Giáo trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo định số /QĐ-CĐCĐ ngày / /2022 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Kon Tum, 2022 i MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ii LỜI GIỚI THIỆU iii BÀI 1: NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Các khái niệm (1) Phần mềm nén giải nén Winrar/Winzip .4 2.1 Nén thư mục tập tin 2.2 Giải nén thư mục, tập tin .5 Tìm kiếm tải thơng tin máy tính 3.1 Tìm kiếm thơng tin .6 3.1.1 Tìm kiếm 3.1.2 Tìm kiếm nâng cao 3.1.2.1 Loại bỏ từ khỏi kết tìm kiếm 3.1.2.2 Phải có từ kết tìm kiếm 3.1.2.3 Rút gọn từ khóa cần tìm 3.1.2.4 Tìm xác từ khóa 3.1.2.5 Tìm kiếm giọng nói 3.1.2.6 Tìm kiếm hình ảnh Khai thác kết tìm kiếm 3.1 Mở kết tìm kiếm 3.2 Lưu kết tìm kiếm 10 3.2.1 Lưu kết tìm kiếm dạng HTML 10 3.2.2 Lưu văn 10 3.2.3 Lưu hình ảnh 10 3.2.4 Tải nội dung dạng file 11 Một số ứng dụng Google 11 4.1 Google Driver 11 4.1.1 Đăng nhập vào Google Drive 12 i 4.1.2 Tạo thư mục Google Drive 12 4.1.3 Tải thư mục/ tập tin từ máy tính lên Google Drive 13 4.1.5 Chia sẻ tập tin, thư mục Google Drive 14 4.2 Google Docs 14 4.2.1 Soạn thảo văn thông thường 15 4.2.1.1 Tạo tài liệu 15 4.2.1.2 Mở tài liệu có sẵn 15 4.2.1.3 Chia sẻ tài liệu trực tuyến Google Docs 16 4.2.1.4 Tải tài liệu 17 4.2.2 Soạn thảo văn giọng nói 18 4.3 Google Sheets 19 4.3.1 Tạo bảng tính trực tuyến Google Sheets 19 4.3.2 Mở tài liệu có sẵn 20 4.3.3 Chia sẻ trang tính trực tuyến Google Sheets 20 4.3.3.1 Chia sẻ trang tính soạn thảo Google 20 4.3.3.2 Chia sẻ trang tính lưu trữ Drive 21 4.3.4 Tải trang tính 22 4.4 Google Form 23 4.4.1 Tạo Google Form 23 4.4.2 Gửi biểu mẫu 25 4.4.3 Xem kết thống kế xuất kết thống kê file Excel 25 4.5 Google Meet 26 4.5.1 Tổ chức họp video từ Gmail 26 4.5.2 Gửi lời mời họp đến thành viên 27 4.5.3 Các thao tác tổ chức họp 27 4.5.2 Tham gia họp video từ Gmail 28 4.6 Google Calendar 29 4.6.1 Tạo lịch 29 4.6.2 Thêm kiện tuỳ chỉnh cho lịch 30 i 4.6.3 Xoá lịch 30 4.6.4 Chia sẻ cấp quyền cho lịch 31 BÀI TẬP 32 BÀI 2: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CSDL TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 37 Quản lý công văn 37 1.1 Thiết lập số quản lý công văn (1) 37 1.1.1 Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý (1) 38 1.1.1.1 Nhận văn đến 38 1.1.1.2 Giao văn cho phận xử lý chờ kết 39 1.1.1.3 Bộ phận xử lý thực xong 39 1.1.1.4 Vẽ sơ đồ quản lý công văn Microsoft Excel (2) 39 1.1.2 Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý 40 1.1.3 Tạo sổ quản lý công văn 40 Nhập liệu tìm cơng văn 41 2.1 Nhập liệu (1-3) 41 2.1.1 Thiết lập điều kiện nhập liệu chức Data Validation 41 2.1.2 Theo dõi tình trạng thực chức Conditional formatting 44 2.3.3 Xây dựng công thức tính mã văn thư 47 2.3.3.1 Nhóm hàm dị tìm (2, 3) 47 2.3.3.2 Hàm COUNTIF COUNTIFS 48 2.2 Tìm kiếm công văn (2, 3) 49 2.2.1 Tìm theo tiêu đề cột 49 2.2.1.1 Lọc tự động (AutoFilter) 49 2.2.1.1 Lọc theo từ khoá 50 Quản lý nhân 52 2.1 Lập CSDL nhân 52 2.1.1 Tạo sổ quản lý 52 2.1.2 Nhập liệu quản lý 52 i 2.2 Sắp xếp danh sách nhân (2, 3) 53 2.3 Sử dụng tính lọc liệu để tìm kiếm nhân 54 2.4 Sử dụng hàm CSDL để tổng hợp thông tin (2, 3) 54 Quản lý tài sản 58 3.1 Quản lý thiết bị văn phòng 58 3.2 Quản lý đồ dùng văn phòng 58 BÀI TẬP 59 BÀI 3: SỬ DỤNG PHẦN MỀM “CHUẨN HOÁ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH” 61 Hướng dẫn cài đặt phần mềm 61 Hướng dẫn chung phần mềm 63 2.1 Khởi động chương trình 64 2.2 Đăng nhập chương trình 64 2.3 Thốt khỏi chương trình 65 Chức quản trị hệ thống (4) 66 3.1 Tham số hệ thống 66 3.2 Quản lý người dùng 67 3.3 Danh mục từ viết tắt 68 3.4 Chi tiết trình bày thể thức 68 Soạn thảo văn 69 4.1 Các thành phần thể thức văn phần mềm mặc định hiển thị 69 4.2 Kỹ thuật nhập nội dung 70 4.2.1 Lựa chọn mẫu văn cần soạn 70 4.2.2 Nhập nội dung ứng dụng phần mềm 70 4.2.3 Nhập phần “Lưu” 72 4.2.4 Nhập mục “Người ký” 72 BÀI TẬP 73 BÀI 4: GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN 75 i Phần mềm VNPT iOffice (5) 76 1.1 Giới thiệu 76 1.2 Giao diện phần mềm 77 1.3 Các chức phần mềm 77 1.3.1 Chức văn đến 78 1.3.2 Chức văn 78 1.3.3 Chức văn nội 78 1.3.4 Chức văn lưu 79 1.3.5 Thống kê báo cáo 79 Phần mềm CloudOffice (5) 79 2.1 Giới thiệu 79 2.2 Giao diện 80 2.3 Quản lý văn 80 BÀI TẬP 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 ii TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng tài liệu nhà giáo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum biên soạn, nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập người học nhà trường Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm iii LỜI GIỚI THIỆU Hiệu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin (CNTT) hành văn phòng khẳng định, dần trở thành xu tất yếu đào tạo nghề Trong năm qua, trường Cao đẳng Cộng đồng triển khai nhiều biện pháp quản lý, đạo nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào dạy học Đến nay, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào dạy học nhà trường quan tâm đầu tư đại Hầu hết phịng trang bị máy tính, máy chiếu tương đối đầy đủ phục vụ cho việc giảng dạy học tập; nhiều phần mềm hỗ trợ công tác quản lý, dạy học áp dụng rộng rãi Để trang bị cho học sinh ngành, nghề hành văn phịng trình độ trung cấp đáp ứng yêu cầu kỹ cần thiết công việc, tơi biên soạn giáo trình nhằm cung cấp kiến thức cần thiết để học sinh vận dụng vào soạn thảo báo cáo, tài liệu điện tử, tổ chức họp trực tuyến, quản lý thông tin văn công việc Giáo trình Ứng dụng CNTT Hành văn phịng gồm bài: Bài 1: Những ứng dụng tiện ích cho cơng tác văn phịng Bài 2: Sử dụng tính quản trị CSDL Microsoft Excel để quản trị văn phịng Bài 3: Sử dụng phần mềm “Chuẩn hố thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Bài 4: Giới thiệu số phần mềm quản lý điều hành văn Trong trình biên soạn, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp q thầy (cơ), bạn bè, đồng nghiệp bạn học sinh iii Tác giả biên soạn giáo trình xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, trung tâm Tin học – Ngoại ngữ Thư viện, Khoa Cơ tạo điều kiện để tơi hồn thành giáo trình Xin chân thành cảm ơn! KonTum, ngày 23 tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên ThS Ngơ Thị Phương Dung GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TÊN MÔ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠ ĐUN Mã mơ đun: 51273914 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Là mơ đun chuyên ngành dùng cho học sinh chuyên ngành Hành văn phịng trình độ trung cấp, bố trí sau học phần tin học văn phịng - Tính chất: Mô đun Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng mơ đun tích hợp lý thuyết thực hành Mô đun cung cấp cho người học kiến thức kỹ ứng dụng phần mềm tin học để quản lý tài liệu, quản lý cơng việc cơng tác văn phịng - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Mơ đun có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức kỹ nghành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu mơ đun: Kiến thức: - Trình bày số khái niệm liên quan lĩnh vực hành văn phòng - Liệt kê ứng dụng CNTT chun sâu cho cơng việc hành văn phịng - Trình bày khái niệm CNTT số thuật ngữ sử dụng hành văn phịng - Nêu phân tích cách thức sử dụng ứng dụng Google - Phân tích ưu nhược điểm số phần mềm quản lý văn 68 quyền toàn hệ thống chương trình Các chức chức quản lý người dùng bao gồm: Tạo người dùng; sửa thơng tin người dùng; xóa thơng tin người dùng; gán vai trò quyền cho người dùng; thay đổi mật ban đầu người dùng 3.3 Danh mục từ viết tắt Chương trình cho phép quản lý hệ thống từ viết tắt tương ứng với nhóm từ viết tắt Các nhóm từ viết tắt bao gồm: Văn hành chính; văn bản; chức danh nhà nước; quan nhà nước Trung ương; quan nhà nước địa phương Người sử dụng lựa chọn nhóm từ viết tắt để xem toàn từ viết tắt nhóm Hình 3.12 Bảng từ viết tắt 3.4 Chi tiết trình bày thể thức Chức cho phép người dùng thiết lập thông tin mẫu chữ (loại chữ, cỡ chữ, kiểu chữ) chi tiết trình bày thành phần thể thức văn với lựa chọn phù hợp với hướng dẫn Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hiện 69 chức phù hợp với quy định soạn thảo quy định Nghị định 30 cơng tác văn thư Hình 2.13 Cấu hình chi tiết trình bày thể thức Để điều thông tin thành phần thể thức văn bản, người dùng chọn thành phần tương ứng lưới liệu Các thông tin lựa chọn hiển thị ô nhập liệu mục “Thông tin chi tiết” Sau thay đổi thông tin lựa chọn, người dùng chọn “Ghi” để ghi lại thông tin thay đổi, thông tin cập nhật thay đổi hiển thị danh sách áp dụng với tất mẫu văn chương trình Soạn thảo văn 4.1 Các thành phần thể thức văn phần mềm mặc định hiển thị Để thuận tiện trình soạn thảo văn bản, số thành phần thể thức chương trình mặc định hiển thị sẵn, người dùng không cần phải khai báo thông tin sau: - Quốc hiệu (dòng trên, dòng ) - Địa danh, ngày tháng ban hành văn 70 - Tên quan, tổ chức ban hành văn - Nơi nhận : Mặc định sẵn cụm từ “Lưu: VT” 4.2 Kỹ thuật nhập nội dung 4.2.1 Lựa chọn mẫu văn cần soạn Thực theo lưu đồ sau: Hình 2.14 Lựa chọn mẫu văn cần soạn 4.2.2 Nhập nội dung ứng dụng phần mềm Để nhập nội dung vào trường khai báo mẫu, di chuyển qua lại trường cách sau: - Sử dụng chuột 71 - Sử dụng phím Tab để từ xuống Shift + Tab để di chuyển từ lên Mỗi mẫu văn bố trí ứng dụng sau: - Là ứng dụng có chức ghi thông tin nhập văn vào Cơ sở liệu phần mềm - Là ứng dụng có chức thể thuộc tính khai báo văn với thành phần khác văn mặc định thành văn hoàn chỉnh thể thức kỹ thuật trình bày văn Trong chức xem, người dùng chỉnh lại đường viền quanh nội dung trình bày cho phù hợp với tính thẩm mỹ văn Khi sử dụng chức phần nội dung khai báo không lưu giữ vào CSDL phần mềm - Là ứng dụng lưu lại thông tin văn - Là ứng dụng có chức hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm trình sử dụng phần mềm - Là ứng dụng có chức khỏi mẫu khai báo hành - Là ứng dụng để thêm nội dung khác - Là ứng dụng để xoá nội dung - Là ứng dụng để xem lại nội dung nhập - Là ứng dụng để xem nội dung nhập cuối - Là ứng dụng để xem lại nội dung nhập trƣớc nội dung hiển thị - Là ứng dụng để xem nội dung nội dung hiển thị - Là ứng dụng để xem danh sách nơi đến - Là ứng dụng để đưa dòng đoạn văn thẳng lề trái văn - Là ứng dụng để đưa dòng đoạn văn lùi vào tab so với lề trái văn 72 - Là ứng dụng trình diễn điểm văn - Là ứng dụng trình diễn khoản văn - Là ứng dụng hiển thị vị trí nội dung (các chương, điều) nhập văn - Là ứng dụng tương ứng dùng để cắt, chép, dán đoạn văn - Là ứng dụng trái, giữa, phải, cho đoạn văn bản, văn - Là ứng dụng cho chữ bôi đen bao gồm làm đậm chữ, làm nghiêng chữ, gạch chân chữ, gạch chữ 4.2.3 Nhập phần “Lưu” Hình 2.15 Giao diện nhập nội dung “Lưu” văn - Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo: Chỉ nhập phần chữ, nhập tuỳ biến không phân biệt chữ hoa chữ thường - Ký hiệu người đánh máy: Chỉ nhập phần chữ, nhập tuỳ biến không phân biệt chữ hoa, chữ thường - Số lượng lưu: nhập phần số 4.2.4 Nhập mục “Người ký” Hình 2.15 Giao diện nhập nội dung “Người ký” văn 73 - Hình thức ký: Lựa chọn hình thức ký mặc định sẵn Trong trường hợp khơng lựa chọn bỏ qua mặc định khai báo trường “Chức vụ người ký” - Chức vụ: Nhập tuỳ biến không phân biệt chữ hoa chữ thường - Chức vụ người ký: Nhập tuỳ biến không phân biệt chữ hoa, chữ thường - Tên người ký: Nhập tên người ký TÓM TẮT BÀI Bài học hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm “Chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” theo thể thức quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Từ đó, hình thành kỹ soạn thảo mẫu văn hành chuẩn theo quy định hành quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư BÀI TẬP Câu hỏi tập thực hành Câu hỏi 1: Phần mềm chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành sử dụng để chuẩn hố văn hành theo hướng dẫn nào? Câu hỏi 2: Phần mềm chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn cho phép tuỳ chỉnh nội dung nào? Bài tập thực hành 1: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Nghị (Cá biệt) Bài tập thực hành 2: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Nghị (cá biệt) Thường trực HĐND Bài tập thực hành 3: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Nghị Hội đồng quản trị 74 Bài tập thực hành 4: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) Bài tập thực hành 5: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp) Bài tập thực hành 6: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu văn (ban hành kèm theo định) Bài tập thực hành 7: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Công văn Bài tập thực hành 8: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Giấy mời Bài tập thực hành 9: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Giấy giới thiệu Bài tập thực hành 10: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Công điện Bài tập thực hành 11: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Giấy biên nhận hồ sơ Bài tập thực hành 12: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Giấy chứng nhận 75 BÀI 4: GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN Mã bài: 51273914-04 Ngô Thị Phương Dung GIỚI THIỆU Hiện công việc văn thư, lưu trữ đóng vai trị đặc biệt quan trọng Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin thời điểm năm tháng sau vấn đề gây áp lực lớn người làm công tác văn thư, lưu trữ Hơn xã hội đại ngày nay, công việc lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị ngày bận rộn áp lực công việc nhiều, không gian làm việc khơng cịn phạm vi quan, việc xem văn bản, duyệt văn bản, điều hành công việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường tổ chức lúc lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị công tác yêu cầu thực tế cần thiết Có thể nói việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu hồ sơ điều cần thiết nhiều quan tổ chức quan tâm, nghiên cứu, mong muốn tìm kiếm giải pháp hiệu đưa vào ứng dụng thực tế Để giảm tải công việc cho phận văn thư, mang đến hiệu định, quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí không gian lưu trữ tài liệu văn Hiện đại hóa, đổi nâng cao vai trị quan trọng phận văn thư góp phần đại hóa cơng tác quản lý tổ chức, quan nói chung 76 Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nêu trên, phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu hồ sơ điều hành công việc đời, đáp ứng yêu cầu quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu cách khoa học, đầy đủ, khả tra cứu nhanh chóng, kịp thời Đồng thời cung cấp công cụ hỗ trợ quản lý mạnh mẽ điều hành công việc tổ chức, quan MỤC TIÊU Sau học xong này, người học có khả năng: - Trình bày chức phần mềm ứng dụng quản lý văn VNPT iOffice, CloudOffice - Thực nghiêm túc, tỉ mỉ học tập, rèn luyện tính cẩn thận Chủ động tìm kiếm nghiên cứu tài liệu Phần mềm VNPT iOffice (5) 1.1 Giới thiệu Phần mềm VNPT – iOffice Tập đoàn Bưu Viễn thơng Việt Nam sản xuất cung cấp Đây hệ thống phần mềm sử dụng công nghệ điện tốn đám mây - cơng nghệ tiên tiến phổ biến nay; bảo đảm kết nối liên thơng văn cấp, Chính phủ - UBND tỉnh - UBND cấp huyện UBND cấp xã theo yêu cầu Chính phủ; liệu lưu trữ hệ thống Trung tâm liệu Tập đồn VNPT, tính bảo mật cao, đảm bảo an tồn thông tin Khi triển khai phần mềm, hầu hết văn không mật quan nhà nước cấp chuyển dạng văn điện tử, giúp tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm; tiết kiệm nguồn nhân lực khai thác, vận hành hệ thống máy chủ, quản lý, khai thác hệ thống Phần mềm cho phép cấu hình đa quy trình, phân cơng, phân quyền sử dụng đến cá nhân cách khoa học, hợp lý; cho phép thiết lập người sử dụng với nhiều vai trị khác nhau; liên thơng văn cấp từ Văn phịng Chính phủ xuống UBND tỉnh, huyện, xã; giám sát quy trình luân chuyển văn cấp: Tỉnh, huyện, xã Các chức phần mềm phong phú, đơn giản, dễ sử dụng, tích hợp chức điều hành, quản lý lịch 77 họp lịch cơng tác… giúp quan nhà nước thực hóa mục tiêu xây dựng văn phịng điện tử khơng giấy tờ Phạm vi đối tượng phục vụ ứng dụng quan, tổ chức, đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành khối lượng lớn cơng văn, giấy tờ, cơng việc ứng dụng VNPT iOffice giải pháp trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc, giúp tạo lập môi trường điều hành tác nghiệp điện tử lúc, nơi 1.2 Giao diện phần mềm Hình 4.1 Giao diện phần mềm quản lý văn VNPT iOffice 1.3 Các chức phần mềm Quản lý văn điều hành tác nghiệp ứng dụng thông tin quan trọng quan tâm hàng đầu tổ chức, doanh nghiệp VNPT-iOffice ứng dụng trao đổi thông tin, điều hành 78 quản lý toàn hoạt động hành đơn vị, việc xử lý theo dõi quy trình xử lý văn đóng vai trị quan trọng Các chức ứng dụng xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ công tác quản lý điều hành tác nghiệp quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp Các chức ứng dụng bao gồm: Quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý văn nội bộ, quản lý văn lưu, thông tin điều hành, lịch công tác, lịch họp, báo cáo thống kê 1.3.1 Chức văn đến Đây chức liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư văn mà đơn vị nhận được: Nhập văn đến vào hệ thống, phân loại, phân công, chuyển tiếp văn đến, phê duyệt văn đến, tìm kiếm văn đến Quy trình xử lý văn đến hệ thống sau: - Bước 1: Văn thư nhận văn đến - Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn - Bước 3: Chuyên viên xử lý văn 1.3.2 Chức văn Là chức liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư văn mà đơn vị gửi đi: Nhập văn vào hệ thống, gửi văn xuống đơn vị trực thuộc, theo dõi hồi báo, tìm kiếm văn Quy trình xử lý văn hệ thống sau: - Bước 1: Chuyên viên soạn thảo văn - Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn - Bước 3: Văn thư phát hành văn 1.3.3 Chức văn nội Là chức quản lý văn có tính chất nội như: Tờ trình, đề xuất, đề án, thơng báo,… 79 1.3.4 Chức văn lưu Là chức quản lý văn văn đi, đến quan đơn vị 1.3.5 Thống kê báo cáo Bao gồm mẫu thống kê báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ chuẩn công tác văn thư Phần mềm CloudOffice (5) 2.1 Giới thiệu Văn phòng điện tử CloudOffice hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điều hành quản trị cơng việc tồn diện chun nghiêp Phần mềm quản lý văn phòng CloudOffice thiết kế cách khoa học với đầy đủ chức trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn bản, điều hành cơng việc trực tuyến máy tính Có khả theo dõi xử lý văn điều hành công việc từ xa thông qua Internet Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý công văn với đầy đủ nghiệp vụ liên quan cập nhật văn đi, đến, phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, xem trực tiếp thống kê công văn theo ngày, tuần, tháng,… Phần mềm CloudOffice cung cấp cho người dùng chức quản lý điều hành công việc, chức hỗ trợ lãnh đạo người có trách nhiệm điều hành cơng việc Bạn tạo lập công việc từ văn đến tạo lập công việc phi giấy tờ, tạo lập tiến độ thực theo dõi, đánh giá tiến độ thực cho phép quản lý thông tin theo dạng kiện diễn tiến theo thời gian hồ sơ vụ việc, vụ kiện, vụ án hay quản lý tiến độ dự án,… Phần mềm CloudOffice cung cấp chức quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ cách đầy đủ khoa học Người dùng áp dụng để quản lý phiên tài liệu theo thời kỳ, theo vụ việc liên quan theo dõi kiện thời diễn chưa biết kết thúc Ngoài ra, phần mềm CloudOffice cịn có tiện ích khác hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý văn phịng như: Tiện ích thảo 80 luận nội bộ, trưng cầu ý kiến, quản lý danh bạ, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, lịch công tác cá nhân, lịch công tác lãnh đạo, Phần mềm CloudOffice thiết kế cho việc triển khai theo mơ hình tổ chức có nhiều cấp sử dụng, quản lý liệu tập trung phân tán Phần mềm CloudOffice hỗ trợ khả xem duyệt văn từ xa, sử dụng thiết bị cầm tay điện thoại di động thông minh, máy tính bảng thơng qua kết nối Internet Phần mềm CloudOffice cịn thiết kế theo mơ hình “Điện tốn đám mây”, để tạo văn phịng ảo, kết nối văn phịng , tạo kênh truyền thơng nội giúp cho công tác quản lý điều hành tổ chức, quan, đơn vị doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu điều hành cơng việc 2.2 Giao diện Màn hình chủ phần mềm CloudOffice Hình 4.2 Giao diện làm việc phần mềm quản lý văn CloudOffice 2.3 Quản lý văn 81 Chức cho phép văn thư quản lý văn với đầy đủ nghiệp vụ liên quan như: Cập nhật công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, Ngồi ra, chức bình luận cho phép người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân vào văn đánh dấu thơng tin cần nhớ để sau xem lại cần Để quản lý văn cách khoa học toàn hệ thống, Quản trị hệ thống thiết lập cấu hình “Áp dụng quy trình xử lý văn bản” Khi q trình xử lý văn tuân theo quy trình gồm nhiều bước, bước xử lý một vài cá nhân có trách nhiệm tương ứng đảm nhiệm Áp dụng quy trình xử lý văn giúp văn quản lý cách chặt chẽ khoa học Văn bước xử lý nào, phụ trách thể rõ hệ thống Để đạt điều này, hệ thống yêu cầu tham gia nhiều phận khác nhau, từ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo Tuy nhiên, người đảm nhiệm xử lý văn bước vắng chưa tham gia trực tiếp sử dụng Cloud Office, hệ thống hoạt động bình thường thơng qua chế “ủy nhiệm” Quy trình xử lý văn bao gồm bước sau: - Nhận nhập văn đến - Phân loại văn cần không cần xử lý Xác định thời hạn xử lý cho văn - Phân công đơn vị xử lý - Chuyển tiếp văn xuống đơn vị trực thuộc (nếu văn có liên quan đến đơn vị đó) - Khởi tạo công việc để xử lý văn - Khởi tạo tờ trình trả lời cho văn đến - Xác nhận kết xử lý để kết thúc quy trình TĨM TẮT BÀI 82 Bài học giới thiệu tóm lược chức hai phần mềm quản lý văn thư phổ biến phần mềm CloudOffice phần mềm VNPT Ioffice Từ đó, có cách nhìn tổng quan phần mềm quản lý văn thư, áp dụng vào thực tế công việc BÀI TẬP Câu hỏi Câu hỏi 1: Trình bày chức phần mềm quản lý văn CloudOffice Câu hỏi 2: Trình bày chức phần mềm quản lý văn VNPT iOffice Câu hỏi 3: So sánh điểm giống khác hai phần mềm quản lý văn CloudOffice VNPT iOffice TÀI LIỆU THAM KHẢO Phan Thị Thanh Tin học ứng dụng quản trị văn phòng lưu trữ Đại học Hoa Lư Phạm Quang Huy, Phạm Phương Hoa Giáo trình thực hành Excel dùng cho phiên 2019 - 2016 - 2013 Thực hành Excel với hướng dẫn bước NXB Thanh Niên; 2020 Nguyễn Ngọc Anh, Nguyễn Đình Chúc, Phạm Quang Hưng Phân tích thống kê sử dụng Excel Development and Policies Research Center (Depocen); 2008 Tài liệu hướng dẫn sử dụng, cài đặt phần mềm Chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội Vụ; 2011 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn VNPT iOffice Bưu viễn thơng VNPT Phú Thọ; 2019 ... DUNG Quản lý công văn 1.1 Thiết lập số quản lý công văn (1) Sổ quản lý công văn theo dõi công văn đến hàng ngày bao gồm thông tin như: Ngày đến, số thứ tự công văn đến (mỗi công văn đến đánh... sử dụng hành văn phịng - Nêu phân tích cách thức sử dụng ứng dụng Google - Phân tích ưu nhược điểm số phần mềm quản lý văn 2 Về kỹ năng: - Sử dụng ứng dụng tiện ích phục vụ cho cơng tác văn phòng. .. Quản lý văn 80 BÀI TẬP 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 ii TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng tài liệu nhà giáo Trường