Phân tích thiết kế hệ thống QUẢN lý KHÁCH sạn LÀNG QUỐC tế HƯỚNG DƯƠNG

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN LÀNG QUỐC TẾ HƯỚNG DƯƠNG LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - I Khảo sát trạng thu thập thông tin Kế hoạch vấn: Mẫu kế hoạch vấn Người hỏi: Nguyễn Thị Mai Phương Người vấn: Đỗ Thị Phương Ngân Địa chỉ: Số 75_Vạn Mỹ Thời gian hẹn: 45’ Ngơ Quyền_Hải Phịng Thời điểm bắt đầu: 8h sáng Thời điểm kết thúc: 8h45’ sáng Điện thoại: 031 750570 Ngày 15 tháng năm 2006 Email: phuong_lhd@hpu.edu.vn -2- LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Đối tượng: - Là Trưởng lễ tân Yêu cầu người vấn: - Cần thu thập thơng tin về: + Vai trị:là người trực tiếp + Cơng việc cho th phịng nhận trả phịng vấn, ghi chép, thu thập liệu hàng ngày + Vị trí: Trưởng ban thu thập + Cơng việc tiếp nhận yêu cầu dịch vụ khách hàng thơng tin phân tích hệ thống,có trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế liệu + Việc toán cho cần thiết khách, tổng hợp hàng ngày, hàng tháng + Trình độ: Kĩ sư tin học Chuyên ngành phát triển phần mềm HTTT - Cần thoả thuận về: + Các hồ sơ liên quan đến + Kinh nghiệm: năm trình cho thuê ngành nhận trả phịng + Các thơng tin u cầu dịch vụ khách + Thời gian rảnh -3- LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Chương - Giới thiệu tổng quan dự án: 3’ trình Dự án xây dựng hệ thống quản lý Làng Quốc tế Hướng Dương tự động có tiểu dự án quản lý việc thuê trả phòng khách nhằm xây dựng hệ thống thuê trả phòng tự động máy tính - Tổng quan vấn 2’ chủ đề đề cập đến: + Phỏng vấn qui trình cho th phịng nhận trả phịng lễ tân + Việc đáp ứng yêu cầu dịch vụ khách + Xử lý lễ tân tình cụ thể 7’ - Xin phép ghi âm -4- LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 10’ * Chủ đề 1: + Hỏi: Quá trinh cho thuê nhận phòng diễn nào? + Trả lời: * Chủ đề 2: 10’ + Hỏi: Khi khách th phịng có u cầu dịch vụ lễ tân phải làm gì? + Trả lời: Tổng hợp - Vấn đề quản lý th phịng 5’ cịn gặp nhiều khó khăn, thủ tục cho th cịn rườm rà - Đơi khơng đáp ứng yêu cầu dịch vụ khách khó khăn việc tìm kiếm thơng tin -5- LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - khách thuê Kết thúc Thoả thuận: 5’ Đọc lại vấn hai bên kí Đưa phiếu thăm dị danh sách câu hỏi để người vấn tham khảo Tổng thời gian: 44’ Phiếu vấn: PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án: Quản lý Làng Quốc tế Tiểu dự án: Quản lý cho thuê nhận trả Hướng Dương phòng Người hỏi: Nguyễn Thị Mai Ngày 15/3/2006 -6- LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Phương Người hỏi: Đỗ Thị Phương Ngân Câu hỏi Ghi Câu Chị tổng kết số phiếu + Trả lời: yêu cầu phiếu toán hàng ngày hay hàng tuần, tháng? - Hàng ngày tổng hợp phiếu để tính doanh thu ngày hàng tháng phải tổng hợp báo cáo để nắm bắt tình hình cho th phịng Làng Câu Q trình cho th phịng + Trả lời: diễn nào? - Khách đến th phịng trình CMTND VISA(đối với người ngoại quốc), viết phiếu yêu cầu thuê phòng - Lễ tân yêu cầu khách ghi đầy đủ thơng tin vào phiếu u cầu Sau xem cịn hộ trống khơng để thơng báo với khách Nếu làm thủ tục giao phòng cho khách Câu Khi khách có yêu cầu sử + Trả lời: dụng dịch vụ chị xử lý nào? Tơi xem u cầu khách có loại hình dịch vụ mà chúng tơi có khơng Nếu có tơi viết phiếu dịch vụ chuyển cho nhân viên phục vụ Nếu -7- LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - không thơng báo cho khách *Đánh giá chung: - Người hỏi nhiệt tình bận, cần thêm vài ngày để họ chuẩn bị tiến hành tiếp Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời - Chưa kết luận vấn đề, chủ đề chưa đề cập hết Cịn tình cố như: Khách làm hư hại tiện nghi phòng… Lưu đồ công việc: Ghi vấn Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ THUÊ TRẢ PHÒNG Trang 05 Ngày 16/03/06 Loại: Nhiệm vụ: Bên Lưu đồ Lễ tân LẬP PHIẾU THUÊ PHÒNG Người quản lý -8- LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - D2 Sổ thơng tin phịng Tiếp nhận D3 Sổ thơng tin dịch vụ Lập chuyển phiếu thuê phòng D4 Bảng tỷ giá ngoại tệ hàng ngày KHÁCH HÀNG D5 Phiếu đăng ký thuê phòng Tiếp nhận kiểm tra D6 Phiếu đăng ký dịch vụ Bảng mô tả chi tiết tài liệu: Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ THUÊ TRẢ PHÒNG -9- Trang 06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Loại:Phân tích Mô tả liệu Số thứ tự: D10 Ngày 16/03/06 trạng Tên liệu: PHIẾU THUÊ PHÒNG Định nghĩa Là phiếu mà có ghi thơng tin khách thuê (CMND, họ tên, địa chỉ), ngày thuê, số hộ, địa hộ, loại, giá tình trạng hộ Cấu trúc Khổ giấy 20*20 có mã số phiếu khn dạng Loại hình Sơ cấp (dữ liệu gốc) Số lượng 10 phiếu/1 ngày (mức tối đa) Ví dụ: Mã số phiếu: N102 Họ tên: Đỗ Thị Thuỷ Số CMND:031376919 Thơng tin phịng: - Loại: 3A - Số hộ: 225 - Địa hộ: Tầng 2_Khu A - Tình trạng hộ: Tốt, đầy đủ tiện nghi theo qui định phòng loại 3A Làng - Giá: 800 USD /1 tháng 110USD / 1ngày Ngày thuê:15/03/2006 Chữ kí khách thuê Chữ kí lễ tân thuy phuong - 10 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Khách tốn tiền mặt, ngoại tệ, theo hình thức chuyển khoản Cuối ngày phận kế tốn phải lập báo cáo tình hình doanh thu ngày, tình hình khách đến khách đi, tình hình sử dụng dịch vụ làng, cố xảy ngày (nếu có) cho lãnh đạo quản lý để lãnh đạo có phương hướng đạo Cuối tháng phải có báo cáo tình hình doanh thu, hoạt động tháng cuối quý, năm - 20 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - I.4 Giải pháp cho hệ thống: Qua việc phân tích hoạt động làng diễn hàng ngày ta thấy: Cơng việc q phức tạp u cầu cần giải nhanh chóng Để đáp ứng điều cần phải đưa chương trình quản lý cơng việc mà hồn tồn tự động hố máy vi tính Hệ thống với liệu vào (Input data) là: thông tin khách, thông tin hộ Làng, yêu cầu khách phòng thuê, giá loại dịch vụ, thông tin khách sử dụng dịch vụ hàng ngày Hệ thống xử lý liệu để đưa ra: thông báo, phiếu toán chi tiết cho khách, báo cáo thống kê tình hình ngày, tháng ,trong quý, năm dự trù kinh phí cho hoạt động tới III Mơ hình nghiệp vụ Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Thuê phòng Khách hàng Tác nhân ngồi Xuất trình giấy tờ Lễ tân Tác nhân Kiểm tra phòng Hồ sơ khách Hồ sơ Thơng báo cho khách Phiếu đăng ký th phịng Hồ sơ Sử dụng dịch vụ Phòng Hồ sơ Cập nhật tỷ giá ngoại tệ Phiếu đăng ký trả phòng Hồ sơ - 21 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Lập phiếu toán Bộ phận phục vụ Tác nhân Kiểm tra cố Danh mục phòng Hồ sơ Giải cố Danh mục dịch vụ Hồ sơ Lập báo cáo Phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ Hồ sơ Hoá đơn tốn Hồ sơ Ban lãnh đạo Tác nhân ngồi Ngân hàng Tác nhân Bảng tỷ giá ngoại tệ Hồ sơ Phiếu báo cáo Hồ sơ III.1 Biểu đồ ngữ cảnh: - Sơ đồ: Đăng ký thuê phòng - Yêu cầu báo cáo, thống kê Phân phòng BAN LÃNH HỆ THỐNG ĐẠO KHÁCH QUẢN LÝ LÀNG Đáp ứng Gửi báocáo KHÁCH: Yêu cầu kiểm tra HƯỚNG Yêu cầu trả phịng chuyển khoản DƯƠNG Khi có nhu cầu th phịng phải đăng ký với hệ thống (khai báo mộtNGÂN Gửi phiếu tốn - Mơ tả lời: Đăng ký dịch vụ HÀNG loạt thông tin cần thiết), hệ thống kiểm tra đối chiếu đểKiểm phântra-chuyển phòng phù hợp cho khách Khách đăng ký dịch vụ hàng ngày cố định Hình1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thông quản lý khách sạn lâu dài - 22 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Trong khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ phải đăng ký sử dụng dịch vụ với hệ thống đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu Khi kết thúc Làng, trước rời khỏi Làng khách phải gửi u cầu tốn trả phịng hệ thống tính tốn tất loại tiền mà khách phải trả (tiền phòng, tiền sử dung loại dịch vụ…) lập phiếu toán chi tiết gửi cho khách BAN LÃNH ĐẠO: Cuối ngày, tháng, quý, năm lúc muốn có báo cáo thống kê tình hình hoạt động doanh thu làng, tìm kiếm thơng tin đáp ứng NGÂN HÀNG : Khi hệ thống có yêu cầu Ngân hàng kiểm tra chuyển khoản khách hàng Ngân hàng kiểm tra thông báo lại III.2 Biểu đồ phân rã chức năng: Hệ thống quản lý Làng Hướng Dương 1.1 Nhập danh Nhập thông tin mục phòng 2.1 Đăng kýphòng thuê Thuê phòng 1.2 Nhập thông tin dịch vụ 2.2 Sử dụng dịch vụ 1.3 Cập nhật tỷ giá ngoại tệ 2.3 Góp ý phản hồi 3.1 GiảiKiểm trasự cố 4.Thanh toán 4.1 Trả phòng 5.Báo cáocáo thống 5.1 Báo ngàykê trường 3.2 Lập biên 4.2 Lập hoá đơn tốn 5.2 Báo cáo tổng hợp 4.3 Chuyển khoản Hình 2: Sơ đồ phân rã chức hệ thống - 23 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - III.3 Mô tả chi tiết chức lá: Cập nhật danh mục: 1.1 Nhập thơng tin phịng: loại phịng có làng cập nhập thường xuyên trang thiết bị, tình trạng, khả phục vụ 1.2 Nhập thông tin dịch vụ: loại dịch vụ mà làng phục vụ với giá tương ứng cập nhập hàng ngày 1.3 Cập nhât tỷ giá ngoại tệ: tỷ giá tiền Việt so với USD,…cũng cập nhập hàng ngày Đăng ký th phịng: 2.1 Th phịng: khách có nhu cầu thuê phòng, khách làm việc với lễ tân phải nói rõ ràng nhu cầu phịng cần th (bao nhiêu người, cần phịng,…) để từ lễ tân xếp phù hợp cho khách 2.2 Sử dụng dịch vụ: ngồi việc đăng ký nghỉ phịng đăng ký, khách sử dụng dịch vụ mà khách sạn có(ăn uống, bơi, du lịch, đánh tenit…) cần đăng ký với phận phục vụ 2.3 Góp ý phản hồi: q trình Làng có cảm thấy chưa hài lịng góp ý với phận lễ tân Làng Giải cố: 3.1 Kiểm tra trường : yêu cầu hệ thống kiểm tra thông tin có liên quan đến cố 3.3 Lập biên : ghi lại cố xẩy Thanh toán: - 24 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 4.1 Trả phòng: khách khơng cịn nhu cầu khách phải bàn giao lại phịng cho lễ tân 4.2 Lập hố đơn toán: sinh khách yêu cầu toán 4.3 Chuyển khoản: phát sinh khách yêu cầu toán chuyển khoản 5.Báo cáo: 5.1 Báo cáo thống kê tình hình kinh doanh ngày 5.2 Báo cáo thống kê tổng hợp (sử dụng cho báo cáo tháng, quý, năm) III.4 Liệt kê hồ sơ sử dụng: D1 Hồ sơ khách D2 Sổ thơng tin phịng D3 Sổ thông tin dịch vụ D4 Bảng tỷ giá ngoại tệ hàng ngày D5 Phiếu đăng ký thuê phòng D6 Phiếu đăng ký dịch vụ D7 Biên cố D8 Phiếu trả phịng D9 Hố đơn toán (hoặc Phiếu chuyển khoản) D10.Phiếu báo cáo III.5 Lập ma trận thực thể chức năng: - 25 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Các thực thể D1 Hồ sơ khách D2 Sổ thông tin phịng D3 Sổ thơng tin dịch vụ D4 Bảng tỷ giá ngoại tệ hàng ngày D5 Phiếu đăng ký thuê phòng D6 Phiếu đăng ký dịch vụ D7 Biên cố D8 Phiếu trả phịng D9 Hố đơn toán (hoặc Phiếu chuyển khoản) D10 Phiếu báo cáo Các chức nghiệp vụ D1 D2 D3 - 26 - D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 1.1 Nhập thơng tin phịng U 1.2 Nhập thơng tin dịch vụ U 1.3 Cập nhật tỷ giá ngoại tệ U 1.Cập nhập danh mục 2.1 Thuê phòng U U U U 2.2 Sử dụng dịch vụ U R C R 2.3 Góp ý phản hồi C R R U U R 3.1 Kiểm tra trường R R R 3.2 Lập biên R R R C R R R C Đăng ký thuê phòng Giải cố 4.1 Trả phòng R C C U C 4.2 Lập hoá đơn toán R - 27 - R R R C LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - 4.3 Chuyển khoản C 4.Thanh toán U R R R U C 5.1 Báo cáo ngày R R R R C 5.2 Báo cáo tổng hợp R R R R C R R R R C 5.Báo cáo thống kê Hình 3: Biểu đồ ma trận thực thể chức IV Biểu đồ luồng liệu mức 0,1 - 28 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - IV.1 Biểu đồ luồng Yêu cầu cập nhập BAN LÃNH ĐẠO Đáp ứng liệu mức 0: 1.0 CẬP NHẬP DANH MỤC D4 Bảngtỷ giá ngoại tệ hàng ngày Đăng ký thuê phòng Phân phòng KHÁCH Đăng ký dịch vụ Đáp ứng dịch vụ 2.0 ĐĂNG KÝ TH PHỊNG D5 Phiếu đăng ký th phịng D6 Phiếu đăng ký dịch vụ “Hết phòng or kh có dịch vụ” Yêu cầu giải Giải 3.0 D7 Biên cố D3 Sổ thông tin dịch vụ GIẢI QUYẾT SỰ CỐ D2 Sổ thông tin phòng D8 Phiếu trả phòng 4.0 Yêu cầu trả phịng tốn THANH TỐN Hố đơn tốn D9 Hoá đơn toán Yêu cầu kiểm tra,chuyển khoản D1 Kiểm tra ,chuyển Hồ sơ khách Yêu cầu báo cáo, thống kê Đáp ứng NGÂN HÀNG 5.0 BÁO CÁO THỐNG KÊ D10 Phiếu báo cáo Hình 4: Biểu đồ luồng liệu mức IV.2 Biểu đồ luồng liệu mức 1: - 29 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - IV.2.1 Biểu đồ tiến trình ”Cập nhập danh mục”: Yêu cầu cập nhập Đáp ứng BAN LÃNH ĐẠO 1.1 Nhập thơng tin phịng D4 Tỷ giá ngoại tệ hàng ngày D2 Sổ thông tin phòng Yêu cầu cập nhập Đáp ứng 1.2 Nhập thông tin dịch vụ 1.3 Cập nhật tỷ giá ngoại tệ D3 Sổ thông tin dịch vụ Yêu cầu cập nhật Cập nhật Hình 5: Biểu đồ luồng liệu mức 1_Tiến trình “Cập nhật danh mục” - 30 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - IV.2.2 Biểu đồ tiến trình ”Đăng ký thuê phòng”: Đăng ký thuê phòng KHÁCH Phân phòng 2.1 D1 Hồ sơ khách Thuê phòng D5 Phiếu đăng ký th phịng D2 Sổ thơng tin phịng Đăng ký dịch vụ Đáp ứng 2.2 Sử dụng dịch vụ D3 Sổ thông tin dịch vụ D6 Phiếu đăng ký dịch vụ 2.3 Góp ý phản hồi Góp ý Hình 6: Biểu đồ luồng liệu mức 1_Tiến trình “Đăng ký th phịng” IV.2.3 Biểu đồ tiến trình “Giải cố”: Yêu cầu BAN LÃNH ĐẠO D1 3.1 Kiểm tra trường D3 Sổ thông tin dịch vụ Hồ sơ khách 3.2 Lập biên - 31 - D7 Phiếu cố LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - D2 Sổ thông tin phòng Đưa biên Yêu cầu lập biên IV.2.4 Biểu đồ tiến trình ”Thanh tốn”: 4.1 KHÁCH u cầu trả phịng D2 Sổ thơng tin phịng Trả phịng 4.2 Lập hố đơn tốn D8 Phiếu trả phòng Yêu cầu kiểm tra,chuyển khoản 4.3 NGÂN HÀNG Chuyển phiếu toán Yêu cầu hoá đơn Chuyển khoản D4 D6 Phiếu đăng ký dịch vụ Bảng tỷ giá ngoại tệ hàng ngày D7 Biên cố - 32 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Kiểm tra ,chuyển D9 Hoá đơn toán Hình 8: Biểu đồ luồng liệu mức 1_Tiến trình “Thanh tốn” IV.2.5 Biểu đồ tiến trình ”Báo cáo thống kê”: D3 Sổ thông tin dịch vụ BAN LÃNH ĐẠO 5.1 Yêu cầu báo cáo, thống kê Đáp ứng Báo cáo D2 Sổ thơng tin phịng D10 Phiếu báo cáo D1 Hồ sơ khách D9 Hoá đơn tốn Hình 9: Biểu đồ luồng liệu mức 1_Tiến trình “Báo cáo thống kê” V Thiết kế giao diện V.1 Cập nhập liệu: - 33 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - V.2 Danh mục nhóm dịch vụ: - 34 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... quát Làng Quốc Tế Hướng Dương: Khách sạn thành lập ngày 11/12/1996 theo giấy phép số 1771/GP Bộ Kế Hoạch Đầu Tư Đây khách sạn thiết kế xây dựng theo qui mô làng du lịch có tiêu chuẩn quốc tế Hải... tổng quan dự án: 3’ trình Dự án xây dựng hệ thống quản lý Làng Quốc tế Hướng Dương tự động có tiểu dự án quản lý việc thuê trả phòng khách nhằm xây dựng hệ thống thuê trả phòng tự động máy tính... cáo, thống kê Phân phòng BAN LÃNH HỆ THỐNG ĐẠO KHÁCH QUẢN LÝ LÀNG Đáp ứng Gửi báocáo KHÁCH: Yêu cầu kiểm tra HƯỚNG Yêu cầu trả phòng chuyển khoản DƯƠNG Khi có nhu cầu th phịng phải đăng ký với hệ