) (2) 15/02 262/BTC- Nơi n ận v n ản (3) U Số K n ận ƣợng dấu ƣu bì điện (4) (5) Ghi (6) 64 HCSN Ư Hƣớng dẫn đ ng k G ì v ả G ms ả v v v s v ủ v G ; ả q ặ v v ả U G s ì ủ v ủ ( ) v ả ( em v ả v ) ả v ủ v G m P ụ ụ IX SỔ SỬ DỤNG BẢN LƢU Mẫu sổ S s ả sẵ mm mm ) ì v ì v ủ s v ả s P ả m ả ” ì e m Ngày Họ Số, k thán tên g ngƣời sử dụng “S s ủ s ả s mm) ì v ọ )P (1) ì A ( sau: Tên o i, Hồ Ký iệu, trích sơ số n ận ngày yếu nội phép dung sử v n ản v n ản dụng (3) (4) t ng (2) mm (5) Ngày Ngƣời Ghi trả (6) cho (7) (8) (9) Hƣớng dẫn đ ng k G C v v ì G ọv G s v ả q ả v S - ms ủ ; s ủ v ủ v v v ả ả ả s v ( ; ả m ủ v v s ả v v G G ả s s m ) s v ủ s G G G ảm ả mm ọ ủ s ( é s m é ) vv ả m ) ả ả ả ả ả( s