THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰKIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ

MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU...1 CHƯƠNG 1 THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ………...3 I.Ngành và các do

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ……… 3

I.Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện:……… …3

1 Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện: 3

a Khái niệm tổ chức sự kiện: 3

b Một số loại hình: 4

2 Thị trường tổ chức sự kiện: 7

a Cầu dịch vụ TCSK: 7

b Cung dịch vụ TCSK: 8

II Hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê: .10 1 Thông tin chung: 10

2 Hoạt động sự kiện của công ty Nguyễn Lê: 10

3 Một số dự án Nguyễn Lê thực hiện: 11

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ ………… 14

I.Quy trình tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:………14

1 Mục tiêu của Nguyễn Lê đối với mỗi loại hình sự kiện: 14

2 Thực trạng quy trình thực hiện: 17

a Tìm kiếm khách hàng: 18

b Xác định yêu cầu và thương lượng: 19

c Chuẩn bị thực hiện: 20

d Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: 23

e Truyền thông sau sự kiện: 23

f Kết thúc sự kiên: 24

II Đánh giá hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê: 25

1 Đánh giá chung của đối tác với một chương trình sự kiện: 25

2 Đánh giá của công chúng tham dự sự kiện: 26

3 Nhận xét chung: 29

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN

HIỆP NGUYỄN LÊ 30

I Quy trình tổ chức sự kiện: 30

1 Tiếp xúc và ký kết hợp đồng: 30

a Tìm kiếm khách hàng: 30

b Tìm hiểu nhu cầu và thương lượng (đàm phán): 31

2 Chuẩn bị tổ chức: 33

3 Triển khai: 35

4 Đánh giá sau sự kiện: 35

5 Bảng mẫu cho các chương trình sự kiện: 37

II Những yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của của dịch vụ tổ chức sự kiện cần được quan tâm: 40

1 Một số xu hướng phát triển: 40

a Từ cũ sang mới – từ truyền thống sang hiện đại: 40

b Về vấn đề chi phí: 41

2 Những yếu tố cần xác định rõ trước chương trình tổ chức: 41

a Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động marketing của mỗi doanh nghiệp: 41

b Xác định đối tượng công chúng mục tiêu: 42

c Đặt mục tiêu cụ thể: 43

d Quảng bá sự kiện: 43

e Nhân lực là yếu tố quan trọng: 44

f Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: 44

3 Tính chuyên nghiệp kết hợp với sự sáng tạo trong kịch bản của một chương trình sự kiện: ………46

4 Nâng cao khả năng sáng tạo trong chương trình tổ chức sự kiện: 48

a Phát huy những ý tưởng sáng tạo trong Công ty: 48

b Huy động những ý tưởng sáng tạo từ bên ngoài Công ty: 48

5 Giải quyết sự cố trong tổ chức sự kiện: 49

Kết luận 53

LỜI MỞ ĐẦU

Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy NguyễnHoài Long – giảng viên chủ nhiệm, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thờigian qua Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nguyễn Lê, cùng với sự hướng dẫncủa giảng viên Nguyễn Hòai Long, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế (côngviệc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ,xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát về hoạt động kinh doanh cũng như hoạt độngmarketing trong một doanh nghiệp cụ thể, đặt trong điều kiện thực tế tại Việt Nam

Trong thời điểm kinh tế toàn cầu đang trong tình trạng khủng hoảng kinh tế nhưhiện nay, Việt Nam cũng là một quốc gia đang trong thời kỳ hội nhập không tránh khỏi bị

ít nhiều ảnh hưởng Theo đánh giá chung, 2009 còn rơi vào trạng thái trì trệ hơn nữa, vàcòn kéo dài, đánh giá khả quan nhất là tới cuối 2010 kinh tế Việt Nam mới bắt đầu cónhững bước tiến triển mới

Hơn lúc nào, vai trò của marketing trong mỗi doanh nghiệp quan trọng chưa baogiờ quan trọng như lúc này, khách hàng thực sự trong vai trò là thượng đế đối với mỗidoanh nghiệp Trong đó, công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là công ty chuyên về sựkiện, một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực marketing ở Việt Nam, hỗ trợ cácdoanh nghiệp và các buổi họp, hội đàm,… trong tổ chức sự kiện và các hoạt động xungquanh tổ chức sự kiện

Trong bản báo cáo chuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện,cộng với nghiên cứu thực tiễn bằng quan sát, điều tra phỏng vấn, em xin đưa ra một sốthông tin, đánh giá tổng quát, và một số nghiên cứu cá nhân về tình hình thực trạng kinhdoanh dịch vụ tổ chức sự kiện và một vài ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng kinhdoanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê Cụ thể gồm 3chương như sau:

Chương 1: Tổng quan thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và giới thiệu

dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê

- Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện: Giới thiệu chung về tổ chức

sự kiện (Khái niệm, loại hình); thị trường tổ chức sự kiện (Cầu và cung trên thịtrường)

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệpNguyễn Lê: Thông tin chung, hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện;một số khách hàng hiện có

Chương 2: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên

hiệp Nguyễn Lê

- Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty: Mục tiêu đối với mỗi loại sự kiện củaCông ty; thực trạng quy trình tổ chức cùng đánh giá của đối tác

- Đánh giá hiệu quả chương trình hoạt động tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:Đánh giá chung của đối tác; đánh giá của công chúng tham dự

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện cho công

ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê

- Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho Nguyễn Lê

- Một số yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện cần quantâm

CHƯƠNG 1: THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ.

I Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện:

1 Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện:

a Khái niệm tổ chức sự kiện:

Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ tới Thế vận hội Olympic, WorldCup, Sea Game, lễ trao giải Oscar, hay lễ hội Sài Gòn 300 năm Trên thực tế, dịch vụ nàyrất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ độngthổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm mới vànhiều hoạt động khác

Nhiều người còn ví von tổ chức sự kiện cũng giống như cũng như một bức tranh toàncảnh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh

đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ởchính sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở mỗi event họ tổ chức Bởi vậy, đòi hỏi đối vớinhững chuyên gia tổ chức sự kiện cũng thật không dễ dàng, ví dụ như phải có óc tổ chứctốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhãn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng

tổ chức nhóm làm việc, có sức khỏe và niềm đam mê… Và cũng không biết bao nhiêu bàibáo nói đến mồ hôi nước mắt của những con người tham gia hoạt động tổ chức sự kiện để

có được một sự kiện thành công

Tóm lại, ta có thể định nghĩ một cách tổng quát dưới góc nhìn marketing rằng:

“Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.

Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện.”

Biểu diễn nghệ thuật:

o Hội diễn văn nghệ

o Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm

o Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới

o Trao đổi ý kiến.

o Ghi nhận thương hiệu

o Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…)

Gây quỹ:

o Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…)

o Tạo ý thức trong công chúng

o Thu hút nhà tài trợ mới

o Thu hút người ủng hộ

o Tăng tình nguyện viên

Khuyến khích:

o Ghi nhận doanh số bán thảo luận

o Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai

o Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công viêc

o Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác

o Sự kiện đặc biệt:

o Gây sự chú ý trong giới truyền thông

o Gây ý thức trong công chúng

o Thu hút khách hàng mới

o Giới thiệu sản phẩm

o Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện)

Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sựkiện Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể Nó yêu cầu phải có kếhoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng Có như vậy, sự kiện mớimang lại thành công cao Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự kiện đểghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (trò vui, trò chơi, tặng phẩm,…) để thuhút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia các chương trình của sự kiện.

Ví dụ: Những nhà đầu tư chứng khoán trong một cuộc hội thảo có chương trình dựmột buổi dạ tiệc với nhiều chương trình vui chơi giải trí tại khu liên hiệp mới xây Mụctiêu của buổi dạ tiệc là thu hút khách tham dự, giữ khách ở lại vui vẻ và giao tiếp với mọingười

Xe đã chờ sẵn để đưa khách tới dạ tiệc Khi khách lên xe, họ được tặng một gói quàvới sự hướng dẫn là chỉ được mở khi tới tiệc cocktail Gói quà đó là những cây gậy đánhgolf có in hình logo của công ty

Mục đích đầu tiên của Nhà tổ chức đối với cây gậy đánh golf là phân chia khách thànhcác đội theo màu sắc của cây gậy Mỗi đội do một thành viên cao cấp của công ty chủ nhàđứng đầu, giúp họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu các thành viên trong đội của mình.Loại gậy đánh golf này có thể gấp lại đeo vào thắt lưng hoặc xếp vào túi xách rất thuậntiện Trong tiệc cocktail, khách được hướng dẫn trước và sau tiệc sẽ tham gia vào cáccuộc vui chơi giải trí, tiếp đến họ ăn tối và đây là cơ hội để chia sẻ kinh nghiệm, điểm sốđược tính ngay và phần thưởng cũng được trao nhanh chóng Sau đó khách được tự do ởlại thưởng thức những đồ ăn thức uống như café, nước suối khoáng, các món tráng miệng

và cứ ba mươi phút có một chuyến xe đưa họ về khách sạn nếu họ muốn

Khách có một khoảng thời gian tuyệt vời vào cuối buổi tiệc khiến hầu hết họ đềukhông muốn ra về sớm Có những khoảng khắc mà sự kiện của công ty đạt được mục tiêulà: khách dự dùng nhiều thời gian gian để giao tiếp với nhau và để tìm hiểu khách hàng.Mục đích thức hai của Nhà tổ chức là biến cây gậy đánh golf thành quà chia tay.Thông thường những loại quà này là những loại tặng phẩm rẻ tiền, giá trị thấp, ít đượcquan tâm Song phần lớn những người đầu tư và môi giới chứng khoán đều chơi golf nênnhững cây gậy đánh golf này là những vật dụng họ có thể sử dụng trên thực tế và cũng có

giá trị kỷ niệm sự kiện Nếu sự kiện được tổ chức chỉ để ăn tiệc cocktail và dạ tiệc, mọingười vẫn có khoảng thời gian đáng nhớ nhưng mục tiêu của công ty sẽ không đạt được.Nếu không có cơ cấu đội hình thi đấu, sẽ không có sự giao tiếp như mong đợi Nếu đểkhách tự tìm hiểu thế giới của mình, họ sẽ phân tán và chỉ có ít người tạt vào bữa tiệccocktail và tham gia một vài trò chơi ngắn mà thôi.

Nếu mục tiêu là gây sự chú ý của giới truyền thông thì yêu cầu đặt ra và phương phápthực hiện lại khác Nhà tổ chức sự kiện có thể gửi thư mời trực tiếp, thư điện tử tới từngđịa chỉ, nhắc họ thời gian về ngày tổ chức sự kiện một cách tế nhị thông qua việc giớithiệu công tác chuẩn bị một cách kỹ càng chu đáo, …

Cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện, loại hình tổ chức sự kiện cũng cần phải xác định

rõ, bởi loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời:

- Cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện

- Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọngtham dự tổ chức sự kiện

- Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện

- Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, nhữngloại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau

- Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện

Như vậy, mục tiêu cùng với loại hình tổ chức sự kiện cần phải xác định rõ trước khiđưa ra chiến lược, lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác nhaunên nền văn hóa Việt Nam rất phong phú và đa dạng Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giaothoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây càng làm cho nềnvăn hóa Việt Nam hiện đại phong phú hơn Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnhvào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn.Nhu cầu và mong muốn là rất lớn Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu

tổ chức Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn Phần lớn cá sự kiện được tổchức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, cơ quan thuộc khối côngquyền Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có nhu cầu cao hoặc rơi vào những loại

sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,… Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhậpcủa người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều

Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước

ta hằng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khuvực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởngcủa thị trường này cũng rất cao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh

b Cung dịch vụ TCSK:

Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập

Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít Các hoạt động tổ chức sựkiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách sạn, cáctrung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn Những sự kiện lớn có tầm quốc gia,quốc tế như lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo,… Đó lànhững sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt

là Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triểnkhai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên Khi sự kiện được tổ chức hoàn tấtthì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể Với tính không chuyên nghiệpnhư vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nến rất tốn kém và lãng phí.Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụcòn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gaygắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này Tuy nhiên

trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hộinhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trườngnày là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nóđòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sựkiện.

- Một số thông tin thị trường:

Xuất hiện ở Việt Nam khoảng năm 1995 chỉ với một số công ty của người nước ngoài,đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều Theo điều tra gần đây, chiếm

số đông hiện nay là trên 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam nhưMax, Coon, Galaxy, Venus… (nhân viên ở các công ty thường là 2-4 người cho đến vàichục) Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm sự kiện thì vô số.Theo kết quả nghiên cứu độc lập được thực hiện năm 2007 của Công ty nghiên cứu thịtrường FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn (như Pepsi, Unilever,Tiger/Heineken, Thiên Long, Kinh Đô,…) ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởngnhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảngcáo làm “kèm” 66% các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event.Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả đem lại Những yếu tố mà

họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt”(với báo chí, cơ quan chức năng), “nhiệt tình”,

“chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các dịch vụ “thiếu sáng tạo” Vìvậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năngtruyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề”… cùng với yêu cầu “không đụnghàng”

Max Communications đứng đầu trong dánh sách 20 công ty được nhắc đến, theo sau

là Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu, am hiểuthị trường nên đưa ra những ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc, quantrọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công ty đa quốc gia Hơn nữa, thị trường ở ViệtNam dù phát triển manh song vẫn còn là “mẩu bánh quá nhỏ” không bõ để các đại gia nàynhảy vào

II Hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê:

1 Thông tin chung:

- Tên công ty: Công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê

- Tên giao dịch đối ngoại: Nguyen Le Association Company Limited

- Tên giao dịch viết tắt: Nguyenle Association Co.,Ltc

2 Hoạt động sự kiện của công ty Nguyễn Lê:

Nguyễn Lê cung cấp các dịch vụ đa dạng như kế hoạch chiến lược, truyền thông báochí, quan hệ với các cơ quan quản lý, và một số dịch vụ khác Trong đó, tổ chức và quản

lý sự kiện là một dịch vụ được Nguyễn Lê cung cấp trong nhiều năm qua

Công tác tổ chức và quản lý sự kiện của Nguyễn Lê là hình thức kinh doanh tổ chức

sự kiện bao gồm việc tổ chức trọn gói hoặc cho thuê tất cả các dịch vụ xung quanh tổchức sự kiện

Cụ thể nội dung của hoạt động kinh doanh tổ chức và quản lý sự kiện như sau:

- Phát triển các chương trình, kịch bản và dự toán tổ chức chương trình

- Phát triển và triển khai các chiến lược marketing

- Tổ chức các chương trình với sự phối hợp của khách hàng

- Tổ chức các hoạt động trước và sau sự kiện

- Soạn thảo, thiết kế, sản xuất, cung cấp các vật phẩm, thiết bị cần thiết cho việc tổ chức

sự kiện (Các thiết bị nghe nhìn hiện đại, đa dạng; các thiết bị dịch đa ngôn ngữ; cácthiết bị thông tin, vi tính.)

- Phối hợp tổ chức tham dự triển lãm cho khách hàng, bao gồm việc đàm phán, giám sátcác nhà thầu dàn dựng, trang trí, âm thanh, ánh sáng, điện nước,…

- Xác định và đàm phán với các nhà tài trợ

- Đàm phán giá cả với các nhà cung cấp: khách sạn, tour du lịch, ăn uống, vận chuyển…

- Điều phối thông tin báo chí, quảng cáo.

- Xử lý và xác nhận đăng ký

- Điều phối, phối hợp thông tin, hành động giữa khách hàng và các bên có liên quan

- Triển khai, quản lý mọi công tác hậu cần chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện

- Báo cáo tiến độ công việc thường xuyên và những diễn biến đột xuất

- Cung cấp dịch vụ đưa và đón khách: Đón, tiễn tại sân bay; thủ tục nhập cảnh, nhậpphòng nhanh và riêng biệt

- Thiết kế và tổ chức các chương trình du lịch theo yêu cầu khách hàng

- Cung cấp phương tiện đi lại: Các loại ô tô đời mới từ 4 chỗ tới 45 chỗ; đội ngũ lái xechuyên nghiệp, có khả năng giao tiếp bằng Tiếng Anh

- Cung cấp quà tặng: lên ý tưởng, thiết kế theo ý tưởng, sản xuất

- Cung cấp dịch vụ tiệc theo yêu cầu: Tư vấn và cung cấp địa điểm; mời chuyên gianước ngoài tư vấn thiết kế trang trí cho các đại tiệc; đề xuất thực đơn (Thực đơn đadạng, phù hợp với nhiều đối tượng, đầu bếp cao cấp)

3 Một số dự án Nguyễn Lê thực hiện:

Trong những năm qua, Nguyễn Lê đã chính thức là một công ty chuyên tổ chức sự kiện tiênphong trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo Những dự án từng được Nguyễn Lê thực hiệnhầu như đều nhận được sự hài lòng từ phía khách hàng Những dự án đó phần lớn là các hội nghịquan trọng, mang tầm Quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các

Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam từ Bắc tới Nam Một số sự kiện nổi bật như:

1 APEC Việt Nam 2006 Văn phòng chính phủ Từ tháng 01 tới hết tháng

6 Hội nghị Bộ trưởng tài chính

các nước ASEAN

Bộ tài chính Từ 25 tháng 03 tới 02

tháng 04 năm 2008

7 Hội nghị tín dụng Châu Á

Thái Bình Dương – APRACA

Beverley Việt Nam

Công ty Beverley ViệtNam

Tháng 04 năm 2008

11 Lễ động thổ khu công nghệ

phần mềm và đào tạo đại học

FPT

Công ty FPT Việt Nam Tháng 03 năm 2008

12 Diễn đàn và triển lãm quốc tế

lần thứ hai về phát triển thủy

lợi và tái sử dụng năng lượng

tại các nước Asia

Aqua Media International và Publisher of Hydropower & Dams Journal

Ngày 10, 11 tháng 03 năm2008

Cho thấy, những sự kiện Nguyễn Lê tổ chức phần lớn là các sự kiện chính trị, thuộcban ngành chính phủ Tuy nhiên, những dự án sự kiện thuộc khối tư nhân ngày càng nhậnđược nhiều hơn Những dự án đó không chỉ thuộc lĩnh vực hội nghị hội thảo, đó còn lànhững buổi họp báo, buổi lễ ký kết, lễ trao giải thưởng, khai trương, hội chợ triển lãm,giới thiệu sản phẩm,…

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ

Những thông tin đánh giá thực trạng được điều tra bằng:

Phương pháp thực hiện:

- Điều tra bảng hỏi đối với công chúng tham dự

- Điều tra bảng hỏi, kết hợp phỏng vấn chuyên sâu với đối tác

về hưu, nhà báo, bộ đội…)

- Đối tác (khách hàng của Nguyễn Lê): 40 bảng hỏi, kết hợp với phỏng vấnchuyên sâu

Xử lý dữ liệu bằng phần mềm SPSS (Bảng kết quả sau khi sử lý dữ liệu bằng phần

mềm SPSS được lưu ở phần phụ lục)

I Quy trình tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:

1 Mục tiêu của Nguyễn Lê đối với mỗi loại hình sự kiện:

Đối với một loại hình sự kiện, Nguyễn Lê đưa ra những đặc điểm riêng biệt, nhữngyếu tố cần coi trọng trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu trong mỗi loại hình

- Hội nghị, hội thảo

Nguyễn Lê đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của các hội nghị quantrọng, mang tầm quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ,các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam Trong đó, có những sự kiện nổi bật như ở trên.Nguyễn Lê được coi là một trong những Công ty tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hộinghị, hội thảo

- Họp báo.

Họp báo là một hình thức để kết nối chính phủ, các ban, ngành, cơ quan, đơn vị, doanhnghiệp với giới truyền thông và cộng đồng Tại buổi họp báo, những vấn đề thắc mắc sẽđược giải đáp, đồng thời thông tin được chia sẻ một cách công khai, minh bạch Xác địnhđược tầm quan trọng của họp báo, bằng kinh nghiệm tổ chức của mình, Nguyễn Lê chútrọng vào các yếu tố: trang trọng, lịch sự, thông tin chính xác, khoa học và hấp dẫn giớitruyền thông Nguyễn Lê hoàn toàn chủ động đóng vai trò là cầu nối giữa khách hàng vớibáo chí

- Lễ ký kết

Lễ ký kết được xem là nghi thức đánh dấu sự khởi đầu trong hợp tác giữa các tổ chức,

cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mà theo đó các bên tham gia đều cùng một mong muốnchung là vì sự thịnh vượng và phát triển Tính đến nay, Nguyễn Lê đứng ra tổ chức thànhcông hàng trăm năm lễ ký kết, đem lại tín hiệu tốt đẹp cho các đối tác trên con đườngvươn tới mục tiêu của mình

- Lễ trao giải thưởng

Lễ trao giải thưởng là một hoạt động cao quý nhằm tôn vinh những đơn vị, cá nhân cóthành tích xuất sắc và có nhiều cống hiến cho cộng đồng, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.Những sự kiện như vậy đòi hỏi tính chuyên nghiệp trong việc xây dựng kịch bản chươngtrình, triển khai thực hiện một cách khoa học và hợp lý Bằng những kinh nghiệm thựctiễn, các lễ trao giải thưởng Nguyễn Lê thực hiện thường đảm bảo sự chính xác, trangtrọng và đầy ý nghĩa

- Khai trương

Khai trương là hoạt động mang nhiều ý nghĩa tốt đẹp với mong ước có một sự khởiđầu tấn tài, tấn lộc Cùng với những ý tưởng độc đáo và kinh nghiệm dàn dựng, tổ chức,Nguyễn Lê đặt ra những yêu cầu đối với sự kiện của khách hàng là một luồng sinh khímới, tưng bừng, rộn rã nhưng vẫn trang trọng và lịch sự, tôn trọng các bước truyền thốngcủa một lễ khai trương

- Hội chợ, triển lãm

Hội chợ, triển lãm được xem là cơ hội rất tốt để các cơ quan, doanh nghiệp giới thiệusản phẩm và thương hiệu của mình tới quảng đại quần chúng Ngoài việc xây dựng ngânsách và chuẩn bị cơ sở vật chất bao gồm: Địa điểm tổ chức, thiết kế, cung cấp thiết bị chocác gian hàng, Công ty Nguyễn Lê còn đóng vài trò là cầu nối giữa nhà tổ chức và kháchhàng, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đáp ứng tốt nhất mục tiêu của hộichợ là nhằm giới thiệu và đưa thương hiệu cũng như sản phẩm tiếp cận gần hơn với ngườitiêu dùng.

- Giới thiệu sản phẩm, khuyến mại

Giới thiệu sản phẩm và khuyến mại là một trong những chiêu thức giúp người tiêudùng định vị thương hiệu Lễ giới thiệu sản phẩm, khuyến mại được tổ chức cả trong nhà

và ngoài trời Với các hình thức tổ chức sáng tạo, hiệu quả, thú vị, Nguyễn Lê đã đưa têntuổi nhiều thương hiệu sản phẩm đến gần với người tiêu dùng và được người tiêu dùng tintưởng lựa chọn sử dụng

- Tiệc ngoài trời

Một trong các hoạt động giao lưu và trao đổi bên lề đặc sắc đó chính là tổ chức tiệcngoài trời Một không gian thoáng đãng mở ra cho các ý tưởng sáng tạo mới Con ngườihòa đồng với thiên nhiên, khoảng cách giao lưu gần gũi hơn, tạo cơ hội tìm hiểu thông tin

và mở rộng những mối liên kết kinh doanh mới Với dịch vụ trọn gói của mình, Nguyễn

Lê có thể giúp khách hàng tổ chức các bữa tiệc ngoài trời kết hợp với các chương trìnhgiải trí độc đáo, tạo thêm một sự lựa chọn cho các nhà tổ chức trong việc xây dựngchương trình cho các sự kiện, hội thảo, hội nghị

Các buổi tiệc đám cưới hoặc liên hoan ngoài trời cũng sẽ là những lựa chọn có ý nghĩaphù hợp với mục đích và sở thích của khách hàng

Với một đội ngũ đầu bếp, phục vụ chuyên nghiệp từ các khách sạn 5 sao Các thiết bịphục vụ tiệc tiêu chuẩn cùng các ý tưởng sáng tạo trong trang trí, Nguyễn Lê cam kếtmang đến cho khách hàng sự hài lòng khi quyết định sử dụng dịch vụ của Nguyễn Lê

- Hoạt động ngoại khóa

Cùng với quá trình phát triển nhanh chóng của môi trường làm việc, các công ty rấtcần thời gian để xây dựng, củng cố lòng tin, nâng cao tầm nhìn lãnh đạo và khả năng giaotiếp giữa các thành viên trong cùng một Công ty.

Việc xây dựng các hoạt động ngoại khóa để tăng giao lưu giữa các nhân viên và lãnhđạo là một nhu cầu tất yếu để làm vững mạnh nội lực của Công ty

Nguyễn Lê sẽ cùng đối tác xác định mục tiêu cần đạt tới, từ đó xây dựng các chươngtrình hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó Tất cả các yếu tố được xây dựngphù hợp với tên tuổi và thương hiệu cũng như thông qua việc tìm hiểu nguyện vọng củacác thành viên trong Công ty của đối tác Các thành viên trong Công ty của đối tác sẽ cảmthấy lãnh đạo Công ty đã quan tâm đặc biệt để tạo ra những giá trị chỉ để dành cho họ Vànhư vậy, để đáp lại sự quan tâm của Công ty, họ sẽ nỗ lực hết mình để đóng góp vào sựthành công của đối tác

2 Thực trạng quy trình thực hiện:

Quy trình chung của Nguyễn Lê có thể đưa ra thành các bước tiến hành cơ bản sau:

Tìm kiếm khách hàng

Xác định yêu cầu và thương lượng

Chuẩn bị thực hiện

Thực hiện

Truyền thông sau sự kiện

Kết thúc hoạt động, đánh giá

a Tìm kiếm khách hàng:

Từ trước tới nay, khách hàng của công ty được tìm kiếm thông qua hoạt động PR vàbán hàng cá nhân của công ty Những cá nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm khách

hàng thường giám đốc, trưởng các bộ phận, đôi khi là những người có kinh nghiệm làmviệc lâu năm.

Nhân viên kinh doanh của Nguyễn Lê tuy nhiều, nhưng cá nhân tham gia tìm kiếmkhách hàng thì rất ít Chủ yếu là làm các chương trình sự kiện, phụ trách những chươngtrình đã được đặt hàng Điều này dẫn đến sự lãng phí nguồn nhân lực của công ty, một là

do chính sách, hai là do sự chủ động của nhân viên Nguyễn Lê Nguyên nhân của việc ítnhân viên tham gia vào tìm kiếm khách hàng, theo em, thứ nhất là do tính chất của hoạtđộng tổ chức sự kiện, cũng như các dịch vụ được cung cấp phục vụ cho hoạt động tổ chức

sự kiện khá phức tạp, đòi hỏi có kinh nghiệm và hiểu các dịch vụ công ty cung cấp Trongkhi đó, lượng nhân viên đáp ứng được những nhu cầu này thì không nhiều, bởi nhân viêncủa Nguyễn Lê ngày một nhiều hơn, tuy nhiên việc hợp tác lâu dài với Nguyễn Lê cònnhiều hạn chế, nhân viên đa số là mới, chưa thạo việc, thời gian đào tạo tổ chức sự kiệnkhá lâu, nhân viên chưa đủ khả năng tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty Thứ hai,phân đoạn thị trường của Nguyễn Lê đa số là thuộc khối nhà nước, khó tiếp xúc trực tiếpnếu không có mối quan hệ rộng từ trước Hiện nay, công ty đang mở rộng ra khối kinh tế,

cụ thể là các doanh nghiệp trong và ngoài nước, tuy nhiên, việc tiếp xúc với doanh nghiệp

để chào bán về dịch vụ tổ chức sự kiện cũng không đơn giản, yêu cầu cao đối với ngườichào bán Thứ ba, Nguyễn Lê chưa có bộ phận chuyên trách tìm kiếm khách hàng, mớiđây có bộ phận PR, hiện nay có 3 người, vẫn chưa tham gia được nhiều vào quá trình tìmkiếm khách hàng, hay chưa có giải pháp cụ thể cho việc tìm kiếm khách hàng Mới ở giaiđoạn xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu cho công ty để giới thiệu với khách hàng

Tóm lại, về công tác tìm kiếm khách hàng, chủ yếu dựa trên các mối quan hệ của giámđốc và các trưởng phòng phụ trách kinh doanh, truyền thông, cố vấn của công ty Thịtrường tổ chức sự kiện đang ngày càng lớn, thiết nghĩ Nguyễn Lê cần có những giải pháp

để tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn, để hướng tới việc mở rộng thị trường dịch

vụ tổ chức sự kiện Có thể là tăng lương theo kỳ hạn cho những nhân viên lâu năm, pháthuy các mối quan hệ của họ, đào tạo bộ phận chuyên phụ trách bán hàng, có biện phápkhuyến khích với các hợp đồng được ký kết qua giới thiệu của các nhân viên, giao cho họquyền đàm phán, tiếp xúc khách hàng,…

b Xác định yêu cầu và thương lượng:

Dưới góc nhìn của người làm marketing, điều quan trọng nhất của việc thực hiệnchương trình sự kiện là đáp ứng một cách tối ưu những mong muốn của khách hàng, haythông điệp gửi đến công chúng trong chương trình tổ chức sự kiện Bởi vậy, xác định yêucầu, và hiểu đúng mong muốn của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọngquyết định sự thành bại cho cả chương trình sự kiện

Nguyễn Lê đưa ra nội dung cần thiết đối với việc tìm hiểu yêu cầu của khách hàng vàthương lượng là: thông tin về đối tác như công ty chuyên về lĩnh vực gì, người mongmuốn thực hiện chương trình là ai, người tham gia đàm phán là ai, họ hiểu thế nào vềcông tác tổ chức hoạt động sự kiện, đặc biệt là họ mong muốn tổ chức một chương trình

sự kiện như thế nào, khả năng chi phí của họ cho chương trình sự kiện đó, thời gian tổchức khi nào, đối tượng công chúng của họ là ai, mong muốn của họ đối với công chúngmục tiêu là gì, họ yêu cầu Nguyễn Lê cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói, hay họ sẽ thamgia vào phần nào của chương trình sự kiện, Tất cả những yếu tố trên đều được coi trọng

để xác định lịch trình, địa điểm, kịch bản cho một chương trình, yêu cầu cho người đạidiện đàm phán cẩn thận, tỉ mỉ và nhanh chóng nắm được mong muốn của khách hàng,cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của Nguyễn Lê

Việc tham gia đàm phán do người phụ trách chương trình chịu trách nhiệm Tham giađàm phán thường có 2 người trở lên, một là người có mối quan hệ sẵn với đối tác, hai làngười chịu trách nhiệm tổ chức chương trình Hai đối tượng này cùng tham gia đàm phán

để có thể hỗ trợ lẫn nhau, cũng như để đáp ứng mong muốn của khách hàng một cách tốtnhất

Kết quả của quá trình tìm hiểu yêu cầu và thương lượng với khách hàng thường là xácđịnh sự kiện tổ chức thuộc loại hình sự kiện nào, chủ đề cho sự kiện là gì, chi phí cho sựkiện là bao nhiêu, thông điệp khách hàng mong muốn gửi tới công chúng là gì, côngchúng tham dự là những ai, bao nhiêu người, thời lượng diễn ra trong bao lâu, địa điểmthực hiện có thể là ở những đâu

Theo đánh giá của đối tác (trong điều tra bảng hỏi) về việc Nguyễn Lê đáp ứng tốtmong muốn của họ sau khi sự kiện diễn ra ở mức độ như sau:

Mức độ thỏa mãn mong muốn (%

Điều này cho thấy kịch bản chương trình, công tác tổ chức, thực hiện của Nguyễn Lêchưa hoàn toàn đáp ứng được mong muốn của họ Phần lớn đối tác đều cho rằng Nguyễn

Lê khá cẩn thận, chi tiết, thuận tiện cho khách hàng trong công tác tổ chức vì hầu như làmtrọn gói, tuy nhiên phần kết nối với họ chưa tốt, chưa liên tục, thường là thực hiện theochủ quan, theo thói quen Vậy nên, trong giai đoạn này, tuy đã thực hiện khá tốt, nhưngNguyễn Lê cũng cần có giải pháp trong tìm hiểu yêu cầu của khách hàng để tạo sự hàilòng cao hơn như: tìm hiểu nhu cầu của họ về độ chuyên nghiệp, sáng tạo trong chươngtrình, tìm hiểu mong muốn của đối tượng công chúng mục tiêu để đưa ra kịch bản sángtạo, ấn tượng gửi thông điệp đến họ, tránh làm theo thói quen Ngoài việc đáp ứng đúngmong muốn của đối tác, còn nhanh nhạy trong việc tìm hiểu nhu cầu, tư vấn cho họnhững giải pháp tối ưu dựa trên cơ sở mong muốn của công chúng tham dự, mục đích đạtđược sau chương trình sự kiện, và quảng bá hình ảnh của đối tác một cách tốt nhất, họ sẽcảm thấy thích thú hơn…

c Chuẩn bị thực hiện:

- Sau khi đã có chủ đề cho sự kiện cần tổ chức, người tổ chức cần nắm được nhữngyếu tố vĩ mô ảnh hưởng tới chương trình như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng củakhách hàng, nguồn lực, và những vấn đề vi mô như địa điểm, cách thức phục vụ, cáchtrang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt Nguyễn Lê có bộ phận chuyênphụ trách về sân khấu, về âm thanh, ánh sáng, về thiết bị phục vụ sự kiện, mối quan hệvới các địa điểm nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí,… nên việc huy động nguồnlực khá nhanh và hiệu quả Điều quan trọng hơn, đó là kết hợp nguồn lực cho phù hợp vớichủ đề của chương trình, mà người điều hành phải nắm rõ Đôi khi, đối với những nhân

viên mới chưa quen việc, thì còn thiếu linh hoạt, người thực hiện chương trình cũng có sựchia sẻ thông tin một cách cởi mở, thẳng thắn, tạo điều kiện cho đồng nghiệp học hỏi kinhnghiệm và chủ động hợp tác trong quá trình thực hiện chương trình Tuy nhiên, việc huyđộng ý tưởng chưa được tốt cho lắm, thường là theo khuôn mẫu, và những cá nhân cũngngại chủ động đóng góp Người chịu trách nhiệm chương trình cần huy động những ýtưởng sáng tạo của đồng nghiệp một cách chủ động hơn.

- Tiếp sau đó là viết chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ Chươngtrình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía kháchhàng Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng tạo sự khác biệt vớicác công ty sự kiện khác Trong kịch bản chương trình của Nguyễn Lê, đa phần khách hàngkhông đánh giá cao về mặt sáng tạo, cụ thể là:

Bên cạnh việc đưa ra ý tưởng hay, còn phải đảm bảo khâu tổ chức được chu đáo

- Kế tiếp, người thực hiện chương trình cần hoạch định trước trong đầu các công việccần thiết cho sự kiện Kêt quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần (Ví dụ như:Chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổchức sự kiện, tổng dợt chương trình…); Bảng phân công công việc (Ai sẽ chịu tráchnhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và thời hạn hoàn thành công việc Đa phầnđối tác khá hài lòng với khâu này, bởi bảng phân công công việc của Nguyễn Lê khá rõràng, chi tiết, cụ thể, thời gian khá hợp lý Tuy nhiên, với những sự kiện có nhiều bên

tham gia, sự phối hợp về thời gian đôi khi còn trục trặc, gây khó khăn trong việc thực hiệnchuơng trình Với những sự kiện lớn, sự trao đổi vẫn còn những sơ sót thể hiện tính thiếuchuyên nghiệp như việc âm thanh ánh sáng chưa kiểm tra lại trước khi chuẩn bị đưa ra sửdụng do chủ quan như trong ngày hội Nguyễn Lê Hợp đồng ký kết thuê địa điểm tổ chứctrước và sau không khớp gây hoang mang cho công chúng tham dự trong lễ hội hoa anhđào chẳng hạn Và kể cả việc ít khi đưa ra kế hoạch dự phòng đối với sự cố trong sự kiệnnhư mưa bão thì sân khấu ngoài trời có thể chuyển địa điểm hay không, hay là ngừng hoạtđộng,… Điều này thể hiện trình độ chuyên môn của người tổ chức sự kiện, cũng như đánhgiá một phần sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức.

- Trên cơ sở, chương trình đã được hoạch định, đưa ra kế hoạch truyền thông cho sựkiện Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng trước khi tổ chức sự kiện, nhờ đó

mà đối tác có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng, xác định được đối tượngkhách hàng mục tiêu của mình và thu hút họ tham dự Kế hoạch truyền thông được dựavào chi phí cho truyền thông là bao nhiêu, tính chất sự kiện thuộc khối tư nhân, hay nhànước, nội bộ hay bên ngoài, các đầu mối liên lạc với báo chí, truyền hình, cơ quan truyềnthông khác phục vụ cho sự kiện được đưa ra cụ thể, chi tiết, và giao cho các cá nhân phụtrách cụ thể từng công đoạn Đặc biệt thời gian để thực hiện truyền thông là bao lâu, điềunày tùy thuộc vào nhu cầu của đối tác Thông thường, kế hoạch thực hiện truyền thôngphải được hoàn thành trước 1 tháng đối với sự kiện thông thường, thuộc phạm vi doanhnghiệp Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, thì

tổ chức hoạt động truyền thông cần thực hiện sớm để tranh thủ sự ưu tiên của công chúngtham dự Và Nguyễn Lê được đối tác đánh giá khá tốt trong công tác chuẩn bị này

d Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sátcủa người phụ trách chương trình

Người phụ trách sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc

có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.Kết thúc sự kiện, tất cả cùng dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng,chuyển đồ đạc về kho, và xử lý tại chỗ một số yêu cầu của nhà cung cấp (Ví dụ như hợpđồng sân bãi, chi phí phục vụ tiệc, đồ đạc được thuê phục vụ cho sự kiện,…)

Trong giai đoạn này, tính chuyên nghiệp của Nguyễn Lê được thể hiện ra ngoài Nhất

là trong việc tổ chức tỉ mỉ, chu đáo, linh hoạt trong xử lý sự cố, cách kết hợp làm việcgiữa những người trong nhóm, và kết hợp với đối tác trong khâu tổ chức Cụ thể, đối tácđánh giá mức độ chuyên nghiệp của Nguyễn Lê như sau:

Còn có điểm chưa chuyên nghiệp 40,0

Mức độ rất chuyên nghiệp chiếm phần lớn (57,5%), còn có điểm chưa chuyên nghiệpcũng được đánh giá khá cao (40%), và không chuyên nghiệp chỉ có 2,5% Vậy hầu hết đốitác đều đánh giá Nguyễn Lê có những điểm chuyên nghiệp, tuy nhiên vẫn còn nhiều yếu

tố cần xem xét để nâng cao khả năng chuyên nghiệp của Nguyễn Lê mà đối tác phản hồinhư: lịch trình diễn ra không chuẩn xác, cơ sở vật chất kém chất lượng, ánh sáng chưa đủ

độ sáng, không có đầu mối liên lạc rõ ràng làm đối tác cảm thấy khó khăn, nhân sự chồngchéo, sắp xếp thời gian chưa hợp lý,… Nguyễn Lê cần quan tâm hơn tới những yếu tốtrên để có giải pháp thích hợp cho mỗi trường hợp xảy ra, hoàn thiện khả năng chuyênnghiệp trong khâu tổ chức thực hiện sự kiện

e Truyền thông sau sự kiện:

Kết thúc sự kiện, thì công tác truyền thông sau sự kiện cũng không kém phần quantrọng để tác động tới công chúng, tạo dựng hình ảnh của doanh nghiệp Thường thì côngtác truyền thông đối với mỗi sự kiện lớn được các đơn vị truyền thông phụ trách như báochí, truyền hình do trách nhiệm của họ, hoặc đã được đơn vị tổ chức thuê từ trước Ngoài

ra, Nguyễn Lê có thể đảm trách luôn nhiệm vụ này nếu đối tác có nhu cầu như: quayphim, chụp ảnh, liên hệ báo chí truyền hình,…

Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng sau sự kiện của Nguyễn Lê cũng là một khâuquan trọng, nhằm thiết lập và theo sát các mối quan hệ lâu dài, do người phụ trách chươngtrình đảm trách Đối với mỗi đối tượng khách hàng, Nguyễn Lê sẽ có những giải phápriêng, như tổ chức các tour du lịch, giới thiệu các spa để nghỉ ngơi chăm sóc sức khỏe, cáckhu vui chơi giải trí cao cấp resort ở bãi biển,… Trên cơ sở đó, dẫn tới các hợp đồng,những lần công tác tiếp theo, và những khách hàng khác được giới thiệu qua đối tác Ởkhâu này, hoạt động của Nguyễn Lê vẫn chưa nhiều, thường là liên hệ cảm ơn và nhậnphản hồi từ phía đối tác về chương trình thực hiện Những đánh giá của khách hàng, đượclưu giữ và đưa lên web của công ty.

Phần cảm nhận sau cùng của đối tác, đối với chất lượng sự kiện được tổ chức theo điều tracho thấy:

Còn mong muốn cộng tác lần tiếp theo (%)

Theo em, Nguyễn Lê và các công ty sự kiện khác thường ít quan tâm là ý kiến đánhgiá của công chúng tham dự sự kiện Thường đánh giá dựa trên cảm nhận chủ quan vềcảm xúc của người tham dự Trong khi, đối tượng công chúng mục tiêu là đối tượng cuốicùng mà đối tác hướng tới Đánh giá của công chúng mục tiêu với chương trình cũng thểhiện kết quả của quá trình làm việc của Nguyễn Lê có đáp ứng được mong muốn củakhách hàng hay không.

Ngoài ra, những cuộc họp đánh giá sau mỗi sự kiện thường không nhiều, hoặc mọingười chưa cởi mở để đưa ra những ý tưởng cá nhân, những ý tưởng sáng tạo để nâng caotính chuyên nghiệp trong công tác cung cấp dịch vụ

II Đánh giá hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê:

1 Đánh giá chung của đối tác với một chương trình sự kiện:

Những đánh giá của đối tác với chất lượng của sự kiện đã được phân tích ở phần (I) Ởđây là những đánh giá khách quan của đối tác đối với một chương trình sự kiện nóichung

Những yếu tố được coi là mấu chốt để đem đến thành công cho một sự kiện, đượcnhững đối tác thuộc mẫu lựa chọn như sau:

Yếu tố mấu chốt để thành công Ý kiến đồng ý (%)

2 Đánh giá của công chúng tham dự sự kiện:

Cảm nhận của công chúng mục tiêu cũng chính là mục đích của tổ chức sự kiện, đây là yếu tốquyết định sự thành công của một chương trình tổ chức Ta xem xét những yếu tố đánh giá sau:

Xét về ý nghĩa chương trình, 56,5% cho rằng rất có ích, 62,6 % lập lờ cho rằng cũng được,một số ít người cho rằng chán 0,9%.

Cụ thể hơn, chương trình muốn thành công ta phải xét đến mong muốn thực sự củakhách hàng, với mục tiêu đáp ứng tốt nhất những mong muốn của họ Theo nghiên cứu,mong muốn của công chúng là:

Mong muốn của công chúng (%)Thông tin doanh nghiệp 17,6

Có một nơi để đi lúc rỗi rãi 7,4

Đa sống mong muốn của công chúng là tìm hiểu văn hóa (55,6%), vui chơi giải trí(53,7%) và giao lưu làm quen (43,5%) Đối với mỗi một chương trình, đều có mục đích,mục tiêu nhất định, cung cấp những lợi ích nhất định cho công chúng mục tiêu Trên đây,xét chủ yếu là các chương trình lễ hội Hoa Anh Đào, hội nghị khách hàng của Huawei, tổchức đám cưới ở khách sạn La Thành Cũng cần xác định rõ nhu cầu để đem lại lợi íchlớn nhất cho những đối tượng tham gia Ít người có những nhu cầu như tìm hiểu thông tindoanh nghiệp (17,6%), hay đơn giản có một nơi để đi trong những lúc rỗi rãi (7,4%), hay

ý kiến khác (14,8%)

Đa số công chúng tham gia đều đánh giá Nguyễn Lê đáp ứng hoàn toàn mong muốncủa họ (55,6%)

Mức độ đáp ứng mong muốn (%)Hoàn toàn như mong đợi 55,6

Bên cạnh đó, vẫn còn những điểm chưa thực sự đúng với mong muốn của công chúng(38,9%), hay không như mong đợi (5,6%)

Ngoài ra, ta tính đến đánh giá của khách hàng về mức độ chuyên nghiệp trong côngtác tổ chức sự kiện

Đánh giá mức độ chuyên nghiệp (%)

Có điểm chuyên nghiệp 45,1

Hoàn toàn không chuyên nghiệp 0,0

Phần lớn, khách hàng đều có đánh giá Nguyễn Lê rất chuyên nghiệp (54,9%), hay ítnhất cũng có điểm nào đó được đánh giá là chuyên nghiệp (45,1%) Không ai cho rằngNguyễn Lê hoàn toàn không chuyên nghiệp (0%) Tuy nhiên, phần lớn công chúng đánhgiá theo cảm giác, ít có cơ sở khoa học cụ thể Nhìn chung, so với các chương trình tổchức khác, phần lớn công chúng đánh giá Nguyễn Lê khá tốt

Cuối cùng, để quyết định thành công của chương trình theo đánh giá của công chúngmục tiêu, ta xét đến yếu tố công chúng có mong muốn tiếp tục tham dự chương trình kháchay không:

Tiếp tục tham dự chương trình khác (%)

cụ thể, có thể do chương trình chưa thực sự có ý nghĩa, hoặc nội dung chương trình chưađặc sắc, dẫn tới 36,1% số lượng người chưa thực sự mong muốn tham gia

3 Nhận xét chung:

Tóm lại, dựa trên kết quả phân tích trên, ta thấy rằng phần lớn đối tác và công chúngmục tiêu có đánh giá tốt đối với Nguyễn Lê Họ đều cho rằng quan trọng nhất là đúng vớimục tiêu chương trình, đem lại lợi ích lớn nhất cho công chúng mục tiêu Và một chươngtrình sự kiện thành công thì yếu tố chuyên nghiệp, sang tạo là những yếu tố đặc biệt quantrọng Và phần lớn đều đánh giá Nguyễn Lê đã có sự chuyên nghiệp trong công tác tổchức chương trình, nhưng về sự sáng tạo thì chưa được đánh giá cao, qua đánh giá của đốitác ta thấy rõ điều đó Để nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện, ta cần xem xét kỹ

và có giải pháp cụ thể đối với những yếu tố trên

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ

Mục đích: Nâng cao chất lượng kinh doanh hoạt động tổ chức sự kiện.

Các bước của quy trình được phân ra như sau:

bộ phận chuyên phụ trách bán hàng, có biện pháp khuyến khích với các hợp đồng được kýkết qua giới thiệu của các nhân viên,…

Với những sự kiện lớn, người phụ trách sẽ là giám đốc, trưởng bộ phận Với những sựkiện nhỏ, là khách hàng quen của ai thì người đó chịu trách nhiệm về điều hành, tham giađàm phán Hoặc sẽ được trưởng bộ phận phân công, giao trách nhiệm điều hành, đàmphán

b Tìm hiểu nhu cầu và thương lượng (đàm phán):

Giai đoạn này tuy không tốn nhiều chi phí, nhưng kết quả lại quyết định tới hiệu quảcủa cả chương trình sự kiện Bởi kế hoạch cũng như hoạt động của chương trình đều dựatrên mong muốn của đối tác đối với chương trình sự kiện là gì Thậm chí, đôi khi đối tácchỉ định hình được một cách chung chung, mà với tư cách Công ty cung cấp dịch vụ tổchức sự kiện, ta phải cụ thể hóa một cách chính xác mong muốn của khách hàng Trên cơ

sở đó, ta tư vấn, đưa ra những giải pháp cụ thể, viết kịch bản chương trình, lịch trình làmviệc,… Bởi vậy, những trao đổi trong giai đoạn này đóng vai trò quan trọng và quyết địnhtới cả chương trình sự kiện

- Đội tham gia đàm phán (gồm ít nhất 2 người, trong đó có 1 người am hiểu về tàichính, kế toán) tiến hành gặp gỡ khách hàng.

- Khách hàng thường có 3 đối tượng trong lần đầu trao đổi:

o Người giới thiệu, người môi giới cho doanh nghiệp biết đến Nguyễn Lê

o Người giữ vai trò quyết định trong việc kí kết hợp đồng

o Đối tượng trực tiếp ảnh hưởng đến sự kiện

Ta cần nắm giữ càng nhiều những thông tin cá nhân về các đối tượng này càng tốt (thóiquen, sở thích, quan hệ xã hội,…) để dễ dàng tiếp xúc, bắt chuyện, đàm phán

- Quá trình đám phán diễn ra trong suốt quá trình sự kiện:

Gặp gỡ khách hàng => Nắm bắt nhu cầu => Đánh giá nguồn lực của Nguyễn Lê => phântích nhu cầu khách hàng => Đưa ra bản kế hoạch phác thảo khách hàng => Gặp gỡ =>Thống nhất ý kiến với khách hàng về yêu cầu của sự kiện => … => Bản kế hoạch chi tiết

 Nắm bắt nhu cầu khách hàng: Lưu trữ những nhu cầu một cách thô sơ nhất vìkhách hàng không thể nắm bắt được rõ ràng mình muốn gì và sẽ làm gì, họ chỉ đưa ramong muốn một cách chung chung, đại khái

o Tiếp xúc và tiếp nhận mọi yêu cầu của khách hàng

o Đặt câu hỏi với khách hàng: Danh sách câu hỏi để khách hàng có thể nêuđược nhu cầu của mình

 Đánh giá nguồn lực hiện tại của Nguyễn Lê: Đưa ra bản chi phí cơ hội chi tiết

cho sự kiện Bản này sẽ có được tổng hợp từ 3 bảng: Bảng danh sách sản phẩm sự kiện,bảng nguồn lực con người, bảng danh sách nhà cung cấp

o Sản phẩm của dịch vụ cung cấp:

 Người điều hành