Lập kế hoạch bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin trong bối cảnh chuyển đổi số ở thư viện đại học

NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN SỐ NGUỒN TÀI NGUYÊN THÔNG TIN TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ Ở THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TS Bùi Thị Thanh Diệu Trường Đại học Khánh Hịa Tóm tắt: Bảo quản số tảng cho việc quản lý nội dung số thư viện đại học Lập kế hoạch bảo quản số tạo điều kiện phát triển hoạt động nghiên cứu, giảng dạy học tập thông qua khả tiếp cận lâu dài bền vững với nội dung số thư viện Bài viết tập trung làm sáng tỏ sở lý thuyết bảo quản số tài nguyên TT-TV cần thiết hoạt động bảo quản số thư viện đại học; tổng hợp giới thiệu nguyên tắc, quy trình cho hoạt động bảo quản số tài nguyên thông tin, đồng thời đề xuất số giải pháp phát triển hoạt động bảo quản số nhằm đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số thư viện đại học Việt Nam Từ khoá: Tài nguyên thông tin số; bảo quản số; chuyển đổi số; thư viện đại học; giáo dục đại học PLANNING FOR DIGITAL PRESERVATION OF INFORMATION RESOURCES FOR DIGITAL TRANSFORMATION IN ACADEMIC LIBRARIES Abstract: Digital preservation is the foundation for university library’s digital content management Planning the digital preservation will facilitate the development of research, teaching and learning activities through the long-term and sustainable access to digital content at university libraries The article focuses on clarifying some theoretical basis about digital preservation of library information resources and pointing out the necessity of digital preservation activities at university libraries Synthesizing and introducing the principles and the processes for digital preservation of information resources, and further developing some solutions to develop digital preservation activities to meet the digital transformation goal in Vietnam’s university libraries Keywords: Digital resources information; digital preservation; digital transformation; university library; university education GIỚI THIỆU Bảo quản nguồn tài nguyên thông tin thư viện đại học phần quan trọng, nằm hoạt động lưu trữ bảo tồn nguồn tài nguyên thông tin phục vụ hoạt động nghiên cứu giảng dạy học tập sở giáo dục đại học Mục đích việc bảo quản bảo vệ thơng tin có giá trị lâu dài để hệ tương lai tiếp cận [Conway, 1996] Trong hoạt động thư viện đại học truyền thống, việc bảo quản tài nguyên thông tin liên quan đến vấn đề sửa chữa, phủi bụi, khử trùng, khử axit, điều hòa khơng khí, cán màng, đóng gáy lưu trữ thảo, sách, phim, đĩa tài liệu quang học, Những năm gần đây, tác động công nghệ thơng tin q trình chuyển đổi số, nguồn tài nguyên thông tin thư viện thay đổi Đó khơng tài liệu, sách dạng in mà cịn tập hợp đối tượng số (văn bản, video, âm thanh) với phương pháp để truy cập truy xuất để lựa chọn, tổ chức bảo quản nguồn tài ngun thơng tin Chính vậy, cách thức bảo quản nguồn tài nguyên thông tin thay đổi mở rộng từ hình thức truyền thống sang việc áp dụng tiêu chuẩn số để phù hợp với tất định dạng nguồn tài nguyên thông tin Quá trình chuyển đổi hoạt động bảo quản nguồn tài nguyên thông tin từ truyền thống sang bảo quản số phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn, mức độ ưu tiên, nguyên tắc tạo lập điều kiện tác động khác Quá trình địi hỏi cần có chiến lược phù hợp rõ ràng để giải hiệu việc chuyển đổi cơng nghệ, quy trình hoạt động, phân bổ nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện đại học tạo điều kiện phát THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2022 29 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI triển hoạt động nghiên cứu, giảng dạy học tập thông qua khả tiếp cận lâu dài bền vững với nội dung số thư viện, giúp thư viện đại học đáp ứng tốt nhu cầu tin bạn đọc hồn chỉnh quy trình xây dựng thư viện số phù hợp đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ BẢO QUẢN SỐ TÀI NGUYÊN THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRONG THỜI ĐẠI CHUYỂN ĐỔI SỐ 1.1 Các thuật ngữ khái niệm Đã có nhiều tác giả với nhiều cơng trình giới nước nghiên cứu hoạt động bảo quản tài nguyên thông tin bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện Liên quan đến hoạt động này, cần làm sáng tỏ số khái niệm, thuật ngữ có liên quan như: lưu trữ, bảo quản, nội dung số, bảo quản số Bài viết thống cách hiểu số thuật ngữ sau: - Lưu trữ (Archiving): Theo Điều 2, Luật Lưu trữ: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Theo đó, Luật Lưu trữ xác định: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp” - Bảo quản (Preservation): Một hoạt động lưu trữ, mục liệu cụ thể trì theo thời gian để chúng truy cập hiểu thơng qua thay đổi công nghệ [American Library Association, 2008] - Nội dung số (Digital content): Bất kỳ mục tùy ý tạo, xuất phân phối dạng số, không giới hạn văn bản, liệu, ghi âm, ảnh hình ảnh, ảnh chuyển động phần mềm, gọi tài sản số, tài liệu số, đối tượng số tài nguyên số Điều bao gồm nội dung số nội dung số hóa [Hedstrom, M (1997] - Bảo quản tài nguyên thông tin: Theo khoản 1, Điều Thơng tư 02/2020/TT-BVHTTDL định 30 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2022 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI nghĩa: Bảo quản tài ngun thơng tin q trình áp dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm trì tính tồn vien, kéo dài tuổi thọ giá trị sử dụng tài nguyên thông tin thư viện Bảo quản tài nguyên thông tin bao gồm: Bảo quản dự phòng, bảo quản phục chế chuyển dạng tài ngun thơng tin Các thuật ngữ có liên quan sở để xây dựng nên khái niệm bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện đại học Nhiều định nghĩa đề cập khái niệm bảo quản số trình mà liệu nhận thức dạng số để đảm bảo tính khả dụng, độ bền tính tồn vẹn trí tuệ thơng tin chứa [Russell, 1998] Theo Dịch vụ Kỹ thuật của Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ, bảo quản số định nghĩa kết hợp sách, chiến lược hành động đảm bảo quyền truy cập vào nội dung số theo thời gian [American Library Association, 2008] Như vậy, bảo quản số nguồn tài ngun thơng tin - thư viện hiểu hoạt động trình lưu trữ đối tượng số thư viện, mục liệu cụ thể trì theo thời gian để chúng truy cập hiểu thông qua thay đổi công nghệ Việc bảo quản số phải giải tài liệu số truy cập, đọc được, dễ hiểu, đáng tin cậy theo thời gian 1.2 Vai trị bảo quản số nguồn tài ngun thơng tin trình chuyển đổi số thư viện đại học Chuyển đổi số (Digital transformation) giáo dục đại học tích hợp cơng nghệ số vào lĩnh vực giáo dục, tận dụng công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mơ hình giáo dục cung cấp giá trị cho người dạy học nâng cao chất lượng hoạt động nghiên cứu, đào tạo môi trường giáo dục đại học Chuyển đổi số giáo dục đại học tác động không nhỏ tới việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin trường đại học, có vấn đề chuyển đổi trình bảo quản nguồn tài ngun thơng tin theo phương thức số Mục đích bảo quản số cho nguồn NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI tài nguyên thông tin thư viện đại học bảo tồn làm cho tài nguyên thơng tin truy cập thời gian dài dạng số Quá trình chuyển đổi số có chiều hướng phát triển mạnh mẽ mơi trường giáo dục đại học, cơng tác bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện đại học trọng Hoạt động góp phần làm cho: - Bảo quản số giúp bảo vệ tài nguyên thông tin thư viện phương diện vật lý để tránh hư hỏng/suy giảm chất lượng cách thiết lập quy trình thủ tục để hỗ trợ hoạt động bảo quản số theo cách quản lý tốt nguồn lực trì tương lai Giải vấn đề hư hỏng tài liệu trình phục vụ phá hủy yếu tố môi trường - Thúc đẩy đa truy cập cách thay đổi thông tin số sang định dạng dễ dàng tiếp cận sử dụng người dùng tin - Người dùng tin có quyền truy cập trực tuyến, không giới hạn không gian thời gian tới nguồn tài nguyên thông tin thư viện Đảm bảo tính xác thực tài liệu số đồng thời tơn trọng trì quyền sở hữu trí tuệ - Bảo quản số nguồn tài ngun thơng tin giúp giảm chi phí trì phát triển nguồn tài nguyên thông tin dễ dàng chia sẻ phối hợp sử dụng tổ chức đơn vị thư viện có liên quan Hoạt động góp phần giảm diện tích kho thư viện, tiết kiệm không gian cho hoạt động khác thư viện Luật Thư viện 2019 (có hiệu lực từ 01/7/2020) bảo quản tài ngun thơng tin quy định sau: - Thực tồn tài ngun thơng tin q trình lưu giữ, phục vụ; - Bảo đảm an tồn thơng tin phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; - Thực hình thức bảo quản dự phòng, phục chế chuyển dạng tài liệu phù hợp với điều kiện thư viện; - Tài nguyên thông tin số phải lưu định kỳ có chế khôi phục liệu cần thiết; phải bảo quản bảo đảm tương thích mặt cơng nghệ cho định dạng liệu; - Tài nguyên thông tin di sản văn hóa, tài ngun thơng tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải bảo quản theo quy định pháp luật di sản văn hóa, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước Bảo quản số kết hợp sách, chiến lược hành động để đảm bảo đối tượng số xác thực truy cập người dùng hệ thống thời gian dài, thách thức lỗi thành phần quản lý, thiên tai công Mặc dù vậy, xác định tất yêu cầu áp dụng cho tất nhu cầu bảo quản số, u cầu bảo quản số, ví dụ, phụ thuộc vào loại, kích thước số lượng liệu Nó phụ thuộc vào mục tiêu tổ chức, liên quan đến việc tái sử dụng liệu Tuy nhiên, có số yêu cầu chung phổ biến khảo sát, dựa người tương lai yêu cầu từ thông tin lưu trữ ngày hôm YÊU CẦU VỀ NGUYÊN TẮC VÀ TIÊU CHUẨN CỦA HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN SỐ NGUỒN TÀI NGUYÊN THÔNG TIN TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC 2.2 Các tiêu chuẩn bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin Quy trình bảo quản số nguồn tài ngun thơng tin phải phù hợp với tiêu chuẩn thông lệ, tốt thiết lập cộng đồng bảo quản lưu trữ chuyên nghiệp Các tiêu chuẩn phát triển chuyên gia hàng đầu lĩnh vực bảo quản số, cung cấp hướng dẫn cho việc thẩm định kỹ lưỡng việc bảo quản sưu tập lưu trữ số Một kế hoạch bảo quản số phải phác thảo rõ ràng tiêu chuẩn, đưa hoạt động tất tài liệu lưu trữ thư viện đại 2.1 Các nguyên tắc cần thực tiến hành bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin Để bảo quản tài liệu số quy mô tương xứng với khả lưu trữ khối lượng lớn định dạng truy cập sử dụng được, hoạt động bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin cần phải đáp ứng số yêu cầu Theo quy định tại  Điều 27 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2022 31 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI học phù hợp với Sự quán tối đa hóa nguồn lực hiệu Có thể xác định tiêu chuẩn dành cho trình bảo quản số tài nguyên thông tin sau: - Các tiêu chuẩn kiến ​​trúc: tham khảo lựa chọn số tiêu chuẩn kiến trúc trình bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện như: + Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7420-1:2004 (tương đương ISO 15489-1:2001) Thông tin tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung + Chuẩn OAIS (Theo quy chuẩn ISO 14721:2012 - Open Archival Information System) Chuẩn OAIS mô tả luồng thông tin điều kiện cần thiết để lưu trữ số chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc tế + Chuẩn DoD 5015.2-STD: tiêu chuẩn Bộ Quốc phịng Mỹ tiêu chí thiết kế phần mềm ứng dụng quản lý hồ sơ điện tử + ISO 16175-1:2010: Thông tin tài liệu Các nguyên tắc yêu cầu chức cho hồ sơ môi trường văn phòng điện tử - Phần - Tổng quan tuyên bố nguyên tắc + ISO 16175-2:2011: Thông tin tài liệu Các nguyên tắc yêu cầu chức cho hồ sơ mơi trường văn phịng điện tử - Phần - Hướng dẫn yêu cầu chức cho hệ thống quản lý hồ sơ + ISO/TR 18492:2005 (Long-term preservation of electronic document-based information) Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn phương pháp luận thực tế để lưu giữ lâu dài truy xuất thông tin dựa tài liệu điện tử xác thực, thời gian lưu trữ vượt tuổi thọ dự kiến công nghệ (phần cứng phần mềm) sử dụng để tạo trì thơng tin Nó có tính đến vai trị tiêu chuẩn cơng nghệ thông tin trung lập công nghệ việc hỗ trợ truy cập dài hạn - Các tiêu chuẩn nội dung bảo quản: Các tiêu chuẩn nội dung bảo quản phải tùy thuộc vào q trình lão hóa khả phục hồi ngữ nghĩa vật lý tài nguyên thông tin bảo quản Thông thường, XML PDF coi hai định dạng vật lý để bảo quản tài liệu lâu dài 32 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2022 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI - Các tiêu chuẩn tiếp cận bảo quản: Việc lưu giữ dòng bit tài liệu số định dạng tiêu chuẩn không đủ để bảo quản tài liệu số khoảng thời gian không xác định, cần phải mơ tả số, đối tượng phận khác thành đối tượng có nghĩa tệp/định dạng lưu trữ vị trí vật lý khác hệ thống thông tin liên kết tham chiếu chéo Các loại mô tả gọi siêu liệu bao gồm thông tin theo ngữ cảnh để quản lý, truy xuất diễn giải thông tin điện tử ngồi Ví dụ: + Tiêu chuẩn Dublin Core dựa 15 yếu tố (Tiêu đề, Người tạo, Chủ đề, Mơ tả, Nhà xuất bản, Người đóng góp, Ngày, Loại, Định dạng, Định danh, Nguồn, Ngôn ngữ, Mối quan hệ, Phạm vi Quyền) để mô tả khám phá tài nguyên; + Siêu liệu PREservation - Chiến lược triển khai (PREMIS) tiêu chuẩn siêu liệu bảo quản số thực tế Siêu liệu bảo quản số xác định thông tin cần thiết để đảm bảo khả sử dụng lâu dài đối tượng số để giữ cho chúng truy cập số hình thức tương lai Siêu liệu bảo quản số đặc biệt quan trọng kho lưu trữ, nơi lưu trữ quản lý đối tượng thông tin thời gian dài.  + Tiêu chuẩn truyền mã hóa siêu liệu  (METS) một  tiêu chuẩn siêu liệu  để mã hóa siêu liệu mô tả, quản trị cấu trúc liên quan đến đối tượng thư viện số, thể cách sử dụng XML ngôn ngữ lược đồ của World Wide Web Consortium (W3C) Tiêu chuẩn trì phần của Tiêu chuẩn MARC, sau đó được Thư viện Quốc hội phát triển sáng kiến của Liên ​​ đoàn Thư viện Số (DLF) + Z39.50 tiêu chuẩn ANSI/NISO để lưu trữ truy xuất thông tin giám sát Z39.50 Cơ quan bảo trì (Thư viện Quốc hội) Z39.50 người kế nhiệm có ISO Z39.50 giao thức định cấu trúc liệu cho phép tìm kiếm trao đổi thông tin thư mục tảng khác môi trường phân tán NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI - Các tiêu chuẩn khả tương tác: Khả tương tác khả nhiều hệ thống với tảng phần cứng phần mềm khác nhau, cấu trúc liệu giao diện trao đổi liệu với mức độ nội dung chức tối thiểu Do đó, khả tương tác vấn đề quan trọng môi trường nối mạng với gia tăng ứng dụng phần mềm hệ thống máy tính, định dạng tệp, thơng tin người dùng đa dạng Nhưng điều quan trọng bảo quản số thư viện số kho lưu trữ Tiêu chuẩn hóa yếu tố ẩn chứa chất lượng, tính đồng phép đo, định mức, thuật ngữ ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất hàng loạt dẫn đến tiết kiệm thời gian, không gian, nỗ lực, vật chất, nhân lực tiền bạc, tạo điều kiện hoạt động công cụ chuyển giao thông tin cần thiết bảo quản thông tin số [Lakshminarasimhappa, 2014] LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN SỐ NGUỒN TÀI NGUYÊN THÔNG TIN CHO THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Mục đích việc lập kế hoạch bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện đại học xác định quy trình hoạt động, cho phép thư viện đại học có chương trình bảo quản tốt cho nguồn tài ngun thơng tin tương lai Để làm điều cần hiểu rõ đặc tính tài ngun thơng tin xác định yêu cầu chung cụ thể, đối tượng số ưu tiên nguồn lực để thực NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI Vịng đời tài ngun thơng tin số giai đoạn khác mà nội dung trải qua Vịng đời tài ngun thơng tin bao gồm: Tạo liệu (creating data); Xử lý liệu (processing data); Phân tích liệu (analyzing data); Bảo tồn liệu (preserving data); Cho phép truy cập tới liệu (giving access to data) Sử dụng lại liệu (re-using data) [ESRC, 2020] Như vậy, bảo quản cơng đoạn quan trọng, làm tăng tính giá trị hiệu sử dụng đối tượng số Để có kế hoạch bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin hợp lý, cần xem xét yếu tố tác động từ môi trường bên bên thư viện đại học, thiết lập trật tự bước tiến hành xây dựng nội dung, nhiệm vụ cụ thể cho bước Đã có nhiều mơ hình lập kế hoạch bảo quản số cho nguồn tài nguyên thông tin thư viện, nhiên tham khảo “Mơ hình tham chiếu cho hệ thống thông tin lưu trữ mở (OAIS)” (Xem sơ đồ minh họa) OAIS liên quan đến tất khía cạnh kỹ thuật vòng đời đối tượng số: nhập, lưu trữ, quản lý liệu, quản trị, truy cập lập kế hoạch bảo quản Mơ hình giải vấn đề siêu liệu khuyến nghị năm loại siêu liệu gắn vào đối tượng số: thông tin tham chiếu (nhận dạng), xuất xứ (bao gồm lịch sử bảo quản), ngữ cảnh, tính cố định (chỉ số xác thực) biểu diễn (định dạng, cấu trúc tệp truyền đạt ý nghĩa cho dịng bit đối tượng Hình minh họa: Mơ hình Tham chiếu hệ thống lưu trữ thơng tin mở - OAIS (Nguồn: Lavoie, Brian, 2018) THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2022 33 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI Từ mơ hình tham chiếu OAIS thấy rõ bước kế hoạch bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện sau: - Bước 1: Chuẩn bị lên kế hoạch ưu tiên cho tài nguyên thông tin phục vụ trình bảo quản số - Chuẩn bị thiết bị số hóa: máy quét định dạng rộng; máy quét sách có giá đỡ hình chữ V; phịng tối có thiết bị chiếu sáng; máy chủ; thiết bị lưu: ổ đĩa, ổ cứng, đầu ghi DVD; máy tính,… - Chuẩn bị phương án ưu tiên nguồn tài nguyên thông tin đưa vào bảo quản: Khi nhà sản xuất chuẩn bị chuyển tài liệu số họ vào kho lưu trữ, họ kèm với siêu liệu thích hợp để tạo điều kiện truy cập lâu dài vào tài liệu Người thẩm định đánh giá tài liệu tầm quan trọng cách sử dụng tiêu chí riêng họ Do độ rộng độ phức tạp tài liệu kho lưu trữ, điều cần thiết ưu tiên hoạt động bảo quản số tài liệu sưu tập Các tiêu chí sau phát triển để xác định ưu tiên: + Đánh giá chất lượng nguyên tài nguyên thông tin; + Tài ngun thơng tin có tính hữu ích quan tâm cao; + Tình trạng vật lý tài nguyên thông tin; + Sự lỗi thời tài nguyên thông tin; + Tài nguyên thông tin bị hạn chế có quyền; + Số hóa nội so với số hóa nhà cung cấp; + Tính khả dụng tài ngun thơng tin - Bước 2: Quá trình chuẩn bị tài liệu số để chuyển vào mơi trường bảo quản số Đây q trình lấy tài liệu số siêu liệu tương ứng (được gọi Gói thơng tin gửi SIP - Submission Information Package) từ nhà sản xuất vào kho lưu trữ Kho lưu trữ thực kiểm tra chất lượng, bao gồm xác minh loại tệp, xác thực nội dung tệp chuẩn hóa tệp cần thiết Sau đó, kho lưu trữ tạo gói thơng tin lưu trữ để chuyển lưu trữ đối tượng số siêu liệu liên quan 34 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2022 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI như: siêu liệu bảo quản thiết yếu, bao gồm siêu liệu quản trị, siêu liệu kỹ thuật, siêu liệu cấu trúc, xuất xứ quyền,… phép truy cập bảo quản lâu dài - Bước 3: Xử lý việc lưu trữ, bảo trì truy xuất gói thơng tin lưu trữ Sau gói thơng tin lưu trữ tạo, chúng định lưu trữ vĩnh viễn theo tiêu chí khác (định dạng, tỷ lệ sử dụng dự kiến, ) Công đoạn yêu cầu sở hạ tầng kỹ thuật chuyên biệt chép nội dung số hệ thống nội Việc trì gói thơng tin lưu trữ bao gồm việc chuyển sang định dạng cần thiết, kiểm tra lỗi tệp, thực chiến lược khôi phục sau thảm họa cung cấp truy cập tài liệu số cho người dùng - Bước 4: Quản lý liệu điều phối thông tin Thông tin mô tả siêu liệu cho phép định vị đối tượng số cách sử dụng chức tìm kiếm hệ thống lưu trữ Nó điều phối thơng tin hệ thống cần thiết để hỗ trợ hoạt động hệ thống lưu trữ Đặc biệt, quản lý liệu trì quản trị sở liệu chứa thông tin mơ tả thực u cầu tìm kiếm nhận từ người dùng Nó thực cập nhật sở liệu, bao gồm thêm thông tin mô tả - Bước 5: Quản trị kho lưu trữ số Quản trị kho lưu trữ số quản lý hoạt động thường xuyên kho lưu trữ Điều bao gồm đàm phán thỏa thuận tài trợ với nhà sản xuất, giám sát, kiểm soát truy cập cung cấp dịch vụ người dùng Chức phát triển sách tiêu chuẩn, đồng thời thực kỹ thuật hệ thống - Bước 6: Quyền truy cập Bước Truy cập giúp người dùng tìm thấy thông tin liên quan tài liệu số kho lưu trữ truy cập tài liệu Nó liên quan đến việc cung cấp giao diện người dùng cho tài ngun thơng tin lưu trữ tạo gói thơng tin phổ biến (DIP- Dissemination Information Package) Đây gói đối tượng số siêu liệu cung cấp cho người dùng để truy cập, đáp ứng yêu cầu người dùng NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI Để xây dựng vận hành thành công kế hoạch bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện đại học cần có tham gia nhiều bên liên quan, bao gồm người quan tâm đến nội dung, tạo ra, sử dụng quản lý nội dung số Trong đó, bên tham gia có trách nhiệm nhiệm vụ riêng, cụ thể: - Nhân lực quản lý bảo quản số: Nhóm giám sát việc thực kế hoạch bảo quản số Nhóm đánh giá kế hoạch cách thường xuyên, sửa đổi quy trình, tiêu chuẩn định dạng phát triển Nhóm giám sát nỗ lực tiếp cận xúc tiến để bảo tồn số - Nhân lực thẩm định: Người thẩm định xác định ưu tiên bảo quản số chịu trách nhiệm phát triển quy trình quy trình làm việc thực hoạt động bảo quản số Người thẩm định có trách nhiệm hỗ trợ nhà sản xuất hiểu tuân thủ yêu cầu nguyên tắc thiết lập - Nhân lực sản xuất: Nhóm cung cấp tài liệu số cần bảo quản, bao gồm tài liệu siêu liệu kèm Người sản xuất có trách nhiệm tuân thủ yêu cầu nguyên tắc tiêu chuẩn kho lưu trữ để đảm bảo việc chuyển giao thành công - Người dùng: Bất kỳ cá nhân nhóm sử dụng dịch vụ thư viện kho lưu trữ để khám phá truy cập tài liệu số Người dùng bao gồm sinh viên, nhà nghiên cứu, khách truy cập khách hàng trực tuyến - Nhân lực hỗ trợ công nghệ: Hỗ trợ công nghệ quản lý sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết để chăm sóc tài nguyên số Họ tạo, cài đặt trì phần mềm cần thiết, hỗ trợ nhân viên sử dụng cơng cụ - Nhân lực quản trị: Nhóm chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ nguồn lực quản lý, cơng nghệ tài để thiết lập trì kế hoạch bảo quản số CÁC VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM VỚI BÀI TOÁN BẢO QUẢN SỐ NGUỒN TÀI NGUYÊN THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Kế hoạch xây dựng quy trình bảo quản số cho nguồn tài nguyên thông tin toán cần thiết đặt cho thư viện đại học giai NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI đoạn chuyển đổi số Để giải toán này, thư viện có nhiều cách khác để đạt mục tiêu cuối Thư viện đại học tự lên kế hoạch thiết kế triển khai quy trình bảo quản số nguồn tài ngun thơng tin dựa vào tiềm lực bên đội ngũ làm thư viện mua trọn gói quy trình bảo quản số từ tổ chức thương mại bên Tuy nhiên, dù chọn phương án nào, xây dựng kế hoạch bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin thư viện đại học cần: số; - Giám sát liên tục quản lý sưu tập - Có hệ thống lưu trữ an tồn, bền vững đủ thông tin tách biệt mặt địa lý; - Xem xét tính khả dụng tài nguyên tiếp tục (không bị gián đoạn); - Chiến lược, sách kế hoạch bảo tồn áp dụng chấp nhận tổ chức rộng lớn trì thường xuyên; - Các tiêu chuẩn phù hợp thông qua tuân thủ - cho định dạng tệp, cho siêu liệu để hướng dẫn hành động bảo quản số cho quy trình lưu trữ, bảo quản; - Đảm bảo kết phù hợp với kỳ vọng kỳ vọng thực tế liên quan đến nguồn lực có; - Cần ý tới việc thay đổi phát triển công nghệ thực hành động kịp thời trước công nghệ bị lỗi thời làm cho thông tin khơi phục Đây thách thức đặt tiến hành lập kế hoạch xây dựng quy trình bảo quản số nguồn tài ngun thơng tin thư viện đại học Với phân tích bối cảnh bên bên thư viện đại học, linh động áp dụng bước kế hoạch bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin để đạt mục tiêu cuối bảo quản số bảo tồn làm cho tài ngun thơng tin truy cập thời gian dài dạng số Việc bảo quản nguồn tài ngun thơng tin thư THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2022 35 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI viện đại học thành cơng có hệ thống thư viện quan lưu trữ tích hợp việc bảo quản vào việc lập kế hoạch tổng thể phân bổ nguồn lực Bên cạnh đó, phải nhìn nhận rằng, bảo quản số phần lớn thử nghiệm chứa đầy rủi ro liên quan đến việc chưa kiểm tra Các chiến lược bảo quản số thường định hình nhu cầu ràng buộc kho lưu trữ mà xem xét đến yêu cầu người sử dụng tài nguyên học thuật số tương lai, trở thành tiếp tục truy cập lâu sau tài liệu gốc khơng cịn tồn Tùy chọn truy cập số hỗ trợ thêm việc bảo quản gốc thông qua việc giảm nhu cầu xử lý vật lý KẾT LUẬN Ngày nay, thư viện đại học quan tâm nhiều tới hoạt động bảo quản số cho tài nguyên thông tin truyền thống tạo lập nguồn tài nguyên thông tin số cho hệ tương lai Số lượng tài nguyên thông tin số thư viện đại học ngày tăng, không thúc đẩy nhu cầu truy cập phân phối khả thi mà để bảo quản đối tượng số lâu dài bền vững Nhưng vấn đề bảo quản số khơng dừng đây, tiếp tục với phát triển công nghệ thông tin giai đoạn chuyển đổi số toàn diện ngành nghề lĩnh vực xã hội Việc bảo toàn số tất khía cạnh địi hỏi số hình thức chuyển đổi tổ chức Bảo quản tài liệu lâu dài vấn đề nóng thời điểm Cơng nghệ số hóa mang lại vơ số lợi ích cho việc tiếp cận bảo quản nguồn tài nguyên thông tin thư viện đại học Khi nguồn tài ngun thơng tin số hóa cách, tài liệu số không dễ bị hư hại Tuy nhiên, tốc độ lỗi thời công nghệ khiến việc bảo tồn số trở thành vấn đề quan trọng, đòi hỏi thư viện đại học phải cân nhắc xem xét tính bền vững kế hoạch xây dựng phát triển quy trình bảo quản số khơng cho mà cho tương lai 36 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2022 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI TÀI LIỆU THAM KHẢO American Library Association (2008).  “Definitions of Digital Preservation”.  Association for Library Collections & Technical Services (ALCTS) Retrived from: https://vi.vvikipedla.com/ wiki/Digital_preservation Conway, Paul (1996) Preservation in the Ditigal World Washington, D.C.: Commission on Preservation and Access Economic and Social Research Council (ESRC) (2020), Research data lifecycle Retrived from: https://www.ukdataservice ac.uk/manage-data/lifecycle Hedstrom, M (1997) Digital Preservation: A Time bomb for Digital Libraries Computers and the Humanities 31(3), 189-202 Lavoie, Brian (2018) “The Open Archival Information System (OAIS) Reference Model: Introductory Guide (2nd Edition).” https://www.dpconline org/docs/technology-watch-reports/1359dpctw14-02/file M C Lakshminarasimhappa (2014) Digital preservation in libraries why and how?, International Journal of Digital Library Services, Vol 4, ISSN:2250-1142 Quốc hội Việt Nam (2019) Luật Thư viện, Truy cập tại: https://thuvienphapluat.vn/ van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Luat-Thuvien-2019-398157.aspx Rimkus, Kyle R, Erin O’Meara, and Kate Stratton (2016) Digital Preservation Essentials Edited by Christopher J Prom Trends in Archives Practice, Modules 12-13 Chicago: Society of American Archivists Russell, Kelly (1998) Skills requirements of LIS professionals in the new e-world Library science with a slant to documentation.36, 141-149 Retrieved from: http://www.ariadne.ac.uk/issue18/ cedars/ (Ngày Tòa soạn nhận bài: 15-6-2021; Ngày phản biện đánh giá: 16-01-2022; Ngày chấp nhận đăng: 15-3-2022)  ... cụ chuyển giao thông tin cần thiết bảo quản thông tin số [Lakshminarasimhappa, 2014] LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN SỐ NGUỒN TÀI NGUYÊN THÔNG TIN CHO THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Mục đích việc lập kế hoạch bảo quản. .. nay, thư viện đại học quan tâm nhiều tới hoạt động bảo quản số cho tài nguyên thông tin truyền thống tạo lập nguồn tài nguyên thông tin số cho hệ tương lai Số lượng tài nguyên thông tin số thư viện. .. đề chuyển đổi q trình bảo quản nguồn tài nguyên thông tin theo phương thức số Mục đích bảo quản số cho nguồn NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI tài nguyên thông tin thư viện đại học bảo