QUẢN LÝ KINH TẾ VẬN DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN VÀO QUẢN TRỊ CHI PHÍ Nguyễn Thị Thanh Vân* ABSTRACT The accounting information system, especially the management accounting information system, always plays an important role in implementing the strategic goals of the corporation Currently, the application of accounting information systems for cost management, decision support as well as control in public non-business units is still weak, affecting the decisions of managers The article studies the current situation of applying accounting information systems for cost management in public non-business units, thereby pointing out some limitations From there, the article gives some ideas of the organization and application of the accounting information system for cost management in public non-business units in order to improve the accounting information system better Keywords: Accounting information system, the management accounting information system, cost management, public non-business units Received: 24/01/2022; Accepted: 18/02/2022; Published: 10/03/2022 Đặt vấn đề Trong năm gần đây, theo Nghị Chính phủ, khuyến khích tăng cường tính tự chủ cho đơn vị nghiệp công lập Các đơn vị quyền tự chủ định khoản chi thường xuyên theo quy chế chi tiêu nội phải hạch toán riêng khoản chi phí trực tiếp cho việc cung cấp dịch vụ theo quy định Để thực mục tiêu nhà quản lý cần phải nắm bắt hiểu rõ thông tin liên quan tới đơn vị Những thông tin cung cấp từ hệ thống thông tin kế tốn đặc biệt hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị thực mục tiêu cung cấp thông tin hữu ích, có chất lượng để kiểm sốt hoạt động, sử dụng nguồn lực tối ưu giúp cho nhà quản lý việc hoạch định, kiểm soát định quản trị góp phần nâng cao hiệu hoạt động đơn vị Do đó, việc nghiên cứu vận dụng hệ thống thơng tin kế tốn vào quản trị chi phí đơn vị nghiệp cơng lập công việc quan trọng giúp đơn vị tồn phát triển điều kiện Nội dung nghiên cứu * ThS Trường đại học Tài - Kế tốn 2.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị chi phí Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống thơng tin thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, kiểm sốt cung cấp thơng tin kinh tế tài cho đối tượng sử dụng nhằm đưa định Nó bao gồm việc lập báo cáo tài cung cấp thơng tin cho bên ngồi lĩnh vực thơng tin kế tốn phục vụ cho quản trị đơn vị Theo đặc điểm, tính chất thơng tin cung cấp hệ thống thơng tin kế tốn gồm hệ thống thơng tin kế tốn tài hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Trong đó, hệ thống thơng tin kế tốn quản trị hệ thống thông tin hoạt động nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, kiểm sốt cung cấp thơng tin kinh tế tài theo yêu cầu quản trị định kinh tế, tài nội đơn vị kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị bao gồm: Kế tốn chi phí, kế tốn ngân sách nghiên cứu hệ thống quản lý có nhiệm vụ hỗ trợ nhà quản trị chức có liên quan đến hoạt động đơn vị Để hoạt động được, hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị chi phí cần đảm bảo đủ thành phần phận cấu thành, bao gồm : Con người; hệ thống thu thập, xử lý cung cấp TẠP CHÍ QUẢN LÝ VÀ CƠNG NGHỆ - Số 20 Quý 1/2022 QUẢN LÝ KINH TẾ thơng tin; q trình kế tốn bản; cơng nghệ thơng tin; hệ thống kiểm sốt tạo thành thể thống nhằm thực việc thu nhận, xử lý, lưu trữ cung cấp thơng tin kế tốn cho nhà quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực làm gia tăng giá trị đơn vị, phục vụ lập dự toán (kế hoạch chi phí), cung cấp thơng tin thực kiểm sốt chi phí Hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị chi phí việc thu thập liệu chi phí xử lý liệu theo trình tự để cung cấp thơng tin chi phí nhằm xây dựng kế hoạch chi phí, kiểm sốt chi phí, từ đánh giá hoạt động định quản lý Thông qua hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phí cung cấp, nhà quản lý xếp, bố trí nguồn lực, điều hành quản lý chi phí để đưa phương án hoạt động hiệu 2.2 Vai trị hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị chi phí đơn vị nghiệp công lập Hiện theo tinh thần Nghị số 19-NQ/ TW đổi chế hoạt động, chế tài đơn vị nghiệp cơng lập nhằm mục đích nâng cao chất lượng quản lý tài đơn vị nghiệp cơng lập, tăng cường chất lượng dịch vụ công Việt Nam Khuyến khích đơn vị nghiệp cơng chuyển sang hoạt động theo chế doanh nghiệp hay chế tự đảm bảo tồn kinh phí hoạt động thường xuyên Các đơn vị nghiệp công lập giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ cơng, hạch tốn kinh tế đầy đủ chi phí cần thiết; Quyết định thu giá dịch vụ sở khung giá tính đủ chi phí cần thiết, cấp có thẩm quyền ban hành Với việc giao quyền tự chủ thay đổi phương thức quản trị nội sở cung cấp dịch vụ công Các đơn vị phải tiếp cận dần với phương thức quản trị đại, tiên tiến doanh nghiệp, phải nâng cao chất lượng dịch vụ để thu hút người sử dụng tăng nguồn thu cho đơn vị, phải cạnh tranh bình đẳng chất lượng dịch vụ mức thu phí Đặc biệt để cạnh tranh điều kiện ban lãnh đạo đơn vị nghiệp cơng lập phải biết rõ chi phí đơn vị, quản trị chi phí tìm cách hạ thấp chi phí phải đảm bảo chất lượng dịch vụ Trong quản trị đơn vị, quản trị chi phí nội dung đóng vai trị quan trọng việc định thành bại đơn vị Để thực tốt chức nhà quản trị cần sử dụng thơng tin kế tốn đặc biệt thơng tin kế tốn chi phí, thông tin xử lý cung cấp hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị Như vậy, vai trị hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị chi phí đơn vị cung cấp thơng tin kế tốn chi phí nhằm hỗ trợ nhà quản trị việc kiểm soát quản lý chi phí đơn vị Hệ thống thơng tin kế toán tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin lĩnh vực kinh tế, tài dựa vào cơng cụ máy tính thiết bị tin học để cung cấp thơng tin cần thiết cho q trình định để quản lý, điều hành hoạt động đơn vị Do tính chất quy mơ hoạt động nhiều đơn vị ngày mở rộng dẫn đến lượng liệu hoạt động kinh tế, tài tăng nhanh Điều gây nhiều khó khăn cơng tác tổ chức lưu trữ liệu xử lý liệu nhằm cung cấp thơng tin hữu ích, kịp thời cho trình định lãnh đạo đơn vị Hệ thống thơng tin kế tốn đóng vai trị to lớn nhằm giải khó khăn tạo cầu nối hệ thống quản trị hệ thống tác nghiệp cho đơn vị 2.3 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống thơng tin kế tốn vào quản trị chi phí số đơn vị nghiệp công lập 2.3.1 Về người (bộ máy kế toán) Tại đơn vị nghiệp cơng lập máy kế tốn chủ yếu tổ chức theo mơ hình tập trung gồm hai nhân viên, hầu hết có trình độ đại học Nhân viên kế toán trang bị chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức công nghệ thông tin bản, am hiểu hoạt động đơn vị, đảm bảo yêu cầu việc thực thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin kế tốn Các nhân viên kế toán chủ yếu thực phần kế toán tài chính, ý đến phần kế tốn quản trị Nhân viên kế toán phụ trách phần lập dự toán ngân sách, theo dõi xử lý thông tin thực hiện, có quan tâm đến việc phân tích thơng tin chưa đầy đủ, quan tâm đến việc dựa TẠP CHÍ QUẢN LÝ VÀ CƠNG NGHỆ - Số 20 Q 1/2022 QUẢN LÝ KINH TẾ vào thông tin thực phân tích để tư vấn định phần hành kế tốn phụ trách, chưa đề xuất phương pháp thu thập, cung cấp thơng tin phục vụ quản trị chi phí Điều ảnh hưởng đến chất lượng thơng tin kế tốn cung cấp nhằm hỗ trợ cho cấp quản lý điều hành kiểm sốt chi phí từ ảnh hưởng đến việc định xác 2.3.2 Về hệ thống thu thập, xử lý cung cấp thông tin a) Hệ thống thu thập thông tin đầu vào Để có thơng tin phục vụ cho quản trị chi phí, thơng tin liệu đầu vào cần thu thập gồm thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch thông tin tương lai Hiện đơn vị nghiệp công lập công tác thu thập thông tin chủ yếu gồm thông tin thực hiện, phần thơng tin kế hoạch thu thập thơng tin tương lai Các đơn vị chủ yếu dùng phương pháp chứng từ để thu thập thơng tin đầu vào, khơng ý đến phần kế tốn quản trị nên đơn vị việc thu thập thông tin liên quan phục vụ quản trị chi phí kế tốn tài phụ trách thực Việc thu thập thông tin chủ yếu liên quan đến thông tin bên mà quan tâm đến thơng tin bên ngồi, dẫn đến thơng tin thu thập cịn hạn chế thiếu hụt b) Hệ thống xử lý thông tin - Phương tiện xử lý thông tin: đơn vị nghiệp công lập sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Các đơn vị sử dụng tài khoản cấp 1, cấp theo quy định Bộ Tài theo yêu cầu đặc điểm hoạt động đơn vị Việc sử dụng tài khoản kế toán cấp 1, cấp tương đối đầy đủ hợp lý, chủ yếu theo u cầu kế tốn tài Tuy nhiên, việc xây dựng, sử dụng tài khoản kế toán chi tiết để theo dõi doanh thu, chi phí chưa thống phù hợp Tại số đơn vị tài khoản theo dõi doanh thu xây dựng chi tiết theo hoạt động (như tài khoản doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ chi tiết cho hoạt động cụ thể) số tài khoản chi phí lại xây dựng chi tiết theo nội dung chi không chi tiết theo hoạt động (như tài khoản chi phí quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ chi tiết theo nội dung chi: chi phí tiền lương, chi phí vật tư, cơng cụ, chi phí khấu hao,… mà khơng chi tiết cho hoạt động cụ thể), dẫn đến việc theo dõi tập hợp chi phí cho hoạt động chưa xác chưa đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí đơn vị - Phân loại chi phí: Các đơn vị nghiệp cơng lập hầu hết chưa nhận thức hết tầm quan trọng việc phân loại kiểm sốt chi phí, chưa thật quan tâm đến việc chi phí hình thành nào, chi phí hiệu Vì vậy, việc phân loại chi phí chưa quan tâm mức Tại đơn vị chi phí chủ yếu phân loại theo nội dung chi (chi phí tiền lương, chi phí vật tư, cơng cụ, chi phí khấu hao,…), theo tính chất hoạt động (chi hoạt động nghiệp, chi hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ) theo quyền tự chủ (chi thường xuyên chi không thường xuyên) Hầu hết đơn vị chưa phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí với mức độ hoạt động (chi phí biến đổi, chi phí cố định chi phí hỗn hợp) chưa phân loại chi phí theo khả quy nạp chi phí vào đối tượng chịu phí (chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp) Điều dẫn tới nhà quản trị chưa xác định chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đơn vị, từ đưa định liên quan đến quản trị chi phí định điều chỉnh hoạt động chưa có khoa học hợp lý - Xử lý liệu phục vụ việc lập dự toán: Hiện đơn vị nghiệp công lập quan tâm thực cơng tác xây dựng định mức chi phí Đối với đơn vị nghiệp công lập tự chủ việc xây dựng định mức chi phí cụ thể hóa mức chi quy chế chi tiêu nội Ngoài ra, đơn vị nghiệp tự chủ chi thường xuyên chi đầu tư (trong trình hoạt động có tính giá thành sản phẩm, dịch vụ) cịn xây dựng định mức chi phí ngun liệu, vật tư sử dụng Căn để xây dựng định mức chi phí văn quy định nhà nước, theo mức chi phí thực tế phát sinh năm trước theo kinh nghiệm Định mức khoản chi chủ yếu định mức tiền xây dựng cụ thể cho nội dung chi (mức chi toán cá nhân, mức chi nghiệp vụ chun TẠP CHÍ QUẢN LÝ VÀ CƠNG NGHỆ - Số 20 Quý 1/2022 QUẢN LÝ KINH TẾ môn, mức chi sửa chữa thường xuyên mua sắm tài sản cố định, mức chi trích lập quỹ sử dụng quỹ, mức chi khác) Công tác xây dựng dự toán trọng thực theo năm bao gồm dự toán khoản thu khoản chi Việc xây dựng dự toán thường vào định mức chi phí (quy chế chi tiêu nội bộ, định mức kinh tế kỹ thuật), quy mơ hoạt động đơn vị dự tốn năm trước Dự toán xây dựng sở cân đối nguồn thu, chi phân bổ cho nhiệm vụ Việc xây dựng dự toán phận chun mơn phịng hành tổng hợp phịng tài kế tốn thực Dự tốn khoản chi gồm dự toán chi đầu tư phát triển sở vật chất, dự toán chi toán cá nhân, dự tốn chi nghiệp vụ chun mơn, dự tốn chi khác dự toán chi thực nhiệm vụ khoa học cơng nghệ (nếu có) Qua nghiên cứu tất đơn vị nghiệp tự chủ lập định mức chi phí (quy chế chi tiêu nội bộ) dự tốn thu chi theo trình tự, nhiên cịn mang tính hình thức Các dự tốn chủ yếu lập cho hoạt động dịch vụ công, hoạt động thu phí lệ phí, hoạt động theo đơn đặt hàng nhà nước mà chưa trọng lập dự toán cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ Việc lập dự toán chủ yếu dựa vào văn định nhà nước, dự toán thực tế năm trước cộng thêm tỷ lệ % định Việc lập dự toán chưa đầy đủ chưa sát thực tế - Xử lý liệu cung cấp thông tin thực hiện: Thông tin thực chủ yếu đơn vị thu thập từ hệ thống sổ sách kế tốn tài chính, cơng tác xử lý thơng tin thơng qua phương pháp tài khoản kế tốn ghi sổ kế tốn thích hợp sở phần mềm kế tốn Để theo dõi chi phí kế tốn đơn vị sử dụng tài khoản: đơn vị nghiệp tự chủ chi thường xuyên sử dụng tài khoản 611 (chi tiết theo quyền tự chủ nội dung chi), tài khoản 614 (chi tiết theo nội dung chi), 642 (chi tiết theo nội dung chi); đơn vị nghiệp tự chủ chi thường xuyên chi đầu tư sử dụng tài khoản 154 (chi tiết theo hoạt động theo nội dung chi), 642 (chi tiết theo nội dung chi) Các thông tin xử lý hệ thống sổ kế tốn chủ yếu thơng tin kế tốn tài phù hợp với việc xây dựng tài khoản kế toán Các đơn vị chưa thiết kế mẫu sổ kế toán phục vụ cho việc xử lý thông tin theo yêu cầu quản trị - Xử lý liệu phục vụ kiểm soát chi phí: đơn vị trọng vào việc đánh giá kết thực dự toán, kiểm sốt ngun nhân gây chênh lệch, trọng đến việc phân tích thơng tin thích hợp để hỗ trợ cho việc định nhà quản lý + Hệ thống cung cấp thông tin: thông tin kế tốn sau xử lý, trình bày báo cáo tài báo cáo tốn Các đơn vị hầu hết không cung cấp thông tin thực thông qua báo cáo quản trị Nội dung thông tin cung cấp theo khuôn khổ pháp luật kế toán quy định chưa đáp ứng yêu cầu nhà quản lý việc quản lý kiểm sốt chi phí Về cơng nghệ thơng tin: Các đơn vị trọng việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn Hệ thống máy tính trang bị đầy đủ, đồng bộ, kế tốn có máy tính riêng, chịu trách nhiệm phần hành kế tốn Đa số đơn vị sử dụng phần mềm kế toán Ánh Mai cơng tác kế tốn Phần mềm kế tốn cho phép liệu kế toán sau cập nhật từ chứng từ vào máy tính chuyển trực tiếp vào sổ kế toán chi tiết tổng hợp, nhiên việc tự động kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết lập báo cáo chưa thực Ngoài ra, sử dụng phần mềm kế tốn chưa khai thác hết tính năng, chưa mã hóa chi phí cho loại hoạt động, cuối kỳ chưa tổng hợp kết chuyển chi phí để xác định kết cho loại hoạt động Bên cạnh phần mềm khơng có chức tích hợp với hệ thống khác hệ thống thông tin quản lý đơn vị Về hệ thống kiểm soát: Các đơn vị chưa trọng việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội hồn chỉnh; trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn hoạt động tổ chức; chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra cơng tác kế tốn, kiểm tra số tiêu kinh tế tài quan trọng; chưa thực tốt thủ tục kiểm soát để đảm bảo chất lượng thông tin cung cấp bảo mật thông tin Các đơn vị ý đến việc phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên TẠP CHÍ QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ - Số 20 Quý 1/2022 QUẢN LÝ KINH TẾ kế toán theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa triệt để Các đơn vị sử dụng phần mềm cơng tác kế tốn, phần mềm kế tốn có chức phân quyền sử dụng cho kế tốn chưa có chức bảo mật chứng từ số liệu kế tốn điều dẫn tới gian lận sai sót hệ thống kế toán 2.4 Một số ý kiến việc tổ chức vận dụng hệ thống thông tin kế tốn vào quản trị chi phí đơn vị nghiệp công lập a) Về người (bộ máy kế tốn) Với chế tự chủ tài chính, đơn vị nghiệp công lập cần quan tâm nhiều vào hệ thống thơng tin kế tốn quản trị, đơn vị cần áp dụng mơ hình kết hợp kế tốn tài kế tốn quản trị Mơ hình cho phép sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn tài từ giúp tiết kiệm chi phí Các đơn vị cần tổ chức phân cơng nhiệm vụ phận kế tốn cách hợp lý nhằm đảm bảo trình thu nhận, xử lý, phân tích cung cấp thơng tin phục vụ cho việc quản lý chi phí, phục vụ cho việc điều hành nhà quản trị Mặc dù tổ chức mơ hình kết hợp cần có tách biệt, phân công công việc rõ ràng, nội dung, phạm vi cung cấp thơng tin cho kế tốn, xác định rõ ràng mối quan hệ kế toán tài kế tốn quản trị, phận kế toán tổng hợp phận kế toán chi tiết để tránh chồng chéo việc xử lý cung cấp thơng tin Bên cạnh nhân viên kế tốn thời đại cách mạng cơng nghiệp 4.0 ngồi lực chun mơn cịn cần có lực xử lý, phân tích thơng tin, kỹ cơng nghệ thông tin, đạo đức nghề nghiệp kỹ cần thiết khác b) Về hệ thống thu thập, xử lý cung cấp thông tin + Hệ thống thu thập thơng tin: Các đơn vị cần đa dạng hóa liệu đầu vào, thu thập thông tin đầu vào từ nhiều nguồn khác (dữ liệu thu thập khơng từ phận kế tốn mà cịn từ phận khác từ phòng ban chức năng, từ phận cung ứng dịch vụ, từ quan quản lý nhà nước,…ngồi điều kiện chế tự chủ, tính cạnh tranh cao cịn cần phải thu thập thơng tin từ đơn vị cung ứng dịch vụ tương tự tức đối thủ cạnh tranh), đa dạng hóa phương pháp thu thập thông tin phương pháp chứng từ, phương pháp quan sát, phương pháp thống kê, phương pháp khảo sát,… + Hệ thống xử lý thơng tin Để có hệ thống xử lý thông tin tốt phục vụ quản trị chi phí, đơn vị nghiệp công lập cần xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn theo dõi chi phí hợp lý linh hoạt sở hệ thống tài khoản kế toán Bộ Tài ban hành Về phân loại chi phí: Việc phân loại chi phí theo nội dung, theo tính chất hoạt động theo quyền tự chủ chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp thơng tin cho quản trị chi phí Bên cạnh việc phân loại chi phí mà đơn vị thực hiện, để phục vụ quản trị chi phí, phục vụ việc đo lường, phân tích thơng tin quản trị chi phí đơn vị cần tổ chức phân loại chi phí theo mức độ hoạt động theo khả quy nạp chi phí vào đối tượng chịu phí Khi phân loại chi phí theo mức độ hoạt động chi phí phân thành chi phí biến đổi, chi phí cố định chi phí hỗn hợp Cụ thể việc phân loại chi phí theo mức độ hoạt động sau: => Chi tốn cá nhân: Chi phí cố định khoản đóng góp theo lương; chi phí hỗn hợp chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp lương => Chi quản lý hành chính: Chi phí biến đổi chi phí văn phịng phẩm, nhiên liệu, tiền vé, phụ cấp cơng tác, tiền thuê chuyên gia hội nghị; chi phí cố định chi phí cơng cụ, dụng cụ văn phịng, tiền điện, nước, vệ sinh, khốn cước điện thoại, tun truyền, sách báo; khốn cơng tác phí chi phí hỗn hợp cước phí bưu điện, tài liệu phục vụ hội nghị, chi khác => Chi nghiệp vụ chun mơn: Chi phí biến đổi vật tư, hàng hóa dùng cho chun mơn, in ấn tài liệu dùng cho chun mơn; chi phí cố định trang thiết bị chuyên dùng => Chi sửa chữa, mua sắm tài sản: chủ yếu chi phí cố định => Chi khác: chi phí cố định Chi kỷ niệm ngày lễ lớn; chi phí hỗn hợp chi phí tiếp khách,… Khi phân loại chi phí theo khả quy nạp TẠP CHÍ QUẢN LÝ VÀ CƠNG NGHỆ - Số 20 Quý 1/2022 QUẢN LÝ KINH TẾ chi phí vào đối tượng chịu phí chi phí phân thành chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ cần phân loại chi phí thành chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp nhằm xác định rõ vai trị, chức hoạt động chi phí q trình thực hiện, cụ thể: Chi phí trực tiếp gồm chi phí ngun liệu, vật tư, cơng cụ, dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ sử dụng trực tiếp chi phí tiền lương, tiền cơng, khoản đóng góp theo lương viên chức thực hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ Chi phí gián tiếp chi phí liên quan đến tổ chức hành hoạt động văn phịng gián tiếp quản lý thực hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ gồm chi phí tiền cơng, chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho văn phịng, chi phí dịch vụ mua ngồi sử dụng văn phịng, chi phí vật tư văn phòng,… Về xử lý liệu phục vụ việc lập dự toán: Hiện việc xây dựng định mức chi phí (quy chế chi tiêu nội bộ) xây dựng dự toán đơn vị nghiệp tốt Tuy nhiên, để phục vụ cho quản trị chi phí đơn vị cần xây dựng định mức dự toán đầy đủ cho tất hoạt động kể hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ Các đơn vị cần xây dựng định mức tiêu hao loại vật tư, dụng cụ cụ thể cho hoạt động Đối với đơn vị có tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm dịch vụ ngồi việc xây dựng định mức chi phí nguyên liệu vật liệu, cần xây dựng thêm định mức chi phí tốn cá nhân trực tiếp thực dịch vụ Xây dựng định mức cần xây dựng định mức lượng định mức tiền Q trình xây dựng dự tốn cần có kết hợp phịng tài kế tốn với phận khác đơn vị, dự toán cần xây dựng chi tiết cho phận, hoạt động Khi xây dựng dự toán cần phân bổ sử dụng nguồn lực cách hợp lý, cần so sánh chi phí lợi ích hoạt động để phân bổ nguồn lực tối ưu Về xử lý liệu cung cấp thông tin thực hiện: Để cung cấp thơng tin chi phí phát sinh đơn vị cần mở tài khoản chi tiết để theo dõi Các tài khoản chi tiết phải theo dõi thơng tin chi phí bao gồm chi phí cho hoạt động cụ thể, thông tin chi phí biến đổi chi phí cố định 10 yếu tố chi phí, thơng tin chi phí liên quan trực tiếp gián tiếp đến hoạt động Trên sở tài khoản kế toán cấp 1, cấp kế tốn tài chính, để cung cấp thơng tin phục vụ quản trị chi phí, đơn vị mở tài khoản chi tiết sau (bảng 2.1) Bảng 2.1: Tài khoản chi phí quản trị hoạt động nghiệp Hoạt Cấp Cấp Cấp động Hoạt 611 6111-Thường Chi tiết động xun theo nội NSNN 6112-Khơng dung cấp thường chi phí xuyên Cấp Cấp Chi tiết Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Chi tiết Chi phí biến đổi Chi phí cố định Chi phí hỗn hợp Hoạt 614 Chi tiết theo Chi tiết Chi tiết động nội dung chi Chi phí Chi phí thu phí phí trực tiếp biến đổi Chi phí Chi phí cố gián định tiếp Chi phí hỗn hợp Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ: đơn vị nghiệp công lập tự chủ cần mở đầy đủ tài khoản phản ánh chi phí trực tiếp (tài khoản 154 phục vụ cho việc tính giá thành) tài khoản chi phí quản lý gián tiếp (tài khoản 642) liên quan đến hoạt động, đồng thời mở tài khoản chi tiết sau (bảng 2.2) Bảng 2.2: Tài khoản chi phí quản lý gián tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ Cấp Cấp Cấp 154 Chi tiết theo Chi tiết theo nội hoạt dung chi phí động cụ thể 642 Chi tiết theo Chi tiết nội dung chi Chi phí biến đổi phí Chi phí cố định Chi phí hỗn hợp Cấp Chi tiết Chi phí biến đổi Chi phí cố định Chi phí hỗn hợp Trên sở tài khoản kế toán chi tiết xây dựng đơn vị cần xây dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết phù hợp, hoàn thiện hệ thống sổ kế tốn chi tiết để hệ thống hóa thơng tin đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí Về xử lý liệu phục vụ kiểm sốt chi phí: q trình kiểm sốt chi phí cần thực xun suốt từ khâu lập dự tốn, thu thập chi phí phát sinh đến phân tích biến động chi phí phận, hoạt động Để kiểm sốt chi phí cần TẠP CHÍ QUẢN LÝ VÀ CƠNG NGHỆ - Số 20 Quý 1/2022 QUẢN LÝ KINH TẾ đảm bảo chi phí phát sinh theo định mức, dự tốn, cần tập hợp cập nhật thông tin chi phí phát sinh kỳ, thực so sánh đối chiếu với dự tốn chi phí, đánh giá tình hình thực chi phí kỳ, phân tích chi phí, xác định nguyên nhân, đề xuất giải pháp quản lý Các nguyên nhân xác định phải gắn liền với trách nhiệm đối tượng cụ thể, từ có chế thích đáng đảm bảo quản lý chặt chẽ chi phí đơn vị Muốn phân tích chi phí đơn vị cần phải xây dựng biểu mẫu báo cáo phân tích chi phí đầy đủ + Hệ thống cung cấp thông tin: Để cung cấp thông tin cho việc quản trị chi phí, đơn vị cần xây dựng thêm báo cáo quản trị Các báo cáo cần thiết kế, lập trình bày mang tính linh hoạt Các báo cáo quản trị báo cáo chi phí theo hoạt động, báo cáo chi tiết giá thành (đối với đơn vị có tính giá thành sản phẩm dịch vụ), báo cáo chi phí theo yếu tố chi phí,… c) Về cơng nghệ thơng tin Để có thơng tin kế toán phục vụ tốt cho quản trị chi phí thời đại cơng nghệ thơng tin đơn vị cần nâng cấp sở hạ tầng, trang thiết bị đại đặc biệt đưa giải pháp đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài nhằm phục vụ tốt cho cơng tác thu thập, xử lý, phân tích cung cấp thơng tin Trước mắt đơn vị sử dụng phần mềm kế tốn misa vào cơng tác kế tốn phải xây dựng cho phù hợp với đặc điểm hoạt động quản lý đơn vị mình, mã hóa đối tượng chi phí cách khoa học hợp lý Khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin kế tốn thu thập thơng tin qua chứng từ cách lập chứng từ phần mềm kế toán tích hợp với phần cứng phần mềm khác để nhập liệu qua bàn phím quét liệu vào hệ thống; sau thu thập liệu việc phân loại xếp, xử lý phân tích thơng tin thực tự động, nhanh chóng, xác qua chương trình lập trình sẵn, từ kết xuất liệu cách dễ dàng, nhanh chóng đa dạng loại báo cáo (báo cáo tài chính, báo cáo tốn, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo phân tích, báo cáo chi tiết,…) Đồng thời để có thơng tin phục vụ quản trị chi phí cần có kết hợp phận, cơng nghệ thơng tin cần có triển khai ứng dụng tồn đơn vị, cần thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn theo hướng tích hợp với hệ thống khác đơn vị d) Hệ thống kiểm soát Các đơn vị cần thiết lập hệ thống kiểm sốt hồn chỉnh Khi xây dựng vận dụng hệ thống thơng tin kế tốn cần phân quyền rõ ràng, xác định khối lượng công việc trách nhiệm nhân viên việc thu thập, xử lý, phân tích cung cấp thơng tin, đồng thời xây dựng q trình kiểm sốt cụ thể để tránh rủi ro đảm bảo an toàn cho hệ thống thơng tin kế tốn, bên cạnh cần nâng cao tính bảo mật thơng tin kế tốn Cần xây dựng hệ thống giám sát việc truy cập vào hệ thống phần mềm kế toán Kết luận Như việc tổ chức vận dụng hệ thống thơng tin kế tốn vào quản trị chi phí có vai trị quan trọng việc cung cấp thơng tin thiết thực, hữu ích quản lý điều hành đơn vị Thơng tin kế tốn sở để nhà quản lý thực mục tiêu quản trị thông qua việc khai thác có hiệu nguồn lực đơn vị nhằm giảm thiểu tối đa chi phí, từ nâng cao khả cạnh tranh đơn vị Tài liệu tham khảo Nguyễn Hữu Đồng (2011), Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Trường đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Phạm Thị Hồng Hạnh (2018), Nghiên cứu xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị chi phí doanh nghiệp khai thác than thuộc Tập đồn cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Trường đại học Mỏ - Địa chất, Hà Nội Phạm Bính Ngọ, Phịng Tài chính, Qn chủng phịng khơng - không quân (2020), Tổ chức hệ thống thông tin kế tốn phục vụ quản trị chi phí: Nghiên cứu Tổng cơng ty xây dựng cơng trình hàng khơng ACC, Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn, Hà Nội TẠP CHÍ QUẢN LÝ VÀ CƠNG NGHỆ - Số 20 Q 1/2022 11 ... trị cần sử dụng thơng tin kế tốn đặc biệt thơng tin kế tốn chi phí, thơng tin xử lý cung cấp hệ thống thông tin kế tốn đơn vị Như vậy, vai trị hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị chi phí. .. cung cấp thông tin a) Hệ thống thu thập thơng tin đầu vào Để có thơng tin phục vụ cho quản trị chi phí, thơng tin liệu đầu vào cần thu thập gồm thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch thông tin tương... thường chi phí xuyên Cấp Cấp Chi tiết Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Chi tiết Chi phí biến đổi Chi phí cố định Chi phí hỗn hợp Hoạt 614 Chi tiết theo Chi tiết Chi tiết động nội dung chi Chi phí