MỤC LỤC MỞ ĐẦU 2 Chương 1: TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3 1.1. Sự kiện và quy trình của sự kiện 3 1.1.1.Sự kiện và cấp độ của sự kiện 3 1.1.2. Quy trình tổ chức của sự kiện 4 1.2. Những yêu cầu và vai trò của quy trình trong công tác hoạt động tổ chức sự kiện 10 1.2.1. Những yêu cầu đặt ra của chương trình tổ chưc sự kiện 10 1.2.2. Vai trò của quy trình trong hoạt động tổ chức sự kiện 13 Chương 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY NGUYỄN LÊ 14 2.1. Tổng quan về công ty tổ chức sự kiện Nguyễn Lê 14 2.1.1. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ 15 2.1.2. Hoạt động tổ chức sự kiện của công ty Nguyễn Lê 15 1.2.3. Những kết quả đạt được 17 2.2. Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty 18 2.2.1. Công đoạn giao dịch và kí kết hợp đồng 19 2.2.2. Công đoạn biên tập chương trình kịch bản và đạo diễn dàn dựng 19 2.2.3. Công đoạn thực hiện 20 2.2.4. Công tác tổng kết và thanh lý hợp đồng 21 2.3. Nâng cao hiệu quả xây dựng quy trình tổ chức sự kiện ở công ty Nguyễn Lê 21 2.3.1. Những yêu cầu tổ chức sự kiện trong xã hội hiện nay 21 2.3.2. Những vấn đề đặt ra trong công tác biên tập và đạo diễn sự kiện 22 2.3.3. Đầu tư vật chất,phương tiện kĩ thuật phục vụ cho công tác tổ chức sự kiện 23 2.3.4. Nâng cao chất lượng các hạng mục dịch vụ trong quy trình tổ chức sự kiện 23 2.3.5. Công tác quảng bá và xây dựng thương hiệu của công ty tổ chức sự kiện Nguyễn Lê 24 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
MỤC LỤC MỞ ĐẦU Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, thầy cô giáo khoa, thầy Nguyễn Hoài Long – giảng viên chủ nhiệm, giảng viên hướng dẫn em suốt thời gian qua Trong thời gian thực tập công ty TNHH Nguyễn Lê, với hướng dẫn giảng viên …., em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế (công việc tổ chức kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có nhìn bao qt hoạt động kinh doanh hoạt động marketing doanh nghiệp cụ thể, đặt điều kiện thực tế Việt Nam Trong thời điểm kinh tế tồn cầu tình trạng khủng hoảng kinh tế nay, Việt Nam quốc gia thời kỳ hội nhập không tránh khỏi bị nhiều ảnh hưởng Theo đánh giá chung, 2009 rơi vào trạng thái trì trệ nữa, cịn kéo dài, đánh giá khả quan tới cuối 2010 kinh tế Việt Nam bắt đầu có bước tiến triển Hơn lúc nào, vai trò marketing doanh nghiệp quan trọng chưa quan trọng lúc này, khách hàng thực vai trò thượng đế doanh nghiệp Trong đó, cơng ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê công ty chuyên kiện, công ty đầu lĩnh vực marketing Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp buổi họp, hội đàm,… tổ chức kiện hoạt động xung quanh tổ chức kiện Trong báo cáo chuyên đề thực tập, dựa sở lý thuyết tổ chức kiện, cộng với nghiên cứu thực tiễn quan sát, điều tra vấn, em xin đưa số thông tin, đánh giá tổng quát, số nghiên cứu cá nhân tình hình thực trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện vài ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện cơng ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê Bố cục:Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục đề tài có kết cấu hai chương: Chương 1: Tổ chức kiện quy trình tổ chức kiện Chương 2: Quy trình tổ chức kiện công ty Nguyễn Lê Chương TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Sự kiện quy trình kiện 1.1.1 Sự kiện cấp độ kiện Khi nói đến tổ chức kiện, người ta thường nghĩ tới Thế vận hội Olympic, World Cup, Sea Game, lễ trao giải Oscar, hay lễ hội Sài Gòn 300 năm Trên thực tế, dịch vụ đa dạng, từ việc xếp tổ chức hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, mắt sản phẩm nhiều hoạt động khác Nhiều người cịn ví von tổ chức kiện giống như tranh toàn cảnh trị chơi ghép hình người chơi thành cơng ghép hồn chỉnh tranh hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết.Đẳng cấp công ty thể hồn hảo chi tiết event họ tổ chức Bởi vậy, đòi hỏi chuyên gia tổ chức kiện thật khơng dễ dàng, ví dụ phải có óc tổ chức tốt, động, nhanh nhẹn, kiên nhãn, có khả thiết lập mối quan hệ tốt, có khả tổ chức nhóm làm việc, có sức khỏe niềm đam mê… Và báo nói đến mồ nước mắt người tham gia hoạt động tổ chức kiện để có kiện thành cơng Tóm lại, ta định nghĩ cách tổng quát góc nhìn marketing rằng: “Tổ chức kiện trình bao gồm kết hợp hoạt động với tư liệu lao động với việc sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ lao động thực dịch vụ đảm bảo toàn công việc chuẩn bị hoạt động kiện cụ thể thời gian khơng gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự kiện thông điệp truyền thông theo yêu cầu khách hàng mục tiêu Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận giá trị miễn phí nhằm truyền đạt thơng điệp người chủ sở hữu thuộc tổ chức kiện.” 1.1.2 Quy trình tổ chức kiện Quy trình chung Nguyễn Lê đưa thành bước tiến hành sau: - Tìm kiếm khách hàng Xác định yêu cầu thương lượng Chuẩn bị thực Thực Truyền thông sau kiện - Kết thúc hoạt động, đánh giá a Tìm kiếm khách hàng: Từ trước tới nay, khách hàng cơng ty tìm kiếm thơng qua hoạt động PR bán hàng cá nhân công ty.Những cá nhân tham gia vào trình tìm kiếm khách hàng thường giám đốc, trưởng phận, người có kinh nghiệm làm việc lâu năm Nhân viên kinh doanh Nguyễn Lê nhiều, cá nhân tham gia tìm kiếm khách hàng ít.Chủ yếu làm chương trình kiện, phụ trách chương trình đặt hàng Điều dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực cơng ty, sách, hai chủ động nhân viên Nguyễn Lê Nguyên nhân việc nhân viên tham gia vào tìm kiếm khách hàng, theo em, thứ tính chất hoạt động tổ chức kiện, dịch vụ cung cấp phục vụ cho hoạt động tổ chức kiện phức tạp, địi hỏi có kinh nghiệm hiểu dịch vụ công ty cung cấp Trong đó, lượng nhân viên đáp ứng nhu cầu khơng nhiều, nhân viên Nguyễn Lê ngày nhiều hơn, nhiên việc hợp tác lâu dài với Nguyễn Lê nhiều hạn chế, nhân viên đa số mới, chưa thạo việc, thời gian đào tạo tổ chức kiện lâu, nhân viên chưa đủ khả tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty Thứ hai, phân đoạn thị trường Nguyễn Lê đa số thuộc khối nhà nước, khó tiếp xúc trực tiếp khơng có mối quan hệ rộng từ trước Hiện nay, công ty mở rộng khối kinh tế, cụ thể doanh nghiệp nước, nhiên, việc tiếp xúc với doanh nghiệp để chào bán dịch vụ tổ chức kiện không đơn giản, yêu cầu cao người chào bán Thứ ba, Nguyễn Lê chưa có phận chuyên trách tìm kiếm khách hàng, có phận PR, có người, chưa tham gia nhiều vào trình tìm kiếm khách hàng, hay chưa có giải pháp cụ thể cho việc tìm kiếm khách hàng Mới giai đoạn xây dựng hệ thống sở liệu cho công ty để giới thiệu với khách hàng Tóm lại, cơng tác tìm kiếm khách hàng, chủ yếu dựa mối quan hệ giám đốc trưởng phòng phụ trách kinh doanh, truyền thông, cố vấn công ty Thị trường tổ chức kiện ngày lớn, thiết nghĩ Nguyễn Lê cần có giải pháp để tận dụng nguồn lực cách hiệu hơn, để hướng tới việc mở rộng thị trường dịch vụ tổ chức kiện Có thể tăng lương theo kỳ hạn cho nhân viên lâu năm, phát huy mối quan hệ họ, đào tạo phận chun phụ trách bán hàng, có biện pháp khuyến khích với hợp đồng ký kết qua giới thiệu nhân viên, giao cho họ quyền đàm phán, tiếp xúc khách hàng,… b Xác định yêu cầu thương lượng: Dưới góc nhìn người làm marketing, điều quan trọng việc thực chương trình kiện đáp ứng cách tối ưu mong muốn khách hàng, hay thông điệp gửi đến công chúng chương trình tổ chức kiện.Bởi vậy, xác định yêu cầu, hiểu mong muốn khách hàng yếu tố quan trọng định thành bại cho chương trình kiện Nguyễn Lê đưa nội dung cần thiết việc tìm hiểu yêu cầu khách hàng thương lượng là: thông tin đối tác công ty chuyên lĩnh vực gì, người mong muốn thực chương trình ai, người tham gia đàm phán ai, họ hiểu công tác tổ chức hoạt động kiện, đặc biệt họ mong muốn tổ chức chương trình kiện nào, khả chi phí họ cho chương trình kiện đó, thời gian tổ chức nào, đối tượng công chúng họ ai, mong muốn họ cơng chúng mục tiêu gì, họ u cầu Nguyễn Lê cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói, hay họ tham gia vào phần chương trình kiện, Tất yếu tố coi trọng để xác định lịch trình, địa điểm, kịch cho chương trình, yêu cầu cho người đại diện đàm phán cẩn thận, tỉ mỉ nhanh chóng nắm mong muốn khách hàng, khả đáp ứng nhu cầu Nguyễn Lê Việc tham gia đàm phán người phụ trách chương trình chịu trách nhiệm Tham gia đàm phán thường có người trở lên, người có mối quan hệ sẵn với đối tác, hai người chịu trách nhiệm tổ chức chương trình.Hai đối tượng tham gia đàm phán để hỗ trợ lẫn nhau, để đáp ứng mong muốn khách hàng cách tốt Kết trình tìm hiểu yêu cầu thương lượng với khách hàng thường xác định kiện tổ chức thuộc loại hình kiện nào, chủ đề cho kiện gì, chi phí cho kiện bao nhiêu, thông điệp khách hàng mong muốn gửi tới công chúng gì, cơng chúng tham dự ai, người, thời lượng diễn bao lâu, địa điểm thực đâu Theo đánh giá đối tác (trong điều tra bảng hỏi) việc Nguyễn Lê đáp ứng tốt mong muốn họ sau kiện diễn mức độ sau: Mức độ thỏa mãn mong muốn (%) Hoàn tồn 62,5 Chưa hồn tồn 32,5 Khơng mong muốn Điều cho thấy kịch chương trình, cơng tác tổ chức, thực Nguyễn Lê chưa hoàn toàn đáp ứng mong muốn họ Phần lớn đối tác cho Nguyễn Lê cẩn thận, chi tiết, thuận tiện cho khách hàng công tác tổ chức làm trọn gói, nhiên phần kết nối với họ chưa tốt, chưa liên tục, thường thực theo chủ quan, theo thói quen Vậy nên, giai đoạn này, thực tốt, Nguyễn Lê cần có giải pháp tìm hiểu yêu cầu khách hàng để tạo hài lịng cao như: tìm hiểu nhu cầu họ độ chuyên nghiệp, sáng tạo chương trình, tìm hiểu mong muốn đối tượng cơng chúng mục tiêu để đưa kịch sáng tạo, ấn tượng gửi thông điệp đến họ, tránh làm theo thói quen Ngồi việc đáp ứng mong muốn đối tác, cịn nhanh nhạy việc tìm hiểu nhu cầu, tư vấn cho họ giải pháp tối ưu dựa sở mong muốn công chúng tham dự, mục đích đạt sau chương trình kiện, quảng bá hình ảnh đối tác cách tốt nhất, họ cảm thấy thích thú hơn… c Chuẩn bị thực hiện: - Sau có chủ đề cho kiện cần tổ chức, người tổ chức cần nắm yếu tố vĩ mô ảnh hưởng tới chương trình luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng khách hàng, nguồn lực, vấn đề vi mô địa điểm, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm ánh sáng, kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt Nguyễn Lê có phận chuyên phụ trách sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thiết bị phục vụ kiện, mối quan hệ với địa điểm nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí,… nên việc huy động nguồn lực nhanh hiệu Điều quan trọng hơn, kết hợp nguồn lực cho phù hợp với chủ đề chương trình, mà người điều hành phải nắm rõ Đôi khi, nhân viên chưa quen việc, cịn thiếu linh hoạt, người thực chương trình có chia sẻ thơng tin cách cởi mở, thẳng thắn, tạo điều kiện cho đồng nghiệp học hỏi kinh nghiệm chủ động hợp tác trình thực chương trình Tuy nhiên, việc huy động ý tưởng chưa tốt cho lắm, thường theo khuôn mẫu, cá nhân ngại chủ động đóng góp Người chịu trách nhiệm chương trình cần huy động ý tưởng sáng tạo đồng nghiệp cách chủ động - Kế tiếp, người thực chương trình cần hoạch định trước đầu công việc cần thiết cho kiện Kêt việc hoạch định cơng việc cần (Ví dụ như: Chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng trang trí, tiến hành dàn dựng trang trí địa điểm tổ chức kiện, tổng dợt chương trình…); Bảng phân công công việc (Ai chịu trách nhiệm đặt hàng hối thúc nhà cung cấp) thời hạn hồn thành cơng việc Đa phần đối tác hài lịng với khâu này, bảng phân cơng công việc Nguyễn Lê rõ ràng, chi tiết, cụ thể, thời gian hợp lý Tuy nhiên, với kiện có nhiều bên tham gia, phối hợp thời gian đơi cịn trục trặc, gây khó khăn việc thực chuơng trình Với kiện lớn, trao đổi sơ sót thể tính thiếu chun nghiệp việc âm ánh sáng chưa kiểm tra lại trước chuẩn bị đưa sử dụng chủ quan ngày hội Nguyễn Lê Hợp đồng ký kết thuê địa điểm tổ chức trước sau không khớp gây hoang mang cho công chúng tham dự lễ hội hoa anh đào chẳng hạn Và kể việc đưa kế hoạch dự phòng cố kiện mưa bão sân khấu ngồi trời chuyển địa điểm hay khơng, ngừng hoạt động,…Điều thể trình độ chun mơn người tổ chức kiện, đánh giá phần chuyên nghiệp công tác tổ chức - Trên sở, chương trình hoạch định, đưa kế hoạch truyền thông cho kiện Đây yếu tố quan trọng trước tổ chức kiện, nhờ mà đối tác nắm bắt tất hội tiềm năng, xác định đối tượng khách hàng mục tiêu thu hút họ tham dự Kế hoạch truyền thơng dựa vào chi phí cho truyền thơng bao nhiêu, tính chất kiện thuộc khối tư nhân, hay nhà nước, nội hay bên ngoài, đầu mối liên lạc với báo chí, truyền hình, quan truyền thông khác phục vụ cho kiện đưa cụ thể, chi tiết, giao cho cá nhân phụ trách cụ thể công đoạn Đặc biệt thời gian để thực truyền thông bao lâu, điều tùy thuộc vào nhu cầu đối tác Thông thường, kế hoạch thực truyền thông phải hoàn thành trước tháng kiện thông thường, thuộc phạm vi doanh nghiệp Đối với kiện thương mại có góp mặt nhiều cơng ty khác nhau, tổ chức hoạt động truyền thông cần thực sớm để tranh thủ ưu tiên công chúng tham dự.Và Nguyễn Lê đối tác đánh giá tốt công tác chuẩn bị d Thực kế hoạch có kèm kiểm sốt: Lúc người thực cơng việc đặt ngồi theo kế hoạch có giám sát người phụ trách chương trình Người phụ trách điều phối nhân lực theo công việc phân cơng Những lúc có phát sinh ngồi dự kiến, người tập hợp lại để giải chỗ Kết thúc kiện, tất dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại vật dụng sử dụng, chuyển đồ đạc kho, xử lý chỗ số yêu cầu nhà cung cấp (Ví dụ hợp đồng sân bãi, chi phí phục vụ tiệc, đồ đạc thuê phục vụ cho kiện,…) Nguyễn Lê có điểm chuyên nghiệp, nhiên nhiều yếu tố cần xem xét để nâng cao khả chuyên nghiệp Nguyễn Lê mà đối tác phản hồi như: lịch trình diễn khơng chuẩn xác, sở vật chất chất lượng, ánh sáng chưa đủ độ sáng, khơng có đầu mối liên lạc rõ ràng làm đối tác cảm thấy khó khăn, nhân chồng chéo, xếp thời gian chưa hợp lý,… Nguyễn Lê cần quan tâm tới yếu tố để có giải pháp thích hợp cho trường hợp xảy ra, hoàn thiện khả chuyên nghiệp khâu tổ chức thực kiện e Truyền thơng sau kiện: Kết thúc kiện, cơng tác truyền thông sau kiện không phần quan trọng để tác động tới công chúng, tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp Thường cơng tác truyền thông kiện lớn đơn vị truyền thơng phụ trách báo chí, truyền hình trách nhiệm họ, đơn vị tổ chức th từ trước Ngồi ra, Nguyễn Lê đảm trách nhiệm vụ đối tác có nhu cầu như: quay phim, chụp ảnh, liên hệ báo chí truyền hình,… Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng sau kiện Nguyễn Lê khâu quan trọng, nhằm thiết lập theo sát mối quan hệ lâu dài, người phụ trách chương trình đảm trách Đối với đối tượng khách hàng, Nguyễn Lê có giải pháp riêng, tổ chức tour du lịch, giới thiệu spa để nghỉ ngơi chăm sóc sức khỏe, khu vui chơi giải trí cao cấp resort bãi biển,… Trên sở đó, dẫn tới hợp đồng, lần công tác tiếp theo, khách hàng khác giới thiệu qua đối tác Ở khâu này, hoạt động Nguyễn Lê chưa nhiều, thường liên hệ cảm ơn nhận phản hồi từ phía đối tác chương trình thực hiện.Những đánh giá khách hàng, lưu giữ đưa lên web công ty f Kết thúc kiên: Kết thúc kiện, bên hoạch toán ngân sách thực tế, khoản phát sinh thừa, hay thiếu so với dự tính ban đầu kê khai Các cá nhân tham gia vào tổ chức kiện viết báo cáo kết chương trình cảm nhận cá nhân, hoạt động khâu phụ trách, thành cơng hay có trục trặc gì, đánh giá đối tác khâu cơng việc đó… gửi cho thư ký phịng, tổng hợp gửi cho phịng truyền thơng Đa phần đánh giá tốt chương trình thực hiện.Đơi có vài phát sinh nhỏ q trình thực chương trình bị đối tác phàn nàn, nói phần thực chương trình Ngồi ra, họp đánh giá sau kiện thường không nhiều, người chưa cởi mở để đưa ý tưởng cá nhân, ý tưởng sáng tạo để nâng cao tính chun nghiệp cơng tác cung cấp dịch vụ 1.2 Những yêu cầu vai trò quy trình cơng tác hoạt động tổ chức kiện 1.2.1 Những yêu cầu đặt chương trình tổ chưc kiện Tổ chức kiện phối hợp ăn ý yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu thâm nhập thị trường Trên thực tế, lĩnh vực tiếp thị, tổ chức kiện gần với hoạt động bán hàng cơng ty Có thể nói, na ná việc bán hàng kèm theo mẩu quảng cáo chiến dịch PR Nhưng không đơn giản “bán hàng” hay “tiếp thị” 10 hoạt động quảng cáo Để quảng bá kiện, cần trả lời câu hỏi như: - Trước tổ chức kiện, công ty tổ chức hoạt động quảng bá nào? - Qua hoạt động quảng bá trước tổ chức kiện, doanh nghiệp cần làm để xác định đối tượng công chúng mục tiêu? - Qua hoạt động quảng bá trước tổ chức kiện, doanh nghiệp cần làm để thu hút tham gia công chúng mục tiêu? - Với góp mặt nhiều cơng ty khác thời gian tổ chức kiện, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động xúc tiến quảng bá để tranh thủ ưu tiên quan tâm cơng chúng mục tiêu? 1.2.2 Vai trị quy trình hoạt động tổ chức kiện Nguyễn Lê đối tác xác định mục tiêu cần đạt tới, từ xây dựng chương trình hoạt động cụ thể để đạt mục tiêu đó.Tất yếu tố xây dựng phù hợp với tên tuổi thương hiệu thơng qua việc tìm hiểu nguyện vọng thành viên Công ty đối tác.Các thành viên Công ty đối tác cảm thấy lãnh đạo Công ty quan tâm đặc biệt để tạo giá trị để dành cho họ.Và vậy, để đáp lại quan tâm Công ty, họ nỗ lực để đóng góp vào thành cơng đối tác 13 Chương QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CƠNG TY NGUYỄN LÊ Quy trình tổ chức kiện cơng tyNguyễn Lê( vd chương trình cụ thể) 2.1 Tổng quan công ty tổ chức kiện Nguyễn Lê Công ty Nguyễn Lê Công ty kiện Việt Nam tham gia cung cấp thiết bị thực công việc tổ chức kiện cho nhiều hội nghị quan trọng đáng ghi nhớ Chính phủ, Bộ, Ban, Ngành Việt Nam Cơng ty, Tổ chức, Văn phịng đại diện… có thương hiệu giới có mặt Việt nam suốt nhiều năm trở lại Tên giao dịch : Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê Trụ sở : Địa : 32 phố Đỗ Quang, Quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại : 04.62660755 Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: Địa : 88/1A Đào Duy Anh, Phường 9,Quận Phú Nhuận,Tp HCM Điện thoại : 08.39959692 Chi nhánh Đà Nẵng : Địa : 153 Tô Hiến Thành , Quận Sơn Trà , Thành phố Đà Nẵng Điện thoại : 05113941225 14 2.1.1 Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ 2.1.2 Hoạt động tổ chức kiện công ty Nguyễn Lê Trong năm qua, Nguyễn Lê thức cơng ty chun tổ chức kiện tiên phong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo Những dự án 15 Nguyễn Lê thực nhận hài lịng từ phía khách hàng Những dự án phần lớn hội nghị quan trọng, mang tầm Quốc tế có tính trị, ngoại giao đặc biệt Đảng, Chính phủ, Bộ, Ban, Ngành Việt Nam từ Bắc tới Nam Một số kiện bật như: STT Tên dự án APEC Việt Nam 2006 Tên khách hàng Thời gian Văn phịng phủ Từ tháng 01 tới hết tháng 11 năm Hội nghị Bộ trưởng Du lịch Tổng cục du lịch 10 năm 2006 Doanh 15, 16 tháng 10 Diễn đàn doanh nghiệp thủ Hiệp đô nước Asian nghiệp Hà Nội Hội nghị Thanh tra Châu Á Thanh tra phủ năm 2007 26 tới 29 tháng Thái Bình Dương Hội nghị Thứ trưởng tài Bộ tài 04 năm 2007 24 tháng 02 tới nước ASEAN 02 tháng 03 năm Hội nghị Bộ trưởng tài Bộ tài 2008 Từ 25 tháng 03 nước ASEAN tới 02 tháng 04 Hội nghị tín dụng Châu Á NHNo năm 2008 Từ ngày 26 tháng Thái 03 tới 29 tháng Bình Dương hội 2006 11 tới 18 tháng – APRACA Diễn đàn doanh nghiệp Việt Euro Money 03 năm 2008 Ngày 12, 13 Nam 2008 tháng 2008 Hội nghị khách hàng COCA Công ty nước giải Tháng - COLA 03 năm năm khát Coca-Cola Việt 2008 10 Nam Lễ động thổ khu nghỉ Công 11 dưỡng Beverley Việt Nam Việt Nam 2008 Lễ động thổ khu công nghệ Công ty FPT Việt Tháng 03 năm 16 ty Beverley Tháng 04 năm 12 phần mềm đào tạo đại Nam 2008 học FPT Diễn đàn triển lãm quốc Aqua Media Ngày 10, tế lần thứ hai phát triển International tháng 03 thủy lợi tái sử dụng Publisher of 2008 lượng nước Asia 11 năm Hydropower& Dams Journal Cho thấy, kiện Nguyễn Lê tổ chức phần lớn kiện trị, thuộc ban ngành phủ Tuy nhiên, dự án kiện thuộc khối tư nhân ngày nhận nhiều Những dự án khơng thuộc lĩnh vực hội nghị hội thảo, cịn buổi họp báo, buổi lễ ký kết, lễ trao giải thưởng, khai trương, hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm,… Những kết đạt Công ty Nguyễn Lê nhận nhiều khen nhà nước thư 1.2.3 khen ngợi tổ chức nước, điều ghi nhận nỗ lực không ngừng nghỉ Ban lãnh đạo toàn thể nhân viên công ty suốt 10 năm qua Riêng năm 2012, Công ty Nguyễn lê thực đấu thầu tổ chức thành công kiện như: Hội nghị Quan chức cấp cao SOM8 Hội nghị trưởng lần IMM; Hội nghị lần thứ Quan chức cao cấp ASEAN Phát triển nơng thơn xóa đói giảm nghèo nơng nghiệp phát triển nông thôn; Hội nghị lần thứ 63 tổ chức Y tế giới Tây Thái Bình Dương y tế tổ chức; Cuộc họp lần thứ 17 Ban Điều hành Sáng kiến chống tham nhũng nước châu thái bình dương Thanh tra phủ tổ chức; Lễ bàn giao trang thiết bị đưa vào sử dụng 12 tỉnh đợt 1- dự án ban quản lý quỹ Bill and Melinda Gates Các kiện xã hội tiêu biểu công ty Nguyễn Lê thực hiện: - Lễ mắt dự án Mediterraneo Resort Vicoland - Lễ khai trương Ngân hàng Đại diện Phongsavanh Việt Nam - Lễ mắt Dầu ăn OTRAN 17 - Lễ đón nhận danh hiệu Anh hùng lao động Công ty TNHH MTV Địa chất mỏ - Vinacomin - Lễ kỷ niệm 19 năm thành lập Ngân hàng Việt Nam thịnh vượng VPBank - Lễ công bố đổi tên thương hiệu Mipec Tower - Lễ khởi công xây dựng Nhà máy Sản xuất Nước giải khát Number Hà Nam - Lễ hội văn hóa ẩm thực Hàn Quốc - kỷ niệm 20 năm thiết lập quan hệ ngoại giao Việt Nam - Hàn Quốc Các chương trình biểu diễn thời trang: Moschino, Gucci Milano, Hanoi Fashion week 2012, Thời trang Cưới 2012, Thời trang Triumph, Thời trang tóc Gold Well, Tứ Q tồn xanh… hàng loạt kiện có dấu ấn mặt trị xã hội khác cơng ty Nguyễn Lê thực thành công năm 2012 vừa qua 2.2 Thực trạng quy trình tổ chức kiện cơng ty Mặc dù hình thành khơng sớm, công ty bắt đầu hoạt động kinh doanh tổ chức kiện ngay, xét quy trình tổng thể tổ chức kiện cơng ty chưa chun nghiệp cho lắm, công ty dừng lại việc viết kịch bản, thiết kế dàn dựng, thuê hộ dịch vụ phụ kèm cho chủ thể kiện Còn dịch vụ nhỏ lẻ âm thành, ánh sáng, lễ tân, MC, địa điểm tổ chức… cơng ty phải để th ngồi …mà dịch vụ th ngồi phần nhiều cơng ty tổ chức dịch vụ khác cung cấp cho công ty làm trọn gói từ A->Z mà làm phần cơng đoạn thơi cơng ty lớn trả chi phí trọn gói kiện Một giao dịch dịch vụ tổ chức kiện công ty cổ phần truyền thông kiện Nguyễn Lê mơ tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả quy trình tổ chức kiện: Tìm kiếm KH cơng tác chuẩn bị Gửi báo giá kí HĐ Thiết kế tổng thể kịch Quyết tốn chi phí thực tế 18 2.2.1 Cơng đoạn giao dịch kí kết hợp đồng Việc thiết kế kịch làm tác chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau.Thiết kế kịch tổng thể thiết kế tồn chương trình Các tổ chức viên phải làm việc để lên kế hoạch chương trình cho vừa độc đáo phải phù hợp với mục đích ban đầu kiện Công tác chuẩn bị lên kịch vai, phân công tổ chức viên trách nhiệm rõ ràng, phân công rõ ràng để tổ chức viên ý thức, tự giác trách nhiệm mình, đặt tồn khả vào cơng việc Tuy nhiên, khơng phải phân cơng để tách biệt thành viên nhóm hoạt động cách riêng rẽ.Các hành động thành viên nhóm ảnh hưởng đến Tổ chức kiện công ty Nguyễn Lê tổ chức theo hình 2.2.2 Cơng đoạn biên tập chương trình kịch đạo diễn dàn dựng Sau có chủ đề cho kiện cần tổ chức, người tổ chức cần nắm yếu tố vĩ mơ ảnh hưởng tới chương trình luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng khách hàng, nguồn lực, vấn đề vi mô địa điểm, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm ánh sáng, kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt Nguyễn Lê có phận chuyên phụ trách sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thiết bị phục vụ kiện, mối quan hệ với địa điểm nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí,… nên việc huy động nguồn lực nhanh hiệu Điều quan trọng hơn, kết hợp nguồn lực cho phù hợp với chủ đề chương trình, mà người điều hành phải nắm rõ 2.2.3 Công đoạn thực Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình tổ chức kiện công ty: Chủ tịch Hội Đồng Quản trị Kiêm Tổng Giám Đốc Giám đốc điều hành 19 Phó Giám đốc điều hành Phịng tổ chức kiện Phịng kinh doanh Phịng hành nhân Phịng kế tốn Phịng PR Phịng thiết kế Có nghĩa Chủ tịch hội đồng quản trị đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật trước khách hàng.Khi nhận yêu cầu khách hàng phân cơng đến giám đốc điều hành phó giám đốc điều hành làm việc trực tiếp với phịng Vì vậy, từ chủ tịch hội đồng quản trị phân cơng cho giám đốc điều hành phó giám đốc điều hành tới trưởng phòng, trưởng phịng phân cơng cho nhân viên cấp, sau tập hợp cơng việc làm theo kịch lại cho trưởng phòng, trưởng phịng báo cáo cho phó giám đốc điều hành giám đốc điều hành cuối báo cáo lên chủ tịch hội đồng quản trị công việc làm để kịp thời công việc chưa được, chệch hướng Vì luồng thơng tin luồng thơng tin hai chiều, trưởng phịng nhân viên quyền nói suy nghĩ mình, góp ý cho ý tưởng phương pháp hoạt động tốt hơn, có phân công rõ ràng ban đầu, tổ chức viên dễ dàng thực công việc phân công từ trước đó, cơng việc chia nhỏ nên khó khăn giảm hơn, tổ chức viên hoạt động sáng tạo hơn…các phận làm công tác chuẩn bị, tập hợp dịch vụ sử dụng cho kiện, thuê dịch vụ mà công ty có được, tổng duyệt kịch trước kiện diễn ra, điều chỉnh vấn đề chưa cho phù hợp, làm thủ tục hành với quyền sở địa điểm tổ chức kiện 20 2.2.4 Công tác tổng kết lý hợp đồng Việc kí kết hợp đồng đánh dấu giao dịch kiện tổ chức, việc tốn tính chi phí tổ chức kiện đánh dấu kết thúc kiện Thông thường bên công ty cổ phần truyền thơng kiện Nguyễn Lê tốn khoản chi phí tổ chức kiện trước mà chưa có đặt cọc, số tiền trả sau mà kiện kết thúc, bên lập bảng toán chi phí thực tế đưa cho bên khách hàng, số tiền chuyển khoản qua ngân hàng, thắc mắc liên hệ với phịng kế tốn giải thích rõ ràng khoản mục 2.3 Nâng cao hiệu xây dựng quy trình tổ chức kiện công ty Nguyễn Lê 2.3.1 Những yêu cầu tổ chức kiện xã hội Ảnh hưởng quan trọng việc TCSK lợi nhuận mà kiện đem lại cho ngành du lịch.Ngoài số tiền mà du khách chi tiêu kiện, họ tiêu tiền vào dịch vụ giao thơng lại chỗ hàng hoá, dịch vụ… địa phương nơi TCSK.Nguồn tài có ảnh hưởng quan trọng với kinh tế địa phương.Ngoài du khách kéo dài thời gian lưu trú thăm quan thêm nhiều danh lam thắng cảnh khu vực Sự kiện thu hút giới truyền thông đăng tin giúp nâng cao hình ảnh uy tín ngành du lịch địa phương mặt lâu dài Sự kiện hội để ngành công nghiệp ngành kinh doanh địa phương chứng tỏ khả họ, từ thu hút vốn đầu tư tạo hội kinh doanh lớn Sự kiện giúp cho hoạt động thương mại địa phương có điều kiện mở rộng, tạo công ăn việc làm cho người dân Bên cạnh ý nghĩa kinh tế, kiện thường mang ý nghĩa to lớn mặt tinh thần, xã hội, trị Các lễ hội vừa nơi vui chơi, giải trí, vừa đồng thời nơi lưu giữ, thể phát triển truyền thống văn hóa, vừa nơi gắn kết cộng đồng xã hội, củng cố giá trị tinh thần Các kiện nơi tập hợp nhân dân để cổ vũ cho nghiệp lớn.Các hội nghị trị nơi thảo luận định vấn đề liên quan đến vận mệnh quốc 21 gia, dân tộc giới.Các hội thảo khoa học nơi tập hợp phát triển tri thức 2.3.2 Những vấn đề đặt công tác biên tập đạo diễn kiện Tại Việt Nam, nghề tổ chức kiện chuyên nghiệp bắt đầu phát triển với lên số công ty chuyên nghiệp Lê Bros, Bắc Hà… Thành phố Đà Nẵng chọn định hướng phát triển để trở thành trung tâm tổ chức kiện chuyên nghiệp nước Theo ông Lê Quốc Vinh -Tổng giám đốc Tập đoàn truyền thông Lê Bros, thị trường tổ chức kiện Việt Nam hàng năm có giá trị hàng chục triệu đô la năm, cần lực lượng nhân lực đào tạo Rõ ràng, ngành kinh tế dịch vụ đầy tiềm năng, khai thác hợp lý, tạo lợi nhuận đóng góp cho ngân sách quốc gia, đồng thời tạo công ăn việc làm cho lớp nhân lực trẻ Tuy nhiên, nay, Việt Nam, việc đào tạo chuyên môn tổ chức kiện mỏng Tổ chức kiện ngành chuyên mơn mới, địi hỏi có sở kiến thức lý luận phương pháp chuyên nghiệp, nên đào tạo chuyên ngành riêng biệt trường đại học, cao đẳng truyền thông, kinh tế, du lịch, quản trị Ở nước ta nay, trường lớp tổ chức kiện cịn ít, TCSK giảng dạy chủ yếu môn ngành Quan hệ công chúng kinh tế Việc tiếp thu phương pháp tổ chức kiện nước phát triển đóng góp vào kiến thức chung ngành quản lý, ngành QHCC nhiều ngành khoa học xã hội khác Nắm vận dụng phương pháp TCSK hiệu góp phần thúc đẩy phát triển nhiều ngành QHCC, kinh tế, du lịch, kỹ thuật… 2.3.3 Đầu tư vật chất,phương tiện kĩ thuật phục vụ cho công tác tổ chức kiện Việc quan trọng kiện, khởi đầu kiện dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện phân tích, đơi bên chủ kiện yêu cầu bên công ty cổ phần truyền thơng kiện 22 Nguyễn Lê dự tốn sơ ngân sách thường bảng báo giá công ty, chủ thể kiện lên khung dự toán ngân sách Thư mời, chỗ ở, lại, thuê địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang trí nội thất, trang trí khác, âm nhạc, giải trí, dẫn chương trình, nghe nhìn, ánh sáng, sân khấu, phim ảnh, thiếp chỗ ngồi, thực đơn, quà tặng, bảo hiểm,an ninh, chi phí nhân công, tiền điện, tiền nước, dịch thuật, vận chuyển, hải quan, thông tin liên lạc, vật liệu quảng cáo,…những hạng mục công ty Nguyễn Lê chủ yếu th ngồi cơng ty dịch vụ cho chủ thể kiện, công ty lên danh sách hạng mục này, việc thêm bớt lại tuỳ thuộc vào chủ thể kiện Với kiện tổ chức tuỳ thuộc vào loại hình kiện có mục đích kiện khác nhau, mục đích cơng ty thực theo với yêu cầu ban tổ chức kiện, mục đích kiện nhằm giúp ban tổ chức kiện điều hành công việc kiện 2.3.4 Nâng cao chất lượng hạng mục dịch vụ quy trình tổ chức kiện Thiết kế kiện trình địi hỏi người thiết kế thật tinh tế mầu sắc có nhìn tổng quan tồn kiện, mầu sắc nhận dạng thương hiệu, mầu sắc không khớp tương phản, mầu sắc tập trung vào bật nhỏ để lên logo mầu đỏ, khơng nói lên mầu sắc nhận dạng thương hiệu, chẳng hạn logo đỏ, thi mầu tương phản làm cho mầu đỏ mổi bật mầu trắng, sử dụng nhiều mầu trắng tổng quan kiện mầu chủ đạo mầu đỏ, mầu nói lên nhận dạng thương hiệu Tương tự thiết kế kiện ý hợp lý tương phản Trang trí kiện – Người thiết kế đồng thời người đạo giám sát việc thi công trang trí, cho thực phù hợp với vẽ phối cảnh vị trí xếp dụng cụ kiện với thẩm định thực tế người thiết kế Về dụng cụ kiện vững với trang trí hài hịa, hợp lý, tơ nên 23 hoành tráng, rực rỡ tốt tối ưu cho kiện tới người xem nhằm marketing trực tiếp tốt tới khách hàng, khách tham dự kiện 2.3.5 Công tác quảng bá xây dựng thương hiệu công ty tổ chức kiện Nguyễn Lê Tổ chức kiện công cụ tiếp thị đa năng.Chẳng hạn, triển lãm hàng hố khơng hiệu việc khuếch trương danh tiếng công ty.Nếu mục tiêu bạn gói gọn việc xây dựng danh sách khách hàng để liên lạc với họ thường xuyên, triển lãm cách làm vừa tốn kém, vừa phơ trương.Có lựa chọn khác thuyết phục số công cụ tiếp thị mà nhờ trợ giúp phận tổ chức kiện Do đó, khơng có đáng ngại đối thủ cạnh tranh dành nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều cho hoạt động tổ chức kiện so với công ty bạn Bạn chắn đạt kết tốt họ nhờ vào kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải Nếu kiện thương mại phương tiện quảng bá trực tiếp, yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chủ thể tham gia hai phía: người truyền tải người thực việc truyền tải thông tin Thành công nằm việc xác định đối tượng khách hàng thuyết phục họ hưởng ứng bạn kiện thương mại Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu không phần quan trọng Không thể dựa vào việc điều hành, thực triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp nắm bắt tất hội tiềm Quá trình quảng bá trước tổ chức kiện nói việc cần thiết quan trọng hoạt động tiếp thị đại, nhờ doanh nghiệp xác định đối tượng khách hàng mục tiêu thu hút họ tham gia Đối với kiện thương mại có góp mặt nhiều công ty khác nhau, bạn cần phải 24 tổ chức hoạt động xúc tiến quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ ưu tiên quan tâm khách hàng tham dự 25 KẾT LUẬN Tổ chức kiện hoạt động lâu đời, nhiên, dịch vụ gần quan tâm, tới quen thuộc thị trường Việt Nam Mặc dù kinh tế vài năm gần đây, bị ảnh hưởng chung tình trạng “khủng hoảng”, kinh tế nói chung trùng xuống, công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức kiện hoạt động sôi thị trường Theo dự đốn, tương lai khơng xa, với việc kinh tế Việt Nam phát triển, công ty kiện nở rộ, yêu cầu chất lượng tổ chức ngày cao Trong đó, Cơng ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê chuyên cấp dịch vụ tổ chức kiện hoạt động năm, không ngừng gia tăng số lượng công nhân viên, với chi nhánh ba miền Bắc, Trung, Nam việc quan tâm tới nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng khả cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu trường vơ cấp thiết Trong q trình thực tập Cơng ty Nguyễn Lê, em đưa giải pháp cho việc nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức kiện Nguyễn Lê, dựa nghiên cứu tổng quan hoạt động công ty, nghiên cứu cá nhân đối tác, công chúng hoạt động cơng ty Tuy thời gian có tháng, em hiểu hoạt động tổ chức kiện, hoạt động kinh doanh dịch vụ công ty, em mong rằng, với viết này, em đóng góp phần vào phát triển Nguyễn Lê 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Lưu Văn Nghiệm (2012), Tổ chức kiện, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Lưu Kiếm Thanh (2008), Giáo trình kỹ tổ chức kiện, Nxb Học viện Hành Quốc gia Việt Nam, Hà Nội Tài liệu chung công ty TNHH liên iệp Nguyễn Lê (Tài liệu công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê cung cấp) Các trang website: http://dantri.com.vn/thi-truong/cong-ty-nguyen-le-10-nam-thanh-lap-va-phattrien-682506.htm https://www.youtube.com/watch?v=G_dYIpY5O20 http://12c.vn/ChiTietNhaToChuc.aspx?id=22 27 ... QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CƠNG TY NGUYỄN LÊ Quy trình tổ chức kiện cơng tyNguyễn Lê( vd chương trình cụ thể) 2.1 Tổng quan công ty tổ chức kiện Nguyễn Lê Công ty Nguyễn Lê Công ty kiện Việt Nam... cấu tổ chức chức nhiệm vụ 2.1.2 Hoạt động tổ chức kiện công ty Nguyễn Lê Trong năm qua, Nguyễn Lê thức công ty chuyên tổ chức kiện tiên phong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo Những dự án 15 Nguyễn. .. Quy trình tổ chức kiện công ty Nguyễn Lê Chương TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Sự kiện quy trình kiện 1.1.1 Sự kiện cấp độ kiện Khi nói đến tổ chức kiện, người ta thường nghĩ tới