BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT ___________________ HỒ SƠ THỰC TẬP Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT ___________________ BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Luật học Giáo viên hướng dẫn : Ngô Thị Thu Hoài Người thực hiện: Phạm Văn Tiên Lớp: K51 E Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014

uDaiHoc.com TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT _ HỒ SƠ THỰC TẬP Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT _ BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Luật học Giáo viên hướng dẫn : Ngô Thị Thu Hoài Người thực hiện: Phạm Văn Tiên Lớp: K51 E Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014 Lời cảm ơn! Trên thực tế khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô khoa Luật- trường Đại học Vinh với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, kỳ này, Khoa tổ chức cho chúng em thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em học vào thực tế mà theo em hữu ích sinh viên ngành Luật học Em xin chân thành cảm ơn Cơ giáo: Ngơ Thị Thu Hồi tận tâm hướng dẫn em q trình nghiên cứu hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Báo cáo thực tập thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực hoạt động chứng thực UBND xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, kiến thức em hạn chế cịn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hồn thiện Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô Khoa Luật- trường Đại học Vinh thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Em xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND ban nghành đoàn thể UBND xã Thanh Xuân - Huyện Như Xuân - Tỉnh Thanh Hóa giúp đỡ em suốt q trình thu thập thơng tin để hoàn thiện báo cáo Thanh Xuân, ngày 16 tháng 05 năm2014 Học viên Phạm Văn Tiên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN……………………………………………………………… PHẦN MỞ ĐẦU………………………………… 1.Lý chọn đề tài:……………………………… 2.Thời gian địa điểm thu thập thông tin sử lý liệu :…………… 3.Phương pháp thu thập thông tin :…………………………… 3.1: Phương pháp tổng hợp thống kê 3.2 Phương pháp so sánh 3.3 Phương pháp phan tích 3.4.Phương pháp điều tra kháo sát 3.5 Phương pháp khác Kết cấu đề tài:…………………………………………………………… B: Nội dung CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận hoạt động chứng thực 1.1 Các quy định pháp luật hành chứng thực……… 1.1.1 Khái niệm chung 1.1.2 Giá trị pháp lý cấp từ gốc, chứng thực từ chính, chữ ký chứng thực ………………… 1.2 Thẩm quyền chứng thực người thực chứng thực UBND cấp xã 1.2.1 Thẩm quyền chứng thực 1.2.2 Người thực chứng thực UBND cấp xã 1.3 Thủ tục chứng thực 1.3.1.Thủ tục chứng thực từ 1.3.1.1 Quyền nghĩa vụ người yêu cầu chứng thực từ 1.3.1.2 Nghĩa vụ quyền Chủ tịch Phó chủ tịch UBND cấp xã 1.3.1.3 Thủ tục chứng thực từ 1.3.1.4.Địa điểm chứng thực từ 1.3.1.5 Trường hợp khơng chứng thực từ 1.3.1.6.Thời han chứng thực từ 1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký 1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký 1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn thực quyền người sử dụng đất 1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn soạn thảo sẵn 1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn người thực chứng thực soạn thảo giúp CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN- H NHƯ XUÂN– TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát xã Thanh Xuân 2.1.1 Đặc điểm địa lý: 2.1.2 Nhiệm vụ UBND Xã Thanh Xuân 2.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Xã Thanh Xuân 2.2 Thực trạng công tác chứng thực UBND xã Thanh Xuân… 2.2.1 Thực trạng cấp từ gốc 2.2.2 Thực trạng chứng thực từ chính……………… 2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký………………………………… 2.2.4 Kết đạt được……………………………… 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Hạn chế CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 3.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực 3.2 Một số giải pháp thực trạng chứng thực UBND Xã Thanh Xuân KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm trở lại đây, nhu cầu sao, kể chứng thực lớn Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, q trình thực NĐ 75 cịn bộc lộ hạn chế tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phịng cơng chứng UBND huyện Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (Sau gọi NĐ79/2007/NĐCP) Nghị định đời với đời Luật công chứng 2007 đáp ứng kịp thời yêu cầu nhân dân cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thể tinh thần cải cách hành theo chế cửa, dấu, đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Nghị định thực việc phân cấp đặc biệt phân cấp thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã giấy tờ, văn tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân mở hệ thống rộng rãi cho UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay có Phịng cơng chứng UBND cấp huyện Nghị định số 75 trước Sau năm thực Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, kết đạt bộc lộ hạn chế, bất cập mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhận thức lý luận quy định pháp luật cịn có lẫn lộn hai hoạt động công chứng chứng thực Sự lẫn lộn dẫn tới việc chứng thực không thẩm quyền, UBND cấp xã, phường chứng thực hợp đồng giao dịch Việc chứng thực theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thực năm năm thiếu hướng dẫn cụ thể Chứng thực giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường thách thức đội ngũ cán Tư pháp xã, phường không trang bị công cụ hỗ trợ để nhận biết văn giả mạo văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi, khó phát Trong thời gian thực tập địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, chứng thực người dân quan tâm, đặc biệt nơi em thực tập – UBND xã Thanh Xn, huyện Như Xn, tỉnh Thanh Hóa nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký lớn Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Thanh Xuân Huyện Như Xuân thực trạng giải pháp " để làm chuyên đề thực tập để làm rõ mặt làm được, chưa làm UBND Xã Thanh Xuân thực NĐ 79/2007/NĐ-CP từ hoạt động thực tế Xã Thanh Xn, thân tơi rút học kinh nghiệm có kiến nghị khắc phục, đặc biệt điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp hội nhập kinh tế quốc tế đất nước ta Thời gian địa điểm thu thập thông tin xử lý số liệu Được phối hợp Ban cán lớp 51E khoa Luật với trường Đại học Vinh, theo nguyện vọng em UBND xã Thanh Xuân thực tập Trải qua tháng thực tập UBND xã từ ngày 14/ 4/ 2011 đến ngày 16/05/2014, giúp đỡ nhân viên Ban tư pháp xã em tiến hành thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề Phương pháp thu thập thông tin Nhận thức rõ tầm quan trọng thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề, suốt trình thực tập em xác định rõ định hướng mục tiêu cụ thể để có thơng tin có độ xác cao Được giúp đỡ tận tình cán Ban tư pháp nơi thực tập, điều kiện lại chưa phải thuận tiện nhất, nhiên với cố gắng em có kiến thức để viết Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác nhiều nguồn tài liệu khác nhau, sách vở, tài liệu, giấy tờ, thực tiễn cơng việc Nó địi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác Các phương pháp chủ yếu em sử dụng, là: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh Phương pháp tổng hợp thống kê Phương pháp dựa số liệu từ báo cáo, tờ trình, đề tài nghiên cứu khoa học, sau tổng hợp số liệu liên quan đến chuyên đề, từ phân loại số liệu cho mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp giúp người nghiên cứu hiểu khái quát hoạt động chứng thực địa bàn Xã Thanh Xuân Đây phương pháp quan trọng thiếu trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề 3.2 Phương pháp so sánh Từ số liệu dã thống kê, tổng hợp đem so sánh qua thời kỳ, năm Để thấy nhu cầu thực tế tốc độ gia tăng nhu cầu chứng thực Ngoài so sánh quy định văn pháp luật qua thời kỳ để tìm điểm mới, điểm tiến pháp luật đồng thời thấy tồn chưa thể khắc phục Trên sở đưa đánh giá khách quan xác thực tiễn ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân 3.3 Phương pháp phân tích Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy tác động tích cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan 3.4 Phương pháp điều tra khảo sát Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực UBND Xã Thanh Xuân lấy ý kiến người dân đến chứng thực ý kiến cán làm công tác chứng thực để đánh giá khách quan hoạt động chứng thực hiểu tâm tư nguyện vọng nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo Phịng Tư pháp huyện Như Xn để đánh giá xác thực trạng chứng thực toàn huyện Như Xuân 3.5 Phương pháp khác Lấy ý kiến chun gia có trình độ chun mơn cao kinh nghiệm trực tiếp làm việc lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu sâu tác động chứng thực đến đời sống nhân dân Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài chia thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hoạt động chứng thực Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực UBND Xã Thanh Xuân huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa Chương3: Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực B NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1 Các quy định pháp luật hành chứng thực 1.1.1 Khái niệm chung Theo quy định pháp luật hành lĩnh vực chứng thực có thuật ngữ sau: "Bản chính" quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần có giá trị pháp lý để sử dụng, sở để đối chiếu chứng thực "Bản sao" chụp, in, đánh máy, đánh máy vi tính viết tay có nội dung đầy đủ, xác sổ gốc "Sổ gốc" sổ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lập thực việc cấp chính, có ghi đầy đủ nội dung mà quan, tổ chức cấp "Cấp từ sổ gốc" việc quan, tổ chức quản lý sổ gốc, vào sổ gốc để cấp Bản từ sổ gốc phải có nội dung với nội dung ghi sổ gốc "Chứng thực từ chính" việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Điều Nghị định 79/2007 vào để chứng thực với "Chứng thực chữ ký" việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Điều Nghị đinh chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực 1.1.2 Giá trị pháp lý cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chữ ký chứng thực Theo quy định pháp luật quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần có giá trị pháp lý để sử dụng, sở để đối chiếu chứng thực Bản cấp từ sổ gốc chứng thực từ theo quy định nghị định có giá trị pháp lý sử dụng thay cho giao dịch Trong giao dịch, quan, tổ chức tiếp nhận cấp từ sổ gốc, chứng thực từ, khơng u cầu xuất trình để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ giả mạo có quyền xác minh Chữ ký chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực ký chủ ký đó, để xác định trách nhiệm người ký nội dung giấy tờ văn 1.2 Thẩm quyền chứng thực người thực chứng thực uỷ ban nhân dân cấp xã 1.2.1 Thẩm quyền chứng thực a) Chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng việt, cụ thể là: Chứng thực giấy tờ, văn tiếng việt quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp tiếng việt, có xen số từ tiếng nước ngồi (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết người Việt Nam người nước ngồi, có ghi tên, địa người nước tiếng nước ) - Chứng thực giấy tờ, văn có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu công dân Việt Nam, chứng tốt nghiệp trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học nước ngồi có ghi đầy đủ tiếng Việt tiếng nước ngoài) b, Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn tiếng Việt c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể sau: Theo Luật Đất đai năm 2003 thì: + Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất hộ gia đình, cá nhân phải có chứng thức Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất chứng nhận cơng chứng nhà nước ; + Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận cơng chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hộ gia đình, cá nhân lựa chọn hình thức chứng nhận cơng chứng nhà nước chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất + Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận cơng chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất hộ gia đình, cá nhân lựa chọn hình thức chứng nhận cơng chứng nhà nước chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất + Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư nước ngồi phải có chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất chứng nhận công chứng nhà nước + Hợp đồng chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận công chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chấp quyền sử dụng đất hộ gia đình, cá nhân lựa chọn hình thức chứng nhận công chứng nhà nước chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất + Hợp đồng góp vốn quyền sử dụng đất phải có chứng nhận cơng chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn quyền sử dụng đất hộ gia 10 đình, cá nhân lựa chọn hình thức chứng nhận cơng chứng nhà nước chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn nơi có đất - Theo Luật Nhà Ở năm 2005 thì: Các bên trực tiếp thơng qua người đại diện thoả thuận mua bán, thuê, thuê mua, tặng cho, đổi, chấp, cho mượn, cho nhờ, uỷ quyền quản lý nhà (sau gọi chung hợp đồng nhà ở) Hợp đồng nhà phải có chứng nhận cơng chứng chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp huyện nhà đô thị, chứng thực Uỷ ban nhân dân xã nhà nông thôn, trừ trường hợp sau đấy: + Cá nhân cho thuê nhà sáu tháng; + Bên bán, bên cho thuê nhà tổ chức có chức kinh doanh nhà ở; + Thuê mua nhà xã hội; + Bên tặng cho nhà tổ chức Ngày 19 tháng 10 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 88/2009/NĐ-CP cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất Tại điểm b khoản Điều 26 Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, định chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực sang tổ chức hành nghề công chứng địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng Như vậy, địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng có định Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh việc chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực sang tổ chức hành nghề công chứng Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã nơi khơng thực chứng thực hợp đồng, giao dịch - Theo Bộ luật Dân năm 2005 người lập di chúc u cầu cơng chứng chứng thực di chúc 1.2.2 Người thực chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực chứng thực việc nêu đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp xã Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực việc chứng thực Công chức Tư pháp - Hộ tịch bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực 1.3 Thủ tục chứng thực 11 1.3.1 Thủ tục chứng thực từ Bản quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần có giá trị pháp lý để sử dụng, sở để đối chiếu chứng thực Tuy nhiên, thực tế có số trường hợp người dân cấp lại cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh cấp lại, đăng ký lại Những cấp lại thay cho cấp lần đầu Do vậy, dùng để đối chiếu chứng thực bao gồm: Bản cấp lần đầu; Bản cấp lại; đăng ký lại; Bản chụp, in, đánh máy, đánh máy vi tính viết tay có nội dung đầy đủ, xác sổ gốc Chứng thực sạo từ việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (sau gọi tắt Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) vào để chứng thực với 1.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ người yêu cầu chứng thực từ Có quyền yêu cầu quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã quan đại diện Việt Nam nước ngồi thực việc chứng thực, khơng phụ thuộc nơi cư trú người yêu cầu chứng thực Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, khơng đồng ý với lý có quyền khiếu nại theo quy định pháp luật - Chịu trách nhiệm tính xác tính hợp pháp giấy tờ mà họ xuất trình yêu cầu chứng thực 1.3.1.2 Nghĩa vụ quyền Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã Thực việc chứng thực cách trung thực, khách quan, xác; đáp ứng đủ số lượng theo yêu cầu người yêu cầu chứng thực - Chịu trách nhiệm trước pháp luật việc chứng thực Yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp giấy tờ, văn yêu cầu chứng thực Lập biên tạm giữ giấy tờ, văn có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với quan nhà nước có thẩm quyền việc xử lý trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo - Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải giải thích rõ lý cho người yêu cầu chứng thực; việc chứng 12 thực khơng thuộc thẩm quyền quan hướng dẫn họ đến quan khác có thẩm quyền 1.3.1.3 Thủ tục chứng thực từ Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ sau đây: - Bản chính; - Bản cần chứng thực; Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tính hợp pháp chính, phát có dấu hiệu giả mạo đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; khơng chứng minh từ chối chứng thực Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu với chính, với chứng thực Khi chứng thực từ Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ "chứng thực với chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp xã Chú ý: trường hợp có số chữ bị mờ mà tô lại không làm thay đổi nội dung chứng thực Trang phải ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía bên phải, có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai 1.3.1.4 Địa điểm chứng thực từ Việc chứng thực thực trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã Uỷ ban nhân dân cấp xã phải bố trí cán để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày Cán tiếp dân phải đeo thẻ công chức Tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực lệ phí chứng thực 1.3.1.5 Trường hợp không chứng thực từ - Bản cấp sai thẩm quyền giả mạo; - Bản bị tẩy xố, sửa chữa, thêm, bớt bị hư hỏng, cũ nát xác định rõ nội dung; - Bản khơng phép phổ biến phương tiện thông tin đại chúng theo quy định pháp luật; - Đơn thư giấy tờ cá nhân tự lập khơng có chứng nhận, chứng thực xác nhận quan, tổ chức có thẩm quyền; - Các giấy tờ, văn khác mà pháp luật quy định không 1.3.1.6 Thời hạn chứng thực từ Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực từ thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều phải thực chứng thực buổi làm 13 việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn việc chứng thực hẹn lại để chứng thực sau không 02 ngày làm việc 1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP nêu chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực 1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ phải xuất trình giấy tờ sau đây: - Chứng minh nhân dân hộ chiếu giấy tờ tuỳ thân khác; - Giấy tờ, văn mà ký vào Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực; sau ký ghi rõ họ, tên đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp xã 1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký thời gian làm việc buổi sang buổi chiều phải thực chứng thực buổi làm việc đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân người yêu cầu chứng thực thời hạn kéo dài thêm không 03 ngày làm việc 1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn thực quyền người sử dụng đất Trách nhiệm bên giao kết hợp đồng xác lập văn bản: Các bên giao kết hợp đồng xác lập văn phải chịu trách nhiệm về: - Tính hợp pháp giấy tờ xuất trình; - Bảo đảm nguyên tắc giao kết hợp đồng xác lập văn theo quy định pháp luật dân Trách nhiệm Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn: Khi thực chứng thực Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về: Thời điểm, địa điểm chứng thực; Năng lực hành vi dân bên giao kết hợp đồng xác lập văn thời điểm chứng thực; - Nội dung thoả thuận bên giao kết hợp đồng nội dung văn không vi phạm điều cấm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; 14 - Chữ ký bên giao kết hợp đồng xác lập văn Việc chứng thực hợp đồng, văn thực hai trường hợp: • Chứng thực hợp đồng soạn thảo sẵn; • Chứng thực hợp đồng, văn người thực chứng thực soạn thảo giúp 1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn soạn thảo sẵn a) Thủ tục chứng thực Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm: - Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn (Mẫu số I/PYC); - Bản Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu; giấy tờ chứng minh thẩm quyền người đại diện (nếu người đại diện); - Bản Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp theo quy định Luật Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất cấp theo quy định Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng năm 1994 Chính phủ; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất cấp theo quy định pháp luật nhà (sau gọi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất); Hợp đồng, văn bất động sản Ngoài giấy tờ nêu trên, tùy vào trường hợp cụ thể mà hồ sơ u câu chứng thực cịn có thêm giấy tờ sau đây: - Bản Sổ hộ trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, khu vực rừng phòng hộ; - Đơn xin tách thửa, hợp trường hợp thực quyền người sử dụng đất phần để; Bản Giấy chứng tử người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ người để lại di sản người hưởng di sản, người hưởng di sản theo pháp luật; - Bản Di chúc, Giấy chứng tử người để lại di sản, người hưởng di sản theo di chúc mà di chúc khơng xác định rõ phần di sản hưởng người; Bản Giấy chứng tử người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ người để lại di sản người hưởng di sản mà người nhận thừa kế người nhất; Bản Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà cấp theo quy định pháp luật nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà Giấy chứng nhận quyền sở 15 hữu cơng trình xây dựng cấp theo quy định Nghị định số 95/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2005 Chính phủ (gọi chung Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, chấp, góp vốn; - Văn xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất trả nguồn gốc từ ngân sách nhà nước trường hợp bên có quyền sử dụng đất tổ chức kinh tế Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01 tháng năm 2004 mà trả tiền thuê đất cho thời gian thuê trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất trả tiền lại năm; Bản giấy phép xây dựng dự án đầu tư quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt trường hợp chấp tài sản hình thành tương lai mà theo quy định pháp luật tài sản phải cấp phép xây dựng phải lập dự án đầu tư Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn khơng địi hỏi người u cầu chứng thực nộp thêm giấy tờ giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu b, Trình tự chứng thực - Người yêu cầu chứng thực nộp (01) hồ sơ yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ nộp để đối chiếu; cán tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực Trường hợp người có bất động sản khơng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có loại giấy tờ quyền sử dụng đất quy định khoản 1, Điều 50 Luật Đất đai có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất cán địa xã, phường, thị trấn phải xác nhận thông tin đất Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu bị sửa chữa giả mạo, cần thiết phải xác minh Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin đất Thời gian cung cấp thơng tin đất Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất khơng tính vào thời hạn chứng thực - Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ cán Tư pháp - Hộ tịch xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) trình Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực ký chứng thực hợp đồng, văn bất động sản Trường hợp không chứng thực ngày nhận hồ sơ 16 cán tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực Nếu hồ sơ không hợp lệ giải yêu cầu chứng thực mà phát người có bất động sản không đủ điều kiện thực quyền người có bất động sản theo quy định pháp luật cán tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ thông báo rõ lý văn cho người yêu cầu chứng thực Trường hợp chứng thực văn phân chia tài sản thừa kế, văn nhận tài sản thừa kế thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế khơng tính vào thời hạn chứng thực Việc chứng thực hợp đồng, văn bất động sản thực ngày nhận hồ sơ; nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) chiều việc chứng thực thực chậm ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn có tình tiết phức tạp thời hạn chứng thực không ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ - Việc thu, nộp, quản lý sử dụng phí lệ phí chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực theo quy định pháp luật phí, lệ phí c, Ký chứng thực Trong trường hợp hợp đồng sửa đổi, bổ sung, trước ký, người yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng người thực chứng thực đọc cho họ nghe Nếu họ đồng ý toàn nội dung ghi họp đồng ký tắt vào trang hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau người thực cơng chứng, chứng thực ký tắt vào trang hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ đóng dấu vào hợp đồng Văn chứng thực có từ hai trang trở lên trang phải đánh số thứ tự, có chữ ký tắt người yêu cầu chứng thực người thực chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải ghi vào cuối văn bản; văn chứng thực có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Điều 11 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ công chứng, chứng thực quy định việc ký người yêu cầu chứng thực phải thực trước mắt người thực chứng thực Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đăng ký chữ ký mẫu quan chứng thúc cho phép người ký trước vào hợp đồng; người thực chứng thực phải đối chiếu chữ ký họ hợp đồng với chữ ký mẫu, trước thực việc chứng thực Việc điểm thay cho việc ký giấy tờ yêu cầu chứng thực, người yêu cầu chứng thực không ký khuyết tật ký 17 Việc điểm thực đồng thời với việc ký trường hợp sau đây: + Theo đề nghị người yêu cầu chứng thực; + Theo yêu cầu người thực chứng thực, xem xét giấy tờ xuất trình, xét thấy chưa rõ ràng nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu cầu chứng thực ký xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; khơng thể điểm ngón trỏ phải, điểm ngón trỏ trái; trường hợp khơng thể điểm hai ngón trỏ đó, điểm ngón khác; sau điểm phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay Hướng dẫn nêu áp dụng việc điểm người làm chứng Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, văn chứng thực, kèm theo chụp giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ xác minh giấy tờ liên quan khác, có Mỗi hồ sớ phải đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu d, Chứng thực trụ sở làm việc: Việc chứng thực phải thực trụ sở quan chứng thực, trừ trường hợp sau thực trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch chữ ký người bị tạm giam thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu khơng thể lại có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở quan chứng thực Đối với trường hợp phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực thực ngồi làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà người thực chứng thực ký vào văn chứng thực đ, Việc sửa lỗi kỹ thuật Theo yêu cầu bên giao kết hợp đồng, người thực chứng thực sửa lỗi kỹ thuật hợp đồng chứng thực mà chưa thực hiện, với điều kiện việc sửa khơng ảnh hưởng đến quyền nghĩa vụ bên giao kết Lỗi kỹ thuật lỗi sai sót ghi chép, đánh máy, in ấn văn chứng thực Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực chứng thực có trách nhiệm đối chiếu lỗi cần sửa với giấy tờ hồ sơ chứng thực 18 Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau ghi chú, dấu số sửa vào bên lề kèm theo chữ ký đóng dấu quan Người thực việc sửa lỗi kỹ thuật văn chứng thực phải người thực việc chứng thực Trong trường hợp người thực việc chứng thực khơng cịn làm cơng tác người đứng đầu quan có trách nhiệm thực việc sửa lỗi kỹ thuật 1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn người thực chứng thực soạn thảo giúp Người yêu cầu chứng thực đề nghị người thực chứng thực soạn thảo hợp đồng Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung hợp đồng trước người thực chứng thực Người thực chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực nêu; việc ghi chép viết tay, đánh máy đánh vi tính, phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực nêu; nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội người thực chứng thực soạn thảo hợp đồng a) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng Đối với hợp đồng chứng thực việc sửa đổi, bổ sung phần tồn hợp đồng phải chứng thực việc chứng thực thực quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt Phịng Cơng chứng Vấn đề áp dụng việc huỷ bỏ hợp đồng, bên giao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng b, Chế độ lưu trữ Hồ sơ chứng thực phải bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi thực chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực biện pháp an tồn, phịng chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt Người thực chứng thực phải giữ bí mật nội dung chứng thực thơng tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu văn việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc chứng thực, quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp văn chứng thực giấy tờ khác có liên quan Việc đối chiếu văn chứng 19 thực với thực quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi lưu trữ hồ sơ c) Chế độ báo cáo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu chứng thực định kỳ tháng hàng năm Nội dung báo cáo phải thể đầy đủ tình hình tổ chức, sở vật chất, phương tiện làm việc kết hoạt động chứng thực địa phương mình, đồng thời nêu rõ khó khăn, vướng mắc phát sinh kiến nghị (nếu có) Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu chứng thực Số liệu thống kê kèm theo báo cáo tháng tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng năm báo cáo Thời hạn gửi báo cáo thực sau: báo cáo tháng đầu năm gửi cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Như Xuân (qua Phòng Tư pháp) trước ngày 10 tháng hàng năm; báo cáo hàng năm gửi trước ngày 10 tháng 10 năm d, Giải khiếu nại Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không với quy định pháp luật Thẩm quyền thời hạn giải khiếu nại Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn sau: - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải khiếu nại lần đầu việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thời hạn không ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải khiếu nại - Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Như Xuân thuộc tỉnh Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo định giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Trong thời hạn không 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải giải thông báo văn cho người khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải khiếu nại trước biết Người u cầu chứng thực khơng đồng ý với giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có quyền khiếu nại tiếp 20 lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo định giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Trong thời hạn không 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải giải thông báo văn cho người khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn giải khiếu nại trước biết Quyết định giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương định cuối 21 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN, HUYỆN NHƯ XUÂN, TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát xã Thanh Xuân 2.1.1 Đặc điểm địa lý: Xã Thanh Xuân xã vùng cao Huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa với diện tích tự nhiên 3.678,5 ha; dân số 2.596 với 584 hộ dân, có dân tộc anh em sinh sống Phía Đơng giáp với xã Cát Vân Phía Tây giáp với xã Thanh Sơn Phía Nam giáp với xã Thanh Lâm Phía Bắc giáp với huyện Thường Xuân Là xã trung tâm vùng thanh, nơi có nhiều quan, đơn vị hành nghiệp Huyện Như Xuân đóng địa bàn có nhiều doanh nghiệp đầu tư khai thác kháng sản, chế biến lâm sản ngành công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp khác Địa bàn xã đất rộng, người thưa có nhiều tiềm đất đai khống sản, hệ thống giao thơng ngày hồn thiện, điểm giao thương xã vùng cao huyện nên tạo nhiều lợi cho xã Thanh Xuân việc mở rộng mối quan hệ giao lưu văn hóa, tiếp thu tiến khoa học kỹ thuật, thúc đẩy phát triển nhanh kinh tế Xã chia thành thôn, bản; mật độ dân cư thưa, đời sống nhân dân chủ yếu làm nông, lâm nghiệp, công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp dịch vụ thương mại Xã Thanh Xuân thành lập từ năm 1985 sau chia tách từ xã Thanh Lâm Trong năm qua, theo đà phát triển chung huyện Như Xuân nói riêng địa phương tỉnh Thanh Hóa nói chung, kinh tế xã có bước tăng trưởng phát triển toàn diện theo hướng chuyển dịch cấu trồng; chuyển dịch cấu kinh tế xã hội Tính đến hết tháng đầu năm 2014 Đảng xã Thanh Xuân có 11 chi với 162 đảng viên (nữ 43 đồng chí), miễn sinh hoạt đồng chí, có 26 đảng viên cán nghỉ hưu = 16%, (cán lão thành Cách mạng, cán Tiền khởi nghĩa, cán Trung cao cấp Quân đội, ngành Trung ương địa phương), có 33 đồng chí tặng Huy hiệu Đảng (30-40-50-60 năm tuổi đảng), ngồi cịn có 18 đảng viên cơng tác quan, đơn vị doanh nghiệp giữ mối liên hệ với cấp ủy nơi cư trú theo Quy định 76 Bộ Chính trị Cơ cấu kinh tế xã phát triển theo hướng chuyển dịch dần từ nông nghiệp sang công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp thương mại dịch vụ, (trong ngành nơng nghiệp chiếm 62%; Cơng nghiệp chiếm 17,6%; thương mại, dịch vụ chiếm 20,4%) Hàng năm giá trị sản xuất tiêu thu ngân sách ngành tăng lớn vượt kế hoạch giao 22 Công tác an ninh trật tự an tồn xã hội ln giữ vững Đội ngũ cán chủ chốt cấp ủy Đảng, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Mặt trận Tổ quốc đồn thể trị xã hội xã bao gồm chức danh: Bí thư, Phó Bí thư, Thường trực Đảng ủy, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân; Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc, Chủ tịch Hội Cựu Chiến binh, Chủ tịch Hội Nơng dân, Chủ tịch Hội Phụ nữ, Bí thư Đoàn thành niên 2.1.2 Nhiệm vụ UBND Xã Thanh Xuân Có trách nhiệm quản lý kinh tế bao gồm ngành: nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ, thương mại, tài chính, địa chính, Quản lý trường, chợ, giao thông, thủy lợi sở hạ tầng kỹ thuật khác Thực nhiệm vụ đảm bảo an ninh trị, kinh tế xã hội địa bàn xã Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật văn quan Nhà nước cấp trên, Nghị HĐND xã quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chúc xã hội, an ninh quốc phòng Nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức thị trấn, tăng cường công tác đầu tư vào xây dựng tủ sách pháp luật Giữ gìn trật tự an ninh xã hội, đảm bảo an ninh trị, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phịng tồn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú cơng dân, lại người nước ngồi địa phương Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, tài sản quyền, lợi ích khác công dân; chống buôn lậu, ma tuý, tham nhũng, trừ mê tín dị đoan nhân dân Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội địa phương 2.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Xã Thanh Xuân Căn vào luật tổ chức HĐND UBND Ngày 26 tháng 11 năm 2003, kỳ họp HĐND xã Thanh Xuân nhiệm kỳ 2011 – 2016 bầu đồng chí vào vị trí lãnh đạo UBND xã gồm thành viên: Đồng chí Chủ tịch UBND xã (Đ/C : Phạm Chấn Ngun ) Đồng chí Phó chủ tịch phụ trách kinh tế (Đ/C: Đỗ Thị Sâm ) Đồng chí Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa (Đ/C :Hà Minh Tuyền) Đồng chí trưởng cơng an Uỷ viên (Đ/C : Lương Thế Tài ) Đồng chí Chỉ huy trưởng quan Uỷ viên (Đ/C: Lữ Văn Thỏa) Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã gồm: cơng chức Văn phịng Ủy ban; chức danh kế tốn tài - Ngân sách, địa địa -Xây dựng, địa lâm nghiệp- giao thơng thuỷ lợi; chức danh công chức tư pháp Tư pháp - Hộ tịch, Tư pháp tuyên truyền, công chúc văn hố xã hội, cơng chức sách việc làm, số cán nhân viên hợp đồng Uỷ ban nhân dân tháng họp lần 23 Các định Uỷ ban nhân dân nửa tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểu tán thành Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau đây: - Chương trình làm việc Uỷ ban nhân dân; - Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, toán ngân sách hàng năm quỹ dự trữ địa phương trình Hội đồng nhân dân định; - Kế hoạch đầu tư, xây dựng cơng trình trọng điểm địa phương trình Hội đồng nhân dân định; - Kế hoạch huy động nhân lực, tài để giải vấn đề cấp bách địa phương trình Hội đồng nhân dân định; - Các biện pháp thực nghị Hội đồng nhân dân kinh tế - xã hội; thông qua báo cáo Uỷ ban nhân dân trước trình Hội đồng nhân dân; - Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương 2.2 Thực trạng công tác chứng thực UBND Xã Thanh Xuân Trong năm qua, hoạt động chứng thực thể vai trò quan trọng đời sống KTXH đất nước, góp phần thúc đẩy kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự, tinh tế tổ chức cá nhân ngồi nước Luật cơng chứng có hiệu lực ngày 29/11/2006 Luật cơng chứng có số điểm tách chức chứng thực khỏi chức công chứng Giao việc chứng thực, xác nhận chữ ký cho UBND cấp xã thực theo nghị định 79/2007/ NĐ-CP Nghị Định 79/2007/NĐ-CP đời thể tinh thần cải cách hành cách mạnh mẽ đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Nghị định đưa UBND cấp xã, nhiên nơi có cách thực khác nhau, cách làm khác 2.2.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc UBND Xã Thanh Xuân quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực việc cấp giấy tờ hộ tịch Vì sổ hộ tịch lưu trữ hai cấp UBND Huyện Như Xuân cấp xã Khi tiếp nhận yêu cầu cấp từ sổ gốc theo quy định pháp luật phải thực thời hạn cấp ngày tiếp nhận yêu cầu Trên thực tế UBND Xã Thanh Xuân việc cấp từ sổ gốc thực theo quy định pháp luật Cán tư pháp đảm bảo nhiệm vụ Tuy nhiên bên cạnh mặt đạt đơi lúc cịn nhũng vướng mắc thực tế có Chủ Tịch phó Chủ Tịch UBND xã bận họp khơng có mặt trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch tư pháp xã thực tiếp nhận nên giải yêu cầu người dân mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau giải Bên cạnh đội ngũ cán Tư pháp xã có 02 người, 01 người học nâng cao trình độ nên có lúc khơng thể giải 24 kịp thời công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng nhân dân Đối với yêu cầu gửi qua đường bưu điện chậm ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận yêu cầu quan tổ chức tiếp nhận sao, phải gửi cho người yêu cầu Trên thực tế hoạt động UBND Xã Thanh Xuân nên có u cầu cấp thời hạn theo quy định pháp luật 2.2.2 Thực trạng chứng thực từ Theo quy định pháp luật UBND xã, phường, thị trấn chứng thực từ giấy tờ tiếng tiếng việt văn song ngữ Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác chứng thực thực cách trung thực, khách quan, xác đáp ứng đủ số lượng theo yêu cầu người yêu cầu chứng thực Tuy nhiên công tác chứng thực từ theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực địa phương gặp nhiều khó khăn, lúng túng Hiện lời chứng khắc dấu nên việc chứng thực thực nhanh chóng dễ dàng hơn, đảm bảo thời gian hình thức, Theo quy định việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực từ thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều phải thực chứng thực buổi làm việc Nhìn chung UBND Xã Thanh Xuân thực tốt quy định nhiên số trường hợp để lại sang ngày hơm sau thực chất UBND xã, Chủ Tịch phó Chủ Tịch ký giấy tờ thường cơng tác, họp, học nên yêu cầu chứng thực người dân phải gác lại ngày hôm sau Điều không đảm bảo quy định pháp luật Theo quy định pháp luật cán tiếp dân phải mang thẻ cán vấn đề UBND Xã Thanh Xuân chưa thực tốt Cán tư pháp hộ tịch tiếp dân chưa mang thẻ cán bộ, điều chưa đảm bảo quy định pháp luật Đối với vấn đề cấp sai thẩm quyền giả mạo khơng chứng thực UBND Xã Thanh Xuân đội ngũ cán tư pháp cịn thiếu dụng cụ hỗ trợ, đơi khơng nhận biết văn cấp sai thẩm quyền giả, mạo, mà văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi khó phát nên dẫn tới việc chứng thực giấy tờ giả mạo Về điều đổ lỗi cho cán tư pháp Vì ngày giấy tờ giả mạo khó phát khơng thể phát mắt thường Thực tế công tác chứng thực từ cơng tác chiếm số lượng yêu cầu nhiều giấy tờ, văn chứng thực đa dạng Trong cơng tác chứng thực cán tư pháp thể tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, xác Bên cạnh cán tư pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 15 công việc hộ tịch, Nghị Định 79/2007/NĐ-CP đời cán Tư pháp phải đảm nhiệm thêm công tác chứng thực, công việc thật tải cán tư pháp, chưa nói tầm Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác chứng thực đảm bảo thực theo yêu cầu người dân thời gian, trình tự theo pháp luật, điều đáng biểu dương 25 TaiLieuDaiHoc.com ... THỰC TẬP Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT _ BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI... ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Thanh Xuân Huyện Như Xuân thực trạng giải pháp " để làm chuyên đề thực tập để làm... hoạt động chứng thực Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực UBND Xã Thanh Xuân huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa Chương3: Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực