BÀI 1 : NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
3. Quản lý tài sản
3.2. Quản lý đồ dùng văn phòng
Đồ dùng văn phòng gồm: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ hoặc mắc áo, các đồ vật khác như kẹp, ghim, cặp, bút…Tương tự như quản lý thiết bị chúng ta sử dụng các tính năng quản lý dữ liệu đã giới thiệu trong các bài trước để thực hiện chức năng quản lý.
TÓM TẮT BÀI
Bài học cung cấp cho cho các bạn học sinh những kiến thức, kỹ năng về ứng dụng các tính năng nâng cao trong Microsoft Excel để quản lý công văn, quản lý tài sản, quản lý nhân sự của một đơn vị. Từ đó, các em học sinh có thể tự thiết kế, xây dựng một hệ thống quản lý văn phòng nhỏ tuỳ vào đặc thủ của từng đơn vị làm việc.
BÀI TẬP
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1: Hãy trình bày các bước tạo sổ quản lý văn bản trong Microsoft Excel.
Câu hỏi 2: Để quản lý việc nhập dữ liệu trong Microsoft Excel, anh (chị)
sử dụng những tính năng nào?
Câu hỏi 3: Hãy trình bày những ưu điểm khi sử dụng phần mềm Microsft
Excel trong công tác văn phòng.
Bài tập thực hành 1: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế sổ
quản lý công văn đến với dữ liệu giả định và thực hiện các yêu cầu sau: a. Kiểm tra nhập liệu cho các cột kiểu Date.
b. Tạo danh sách chọn cho cột Loại văn bản, bộ phận xử lý. c. Định dạng dữ liệu có điều kiện cho cột tình trạng văn bản. d. Đánh số văn bản tự động khi có văn bản mới.
e. Lọc những văn bản đến có loại văn bản là quyết định.
g. Lọc những văn bản đến có loại văn bản là quyết định và có nơi gởi là UBND tỉnh.
h. Lọc dữ liệu theo cột loại văn bản.
i. Lọc dữ liệu theo ngày ký từ ngày 20/5/2022 đến hết ngày 30/5/2022.
Bài tập thực hành 2: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế sổ
quản lý công văn đi với dữ liệu giả định và thực hiện các yêu cầu sau: a. Kiểm tra nhập liệu cho các cột kiểu Date
b. Tạo danh sách chọn cho cột Loại văn bản.
c. Định dạng dữ liệu có điều kiện cho cột tình trạng văn bản. d. Đánh số văn bản tự động khi có văn bản mới.
e. Lọc những văn bản đến có loại văn bản là thơng báo và quyết đinh. g. Lọc những văn bản đến có loại văn bản là quyết định hoặc có nơi gởi là UBND tỉnh.
h. Lọc dữ liệu theo cột loại văn bản.
i. Lọc dữ liệu theo ngày ký từ ngày 1/9/2021 đến hết ngày 30/5/2022.
Bài tập thực hành 3: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế sổ
quản lý hồ sơ nhân viên với dữ liệu giả định và thực hiện các yêu cầu sau: a. Kiểm tra nhập liệu cho các cột kiểu Date.
b. Tạo danh sách chọn cho cột phòng làm việc, chức vụ. c. Định dạng dữ liệu có điều kiện cho cột tình trạng hơn nhân.
d. Lọc những nhân viên có tình trạng hơn nhân là chưa lập gia đình và giới tính nữ.
e. Tổng hợp số liệu nhân viên theo giới tính, theo tình trạng hơn nhân, theo phịng ban làm việc.
Bài tập thực hành 4: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thiết kế sổ
quản lý thiết bị văn phòng với dữ liệu giả định và thực hiện các yêu cầu sau: a. Kiểm tra nhập liệu cho các cột kiểu Date.
b. Tạo danh sách chọn cho cột phòng ban sử dụng thiết bị. c. Định dạng dữ liệu có điều kiện cho cột tình trạng thiết bị. d. Lọc những thiết bị có tình trạng hỏng.
BÀI 3: SỬ DỤNG PHẦN MỀM “CHUẨN HOÁ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH”
Mã bài: 51273914-03
Ngô Thị Phương Dung
GIỚI THIỆU
Phần mềm “Chuẩn hố thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản hành chính ” là phần mềm của Bộ Nội vụ, do Trung tâm Thông tin quản lý, phát hành, được xây dựng để chuẩn hoá văn bản hành chính theo thể thức được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011. Ngày 5/3/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về cơng tác văn thư có một số điểm thay đổi về thể thức trình bày văn bản so với Thơng tư 01.
Tuy nhiên phần mềm “Chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” vẫn được rất nhiều cơ quan và đơn vị sử dụng. Văn bản sẽ được chuẩn hố theo chuẩn Thơng tư 01, riêng một số điểm thay đổi tại Nghị định 30, người sử dụng sẽ được điều chỉnh thủ công trên phần mềm soạn thảo văn bản như điều chỉnh đánh số trang, điều chỉnh kiểu chữ cho phần căn cứ, …
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:
- Trình bày được các quy định, hướng dẫn về thể thức văn bản hiện hành. - Cài đặt và sử dụng được các chức năng cơ bản của phần mềm “Chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.
- Rèn luyện tính cẩn thận, an toàn trong sử dụng thiết bị điện; chủ động trong việc tìm kiếm quy định hiện hành về soạn thảo văn bản hành chính.
1. Hướng dẫn cài đặt phần mềm
Yêu cầu về máy tính để chạy Phần mềm: Hệ điều hành Windows 2000, Windows XP(SP1 trở lên).
Bước 1: Click đúp chuột vào file setup.exe Bước 2: Chọn Next
Hình 3.1. Mơ tả bước 2 cài đặt phần mềm
Bước 3: Chọn Next
Bước 4: Chọn Next
Hình 3.3. Mơ tả bước 4 cài đặt phần mềm
Bước 5: Chương trình bắt đầu thực hiện cài đặt. Kết thúc cài đặt chọn
Close.
Hình 3.4. Mơ tả bước 5 cài đặt phần mềm 2. Hướng dẫn chung về phần mềm
2.1. Khởi động chương trình
Sau khi cài đặt, trên màn hình nền của máy tính xuất hiện biểu tượng của chương trình như sau:
Hình 3.5. Biểu tượng chương trình “Cchuẩn hố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”
Để khởi động chương trình, người sử dụng kích đúp chuột phải vào biểu tượng trên màn hình nền của giao diện máy tính.
Chương trình có giao diện chính như sau:
Hình 3.6. Giao diện phần mềm “Chuẩn hố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”
Để sử dụng chương trình, nguời dùng phải có một tài khoản và đăng nhập thành công vào hệ thống. Khi chương trình được khởi tạo, hệ thống sẽ hiển thị màn hình đăng nhập như hình 3.7. - Tên đăng nhập : Admin - Mật khẩu : 123456 2.3. Thốt khỏi chương trình
Chọn một trong hai cách sau:
Cách 1: Chọn nút “dấu X ” góc trên cùng bên phải của chương trình.
Hình 3.8. Thốt chương trình bằng nút lệnh Close
Cách 2: Chọn menu Quản trị hệ thống / Thoát / Enter.
Hình 3.9. Thốt chương trình bằng menu chương trình 3. Chức năng quản trị hệ thống (4)
Chức năng quản trị hệ thống bao gồm các chức năng chính như sau: - Tham số hệ thống.
- Quản lý người dùng. - Bảng các từ viết tắt.
- Chi tiết trình bày thể thức. - Đăng nhập người dùng khác. - Thoát.
3.1. Tham số hệ thống
Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các tham số định dạng về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản và thiết lập năm sử dụng cho toàn bộ các mẫu biểu mà chương trình đưa ra. Chức năng này bao gồm 2 lựa chọn chính là thiết lập cấu hình và đường dẫn chứa tài liệu.
Sau khi nhập đầy đủ các thơng tin về cấu hình cũng như đường dẫn chứa tài liệu, người dùng nhấn vào nút “Ghi” để thực hiện ghi thông tin vào hệ thống.
Hình 3.10. Thiết lập tham số hệ thống
3.2. Quản lý người dùng
Để đảm bảo tính bảo mật cũng như an tồn dữ liệu mức hệ thống, chương trình “Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cung cấp cho người sử dụng chương trình cơ chế quản lý tài khoản đăng nhập khác vào chương trình khi đươc chia sẻ (hoặc cho người khác sử dụng trên cùng một chương trình cài đặt trên 1 máy).
Hình 3.11. Giao diện quản lý người dùng
Ở chức năng này, người dùng có thể tạo ra các tài khoản mới hoặc thay đổi mật khẩu cũng như phân quyền, cho các tài khoản được sử dụng các mức
quyền trong tồn bộ hệ thống chương trình. Các chức năng chính của chức năng quản lý người dùng bao gồm: Tạo mới người dùng; sửa thông tin người dùng; xóa thơng tin người dùng; gán vai trị cũng như quyền cho người dùng; thay đổi mật khẩu ban đầu của người dùng.
3.3. Danh mục từ viết tắt
Chương trình cho phép quản lý hệ thống các từ viết tắt tương ứng với các nhóm từ viết tắt. Các nhóm từ viết tắt bao gồm: Văn bản hành chính; bản sao văn bản; các chức danh nhà nước; các cơ quan nhà nước ở Trung ương; các cơ quan nhà nước ở địa phương.
Người sử dụng có thể lựa chọn nhóm từ viết tắt để xem toàn bộ các từ viết tắt của nhóm.
Hình 3.12. Bảng các từ viết tắt