Quy chế làm việc tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 Tổng công ty Khí Việt Nam - CTCP

TẬP ĐỒN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM TỔNG CƠNG TY KHÍ VIỆT NAM - CTCP Số: /TTr-KVN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2018 TỜ TRÌNH Về việc thơng qua Quy chế làm việc họp Đại hội đồng cổ đơng thường niên năm 2018 Kính gửi: Đại hội đồng cổ đơng Tổng cơng ty Khí Việt Nam - CTCP Căn Luật Doanh nghiệp số luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014; Thông tư 121/2012/TT-BTC ngày 26/7/2012 Bộ Tài quy định quản trị cơng ty áp dụng cho công ty đại chúng; Căn Điều lệ Tổng cơng ty Khí Việt Nam – CTCP, Để họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 Tổng cơng ty Khí Việt Nam – CTCP bắt đầu, Hội đồng quản trị Tổng cơng ty Khí Việt Nam – CTCP kính trình Đại hội đồng cổ đông xem xét thông qua Quy chế làm việc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 Tài liệu kèm theo: Quy chế làm việc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 Nơi nhận:   TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Như trên; Lưu: VT 1/5 TẬP ĐOÀN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM TỔNG CƠNG TY KHÍ VIỆT NAM - CTCP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2018 QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2018 TỔNG CƠNG TY KHÍ VIỆT NAM – CTCP CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục tiêu  Đảm bảo nguyên tắc công khai, công bằng, dân chủ tuân thủ pháp luật  Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, an tồn, trật tự q trình diễn họp Đại hội đồng cổ đông (sau gọi chung Đại hội) Điều Trật tự Đại hội  Tất cổ đông ăn mặc chỉnh tề tham dự Đại hội  Không hút thuốc Hội trường tổ chức Đại hội  Không dùng điện thoại di động Hội trường tổ chức Đại hội CHƯƠNG II QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CỔ ĐÔNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN KHÁC THAM DỰ ĐẠI HỘI Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông 3.1 Điều kiện tham dự Cổ đông cá nhân, người đại diện theo pháp luật cổ đông tổ chức, người đại diện theo ủy quyền cổ đông tổ chức/cá nhân sở hữu cổ phần có quyền biểu PV GAS quyền tham dự Đại hội (sau gọi chung cổ đông) 3.2 Quyền nghĩa vụ cổ đông  Được biểu tất vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông theo quy định Pháp luật  Được uỷ quyền cho người khác thay mặt tham dự biểu Đại hội Người ủy quyền không thiết phải cổ đông PV GAS không ủy quyền lại cho người thứ ba Việc ủy quyền phải thực văn theo quy định sau:  Trường hợp cổ đơng cá nhân văn ủy quyền phải văn gốc có đầy đủ chữ ký người uỷ quyền người nhận ủy quyền Mỗi cổ đông cá 2/5 nhân ủy quyền 01 lần với số lượng cổ phần ủy quyền tổng số cổ phần cổ đơng cá nhân nắm giữ  Trường hợp cổ đông tổ chức văn ủy quyền phải văn gốc có đầy đủ chữ ký bên ủy quyền, bên nhận ủy quyền phải đóng dấu ký người đại diện theo pháp luật tổ chức  Tại Đại hội, cổ đơng tới tham dự Đại hội phải mang theo CMND/hộ chiếu (bản gốc), Giấy uỷ quyền (đối với đại diện cổ đông) để đăng ký với Ban thẩm tra tư cách cổ đông nhận Thẻ biểu  Cổ đơng đến Đại hội muộn có quyền đăng ký ngay, sau có quyền tham gia biểu Đại hội, Chủ tịch đồn khơng có trách nhiệm dừng Đại hội họ đăng ký hiệu lực đợt biểu tiến hành không bị ảnh hưởng Điều Quyền nghĩa vụ Ban thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội  Số lượng nhân Ban Thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội Ban tổ chức Đại hội xác định  Ban Thẩm tra tư cách cổ đơng có trách nhiệm tiếp nhận giấy tờ cổ đông tới tham dự Đại hội, phát tài liệu Thẻ biểu cho cổ đông đến dự  Trường hợp người đến tham dự Đại hội khơng có đầy đủ tư cách tham dự có quyền từ chối cho vào, cấp Thẻ biểu phát tài liệu Đại hội  Báo cáo trước ĐHĐCĐ kết thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội Điều Trách nhiệm Chủ tịch đoàn  Điều khiển Đại hội theo chương trình nghị sự, thể lệ quy chế ĐHĐCĐ thông qua cách hợp lệ có trật tự; để Đại hội phản ánh mong muốn đa số cổ đông tham dự  Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu vấn đề nằm nội dung chương trình nghị Đại hội vấn đề có liên quan suốt q trình Đại hội  Quyết định trình tự, thủ tục giải vấn đề nảy sinh chương trình Đại hội  Khơng cần lấy ý kiến ĐHĐCĐ, lúc Chủ tịch đoàn hỗn Đại hội đến thời điểm khác địa điểm khác Chủ tịch đoàn định nhận thấy rằng:  Hành vi người có mặt cản trở có khả cản trở diễn biến có trật tự Đại hội  Sự trì hỗn cần thiết để cơng việc Đại hội tiến hành cách hợp lệ Điều  Trách nhiệm Ban kiểm phiếu Xác định kết biểu cổ đông vấn đề thông qua Đại hội thực cơng việc liên quan 3/5  Nhanh chóng thơng báo cho Chủ tịch đồn kết biểu  Bàn giao Biên kiểm phiếu biểu tồn phiếu biểu niêm phong (nếu có) cho Ban tổ chức Đại hội  Mọi công việc kiểm tra, lập biên công bố kết kiểm phiếu phải tiến hành cách trung thực, xác Ban kiểm phiếu phải chịu trách nhiệm tính trung thực Điều Trách nhiệm Tổ thư ký  Nhân Tổ thư ký Chủ tịch đồn cử  Tổ thư ký có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép đầy đủ, trung thực toàn nội dung diễn biến Đại hội vấn đề cổ đông thông qua lưu ý Đại hội  Thực công việc trợ giúp cần thiết khác theo phân công Chủ tịch đồn  Trình bày dự thảo Biên Đại hội Nghị vấn đề thông qua Đại hội CHƯƠNG III TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều Điều kiện tiến hành Đại hội Đại hội tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện 51% tổng số cổ phần có quyền biểu Điều Cách thức tiến hành Đại hội  Đại hội thảo luận thơng qua nội dung chương trình Đại hội  Đại hội tổ chức buổi Điều 10 Biểu thông qua vấn đề Đại hội  Nguyên tắc:  Tất vấn đề chương trình nghị Đại hội thông qua cách lấy ý kiến biểu công khai tất cổ đông Thẻ biểu theo số cổ phần sở hữu đại diện Mỗi cổ đông cấp Thẻ biểu ghi mã số biểu quyết, họ tên cổ đông (hoặc đại diện ủy quyền), số cổ phần quyền biểu (sở hữu uỷ quyền) cổ đơng có đóng dấu treo PV GAS  Trường hợp cổ đông nhận ủy quyền cổ đơng khác, có nhiều ý kiến biểu khác vấn đề cần biểu đề nghị thơng báo với Ban kiểm phiếu để kịp thời xử lý  Cách biểu quyết: Cổ đông thực việc biểu để tán thành, khơng tán thành, khơng có ý kiến vấn đề trình bày Đại hội, cách giơ cao Thẻ biểu Khi biểu quyết, mặt trước Thẻ biểu phải giơ cao hướng phía Chủ tịch đồn Trường hợp cổ đơng khơng giơ Thẻ 4/5 biểu giơ Thẻ biểu khơng hướng phía Chủ tịch đồn coi cổ đơng tán thành  Thơng qua định ĐHĐCĐ:  Quyết định ĐHĐCĐ vấn đề Đại hội thông qua đạt số cổ đơng đại diện 51% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự Đại hội chấp thuận  Riêng định ĐHĐCĐ việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ PV GAS thông qua đạt số cổ đơng đại diện 75% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự Đại hội chấp thuận Điều 11 Phát biểu ý kiến Đại hội Các cổ đông tham dự Đại hội muốn phát biểu ý kiến phải:  Giơ cao Thẻ biểu quyết, mặt trước hướng phía Chủ tịch đồn  Được chấp thuận Chủ tịch đoàn  Tự giới thiệu: mã số biểu quyết, số lượng cổ phần sở hữu hoặc/và ủy quyền, tên cá nhân đại diện cho tổ chức  Phát biểu ngắn gọn, tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi phù hợp với chương trình Đại hội Điều 12 Biên Nghị Đại hội Tất nội dung Đại hội phải thư ký Đại hội ghi vào Biên Đại hội Tất nội dung mà ĐHĐCĐ biểu thông qua phải ghi vào Nghị Đại hội Biên Đại hội đọc thông qua trước bế mạc Đại hội lưu Văn phòng PV GAS 5/5