phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

LỜI NÓI ĐẦU Ngày từ nước đến giới, du lịch trở thành nhu cầu cần thiết phổ biến người, hội lớn cho ngành du lịch phát triển, đóng góp ngày lớn vào thu nhập tồn cầu quốc gia Ở Việt Nam, năm gần đây, ngành du lịch thực phát triển quy mô ảnh hưởng lĩnh vực kinh tế xã hội ngày mở rộng Đi kèm với phát triển du lịch, dịch vụ kèm theo phát triển đặc biết ngàng khách sạn, gắn liền với chuyến du lịch Thực cho thấy, mơ hình khách sạn trừ khách sạn lớn, lượng khơng nhỏ khách sạn nhỏ vừa sử dụng hệ thông mà chủ yếu người điều hành thực Điều hành hệ thống vậy, tốn nhiều thời gian, cơng sức Do em lựa chọn đề tài “ Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn” Dưới hướng dẫn Nguyễn Hồi Anh kiến thức học từ mơn Phân tích thiết kế hệ thống, toán em giải vấn đề: - Quản lý khách hàng - Quản lý việc đăng ký th phịng tốn trả phòng - Quản lý trạng phòng - Quản lý việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng Tuy nhiên điều kiện thời gian kiến thức cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót, mong góp ý nhiều thầy, cô Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ - Quản lý giao dịch phòng: Bao gồm đặt phòng, nhận phòng, trả phịng, tốn cho khách hàng - Quản lý dịch vụ cung cấp tới khách hàng: Bao gồm chức đăng ký sử dụng ví dụ như: dịch vụ giặt quần áo, dịch vụ gửi xe, dịch vụ mượn đồ, dịch vụ ăn uống, tìm kiếm đồ thất lạc cho khách hàng sau thuê phòng - Quản lý vi phạm khách hàng gồm chức năng: kiểm tra hỏng, đồ, xử lý vi phạm quy định cho khách hàng 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Hệ thống gồm phận:  Bộ phận lễ tân: - Tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách hàng theo Phiếu nhận đặt phòng - Tiếp nhận yêu cầu hủy đặt phòng kèm với Thơng báo đặt phịng - Kiểm tra thơng tin khách hàng - Xuất thơng báo đặt phịng đặt phịng thánh cơng Thơng báo hủy đặt phịng hủy đặt thành công - Tiếp nhận đăng ký dịch vụ theo phiếu Đăng ký sử dụng dịch vụ - Tiếp nhận yêu cầu tìm kiếm đồ theo Phiếu tìm kiếm đồ thất lạc - Nhận yêu cầu trả phòng theo Phiếu trả phòng - Bàn giao phòng cho khách theo Phiếu bàn giao phịng  Bộ phận tài - Tính tiền - Lập hóa đơn vi phạm - Lập Hóa đơn tốn - Thu tiền  Bộ phận phịng - Kiểm tra tình trạng phịng - Tìm kiếm đồ - Xác nhận vi phạm - Lưu thông đặt, sử dụng phòng - Lập Phiếu phạt  Bộ phận dịch vụ - Nhận yêu cầu dịch vụ - Tìm kiếm đồ thất lạc - Cung cấp hóa đơn sử dụng - Lập Phiếu phạt 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý  Quy trình xử lý: Đặt phòng - Khách hành đặt lịch thuê phòng(01) từ trước với khách sạn thông qua trang web khách sạn, trực tiếp đến khách sạn để đặt phòng(02) điền vào Phiếu nhận đặt phòng(MB01)(03) như: Tên, thơng tin liên lạc, thời gian, loại phịng th, dịch vụ yêu cầu thêm, - Bộ phận lễ tân tiếp nhận Phiếu nhận đặt phịng(MB01)(04) kiểm tra thơng tin khách hàng(05) xem có đủ đáp ứng qua yêu cầu khách sạn khơng gửi Phiếu nhận đặt phịng(MB01) đến phận phòng(06), phận phòng kiểm tra phòng khách hàng đặt(07) báo lại yêu cầu sử dụng phịng cho phận lễ tân(08) khơng thể đáp ứng nhu cầu phận lễ tân báo lại thơng tin phịng cho khách hàng (09) - Nếu đáp ứng u cầu phận phịng gửi Phiếu nhận đặt phòng(MB01) cho phận tài chính(10), phận tài tính tiền cọc(11) Sau tính xong tiền cọc phận tài yêu cầu bên lễ tân thông báo đến khách hàng(12) khách hàng đặt tiền cọc(13) Khách hàng khách hàng đặt tiền cọc (14) thơng qua hai hình thức online thông qua ngân hàng đến tận nơi để đóng tiền Bộ phận tài tiếp nhận tiền cọc(15) thơng báo đặt phịng thành cơng cho phận lễ tân(16) - Nếu khách hàng đóng tiền đặc cọc tức đơn đặt phòng chấp nhận, phận lễ tân xuất Thông báo đặt phịng(MB11)(17) cho khách hàng đồng thời lưu lại Thơng báo đặt phịng (MB11)(18) Bộ phận lễ tân chuyển Thơng báo đặt phịng (MB11) cho khách hàng(19) thơng qua email Khách hàng đến nhận phịng phải mang theo thơng báo đặt phịng(MB11)(20) - Trong q trình đợi đến ngày nhận phịng, khách hàng có quyền hủy u cầu đặt phịng(21) Để hủy đặt phịng, khách hàng cần cung cấp Thơng báo đặt phịng (MB11)(22) với phận lễ tân yêu cầu phận lễ tân hủy yêu cầu đặt phòng(23) - Bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu hủy đặt phòng khách Hủy đặt hàng(24), phận lễ tân xác minh thơng báo đặt phịng(MB11) phòng khách hàng(25) Bộ phận phòng tiếp nhận yêu cầu hủy đặt phòng từ phận lễ tân(26) tiến hành hủy thơng báo đặt phịng(MB11)(27) - Nếu đáp ứng u cầu hủy đặt phịng khách phận phịng thơng báo cho phận lễ tân(28), phận lễ tân lập Thơng báo hủy đặt phịng (MB03)(29) lưu Thơng báo hủy đặt phịng(MB03) (30) gửi Thơng báo hủy đặt phịng (MB03) cho khách (31) - Khi khách hàng đến nhận phòng, phận lễ tân tiếp nhận Thơng báo đặt phịng(MB11)(32) nhận thơng tin nhận phịng từ khách hàng (33) Nếu xác phận lễ tân chuyển Thơng báo đặt phòng(MB11)cho phận phòng (34) Nhận - Bộ phận phòng yêu cầu nhân viên chuẩn bị thu xếp phòng phòng(35) Sau chuẩn bị xong, phận phòng yêu cầu lễ tận lập Phiếu bàn giao phòng(MB02)(36) - Bộ phận lễ tân đưa Phiếu bàn giao phòng(MB02) cho khách hàng(37) Khách hàng nhận phiếu bàn giao phòng(MB02) từ phận lễ tân(38) - Bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu trả phòng từ khách hàng(39) lập Phiếu trả phòng(MB04)(40) Bộ phận lễ tân gửi Phiếu trả phòng (MB04) tới phận phòng(41) Bộ phận phòng u cầu nhân viên phịng kiểm tra tình trạng phịng(42) Nếu có hỏng hóc, chuyển qua quy trình xử lý vi phạm để giải quyết(43) - Bộ phận dịch vụ gửi Phiếu toán dịch vụ(MB08) tới phận tài chính(44) Trả - Bộ phận phịng gửi phiếu bàn giao phịng(MB02) tới phận phịng tài chính(45) - Bộ phận dịch vụ, phận phòng gửi phiếu phạt (MB10) tới phận tài chính(46) - Bộ phận tài tính tốn tiền khách hàng sử dụng(47) u cầu khách đóng tiền(48) Khi khách đóng tiền(49) trả phịng hồn tất, phận tài lập Phiếu tốn (MB06)(50) Sau phận lễ tân chuyển phiếu toán (MB06) giấy tời cho khách hàng(51) - Bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu đăng ký sử dụng dịch vụ từ khách hàng(52) lập Phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ(MB07)(53) sau gửi Phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ(MB07) tới phận dịch vụ(54) Đăng ký - Bộ phận dịch vụ lập Phiếu toán dịch vụ(MB08) gửi dịch vụ phận tài chính(55) - Bộ phận tài tính tiền sử dụng khách hàng(56), đợi đến trả phòng để xử lý - Bộ phận lễ tận tiếp nhận yêu cầu tìm kiếm đồ(57) từ khách hàng lập Đơn yêu cầu tìm kiếm đồ thất lạc(MB05)(58) - Bộ phận lễ tân xác minh lý lịch, thông tin cá nhân(59) thời gian đặt phịng sau chuyển Đơn yêu cầu tìm kiếm đồ thất lạc(MB05) (60) cho phận dịch vụ phận phòng để yêu cầu phận dịch vụ, phịng tìm kiếm đồ thất lạc(61) - Bộ phận dịch vụ vào Đơn yêu cầu tìm kiếm đồ thất lạc(MB05)(62) để tìm kiếm đồ nghi khách hàng(63) yêu cầu Tìm khách xác nhận lại đồ(64) Nếu lập Đơn bàn giao đồ thất kiếm đồ lạc(MB09)(65) bàn giao lại đồ thất lạc phận lễ tân(66) để bàn giao thất lạc cho khách cho khách hàng - Bộ phận phịng lấy thơng tin từ Đơn u cầu tìm kiếm đồ thất lạc(MB05)(67) để tìm kiếm đồ nghi khách hàng(68) yêu cầu khách xác nhận lại đồ(69) Nếu lập Đơn bàn giao đồ thất lạc(MB09)(70) bàn giao lại đồ thất lạc phận lễ tân(71) để bàn giao cho khách cho khách hàng - Nếu khơng tìm đồ khách phận lễ tân thông báo đồ tới khách hàng(72) - Bộ phận phòng tổng hợp vi phạm khách q trình th phịng(73) lập Phiếu phạt(MB10)(74) sau xác nhận Phiếu phạt(MB10) với khách hàng(75), yêu cầu khách hàng xử lý đồng thời lưu lại Phiếu phạt(MB10)(76) Bộ phận dịch vụ tổng hợp vi phạm khách trình sử dụng dịch vụ (77) lập Phiếu phạt(MB10)(78) sau xác nhận Phiếu Xử lý vi phạt(MB10) với khách hàng(79), yêu cầu khách hàng xử lý đồng thời phạm lưu lại Phiếu phạt(MB10)(80) - Nếu khách hàng trả ln chuyển Phiếu phạt(MB10) cho bên phận tài chính(81), phận tài thu tiền vi phạm khách hàng(82) lưu lại thông tin vào Phiếu phạt(MB10)(83) - Nếu không trả phận dịch vụ, phịng lưu đến khách hàng trả phịng tốn Bộ phận lễ tân đưa Phiếu phạt(MB10) trả lại cho khách(84)  Quy tắc quản lý: - Khi yêu cần đặt phịng cần cung cấp thơng tin cá nhân thịi gian sử dụng dịch vụ th phịng xác Khách hàng cần thành tốn trước 10% hóa đơn đặt phòng để xác nhận đặt phòng - Khi khách hàng có nhu cầu hủy phịng, đổi lịch hay có nhu cầu thêm cần báo lại với khách sạn để thực thay đổi Mọi hình thức hủy phịng, hay khơng tới nhận phịng khơng hồn trả tiền toán bị hủy đơn đặt - Khách lại hạn phải đăng ký thêm Giá cước khơng thay đổi - Phịng trả kiểm tra hư hỏng hay bị phạt theo quy định - Khách hàng phải toán tồn hóa đơn phép rời 1.1.4 Mẫu biểu  Phiếu nhận đặt phòng (MB01) Khách sạn Mã đặt phòng: Ngày tháng năm PHIẾU NHẬN ĐẶT PHÒNG Họ tên khách hàng : Số CMND: Số điện thoại : Email: Ngày đến : Ngày : Loại phòng : (Chi tiết loại phòng xem chi tiết sau) ( Điền vào số lượng phịng cần th) Đơn Đơi Phổ thông Vip Ghi chú, yêu cầu thêm:  Phiếu bàn giao phòng (MB02) Khách sạn Mã nhận phòng: Ngày tháng năm PHIẾU BÀN GIAO PHÒNG Họ tên khách hàng: Số CMND/ CCCD: Số điện thoại: Email: : Địa chỉ: Mã đặt phòng: Mã phòng: Ghi chú: NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG  Thơng báo hủy phịng (MB03) Khách sạn Mã hủy phòng: Ngày tháng năm THƠNG BÁO HỦY PHỊNG Họ tên khách hàng: Số CMND/ CCCD: Số điện thoại : Email: Mã đặt phòng: Mã phòng: Lý : Ghi chú, yêu cầu thêm: NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG 10 112 3.4.2 Thiết kế modul xử lý Modul Quản lý thuê phòng Modul Quản lý phòng Modul Quản lý phòng 113 Modul quản lý dịch vụ 3.5 Thiết kế giao diện người - máy 3.5.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn 114 3.5.2 Thiết kế form nhập liệu cho danh mục • Tên giao diện: Hủy đặt phòng Người sử dụng: Quản lý thuê phịng, quyen = Chức năng: Tìm kiếm, Xem, Hủy phòng đơn đặt phòng Thiết kế: Tiền điều kiện: Người dùng đăng nhập vào hệ thống với quyền quản lý thuê phòng (quyen= 1) Hậu điều kiện: Trở giao diện 115 Biểu đồ trình tự hoạt động: Bảng liệu: Bảng liệu HUYPHONG Thuộc tính sử Mức độ dụng sử dụng MaHuyPhong C, R, E, D MaDatPhong R MaPhong R MaKhachHan R g ThoiGianHuy C, R, E, D LyDoHuy C, R, E, D Điều kiện tồn vẹn (Nhập vào thêm liệu vào) Tự động tạo mã Nhập mã đặt phòng Chọn list Hiển thị tương ứng với MaDatPhong Đúng định dạng ngày tháng Khơng Quy trình, cơng thức xử lý: - txtMaThuePhong: Nhập Mã thuê phòng khách hàng mà muốn thực hủy đặt phòng - cbLoaiPhong: Chọn loại phòng muốn hủy - listPhong: Chọn phòng thuộc loại phịng trước muốn hủy 116 - btnHienThi: sau click thơng tin đặt phịng tương ứng hiển thị datagridview - txtLyDo: nhập lý muốn hủy phịng - btnLuu: sau click lưu thơng tin hủy phòng khách vào CSDL - btnHuy: sau click tồn liệu reset trống Định dạng kết đầu ra: - Bảng liệu thay đổi: HUYPHONG Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện: trở trạng thái trước gọi giao diện 3.5.3 Thiết kế form xử lý nghiệp vụ • Tên giao diện: Đồ thất lạc Người sử dụng: Quản lý thuê phòng, quyen = Chức năng: Thêm, sửa, xóa thơng tim đồ thất lạc Thiết kế: Biểu đồ trình tự hoạt động: 117 Bảng liệu: Bảng liệu TIMDO KHACHHANG Thuộc tính sử dụng Mức độ sử dụng MaChiTietTimDo MaTimDo TenDo NgayThatLac NoiTimThay SoLuong GiaTriUocTinh TrangThai NgayNhan MaKhachHang TenKhachHang R, D, C, E R, D, C, E R, D, C, E R, D, C, E R, D, C, E R, D, C, E R, D, C, E R, D, C, E R, D, C, E R, D R, D 118 Điều kiện toàn vẹn (Nhập vào thêm liệu vào) Tự tạo mã Nhập mã tìm đồ Khơng Đúng định dạng thời gian Không Chữ số Chữ số Không Đúng định dạng thời gian Nhập mã khách hàng Khơng Quy trình, công thức xử lý: - btnTimKiem: sau click hiển thị liệu truy xuất theo thông tin nhập ô đổ liệu lên datagridview - btnThem: sau click cho phép nhập thêm thông tin đồ thất lạc khách - btnSua: sau click cho phép sửa thông tin đồ thất lạc khách hiển thị ô liệu - btnXoa: sau click xóa khỏi CSDL thơng tin đồ thất lạc mà chọn hiển thị - btnLuu: sau click lưu update thông tin đồ thất lạc vào CSDL - btnHuy: sau click tồn ô liệu reset trống - btnNhanDo: sau click trạng thái đồ thất lạc update lại Định dạng kết đầu ra: - Bảng liệu thay đổi: TIMDO Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện: trở trạng thái trước gọi giao diện 3.5.4 Thiết kế báo cáo  Nghiệp vụ: Tên báo cáo: Phiếu phạt Người lập: Nhân viên phận quản lý phòng Nhiệm vụ: Lập xác nhận với khách hàng vi phạm trình sử dụng phịng Mơi trường: Khách hàng Mẫu báo cáo: 119 Khách sạn Mã vi phạm: Ngày tháng năm PHIẾU PHẠT Họ tên khách hàng: Số CMND/ CCCD: Số điện thoại : Email: STT Mã phòng Tên vi phạm Loại vi phạm Đơn giá Mức độ Ngày vi phạm Tiền phạt NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG Bảng liệu sử dụng:NHANPHONG, LOAIVIPHAM, VIPHAM_PHONG, VIPHAM, KHACHHANG STT Bảng liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng TenViPham VIPHAM_PHONG MucDo NgayViPham NHANPHONG MaPhong 120 Hoten SoCMTND KHACHHANG SoDienThoai Email DiaChi VIPHAM LOAIVIPHAM MaKhachHang TenLoaiViPham DonGiaViPham Trường liệu tính tốn: - TienPhat = DonGiaViPham*MucDo - Cộng = ∑ TienPhat Kích cỡ: giấy A4 Số lượng phiên bản:  Thống kê: Tên báo cáo: Hóa đơn tốn Người lập: Nhân viên phận quản lý thuê phòng Nhiệm vụ: Lập yêu cầu khách hàng toán tất khoản chi phí q trình th phịng Mơi trường: Khách hàng 121 Khách sạn Mã hóa đơn: HĨA ĐƠN THANH TỐN Họ tên khách hàng: Số CMND/ CCCD: Số điện thoại : Email: Thời gian: Hình thức tốn: Thuê phòng: STT Phòng Thời gian Đơn giá Số lượng GTGT Thành tiền Thời gian Đơn giá Số lượng Đơn vị Thành tiền Tổng Dịch vụ sử dụng: STT Tên hàng, dịch vụ Tổng: Vi phạm: STT Tổng: Vi phạm Thời gian Mức độ Thành tiền Tổng số tiền: Thuế: Tổng tiền cần toán: KHÁCH HÀNG THU NGÂN 122 Bảng liệu sử dụng:HOADON, CHITIETHOADON, NHANPHONG, DATPHONG, LOAIPHONG, PHONG, VIPHAM_PHONG, KHACHHANG, VIPHAM_DICHVU, SUDUNGDICHVU, DICHVU STT Bảng liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng HOADON NgayThanhToan HinhThucThanhToan CHITIETHOADON KhoanThanhToan NHANPHONG NgayNhan PHONG TenPhong LOAIPHONG DonGiaPhong Hoten SoCMTND KHACHHANG SoDienThoai Email DiaChi TenViPham NgayViPham VIPHAM_PHONG MucDo TienPhat VIPHAM_DICHVU TenViPham NgayViPham 123 MucDo TienPhat SoLuong SUDUNGDICHVU ThanhTienDV NgaySuDung TenDichVu DICHVU DonGiaDV Trường liệu tính tốn: - ThoiGianSuDung = NgayThanhToan – NgayNhan - ThanhTien = ThoiGianSuDung * DonGiaPhong - GTGT = 0.1 - Tổng = ∑ ThanhTien(Phòng) + ∑ ThanhTien(Dịch vụ) + ∑ ThanhTien(Vi Phạm) - Thuế = Tổng * GTGT - Tổng tiền toán = Tổng + Thuế Kích cỡ: giấy A4 Số lượng phiên bản: 124 125 ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ KẾT LUẬN Đề tài phân tích hệ thống cho Quản lý th phịng khách sạn, tìm hiểu quy trình hoạt động, xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng, phân tích hệ thống liệu xây dựng mơ hình liệu cho hệ thống Về bản, đề tài đạt yêu cầu đề ra, tạo tảng để phát triển thành ứng dụng hoàn chỉnh Do kiến thức nội dung hạn chế nên phần lớn nghiệp vụ hệ thống em tham khảo Internet chưa có nhiều kinh nghiệm phân tích thiết kế, việc phân tích thiết kế em khơng tránh khỏi thiếu sót Một số sai sót, nhược điểm mắc phải q trình thực đề tài: • • • Khảo sát hệ thống chưa sát thực tế Thiết kế hệ thống cịn sai sót Thiết kế giao diện chưa đẹp Cuối em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình Nguyễn Hồi Anh để em hồn thành đề tài nghiên cứu Rất mong nhận góp ý nhiều đề tài em Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Slide Phân tích thiết kế hệ thống Nguyễn Hồi Anh Nguồn tham khảo số mẫu biểu khách sạn, https://www.hoteljob.vn/tin- tuc/10-bieu-mau-su-dung-trong-bo-phan-buong Đồ án PTTKHT, http://doc.edu.vn/tai-lieu/de-tai-phan-tich-thiet-ke-he-thongquan-li-khach-san-71420/ 126 ... chức cần làm) - Quan hệ phân cấp (mỗi chức phân thàng nhiều chức con)  Sơ đồ: 37 Quản lý thuê phòng khách sạn Quản lý thuê phòng khách sạn Quản lý thuê phòng Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Đặt phòng... 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý  Quy trình xử lý: Đặt phòng - Khách hành đặt lịch thuê phịng(01) từ trước với khách sạn thơng qua trang web khách sạn, trực tiếp đến khách sạn để đặt phòng(02)... CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ - Quản lý giao dịch phòng: Bao gồm đặt phòng, nhận phịng, trả phịng, tốn cho khách hàng - Quản lý dịch vụ cung cấp tới khách hàng: Bao