CHƯƠNG 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ BÀI GIẢNG GIÁO TRÌNH

MỤC TIÊU Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Sau học xong chương sinh viên có thể:  Giải thích trình bày y ợ ộ q quy y trình kế tốn DN  Phân tích ý nghĩa, vai trị chứng từ kế toán  Phân loại, xử lý lập số chứng từ kế toán  Phân â ttích c quy đị định p pháp áp lýý lên ê qua quan đế đến lập, ập, lưu ưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán  Áp dụng kiến thức học số chứng từ kế toán  CHƯƠNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NỘI DUNG TÀI LIỆU THAM KHẢO  Tổng quan quy trình kế tốn  Luật kế tốn 88/2015/QH13  Chứng từ kế toán  Nghị định 174/2016/NĐ-CP  Thông tư 200/2014/QĐ-BTC  Thô tư Thông t 39/2014/TT-BTC 39/2014/TT BTC  Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán KHÁI NIỆM Tổng quan quy trình kế toán  Khái niệm Các nội dung quy trình kế tốn Quy trình kế tốn bước t ì h xử trình lý liệu liệ để hì hình h thành h thơng thơ ti kế tin tốn Kiểm sốt nội cơng tác kế tốn CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TỐN   QUI TRÌNH KẾ TỐN Quy trình kế tốn bao gồm:  Ghi chép ban đầu chứng từ kế toán  Xử lý sổ sách kế tốn  Lập trình bày báo cáo kế toán Dữ liệu liệ kinh tế Ghi chép b đầu ban đầ (Chứng từ) Phân loại, ghi hi chép, tổng hợp (Sổ sách) Cung cấp thông tin (Báo cáo) Thông tin Lồng ghép quy trình kế tốn việc kiểm sốt hoạt động TÌNH HUỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VỚI CƠNG TÁC KẾ TỐN  Kiểm sốt nội (KSNB) q trình người quản lý, Cơng ty A đơn vị kinh doanh bất động sản (xây dựng chung cư cao cấp sau bán lại) Trích đoạn qui trình tốn cho nhà thầu sau: “… Với khoản toán lần đầu: Ứng theo tỷ lệ % hợp đồng, hồ sơ toán gồm: Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị tốn nhà thầu duyệt, Hóa đơn GTGT số tiền tạm ứng Kế toán vào hồ sơ để lập UNC trình Tổng giám đốc duyệt toán” Yêu cầu: Hãy cho nhận xét qui trình tốn  hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, ố thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực mục tiêu đơn vị nói chung  KSNB tăng cường độ tin cậy báo cáo tài 10 KHÁI NIỆM, VAI TRỊ CỦA CHỨNG TỪ KẾ TỐN Chứng từ kế toán  Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh Khái niệm, vai trò Phân loại Yêu cầu Các yếu tố hoàn thành, làm để ghi sổ kế toán Lập, lưu chuyển, bảo quản lưu trữ 11 12 BÀI TẬP THỰC HÀNH KHÁI NIỆM, VAI TRỊ CỦA CHỨNG TỪ KẾ TỐN     Ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng chất ợ g thơng g tin kế tốn lượng Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế Có ý nghĩa pháp lý việc giải vụ tranh chấp, kiện tụng    Ơng A phải cơng tác Đà Nẵng – Chi nhánh Công ty ự tốn,, ơng g A cần có khoản tiền chi p phí 10.000.000đ Theo dự Theo anh/chị, ơng A cần phải làm để ứng số tiền từ cơng ty cơng ty phải làm để chi số tiền cho ơng A Có nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí máy bay, chi phí lưu trú khách sạn, sạn chi phí taxi, taxi chi phí ăn uống tiếp khách,… Ơng A phải làm gì? Để tốn với số tiền tạm ứng, ơng A phải làm gì? 14 13 CHỨNG TỪ VỀ TIỀN TỆ PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ o  Theo nội dung kinh tế  Theo công dụng o  Theo nguồn gốc o o o  Theo tính chất pháp lý o o o 15 o Phiếu thu/Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị toán Giấy toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho VND) Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) Bảng kê chi tiền Bảng kê vàng tiền tệ 16 CHỨNG TỪ VỀ HÀNG TỒN KHO o o o o o o o o CHỨNG TỪ VỀ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, SP-HH Phiếu báo vật tư lại cuối kỳ Biên kiểm kê vật tư, công cụ, SP-HH Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CC-DC Bảng toán hàng đại lý, ký gửi o o o o o Bảng chấm cơng Bảng chấm cơng làm thêm Bảng tốn tiền lương Bảng toán tiền thưởng Giấy đường 17 CHỨNG TỪ VỀ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG o o o o o o o 18 CHỨNG TỪ VỀ TSCĐ Bảng xác nhận SP cơng việc hồn thành Bảng toán tiền làm thêm Bảng toán tiền th ngồi Hợp đồng giao khốn Biên lý hợp đồng giao khốn Bảng ả kê trích nộp khoản ả theo lương Bảng phân bổ tiền lương BHXH o o o o o o 19 Biên giao nhận TSCĐ Biên lý TSCĐ Biên bàn giao TSCĐ SCL hoàn thành Biên đánh giá lại TSCĐ Biên kiểm kê TSCĐ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ 20  Đối với hàng hóa bán nước      Đối với hàng hóa xuất Có tờ khai hải quan xuất (trừ dịch vụ XK)  Hợp đồng ngoại thương  Invoice  Packing List  C/O CA  Có chứng từ tốn qua ngân hàng  Phiếu xuất kho  Chứng từ nộp thuế ế  Chứng thư kiểm định  Hợp đồng Hóa đơn GTGT Phiếu giao hàng Phiếu bảo hành 21  Nghiệp vụ mua nước    22  Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT Chứng từ tốn cho người bán, đối ố với hóa đơn ≥ 20 triệu đồng phải có chứng từ toán qua ngân hàng o Phiếu nhận hàng o Phiếu ế nhập hàng o Phiếu bảo hành 23 Nghiệp vụ mua nhập  Hợp đồng mua hàng hoá, gia cơng hàng hóa, cung ứng dịch vụ Bộ tờ khai hải quan nhập khẩu, gồm:  Hợp đồng ngoại thương Invoice  Packing List  C/O CA Chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập Chứng thư kiểm định Phiếu nhập hàng Chứng từ toán qua ngân hàng  • • • • 24 CÁCH PHÂN LOẠI KHÁC PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ Phân loại theo công dụng chứng từ • Chứng từ mệnh lệnh • Chứng từ chấp hành Phân loại theo nguồn gốc chứng từ • Chứng từ bên • Chứng từ bên ngồi Chứng từ gốc g Phân loại theo tí h chất tính hất pháp há lý • Chứng từ bắt buộc • Chứng từ hướng dẫn CHỨNG TỪ Chứng từ chấp hành Chứng từ tổng hợp 25 25 CHỨNG TỪ GHI SỔ NGÀY 31 THÁNG 01 NĂM 20X0 Trích yếu TK đối ứng Số tiền Ghi CÓ Thu nợ khách hàng 111 131 47.000.000 PT01,03 Doanh thu bán hàng 111 511 20.000.000 PT02 Doanh thu bán hàng 111 333 2.000.000 PT02 Thu khác 111 138 2.000.000 PT04 X X TỔNG CỘNG 26 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ Số: 001/x0 NỢ Chứng từ ệ lệnh ệ mệnh    71.000.000 27 Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính xác số ố liệu Chứng từ kế tốn phải có đầy đủ yếu tố theo qui định Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần cịn trống, khơng tẩy xóa, sửa chữa chứng từ 28 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ • • • • • • • LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Tên gọi số hiệu chứng từ kế toán Ngày tháng, Ngày, tháng năm lập chứng từ kế toán Tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị lập chứng từ Tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị nhận chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Số lượng, lượng đơn giá số tiền ghi số; ghi chữ Chữ ký, họ tên người có liên quan đến chứng từ Lập phản ảnh nghiệp vụ kinh tế Chuyển chứng từ qua phận Kiểm tra chứng từ Hoàn chỉnh chứng từ ghi sổ kế toán Lưu trữ bảo quản chứng từ 30 29 NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ LẬP VÀ PHẢN ẢNH NGHIỆP VỤ KINH TẾ • • Chứng từ lập phận phát sinh nghiệp vụ • Chứng từ Chứ đ lậ thành lập h nhiều hiề liên, liê t thường th có ó liên để lưu trữ phận lập • • Trong nhiều doanh nghiệp nay, chứng từ lập máy tính in • • • 31 Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ Nội dung chứng từ phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, viết tắt Số tiền viết số, chữ phải khớp với Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, tính máy chữ viết lồng giấy than 32 MINH HỌA LƯU ĐỒ LIÊN QUAN ĐẾN CHI TIỀN LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ QUA CÁC BỘ PHẬN Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều phận trước dùng ghi sổ: • o Xét duyệt nghiệp vụ o Thực nghiệp vụ Để thiết kế, đánh g giá q trình lưu chuyển y chứng g từ, người ta sử dụng lưu đồ • 33 Nguồn: trang web cơng ty Misa NGUN TẮC KÝ CHỨNG TỪ • Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký g bút bi ặ bút mực, ự , không g ợ kýý g mực ự đỏ,, bút chì, chữ ký chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo liên • C ữ kýý ttrên Chữ ê c chứng ứ g từ kế ế toá toán ột người gườ p phải ả tthống ố g phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải 35 khớp với chữ ký lần trước NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ • Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (người uỷ quyền), kế tốn trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký ngân hàng • Chữ ký kế tốn viên chứng từ phải giống chữ ký đăng ký với kế toán trưởng 36 NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ • BÀI TẬP THỰC HÀNH • Những cá nhân có quyền uỷ quyền ký chứng từ, khơng ký chứng từ kế toán chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký • Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an 37 toàn tài sản Dựa vào lưu đồ chi tiền để giải thích: Nếu kế tốn tốn vắng, việc lập Phiếu chi giao cho thực hiện? Giám đốc bận nên đề nghị sau kế tốn trưởng ký chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau Theo bạn có khơng? Nếu ế chứng từ nhập in từ máy tính, kế ế tốn tốn ghi Sổ kế tốn nhập liệu xong không? 38 KIỂM TRA CHỨNG TỪ KIỂM TRA CHỨNG TỪ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế tốn; • Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với tài liệu khác có liên quan; • Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng  • Khi kiểm tra chứng từ kế tốn phát có hành vi vi phạm sách, sách chế độ, độ quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực (Khơng xuất quỹ, tốn, xuất kho,…) đồng thời báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành hành từ kế toán 39 40 10 KIỂM TRA CHỨNG TỪ • HỒN CHỈNH CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục,  Trước ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ: nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách  Ghi giá vào chứng từ cần tính giá; nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm  Phân loại chứng từ; thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ  Lập chứng từ tổng hợp lập định khoản kế toán chứng từ từ 41 BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ • • 42 THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ Sau ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải xếp, xếp phân loại, loại bảo quản lưu trữ theo quy định Luật kế tốn • năm chứng từ khơng dùng để ghi sổ kế tốn lập lậ BCTC • 10 năm chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên tiêu hủy tài liệu kế toán Vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu Khi cần lý phải lập biên ghi lại tài liệu lý • 43 44 11 BÀI TẬP THỰC HÀNH  TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Hãy nêu chứng từ gốc làm sở để lập:  Hóa đơn bán hàng doanh nghiệp  Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng  Phiếu thu tiền mặt Yêu cầu Công tác tổ chức chứng từ D h mục chứng Danh từ 46 45 TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN YÊU CẦU   Tuân thủ quy định pháp lý Phù hợp với đặc điểm đơn vị  Đáp ứng yêu cầu quản lý  Phù hợp khả đơn vị 47  Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng  Quản lý, lý thiết kế, kế sử dụng biểu mẫu chứng từ  Hướng dẫn phận liên quan thực chế độ chứng từ kế toán  Lập tổ chức thực quy trình lưu chuyển chứng từ  Tổ ổ chức xử lý chứng từ phịng kế ế tốn  Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ 48 12