Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý tại khách sạn như: việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ khi khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh toán cho khách hàng được nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm soát tình hình doanh thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm soát được tình hình của các phòng, các dịch vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ cho công việc hành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanh chóng.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT KHOA : CÔNG NGHỆ THƠNG TIN BÁO CÁO Mơn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Giảng viên hướng dẫn: Phạm Văn Đồng Sinh viên thực hiện: Nhóm Giang Hồng Phong: 1821050826 Bùi Quang Linh : 1821050065 Lê Hoài Nam: 1821050286 Luyện Công Quang Anh: 1821050101 Hà Nội , ngày 04 tháng 07 năm 2021 Mục lục Lời mở đầu Ngày phát triển mạnh mẽ tin học làm cho máy tính khơng thể thiếu lĩnh vực đời sống Hơn lúc hết tính máy tính khai thác cách triệt để Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch xu hướng tất yếu Ứng dụng tin học công tác quản lý khách sạn khách sạn mơ hình quản lý mới, đem lại khả công tác quản lý khách sạn như: việc bố trí cho khách th phịng hay sử dụng dịch vụ khách đến khách sạn việc toán cho khách hàng nhanh chóng thuận tiện khách đi, lãnh đạo kiểm sốt tình hình doanh thu hàng ngày dễ dàng, kiểm sốt tình hình phịng, dịch vụ khách sạn, mặt khác giảm số nhân viên phục vụ cho cơng việc hành chính, giải thắc mắc khiếu nại khách hàng nhanh chóng I.Khảo sát Mục tiêu Tại nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển mạnh mẽ có lợi nhuận cao có hỗ trợ CNTT.Ở nước ta năm gần ngành du lịch thực phát triển quy mô ảnh hưởng lĩnh vực KT XH Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT ngành hạn chế việc áp dụng CNTT vào chương trình quản lý khách sạn cho ngành du lịch vô cần thiết để nâng cao hiệu kinh doanh chất lượng Mục tiêu báo cáo phân tích, thiết kế để xây dựng chương trình quản lý khách sạn với tính nêu phục vụ cho việc quản lý khách sạn hoàn toàn tự động máy tính Dựa vào kiến thức học từ mơn Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, đồ án phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đích : Quản lý khách hàng Quản lý việc đăng ký thuê phòng trả phòng  Quản lý trạng phòng  Quản lý dịch vụ khách sạn cung cấp  Quản lý tài thu chi khách sạn  Quản lý nhân viên Phạm vi   Khảo sát phân tích việc quản lý khách sạn có mơ hình vừa nhỏ Tuy nhiên áp dụng mơ hình cho hệ thống khách sạn có qui mơ lớn Đồ án thực dựa sở lý thuyết Phân tích thiết kế hệ thống để thiết kế mơ hình tổ chức liệu Chưa tiến hành thực coding, phần coding thuộc phạm vi khác để phát triển thành ứng dụng hoàn chỉnh Nguồn khảo sát Việc khảo sát tiến hành khách sạn thông qua vấn số người có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê trả phòng, cụ thể là:      Giám đốc khách sạn Lễ tân Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phịng) Trưởng phụ trách khối buồng phịng Kế tốn trưởng +) Sơ đồ cấu tổ chức Mục đích việc khảo sát Quản lý khách sạn khối nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi hệ thống quản lý đồ sộ Trong khuôn khổ tập lớn môn học này, sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với chức liên quan đến việc đặt phòng, cho thuê trả phịng , thơng qua phân tích, xem xét ưu nhược điểm hệ thống đề xuất hệ thống quản lý hiệu hơn, linh hoạt Nội dung khảo sát a Cơ cấu tổ chức khách sạn: Bộ phận có quyền lực cao ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người phân chia theo nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phịng dịch vụ khác, quản lí khối tài kế hoạch, quản lí khối bảo vệ bảo dưỡng Khối buồng phịng dịch vụ khác bao gồm phòng ban sau: Lễ tân, phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm ).Khối tài kế hoạch bao gồm: phịng Tài chính-Kế hoạch, phịng Hành chính-Tổng hợp Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phịng bảo vệ phịng Bảo dưỡng b Các khối chức liên quan đến việc cho thuê trả phòng  Lễ tân: Bộ phận làm nhiệm vụ giao tiếp với khách thông qua hoạt động nhận đặt phòng, thuê phòng trả phòng từ phía khách Đầu ngày gửi list xếp phòng đặt trước cho phận buồng phòng,báo cho phận buồng phịng có th trả phịng Thanh tốn hố đơn trả phịng khách cho phận Tài chính-Kế hoạch Tiếp nhận khiếu nại giải đáp thắc mắc, đáp ứng yêu cầu khác  Bộ phận buồng phòng: Thường xuyên kiểm tra phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị phịng có u cầu từ Lễ tân, có trục trặc phải báo cho Lễ tân Thơng báo cho Lễ tân tình trạng phịng trống để bán  Bộ phận tài kế hoạch: Kiểm sốt chi phí buồng phịng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH vấn đề vào tháng (chỉ xác định số lượng) Quản lí tài chính, tốn với Lễ tân khoản tiền th phịn khoản dịch vụ khác  Ban giám đốc: - Yêu cầu phận báo cáo số lượng phòng bán được, - doanh thu Thay đổi dịch vụ theo yêu cầu khách, điều chỉnh có cân - nhắc Đưa định thay đổi mức phí chất lượng dịch vụ Đánh giá hệ thống: Hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu việc quản lý Tuy nhiên tình hình đổi mới, nhà nghỉ khách sạn cạnh tranh khốc liệt chất lượng dịch vụ Khách sạn cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ giảm thiểu chi phí quản lý Hệ thống quản lý cũ khách sạn cịn nhiều bất cập, điều khơng làm phát sinh chi phí quản lý khơng cần thiết mà cịn làm cho cơng việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm , khó lịng giảm chi phí nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh Cụ thể hệ thống quản lý có nhược điểm sau: • Hầu hết thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn lưu trữ sổ sách, giấy tờ từ thông tin khách hàng, yêu cầu khách đến sổ ghi thơng tin phịng, thơng tin đặt phịng Điều khiến cho việc cập nhật, tra cứu liệu, lập báo cáo trở nên khó khăn Công việc liên quan đến xử lý liệu trở nên nặng nề, tốn • nhiều cơng sức mà khơng hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn Thông tin trùng lặp nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân phải lưu giữ thông tin tình trạng buồng phịng, có thay đổi, phận lễ tân phải cập nhật sổ đồng thời thơng báo cho phận buồng phịng biết để cập nhật sổ thơng tin phận • Mọi cơng việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… nhân viên làm thủ cơng, hệ thống vi tính hỗ trợ ít, nên tốn thời gian dễ • xảy sai sót Với cách quản lý khó lịng đưa dự đốn xác, nhanh chóng để phận quản lý kịp thời điều chỉnh sách khách sạn Vậy nên cơng việc phụ thuộc nhiều vào • kinh nghiệm cùa cán khách sạn Các phận trao đổi thơng tin với tương đối khó khăn, với cơng việc gấp phải cử người trực tiếp thơng báo, cịn với việc khác thông thường thống thời điểm ngày để trao đổi thông tin Điều khiến cho luồng thông tin lưu chuyển phận không thơng suốt phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách hàng nhân viên) lợi dụng Hệ thống quản lý có số ưu điểm sau: • Do hầu hết cơng việc thực cách thủ công, nên công việc giải cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo khơng q máy móc Điều cần thiết với hệ thống quản lý khách sạn việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với khách • hàng để làm hài lịng khách cần thiết Khách sạn có đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, chế quản lý tận dụng tối đa kinh nghiệm cán bộ, điều mà máy móc khơng thể làm Đề xuất giải pháp cho hệ thống: - Với mục đích khắc phục nhược điểm hệ thống cũ, - xin đề xuất số giải pháp sau: Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu đồng thời - thích hợp với đặc thù riêng khách sạn Với việc đưa hệ thống vào hoạt động, thông tin lưu sở liệu chung hệ thống, công việc cập nhật, tra cứu thông tin, lập báo cáo trở nên dễ dàng với trợ giúp - máy tính Thơng tin lưu chuyển phận trở nên quán, thơng suốt (do máy tính hệ thống dùng chung sở liệu thống - kết nối với thông qua mạng nội bộ) Các luồng thông tin hệ thống lưu chuyển nhanh - chóng, xác với độ an toàn cao Thực đào tạo nghiệp vụ, kĩ sử dụng máy tính, kĩ sử dụng phần mềm *) Bảng hỏi *) Kế hoạch vấn Phiếu Địa điểm: Thời gian: Đối tượng: Yêu cầu: Phiếu vấn Người Chươnghỏi: trình: Câu hỏi: Người hỏi: 1) Giới thiệu tổng quan: Dự án xây dựng phần quản lý khách sạn thiết bịTrả kết lời: nối Internet 1) 2) Tổng quan vấn 2) 3) … n) Nhận xét: chủ đề đề cập đến: +) Phỏng vấn quy trình cho thuê phòng +) Việc đáp ứng nhu cầu khách hàng … 3) Các biện pháp khác phục việc chưa đáp ứng nhu cầu Câu hỏi: Thời gian: Câu 1: … ? phút Câu 2: … ? phút Câu 3: … ? phút Tổng quan: Tổng thời gian: vấn II/ Phân tích thiết kế chức : Các chức hệ thống : a Quản lý phịng Phịng đối tượng hệ thống cần quản lí Do số lượng phịng khách sạn tương đối nhiều nên cần phải có phận chức quản lí phịng nhằm cập nhật thông tin cách thường xuyên yếu tố hoạt động nghiệp vụ khách sạn: Khách hàng đặt trả phịng hàng ngày nên phải có thao tác quản lí sau:  Thêm phịng: Trong thực tế hệ thống khách sạn thường có mở rộng quy mô sở hạ tầng Các khu nhà xây thêm hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả thêm phịng để quản lí phịng Thơng tin phòng phải cập nhật danh mục phịng để quản lí cho phép vào  hoạt động thuê trả phòng Cập nhật phòng: phận quản lí cần thay đổi chi tiết phịng hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin Tìm kiếm thơng tin phịng: Hệ thống cho phép chức tìm kiếm thơng tin phịng  tác nhân hệ thống Tìm kiếm phịng: Hệ thống cung cấp chức tìm kiếm phịng cho phép tác nhân tìm thơng tin phịng, để đặt trả phịng để quản b lí thơng tin, thống kê phịng Quản lý đặt phịng Đây hoạt động nghiệp vụ hoạt động quản lí khách sạn Cơng việc quản lí đặ phịng bao gồm:  Thêm hợp đồng: Khi có khách hàng đưa yêu cầu đặt phòng yêu cầu đặt phịng u cầu đáp ứng, hệ thống tự động phát sinh mẫu hợp đồng để lưu thơng tin đặt trả phịng khách hàng Hợp đồng 10 b.Biểu mẫu hóa dịch vụ - Tên biểu mẫu: Hóa đơn dịch vụ - Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống - Thời gian thực hiện: Khi khách yêu cầu sử dụng dịch vụ khách sạn • CSDL liên quan: bảng hóa đơn dịch vụ/qlks.mdb Mơ tả biểu mẫu: Người dùng kích vào nút “Thêm” Mã HDDV tự động đánh mã theo thứ tự số hóa đơn nhập, ta lựa chọn Mã khách hàng yêu cầu sử dụng, ta nhập mã đơn vị dịch vụ, tên đơn vị dịch vụ, số lượng, máy tự động hoàn thành mục số lượng, thành tiền, Ngoài cịn nhập nhân viên nhập ngày lập tronmg hóa đơn dịch vụ Nút “ sửa” dùng có thay đổi sử dụng dịch vụ khách hàng, nút “ xóa” dùng để xóa hóa đơn dịch vụ khách hàng sử dụng xong trả phí dịch vụ, nút “lưu” dùng để lưu trữ vào CSDL hệ thống, nút “in 66 ra” dùng để in kê khai mục dịch vụ khách hàng giấy, nút “tìm kiếm” muốn biết thơng tin hóa đơn dịch vụ Nút “thốt” dùng người dùng thoát khỏi chức cập nhật c.Biểu mẫu hóa đơn phịng - Tên biểu mẫu: Hóa đơn phịng - Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống - Thời gian thực hiện:Khi có khách hàng đến yêu cầu sử dụng dịch vụ thuê phòng khách sạn • CSDL liên quan: bảng phong/qlks.mdb Mơ tả cho biểu mẫu: Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin, nhập đầy đủ vào Mã hóa đơn, ngày lập, nhân viên lập, mã khách hàng, tên khách, số 67 CM/HC, mã phòng, kiểu phịng, số ngày th, máy tự động điền vào mục loại phòng, đơn giá, thành tiền Sau nhập xong muốn sửa lại kích nút “sửa”,muốn xóa hóa đơn kích nút “xóa”, in kích nút “in ra”, muốn tìm kiếm khách th kích nút “tìm kiếm”, nút “đóng” dùng muốn khỏi lập hóa đơn phịng d.Biểu mẫu danh sách phòng - Tên biểu mẫu: Danh sách phòng - Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống - Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng đến u cầu đặt phịng - CSDL liên quan: bảng phịng/qlks.mdb • Mơ tả biểu mẫu: 68 Người dùng kích vào nút “ thêm” để biết thơng tin phịng có trơng hay đăng ký, trống người dùng nhập mã phịng, loại phịng, chọn kiểu phịng đơn/đơi, máy tự động đưa đơn giá cho phòng Nút “ sửa” dùng khách sạn thêm phịng mới.Kích vào nút “ lưu trữ” muốn lưu trữ thông tin phịng Nút “sửa” dùng thơng tin phịng thay đổi, nút “xóa” phịng khơng sử dụng, nút “tìm kiếm “ dùng để biết thêm chi tiết phịng Nút “ thốt’ nhiệm vụ hồn tất e.Biểu mẫu thơng tin nhân viên - Tên biểu mẫu: Thông tin nhân viên Người thực hiện: Cán quản lí phụ trách nhân viên khách sạn, người - quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: có nhân viên nhận vào cơng ty, thông - tin nhân viên thay đổi CSDL liên quan: bảng nhân viên /qlks.mdb • Mơ tả biểu mẫu: Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin nhân viên Khi nhập phải nhập đầy đủ vào ô Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, SĐT, Ngày sinh Sau nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL kích 69 vào nút “lưu” Nút “sửa” dùng sửa thông tin nhân viên nhập sai có thay đổi Muốn tìm kiếm thơng tin nhân viên dùng chọn nút “ tìm kiếm” biểu mẫu tìm kiếm thơng tin nhân viên kích hoạt Khi nhân viên bị sa thải hay xin nghỉ làm thơng tin họ bị xóa bỏ với thao tác “xóa”.Nút “ thốt” sử dụng hết nhiệm vụ cập nhật thông tin nhân viên f.Biểu mẫu biên lai toán - Tên biểu mẫu: Biên lai toán Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: Khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ khách sạn CSDL liên quan: Bảng bienlai/qlks.mdb • Mơ tả biểu mẫu: 70 Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập nội dung biên lai Khi nhập phải nhập đầy đủ ô Mã biên lai, tên dịch vụ, mã khách hàng, máy tự động đánh vào ô Mã HDDV, Mã HĐ, Tiền dịch vụ, Tên khách hàng, Mã phòng, Tiền phòng, nhân viên lập, ngày lập đưa kết tổng tiền sử dụng khách hàng Nút “sửa” dùng biên lai có thay đổi, nút “xóa” dùng biên lai hết hạn sử dụng, nút “ lưu” để lưu trữ vào CSDL hệ thống, nút “tìm kiếm” để tìm kiếm thơng tin biên lai khách hàng, nút “in” dùng để xuất liệu giấy cho khách hàng, nút “ thoát” thực người dùng thoát khỏi chức cập nhật thơng tin nhân viên g.Tìm nhân viên - Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thơng tin nhân viên Người thực hiện: Cán quản lí phụ trách nhân viên khách sạn, người quản trị hệ thống CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlks.mdb • Mơ tả biểu mẫu: Trong biểu mẫu tìm kiếm nhân viên, mã nhân viên người dùng nhập mà nhân biểu mẫu cho kết tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, giới tính ngày sinh 71 h.Tìm kiếm hợp đồng 72 - - Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thơng tin hợp đồng Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: Khi nhân viên hay người quản lí muốn tìm thơng tin hợp - đồng CSDL liên quan: bảng hopdong/qlks.md i.Biểu mẫu biên lai 73 - Tên biểu mẫu: Tìm kiếm biên lai Người thực hiện: nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống Thời gian thực hiện: nhân viên lễ tân, hay quản lí hệ thống mốn tìm hiểu thơng tin biên lai CSDL liên quan: bảng bienlai/qlks.mdb • Mơ tả biểu mẫu: Khi người dùng muốn tìm kiếm thơng tin phịng, nhập mã phịng, máy tự động kiểm tra tình trạng phịng cịn trống hay dăng ký đặt nút tìm kiếm cho phép người dùng biết thơng tin phịng, nút “ thốt’ người dùng tìm hiểu xong thơng tin phịng j.Biểu mẫu thu chi hàng tháng 74 - - Tên biểu mẫu: Báo cáo thu hàng tháng Người thực hiện: nhân viên lễ tân Thời gian thực hiện: Cuối tháng nhân viên tổng hợp tổng thu báo cáo cho quản lí hệ thống • Mơ tả biểu mẫu: Người dùng nhập tháng năm báo báo tổng thu kích nút “Tìm’ máy tự động xuấ liệu bao gồm Mã biên lai, ngày lập, người lập, số 75 tiền nút “in” để xuất liệu giấy, nút “Thốt” người dùng khơng tiếp tục sử dụng chức k.Biểu mẫu báo cáo tổng thi hàng tháng - Tên biểu mẫu: báo cáo tổng chi hàng tháng Người thực hiện: nhân viên lễ tân, quản lí dịch cụ khách sạn Thời gian thực hiện: cuối tháng tổng hợp chi tiêu cho dịch vụ khách sạn Mô tả biểu mẫu: Người dùng nhập tháng năm bảng xuất liệu nút “tìm” • Nút “in” muốn in liệu giấy, nút “Thoát” dùng thoát khỏi chức hệ thống 76 l.Biểu mẫu thu chi hàng tháng - Tên biểu mẫu: báo cáo thu chi hàng tháng Người dùng: quản lí khách sạn, hệ thống Thời gian: quản lí báo cáo cho giám đốc thu chi tháng  Mô tả biểu mẫu: Người dùng nhập tháng, năm biểu mẫu kích nút “tìm kiếm”, máy tự động đánh váo ô tổng chi, tổng thu, lợi nhuận(tổng thu-tổng chi), tiền thuế Nút “in” dùng quản lí in thành văn giấy, vầ nút “thoát” người dùng thoát khỏi chức hệ thống 77 g.Giao diện đăng nhập 78 Bảng phân công nhiệm vụ 79 Giang Hồng Phong Khảo sát , tìm hiểu chức , phân tích , lập bảng liệu, thiết Luyện Công Quang Anh kế Khảo sát , làm power point , lập bảng Lê Hoài Nam Bùi Quang Linh liệu Lập bảng liệu , phân tích chức Khảo sát , làm biểu đồ , thiết kế 80 ... chức khách sạn: Bộ phận có quyền lực cao ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người phân chia theo nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phịng dịch vụ khác, quản lí khối tài kế hoạch, quản lí khối...  Ban giám đốc: - Yêu cầu phận báo cáo số lượng phòng bán được, - doanh thu Thay đổi dịch vụ theo yêu cầu khách, điều chỉnh có cân - nhắc Đưa định thay đổi mức phí chất lượng dịch vụ Đánh giá... phận quản lí đánh giá tình hình làm ăn khách sạn Ngồi hệ thống thực số chức thống kê khác tùy theo yêu cầu phận quản lí nhân viên trực tiếp điều khiển, thực công việc hệ thống Sơ đồ phân rã chức