TIỂU LUẬN: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê pptx

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nguyễn Lê, cùng với sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Hòai Long, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế công việc tổ chức sự kiện, liên h

TIỂU LUẬN:

Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH

Liên hiệp Nguyễn Lê

LỜI MỞ ĐẦU

Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy Nguyễn Hoài Long – giảng viên chủ nhiệm, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian qua Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nguyễn Lê, cùng với sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Hòai Long, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế (công việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát về hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động marketing trong một doanh nghiệp cụ thể, đặt trong điều kiện thực

tế tại Việt Nam

Trong thời điểm kinh tế toàn cầu đang trong tình trạng khủng hoảng kinh tế như hiện nay, Việt Nam cũng là một quốc gia đang trong thời kỳ hội nhập không tránh khỏi bị ít nhiều ảnh hưởng Theo đánh giá chung, 2009 còn rơi vào trạng thái trì trệ hơn nữa, và còn kéo dài, đánh giá khả quan nhất là tới cuối 2010 kinh tế Việt Nam mới bắt đầu có những bước tiến triển mới

Hơn lúc nào, vai trò của marketing trong mỗi doanh nghiệp quan trọng chưa bao giờ quan trọng như lúc này, khách hàng thực sự trong vai trò là thượng đế đối với mỗi doanh nghiệp Trong đó, công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là công ty chuyên

về sự kiện, một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực marketing ở Việt Nam, hỗ trợ các doanh nghiệp và các buổi họp, hội đàm,… trong tổ chức sự kiện và các hoạt động xung quanh tổ chức sự kiện

Trong bản báo cáo chuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện, cộng với nghiên cứu thực tiễn bằng quan sát, điều tra phỏng vấn, em xin đưa ra một số thông tin, đánh giá tổng quát, và một số nghiên cứu cá nhân về tình hình thực trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và một vài ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn

Lê Cụ thể gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và giới

thiệu dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê

- Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện: Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện (Khái niệm, loại hình); thị trường tổ chức sự kiện (Cầu và cung trên thị trường)

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê: Thông tin chung, hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện; một số khách hàng hiện có

Chương 2: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH

Liên hiệp Nguyễn Lê

- Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty: Mục tiêu đối với mỗi loại sự kiện của Công ty; thực trạng quy trình tổ chức cùng đánh giá của đối tác

- Đánh giá hiệu quả chương trình hoạt động tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê: Đánh giá chung của đối tác; đánh giá của công chúng tham dự

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện cho

công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê

- Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho Nguyễn Lê

- Một số yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện cần quan tâm

CHƯƠNG 1: THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG

TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ

I Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện:

1 Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện:

a Khái niệm tổ chức sự kiện:

Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ tới Thế vận hội Olympic, World Cup, Sea Game, lễ trao giải Oscar, hay lễ hội Sài Gòn 300 năm Trên thực tế, dịch vụ này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm mới và nhiều hoạt động khác

Nhiều người còn ví von tổ chức sự kiện cũng giống như cũng như một bức tranh toàn cảnh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở mỗi event họ tổ chức Bởi vậy, đòi hỏi đối với những chuyên gia tổ chức sự kiện cũng thật không dễ dàng, ví dụ như phải

có óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhãn, có khả năng thiết lập mối quan

hệ tốt, có khả năng tổ chức nhóm làm việc, có sức khỏe và niềm đam mê… Và cũng không biết bao nhiêu bài báo nói đến mồ hôi nước mắt của những con người tham gia hoạt động tổ chức sự kiện để có được một sự kiện thành công

Tóm lại, ta có thể định nghĩ một cách tổng quát dưới góc nhìn marketing rằng:

“Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào

đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu

Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện.”

Biểu diễn nghệ thuật:

o Hội diễn văn nghệ

- Các phân loại thứ hai, một số các loại sự kiện điển hình và đi kèm với những mục tiêu khác nhau:

Họp, hội thảo:

o Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm

o Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới

o Trao đổi ý kiến

o Ghi nhận thương hiệu

o Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…)

Gây quỹ:

o Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…)

o Tạo ý thức trong công chúng

o Thu hút nhà tài trợ mới

o Thu hút người ủng hộ

o Tăng tình nguyện viên

Khuyến khích:

o Ghi nhận doanh số bán thảo luận

o Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai

o Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công viêc

o Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác

o Sự kiện đặc biệt:

o Gây sự chú ý trong giới truyền thông

Ví dụ: Những nhà đầu tư chứng khoán trong một cuộc hội thảo có chương trình dự một buổi dạ tiệc với nhiều chương trình vui chơi giải trí tại khu liên hiệp mới xây Mục tiêu của buổi dạ tiệc là thu hút khách tham dự, giữ khách ở lại vui vẻ và giao tiếp với mọi người

Xe đã chờ sẵn để đưa khách tới dạ tiệc Khi khách lên xe, họ được tặng một gói quà với sự hướng dẫn là chỉ được mở khi tới tiệc cocktail Gói quà đó là những cây gậy đánh golf có in hình logo của công ty

Mục đích đầu tiên của Nhà tổ chức đối với cây gậy đánh golf là phân chia khách thành các đội theo màu sắc của cây gậy Mỗi đội do một thành viên cao cấp của công

ty chủ nhà đứng đầu, giúp họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu các thành viên trong đội của mình Loại gậy đánh golf này có thể gấp lại đeo vào thắt lưng hoặc xếp vào túi xách rất thuận tiện Trong tiệc cocktail, khách được hướng dẫn trước và sau tiệc sẽ tham gia vào các cuộc vui chơi giải trí, tiếp đến họ ăn tối và đây là cơ hội để chia sẻ kinh nghiệm, điểm số được tính ngay và phần thưởng cũng được trao nhanh chóng Sau đó khách được tự do ở lại thưởng thức những đồ ăn thức uống như café, nước suối khoáng, các món tráng miệng và cứ ba mươi phút có một chuyến xe đưa họ về khách sạn nếu họ muốn

Khách có một khoảng thời gian tuyệt vời vào cuối buổi tiệc khiến hầu hết họ đều không muốn ra về sớm Có những khoảng khắc mà sự kiện của công ty đạt được mục tiêu là: khách dự dùng nhiều thời gian gian để giao tiếp với nhau và để tìm hiểu khách hàng

Mục đích thức hai của Nhà tổ chức là biến cây gậy đánh golf thành quà chia tay Thông thường những loại quà này là những loại tặng phẩm rẻ tiền, giá trị thấp, ít được quan tâm Song phần lớn những người đầu tư và môi giới chứng khoán đều chơi golf nên những cây gậy đánh golf này là những vật dụng họ có thể sử dụng trên thực tế và cũng có giá trị kỷ niệm sự kiện Nếu sự kiện được tổ chức chỉ để ăn tiệc cocktail và dạ tiệc, mọi người vẫn có khoảng thời gian đáng nhớ nhưng mục tiêu của công ty sẽ không đạt được Nếu không có cơ cấu đội hình thi đấu, sẽ không có sự giao tiếp như mong đợi Nếu để khách tự tìm hiểu thế giới của mình, họ sẽ phân tán và chỉ có ít người tạt vào bữa tiệc cocktail và tham gia một vài trò chơi ngắn mà thôi

Nếu mục tiêu là gây sự chú ý của giới truyền thông thì yêu cầu đặt ra và phương pháp thực hiện lại khác Nhà tổ chức sự kiện có thể gửi thư mời trực tiếp, thư điện tử tới từng địa chỉ, nhắc họ thời gian về ngày tổ chức sự kiện một cách tế nhị thông qua việc giới thiệu công tác chuẩn bị một cách kỹ càng chu đáo, …

Cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện, loại hình tổ chức sự kiện cũng cần phải xác định rõ, bởi loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời:

- Cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện

- Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự tổ chức sự kiện

- Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện

- Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau

- Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện

Như vậy, mục tiêu cùng với loại hình tổ chức sự kiện cần phải xác định rõ trước khi đưa ra chiến lược, lập kế hoạch tổ chức sự kiện

2 Thị trường tổ chức sự kiện:

a Cầu dịch vụ TCSK:

So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không những bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao

Việt Nam có gần 90 triệu dân, 63 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất phong phú và đa dạng Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú hơn Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn Nhu cầu và mong muốn là rất lớn Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn Phần lớn cá sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, cơ quan thuộc khối công quyền Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có nhu cầu cao hoặc rơi vào những loại sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,… Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều

Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước ta hằng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh

b Cung dịch vụ TCSK:

Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít Các hoạt động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách

sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn Những sự kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo,… Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế

tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể Với tính không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nến rất tốn kém và lãng phí

Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này Tuy nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với

sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện

- Một số thông tin thị trường:

Xuất hiện ở Việt Nam khoảng năm 1995 chỉ với một số công ty của người nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều Theo điều tra gần đây, chiếm số đông hiện nay là trên 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam như Max, Coon, Galaxy, Venus… (nhân viên ở các công ty thường là 2-4 người cho đến vài chục) Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm sự kiện thì vô số

Theo kết quả nghiên cứu độc lập được thực hiện năm 2007 của Công ty nghiên cứu thị trường FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Thiên Long, Kinh Đô,…) ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm” 66% các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả

đem lại Những yếu tố mà họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt”(với báo chí, cơ quan chức năng), “nhiệt tình”, “chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các dịch vụ “thiếu sáng tạo” Vì vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến

“phục vụ khách hàng”, “kỹ năng truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề”… cùng với yêu cầu “không đụng hàng”

Max Communications đứng đầu trong dánh sách 20 công ty được nhắc đến, theo sau là Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu,

am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc, quan trọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công ty đa quốc gia Hơn nữa, thị trường ở Việt Nam dù phát triển manh song vẫn còn là “mẩu bánh quá nhỏ” không bõ

để các đại gia này nhảy vào

II Hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê:

1 Thông tin chung:

- Tên công ty: Công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê

- Tên giao dịch đối ngoại: Nguyen Le Association Company Limited

- Tên giao dịch viết tắt: Nguyenle Association Co.,Ltc

2 Hoạt động sự kiện của công ty Nguyễn Lê:

Nguyễn Lê cung cấp các dịch vụ đa dạng như kế hoạch chiến lược, truyền thông báo chí, quan hệ với các cơ quan quản lý, và một số dịch vụ khác Trong đó, tổ chức

và quản lý sự kiện là một dịch vụ được Nguyễn Lê cung cấp trong nhiều năm qua

Công tác tổ chức và quản lý sự kiện của Nguyễn Lê là hình thức kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm việc tổ chức trọn gói hoặc cho thuê tất cả các dịch vụ xung quanh tổ chức sự kiện

Cụ thể nội dung của hoạt động kinh doanh tổ chức và quản lý sự kiện như sau:

- Phát triển các chương trình, kịch bản và dự toán tổ chức chương trình

- Phát triển và triển khai các chiến lược marketing

- Tổ chức các chương trình với sự phối hợp của khách hàng

- Tổ chức các hoạt động trước và sau sự kiện

- Soạn thảo, thiết kế, sản xuất, cung cấp các vật phẩm, thiết bị cần thiết cho việc tổ chức sự kiện (Các thiết bị nghe nhìn hiện đại, đa dạng; các thiết bị dịch đa ngôn ngữ; các thiết bị thông tin, vi tính.)

- Phối hợp tổ chức tham dự triển lãm cho khách hàng, bao gồm việc đàm phán, giám sát các nhà thầu dàn dựng, trang trí, âm thanh, ánh sáng, điện nước,…

- Điều phối, phối hợp thông tin, hành động giữa khách hàng và các bên có liên quan

- Triển khai, quản lý mọi công tác hậu cần chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện

- Báo cáo tiến độ công việc thường xuyên và những diễn biến đột xuất

- Cung cấp dịch vụ đưa và đón khách: Đón, tiễn tại sân bay; thủ tục nhập cảnh, nhập phòng nhanh và riêng biệt

- Thiết kế và tổ chức các chương trình du lịch theo yêu cầu khách hàng

- Cung cấp phương tiện đi lại: Các loại ô tô đời mới từ 4 chỗ tới 45 chỗ; đội ngũ lái

xe chuyên nghiệp, có khả năng giao tiếp bằng Tiếng Anh

- Cung cấp quà tặng: lên ý tưởng, thiết kế theo ý tưởng, sản xuất

- Cung cấp dịch vụ tiệc theo yêu cầu: Tư vấn và cung cấp địa điểm; mời chuyên gia

nước ngoài tư vấn thiết kế trang trí cho các đại tiệc; đề xuất thực đơn (Thực đơn đa

dạng, phù hợp với nhiều đối tượng, đầu bếp cao cấp)

3 Một số dự án Nguyễn Lê thực hiện:

Trong những năm qua, Nguyễn Lê đã chính thức là một công ty chuyên tổ chức sự

kiện tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo Những dự án từng được

Nguyễn Lê thực hiện hầu như đều nhận được sự hài lòng từ phía khách hàng Những

dự án đó phần lớn là các hội nghị quan trọng, mang tầm Quốc tế và có tính chính trị,

ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam từ Bắc tới

Nam Một số sự kiện nổi bật như:

STT Tên dự án Tên khách hàng Thời gian

1 APEC Việt Nam 2006 Văn phòng chính phủ Từ tháng 01 tới hết tháng

Thái Bình Dương – APRACA

10 Lễ động thổ khu nghỉ dưỡng

Beverley Việt Nam

Công ty Beverley Việt Nam

Tháng 04 năm 2008

11 Lễ động thổ khu công nghệ

phần mềm và đào tạo đại học

FPT

Công ty FPT Việt Nam Tháng 03 năm 2008

12 Diễn đàn và triển lãm quốc tế

lần thứ hai về phát triển thủy

lợi và tái sử dụng năng lượng

tại các nước Asia

Aqua Media International và Publisher of Hydropower & Dams Journal

Ngày 10, 11 tháng 03 năm

2008

Cho thấy, những sự kiện Nguyễn Lê tổ chức phần lớn là các sự kiện chính trị,

thuộc ban ngành chính phủ Tuy nhiên, những dự án sự kiện thuộc khối tư nhân ngày

càng nhận được nhiều hơn Những dự án đó không chỉ thuộc lĩnh vực hội nghị hội

thảo, đó còn là những buổi họp báo, buổi lễ ký kết, lễ trao giải thưởng, khai trương,

hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm,…

- Điều tra bảng hỏi đối với công chúng tham dự

- Điều tra bảng hỏi, kết hợp phỏng vấn chuyên sâu với đối tác

Mục tiêu:

- Có được đánh giá, cảm nhận của đối tác, công chúng để đưa ra nhận xét

về chất lượng kinh doanh hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty Nguyễn Lê

Cơ cấu phỏng vấn:

- Công chúng tham dự: 108 bảng hỏi Thu thập trong 3 chương trình gần đây (Lễ hội hoa anh đào, tiệc cưới ở khách sạn La Thành, chương trình hội thảo) Trong đó, khoảng 40% là sinh viên, 40% là công nhân viên chức, 20% khác (người về hưu, nhà báo, bộ đội…)

- Đối tác (khách hàng của Nguyễn Lê): 40 bảng hỏi, kết hợp với phỏng vấn chuyên sâu

Xử lý dữ liệu bằng phần mềm SPSS (Bảng kết quả sau khi sử lý dữ liệu bằng phần

mềm SPSS được lưu ở phần phụ lục)

I Quy trình tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:

1 Mục tiêu của Nguyễn Lê đối với mỗi loại hình sự kiện:

Đối với một loại hình sự kiện, Nguyễn Lê đưa ra những đặc điểm riêng biệt, những yếu tố cần coi trọng trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu trong mỗi loại

hình

- Hội nghị, hội thảo

Nguyễn Lê đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của các hội nghị quan trọng, mang tầm quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam Trong đó, có những sự kiện nổi bật như ở trên

- Lễ ký kết

Lễ ký kết được xem là nghi thức đánh dấu sự khởi đầu trong hợp tác giữa các tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mà theo đó các bên tham gia đều cùng một mong muốn chung là vì sự thịnh vượng và phát triển Tính đến nay, Nguyễn Lê đứng ra tổ chức thành công hàng trăm năm lễ ký kết, đem lại tín hiệu tốt đẹp cho các đối tác trên con đường vươn tới mục tiêu của mình

- Lễ trao giải thưởng

Lễ trao giải thưởng là một hoạt động cao quý nhằm tôn vinh những đơn vị, cá nhân

có thành tích xuất sắc và có nhiều cống hiến cho cộng đồng, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp Những sự kiện như vậy đòi hỏi tính chuyên nghiệp trong việc xây dựng kịch bản chương trình, triển khai thực hiện một cách khoa học và hợp lý Bằng những kinh nghiệm thực tiễn, các lễ trao giải thưởng Nguyễn Lê thực hiện thường đảm bảo sự chính xác, trang trọng và đầy ý nghĩa

- Khai trương

Khai trương là hoạt động mang nhiều ý nghĩa tốt đẹp với mong ước có một sự khởi đầu tấn tài, tấn lộc Cùng với những ý tưởng độc đáo và kinh nghiệm dàn dựng, tổ chức, Nguyễn Lê đặt ra những yêu cầu đối với sự kiện của khách hàng là một luồng sinh khí mới, tưng bừng, rộn rã nhưng vẫn trang trọng và lịch sự, tôn trọng các bước truyền thống của một lễ khai trương

- Hội chợ, triển lãm

Hội chợ, triển lãm được xem là cơ hội rất tốt để các cơ quan, doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và thương hiệu của mình tới quảng đại quần chúng Ngoài việc xây dựng ngân sách và chuẩn bị cơ sở vật chất bao gồm: Địa điểm tổ chức, thiết kế, cung cấp thiết bị cho các gian hàng, Công ty Nguyễn Lê còn đóng vài trò là cầu nối giữa nhà tổ chức và khách hàng, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đáp ứng tốt nhất mục tiêu của hội chợ là nhằm giới thiệu và đưa thương hiệu cũng như sản phẩm tiếp cận gần hơn với người tiêu dùng

- Giới thiệu sản phẩm, khuyến mại

Giới thiệu sản phẩm và khuyến mại là một trong những chiêu thức giúp người tiêu dùng định vị thương hiệu Lễ giới thiệu sản phẩm, khuyến mại được tổ chức cả trong nhà và ngoài trời Với các hình thức tổ chức sáng tạo, hiệu quả, thú vị, Nguyễn Lê đã đưa tên tuổi nhiều thương hiệu sản phẩm đến gần với người tiêu dùng và được người tiêu dùng tin tưởng lựa chọn sử dụng

- Tiệc ngoài trời

Một trong các hoạt động giao lưu và trao đổi bên lề đặc sắc đó chính là tổ chức tiệc ngoài trời Một không gian thoáng đãng mở ra cho các ý tưởng sáng tạo mới Con người hòa đồng với thiên nhiên, khoảng cách giao lưu gần gũi hơn, tạo cơ hội tìm hiểu thông tin và mở rộng những mối liên kết kinh doanh mới Với dịch vụ trọn gói của mình, Nguyễn Lê có thể giúp khách hàng tổ chức các bữa tiệc ngoài trời kết hợp với các chương trình giải trí độc đáo, tạo thêm một sự lựa chọn cho các nhà tổ chức trong việc xây dựng chương trình cho các sự kiện, hội thảo, hội nghị

Các buổi tiệc đám cưới hoặc liên hoan ngoài trời cũng sẽ là những lựa chọn có ý nghĩa phù hợp với mục đích và sở thích của khách hàng

Với một đội ngũ đầu bếp, phục vụ chuyên nghiệp từ các khách sạn 5 sao Các thiết

bị phục vụ tiệc tiêu chuẩn cùng các ý tưởng sáng tạo trong trang trí, Nguyễn Lê cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng khi quyết định sử dụng dịch vụ của Nguyễn

Lê

- Hoạt động ngoại khóa

Cùng với quá trình phát triển nhanh chóng của môi trường làm việc, các công ty rất cần thời gian để xây dựng, củng cố lòng tin, nâng cao tầm nhìn lãnh đạo và khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong cùng một Công ty

Việc xây dựng các hoạt động ngoại khóa để tăng giao lưu giữa các nhân viên và lãnh đạo là một nhu cầu tất yếu để làm vững mạnh nội lực của Công ty

Nguyễn Lê sẽ cùng đối tác xác định mục tiêu cần đạt tới, từ đó xây dựng các chương trình hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó Tất cả các yếu tố được xây dựng phù hợp với tên tuổi và thương hiệu cũng như thông qua việc tìm hiểu nguyện vọng của các thành viên trong Công ty của đối tác Các thành viên trong Công

ty của đối tác sẽ cảm thấy lãnh đạo Công ty đã quan tâm đặc biệt để tạo ra những giá trị chỉ để dành cho họ Và như vậy, để đáp lại sự quan tâm của Công ty, họ sẽ nỗ lực

hết mình để đóng góp vào sự thành công của đối tác

2 Thực trạng quy trình thực hiện:

Quy trình chung của Nguyễn Lê có thể đưa ra thành các bước tiến hành cơ bản sau:

Tìm kiếm khách hàng

 Xác định yêu cầu và thương lượng

 Chuẩn bị thực hiện

 Thực hiện

 Truyền thông sau sự kiện

 Kết thúc hoạt động, đánh giá

a Tìm kiếm khách hàng:

Từ trước tới nay, khách hàng của công ty được tìm kiếm thông qua hoạt động PR

và bán hàng cá nhân của công ty Những cá nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm khách hàng thường giám đốc, trưởng các bộ phận, đôi khi là những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm

Nhân viên kinh doanh của Nguyễn Lê tuy nhiều, nhưng cá nhân tham gia tìm kiếm khách hàng thì rất ít Chủ yếu là làm các chương trình sự kiện, phụ trách những chương trình đã được đặt hàng Điều này dẫn đến sự lãng phí nguồn nhân lực của công

ty, một là do chính sách, hai là do sự chủ động của nhân viên Nguyễn Lê Nguyên nhân của việc ít nhân viên tham gia vào tìm kiếm khách hàng, theo em, thứ nhất là do tính chất của hoạt động tổ chức sự kiện, cũng như các dịch vụ được cung cấp phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện khá phức tạp, đòi hỏi có kinh nghiệm và hiểu các dịch

vụ công ty cung cấp Trong khi đó, lượng nhân viên đáp ứng được những nhu cầu này thì không nhiều, bởi nhân viên của Nguyễn Lê ngày một nhiều hơn, tuy nhiên việc hợp tác lâu dài với Nguyễn Lê còn nhiều hạn chế, nhân viên đa số là mới, chưa thạo việc, thời gian đào tạo tổ chức sự kiện khá lâu, nhân viên chưa đủ khả năng tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty Thứ hai, phân đoạn thị trường của Nguyễn Lê đa số là thuộc khối nhà nước, khó tiếp xúc trực tiếp nếu không có mối quan hệ rộng từ trước Hiện nay, công ty đang mở rộng ra khối kinh tế, cụ thể là các doanh nghiệp trong và ngoài nước, tuy nhiên, việc tiếp xúc với doanh nghiệp để chào bán về dịch vụ tổ chức sự kiện cũng không đơn giản, yêu cầu cao đối với người chào bán Thứ ba, Nguyễn Lê chưa có bộ phận chuyên trách tìm kiếm khách hàng, mới đây có bộ phận PR, hiện nay

có 3 người, vẫn chưa tham gia được nhiều vào quá trình tìm kiếm khách hàng, hay chưa có giải pháp cụ thể cho việc tìm kiếm khách hàng Mới ở giai đoạn xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu cho công ty để giới thiệu với khách hàng

Tóm lại, về công tác tìm kiếm khách hàng, chủ yếu dựa trên các mối quan hệ của giám đốc và các trưởng phòng phụ trách kinh doanh, truyền thông, cố vấn của công ty Thị trường tổ chức sự kiện đang ngày càng lớn, thiết nghĩ Nguyễn Lê cần có những

giải pháp để tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn, để hướng tới việc mở rộng thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện Có thể là tăng lương theo kỳ hạn cho những nhân viên lâu năm, phát huy các mối quan hệ của họ, đào tạo bộ phận chuyên phụ trách bán hàng, có biện pháp khuyến khích với các hợp đồng được ký kết qua giới thiệu của các nhân viên, giao cho họ quyền đàm phán, tiếp xúc khách hàng,…

b Xác định yêu cầu và thương lượng:

Dưới góc nhìn của người làm marketing, điều quan trọng nhất của việc thực hiện chương trình sự kiện là đáp ứng một cách tối ưu những mong muốn của khách hàng, hay thông điệp gửi đến công chúng trong chương trình tổ chức sự kiện Bởi vậy, xác định yêu cầu, và hiểu đúng mong muốn của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại cho cả chương trình sự kiện

Nguyễn Lê đưa ra nội dung cần thiết đối với việc tìm hiểu yêu cầu của khách hàng

và thương lượng là: thông tin về đối tác như công ty chuyên về lĩnh vực gì, người mong muốn thực hiện chương trình là ai, người tham gia đàm phán là ai, họ hiểu thế nào về công tác tổ chức hoạt động sự kiện, đặc biệt là họ mong muốn tổ chức một chương trình sự kiện như thế nào, khả năng chi phí của họ cho chương trình sự kiện

đó, thời gian tổ chức khi nào, đối tượng công chúng của họ là ai, mong muốn của họ đối với công chúng mục tiêu là gì, họ yêu cầu Nguyễn Lê cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói, hay họ sẽ tham gia vào phần nào của chương trình sự kiện, Tất cả những yếu tố trên đều được coi trọng để xác định lịch trình, địa điểm, kịch bản cho một chương trình, yêu cầu cho người đại diện đàm phán cẩn thận, tỉ mỉ và nhanh chóng nắm được mong muốn của khách hàng, cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của Nguyễn Lê

Việc tham gia đàm phán do người phụ trách chương trình chịu trách nhiệm Tham gia đàm phán thường có 2 người trở lên, một là người có mối quan hệ sẵn với đối tác, hai là người chịu trách nhiệm tổ chức chương trình Hai đối tượng này cùng tham gia đàm phán để có thể hỗ trợ lẫn nhau, cũng như để đáp ứng mong muốn của khách hàng một cách tốt nhất

Kết quả của quá trình tìm hiểu yêu cầu và thương lượng với khách hàng thường là xác định sự kiện tổ chức thuộc loại hình sự kiện nào, chủ đề cho sự kiện là gì, chi phí cho sự kiện là bao nhiêu, thông điệp khách hàng mong muốn gửi tới công chúng là gì, công chúng tham dự là những ai, bao nhiêu người, thời lượng diễn ra trong bao lâu, địa điểm thực hiện có thể là ở những đâu

Theo đánh giá của đối tác (trong điều tra bảng hỏi) về việc Nguyễn Lê đáp ứng tốt mong muốn của họ sau khi sự kiện diễn ra ở mức độ như sau:

Mức độ thỏa mãn mong muốn (%

Điều này cho thấy kịch bản chương trình, công tác tổ chức, thực hiện của Nguyễn

Lê chưa hoàn toàn đáp ứng được mong muốn của họ Phần lớn đối tác đều cho rằng Nguyễn Lê khá cẩn thận, chi tiết, thuận tiện cho khách hàng trong công tác tổ chức vì hầu như làm trọn gói, tuy nhiên phần kết nối với họ chưa tốt, chưa liên tục, thường là thực hiện theo chủ quan, theo thói quen Vậy nên, trong giai đoạn này, tuy đã thực hiện khá tốt, nhưng Nguyễn Lê cũng cần có giải pháp trong tìm hiểu yêu cầu của khách hàng để tạo sự hài lòng cao hơn như: tìm hiểu nhu cầu của họ về độ chuyên nghiệp, sáng tạo trong chương trình, tìm hiểu mong muốn của đối tượng công chúng mục tiêu

để đưa ra kịch bản sáng tạo, ấn tượng gửi thông điệp đến họ, tránh làm theo thói quen Ngoài việc đáp ứng đúng mong muốn của đối tác, còn nhanh nhạy trong việc tìm hiểu nhu cầu, tư vấn cho họ những giải pháp tối ưu dựa trên cơ sở mong muốn của công chúng tham dự, mục đích đạt được sau chương trình sự kiện, và quảng bá hình ảnh của đối tác một cách tốt nhất, họ sẽ cảm thấy thích thú hơn…

c Chuẩn bị thực hiện:

- Sau khi đã có chủ đề cho sự kiện cần tổ chức, người tổ chức cần nắm được những yếu tố vĩ mô ảnh hưởng tới chương trình như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực, và những vấn đề vi mô như địa điểm, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt Nguyễn Lê có bộ phận chuyên phụ trách về sân khấu, về âm thanh, ánh sáng, về thiết bị phục vụ sự kiện, mối quan hệ với các địa điểm nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí,… nên việc huy động nguồn lực khá nhanh và hiệu quả Điều quan trọng hơn, đó là kết hợp nguồn lực cho phù hợp với chủ đề của chương trình, mà người điều hành phải nắm rõ Đôi khi, đối với những nhân viên mới chưa quen việc, thì còn thiếu linh hoạt, người thực hiện chương trình cũng có sự chia sẻ thông tin một cách cởi mở, thẳng thắn, tạo điều kiện cho đồng nghiệp học hỏi kinh nghiệm và chủ động hợp tác trong quá trình thực hiện chương trình Tuy nhiên, việc huy động ý tưởng chưa được tốt cho lắm, thường là theo khuôn mẫu, và những cá nhân cũng ngại chủ động đóng góp Người chịu trách nhiệm chương trình cần huy động những ý tưởng sáng tạo của đồng nghiệp một cách chủ động hơn

- Tiếp sau đó là viết chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng tạo

sự khác biệt với các công ty sự kiện khác Trong kịch bản chương trình của Nguyễn

Lê, đa phần khách hàng không đánh giá cao về mặt sáng tạo, cụ thể là:

kiện vẫn còn là một lĩnh vực mới mẻ trên thị trường nên chưa có nhiều những ý tưởng sáng tạo

Bên cạnh việc đưa ra ý tưởng hay, còn phải đảm bảo khâu tổ chức được chu đáo

- Kế tiếp, người thực hiện chương trình cần hoạch định trước trong đầu các công việc cần thiết cho sự kiện Kêt quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần (Ví dụ như: Chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng dợt chương trình…); Bảng phân công công việc (Ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và thời hạn hoàn thành công việc

Đa phần đối tác khá hài lòng với khâu này, bởi bảng phân công công việc của Nguyễn

Lê khá rõ ràng, chi tiết, cụ thể, thời gian khá hợp lý Tuy nhiên, với những sự kiện có nhiều bên tham gia, sự phối hợp về thời gian đôi khi còn trục trặc, gây khó khăn trong việc thực hiện chuơng trình Với những sự kiện lớn, sự trao đổi vẫn còn những sơ sót thể hiện tính thiếu chuyên nghiệp như việc âm thanh ánh sáng chưa kiểm tra lại trước khi chuẩn bị đưa ra sử dụng do chủ quan như trong ngày hội Nguyễn Lê Hợp đồng ký kết thuê địa điểm tổ chức trước và sau không khớp gây hoang mang cho công chúng tham dự trong lễ hội hoa anh đào chẳng hạn Và kể cả việc ít khi đưa ra kế hoạch dự phòng đối với sự cố trong sự kiện như mưa bão thì sân khấu ngoài trời có thể chuyển địa điểm hay không, hay là ngừng hoạt động,… Điều này thể hiện trình độ chuyên môn của người tổ chức sự kiện, cũng như đánh giá một phần sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức

- Trên cơ sở, chương trình đã được hoạch định, đưa ra kế hoạch truyền thông cho

sự kiện Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng trước khi tổ chức sự kiện, nhờ

đó mà đối tác có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng, xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu của mình và thu hút họ tham dự Kế hoạch truyền thông được dựa vào chi phí cho truyền thông là bao nhiêu, tính chất sự kiện thuộc khối tư nhân, hay nhà nước, nội bộ hay bên ngoài, các đầu mối liên lạc với báo chí, truyền hình, cơ quan truyền thông khác phục vụ cho sự kiện được đưa ra cụ thể, chi tiết, và giao cho các cá nhân phụ trách cụ thể từng công đoạn Đặc biệt thời gian để thực hiện truyền thông là bao lâu, điều này tùy thuộc vào nhu cầu của đối tác Thông thường, kế

hoạch thực hiện truyền thông phải được hoàn thành trước 1 tháng đối với sự kiện thông thường, thuộc phạm vi doanh nghiệp Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, thì tổ chức hoạt động truyền thông cần thực hiện sớm để tranh thủ sự ưu tiên của công chúng tham dự Và Nguyễn Lê được đối tác đánh giá khá tốt trong công tác chuẩn bị này

d Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của người phụ trách chương trình

Người phụ trách sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ

Kết thúc sự kiện, tất cả cùng dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, chuyển đồ đạc về kho, và xử lý tại chỗ một số yêu cầu của nhà cung cấp (Ví dụ như hợp đồng sân bãi, chi phí phục vụ tiệc, đồ đạc được thuê phục vụ cho sự kiện,…)

Trong giai đoạn này, tính chuyên nghiệp của Nguyễn Lê được thể hiện ra ngoài Nhất là trong việc tổ chức tỉ mỉ, chu đáo, linh hoạt trong xử lý sự cố, cách kết hợp làm việc giữa những người trong nhóm, và kết hợp với đối tác trong khâu tổ chức Cụ thể, đối tác đánh giá mức độ chuyên nghiệp của Nguyễn Lê như sau:

Còn có điểm chưa chuyên nghiệp 40,0

Mức độ rất chuyên nghiệp chiếm phần lớn (57,5%), còn có điểm chưa chuyên nghiệp cũng được đánh giá khá cao (40%), và không chuyên nghiệp chỉ có 2,5% Vậy hầu hết đối tác đều đánh giá Nguyễn Lê có những điểm chuyên nghiệp, tuy nhiên vẫn còn nhiều yếu tố cần xem xét để nâng cao khả năng chuyên nghiệp của Nguyễn Lê mà

đối tác phản hồi như: lịch trình diễn ra không chuẩn xác, cơ sở vật chất kém chất lượng, ánh sáng chưa đủ độ sáng, không có đầu mối liên lạc rõ ràng làm đối tác cảm thấy khó khăn, nhân sự chồng chéo, sắp xếp thời gian chưa hợp lý,… Nguyễn Lê cần quan tâm hơn tới những yếu tố trên để có giải pháp thích hợp cho mỗi trường hợp xảy

ra, hoàn thiện khả năng chuyên nghiệp trong khâu tổ chức thực hiện sự kiện

e Truyền thông sau sự kiện:

Kết thúc sự kiện, thì công tác truyền thông sau sự kiện cũng không kém phần quan trọng để tác động tới công chúng, tạo dựng hình ảnh của doanh nghiệp Thường thì công tác truyền thông đối với mỗi sự kiện lớn được các đơn vị truyền thông phụ trách như báo chí, truyền hình do trách nhiệm của họ, hoặc đã được đơn vị tổ chức thuê từ trước Ngoài ra, Nguyễn Lê có thể đảm trách luôn nhiệm vụ này nếu đối tác có nhu cầu như: quay phim, chụp ảnh, liên hệ báo chí truyền hình,…

Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng sau sự kiện của Nguyễn Lê cũng là một khâu quan trọng, nhằm thiết lập và theo sát các mối quan hệ lâu dài, do người phụ trách chương trình đảm trách Đối với mỗi đối tượng khách hàng, Nguyễn Lê sẽ có những giải pháp riêng, như tổ chức các tour du lịch, giới thiệu các spa để nghỉ ngơi chăm sóc sức khỏe, các khu vui chơi giải trí cao cấp resort ở bãi biển,… Trên cơ sở đó, dẫn tới các hợp đồng, những lần công tác tiếp theo, và những khách hàng khác được giới thiệu qua đối tác Ở khâu này, hoạt động của Nguyễn Lê vẫn chưa nhiều, thường

là liên hệ cảm ơn và nhận phản hồi từ phía đối tác về chương trình thực hiện Những đánh giá của khách hàng, được lưu giữ và đưa lên web của công ty

Theo em, Nguyễn Lê và các công ty sự kiện khác thường ít quan tâm là ý kiến đánh giá của công chúng tham dự sự kiện Thường đánh giá dựa trên cảm nhận chủ quan về cảm xúc của người tham dự Trong khi, đối tượng công chúng mục tiêu là đối tượng cuối cùng mà đối tác hướng tới Đánh giá của công chúng mục tiêu với chương trình cũng thể hiện kết quả của quá trình làm việc của Nguyễn Lê có đáp ứng được mong muốn của khách hàng hay không

Ngoài ra, những cuộc họp đánh giá sau mỗi sự kiện thường không nhiều, hoặc mọi người chưa cởi mở để đưa ra những ý tưởng cá nhân, những ý tưởng sáng tạo để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác cung cấp dịch vụ

II Đánh giá hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê:

1 Đánh giá chung của đối tác với một chương trình sự kiện:

Những đánh giá của đối tác với chất lượng của sự kiện đã được phân tích ở phần (I) Ở đây là những đánh giá khách quan của đối tác đối với một chương trình sự kiện nói chung

Những yếu tố được coi là mấu chốt để đem đến thành công cho một sự kiện, được những đối tác thuộc mẫu lựa chọn như sau:

Yếu tố mấu chốt để thành công Ý kiến đồng ý (%)

2 Đánh giá của công chúng tham dự sự kiện:

Cảm nhận của công chúng mục tiêu cũng chính là mục đích của tổ chức sự kiện, đây là yếu tố quyết định sự thành công của một chương trình tổ chức Ta xem xét những yếu tố đánh giá sau:

và ý kiến chủ quan, thì cũng đáp ứng đúng với mong muốn của số đông công chúng tham gia Tuy nhiên, Nguyễn Lê vẫn cần xem xét những nguyên nhân cụ thể và có giải pháp hiệu quả hướng tới bước phát triển cao hơn

Xét về ý nghĩa chương trình, 56,5% cho rằng rất có ích, 62,6 % lập lờ cho rằng cũng được, một số ít người cho rằng chán 0,9%

Cụ thể hơn, chương trình muốn thành công ta phải xét đến mong muốn thực sự của khách hàng, với mục tiêu đáp ứng tốt nhất những mong muốn của họ Theo nghiên cứu, mong muốn của công chúng là:

Mong muốn của công chúng (%)

Có một nơi để đi lúc rỗi rãi 7,4

Đa sống mong muốn của công chúng là tìm hiểu văn hóa (55,6%), vui chơi giải trí (53,7%) và giao lưu làm quen (43,5%) Đối với mỗi một chương trình, đều có mục đích, mục tiêu nhất định, cung cấp những lợi ích nhất định cho công chúng mục tiêu Trên đây, xét chủ yếu là các chương trình lễ hội Hoa Anh Đào, hội nghị khách hàng của Huawei, tổ chức đám cưới ở khách sạn La Thành Cũng cần xác định rõ nhu cầu

để đem lại lợi ích lớn nhất cho những đối tượng tham gia Ít người có những nhu cầu như tìm hiểu thông tin doanh nghiệp (17,6%), hay đơn giản có một nơi để đi trong những lúc rỗi rãi (7,4%), hay ý kiến khác (14,8%)

Đa số công chúng tham gia đều đánh giá Nguyễn Lê đáp ứng hoàn toàn mong muốn của họ (55,6%)

Mức độ đáp ứng mong muốn (%)

Bên cạnh đó, vẫn còn những điểm chưa thực sự đúng với mong muốn của công chúng (38,9%), hay không như mong đợi (5,6%)

Ngoài ra, ta tính đến đánh giá của khách hàng về mức độ chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện

Đánh giá mức độ chuyên nghiệp (%)

Hoàn toàn không chuyên nghiệp 0,0

Phần lớn, khách hàng đều có đánh giá Nguyễn Lê rất chuyên nghiệp (54,9%), hay

ít nhất cũng có điểm nào đó được đánh giá là chuyên nghiệp (45,1%) Không ai cho rằng Nguyễn Lê hoàn toàn không chuyên nghiệp (0%) Tuy nhiên, phần lớn công chúng đánh giá theo cảm giác, ít có cơ sở khoa học cụ thể Nhìn chung, so với các chương trình tổ chức khác, phần lớn công chúng đánh giá Nguyễn Lê khá tốt

Cuối cùng, để quyết định thành công của chương trình theo đánh giá của công chúng mục tiêu, ta xét đến yếu tố công chúng có mong muốn tiếp tục tham dự chương trình khác hay không:

Tiếp tục tham dự chương trình khác (%)

3 Nhận xét chung:

Tóm lại, dựa trên kết quả phân tích trên, ta thấy rằng phần lớn đối tác và công chúng mục tiêu có đánh giá tốt đối với Nguyễn Lê Họ đều cho rằng quan trọng nhất là đúng với mục tiêu chương trình, đem lại lợi ích lớn nhất cho công chúng mục tiêu Và một chương trình sự kiện thành công thì yếu tố chuyên nghiệp, sang tạo là những yếu

tố đặc biệt quan trọng Và phần lớn đều đánh giá Nguyễn Lê đã có sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức chương trình, nhưng về sự sáng tạo thì chưa được đánh giá cao,

HIỆP NGUYỄN LÊ

Mục đích: Nâng cao chất lượng kinh doanh hoạt động tổ chức sự kiện

chặt chẽ các bước thông qua bản báo cáo và kết quả thực hiện Bên cạnh đó, phát huy khả năng chuyên nghiệp, nâng cao chất lượng của chương trình sự kiện được tổ chức Các bước của quy trình được phân ra như sau:

vụ tổ chức sự kiện Như việc, giữ nhân viên lâu năm, phát huy các mối quan hệ của họ, đào tạo bộ phận chuyên phụ trách bán hàng, có biện pháp khuyến khích với các hợp đồng được ký kết qua giới thiệu của các nhân viên,…

Với những sự kiện lớn, người phụ trách sẽ là giám đốc, trưởng bộ phận Với những

sự kiện nhỏ, là khách hàng quen của ai thì người đó chịu trách nhiệm về điều hành, tham gia đàm phán Hoặc sẽ được trưởng bộ phận phân công, giao trách nhiệm điều hành, đàm phán

b Tìm hiểu nhu cầu và thương lượng (đàm phán):

Giai đoạn này tuy không tốn nhiều chi phí, nhưng kết quả lại quyết định tới hiệu quả của cả chương trình sự kiện Bởi kế hoạch cũng như hoạt động của chương trình đều dựa trên mong muốn của đối tác đối với chương trình sự kiện là gì Thậm chí, đôi khi đối tác chỉ định hình được một cách chung chung, mà với tư cách Công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, ta phải cụ thể hóa một cách chính xác mong muốn của

khách hàng Trên cơ sở đó, ta tư vấn, đưa ra những giải pháp cụ thể, viết kịch bản chương trình, lịch trình làm việc,… Bởi vậy, những trao đổi trong giai đoạn này đóng vai trò quan trọng và quyết định tới cả chương trình sự kiện

- Đội tham gia đàm phán (gồm ít nhất 2 người, trong đó có 1 người am hiểu về tài chính, kế toán) tiến hành gặp gỡ khách hàng

- Khách hàng thường có 3 đối tượng trong lần đầu trao đổi:

o Người giới thiệu, người môi giới cho doanh nghiệp biết đến Nguyễn Lê

o Người giữ vai trò quyết định trong việc kí kết hợp đồng

o Đối tượng trực tiếp ảnh hưởng đến sự kiện

Ta cần nắm giữ càng nhiều những thông tin cá nhân về các đối tượng này càng tốt (thói quen, sở thích, quan hệ xã hội,…) để dễ dàng tiếp xúc, bắt chuyện, đàm phán

- Quá trình đám phán diễn ra trong suốt quá trình sự kiện:

Gặp gỡ khách hàng => Nắm bắt nhu cầu => Đánh giá nguồn lực của Nguyễn Lê => phân tích nhu cầu khách hàng => Đưa ra bản kế hoạch phác thảo khách hàng => Gặp

gỡ => Thống nhất ý kiến với khách hàng về yêu cầu của sự kiện => … => Bản kế hoạch chi tiết

 Nắm bắt nhu cầu khách hàng: Lưu trữ những nhu cầu một cách thô sơ nhất

vì khách hàng không thể nắm bắt được rõ ràng mình muốn gì và sẽ làm gì, họ chỉ đưa

ra mong muốn một cách chung chung, đại khái

o Tiếp xúc và tiếp nhận mọi yêu cầu của khách hàng

o Đặt câu hỏi với khách hàng: Danh sách câu hỏi để khách hàng có thể nêu được nhu cầu của mình

 Đánh giá nguồn lực hiện tại của Nguyễn Lê: Đưa ra bản chi phí cơ hội chi

tiết cho sự kiện Bản này sẽ có được tổng hợp từ 3 bảng: Bảng danh sách sản phẩm sự kiện, bảng nguồn lực con người, bảng danh sách nhà cung cấp

 Số lượng người tham gia

 Chi phí và công sức người tham gia bỏ ra

 Kết quả mà khách hàng mong muốn nhận được

o Nhà cung cấp các dịch vụ cho sự kiện: Yêu cầu đưa ra những danh sách nhà cung cấp dịch vụ tương ứng với các vật liệu, dụng cụ, nhân lực outsoure

 Danh sách tất cả các nhà cung cấp cho từng đề mục

 Mỗi đề mục thì có 1 danh sách cho các nhà cung cấp

 Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

o Nhà tài trợ: Yêu cầu đưa ra bảng danh sách các nhà tài trợ cho sự kiện,

số lượng, độ ưu tiên

 Danh sách nhà tài trợ

 Hồ sơ tài trợ

 Lựa chọn nhà tài trợ phù hợp với loại sự kiện

Với mỗi loại hình sự kiện, chúng ta đều có quy trình tổ chức chuẩn và phù hợp, đi kèm với danh sách các công cụ, nhà cung cấp, nhà tài trợ tương ứng

Phân tích nhu cầu khách hàng: Đưa ra bảng chi tiết các yêu cầu của khách

hàng, kết hợp với phân bố nguồn lực của ta để đưa ra kế hoạch hành động chi tiết

o Dựa trên yêu cầu cơ bản của khách hàng, đưa ra bản kế hoạch hoạt động chi tiết

o Đưa ra nhiều phương án lựa chọn cho khách hàng: nhiều địa điểm, đồ ăn,…

 Soạn thảo hợp đồng:

o Ghi rõ điều lệ 2 bên

o Nội dung công việc

o Phương pháp tổ chức

o Trách nhiệm mỗi bên

o Giá trị hợp đồng và cách thức thanh toán

2 Chuẩn bị tổ chức:

Giai đoạn này, đội ngũ tham gia tổ chức sự kiện bỏ công sức ra nhiều nhất, chi phí giai đoạn này gần như chiếm chọn chi phí của toàn bộ sự kiện (chuẩn bị thiết bị, thuê sân bãi, dụng cụ phục vụ biểu diễn, thiết kế sân khấu,…), tất cả các bộ phận tham gia đều phải hoàn thành công việc theo yêu cầu để sẵn sàng cho buổi diễn ra sự kiện Yêu cầu đối với các bộ phận tham gia là công việc cần thực hiện chu đáo, tỉ mỉ, hiểu rõ công việc mình đảm trách, chủ động trong công việc, biết cách kết hợp làm việc theo nhóm, và mọi thông tin cần được chia sẻ thẳng thắn, công khai Người điều hành cần chủ động tạo môi trường làm việc tích cực, khích lệ, giám sát các thành viên hoàn thành công việc theo yêu cầu Đồng thời, thường xuyên trao đổi với đơn vị đối tác, để

có sự điều chỉnh phù hợp, thể hiện tính chuyên nghiệp trong cách làm việc

Công việc cụ thể là:

- Thông báo cho toàn bộ nhân viên, đưa ra người phụ trách chính cho chương trình

- Tiến hành triển khai, khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, có được sơ đồ của nơi đó

- Đảm bảo các chương trình trong kịch bản đúng luật và được chính quyền địa phương cho phép

- Lập bảng phân chia công việc cụ thể, đưa ra danh người điều hành, người phụ trách từng mảng công việc, người tham gia hỗ trợ, đội ngũ công tác viên,… Mỗi trưởng nhóm có nhiệm vụ chỉ dẫn, chia sẻ thông tin cho các thành viên khác

- Trưởng nhóm lập bảng phân công công việc cho nhóm mình, dựa vào bảng mô tả công việc và bản dự trù kinh phí chi tiết Trên cơ sở đó, đưa ra danh sách chi tiết các

thành viên tham gia sự kiện Các nhóm trưởng chịu trách nhiệm nắm đầu việc và áo cáo thường xuyên cho người điều hành chương trình Những người này phải thường xuyên họp mặt để thống nhất ý tưởng, nội dung cụ thể đến tiến độ công việc

- Đưa thông tin kịch bản chương trình đến tận tay từng cá nhân có tên trong kịch bản chương trình

- Đối với mỗi nhóm:

o Lên danh sách cụ thể các đầu việc, giao việc cụ thể cho từng cá nhân (kiểm tra tiến độ dựa vào bảng mô tả công việc)

o Tập luyện các kĩ năng phục vụ cho sự kiện

o Với các dụng cụ hay các yếu tố ngoài cần chuẩn bị thì liên hệ với các nhà phân phối => Đưa ra danh sách nhà cung cấp cần có (Quá trình này sẽ tích lũy số lượng nhà cung cấp)

o Báo cáo ngay khi có khó khăn phát sinh trong quá trình chuẩn bị

o Luôn luôn có ít nhất 1 người đóng vai trò dự bị thay cho trưởng nhóm, đề phòng sự cố hoặc có thay đổi nhân sự đột ngột (người này phải nắm bắt được toàn bộ công việc)

- Chuẩn bị về y tế

- Chuẩn bị thẻ tên cho Ban tổ chức

- Thiết kế bản thảo khảo sát để tìm hiểu đánh giá của học viên trực tiếp tham gia chương trình và nhu cầu của họ trong tương lai

- Người điều hành cần 2 trợ lý đối với sự kiện tương đối lớn

- Chuẩn bị trước cho các tình huống rủi ro có thể xảy ra

o Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp

o Bảo quản kho (Bảo trì những dụng cụng dùng nhiều lần)

4 Đánh giá sau sự kiện:

Mọi ý kiến đưa ra sau sự kiện, ngoài việc đội tham gia tổ chức sự kiện rút kinh nghiệm cho mình, còn là kinh nghiệm cho những bạn đồng nghiệp khác, cùng nhau hoàn thiện hơn, chuyên nghiệp hơn trong công tác tổ chức Đồng thời, người chịu trách nhiệm chương trình cũng cần có những tiêu chí đánh giá chính xác cho thành công của một chương trình sự kiện, và nắm rõ yếu tố ảnh hưởng tới thành công, và cách để có những thông tin chính xác từ các bên tham gia (những đơn vị cùng tham gia

tổ chức, khách hàng, công chúng tham dự chương trình, giới truyền thông, ) Ngoài

ra, trưởng nhóm cũng cần lắng nghe sự đóng góp của các cá nhân khác cùng tham gia

để tiến bộ hơn trong những lần thực hiện tiếp theo Bên cạnh đó, những thông tin thu thập được còn được lưu giữ làm cơ sở dữ liệu cho kế hoạch truyền thông của cả công

ty Cụ thể các bước của giai đoạn này như sau:

- Thu thập ý kiến đánh giá của công chúng tham dự chương trình, để có những đánh giá một cách khách quan về chất lượng dịch vụ sự kiện Hình thức thu thập có thể là một đội đi hỏi ý kiến những người tham dự trong thời gian nghỉ, hoặc bản thăm dò ý kiến bằng các câu hỏi

- Thu nhận những ý kiến đóng góp của đối tác sau sự kiện

- Họp rút kinh nghiệm, đánh giá sau sự kiện: Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận viết báo cáo ghi nhận lại những thành công và thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những chương trình sau

- Một số tiêu chí đánh giá thành công của một sự kiện:

o Đáp ứng được mục tiêu đề ra (Sự kiện đó đã thực hiện được bao nhiêu So với

kế hoạch và mục tiêu đề ra?)

o Phạm vi ảnh hưởng của sự kiện (Sự kiện được biết đến trong phạm vi xác định trước hay được mở rộng hơn)

o Mức độ ảnh hưởng của sự kiện (Bao nhiêu khách hàng biết đến sự kiện đó và khách hàng nhớ được bao nhiêu thông tin mà sự kiện muốn truyền tải?)

o Tác động của sự kiện đối với cộng đồng, xã hội (Tốt hay xấu, có lợi hay có hại, )

o Lợi ích về kinh tế thu được từ sự kiện này

o Sự hỗ trợ, phối hợp, giúp đỡ của các cơ quan, đơn vị, công ty, đối tác,

o Sự đánh giá của báo chí, truyền thông

o Sự nhìn nhận của chính quyền

o Chi phí cho sự kiện

5 Bảng mẫu cho các chương trình sự kiện: