Thực Trạng Tổ Chức Kế Toán Tại Công Ty AMECO

Luận Văn: Thực Trạng Tổ Chức Kế Toán Tại Công Ty AMECO

PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY AMECO

1.1 Đặc điểm kinh doanh

Công ty được thành lập tháng 10/1998, theo luật doanh nghiệp.Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng

Tên giao dịch bằng quốc tế bằng tiếng anh: THE AUTOMATIONMECHANICS ENVIONMENT CO., LTD (AMECO)

Trụ sở chính:

Địa chỉ: số 2, khu nhà A, Thanh Nhàn, Trần Khát Trân, Hà Nội, Việt NamTel: (84) - 4 - 9714877

Fax: (84) - 4 – 9714869Email: ameco@hn.vnn.vn

Trung tâm giao dịch và kỷ thuật:

Địa chỉ: số 8, cổng 116/31, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt NamTel: (84) - 4 - 8687104

Fax: (84) - 4 – 8687589 Phòng trưng bày:

Địa chỉ: 350, Trần Khát Trân, Hà Nội, Việt NamTel: (84) - 4 - 9722760

Fax: (84) - 4 – 9722761 Nghành nghề kinh doanh:

- Mua bán, kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị tự động hoá, các phụ tùng dụng cụ đo đạc, hàng điện máy, điện lạnh, thiết bị công nghiệp và các loại vật tư phục vụ cho sản xuất công nghiệp.

- Cung cấp giải pháp: đầy đủ cho công nghệ cao, trang bị hệ thống đồng bộ cho máy tính, sử lý tốc độ các thiệt bị điều khiển

- Thực hiện các dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì các thiết bị công nghiệp, dụng cụ đo.

- Thầu khoán láp đặt các thiết bị tự động hoá, các trang bị cơ sở hạ tầng

Vốn kinh doanh ban đầu : 5.789.000.000 đồngTrong đó:

Vốn chủ sở hữu : 4.426.000.000 đồng Vốn vay : 1.372.000.000 đồng

Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty thì phạm vi hoạt động củacông ty bao gồm:

- Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài Cụ thể là traođổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu,kết quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ

- Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật.Cụ thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứukhao học và sản xuất Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuấtnhập khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàngcông nghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹnghệ.

- Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất Cụ thể là thực hiện các dịch vụkhoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩmkhoa học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu côngnghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹthuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹ thuậthạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động kỹthuật theo qui định hiện hành của Nhà Nước.

Công ty AMECO là công ty trách nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhânđầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, cócon dấu riêng để giao dịch Hiện nay công ty tập trung đầu tư kinh doanhnhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Máy vitính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trường, đo lường kiểmnghiệm Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu, trườngđại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn đóng trên địa bàn thành phố HàNội và các tỉnh lân cận Khách hàng của công ty là những nước phát triển, cókỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến mà sản phẩm nổi tiếng trong khu vực vàtrên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc

Với cơ chế tự hạch toán kinh doanh, hoạt động kinh doanh của công tyngày càng phát triển.

Thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu qua các năm(2003 – 2005)

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Công ty AMECO có tất cả hơn 80 cán bộ, công nhân viên Trong đó sốcán bộ công nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm 85%, còn lạilà ở trình độ trung cấp kỹ thuật.

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trungtâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổchức hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môitrường phê duyệt.

giám đốc công ty

PhòngHành Chính

PhòngSHCN & CGCN

Trung Tâmứng Dụng

Và PhátTriển

Trung TâmTriển

Sơ đồ 1.1

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY AMECO

Trung tâm công nghệ thông tin

Giám đốc công ty cũng chính là chủ sở hữu công ty bổ Giám đốc là đạidiện pháp nhân của công ty, điều hành toàn bộ công ty chịu trách nhiệm phápluật về toàn bộ hoạt động của công ty Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạntheo quy định của luật doanh nghiệp nhà nước.

Giúp việc cho giám đốc là trưởng phòng chức năng và kế toán trưởng Các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và trịu tráchnhiệm trước giám đốc về nhiệm nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòngtrong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc raquyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc.

Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát vàđiều hành trực tiếp của giám đốc công ty Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toánphải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định.

Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòngđều có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin,giao dịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu củacông ty Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụthể như sau:

Phòng hành chính - tổ chức: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các

cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau:

+ Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến củacông ty, quản lý con dấu của công ty.

+ Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trongcông ty.

+ Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìnvà tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty.

+ Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật tư, đồ dùng và trang thiết bịmới cũng như kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trangthiết bị cũ hỏng.

Phòng kế hoạch thị trường: gồm một trưởng phòng, một phó phòng và

các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:

+ Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kếhoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ cácđơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt.

+ Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trường hoạt độngcủa công ty.

+ Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọncho các đơn vị cơ sở.

+ Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến côngtác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị trường, vốn, tàisản cố định.

+ Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơnvị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao.

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trưởng phòng, một phó phòng

và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:

+ Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhậpkhẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quyđịnh của pháp luật và của Nhà nước.

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trongphạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty Đó là duy trì và khôngngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước Tiếnhành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luậtkinh doanh xuất nhập khẩu như: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giaodịch, hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, xin giấy phép vàlàm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, theo dõi thanh toán và thanhlý hợp đồng Thực hiện các dịch vụ khoa học công nghệ ngoài như: Trao đổithực tập sinh và các chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin vàchuyển giao tào liệu khoa học công nghệ.

Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên có nhiệm vụ

sau:

+ Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sảncủa công ty.

+ Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinhdoanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng.

+ Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợthanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồngnhận uỷ thác xuất nhập khẩu.

+ Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời,đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chínhkế toán, quyết toán, thống kê của công ty.

+ Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quảkinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.

Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách

phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trưởngBộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ký chứ trên thực tế phòng này chưahoạt động, nghiên cứu hoàn thành.

1.3 Đặc điểm chế dộ chính, sách chế độ quản lý của công ty:

Do đặc thù công ty là công ty xuất nhập khẩu nên chế độ chính sách vàchế độ quản lý của công ty AMECO tuân theo các chính sách, luật pháp nuớcCộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và luật pháp Quốc tế.

Chế độ chính sách của công ty trước hết phù hợp với giấy phép kinhdoanh, điều lệ công ty Chế độ lao động và đãi ngộ lao động, BHXH tuân theoquy dịnh của nhà nước và Bộ Thương Binh Lao Động Xã Hội.

Chế độ quản lý của công ty quy định quyền hạn và trách nhiệm đối vớicác cấp quản lý của công ty được phân theo hạn nghạch, cấp bậc và phù hợpvới luật doanh nghiệp

PHẦN 2: Thực Trạng Tổ Chức Kế Toán Tại Công Ty2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty:

Mô hình tổ chức kế toán của công ty AMECO là mô hình nửa tập trung,nửa phân tán Bộ máy kế toán chịu trách nhiệm về theo dõi, phản ánh, cungcấp thông tin mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty cũng như hướng dẫnkiểm tra công tác Tài chính - Kế toán, kiểm tra, xét duyệt quyết toán của cácđơn vị trực thuộc gửi lên, tổng hợp vào báo cáo chung toàn công ty Công tyhiện có 4 đơn vị trực thuộc là: Trung tâm ứng dụng và phát triển năng lượnghạt nhân, trung tâm triển khai công nghệ mới, trung tâm công nghệ thông tinvà chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh.

2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán của công ty hiện có ba người, mỗi người được phân công,

phụ trách những phần việc riêng Bộ máy kế toán của công ty được tổ chứctheo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán Được thể hiện theo sơ đồ:

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại AMECO

2.1.2 Đặc điểm tổ chức lao động kế toán:

Sự phân công lao động kế toán chưa rõ rệt các kế toán phải đảm nhậnnhiều phần hành kế toán, và khối lượng công việc lớn:

Kế toán Trưởng

Kế toán Tiền mặt, Công nợ và Tài Sản

Cố định

Kế toán Tiền Gửi Ngân Hàng, Tiền lương và Chi phí

Kế toán các đơn vị Trực thuộc

Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của công

ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quảnlý kinh tế công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt báo cáo của đơn vị trựcthuộc, tổng hợp lên báo cáo tài chính của công ty.

Kế toán tiền mặt, công nợ, tài sản cố định, chịu trách nhiệm:

- Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cốđịnh.

- Lập phiếu thu, phiếu chi, thường xuyên đối chiếu tình hình tình hìnhtiền mặt với thủ quỹ, cùng thủ quỹ chuyển tiền tới ngân hàng.

- Theo dõi tình hình nhập hàng, xuất bán hàng nhập, thanh toán công nợvới khách hàng, lập quyết toán các hợp đồng nội trình kế toán trưởng, gửiphòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trình giám đốc phê duyệt.

Kế toán tiền lương, chi phí và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm:

- Trên cơ sở bảng chấm công của phòng hành chính-tổ chức, kế toán tínhra tiền lương, tiền thưởng trong tháng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,kinh phí công đoàn theo đúng tỷ lệ quy định.

- Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cáchchính xác phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty.

- Thường xuyên cập nhật vào máy các khoản gửi vào, rút ra, phí ngânhàng, lãi suất được nhận, tính ra số dư cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiếttheo từng ngân hàng, từng loại tiền.

Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lượng công

việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên Bộphận kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kếtoán vật tư, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báocáo tài chính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xétduyệt và tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trưởng.

2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với nhà nước,đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của nhà nước ViệtNam Công ty ap dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản, hệthống báo cáo được ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐ kế toán

ngày 01/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính

2.2.1 Vận dụng chế độ tài khoản:

Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, AMECO sử dụng cáctài khoản chủ yếu sau:

- TK 111 : Tiền mặt

- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

TK 1121: Tiền Việt Nam TK 1122: Tiền ngoại tệ

- TK 1388 : Phải thu khác

- TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.

- TK 151 : Hàng mua đang trên đường- TK 156 : Hàng hoá

TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu TK 33332: Thuế nhập khẩu

- TK 413 : Chênh lệch tỷ giá- TK 511 : Doanh thu bán hàng

TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

- TK 632 : Giá vốn hàng bán

- TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính- TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính- TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh2.2.2 Vận dụng chế độ chứng từ:

Công ty áp dụng các loại chứng từ được ban hành theo Quyết định số999- TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài Chính Công ty thường dùngcác loại chứng từ :

 Đối với ngân hàng: Uỷ Nhiệm Chi

 Đối với khách hàng: Phiếu Thu, Phiếu Chi, Hoá Đơn GTGT

 Đối với nội bộ: Giấy Đề Nghị Tạm ứng, Giấy Thanh Toán Tạmứng

2.2.3 Vận dụng chế độ sổ kế toán:

Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩuphải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với quimô hoạt động kinh doanh của công ty Xuất phát từ yêu cầu đó công tyAMECO đã vận dụng hình thức nhật ký chung Đây là hình thức sổ thích hợpvới mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công táckế toán Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Bộ Tài chính -Kế toán, Bộ Xây Dựng Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ

tiến hành tổng hợp phân loại Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấyphản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng cótrong máy vi tính, máy sẽ tự xử lí số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầuđược khai báo Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty AMECO:

Chứng từ gốc

(hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thuế, giấy báo có, giấy báo nợ)

Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy vi tính

Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính

Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm

Nhật ký chungSổ cái các tài khoản111, 112, 156,

511, 632…

Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ

Các báo cáo tài chính

2.2.4 Vận dụng chế độ báo cáo kế toán:

Hệ thống báo cáo tài chính của công ty áp dụng theo Quyết định số167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính Bao gồm:

- Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số: B02- DN - Bảng cân đối kế toán Mẫu số: B01- DN - Thuyết minh báo cáo tào chính Mẫu số: B09- DN - Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số: B03- DN

Các báo cáo tài chính của công ty được lập vào cuối năm tài chính đượcsử dụng trong nội bộ công ty và nộp cho cục thuế, cơ quan đăng ký kinhdoanh.

2.3 Tổ chức công tác kế toán trong phần hành nhập khẩu hàng hoá.

Kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty AMECO được thực hiện theo cảhai hình thức: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.

2.3.1 Nhập khẩu trực tiếp (NKTT):

Thực chất của hoạt động NKTT là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồngngoại) và hợp đồng bán (hợp đồng nội) Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kếtvới khách hàng trong nước, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trườngnước ngoài, công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại.Hoạt động nhập khẩu của công ty diễn ra thường xuyên và là hoạt động mạnhnhất của công ty hiện nay.

Quá trình luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ 2.3: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT).

Phòng kinh doanh

XNKGiám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Tiến hành giao hàng

Ngân hàng bên bán,

công ty

Ngân hàng

Kế toán trưởng

(4)

Chú thích:

(1): Ký hợp đồng nội, lập phương án kinh doanh.(2): Xem xét giá cả, chi phí liên quan.

(3): Duyệt phương án.(4): Ký hợp đồng ngoại.(5): Chỉ đạo mở L/C.

(6): Mở L/C, gửi cho mỗi bên một bản.(7): Nhận L/C,nếu chấp nhận.

Ngay sau khi giao hàng, bên bán gửi cho công ty một bộ chứng từ, thôngthường bộ chứng từ này bao gồm:

- Hoá đơn thương mại (Commecial invoice)- Vận đơn (Bill of lading)

- Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy)- Phiếu đóng gói (Packing list)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)

- Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantily,weight)

Bộ chứng từ này được qui định rõ về số lượng, chủng loại trong L/C.Công ty xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/Cbiết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời chấp nhận uỷ quyền chocông ty đi lấy hàng.

Khi nhận được giấy báo hàng về, phòng kinh doanh xuất nhập khẩumang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng, xuất trình cho ngườichuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủtục về hải quan, thuế…

Các chứng từ trong khâu này bao gồm:

+ Bảng kê tính thuế.

+ Biên bản giám định của hải quan.

+ Các chứng từ về phí vận chuyển bốc dỡ…

Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp:

Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàngnhập khẩu Giá mua hàng nhập khẩu ở công ty phần lớn là giá CIF Tuy nhiêncũng có một số trường hợp công ty mua theo giá FOB Khi nhập khẩu, côngty sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ thực tế do ngân hàng ngoại thương công bố tạithời điểm mở L/C Đồng thời ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thờiđiểm khách hàng ứng trước tiền nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh tỷ giá.

Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được công ty tiến hành như sau:

* Nếu thanh toán bằng L/C:

- Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàngkế toánghi bút toán: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương.

Nợ TK 151Có TK 144.

- Nếu ký quĩ theo tỷ lệ % đối với giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng,căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.

Nợ TK 151 : Tổng giá trị hợp đồngCó TK 144 : Phần ký quĩ

Có TK 3311: Phần còn nợ lại chưa trả

Hoặc: Có TK 1122: Phần trả nốt bằng TGNH.

- Khi thanh toán tiền hàng, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 3311 : Tỷ giá ghi nhận nợ.

Nợ/Có TK 413 : Phần chênh lệch

Có TK 1122 :Tỷ giá mua ngoại tệ thực tế

* Nếu thanh toán bằng phương thức T/T: công ty thường trả toàn bộ giá

- Nếu mua theo giá FOB, căn cứ vào phiếu chi, kế toán phản ánh cước I& F phải trả:

Nợ TK1561

Có TK 1111,1121.

- Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứvào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế cơ quan Hảiquan sử dụng để tính thuế.

Nợ TK 33332Nợ TK 33312

Có TK 1121.

- Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu, căn cứ vàophiếu chi kế toán ghi:

Nợ TK 641

Sơ đồ 2.4: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.

Chú thích:

(1) : Ký quĩ mở L/C.

(2a) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ 100% giá trị L/C).

(2b) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ theo tỷ lệ % giá trị L/C).(2b1): Phần ký quĩ tỷ lệ % giá trị L/C.

(2b2): Phần còn lại phải trả.

(2c) : Chuyển tiền mua hàng (theo phương thức T/T).(3a) : Hàng nhập khẩu sau khi làm thủ tục hải quan.(3b) : Cước I & F (nếu mua theo giá FOB).

(4a) : Tính thuế nhập khẩu.

(4b) : Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ.(5a) : Nộp thuế nhập khẩu.

(5b) : Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu.(6) : Các chi phí nhập khẩu phát sinh:

(6a) : Chi phí vận chuyển,bốc dỡ hàng nhập khẩu.(6b) : Phí giao dịch mở L/C.

(6c) : Thuế GTGT được khấu trừ.(7) : Xác định giá vốn.

Ví dụ: Công ty nhập khẩu thiết bị thí nghiệm của công ty SCHMIDT.

- Ngày 23/10/2004, công ty ký hợp đồng ngoại thương với công tySCHMIDT để nhập khẩu thiết bị thí nghiệm Tổng giá trị hợp đồng là149.000 DEM theo giá CIF Nội Bài.

- Ngày 24/10/2004, công ty nhận được giấy báo của ngân hàng ngoạithương về việc bán cho công ty 149.000 DEM bằng chuyển khoản tiền ViệtNam của công ty Tỷ giá bán thực tế : 1DEM = 7065 VNĐ.

- Ngày 25/10/2004, công ty mở L/C bằng số ngoại tệ mới mua, đã nhậnđược giấy báo của ngân hàng ngoại thuơng Tỷ giá thực tế: 1DEM = 7065 VNĐ.- Ngày 19/12/2004, công ty nhận được bbộ chứng từ do bên bán gửi Saukhi kiểm tra, yêu cầu ngân hàng ngoại thương thanh toán tiền.

- Ngày 05/1/2005, Công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việcchuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên bán.

- Ngày 10/1/2005, công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu, đãlàm xong thủ tục hải quan Thông báo thuế của hải quan trong đó thuế suất VAT= 5%, được miễn thuế nhập khẩu Tỷ giá thực tế tính thuế: 1DEM = 7084 VNĐ.