Vấn đề rủi ro trong tổ chức sự kiện tại công ty TNHH thêu việt

BÁO CÁO THỰC TẬP Kết thực tập Công ty TNHH Thêu Việt Media Dưới phần xây dựng báo cáo thực tập đề tài “Vấn đề rủi ro tổ chức kiện công ty TNHH Thêu Việt Media” nghiên cứu thực công ty TNHH thêu Việt Media, 564, Bạch Đằng, Hai Bà Trưng, Hà Nội Bài báo cáo gồm phần: Chương 1: Giới thiệu tổng quan hoạt động công ty TNHH Thêu Việt Media Chương 2: Vấn đề rủi ro đề xuất giải pháp phòng tránh rủi ro tổ chức kiện Chương GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH THÊU VIỆT MEDIA 1 Tổng quan công ty TNHH Thêu Việt Media, công tác quản lý hoạt động kinh doanh 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH Thêu Việt Media Công ty TNHH Thêu Việt Media hình thành phát triển gần năm thành lập vào ngày 27/08/2010 sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp Là công ty thành lập đà phát triển, với lĩnh vực kinh doanh đa dạng, phù hợp với thị trường nay, đáp ứng nhu cầu xã hội mà cơng ty TNHH Thêu Việt đồng loạt lên kế hoạch đầu tư phát triển vào nhiều lĩnh vực kinh doanh, từ dịch vụ thương mại, tổ chức kiện, sản xuất hàng dệt công nghiệp…và bước đầu tư vào lĩnh vực nghệ thuật Công ty trước chi nhánh tổng công ty TNHH Thêu Việt Media thành phố Hồ Chí Minh, năm cơng ty có sách đổi để thúc đẩy việc kinh doanh, tính cuối năm ngối cơng ty làm sổ sách thu ngân lên đến tỉ đồng nhằm đổi tên công ty thành công ty TNHH quốc tế Đức Vinh, tên tiếng anh “ Đuc Vinh international company” nhằm sâu vào lĩnh vực kinh doanh : - Hoạt động sáng tác, nghệ thuật giải trí - Hoạt động sản xuất chương trình truyền hình( trừ sản xuất phim truyện) - In ấn, dịch vụ liên quan đến in - Buôn bán máy tính thiết bị ngoại vi…cùng số lĩnh vực kĩnh doanh khác 1.1.2 Vị trí địa lý cơng ty TNHH Thêu Việt Media  Công Ty TNHH Thêu Việt Media Hà Nội nằm phía lưu vực Sơng Hồng cách trung tâm Hà Nội khoảng 10 Km Mã số thuế Địa trụ sở kinh doanh Giám đốc 0104889111 số 564 Bạch Đằng, Quận Hai Bà Trưng Phạm Hữu Quang Người đại diện Điện thoại 0982699996 Lĩnh vực hoạt Bán lẻ vải,len, sợi, khâu, chuyên Thêu Dệt, tổ chức động kiện lớn cho công ty tổ chức Ngày đăng ký kinh doanh Tình trạng hoạt động  - 27/08/2010 NT hoạt động (đã cấp GCN ĐKT) Thông tin liên lạc : Văn phòng: VP: số ngách 34 ngõ 164 Đê La Thành – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 84-4- 39845725 Fax: 84- 4- 39845725 Email: infor@Theuvietgroup.com - 564 Bạch Đằng - Hai Bà Trưng - Hà Nội 1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh hoạt động công ty TNHH Thêu Việt Media Hoạt động sáng tác, nghệ thuật giải trí Tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại Hoạt động sản xuất chương trình truyền hình ( trừ sản xuất phim truyện) Quảng cáo In ấn Sản xuất hàng dệt may công nghiệp Tổ chức kiện cho công ty Dịch vụ liên quan đến in - 0491000009752, Vietcombank, sở giao dịch Thăng Long - Mã số thuế: 0105976800 - Vốn điều lệ : 4.900,000,000 VND Năng lực nhân 1.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh P phịng thiết kế kỹ thuật P phịng kế tốn HCNS Nhà máy sản xuất Bộ phận kinh doanh thương mại Bộ phận kinh doanh dự án 1.2.1 Ban giám đốc Ông Phạm Hữu Quang - Trình độ: cử nhân kinh tế - Phó giám đốc kinh doanh Ơng Lê Anh Sơn - Trình độ: cử nhân kinh tế - Phó giám đốc kỹ thuật Bà Phạm Thị Ngân - Trình độ: Tu nghiệp sinh Hàn Quốc  Cán công nhân viên phòng nghiệp vụ - Phòng kinh doanh: 02 - Phịng thiết kế: 02 - Phịng kế tốn : 02 - Phòng sản xuất: 60 - Maketing : 02  Danh sách khách hàng - Intel , Dell, Sacombank, Canon, JW, Heineken, …  Công ty TNHH Thêu Việt Media : - Là công ty chuyên Hàng Thêu Công nghiệp thường xuyên tổ chức kiện cho cơng ty chương trình nghệ thuật lớn khắp địa bàn Hà Nội - Với năm kinh nghiệm công ty ngày hoàn thiệt mặt nhân sự, đồng thời tới công ty tách riêng khỏi chi nhánh Thêu Việt Media đổi tên thành công ty Quốc tế Đức Vinh đẩy mạnh thêm nhiều hoạt động kinh doanh trội thị trường như: hoạt động sáng tác nghệ thuật giải trí, tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại, quảng cáo, in ấn… - Là công ty nằm địa bàn Hà Nội mà hoạt động kinh doanh ln đẩy mạnh phát triển đáp ứng nhu cầu xã hội Chương VẤN ĐỀ RỦI RO VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÒNG TRÁNH RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1 Một số vấn đề Tổ chức kiện 2.1.1 Tổ chức kiện gì.? Tổ chức kiện hoạt động cụ thể hóa thơng điệp mà muốn đưa đến đối tượng mục tiêu 2.1.2 Các loại tổ chức kiện Có nhiều phân chia nhóm tổ chức kiện, khơng có phân chia mang tính xác khái niệm mang tính tương đối nhìn chung xếp tổ chức kiện vào nhóm sau  Sự kiện nội công ty (Họp mặt, hội nghị khách hàng, họp báo, động thổ, )  Sự kiện hướng đến khách hàng (Tung sản phẩm, thi đấu, giải trí văn nghệ )  Sự kiện mang tính nhà nước, phủ ( Hội nghị, festival, … )  Sự kiện cộng đồng, kiện phi lợi nhuận ( Sự kiện gây quỹ, ngày hội cộng đồng,…)  Sự kiện cá nhân ( Đám cưới, sinh nhật , lễ kỷ niệm,…) Cụ thể sau :  Sự kiện nội công ty Đối với tổ chức kiện xác đinh dựa mối quan hệ công ty nhân viên, đối tác, cổ đông,… :  Họp mặt  Hội nghị khách hàng  Họp báo  Động thổ  Khánh thành Mục đích tổ chức kiện tăng gắn kết nhân viên công ty ( tổ chức cho nhân viên công ty ), củng cố hình ảnh cơng ty mắt đối tác ( tổ chức cho đối tác ) hay xây dựng hình ảnh cơng ty phương tiện truyền thông  Sự kiện hướng đến khách hàng Đây kiện có mục đích hướng đến khách hàng để quảng bá thương hiệu, kích thích mua hàng tương tác với khách hàng ( ví dụ : Tung sản phẩm, triển lãm, hội trợ, … )  Sự kiện mang tính chất nhà nước, phủ Sự kiện thường quan đoàn thể tổ chức, buổi hội nghị lớn, Festival tầm cỡ lớn, lễ tranh cử, tổng tuyển cử,…  Sự kiện cộng đồng, kiện phi lợi nhuận Sự kiện cộng đồng thường tổ chức xã hội tổ chức phi phủ thực hiện, công ty thực mà hướng tới mục đích xã hội Một số hình thức tiêu biểu :  Sự kiện gây quỹ  Sự kiện ngày di bộ, môi trường,…  Sự kiện cá nhân Từ lâu Việt Nam người ta gọi đám cưới đám tang hiếu hỷ, từ phản ánh tính chất kiện dạng : Dành cho cá nhân người đó, kiện bao gồm :  Đám cưới, đám tang  Sinh nhật  Ăn mừng điều đó,… Sự kiện cá nhân phương tây nâng lên tầm chuyên nghiệp, có cơng ty chun lo đám cưới, có cơng ty chun nhận buổi tang lễ hồng tráng Ở Việt Nam lĩnh vực sơ khai có đám cưới lớn người nhiều tiền thực Trên thực tế kiện có tổng hịa kiện Ví dụ show ca nhạc mang mục đích từ thiện, hay hoạt động mơi trường cơng ty nhằm đánh bóng thương hiệu chon cơng ty đó, … 2.1.3 Quy trình tổ chức kiện Để có kiện dù lớn hay nhỏ cần trải qua công đoạn chuẩn bị Có thể tạm cho quy trình tổ chức kiên thành nhóm cơng việc nhỏ sau : Phần :Chuẩn bị nội dung kiện Bước : Nhận thông tin từ khách hàng/cấp Thông qua bước nhận thông tin từ cấp hay khách hàng người làm kiện có thơng tin : Mục đích, lý tổ chức kiện, thời gian, số lượng người tham gia, đối tượng tham dự, yêu cầu kiện… từ xác định hướng cho công việc tổ chức kiện Bước : Hình thành ý tưởng chủ đề Ý tưởng Chủ đề người làm kiện ví “ Linh hồn kiện “ nên bước hình thành ý tưởng cho kiện quan trọng Sau có ý tưởng người ta phát triển chủ đề kiện, hiệu ứng phần thiết kế sử dụng chương trình, việc trang trí, hoạt động kiện cho phù hợp ý tưởng định Để có ý tưởng chủ đề người ta phải dựa thông tin Đặc điểm sản phẩm, thông điệp sản phẩm, văn hóa hành vi tiêu dùng khách hàng, mục tiêu truyền thông kiện Bước : Viết kế hoạch Từ ý tưởng người ta triển nhiều ý tưởng nhỏ, nhiên phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo Và sau phát triển ý tưởng người phác thảo kế hoạch dựa ý tưởng Một kế hoạch tố phải vẽ cho khách hàng / cấp trang mang tính khả thi thực kiện : Ý tưởng , mục tiêu, nội dung chương trình, q trình thực hiện, kế hoạch truyền thơng, cách thức đo lường hiệu quả,… Bước : Thuyết trình kế hoạch Sau có tay kế hoạch, thiết kế dự toán ngân sách cho kiện, bạn bắt đầu cho bước gặp khách hàng/ cấp để thuyết trình kế hoạch Thơng qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung tiến trình mà bạn làm, mức độ khả thi sao, … Nếu mà kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng mong đợi họ yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ chấp thuận cho bạn tiến hành Phần : Tổ chức triển khai Để tổ chức triển khia kế hoạch địi hỏi bạn phải có nhân thực Nếu người công ty, bạn cần huy động phịng ban mình, 10 nhờ hỗ trợ phòng ban khác để thực hiện, đơi bạn cịn phải th ngồi để có người hỗ trợ bạn thực Nhiệm vụ người quản lý dự án, cụ thể quản lý kiện này, kết nối phận nhằm thực thông suốt kiện Ở phần người làm kiện phải lên bảng mô tả phân cơng cơng việc,tiến độ có thời hạn cụ thể… thật chi tiết giám sát đôn đốc công việc phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt Có thể chia phần triển khai thực thành giai đoạn sau: Trước kiện : Sẽ có nhiều hạng mục cần phải tiến hành từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất thuê nhân ,dàn dựng,tổng duyệt… bạn cần thật chu đáo nghiêm túc để hồn thành Ngồi cịn phải dự phịng rủi ro, cố xảy để có biện pháp ứng biến phù hợp Trong kiện : Đây “ Sản phẩm “ người làm kiện Trong trình diễn kiện có nhiều vấn đề phát sinh, người làm Event phải chuẩn bị sẵn sàng việc để tiến hành xử lý rắc rối xảy cần thiết Sau kiện : Ngay trường, phải thu dọn, bàn giao địa điểm tổ chức , trả lại thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp,… Phần : Đánh giá , tổng kết báo cáo Một vài ngày sau phải làm việc sau để gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng tổng kết với cơng ty :  Quyết tốn cho phí, hạng mục phát sinh thêm bớt, tính tốn thù lao, thưởng phạt cho nhân chương trình  Tổng kết lại làm được, chưa làm được, đo lường hiệu chương trình, 11  Cơng tác quảng bá truyền thơng  Các hình ảnh báo cáo, link… đính kèm Trong kiện nhóm cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm… sớm tốt sau kiện kết thúc điều quan trọng để có kiện cải thiện theo chiều hướng tốt 2.2 Một số rủi ro gặp phải đề xuất giải pháp phòng tránh rủi ro Tổ chức kiện 2.2.1 Khái quát rủi ro tổ chức kiện Trong quy trình tổ chức kiện ta thấy rủi ro kiện xuất phát từ khâu tổ chức Dù chuẩn bị trình chu đáo rủi ro chắn xuất phát phát sinh nhiều khâu tổ chức Nhìn chung kiện tổ chức phát sinh nhiều rủi ro Những rủi ro nhóm lại theo nhóm sau : Những rủi ro chiến lược, kế hoạch thực hiện; rủi ro môi trường văn hóa rủi trị - pháp luật Những rủi ro mơi trường văn hóa, rủi ro phát sinh khơng nắm bắt, hiểu rõ văn hóa thói quen, giá trị thái độ nơi mà tổ chức Thực tế cho thấy có nhiều chương trình , kiện lớn gặp phát sinh rủi ro liên quan đến yếu tố văn hóa ( Ví dụ : buổi lễ liên hoan phim quốc tế tổ chức Việt Nam 17 – 21/10/2010 xảy cố ngôn ngữ, MC không hiểu điều mà diễn viên nước ngồi nói: gần chương trình âm nhạc bị lên án vấn đề ăn mặc lố lăng không phù hợp nữ ca sĩ,… 12 Nhiều lý liên quan tới trị, an ninh nhiêu khê thủ tục cấp phép khiến nhà tổ chức ngần ngại tạo điểm nhấn đột phá kiện Chẳng hạn bắn pháo hoa tầm thấp hay sử dụng trực thăng tổ chức kiện việc thẩm định không đơn giản, số “ cị giấy phép “ có quan hệ xin họ thường hét giá cao Nhiều kiện có ý tưởng hay cách thể táo bạo thường e ngại việc bị đánh giá vi phạm phong mỹ tục Việt Nam, chẳng hạn việc trưng bày nhân tượng hay vẽ body painting thể người vải cơng cộng, quan chức không cho phép Nhiều kiện với cờ quạt , trống kèn ầm ĩ, gây ý đám đơng phải giải tán trật tự cơng cộng Hiện quy định chưa cụ thể , rõ ràng luật vừa làm cho người tổ chức kiện gặp nhiều khó khăn việc xin cấp phép hoạt động , vừa tạo kẽ hở cho tiêu cực việc cấp phép, xử lý vi phạm Rủi ro thường thấy rủi ro liên quan đến chiến lược/ kế hoạch thực chương trình Như nói rủi ro phát sinh tất khâu quy trình thực kiện nhiên thường tập khâu tổ chức thực Một số rủi ro phát sinh q trình chuẩn bị/thực kiện :  Qn khơng kiểm tra lại xác thời gian họp  Không xem xét trước địa điểm tổ chức  Thất bại việc thu hút người tham gia kiện  Ký hợp đồng không rõ ràng  Lên kế hoạch thất bại 13  Lờ đị không kiểm tra ý kiến tham khảo  Bỏ qua chi tiết quan trọng đến phút cuối  Lờ yếu tố bất ngờ  Cố gắng tiết kiệm chi phí mức  Nhân thực kiện không đáp ứng lượng chất Trong suốt trình thực kiện, người làm tổ chức nắm khơng rõ, hiểu sai ý tưởng tiếp nhận thông tin từ khách hàng để từ xác định sai định hướng chương trình Cũng thực làm kế hoạch không rõ ràng không phù hợp với số điều kiện làm cho kiện khơng thành cơng Hoặc rủi ro phát sinh phụ thuộc vào đơn vị liên quan Các kiện Việt Nam ngoại trừ kiện lờn quanh quẩn lại số ý tưởng mơ típ quen thuộc Chẳng hạn kiện cho Teen phải có chụp hình , nhảy hiphop,… Sự kiện khánh thành định phải có cắt băng, múa lân,… Ngay thứ nhỏ nhặt quà tặng sáng tạo: Tham dự hội thảo thường nhận kỷ niệm chương, sổ,… khách đem trưng đầy tủ hay cho bieus, tặng nhà tổ chức không cần biết coi xong nhiệm vụ tặng quà Mặc dù khâu tổ chức dự trù kĩ thực tổ chức kiện rủi ro xuất hiện, mn hình vạn trạng, đủ kiểu Những rủ ro thường gặp thực tổ chức kiện :  Trễ khung chương trình  Khơng có đủ chỗ gửi xe cho người tham dự  Vấn đề thời tiết vào thời điểm tổ chức 14  Sự cố liên quan đến diễn giả khách mời ( đến trễ nói q nhiều )  Trang trí khơng gian tổ chức  Khán giả đến đông mức dự kiến  Khán giả bỏ chương trình chưa kết thúc  Vấn đề an ninh trật tự  Lỗi thông tin liên lạc người làm chương trình  Hỏa hoạn  Hư hỏng trang thiết bị  Tình trạng cấp cứu khẩn cấp  Những tình ẩu đả  Những tình ngồi dự đốn: động đất, bạo loạn,… … 2.2.2 Phân tích chi tiết số rủi ro lớn đề xuất giải pháp hạn chế rủi ro tổ chức kiện  Rủi ro nguồn tài  Vận động tài trợ Rủi ro mắc phải : Khơng vận động đủ kinh phí cần thiết để tổ chức kiện Nguyên nhân giải pháp hạn chế rủi ro 15 Nguyên nhân : Thời gian vận động tài trợ q ngắn nguồn lực có hạn nên khơng có thời gian thực Điều tác động trực tiếp đến việc đưa định nhà tài trợ đặc biệt doanh nghiệp lớn Giải pháp: Chuẩn bị kế hoạch vận động thời gian hợp lý trường hợp cấp bách phải thay đổi chiến lược vận động tài trợ phù hợp với tình hình kiện tình hình thực tế bên Nguyên nhân 2: Bỏ hội nhà tài trợ lớn khơng có chiến lược tiếp cận đối tượng doanh nghiệp tài trợ Chiến lược tiếp cận thể việc ưu tiên lưa chọn doang nghiệp Kết thường gặp nhận lời tài trợ trước nên đánh hội lớn với nhà tài trợ giai đoạn sau Hơn hậu việc tiếp cận nhà tài trợ cịn ảnh hưởng đến hình ảnh chương trình đơn vị tài trợ khác Giải pháp : Xét mức độ ưu tiên xếp thời gian trước sau liên hệ với nhà tài trợ để hạn chế tối đa khả gặp trường hợp tương tự Khơng nóng vội việc đàm phán với doang nghiệp Tuy nhiên rủi ro loại bỏ hồn tồn mà tìm cách để hạn chế thiệt hại Trong trường hợp xảy tình trạng bắt buộc phải chấp nhận, khơng thể doanh nghiệp đến sau mang nhiều lợi nhuận mà hủy hợp đồng với doanh nghiệp đến trước Như gây thiệt hại lớn hình ảnh chương trình dài hạn Nguyên nhân : Không nhạy bén trước kinh tế thị trường Cụ thể trọng hình thức tài trợ tài mà bỏ quên phi tài Trong bối cảnh kinh tế khó khăn doanh nghiệp thắt chặt chi tiêu tính khoản dịng tiền khơng cao Do đó, việc tài trợ phi 16 giải pháp hợp lý cho doanh nghiệp lại không quan tâm mức Giải pháp : Khơng bỏ qn đánh giá tình hình kinh tế vĩ mô để xây dựng chiến lược vận động tài trợ Nguyên nhân : Không nắm rõ thông tin quy tắc làm việc Cụ thể người phụ trách vận động tài trợ bị động việc cập nhật nguyên tắc từ nhà trường đồn hội phịng cơng tác trị Từ dẫn đến việc chủ động xây dựng thiết kế quyền lợi cho nhà trợ Giải pháp : Thực việc hướng dẫn kỹ lưỡng nội dung quy tắc cần thiết trước thực đảm bảo thành viên hiểu rõ nội dung Ngồi q trình thực phải thường xun cập nhật tình hình để tránh sai sót thơng tin dẫn đến sai sót thiếu chủ động việc định  Sử dụng kinh phí Rủi ro mắc phải : Khơng đủ chi phí cho tồn hoạt động chương trình Ngun nhân giải pháp hạn chế rủi ro Thứ nhất, phận tài chưa trang bị ngân sách trường hợp không nhận đủ 100% giá trị hợp đồng, điều dẫn đến bị động công tác tổ chức, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực tổ chức kiện dẫn đến mâu thuẫn gay gắt Giải pháp : Phải lập kế hoạch dự phịng tình trạng thiếu ngân sách, đề mức chi phí thấp cần có phương án thực với chi phí Kế hoạch phải thơng qua thống toàn Ban tổ chức 17 Thứ hai, Có điều khoản khơng rõ ràng hay kiện diễn không mong đợi dẫn đến việc nhà tài trợ khơng tốn tồn số tiền tài trợ Giải pháp : Chuẩn bị điều khoản hợp đồng thật cẩn thận để tránh tình trạng bị lách hợp đồng Đảm bảo việc vận động tài trợ đủ mạnh có đủ nguồn tài để tránh trường hợp xảy có tiền chi trả  Rủi ro trình tổ chức kiện  Rủi ro phịng tránh Rủi ro nhân nhóm tổ chức : Các thành viên nhóm thiếu gắn kết, thành viên khơng hiểu ý tưởng trưởng nhóm dẫn đến làm việc hiệu nhóm Tinh thần làm việc nhóm thấp Thiếu nhân lúc chạy chương trình Giải pháp: Ngồi thời gian họp tổ chức trị chơi nho nhỏ để khích lệ tinh thần thành viên Trưởng nhóm nên truyền đạt kỹ ý tưởng cho thành viên tránh gây hiểu sai ý dẫn đến việt chuẩn bị hậu cần sai mục đích Quản lý điều phối nhóm cách có hiệu quả, kiểm tra kỹ số lượng người diễn chương trình Chuẩn bị đội ngũ cộng tác viên để phòng trường hợp thiếu người Kiểm tra danh sách ban tổ chức đăng ký chắn tham dự ngày diễn chương trình Trong trường hợp thiếu người xảy đột xuất linh hoạt liên hệ với cộng tác viên nguồn nhân lực phù hợp khác Rủi ro hoạt động: Chuẩn bị hậu cần không đủ dụng cụ cần thiết 18 Khơng tìm địa điểm phù hợp để tổ chức, không thuê thiết bị cần thiết Hỏa hoạn, ẩu đả, tai nạn điện Trục chặc âm thanh, ánh sáng Khơng kiểm sốt người tham gia, tải thiếu chỗ ngồi Khán giả bỏ chương trình chưa xong Giải pháp: Nên set up xong trước chương trình diễn tiếng để phịng thiếu sót q trình chuẩn bị cịn sửa chữa Phân công công việc cụ thể, thường xuyên kiểm tra tốc độ công việc thành viên Hậu cần nên liệt kê danh sách thứ cần thiết phải sử dụng, phải có Trong buổi chuẩn bị sân khấu nơi diễn kiện phải có danh sách kiểm tra vật dụng tránh tình trạng thiếu sót Họp bàn kỹ lưỡng nhóm ý tưởng nhóm chuẩn bị để khơng xảy trường hợp chuẩn bị khơng với ý tưởng Nên có thiết bị phòng cháy chữa cháy, chương trình lớn quan trọng nên chuẩn bị thêm máy phát điện tránh trường hợp điện đột xuất Nên thử âm ánh sáng trước chương trình vài tiếng, thường xuyên kiểm tra sau đó, chuẩn bị pin dự phịng cho mic đầy đủ, có mic thay Có đội ngũ tiếp tân bảo vệ để phân bố chỗ ngồi cho người tham gia đảm bảo chương trình diễn cách thuận tiện nhất, đề phòng ẩu đả Đảm bảo hướng dẫn kỹ cho đội tiếp tân bảo vệ có đủ khả xử lý tình bất ngờ xẩy 19 Trong trường hợp số người vượt số lượng chỗ ngồi cung ứng địa điểm tổ chức, cần chuẩn bị phương án xếp chỗ ngồi hợp lý thêm ghế xếp vị trí đứng… để tránh trường hợp cần liên hệ chặt chẽ với phận truyền thông để kiểm sốt số người tham dự cách xác Để tránh việc khán giả bỏ chương trình, phải đảm bảo nội dung chương trình tốt – phù hợp với nhu cầu người xem Đồng thời thiết kế kết cấu chương trình điểm nhấn chương trình khơng tập trung mà dàn trải tồn chương trình để lửa cho toàn kiện  Rủi ro khơng thể phịng tránh Thời tiết q xấu khơng thể tổ chức trời, thời tiết nắng chuyển mưa đột ngột Khư vực tổ chức cắt điện khoảng thời gian hoạt động tổ chức kiện Điện chập chờn làm hư hỏng thiết bị âm diễn chương trình Khách mời khơng thể đến khách mời trao đổi mức thời gian dự kiến Giải pháp : Nếu kiện diễn trời phải xem xét thời tiết để chuẩn bị dụng cụ che chắn có kế hoạch dự trù thời tiết Trong trường hợp thiên tai nặng phải dời ngày tổ chức để đảm bảo an toàn Trong ngày tổng duyệt phải kiểm tra lại toàn hệ thống điện nơi diễn chương trình Quan sát xem nơi có thường xun diễn cúp điện hay khơng để có biện pháp ứng biến phù hợp Nếu chương trình quan trọng lớn chuẩn bị máy phát điện để dự phịng Khách mời đến trễ khơng đến tùy ứng biến Tùy kết cấu chương trình mà người dẫn chương trình phải tìm tiết mục game, giao lưu khán giả để chờ đợi, thay đổi cấu trúc chương trình cho phù hợp 20 Để tránh diễn giả nói q nhiều phải có buổi chạy thử trước diễn chương trình Ngồi cần có người quản lý thời gian nhắc nhở diễn giả Trong trường hợp bị cháy kịch linh hoạt đẩy nhanh tiến độ phần cắt phần nhỏ không quan trọng văn nghệ, giảm thời gian giải lao,… 2.2.3 Bài học chung Tùy loại kiện mà có loại rủi ro khác có hướng giải khác Từng bước thực có rủi ro tiềm ẩn nên cần thiết đưa kế hoạch chi tiết tỷ mỉ để giảm thiểu rủi ro có giải pháp giảm khắc phục rủi ro xảy Luôn ln tồn rủi ro dù có dự tính Làm kiện làm việc với rủi ro điều quan trọng làm kiện phải có kế hoạch rõ ràng, bình tĩnh, linh hoạt xử lý tình huống, rút kinh nghiệm sau lần để không bị mắc sai lầm tương tự 21 KẾT LUẬN Trên số rủi ro tổ chức kiện Không thể tránh sai lầm lớn hay nhỏ tổ chức chương trình kiện dù lớn hay nhỏ cần đề rùi ro đưa cách phòng ngừa hiệu điều quan trọng tổ chức kiện Càng nhiều rủi ro đề dự đoán đưa rủi ro xảy gây ảnh hưởng đến tiến độ kiện kiện lớn chuyên nghiệp người tổ chức cần có kế hoạch dự phịng rủi ro tùy tính chất kiện đề đưa phương án xử lý kịp thời hợp lý để kiện diễn tốt đẹp 22 ... pháp phòng tránh rủi ro Tổ chức kiện 2.2.1 Khái quát rủi ro tổ chức kiện Trong quy trình tổ chức kiện ta thấy rủi ro kiện xuất phát từ khâu tổ chức Dù chuẩn bị trình chu đáo rủi ro chắn xuất phát... TRÁNH RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1 Một số vấn đề Tổ chức kiện 2.1.1 Tổ chức kiện gì.? Tổ chức kiện hoạt động cụ thể hóa thơng điệp mà muốn đưa đến đối tượng mục tiêu 2.1.2 Các loại tổ chức kiện. .. TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH THÊU VIỆT MEDIA 1 Tổng quan công ty TNHH Thêu Việt Media, công tác quản lý hoạt động kinh doanh 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH Thêu Việt