THUYẾT CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP
Lý thuyết về dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường hàng không
1.1.Vị trí và đặc điểm của vận tải hàng không:
Vận tải hàng không là yếu tố then chốt trong việc vận chuyển hàng hóa trong thương mại quốc tế, chiếm 10% khối lượng hàng hóa được vận chuyển và chỉ 1/1000 khối lượng hàng hóa luân chuyển (t/km).
Các hàng hóa chủ yếu vận chuyển bằng đường hàng không bao gồm:
- Airmail: Thư từ, bưu phâm, hàng lưu niệm, tranh ảnh.
- Express: Chứng từ, tài liệu, sách báo, hàng cứu trợ khẩn cấp.
- Airfreight: a) Hàng giá trị cao, quý, hiếm:
+ Kim cương, vàng, bạc, đá quý, đồ trang sức.
Tiền, sec, thư tín dụng và các chứng từ có giá trị khác là những yếu tố quan trọng trong giao dịch Hàng hóa dễ hư hỏng như hoa, quả tươi, rau và thực phẩm cần được bảo quản cẩn thận Ngoài ra, các mặt hàng nhạy cảm với thị trường như quần áo, đồ chơi và hàng phục vụ lễ tế cũng cần được chú ý Cuối cùng, động vật sống là một loại hàng hóa đặc biệt cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt trong vận chuyển.
Vận tải hàng không có những ưu điểm:
- tuyến đường là không trùng và hầu như là đường thẳng, không tốn kém chi phí xây dựng.
Vận tải hàng không nổi bật với tốc độ cao, có thể đạt từ 900 đến 1000 km/h, nhanh gấp 27 lần so với tàu biển, 10 lần so với ô tô và 8 lần so với tàu hỏa.
- Đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa hơn các phương thức vận tải khác.
- Luôn đòi hoi sử dụng công nghệ cao.
Nhược điểm của vận tải hàng không:
- Giá cước cao: Gấp đường biển 8 lần, gấp đường sắt và oto từ 2-4 lần
- Không thích hợp cho việc vận chuyển những hàng hóa có giá trị thấp, khối lượng lớn và cồng kềnh.
- Tính cơ động và linh hoạt kém.
- Đòi hỏi vốn đầu tư lớn cho xây dưng cơ sơ vật chất-kỹ thuật.
1.2 Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận: Đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người mua, người bán ở những nước khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng, tức là hàng hoá được vận chuyển từ nước người bán sang nước người mua Để quá trình vận chuyển đó bắt đầu được, tiếp tục được và kết thúc được, tức là hàng hoá đến tận tay người mua được, cần phải thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình chuyên chở như đóng gói, bao bì, lưu kho, đưa hàng ra sân bay, làm các thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao cho người nhận Những công việc đó được gọi là dịch vụ giao nhận.
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) theo Quy tắc mẫu của FIATA bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp tư vấn về các vấn đề hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan Theo Luật thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hóa được coi là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và thực hiện các thủ tục cần thiết để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng hoặc người vận tải.
Người kinh doanh dịch vụ giao nhận, hay còn gọi là Người giao nhận (Forwarder/Freight Forwarder/Forwarding Agent), có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo Luật thương mại Việt Nam, người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa phải là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực này.
Trước đây, người giao nhận chủ yếu hoạt động như đại lý, thực hiện các nhiệm vụ được các nhà xuất nhập khẩu ủy thác, bao gồm xếp dỡ, lưu kho hàng hóa, làm thủ tục giấy tờ, sắp xếp vận tải nội địa và xử lý thanh toán tiền hàng.
Sự phát triển của thương mại quốc tế và tiến bộ kỹ thuật trong ngành vận tải đã mở rộng dịch vụ giao nhận, khiến người giao nhận trở thành nhân tố quan trọng trong lĩnh vực này Họ không chỉ thực hiện thủ tục hải quan và thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quy trình vận tải và phân phối hàng hóa Tại các quốc gia khác nhau, người cung cấp dịch vụ giao nhận được gọi bằng nhiều tên khác nhau như Đại lý hải quan, Môi giới hải quan, Đại lý thanh toán, Đại lý gửi hàng và giao nhận, cũng như Người chuyên chở chính.
1.3 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế:
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của vận tải Container và vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ đóng vai trò là đại lý hay người uỷ thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải, trở thành một tên chính (Principal) trong lĩnh vực chuyên chở (Carrier).
Người giao nhận đã làm chức năng và công việc của những người sau đây:
Ngày nay, người giao nhận không chỉ đơn thuần là trung gian mà còn đảm nhận vai trò người chuyên chở, ký kết hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác Nếu người giao nhận ký hợp đồng mà không trực tiếp thực hiện việc chuyên chở, họ được coi là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) Ngược lại, nếu họ thực hiện việc chuyên chở trực tiếp, họ sẽ được gọi là người chuyên chở thực tế (Performing/Actual Carrier).
1.3.2 Người kinh doanh vận tải đã phương thức (MTO):
Khi người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải "từ cửa đến cửa", họ đóng vai trò là nhà kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Operator - MTO) MTO không chỉ là người chuyên chở mà còn phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt hành trình vận tải.
Người giao nhận, được gọi là "kiến trúc sư của vận tải", đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức quá trình vận chuyển một cách hiệu quả, an toàn và tiết kiệm.
1.3.3 Môi giới hải quan (Customs Broker):
Người giao nhận ban đầu chỉ hoạt động trong nước, chủ yếu thực hiện thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu Sau đó, họ mở rộng sang hoạt động xuất khẩu, đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa quốc tế và làm việc với các hãng hàng không theo ủy thác của người xuất khẩu hoặc nhập khẩu, tùy thuộc vào hợp đồng mua bán Được Nhà nước cấp phép, người giao nhận đóng vai trò như một môi giới hải quan, đại diện cho người xuất khẩu và nhập khẩu trong việc khai báo và thực hiện thủ tục hải quan.
1.3.4 Người gom hàng (Cargo Consolidator): Ở Châu Âu, người giao nhận từ lâu đã cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt Đặc biệt trong vận tải hàng hoá bằng Container dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức trở của Container và giảm cước phí vận tải Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý.
Trước đây, người giao nhận chỉ đóng vai trò cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở, không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở Họ hoạt động như đại lý cho người chuyên chở hoặc người gửi hàng, nhận uỷ thác để thực hiện các công việc như nhận hàng, giao hàng, lấy chứng từ, làm thủ tục hải quan và lưu kho, dựa trên hợp đồng uỷ thác.
Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không
Các bước nghiệp vụ bao gồm: chuẩn bị hàng hóa, nắm rõ thông tin của hãng hàng không, kiểm tra chất lượng hàng hóa, đóng gói cẩn thận, thực hiện thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng hàng không.
2.1 Chuẩn bị hàng hoá, nắm tình hình của hãng hàng không:
- Nhận hàng từ khách háng
- Nghiên cứu hợp đồng mua bán và L/C để chuẩn bị hàng hoá, xem người mua đã trả tiền hàng mở L/C chưa.
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan.
- Nắm tình hình của hãng hàng không hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyến bay.
- Lập Cargo List gửi hãng bay.
Để thực hiện thủ tục hải quan, cần khai và nộp tờ khai hải quan kèm theo các giấy tờ cần thiết như hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, giấy phép kinh doanh, bản kê khai chi tiết và giấy phép xuất khẩu nếu có.
2.2 Làm thủ tục kiểm nghiệm, giám định, kiểm hoá, tính thuế:
- Xin kiểm nghiệm, giám định, kiểm định nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp.
- Hải quan kiểm tra thực tế hàng hoá theo Luật hải quan.
- Tính thuế và ra thông báo thuế, hoàn thành thủ tục hải quan.
2.3 Giao hàng hoá xuất khẩu cho hãng hàng không:
Các chứng từ được sử dụng trong giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không
Người giao nhận có thể trực tiếp giao hàng cho hãng hàng không hoặc ủy thác cho cảng để thực hiện việc giao hàng Ngoài ra, hình thức giao nhận tay ba giữa chủ hàng, cảng và hãng hàng không cũng là một lựa chọn phổ biến.
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm hàng hoá nếu cần.
3 Các chứng từ được sử dụng trong giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không:
3.1.Vận đơn hàng không (AWB – AirwayBill):
AWB, hay còn gọi là Air Waybill, là chứng từ quan trọng trong vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, đóng vai trò là bằng chứng cho việc ký kết hợp đồng vận chuyển Nó thể hiện các điều kiện của hợp đồng và xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển, theo quy định của Luật hàng không dân dụng Việt Nam.
Vận đơn hàng không là chứng từ không thể giao dịch (Non Negotiable) thông qua việc ký hậu Vận đơn này được lập thành ba bản gốc với màu sắc khác nhau: Bản gốc 1 (màu xanh lá) có chữ ký của người gửi hàng dành cho người chuyên chở; Bản gốc 2 (màu hồng) có chữ ký của cả hai bên, đi theo hàng đến nơi đến và dành cho người nhận; Bản gốc 3 (màu xanh da trời) có chữ ký của người chuyên chở, dành cho người gửi Ngoài ra, còn có từ 6 đến 11 bản sao cho các bên liên quan khác Người gửi hàng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các chi tiết liên quan đến hàng hóa trong AWB và phải bồi thường cho người chuyên chở hoặc các bên khác nếu có thiệt hại phát sinh do thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ.
3.2 Vận đơn gom hàng ( House B/L, House Airwaybill):
Vận đơn gom hàng là chứng từ vận tải do người giao nhận cấp cho các chủ hàng lẻ khi nhận hàng để vận chuyển bằng đường biển hoặc đường hàng không Vận đơn này thường đi kèm với vận đơn chủ do người vận tải cấp khi nhận hàng từ người giao nhận Nó cũng có thể được sử dụng để thanh toán nếu có thỏa thuận trong hợp đồng Nội dung vận đơn gom hàng chưa được thống nhất toàn cầu và chưa được phòng thương mại công nhận, do đó, xu hướng hiện nay là sử dụng vận đơn vận tải đa phương thức của FIATA (FBL), đã được sửa đổi để phù hợp với quy tắc tín dụng chứng từ (UCP) mới.
Hóa đơn thương mại chứa thông tin chi tiết về người bán và người mua, bao gồm danh mục hàng hóa, giá cả, chiết khấu, số lượng, và các chi tiết giao hàng Độ chính xác của hóa đơn rất quan trọng, vì nó sẽ được đối chiếu với các chứng từ khác và ảnh hưởng đến các giao dịch sử dụng thư tín dụng Người mua cần thông tin trong hóa đơn để thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy phép nhập khẩu, thuế, và hải quan, do đó họ thường yêu cầu một hóa đơn sơ bộ (Proforma invoice) trước khi giao dịch.
Trong giao dịch bán hàng theo điều kiện CIF và CIP theo Incoterms 2000, cả người bán và người mua đều phải thanh toán bảo hiểm cho hàng hóa Đơn xin mở thư tín dụng cần ghi rõ trách nhiệm bảo hiểm, và người bán phải cung cấp chứng từ bảo hiểm có thể thu tiền hàng Chứng từ bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm theo từng chuyến, hợp đồng bảo hiểm bao cho giao hàng liên tục, hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm Tổ chức các nhà bảo hiểm London đã quy định rõ phạm vi bảo hiểm theo yêu cầu của Incoterms 2000, bao gồm các rủi ro được bảo hiểm và các miễn trừ cụ thể.
3.5 Giấy chứng nhận và giấy phép:
Giấy chứng nhận xuất xứ là loại giấy tờ quan trọng nhất, xác nhận nguồn gốc hàng hóa và thường do phòng thương mại tại quốc gia của người bán cấp phát Bên cạnh đó, giấy chứng nhận kiểm định hàng hóa, được cấp bởi các công ty kiểm định tư nhân và công lập, chứng minh chất lượng sản phẩm Một số công ty kiểm định nổi tiếng bao gồm SGS (Thụy Sĩ) và Bureau Veritas (Pháp), trong khi ở Việt Nam, VINACONTROL là một trong những công ty giám định hàng hóa xuất nhập khẩu hàng đầu.
Hối phiếu là công cụ thanh toán chuyển nhượng, thể hiện lệnh đòi tiền vô điều kiện từ người ký phát Kết hợp với vận đơn, hối phiếu là cơ sở cho quy trình nhờ thu chứng từ Bên cạnh hóa đơn thương mại, người bán có thể dễ dàng sử dụng hối phiếu để thu hồi tiền hàng Hối phiếu có thể được ký hậu để chuyển nhượng cho bên thứ ba, được gọi là người giữ hối phiếu hợp pháp.
3.7 Hợp đồng mua bán hàng hóa:
Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được định nghĩa bởi một số công ước quốc tế như Công ước La Haye 1964, trong đó nhấn mạnh rằng hợp đồng này liên quan đến các bên có trụ sở thương mại ở các quốc gia khác nhau và hàng hóa được chuyển giao giữa các nước Tại Việt Nam, theo luật thương mại 1997, hợp đồng mua bán được hiểu là cam kết giữa tổ chức xuất nhập khẩu Việt Nam và khách hàng nước ngoài, nhằm thiết lập, thay đổi hoặc đình chỉ mối quan hệ nghĩa vụ và quyền lợi trong lĩnh vực mua bán và trao đổi hàng hóa.
3.8.Bảng lược khai hàng hóa: Đây là bảng lược kê các loại hàng hóa xếp lên may bay để vận chuyển đến các cảng hàng không khác nhau do đại lý tại cảng xếp nhận hàng
3.9.Phiếu cân: Phải ghi rõ số chuyến bay, thời gian bay, số cân, số kiện, địa điểm đến địa điểm đi.
3.10.Booking note: Giấy đặt chỗ với hàng không Khi có hàng đi thì nhân viên công ty gửi phách lên hạng hàng không và chờ báo cáo của hàng không xem có đồng ý cho đI chuyến đó không.
3.11.Chứng từ của hải quan và các giấy tờ khác:
- Giấy chứng nhận kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp
Hệ thống các chỉ tiêu phản ánh thực trạng của dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không
4.1 Chất lượng dịch vụ cung ứng:
Để nâng cao sức cạnh tranh, chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế cần được cải thiện đáng kể Dịch vụ này bao gồm nhiều loại hình như gom hàng, chuyển tải, và thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu cũng như hải quan Chất lượng dịch vụ thể hiện qua thời gian giao nhận được rút ngắn, hàng hoá vẫn đảm bảo chất lượng, chi phí giao nhận giảm, và phong cách phục vụ chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên.
4.2 Sự thỏa mãn và hài lòng của khách hàng:
Chỉ tiêu quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ là sự hài lòng của khách hàng Dịch vụ không có tiêu chí cụ thể để đo lường chất lượng, vì vậy sự thoả mãn của người tiêu dùng là yếu tố quyết định Khi khách hàng cảm thấy hài lòng và dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của họ, họ sẽ tiếp tục sử dụng dịch vụ Ngược lại, nếu chất lượng dịch vụ không đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ mất khách hàng và cần điều chỉnh để cải thiện sự thoả mãn của họ.
4.3 Số lượng khách hàng của doanh nghiệp:
Số lượng khách hàng là yếu tố quyết định sự tồn tại của bất kỳ doanh nghiệp nào Khi nhu cầu và yêu cầu về chất lượng dịch vụ ngày càng cao, khách hàng có quyền lựa chọn nhà cung cấp mang lại dịch vụ tốt nhất cho họ Sự gia tăng số lượng khách hàng không chỉ thể hiện sự phát triển của doanh nghiệp mà còn cho thấy sức hấp dẫn của các dịch vụ mà công ty cung cấp.
4.4 Khối lượng hàng hoá giao nhận:
Khối lượng hàng hóa là chỉ số quan trọng thể hiện sức mạnh của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp có khối lượng hàng hóa lớn, điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của họ diễn ra thuận lợi và các chính sách áp dụng đã phát huy hiệu quả Ngược lại, khối lượng hàng hóa hạn chế cho thấy doanh nghiệp chưa xây dựng được vị thế vững chắc trên thị trường.
Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không
5.1 Các nhân tố khách quan:
5.1.1 Chính sách Nhà nước về xuất nhập khẩu:
Chính sách của Nhà nước ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế, cả tích cực lẫn tiêu cực Chính sách khuyến khích xuất khẩu, như Nghị định 57/CP, đã thúc đẩy doanh nghiệp tham gia vào ngoại thương, làm tăng sản lượng hàng hoá giao nhận Tuy nhiên, phần lớn hàng hoá là lô hàng lẻ, đòi hỏi dịch vụ kho và gom hàng phát triển Ngược lại, chính sách này cũng làm tăng số lượng hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu, dẫn đến giảm hiệu quả giao nhận Bên cạnh đó, chính sách hạn chế nhập khẩu làm giảm lượng hàng hoá nhập khẩu, kéo theo sự suy giảm trong dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu, nhưng cũng tạo cơ hội cho ngành kho ngoại quan phát triển do hàng nhập khẩu cần thời gian làm thủ tục.
5.1.2 Quy định của luật pháp đối với hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế:
Hoạt động thương mại quốc tế yêu cầu việc giao nhận hàng hoá phải tuân thủ các quy định pháp luật của nước người mua, nước người bán, hoặc của một nước thứ ba có liên quan Đồng thời, các giao dịch này cũng phải tuân theo các thông lệ quốc tế trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá.
Thị trường dịch vụ giao nhận vận tải là một phần quan trọng trong nền kinh tế quốc dân và chịu ảnh hưởng bởi các chính sách phát triển và cơ chế thị trường của từng quốc gia Mỗi quốc gia có những đường lối phát triển và thể chế chính trị khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong quan điểm và định hướng phát triển thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa Đặc điểm nổi bật của thị trường này là tính quốc tế cao, yêu cầu mối quan hệ chính trị và kinh tế tốt để phát triển hiệu quả Các quốc gia có quan hệ chính trị và ngoại giao tốt thường dễ dàng hơn trong giao nhận và vận tải, đồng thời còn tạo ra các ưu đãi để thúc đẩy mối quan hệ, từ đó nâng cao quy mô và chất lượng dịch vụ Ngược lại, nếu quan hệ chính trị giữa hai quốc gia hoặc khu vực không tốt, hoạt động buôn bán sẽ bị cản trở, ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của thị trường dịch vụ giao nhận vận tải.
Luật pháp đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa, với mỗi quốc gia có hệ thống pháp lý riêng Mặc dù các quốc gia thường tuân thủ quy tắc buôn bán quốc tế, nhưng vẫn tồn tại các quy định bảo hộ và ưu đãi nhằm thúc đẩy kinh tế nội địa Những quy định chặt chẽ về thủ tục hải quan và quá cảnh hàng hóa có thể tạo ra khó khăn cho các công ty nước ngoài trong lĩnh vực này Tuy nhiên, các quốc gia trong cùng khu vực hoặc khối liên kết như ASEAN và EU thường dành ưu đãi cho nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho giao thương Vì vậy, khi phát triển thị trường, doanh nghiệp cần xem xét yếu tố pháp lý để xây dựng chiến lược phát triển hợp lý.
5.1.3 Ảnh hưởng của thiên nhiên:
Thời tiết có ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng hóa, đặc biệt là các hiện tượng như mưa, bão, lũ lụt, hạn hán và động đất Những điều kiện thời tiết khắc nghiệt này gây ra nhiều khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến tính thời vụ và hiệu quả của các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa quốc tế.
5.1.4 Nhu cầu của khách hàng về dịch vụ: Đối với hoạt động giao nhận thì khi thương mại quốc tế ngày càng phát triển,khách hàng nhận thấy vai trò đại lý môi giới của người giao nhận trở nên hạn chế rất nhiều, đặc biệt là việc các đại lý giao nhận không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong quá trình chuyên chở Khách hàng mong muốn có người thu xếp toàn bộ quá trình chuyên chở cũng như dịch vụ khác có liên quan như gom hàng, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải, hoàn toàn chịu trách nhiệm trong quá trình chuyên chở đó để khách hàng tránh phải khiếu nại khi có tổn thất xảy ra Do vậy mà người giao nhận phải cung cấp các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của khách hàng, phải phát triển dịch vụ giao nhận theo nhiều mặt, nhiều hướng.
5.1.5 Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp giao nhận:
Hiện nay, Việt Nam có hơn 300 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế Tình hình cạnh tranh trong ngành này ngày càng phức tạp và thiếu tổ chức, đặc biệt là sự thiếu hụt cơ chế điều hành chung từ Nhà nước.
Một môi trường kinh tế - xã hội ổn định và phát triển sẽ thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế diễn ra thuận lợi và ít biến động Ngược lại, nếu môi trường này không ổn định, nó có thể kìm hãm hoặc thậm chí đẩy lùi hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Sự tăng trưởng hoặc chững lại của nền kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của thị trường Khi kinh tế tăng trưởng, quy mô sản xuất mở rộng, dẫn đến khối lượng hàng hóa cần vận chuyển tăng lên, từ đó thúc đẩy hoạt động giao nhận và vận tải.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa phụ thuộc chặt chẽ vào cơ sở hạ tầng và hệ thống kho bãi của ngành vận tải, vì vậy sự phát triển của thị trường này bị ảnh hưởng bởi sự tiến bộ của ngành vận tải Để hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và hiệu quả, hệ thống giao thông trong nước và toàn cầu cần phải đảm bảo chất lượng Những khu vực hoặc quốc gia có hệ thống đường xá và cơ sở vật chất kỹ thuật tốt sẽ có cơ hội phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa cao hơn Ngược lại, nếu không có sự đồng bộ trong hệ thống giao thông, việc phát triển dịch vụ này sẽ gặp nhiều khó khăn.
Giá xăng dầu, tỷ giá VND/USD và lạm phát là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa Sự tăng giá xăng dẫn đến chi phí vận chuyển cao hơn, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp Biến động tỷ giá giữa VND và USD cũng có tác động lớn; khi VND mạnh lên, xuất khẩu gặp khó khăn, từ đó ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận Cuối cùng, lạm phát cao kéo theo giá cả tăng, gây áp lực lên ngành dịch vụ.
Toàn cầu hoá và tự do hoá thương mại đang trở thành xu thế chủ đạo, ảnh hưởng đến sự phát triển kinh tế của từng quốc gia và dịch vụ giao nhận hàng hóa Sự tăng trưởng của thị trường này phụ thuộc vào sự phát triển của thương mại quốc tế, với quan hệ kinh tế giữa các quốc gia thúc đẩy kim ngạch xuất nhập khẩu và tạo ra nhiều ưu đãi thuế quan Để phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa, cần có đầu tư lớn và đồng bộ, với yêu cầu kỹ thuật cao để theo kịp xu hướng toàn cầu Các doanh nghiệp cần cơ sở vật chất, hệ thống kho bãi, và phương tiện vận chuyển chuyên dụng, nhưng ít doanh nghiệp có khả năng đầu tư quy mô lớn Do đó, sự phát triển của thị trường phụ thuộc nhiều vào đầu tư của nhà nước vào cơ sở hạ tầng như cảng biển, cảng hàng không và các ưu đãi khác để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển.
Thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các doanh nghiệp lớn, có bề dày kinh nghiệm và đội ngũ chuyên nghiệp Sự hiện diện của những công ty này tạo ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp mới muốn gia nhập và phát triển trong lĩnh vực này.
5.1.7 Môi trường văn hóa – xã hội:
Trong buôn bán quốc tế, mỗi khu vực như Châu Mỹ, Châu Phi, Trung Đông và Châu Á đều có những phong tục và tập quán riêng biệt Những quy định bất thành văn này của thương nhân ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động buôn bán, trao đổi hàng hóa và sự phát triển của thị trường giao nhận hàng hóa Mặc dù các quy định buôn bán quốc tế hiện nay đã được tổ chức thành các quy tắc trong INCOTERMS, nhưng tập quán buôn bán vẫn giữ vai trò quan trọng trong hệ thống quy định này.
Hiểu biết và điều chỉnh đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp phát triển thị trường một cách tích cực Ngược lại, nếu thiếu kiến thức hoặc không tìm hiểu kỹ, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc mở rộng thị trường.
THỰC TRANG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TNT- VIETRANS
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
1.1 Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập từ năm 1995, TNT-Vietrans là công ty liên doanh giữa tập đoàn TNT Post Group – Hà Lan và Công ty giao nhận kho vận ngoại thương (Vietrans) trực thuộc Bộ Công Thương Việt Nam TNT-Vietrans là công ty liên doanh đầu tiên tại thị trường Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chuyển phát nhanh và kho vận hậu cần Với đội ngũ hơn 350 nhân viên chuyên nghiệp, TNT-Vietrans hiện đang hoạt động tại 3 sân bay cửa ngõ quốc tế ( Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng ) với 18 văn phòng, chi nhánh trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
Lịch sử hình thành và phát triển của TNT - Vietrans:
Hình 1: Cơ cấu vốn pháp định của công ty TNT - VIETRANS:
Nguồn: Công ty TNT- Vietrans
Năm 1990, TNT ký hợp đồng đại lý với Vietrans
Ngày 17/01/1995, công ty liên doanh TNT - Vietrans ExpressWorldwide được cấp giấy phép thành lập
Vào tháng 02 năm 1997, trụ sở chính tại Hà Nội chính thức hoạt động như một trung tâm trung chuyển hàng hóa, tiếp nhận hàng từ các đại lý và chi nhánh trên toàn miền Bắc, từ Quảng Bình trở ra phía Bắc Đến tháng 6 năm 1997, chi nhánh Sài Gòn (TP HCM) cũng chính thức đi vào hoạt động.
Kể từ năm 1998, TNT – Vietrans đã mở rộng mạng lưới chi nhánh của mình ra nhiều tỉnh thành, bao gồm Hải Dương, Hải Phòng, Việt Trì, Nam Định, Đồng Nai, Vũng Tàu, Bình Dương, Cần Thơ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh và Cà Mau.
Công ty đã ký kết hợp đồng đại lý với Vietrans để mở rộng dịch vụ tại các tỉnh thành lớn, nhằm đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo dựng niềm tin và sự hài lòng trong việc sử dụng dịch vụ của công ty.
TNT-Vietrans đã gặt hái nhiều thành công và nhận được nhiều giải thưởng cùng chứng chỉ uy tín cả trong nước và quốc tế, bao gồm chứng chỉ ISO 9002 phiên bản 1994.
TNT-Vietrans đã đạt nhiều giải thưởng danh giá như “Best Practice in Quality & Innovation” của Tập đoàn TPG, chứng chỉ “Investors in People”, giải thưởng Rồng Vàng về phong cách kinh doanh, và chứng chỉ TAPA Đặc biệt, vào tháng 7/2007, công ty đã được cấp chứng chỉ SA8000 về tiêu chuẩn quản lý trách nhiệm xã hội đối với người lao động và chứng chỉ ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường Những thành tựu này thể hiện cam kết phát triển bền vững của TNT-Vietrans và khẳng định vị thế của công ty như một trong những đơn vị chuyển phát nhanh hàng đầu tại Việt Nam, được xã hội công nhận.
TNT-Vietrans cam kết thực hiện sứ mệnh toàn cầu của tập đoàn TNT, hướng tới việc trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh hàng đầu, nhanh chóng và đáng tin cậy nhất.
Công ty cam kết đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực vận chuyển và giao nhận hàng hóa toàn cầu Chúng tôi cung cấp các giải pháp logistics hiệu quả và đáng tin cậy, tạo giá trị cho khách hàng TNT-Vietrans dẫn đầu thị trường nhờ vào sự tự hào của đội ngũ nhân viên, góp phần tạo ra giá trị cho cổ đông và chia sẻ trách nhiệm với cộng đồng toàn cầu.
Với triết lý kinh doanh: “Hãy mang đến nhiều hơn”, TNT-Vietrans đặt cho mình 7 chuẩn mực:
1 Hướng đến sự hài lòng của khách hàng mọi lúc
2 Sẵn sàng đối đầu với thử thách và nâng cao chất lượng
3 Nhiệt huyết trong từng nhân viên
6 Lợi nhuận bền vững là thước đo của thành công
7 Chúng tôi lao động vì một thế giới tương lai 1.3 Cơ cấu tổ chức
Hình 2: Cơ cấu tổ chức TNT - VIETRANS:
Nguồn: Công ty TNT- Vietrans
Kinh doanh và tiếp thị
Phòng Dịch vụ khách hàng
Tổ Giao nhận Tổ kho hàng Tổ Sõn bay
1.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Ở Việt Nam, TNT cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh và kho vận
Dịch vụ chuyển phát nhanh được chia làm hai nhánh, bao gồm nhóm sản phẩm cốt lõi và các dịch vụ đặc biệt:
Nhóm sản phẩm cốt lõi bao gồm dịch vụ chuyển phát nhanh với cam kết giao hàng trước 9:00 sáng và trước 12:00 trưa, cùng với dịch vụ chuyển phát nhanh toàn cầu và dịch vụ chuyển phát nhanh tiết kiệm.
TNT-Express cung cấp nhiều dịch vụ đặc biệt như dịch vụ chuyển phát đúng thời gian yêu cầu, bảo quản hàng hóa đặc biệt, Storapart và phân phối, cùng với dịch vụ thuê ngoài Với khả năng chuyển phát nhanh mọi loại hàng hóa, từ hàng cồng kềnh đến hàng nguy hiểm, TNT đáp ứng mọi yêu cầu khẩn cấp và địa điểm trên toàn cầu Dịch vụ của TNT được thiết kế nhằm phục vụ tốt nhất cho khách hàng Việt Nam, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về chất lượng dịch vụ Hiện tại, TNT là hãng chuyển phát nhanh duy nhất trên thị trường cung cấp những dịch vụ đặc biệt này.
Chuyển phát nhanh - Express Kho vận hậu cần -
Logistics Kho vận hậu cần - Logistics
TNT Logistics là chuyên gia hàng đầu thế giới trong lĩnh vực kho vận, chuyên thiết kế, lắp đặt và vận hành các giải pháp kho vận quy mô quốc gia, khu vực và toàn cầu.
Trong những năm qua, TNT Vietrans đã cung cấp giải pháp vận chuyển chất lượng cao và đáng tin cậy, dựa trên kinh nghiệm quốc tế trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, thư tín và kho vận Thành công của TNT được đóng góp đáng kể từ chính sách đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trong một môi trường làm việc tối ưu.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty
2.1 Quy trình nhận hàng của tổ Giao nhận ( PUD – Pick up and delivery )
2.1.1 Chức năng của tổ Giao nhận
Nhận hàng gửi từ khách hàng, bàn giao cho bộ phận Kho hàng làm thủ tục xuất khẩu
Giao hàng đến tay khách hàng và cập nhật kết quả giao hàng vào hệ thống của TNT
2.1.2 Phạm vi hoạt động của tổ Giao nhận ( TNT Hà Nội )
Các quận nội thành Hà Nội :
Hoàn Kiếm Hai Bà Trưng Hoàng Mai Đống Đa Thanh Xuân Cầu Giấy
Ba Đình Tây Hồ Long Biên
Các huyện ngoại thành Hà Nội:
Huyện Thanh TrìHuyện Từ LiêmHuyện Gia Lâm
Huyện Đông Anh Huyện Sóc Sơn Các vùng lân cận:
Khu công nghiệp Tiên Sơn- Bắc Ninh Thị xã Hà Đông- Tỉnh Hà Tây
Một phần huyện Hoài Đức- Tỉnh Hà Tây Thị trấn Phúc Yên- Huyện Mê Linh- Tỉnh Vĩnh Phúc Thành phố Hải D ương - thành phố Hải Phòng :
2.1.3 Sơ đồ và các bước tiến hành nhận hàng xuất từ khách hàng của tổ Giao nhận
Hình 3: Sơ đồ nhận hàng của tổ PUD
Khách hàng Nhân viên giao nhận
Dịch vụ khách hàng Điều phối viên tổ PUD Tổ kho
Nguồn: Công ty TNT- Vietrans
Khi nhận được yêu cầu từ khách hàng qua điện thoại hoặc fax để nhận hàng gửi đi, nhân viên phòng Dịch vụ Khách hàng (CS) sẽ nhanh chóng nhập các thông tin chi tiết vào hệ thống đặt chỗ (Booking System).
Tên và địa chỉ công ty là khách hàng.
Tên người đại diện khách hàng liên lạc và số điện thoại
Giờ gọi nhận hàng/giờ hàng sẵn sàng để nhận/giờ công ty đóng cửa
Loại hình dịch vụ : Global Express, WEF, E.E, hàng nặng, cồng kềnh
Chủng loại hàng hoá: tài liệu, hàng mẫu, hàng nguy hiểm
Nơi đến (thành phố, quốc gia).
Số kiện, số cân, kích thước của lô hàng (nếu có)
Loại dịch vụ khách hàng yêu cầu (người nhận trả cước - Charge Forward, phát hàng theo thời gian khách hàng yêu cầu - Priority, bảo hiểm hàng hóa - Insurance )
Hướng dẫn, chỉ định đặc biệt, hình thức thanh toán.
Sau khi nhận yêu cầu từ bộ phận CS qua hệ thống Booking System, điều phối viên giao nhận cần kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của thông tin nhận hàng Nếu thông tin thiếu hoặc sai sót, điều phối viên sẽ yêu cầu nhân viên CS bổ sung kịp thời trước khi thông báo cho nhân viên giao nhận Điều phối viên sẽ gọi điện thông báo cho nhân viên giao nhận tại khu vực liên quan và ghi chú thời gian cùng tên nhân viên đó vào hệ thống khi nhận được phản hồi.
Nhân viên giao nhận cần cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu nhận hàng vào Phiếu nhận hàng và thực hiện nhận hàng theo Hướng dẫn Nhận hàng Sau khi hoàn tất việc nhận hàng, họ phải thông báo ngay thời gian hoàn thành cho điều phối viên Điều phối viên sẽ ghi lại thời điểm nhận hàng và kiểm tra xem các yêu cầu đã được thực hiện đầy đủ chưa trước khi nhân viên giao nhận kết thúc công việc Nếu không thể nhận hàng vì bất kỳ lý do nào, nhân viên giao nhận phải thông báo ngay cho điều phối viên.
Nếu nhân viên giao nhận không báo cáo việc nhận hàng trong vòng 45 phút sau khi nhận yêu cầu, điều phối viên sẽ chủ động liên hệ với nhân viên đó để xác minh tình hình nhận lô hàng.
Nhân viên giao nhận cần phải trả lời điện thoại của điều phối viên ngay lập tức khi nhận được tín hiệu trong vòng 5 hồi chuông Nếu sau 30 phút mà nhân viên giao nhận vẫn chưa nhận được thông tin qua điện thoại, họ phải sử dụng điện thoại di động hoặc tìm cách khác để liên hệ với văn phòng.
Trước khi trở lại văn phòng, nhân viên giao nhận cần liên hệ với điều phối viên giao nhận để xác nhận rằng tất cả các yêu cầu nhận hàng đã được thực hiện đầy đủ.
2.2 Quy trình thực hiện hàng xuất tại tổ Kho hàng ( Warehouse )
2.2.1 Chức năng của tổ Kho hàng
Để đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được gửi đi đúng lịch trình và thông quan theo quy định hải quan của các nước, cần chuẩn bị kỹ lưỡng hàng hóa và hồ sơ xuất khẩu.
Xử lý hàng nhập khẩu gửi đến các khu vực nằm ngoài vùng kiểm soát của bộ phận giao nhận Hà Nội.
Hàng chuyển phát nhanh (Express) tại công ty TNT được chia thành 2 loại: Hàng tài liệu (Document - DOX) và Hàng mẫu (Sample - XPS)
Hàng DOX là các tài liệu giao dịch được gửi từ tổ chức hoặc cá nhân trong nước đến nước ngoài, bao gồm hợp đồng, chứng từ và sổ sách Đặc biệt, hàng DOX không đi kèm với hóa đơn thương mại và không phải chịu thuế xuất nhập khẩu Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, nếu nước nhận yêu cầu, hàng DOX có trọng lượng vượt một mức nhất định vẫn cần lập hóa đơn.
Hàng XPS là các sản phẩm và hàng hóa mà cá nhân, công ty, tổ chức trong nước thường gửi ra nước ngoài để giới thiệu, làm quà tặng, hoặc để xử lý hàng nhập hỏng và xuất trả Những mặt hàng này thường đi kèm với hóa đơn (thương mại hoặc chiếu lệ), có giá trị thấp và phải chịu thuế xuất nhập khẩu.
2.2.2 Các bước thực hiện hàng xuất tại tổ Kho hàng
Hình 4 Quy trình làm hàng của tổ Warehouse
Nguồn: Công ty TNT- Vietrans
2.2.3 Nhận hàng từ tổ PUD ( tổ Giao nhận)
Sau khi nhận hàng từ tổ PUD, nhân viên tổ Kho hàng sẽ kiểm tra các thông tin sau đây:
PUD/Đại lý/Chi nhánh
Kiểm tra hàng và hồ sơ Đóng gói và In nhóm hàng hóa
Các bộ phận Kinh doanh, Dịch vụ khách hàng
Hàng chưa xuất được (Unsend)
Phân luồng tuyến và tách hồ sơ hàng
Chuẩn bị hồ sơ Hải quan và
Hàng không Tổ Sân bay
Chưa đủ điều kiện xuất
Trả lại hàng cho khách
Không đáp ứng được yêu cầu
Kiểm tra hàng là chứng từ (DOX) hay hàng mẫu (XPS), số lượng mỗi loại, gửi đi quốc tế hay nội địa?
Số TNT Consignment note (HAWB) đã đươc ghi đầy đủ trên các lô hàng chưa?
Kiểm tra kích thước và trọng lượng của lô hàng để xác định tính chính xác so với thông tin khách hàng đã cung cấp Đồng thời, cần xem xét xem lô hàng có vượt quá các quy định về kích thước và trọng lượng đối với dịch vụ chuyển phát nhanh hay không.
Các lô hàng nội địa nhiều kiện được dán nhãn Multiple piece chưa?
The connotes clearly indicate whether the service type is displayed correctly Have the service labels (Charge Forward, Economy, Non Express, Priority) been properly affixed and meet the required standards?
Kiểm tra việc đóng gói hàng hoá, các lô hàng dễ vỡ như sành sứ, thủy tinh được yêu cầu đóng thùng gỗ hay chưa?
Đối với các lô hàng nghi ngờ là hàng nguy hiểm, vàng bạc, đá quý, tiền séc hoặc có kê khai không chính xác, nhân viên tổ Kho hàng cần mở ra để tiến hành kiểm tra lại.
Các lô hàng của khách được tổ PUD thông báo là Unknown Shipper đã được dán nhãn chưa? Cần thông báo cho người phụ trách ca về những lô hàng được dán nhãn Unknown Shipper, cũng như các lô hàng nghi ngờ cần kiểm tra kỹ, bao gồm hành lý cá nhân, hàng của khách hàng không thường xuyên, hàng của đại lý, khách sạn và nhà riêng.
Kiểm tra hồ sơ hàng
Kiểm tra Invoice của hàng XPS Các chi tiết trên connote, invoice đã được thể hiện đầy đủ, theo đúng yêu cầu?
Hàng hóa chất, dạng lỏng, dạng bột đã có công văn cam kết về nội dung hàng xuất, data sheet gửi kèm hay chưa ?
Hàng Personal effect (hành lý cá nhân) có Packinglist, Passport chưa ?
Hàng CF (người nhận trả tiền) có Letter of Guaranty (thư bảo đảm trả tiền) chưa ? Thư đó có chữ ký và đóng dấu tròn kèm theo chưa?
Sau khi kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với thực hàng, nhân viên tổ Kho hàng sẽ ký nhận từng lô hàng theo biên bản bàn giao hàng (Pickup sheet) từ tổ Giao nhận, ghi rõ ngày giờ nhận Ngay sau khi nhận bàn giao hàng từ tổ PUD, nhân viên tổ Kho hàng phải nhập code "hàng bàn giao tại văn phòng" (ký hiệu DH) cho tất cả các lô hàng và truyền thông tin nhận hàng lên hệ thống toàn cầu của TNT.
Hàng bị giữ lại ( Unsend )
Không phải tất cả các lô hàng nhận tại tổ Kho hàng đều được xuất ngay; nhiều trường hợp hàng sẽ bị giữ lại và được gọi là hàng Unsend Nhân viên chất lượng dịch vụ có trách nhiệm ghi chép những hàng này vào sổ Unsendable Logbook cùng với lý do hàng bị giữ lại Các lý do này có thể đa dạng và cần được ghi nhận đầy đủ.
Kết quả hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNHH TNT-Vietrans 47 1 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu
Hình 7 : Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu
Nguồn: Công ty TNT- Vietrans
Về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu:
Nhóm hàng chuyển phát nhanh Express, bao gồm Dox và Xps, chiếm tỷ trọng lớn nhất với 85.92% Trong đó, hàng Dox, đại diện cho tài liệu chứng từ đã giao dịch, chiếm 49.96%, trong khi hàng Xps, bao gồm hàng mẫu, chiếm 35.6%.
- Nhóm hàng dịch vụ đặc biệt (WEF) chiếm 13.21%
- Nhóm hàng chuyển phát nhanh tiết kiệm (Economy) chiếm tỷ trọng nhỏ nhất (0.87%)
Tại TNT-Vietrans, hàng hóa sau khi được nhân viên PUD tiếp nhận từ khách hàng sẽ được vận chuyển về kho bằng xe tải hoặc xe máy Dựa trên địa chỉ người nhận mà người gửi cung cấp, hàng hóa sẽ được phân luồng và xuất đi bằng đường hàng không Hiện tại, TNT-Vietrans sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng không từ các hãng lớn như Vietnam Airlines, Japan Airlines, Air France, Singapore Airlines và Asiana Airlines.
Từ đầu năm 2007, khi dự án đường bộ xuyên Á bắt đầu hoạt động, TNT-Vietrans đã cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng xe tải chuyên dụng đến một số quốc gia trong khu vực.
Bảng 8 : Kim ngạch xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2007
Nguồn: Công ty TNT- Vietrans
Trong 9 tháng đầu năm 2007, kim ngạch xuất khẩu của công ty đạt 7.253.568 USD Kim ngạch xuất khẩu tăng dần qua các quý, đặc biệt tăng mạnh vào quý 3 do tính chất mùa vụ, nhu cầu xuất khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp trong nước tăng mạnh vào dịp gần cuối năm Tuy nhiên, nhìn chung kim ngạch xuất khẩu của công ty vẫn còn thấp hơn kế hoạch đề ra và tăng trung bình khoảng 20% so với năm 2006
3.4 Khối lượng hàng hóa xuất khẩu
Bảng 9: Khối lượng hàng hóa xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2007
Khối lượng hàng hóa xuất khẩu
QUÝ Kế hoạch Thực tế
Nguồn: Công ty TNT- Vietrans
Trong 9 tháng đầu năm, công ty đã xuất khẩu 211.803 kg hàng hóa, vượt mức kế hoạch đề ra hơn 1 tấn hàng.
Khối lượng hàng xuất tăng đều qua các quý và tăng trung bình khoảng 18% so với năm 2006.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TNT-VIETRANS
Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
1.1 Phương hướng phát triển chung của công ty
TNT-Vietrans vừa đầu tư thêm 6 triệu euro để mở rộng mạng lưới đường bộ xuyên Á đầu tiên tại Việt Nam, nâng tổng số vốn đầu tư lên 8 triệu euro Mạng lưới vận tải đường bộ của TNT-Vietrans tại Đông Nam Á bao gồm Thái Lan, Lào, Campuchia, Malaysia, Singapore và Việt Nam, với kế hoạch mở rộng tới Trung Quốc qua biên giới Đông Bắc Việt Nam vào cuối năm nay Khi hoàn thành, mạng lưới sẽ bao phủ 605 khu vực và kết nối 120 thành phố trên tổng chiều dài 4000 km TNT-Vietrans kỳ vọng sẽ tiếp tục mở rộng mạng lưới sang nhiều nước khác trong khu vực, nhằm xây dựng một tuyến đường vận chuyển huyết mạch tương tự như mạng lưới đường bộ tại châu Âu và Trung Đông Mạng lưới đường bộ của TNT tại châu Âu hiện là lớn nhất, liên kết 33 nước với 4000 tuyến đường dài 2 triệu km và khả năng vận chuyển 5.700 tấn hàng hóa mỗi tuần.
Mạng lưới đường bộ xuyên Á của TNT mang đến cho doanh nghiệp Việt Nam giải pháp vận chuyển hiệu quả về thời gian và chi phí, giúp tiết kiệm đến 30% so với vận chuyển hàng không Thời gian giao hàng nhanh hơn từ hai đến ba lần so với vận chuyển đường biển, nhờ vào việc hàng hóa được vận chuyển trực tiếp tới nước đến mà không cần qua các HUB khác Điều này không chỉ giảm thiểu thời gian vận chuyển mà còn tối ưu hóa chi phí cho khách hàng.
Hiện nay, việc gửi hàng từ Hà Nội đến Viên Chăng, Lào thường phải qua TP Hồ Chí Minh để ghép hàng, sau đó mới chuyển tiếp qua Thái Lan (cổng BKK) trước khi bay sang Lào.
Hành trình từ Hà Nội đến Đà Nẵng qua cửa khẩu Lao Bảo và tiếp tục đến Viên Chăng sẽ chỉ mất khoảng 30 giờ khi vận chuyển bằng ô tô, trong khi một chuyến đi tương tự đến Lào có thể kéo dài lên đến 48 giờ.
TNT-Vietrans cung cấp giải pháp vận chuyển trọn gói qua mạng lưới đường bộ xuyên Á, đảm bảo an toàn cho hàng hóa giá trị cao như linh kiện điện tử, máy tính và phụ tùng ô tô Đội ngũ lái xe tải được huấn luyện an ninh cùng với xe tải trang bị công nghệ GPS giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm trong quá trình vận chuyển.
Enhancing TNT's image in Vietnam through initiatives such as sponsoring helmets for elementary school students and achieving certifications like ISO 9001-2000, Service Excellence OPS, Investor in People, and Excellence Improvement CS.
2.2 Phương hướng phát triển hoạt động xuất khẩu của công ty
Trong tương lai, TNT dự định mở rộng vào lĩnh vực vận chuyển thực phẩm tươi sống bằng các Container chuyên dụng, khai thác khe hở thị trường mà chưa có doanh nghiệp chuyển phát nhanh nào tại Việt Nam thực hiện Với khí hậu nhiệt đới gió mùa và độ ẩm cao, hàng hóa dễ bị hư hỏng khi vận chuyển bằng các phương tiện như tàu thủy, tàu hỏa, ô tô hay máy bay Việc sử dụng Container chuyên dụng sẽ giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn, đảm bảo chất lượng Thị trường này có tiềm năng lớn cho các công ty giao nhận, đặc biệt là các doanh nghiệp chuyển phát nhanh, do Việt Nam là nước nông nghiệp với sản lượng nông sản phong phú Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tìm kiếm giải pháp vận chuyển chuyên nghiệp cho việc xuất khẩu nông sản ra nước ngoài, nhưng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm đối tác vận tải phù hợp.
Thực hiện khai hải quan điện tử cho các lô hàng quốc tế giúp kéo dài thời gian làm hàng cho nhân viên tổ Kho hàng, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên tổ Sân bay Điều này cũng hạn chế tình trạng hàng hóa bị giữ lại do PUD bàn giao muộn.
Khai trương dịch vụ Receiver Pays – dịch vụ chuyển hàng với người nhận thanh toán cước, giúp giảm thiểu tỷ lệ hàng bị giữ lại do không cần chờ đợi cam kết thanh toán từ khách hàng Đây là giải pháp tối ưu cho vấn đề này, vì chỉ cần người nhận hàng có tài khoản với TNT tại nước đến, lô hàng sẽ được xuất ngay lập tức.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNT-Vietrans
2.1 Giải pháp đối với công ty
Trong khuôn khổ Thu hoạch thực tập tốt nghiệp, tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm cải thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNT-Vietrans Quy trình xuất khẩu liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty như phòng Điều vận, phòng Kinh doanh và phòng Dịch vụ khách hàng Do đó, các kiến nghị sẽ được phân loại theo từng nhóm đối tượng, bao gồm nhân viên bán hàng, nhân viên giao nhận, nhân viên tổ Kho hàng và nhân viên tổ Sân bay.
Nhân viên bán hàng qua điện thoại cần tư vấn cho khách hàng một cách rõ ràng và đầy đủ, nhằm đảm bảo khách hàng cung cấp hồ sơ chính xác và đầy đủ.
Yêu cầu khách hàng cung cấp chính xác tên, địa chỉ, số điện thoại, mã Postcode của người nhận.
Thường xuyền pphải nâng cao khả năng giao tiếp của mình với khách hàng,làm cho khách hàng cảm thấy tin cậy.
Tất cả các nhân viên bán hàng phải có thái độ đúng mực với khách hàng, luôn coi khách hàng là thượng đế. Đối với nhân viên Giao nhận
Nhân viên Giao nhận khi đến nhận hàng của khách cần kiểm tra hồ sơ và đề nghị khách bổ sung luôn hồ sơ nếu thiếu.
Để đảm bảo hàng hóa được xuất đúng thời gian, PUD cần ghi lại số điện thoại của khách hàng yêu cầu báo cân trước khi xuất, nhằm giúp nhân viên Dịch vụ khách hàng thông báo kịp thời cho khách về lô hàng của họ.
Nhân viên Giao nhận cần đảm bảo giao hàng đúng giờ để tránh tình trạng giao sát giờ (cut-off), điều này có thể dẫn đến việc không kịp hoàn tất thủ tục xuất hàng và khiến hàng hóa bị để lại.
Nhân viên PUD cần liên tục nâng cao trình độ chuyên môn trong lĩnh vực giao nhận, đảm bảo thực hiện và hoàn tất mọi quy định, chứng từ và tài liệu liên quan đến hàng hóa một cách chính xác và đầy đủ.
Nhân viên PUD cần luôn mang theo các vật dụng thiết yếu để đảm bảo hiệu quả trong việc giao nhận hàng, bao gồm nhãn dán xác định loại dịch vụ, vận đơn TNT, phiếu ký nhận phát hàng và phiếu ghi nhận hành trình công tác hàng ngày.
Nhân viên giao nhận cần kiểm tra phương tiện liên lạc và vận chuyển hàng ngày trước khi rời văn phòng hoặc trong quá trình giao hàng Việc này nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Tất cả xe chở hàng của TNT phải tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật và quy định hiện hành của Nhà Nước, bao gồm việc hạn chế tốc độ và không sử dụng điện thoại khi lái xe.
Khi lái xe, PUD cần thể hiện thái độ nhã nhặn và lịch sự đối với những người tham gia giao thông khác, vì họ có thể là khách hàng của TNT Đối với nhân viên tổ Kho hàng, việc duy trì thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng là rất quan trọng.
Nhân viên tổ Kho hàng cần nắm rõ các yêu cầu của Hải Quan cửa khẩu liên quan đến các mặt hàng nhạy cảm như sách báo, băng đĩa, và đá quý, cũng như những mặt hàng xuất khẩu có điều kiện Việc cập nhật thông tin này là rất quan trọng để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
Khi khai báo Hải Quan, cần chú ý đến yêu cầu của An ninh Hàng không và hãng Hàng không đối với các loại hàng hóa nguy hiểm như bệnh phẩm, chất bột và dung dịch Việc tuân thủ các quy định này là rất quan trọng để tránh tình trạng hàng hóa không được phép mang lên máy bay.
Tổ Kho hàng cần thường xuyên cập nhật lịch bay của các Hãng hàng không để tối ưu hóa việc sử dụng các chuyến bay thẳng, từ đó giảm thiểu thời gian transit tại các Hub Hiện tại, công ty đang khai thác chuyến bay thẳng Jl 752 để nâng cao hiệu quả vận chuyển.
OZ 734 cho những hàng đi Nhật ngày thứ năm và thứ sáu.
Theo dõi tình hình thời tiết, thông tin thời sự, chính trị, tình trạng làm việc tại các HUB để kịp thời chuyển hàng đi theo những hướng khác.
Đối với các lô hàng cước CF, nhân viên tổ Kho hàng cần nhanh chóng thông báo cho Dịch vụ khách hàng để xác nhận việc thanh toán với khách hàng.
Tổ Sân bay cần kiểm tra kỹ hồ sơ Hải quan và hồ sơ Hàng không khi tiếp nhận từ tổ Kho hàng, đồng thời yêu cầu nhân viên bổ sung và sửa chữa nếu thấy cần thiết.
Nhân viên tổ Sân bay cần chú ý thông báo kịp thời các yêu cầu của An ninh hàng không cho tổ Kho hàng liên quan đến những mặt hàng nhạy cảm như hàng nguy hiểm, hàng cần kiểm dịch và hàng cần kiểm duyệt văn hóa.