TẬP ĐỒN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM TỔNG CƠNG TY KHÍ VIỆT NAM - CTCP CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2022 TỔNG CƠNG TY KHÍ VIỆT NAM – CTCP CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng Quy chế sử dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 (sau gọi tắt “Đại hội”) Tổng cơng ty Khí Việt Nam – CTCP (sau gọi tắt “Tổng công ty”); quy định cụ thể quyền nghĩa cụ cổ đông, người đại diện theo pháp luật cổ đông, người cổ đông ủy quyền (sau gọi tắt “Cổ đông”) bên tham gia Đại hội; điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội Điều Hiệu lực áp dụng Quy chế có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ký, trừ bị hủy bỏ thay định Đại hội quan có thẩm quyền CHƯƠNG II QUYỀN & NGHĨA VỤ CỦA CỔ ĐÔNG VÀ CÁC BÊN THAM DỰ ĐẠI HỘI Điều Quyền nghĩa vụ Cổ đơng Các cổ đơng có tên danh sách cổ đông hưởng quyền tham dự Đại hội trực tiếp tham dự ủy quyền cho người khác tham dự Đại hội để thực quyền nghĩa vụ theo Quy chế nội quản trị, Điều lệ Tổng công ty quy định pháp luật liên quan Việc ủy quyền (nếu có) thực theo quy định hành Cổ đơng tham dự Đại hội có nghĩa vụ tuân thủ quy định Quy chế này, điều hành Đồn Chủ tịch tơn trọng kết làm việc Đại hội Điều Quyền nghĩa vụ Đoàn chủ tịch Tổ thư ký Căn khoản 5, điều 19, Điều lệ Tổng công ty, chủ tọa Đại hội chủ tịch Hội đồng Quản trị đảm trách Chủ tọa người có quyền định trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội Chủ tọa cử nhân tham gia Đoàn chủ tịch để điều hành Đại hội, cử Tổ thư ký để lập biên thực cơng việc khác theo phân cơng Đồn chủ tịch Điều Quyền nghĩa vụ Ban kiểm tra tư cách Cổ đông Căn Khoản 2, Điều 5, Quy chế nội quản trị Tổng công ty, Hội đồng Trang 1/4 Quản trị Tổng công ty định thành lập Ban kiểm tra tư cách cổ đông phục vụ Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2022 với nhân sau: - Bà Phan Thị Phương Anh, Trưởng Ban Tài Trưởng Ban - Ơng Đinh Thanh Phương, Phó Chánh Văn phịng Thành viên - Bà Lê Thị Huệ, Chuyên viên Ban Pháp chế Thành viên Ban kiểm tra tư cách cổ đơng có chức kiểm tra tư cách Cổ đông dự họp; phát Thẻ biểu quyết, Thẻ bầu cử tài liệu cho Cổ đông; báo cáo trước Đại hội kết kiểm tra tư cách Cổ đông tham dự Đại hội Ban kiểm tra tư cách cổ đơng có quyền thành lập phận giúp việc để hồn thành nhiệm vụ Điều Quyền nghĩa vụ Ban kiểm phiếu Căn khoản 2, điều 19, Điều lệ Tổng công ty, Chủ tọa đề cử Ban kiểm phiếu để Đại hội bầu Các thành viên Ban Kiểm phiếu phải đáp ứng điều kiện quy định Khoản 4, Điều 5, Quy chế nội Quản trị Tổng công ty Ban kiểm phiếu chịu trách nhiệm kiểm phiếu, lập báo cáo văn bản, công bố kết kiểm phiếu theo quy định Khoản 4, Điều 5, Quy chế nội Quản trị Tổng công ty Ban kiểm phiếu có quyền thành lập phận giúp việc để hồn thành nhiệm vụ CHƯƠNG IV TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều Đăng ký kiểm tra tư cách cổ đông dự họp Mỗi Cổ đông tới tham dự Đại hội phải xuất trình Chứng minh nhân dân Căn cước công dân Hộ chiếu, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp cổ đông tổ chức), Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền) cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông Sau kiểm tra tư cách hợp lệ cổ đông dự họp, Ban kiểm tra tư cách cổ đông cung cấp cho cổ đông Thẻ biểu quyết, Thẻ bầu cử tài liệu khác Cổ đông đến muộn có quyền đăng ký ngay, sau có quyền tham gia biểu Đại hội, nhiên Đồn Chủ tịch khơng có trách nhiệm dừng Đại hội để chờ Cổ đông hiệu lực nội dung tiến hành trước Cổ đông đến muộn tham dự không bị ảnh hưởng Điều Nội quy Đại hội Cổ đông bên tham dự Đại hội yêu cầu: - Ăn mặc lịch - Tuân thủ xếp Ban tổ chức điều hành Đoàn chủ tịch - Không hút thuốc (trừ khu vực phép); tắt chng điện thoại di động; khơng nói chuyện riêng; không sử dụng điện thoại di động Trang 2/4 lúc diễn Đại hội Điều Khai mạc điều hành Đại hội Căn Khoản 1, Điều 18, Điều lệ Tổng công ty, Đại hội tiến hành sau có số cổ đơng dự họp đại diện 51% tổng số phiếu biểu Đồn chủ tịch điều hành để Đại hội thảo luận, biểu nội dung trình bày Đại hội; Khi có nhu cầu thảo luận đồng ý Đồn Chủ tịch, Cổ đơng phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình phiên họp thơng qua, khơng phát biểu lại nội dung trình bày Đại hội Điều 10 Cách thức biểu Đại hội Theo điều hành Đồn chủ tịch, Cổ đơng biểu cách giơ Thẻ biểu để lấy ý kiến biểu nội dung (trừ nội dung bầu cử): Tán thành Không tán thành Khơng có ý kiến Thẻ biểu khơng hợp lệ thuộc trường hợp sau: - Không phải Thẻ biểu in sẵn theo mẫu Tổng cơng ty - Khơng đóng dấu treo Tổng công ty - Bị hư hỏng, biến dạng, tẩy xóa… Điều 11 Cách thức bầu cử Đại hội Căn Điều 13 Điều 28, Quy chế nội quản trị Tổng cơng ty Khí Việt Nam - CTCP ban hành kèm Nghị số 74/NQ-ĐHĐCĐ ngày 27/4/2018: “Việc biểu bầu thành viên Hội đồng Quản trị/Kiểm soát viên phải thực theo phương thức bầu dồn phiếu, theo cổ đơng có tổng số phiếu biểu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên bầu Hội đồng Quản trị/Ban Kiểm sốt cổ đơng có quyền dồn hết phần tổng số phiếu bầu cho ứng viên Người trúng cử thành viên Hội đồng Quản trị/Kiểm soát viên xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, ứng cử viên có số phiếu bầu cao đủ số thành viên quy định Điều lệ Trường hợp có từ 02 ứng viên trở lên đạt số phiếu bầu cho thành viên cuối Hội đồng Quản trị/Ban Kiểm sốt tiến hành bầu lại số ứng viên có số phiếu bầu ngang nhau.” Theo điều hành Đoàn chủ tịch, Cổ đông tiến hành bầu cử bổ sung thành viên Hội đồng Quản trị và/hoặc Kiểm sốt viên Tổng cơng ty cách ghi số phiếu bầu cho ứng cử viên danh sách bầu cử Đại hội thông qua, ký xác nhận, ghi rõ họ tên bỏ vào thùng phiếu niêm phong Đại hội Thẻ bầu cử không hợp lệ thuộc trường hợp sau: - Không phải Thẻ bầu cử in sẵn theo mẫu Tổng công ty - Khơng đóng dấu treo Tổng cơng ty Trang 3/4 - Bị hư hỏng, biến dạng, tẩy xóa… - Cổ đông đại diện hợp pháp Cổ đông không ký ghi rõ họ tên Thẻ bầu cử - Số phiếu bầu nhiều số phiếu quyền bầu - Thẻ bầu cử nộp sau mở niêm phong thùng phiếu Điều 12 Biên Nghị Đại hội Việc thông qua Nghị quyết định Đại hội vào kết biểu nội dung và/hoặc kết bầu cử quy định Điều 20, Điều lệ Tổng công ty Diễn tiến Đại hội ghi chép biên và/hoặc theo hình thức hợp pháp khác Biên lập tiếng Việt với đầy đủ nội dung theo quy định đăng tải lên trang thông tin điện tử Tổng công ty Biên Đại hội phải hồn thành thơng qua trước kết thúc họp Biên Nghị Đại hội, phụ lục danh sách cổ đông dự họp tài liệu liên quan phải lưu giữ Tổng cơng ty Đồn chủ tịch Tổ thư ký liên đới chịu trách nhiệm tính trung thực, xác nội dung Biên Đại hội TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Dương Mạnh Sơn Trang 4/4