MỤC TIÊU Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Sau học xong chương sinh viên có thể: • Giải thích trình bày sổ kế tốn CHƯƠNG HÌNH THỨC KẾ TỐN • Phân biệt sổ kế tốn tổng hợp chi tiết • Trình bày ngun tắc xây dựng hệ thống g sổ g doanh nghiệp g p • Phân biệt hình thức kế tốn NỘI DUNG SỔ KẾ TỐN Tổng quan sổ kế tốn • Khái niệm • Phân loại • Hệ thống sổ kế tốn Quy trình thực • Mở sổ • Ghi sổ • Khóa sổ Sửa sổ kế toán Sổ kế toán Hình Hì h thức thứ kế tốn t Thực hành sổ kế tốn hình thức Nhật ký chung Khái niệm Phân loại sổ sách kế tốn Sổ sách kế tốn là: vụ • Nơi ghi chép lưu giữ nghiệp vụ • Cần ghi chép dựa chứng từ kế tốn • Căn để lập báo cáo tài Phân loại theo • Phương pháp ghi chép vào sổ kế tốn • Mức độ phản ảnh đối tượng kế tốn • Cách tổ chức sổ Phương pháp ghi chép vào sổ sách kế toán Sổ ghi theo trình tự thời gian: ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, gian giúp cho việc kiểm tra, tra cứu cần thiết Thí dụ: Nhật ký Sổ ghi theo hệ thống: ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp chi tiết, giúp kế tốn lưu trữ thơng tin phản ảnh kiểm tra đối tượng kế tốn Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết Theo mức độ phản ảnh đối tượng kế toán Sổ tổng hợp sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản Thí dụ: Sổ Sổ chi tiết gồm sổ, thẻ chi tiết mở để phản ảnh cách chi tiết cho số liệu phản ảnh sổ tổng hợp Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư, 10 Theo cách tổ chức sổ Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ Sổ tờ rời: thẻ kho, kho thẻ TSCĐ, TSCĐ sổ chi tiết vật tư, tư sản phẩm, phẩm hàng hoá … Sổ điện tử hệ thống kế tốn xử lý máy vi tính, sổ kế toán thiết kế dạng tập tin lưu trữ đĩa từ, kế toán ghi sổ cách nhập liệu 11 12 Hệ thống sổ kế tốn QUY TRÌNH THỰC HIỆN • Mỗi đơn vị kế tốn có hệ thống sổ kế tốn hí h thức thứ d hất cho h ột kỳ kế toán t năm ă • DN phải vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng doanh nghiệp yêu cầu quản lý để mở đủ sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết cần thiết Mở sổ Ghi sổ Khóa sổ 14 13 MỞ SỔ GHI SỔ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Người đại diện theo pháp luật kế toán trưởng doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt sổ kế tốn ghi tay trước sử dụng, ký duyệt vào sổ kế tốn thức sau in từ máy vi tính sẵn đóng Sổ kế tốn phải dùng mẫu in sẵn kẻ sẵn, thành để tờ rời Các tờ sổ dùng xong phải đóng thành để lưu trữ Việc ghi sổ kế toán phải vào chứng từ kế t đ toán kiểm kiể tra t bảo bả đảm đả quy định đị h ề chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi sổ kế tốn bắt buộc phải có chứng từ kế toán t hợp h pháp, há hợp h lý chứng minh i h KHÓA SỔ SỬA SỔ KẾ TOÁN – 03 PHƯƠNG PHÁP Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước lậ báo lập bá cáo tài hí h • Phương pháp cải Ngồi phải khố sổ kế toán trường hợp kiểm kê trường hợp khác theo quy định pháp luật luật • Phương pháp ghi bổ sung • Phương pháp ghi số âm • Trường hợp ghi sổ máy tính 18 Phương pháp cải Phương pháp cải Ngun nhân • Sai sót diễn giải, khơng liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản; • Sai sót khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng Cách sửa • Gạch đường đ ờng thẳng xoá oá bỏ chỗ ghi sai nh ng ẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai • Trên chỗ bị xoá bỏ ghi số chữ mực thường phía phải có chữ ký kế toán trưởng phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa 20 Phương pháp ghi âm (Ghi đỏ) Phương pháp ghi âm (Ghi đỏ) Nguyên nhân Cách sửa • Ghi lại mực đỏ ghi ngoặc đơn bút toán ghi sai để huỷ bút tốn ghi sai • Ghi lại bút tốn mực thường để thay • Lập chứng từ ghi sổ điều chỉnh, trình KTT ký duyệt • Sai ề quan hệ đối ố ứng tài khoản định khoản sai ghi sổ kế tốn mà khơng thể sửa lại phương pháp cải chính; ệ sai sót sau nộp ộp báo cáo tài • Phát cho quan có thẩm quyền 22 Phương pháp ghi bổ sung Phương pháp ghi bổ sung Nguyên nhân • Ghi quan hệ đối ứng tài khoản số tiền ghi sổ số tiền chứng từ • Bỏ sót khơng cộng đủ số tiền ghi chứng từ Cách sửa • Ghi lại bút tốn bổ sung mực thường thường • Lập chứng từ ghi sổ điều chỉnh, trình KTT ký duyệt 24 CHỮA SỔ - KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TỐN HÌNH THỨC KẾ TỐN Khái niệm Căn lựa chọn hình thức kế tốn Qui trình ghi sổ theo hình thức: • Nhật ký sổ • Chứng từ ghi sổ • Nhật ký chung • Nhật ký chứng từ • Kế tốn máy vi tính • Trường hợp phát sai sót trước BCTC năm nộp cho CQNN có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn năm máy vi tính; • Trường hợp phát sai sót sau BCTC năm nộp cho CQNN có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn năm phát sai sót máy vi tính ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót; • Phương pháp áp dụng: Ghi âm, ghi bổ sung Khái niệm Hình thức kế toán việc tổ chức hệ thống sổ kế tốn • Số lượng sổ • Kết cấu sổ • Mối quan hệ loại sổ việc ghi chép, tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp thông tin cho tiêu cần lập báo cáo kế tốn Các hình thức kế tốn Hình thức kế tốn NHẬT KÝ – SỔ CÁI Hình thức kế tốn NHẬT KÝ CHUNG Hình thức kế tốn CHỨNG TỪ GHI SỔ Hình thức kế tốn NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Hình thức kế tốn máy vi tính Căn lựa chọn hình thức kế tốn Quy trình ghi sổ theo Hình thức Nhật ký - sổ Quy mơ doanh nghiệp Sổ kế toán sử dụng: o Sổ tổng hợp: Nhật ký – sổ o Sổ chi tiết: Các sổ (thẻ) chi tiết Điều kiện vận dụng: o Quy mơ nhỏ o Có nghiệp vụ kinh tế ế phát sinh o Sử dụng tài khoản Số ố lượng tài khoản sử dụng Số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Số lượng trình độ nhân viên kế tốn Trang bị kỹ thuật phục vụ công tác kế toán Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Chứng từ gốc g g Nhật ký – sổ cái Quy trình ghi sổ Hình thức nhật ký chung Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ tổng hợp: • Nhật ký chung h • Các Nhật ký chuyên dùng (Nhật ký đặc biệt) • Sổ Sổ chi tiết: Các sổ (thẻ) chi tiết Báo cáo kế tốn TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- SỔ CÁI Quy trình ghi sổ Hình thức nhật ký chung Chứng từ kế tốn Đặc điểm: • Kết cấu ấ sổ ổ ghi hi chép đơn đ giản, iả thuận th ậ lợi l i cho h việc ứng dụng tin học • Trình tự xử lý nghiệp vụ nhanh Điều kiện vận dụng: loại hình doanh nghiệp, t điề kịên điều kịê ứng ứ dụng d ti học tin h Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ Sổ, thẻ kế toán Chi tiết Bảng tổng hợp Chi tiết Bảng cân đối Tài khoản kh ả Báo cáo tài 33 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Quy trình ghi sổ Hình thức chứng từ ghi sổ Quy trình ghi sổ Hình thức chứng từ ghi sổ Sổ tổng hợp: • Sổ đăng đă ký chứng từ ghi hi sổ ổ • Sổ Sổ chi tiết: Các sổ (thẻ) chi tiết Đặc điểm: • Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh định khoản Chứng từ ghi sổ • Ghi chép thủ cơng, cịn trùng lắp, khơng kịp thời Điều kiện vận dụng: doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sinh sử dụng nhiều tài khoản khoản 36 Chứng từ gốc/ Bảng tổng hợp chứng từ Quy trình ghi sổ Hình thức kế tốn máy vi tính Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN TRÊN MÁY VI TÍNH Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Sổ Bảng tổng hợp Chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Bảng cân đối Tài khoản kh ả TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Quy trình ghi sổ Hình thức Nhật ký- chứng từ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÁC BẢNG PHÂN BỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỔ Ổ CÁI Á MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Báo cáo tài BẢNG KÊ PHẦN MỀM KẾ TỐN SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH 10 SỔ KẾ TỐN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết - Báo cáo tài -Báo cáo kế toán quản trị