QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2013 TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ - Căn Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Quốc Hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Tổng công ty cổ phần Phong Phú Đại Hội cổ đông thông qua ngày 15/01/2009 Hội đồng quản trị Tổng cơng ty cổ phần Phong Phú kính trình Đại hội đồng cổ đơng nội dung Quy chế làm việc Đại hội cổ đông thường niên năm 2013 sau: Điều 1- Mục đích: - Đảm bảo nguyên tắc làm việc công khai, công bằng, dân chủ đoàn kết - Đạt đồng thuận cao cổ đơng để hồn thành nhiệm vụ Đại hội đề - Vì quyền lợi cổ đông đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững Tổng công ty Điều 2- Trật tự Đại hội: - Tất cổ đông đến tham dự Đại hội mặc trang phục chỉnh tề, lịch sự, xuất trình đầy đủ giấy tờ tùy thân, thơng báo mời họp giấy tờ có liên quan đến việc xác minh tư cách đại biểu bàn tiếp đón - Giữ trật tự tư cách nghiêm túc họp Khơng hút thuốc lá, khơng nói chuyện ồn ào, không sử dụng điện thoại di động hội trường (trường hợp có nhu cầu xin mời quý cổ đơng trao đổi điện thoại bên ngồi hội trường), giao tiếp hịa nhã, thân thiện; khơng bỏ chưa có đồng ý chủ tọa đồn Điều 3- Thảo luận nội dung phiên họp giải đáp thắc mắc: Sau tiến hành xong báo cáo trình Đại hội, Chủ tọa đồn tiếp tục chủ trì phiên thảo luận, tiếp nhận ý kiến cổ đông giải đáp thắc mắc theo nguyên tắc cách thức sau: Cổ đông tham dự Đại hội viết Phiếu đóng góp ý kiến (do Ban tổ chức Đại hội cung cấp) gửi Ban Thư ký để tổng hợp gửi lên Chủ tọa đoàn Tài liệu Đại hội đăng tải 1/3 lên website Tổng cơng ty, để Đại hội chuẩn bị chu đáo, đề nghị quý cổ đông nghiên cứu trước chuẩn bị ý kiến đóng góp gửi ban tổ chức Đại hội (thơng qua fax email) Chủ tọa đoàn trả lời trực tiếp câu hỏi trọng tâm liên quan đến nội dung chương trình Đại hội mang tính đại diện cho nhiều cổ đơng, khơng trả lời trực tiếp giải thích chi tiết nội dung công bố thông tin, quy định quy định pháp luật điều lệ, nội dung có tính chất giải thích chun mơn, chi tiết mang tính chất phục vụ u cầu riêng biệt cá nhân cổ đông Các câu hỏi thông tin riêng lẻ không liên quan trực tiếp đến nội dung Đại hội, ban thư ký tập hợp trả lời văn thông tin website Tổng công ty Các câu hỏi kh ông kịp trả lời Đại hội thời gian có hạn, trả lời văn thông tin website Tổng công ty Điều 4- Biểu thông qua nội dung Đại hội 4.1- Nguyên tắc : Theo yêu cầu Chủ tọa đoàn cần lấy ý kiến biểu nội dung quan trọng, Đại hội tiến hành biểu cơng khai hình thức giơ thẻ biểu Ban tổ chức Đại hội phát Thẻ biểu có in mã số cổ đơng, số cổ phần sở hữu đại diện sở hữu có đóng dấu treo Tổng cơng ty Cổ Phần Phong Phú 4.2- Cách biểu quyết: Với nội dung yêu cầu biểu quyết, cổ đông biểu theo nội dung đồng ý, khơng đồng ý khơng có ý kiến Cổ đông thực việc giơ thẻ biểu theo hướng dẫn cụ thể chủ tọa đoàn Trong lúc biểu quyết, cổ đơng ngồi xem đồng ý nội dung cần biểu Điều 5- Trách nhiệm Chủ tọa đoàn: - Chủ tọa đoàn người chủ trì Đại hội cổ đơng; - Chủ tọa có trách nhiệm điều khiển Đại hội theo nội dung chương trình nghị sự, quy chế, t hể lệ Đại hội thông qua; hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu vấn đề nằm nội dung chương trình nghị Đại hội, vấn đề có liên quan khác suốt trình Đại hội 2/3 - Quyết định Chủ tọa đồn vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội đồng cổ đơng mang tính phán cao; - Chủ tọa đồn tiến hành cơng việc thấy cần thiết để điều khiển Đại hội đồng cổ đơng cách hợp lệ có trật tự; để Đại hội phản ánh mong muốn đa số tham dự; - Không cần lấy ý kiến Đại hội, lúc Chủ tọa đoàn trì hỗn Đại hội đến thời điểm khác (phù hợp với quy định Điều lệ) địa điểm khác Chủ tịch định nhận thấy rằng: + Hành vi người có mặt cản trở có khả cản trở diễn biến có trật tự họp hoặc; + Sự trì hỗn cần thiết để cơng việc Đại hội tiến hành cách hợp lệ Điều 6- Trách nhiệm Ban Thư ký Ban thẩm tra tư cách đại biểu 6.1- Ban thư ký gồm 02 người Chủ tọa đoàn giới thiệu, chịu trách nhiệm trước Chủ tọa đoàn Đại hội cổ đơng nhiệm vụ mình; ghi chép đầy đủ, trung thực toàn nội dung diễn biến Đại hội vấn đề cổ đơng thơng qua kể vấn đề cịn bảo lưu Đại hội; tiếp nhận phiếu đóng góp ý kiến cổ đông; soạn thảo biên họp nghị vấn đề thông qua Đại hội 6.2- Ban thẩm tra tư cách cổ đơng gồm 03 người, giúp Chủ tọa đồn kiểm tra điều kiện để tiến hành Đại hội tư cách cổ đông tham dự; báo cáo kết thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội Trên toàn nội dung Quy chế làm việc Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2013 Tổng cơng ty Cổ Phần Phong Phú Kính trình Đại hội thơng qua./ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ 3/3