BÀI 1 : NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
1. Phần mềm VNPT iOffice (5)
1.1. Giới thiệu
Phần mềm VNPT – iOffice do Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam sản xuất và cung cấp. Đây là hệ thống phần mềm sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây - công nghệ tiên tiến và phổ biến nhất hiện nay; bảo đảm kết nối liên thông văn bản 4 cấp, giữa Chính phủ - UBND tỉnh - UBND cấp huyện và UBND cấp xã theo yêu cầu của Chính phủ; dữ liệu được lưu trữ tại hệ thống Trung tâm dữ liệu của Tập đồn VNPT, tính bảo mật cao, đảm bảo an tồn thơng tin. Khi triển khai phần mềm, hầu hết các văn bản không mật của cơ quan nhà nước các cấp đều được chuyển dưới dạng văn bản điện tử, giúp tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm; tiết kiệm nguồn nhân lực khai thác, vận hành hệ thống máy chủ, quản lý, khai thác hệ thống... Phần mềm cho phép cấu hình đa quy trình, phân cơng, phân quyền sử dụng đến từng cá nhân một cách khoa học, hợp lý; cho phép thiết lập người sử dụng với nhiều vai trị khác nhau; liên thơng văn bản 4 cấp từ Văn phịng Chính phủ xuống UBND tỉnh, huyện, xã; giám sát quy trình luân chuyển văn bản 3 cấp: Tỉnh, huyện, xã. Các chức năng phần mềm phong phú, đơn giản, dễ sử dụng, tích hợp chức năng điều hành, quản lý lịch
họp và lịch công tác…. vì vậy sẽ giúp các cơ quan nhà nước thực hiện hóa các mục tiêu xây dựng một văn phịng điện tử khơng giấy tờ.
Phạm vi và đối tượng phục vụ của ứng dụng là các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành khối lượng lớn các công văn, giấy tờ, cơng việc chính vì thế ứng dụng VNPT iOffice là giải pháp trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc, giúp tạo lập một môi trường điều hành tác nghiệp điện tử mọi lúc, mọi nơi.
1.2. Giao diện phần mềm
Hình 4.1. Giao diện phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice
1.3. Các chức năng của phần mềm
Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp là một trong những ứng dụng thông tin quan trọng hiện đang được quan tâm hàng đầu trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. VNPT-iOffice là ứng dụng trao đổi thông tin, điều hành
và quản lý tồn bộ các hoạt động hành chính của một đơn vị, trong đó việc xử lý và theo dõi quy trình xử lý văn bản đóng vai trị quan trọng. Các chức năng của ứng dụng được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ cơng tác quản lý và điều hành tác nghiệp của một cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Các chức năng chính của ứng dụng bao gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản nội bộ, quản lý văn bản lưu, thông tin điều hành, lịch công tác, lịch họp, báo cáo thống kê
1.3.1. Chức năng văn bản đến
Đây là các chức năng liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư đối với các văn bản mà đơn vị nhận được: Nhập văn bản đến vào hệ thống, phân loại, phân công, chuyển tiếp văn bản đến, phê duyệt văn bản đến, tìm kiếm văn bản đến.
Quy trình xử lý văn bản đến trên hệ thống như sau: - Bước 1: Văn thư nhận văn bản đến
- Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn bản - Bước 3: Chuyên viên xử lý văn bản
1.3.2. Chức năng văn bản đi
Là các chức năng liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư đối với các văn bản mà đơn vị gửi đi: Nhập văn bản đi vào hệ thống, gửi văn bản đi xuống đơn vị trực thuộc, theo dõi hồi báo, tìm kiếm văn bản đi.
Quy trình xử lý văn bản đi trên hệ thống như sau: - Bước 1: Chuyên viên soạn thảo văn bản
- Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn bản - Bước 3: Văn thư phát hành văn bản đi
1.3.3. Chức năng văn bản nội bộ
Là chức năng quản lý văn bản có tính chất nội bộ như: Tờ trình, đề xuất, đề án, thông báo,…
1.3.4. Chức năng văn bản lưu
Là chức năng quản lý các văn bản không phải là văn bản đi, đến của cơ quan đơn vị.
1.3.5. Thống kê báo cáo
Bao gồm các mẫu thống kê báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ chuẩn của công tác văn thư.