TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM HÀNG KHÔNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2022 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2022 Căn cứ: - Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020; - Luật Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Đầu tư công, Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư, Luật Đầu tư, Luật Nhà ở, Luật Đấu thầu, Luật Điện lực, Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt Luật Thi hành án dân số 03/2022/QH15 ngày 11/01/2022; - Căn Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2019 văn sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thi hành; - Điều lệ Tổ chức hoạt động Tổng Công Cổ phần Bảo hiểm Hàng không CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng Quy chế sử dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2022 Tổng Công Cổ phần Bảo hiểm Hàng không (sau gọi tắt Tổng công ty) Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ bên tham gia họp, điều kiện, thể thức tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2022 Tổng công ty CHƯƠNG II QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI Điều Cổ đông tham dự Đại hội đồng cổ đông Điều kiện tham dự Đại hội Tất cổ đông sở hữu cổ phần Tổng Công Cổ phần Bảo hiểm Hàng không thời điểm ngày 09/05/2022 (ngày đăng ký cuối theo thơng báo Trung tâm Lưu ký chứng khốn Việt Nam) người ủy quyền tham dự hợp lệ Quyền nghĩa vụ cổ đông đủ điều kiện tham dự Đại hội: a) Cổ đông người, tổ chức ủy quyền (sau gọi tắt người ủy quyền) đến dự Đại hội cần mang theo giấy tờ sau: Giấy tờ pháp lý cổ đông, người ủy quyền; Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền tham dự họp) b) Đăng ký tham dự họp: Cổ đơng người ủy quyền xuất trình giấy tờ cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự họp nhận tài liệu Đại hội, Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu c) Được ủy quyền văn cho người, tổ chức khác nhận ủy quyền thay mặt tham dự biểu phiên họp Đại hội đồng cổ đông Người ủy quyền tham dự phiên họp không ủy quyền cho người, tổ chức khác tham dự phiên họp d) Cổ đông tham dự phiên họp muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đồng ý Đoàn chủ tịch, phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình họp thông qua Những vấn đề người trước phát biểu khơng phát biểu lại để tránh trùng lặp Cổ đơng tham gia dự họp ghi nội dung vào phiếu câu hỏi, chuyển cho Ban thư ký e) Tham gia biểu vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông theo quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ Tổng Công Cổ phần Bảo hiểm Hàng không f) Các cổ đông, người ủy quyền tới dự họp Đại hội đồng cổ đông sau nghe báo cáo nội dung cần thông qua thảo luận thông qua biểu g) Trong thời gian tiến hành họp, cổ đông, người ủy quyền phải tuân theo hướng dẫn Đoàn chủ tịch, ứng xử văn minh, lịch sự, không gây trật tự h) Cổ đông người ủy quyền dự họp đến sau họp khai mạc, sau hoàn tất thủ tục đăng ký, tham dự tham gia biểu nội dung cần biểu cịn lại theo chương trình Đại hội thông qua Trong trường hợp này, hiệu lực biểu tiến hành trước khơng bị ảnh hưởng Điều Đồn chủ tịch Đồn chủ tịch Đại hội đồng cổ đơng bầu; Chủ tịch đoàn Chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đơng Quyền nghĩa vụ Đồn chủ tịch: a) Điều hành hoạt động họp theo chương trình Đại hội đồng cổ đông thông qua Tiến hành công việc cần thiết để Đại hội đồng cổ đơng diễn có trật tự; đáp ứng mong muốn đa số cổ đông tham dự b) Hướng dẫn đại biểu Đại hội thảo luận c) Trình ủy quyền cho người khác trình dự thảo nội dung cần thiết để Đại hội biểu d) Trả lời vấn đề cổ đông yêu cầu định người trả lời e) Các quyền nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Điều lệ Tổng công ty Điều Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự họp Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông Tổng Công Cổ phần Bảo hiểm Hàng không định thành lập Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự họp Đại hội có trách nhiệm kiểm tra tư cách cổ đông người ủy quyền đến họp, xác định tính hợp lệ theo quy định pháp luật đối chiếu với Danh sách cổ đơng có quyền dự họp; Phát tài liệu đại hội Thẻ biểu quyết; Báo cáo trước họp chịu trách nhiệm kết kiểm tra tư cách cổ đông dự họp trước họp thức tiến hành Điều Ban thư ký Đại hội Chủ tọa cử Ban thư ký đại hội Ban thư ký thực công việc trợ giúp theo phân công Chủ tọa, bao gồm: a) Ghi chép đầy đủ, trung thực nội dung Đại hội b) Hỗ trợ Đồn chủ tịch cơng bố dự thảo Biên Đại hội thơng báo Đồn chủ tịch gửi đến cổ đông yêu cầu c) Tiếp nhận phiếu hỏi ý kiến cổ đông Điều Ban Kiểm phiếu Ban Kiểm phiếu gồm 03 người Chủ tọa đề cử Đại hội đồng cổ đông lựa chọn thông qua Đại hội Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ: a) Giám sát việc biểu cổ đông người đại diện tham dự họp; b) Chuẩn bị hòm phiếu, hướng dẫn ghi phiếu; c) Tiến hành thu phiếu, kiểm phiếu báo cáo kết trước Đại hội d) Tổng hợp số cổ phần biểu theo nội dung thông báo kết cho Chủ tọa Ban thư ký; CHƯƠNG III TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều Điều kiện tiến hành phiên họp Cuộc họp Đại hội đồng cổ đơng tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện cho 51% tổng số cổ phần có quyền biểu Điều Biểu phiên họp Nguyên tắc biểu quyết: Tất vấn đề chương trình nghị Đại hội thông qua cách lấy ý kiến biểu tất cổ đông Thẻ biểu Phiếu biểu Mỗi cổ đông cấp 01 Thẻ Biểu 01 Phiếu biểu ghi tên cổ đơng/đại diện ủy quyền, số cổ phần có quyền biểu (sở hữu, ủy quyền đại diện), số phiếu biểu cổ đơng có đóng dấu Tổng Cơng ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng khơng góc trái phía Trong phiếu biểu ghi nội dung cần biểu Thể lệ biểu quyết: a) Biểu Thẻ biểu quyết: Được thực nội dung: Thơng qua chương trình họp; Thông qua quy chế làm việc Đại hội; Thông qua nhân Đồn chủ tịch, Ban kiểm phiếu; Thơng qua Biên đại hội; vấn đề khác Chủ tọa đề nghị Các cổ đông tham dự Đại hội biểu cách giơ Thẻ biểu (khi Chủ tọa hỏi ý kiến: tán thành, không tán thành, khơng có ý kiến) b) Biểu Phiếu biểu quyết: Phiếu biểu sử dụng cổ đông biểu thông qua Báo cáo, tờ trình Đại hội ngồi nội dung Đại hội biểu Thẻ biểu Cổ đông thực biểu sau: Cổ đông Người đại diện ủy quyền thực việc biểu để tán thành, không tán thành, khơng có ý kiến vấn đề cách đánh dấu “X” vào ô tương ứng Phiếu biểu theo trình tự: “Tán thành”, “Khơng tán thành” “Khơng có ý kiến” Sau biểu hết nội dung, cổ đông người đại diện ủy quyền biểu ký tên vào Phiếu biểu bỏ vào thùng phiếu, Ban kiểm phiếu thu hồi Phiếu biểu cổ đông để thống kê kết c) Trường hợp thay đổi ý kiến, cổ đông người đại diện ủy quyền ký bên cạnh ô lấy ý kiến lựa chọn cuối để tránh giả mạo d) Phiếu biểu không hợp lệ phiếu: Phiếu biểu không Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không phát hành dấu Tổng Cơng ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không Phiếu để trống ô vuông lấy ý kiến Phiếu sửa chữa, gạch xóa điền vào nhiều ô vuông lấy ý kiến mà khơng có chữ ký cổ đơng người đại diện ủy quyền bên cạnh ô vuông đánh dấu Phiếu khơng có chữ ký Cổ đơng người đại diện ủy quyền e) Mỗi cổ phần sở hữu đại diện sở hữu ứng với phiếu biểu Thông qua định Đại hội đồng cổ đông a) Nghị nội dung sau thông qua số cổ đơng đại diện 65% tổng số phiếu biểu tất cổ đông tham dự (trực tiếp thông qua đại diện ủy quyền) biểu Đại hội tán thành trừ trường hợp quy định Khoản 3, Điều 148 Luật Doanh nghiệp: Loại cổ phần tổng số cổ phần loại Thay đổi ngành, nghề lĩnh vực kinh doanh Tổng cơng ty Thay đổi cấu tổ chức quản lý Tổng công ty Dự án đầu tư bán tài sản có giá trị lớn 35% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Tổng cơng ty Tổ chức lại, giải thể Tổng công ty Điều lệ tổ chức hoạt động; Quy chế nội quản trị công ty; Quy chế hoạt động Hội đồng quản trị; Quy chế hoạt động Ban kiểm sốt b) Các nghị khác thơng qua số cổ đông sở hữu từ 51% tổng số phiếu biểu trở lên tất cổ đông tham dự (trực tiếp thông qua đại diện ủy quyền) biểu họp tán thành, trừ trường hợp quy định khoản Điều khoản 3, Điều 148 Luật Doanh nghiệp Điều Biên họp Đại hội đồng cổ đông Biên họp Đại hội đồng cổ đông phải lập xong thông qua trước bế mạc họp Biên họp Đại hội đồng cổ đơng vấn đề chương trình Đại hội thông qua số cổ đông sở hữu từ 51% tổng số phiếu biểu trở lên tất cổ đông tham dự (trực tiếp thông qua đại diện ủy quyền) biểu họp tán thành Biên họp Đại hội đồng cổ đông phải lưu giữ Tổng Công ty CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 10 Quy chế gồm có Chương, 10 Điều thông qua Đại hội Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2022 sở để Đại hội đồng cổ đông tiến hành Đại hội TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Lê Thị Hà Thanh ... quy? ??n nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Điều lệ Tổng công ty Điều Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự họp Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông Tổng Công Cổ phần Bảo hiểm Hàng. .. doanh Tổng cơng ty Thay đổi cấu tổ chức quản lý Tổng công ty Dự án đầu tư bán tài sản có giá trị lớn 35% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Tổng cơng ty Tổ chức lại, giải thể Tổng công. .. ủy quy? ??n ký bên cạnh ô lấy ý kiến lựa chọn cuối để tránh giả mạo d) Phiếu biểu không hợp lệ phiếu: Phiếu biểu không Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không phát hành dấu Tổng Cơng ty Cổ phần