TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của đề tài
Công nghệ thông tin đã trở thành phần thiết yếu trong cuộc sống và hoạt động của doanh nghiệp, mang lại phương thức làm việc mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng Nhờ vào công nghệ thông tin, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo độ chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Sự phát triển này đã khiến cho việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý trở thành điều không thể thiếu, giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Viễn thông Thanh Hóa được thành lập theo quyết định số 687/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) Đây là đơn vị kinh tế trực thuộc và hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Viễn Thông Thanh Hoá có nhiệm vụ tổ chức, xây dựng và quản lý mạng lưới bưu chính viễn thông - công nghệ thông tin (BCVT-CNTT) nhằm phục vụ kinh doanh và đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội Đơn vị đảm bảo thông tin liên lạc hỗ trợ sự lãnh đạo và chỉ đạo của các cấp uỷ đảng, chính quyền.
Mặc dù Viễn thông Thanh Hóa là một doanh nghiệp mạnh trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhưng họ vẫn gặp nhiều khó khăn khi triển khai phần mềm tự sản xuất, bao gồm hạn chế tính năng, thiếu nguồn nhân lực và thiếu hiểu biết về hệ thống thông tin nội bộ Để giảm thiểu các vấn đề do phần mềm gây ra, đặc biệt trong quản lý bán hàng và kho hàng qua tin nhắn SMS, doanh nghiệp đã xây dựng mô hình quản lý hệ thống và thành lập bộ phận nhân viên quản lý kho Tuy nhiên, mô hình hiện tại vẫn còn nhiều bất cập, gây khó khăn cho nhân viên trong việc quản lý kho hàng hiệu quả.
Để tối ưu hóa nguồn tài nguyên và tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần cải thiện phần mềm quản lý bán hàng và quản lý biến động kho hàng qua tin nhắn SMS Việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng là điều cần thiết, đặc biệt tại Viễn Thông Thanh Hóa, nhằm đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của doanh nghiệp.
Tình hình nghiên cứu của đề tài
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng đang thu hút sự quan tâm lớn từ cộng đồng nghiên cứu trên toàn thế giới Để nâng cao hiệu quả của phần mềm quản lý bán hàng và biến động kho hàng qua tin nhắn SMS, cần đánh giá tình hình nghiên cứu trong nước Tại Việt Nam, nhiều sinh viên từ các trường đại học đã thực hiện các nghiên cứu liên quan đến đề tài này, đóng góp vào việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng.
Luận văn của sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên, trường Đại học CNTT - Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý Nam Đế Mặc dù luận văn đã trình bày những lý thuyết cơ bản về vấn đề nghiên cứu, nhưng tác giả đã bỏ qua các bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và thiết lập mô hình quan hệ giữa các thực thể, dẫn đến việc thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý có thể gây khó hiểu cho người đọc.
- Luận văn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty
Công ty TNHH Ngọc Khánh, do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc từ trường ĐH Kinh tế quốc dân thực hiện, đã được tác giả giới thiệu với những nét khái quát rõ ràng Luận văn đã trình bày các bước phân tích hệ thống một cách đầy đủ Tuy nhiên, tác giả chưa đề cập đến các cơ sở lý thuyết được áp dụng trong nghiên cứu này.
Kết luận: Cả hai đề tài cung cấp cái nhìn tổng quát về hệ thống thông tin quản lý kho hàng, nhưng vẫn còn nhiều thiếu sót cần khắc phục, như chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và thiết lập mô hình quan hệ Đề tài hoàn thiện phần mềm quản lý bán hàng và quản lý biến động kho hàng qua tin nhắn SMS của Viễn thông Thanh Hóa nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống này Cần rút kinh nghiệm từ các đề tài trước, kết hợp lý thuyết với thực tiễn một cách hợp lý, và thực hiện các bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu cùng với thiết lập các mô hình liên quan.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm các khái niệm cơ bản, thành phần cấu thành và các loại hệ thống thông tin phổ biến Việc hệ thống hóa kiến thức về lý luận này giúp nâng cao hiểu biết và ứng dụng hiệu quả hệ thống thông tin trong quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý kho hàng là rất quan trọng, đặc biệt trong mô hình quản lý kho hàng của Viễn Thông Thanh Hóa Việc này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình lưu trữ, phân phối hàng hóa.
Dựa trên nghiên cứu thực trạng quản lý kho hàng tại doanh nghiệp, bài viết đánh giá tính hợp lý của hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại và phần mềm đang sử dụng Từ đó, đề xuất một số giải pháp cải tiến, phân tích và thiết kế lại hệ thống thông tin quản lý kho hàng, cùng với việc cài đặt trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể, nhằm hoàn thiện hệ thống để phù hợp với phần mềm và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài
- Hệ thống thông tin quản lý kho hàng và các thành phần của hệ thống
- Phương pháp và cách thức hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng của doanh nghiệp.
Nghiên cứu này tập trung vào hệ thống thông tin quản lý kho hàng trong phần mềm quản lý kho của Viễn thông Thanh Hóa Phần mềm này không chỉ quản lý bán hàng mà còn theo dõi biến động kho hàng thông qua tin nhắn SMS Dưới sự hỗ trợ và đồng ý của Viễn thông Thanh Hóa, mục tiêu là tìm hiểu, hoàn thiện và phát huy hiệu quả của hệ thống thông tin quản lý kho hàng để nâng cao chất lượng phần mềm.
Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) và hệ thống thông tin quản lý kho hàng (HTTTQLKH) thông qua các bài giảng, tài liệu thu thập và đề tài nghiên cứu khoa học, nhằm xây dựng HTTT trong quản lý và nâng cao kiến thức về quản lý kho hàng Đặc biệt, nghiên cứu HTTT quản lý kho hàng tại Viễn thông Thanh Hóa sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về ứng dụng thực tiễn của các lý thuyết này.
- Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan đến doanh nghiệp giai đoạn 2011-
2013 Thời gian tiến hành nghiên cứu từ 26/02/2015 đến 29/04/2015.
Phương thức thực hiện đề tài
Phương pháp duy vật biện chứng được sử dụng để chỉ đạo việc áp dụng các luận cứ và luận điểm khoa học vào nghiên cứu và thực tiễn Điều này đảm bảo mối liên hệ biện chứng giữa lý thuyết và thực tiễn, giúp đề tài sau khi hoàn thành có tính thực tiễn, khả thi và phù hợp với đối tượng nghiên cứu.
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết bao gồm việc phân tích lý thuyết thành các bộ phận cấu thành và mối quan hệ để nhận thức và khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết hệ thống thông tin quản lý Từ đó, chúng ta có thể chọn lọc thông tin cần thiết cho đề tài nghiên cứu Sau khi phân tích, phương pháp tổng hợp lý thuyết được áp dụng để liên kết các bộ phận thành một chỉnh thể hoàn chỉnh Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong quá trình tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài, diễn ra trong ba tuần đầu của thời gian nghiên cứu.
Phương pháp khảo sát thực tiễn bao gồm việc thu thập thông tin thông qua nghiên cứu đối tượng thực tế, sử dụng cả phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy Quá trình này bao gồm phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo và nhân viên về các vấn đề thực tiễn, lập phiếu điều tra trắc nghiệm và phát phiếu điều tra Sau đó, kết quả được tổng hợp và phân tích, từ đó đưa ra các mô hình và bảng biểu cần thiết Các công việc này sẽ được áp dụng trong giai đoạn tiếp theo của đề tài.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận được chia làm ba phần chính.
Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Ở phần này nêu ra tính cấp thiết của đề tài,đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng về HTTT quản lý kho hàng tại Viễn Thông Thanh Hóa Ở phần này hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Phân tích thực trạng quản lý kho hàng tại doanh nghiệp, đánh giá ưu điểm và nhược điểm.
Phần 3: Định hướng phát triển và một số giải pháp để hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng của Viễn thông Thanh Hóa Có nội dung như sau: dựa trên những kết quả đã phân tích được về thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng của doanh nghiệp, đề xuất các phương án phát triển, tiến hành phân tích thiết kế, hoàn thiện tin học hóa hệ thống Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI VIỄN THÔNG THANH HÓA
Cơ sở lý luận
2.1.1 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp a Hệ thống thông tin quản lý HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định Là một hệ thống tích hợp, tương tác giữa người và máy móc tạo nên các thông tin phuc vụ con người trong sản xuất, quản lý
Các bước để xây dựng 1 hệ thống thông tin
- Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới
Tìm hiểu hiện trạng của hệ thống hiện tại thông qua các phương pháp khảo sát:
Quan sát hệ thống là quá trình ghi chép tỉ mỉ các hoạt động, bao gồm cách giao tiếp và trao đổi thông tin, cả chính thức lẫn không chính thức Điều này cũng bao gồm việc xác định các thời điểm ngắt quãng trong hoạt động, các công việc đột xuất, và mối quan hệ giữa các phòng ban Ngoài ra, việc sử dụng tài liệu và các vấn đề gây khó khăn trong hoạt động hệ thống cũng cần được chú ý.
Nghiên cứu tài liệu về hệ thống bao gồm việc xem xét các tài liệu nội bộ và bên ngoài của tổ chức nhằm phát hiện các thông tin quan trọng về chức năng và cấu trúc của hệ thống Những tài liệu này có thể bao gồm mô tả hệ thống, kế hoạch kinh doanh, chính sách hàng năm và mô tả công việc, giúp hiểu rõ hơn về hoạt động và tổ chức của doanh nghiệp.
Phỏng vấn là một hình thức đối thoại trực tiếp nhằm làm rõ vấn đề thông qua việc đặt câu hỏi Trong quá trình phỏng vấn, thường sử dụng hai loại câu hỏi chính: câu hỏi đóng và câu hỏi mở.
Sử dụng phiếu điều tra là một phương pháp thiết kế nhằm thu thập ý kiến và quan điểm của công chúng Những phiếu điều tra này hướng dẫn người sử dụng điền thông tin cần thiết để thăm dò dư luận về các vấn đề xã hội, kinh tế, hoặc chính trị Nội dung khảo sát có thể bao gồm nhiều chủ đề khác nhau, giúp nắm bắt được tâm tư và nguyện vọng của cộng đồng.
+ Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải và những mong đợi từ hệ thống mới.
+ Những nghiệp vụ phức tạp hay thường xuyên được sử dụng nhất.
+ Mức độ bảo mật mà người sử dụng mong đợi nhất ở hệ thống mới.
- Tập hợp, phân loại và tổng hợp thông tin:
Sau khi thực hiện khảo sát và thu thập thông tin, dữ liệu thu được thường ở dạng thô và chưa được xử lý Do đó, cần tiến hành tập hợp, phân loại và tổng hợp thông tin để tạo ra các tài liệu hoàn chỉnh, phục vụ cho việc đánh giá và bổ sung của người được khảo sát cũng như nhà quản lý.
- Đánh giá và nhận xét:
Kết quả thu được cho thấy những yếu kém và vấn đề tồn tại của hệ thống cũ, từ đó giúp xác định các yêu cầu cần thiết cho hệ thống mới.
- Xác định mục tiêu dự án hệ thống thông tin mới
Quyết định mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin mới cần xem xét các yêu cầu về nhân lực, tài chính và tính chiến lược lâu dài của dự án.
- Phác họa giải phát và cân nhắc tính khả thi
Xem xét tính khả thi về mặt nghiệp vụ, mặt kỹ thuật và mặt kinh tế của dự án.
- Lập dự trù và kế hoạch triển khai
Để lập dự trù thiết bị hiệu quả, cần xác định khối lượng dữ liệu lưu trữ, các dạng làm việc với máy tính, số lượng người dùng tối thiểu và tối đa, cũng như khối lượng thông tin cần thu thập và kết xuất Dựa vào những yếu tố này, việc lựa chọn thiết bị mua và lắp đặt sẽ trở nên phù hợp hơn.
Lập kế hoạch là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, vì thời gian là một trong những yếu tố quyết định thành công Việc phân bổ công việc một cách hợp lý và chi tiết giúp xác định các mốc thời gian của dự án, từ đó hỗ trợ công tác kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện hiệu quả.
Phân tích Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin, phân tích (hay đặc tả) có các nhiệm vụ sau:
Thiết lập một cách nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính của hệ thống cần xây dựng.
Liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện.
Phát triển một bộ từ vựng chuyên biệt giúp mô tả bài toán và các vấn đề liên quan trong lĩnh vực quan tâm Đồng thời, cần đưa ra những hướng giải quyết hiệu quả cho bài toán đã nêu.
Phân tích chỉ nhằm xác định các đặc trưng cần thiết cho hệ thống, chỉ ra các khái niệm liên quan và tìm kiếm giải pháp cho bài toán, mà chưa đi sâu vào phương pháp thực hiện xây dựng hệ thống.
Thiết kế Thiết kế là trả lời câu hỏi như thế nào thay vì câu hỏi cái gì như trong phân tích.
Mục tiêu của thiết kế hệ thống là xác định cách thức xây dựng hệ thống dựa trên kết quả phân tích Thiết kế cần cung cấp các phần tử hỗ trợ để tạo nên một hệ thống hoạt động hiệu quả và định nghĩa chiến lược cài đặt cho hệ thống.
- Lập kế hoạch cài đặt
Chuyển đổi từ hệ thống thông tin cũ sang hệ thống mới yêu cầu thay đổi phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, công nghệ quản lý, cũng như các phương pháp truyền đạt và lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.
Huấn luyện người sử dụng và cung cấp thông tin về cách thức hoạt động của hệ thống, đồng thời giúp họ làm quen với các máy móc và thiết bị liên quan.
- Cài đặt sử dụng một trong 4 phương pháp:
Phương pháp chuyển đổi trực tiếp: thực hiện cài đặt trong thời gian ngắn, toàn bộ các công việc được thưc hiện đồng thời.
Kết quả phân tích thực trạng quản lý kho hàng tại Viễn Thông Thanh Hóa 11 1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
2.2.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Viễn thông Thanh Hóa được thành lập theo quyết định số 687/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) Đây là đơn vị kinh tế trực thuộc, hoạt động hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ là Tập đoàn VNPT.
Viễn thông Thanh Hóa có nhiệm vụ tổ chức, xây dựng và quản lý mạng lưới Bưu chính Viễn thông–Công nghệ thông tin (BCVT-CNTT) để phục vụ kinh doanh và đảm bảo thông tin liên lạc cho sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, chính quyền, đồng thời đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội.
- Tên đầy đủ : Viễn thông Thanh Hóa
- Tên viết tắt Tiếng Việt : VNPT Thanh Hóa
- Tên giao dịch quốc tế : VNPT Thanh Hoa
- Địa chỉ: 26A- Đại Lộ Lê Lợi – P Điện Biên – TP Thanh Hóa
- Website : www.thanhhoa.vnpt.vn
Sứ mệnh, khẩu hiệu kinh doanh, cam kết thương hiệu
Sứ mệnh “ Doanh nghiệp chủ lực cung cấp các dịch vụ Viễn thông- Công nghệ thông tin – Truyền thông trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa”
“ Chúng tôi sát cánh bên khách hàng cùng phát triển”
Chúng tôi cam kết nỗ lực không ngừng để cung cấp cho khách hàng các dịch vụ Viễn thông và Công nghệ thông tin với chất lượng dịch vụ và phục vụ tốt nhất, đồng thời đảm bảo giá cả ngày càng hợp lý hơn.
Tổ chức và quản lý dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin, bao gồm việc xây dựng, vận hành, lắp đặt, khai thác, sửa chữa và bảo dưỡng mạng viễn thông Chúng tôi cung cấp khảo sát, tư vấn thiết kế và bảo trì các công trình viễn thông - công nghệ thông tin.
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
- Hoạt động viễn thông vệ tinh
- Hoạt động viễn thông có dây
- Hoạt động viễn thông không dây
- Chương trình cáp, vệ tinh, các chương trình thuê bao khác
- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê
- Hoạt động viễn thông không dây
- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm, và các thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
- Sản xuất thiết bị viễn thông – công nghệ thông tin Dịch vụ cung cấp
- Dịch vụ truyền dữ liệu
- Dịch vụ truyền hình IPTV
- Dịch vụ khác : dịch vụ chứng thực chữ kí số, dịch vụ VN-Tracking, thiết kế phần mềm.
Là Bưu điện Thanh Hóa, ban giao thông liên lạc Thanh Hóa, Ty Bưu điện truyền thanh Thanh Hóa, Ty Bưu điện Thanh Hóa
Ty Bưu điện Thanh Hóa thuộc Tổng cục Bưu điện
- Thời kì 1990-2005 Bưu điện tỉnh Thanh Hóa thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam
- Thời kì 2006-31/12/2007 Bưu điện tỉnh Thanh Hóa thuộc tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (Tập đoàn BCVT Việt Nam)
- Từ ngày 01/01/2008 đến nay Viễn thông Thanh Hóa thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam.
Bảng 1 :Bảng về tình hình sản xuất trong 3 năm từ năm
2011-2013 của Viễn thông Thanh Hóa Đơn vị : triệu đồng
STT Các chỉ tiêu Năm
2 Chi phí tại đơn vị 68.145 72.313 75.516 106.11 104.42
4 Nộp ngân sách nhà nước 2.986 2.548 2.896 86.53 113.65
5 Nộp điều tiết về tập đoàn 17 19/4 21 114.02 108.0
(Nguồn phòng kinh doanh của viễn thông Thanh Hóa.)
Từ bảng phân tích trên, ta thấy: Tỷ lệ doanh thu qua các năm là 102%
Doanh thu của doanh nghiệp đã tăng rõ rệt từ 2012 đến 2013, với mức tăng 105% Thành công này là nhờ vào nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng vẫn còn chậm do ảnh hưởng từ cơ chế chung của VNPT và điều kiện phát triển kinh tế của tỉnh Thanh Hóa.
Bảng 2: Hiệu quả hoạt động kinh doanh của Viễn thông Thanh Hóa STT Các chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1 Lợi nhuận thuần Tỷ đồng 9,23 10,6 11,7
2 Lương bình quân Triệu đồng 2.78 2.92 3.1
3 Năng suất lao động Triệu đồng 263,7 278,5 297,1
Trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013, Viễn thông Thanh Hóa đã đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt trong lĩnh vực dịch vụ VT-CNTT, yêu cầu sự nỗ lực vượt bậc và thay đổi mạnh mẽ trong quản lý và điều hành Công ty đã tối ưu hóa năng lực khai thác đường truyền và kênh truyền dẫn, dẫn đến lợi nhuận thuần tăng dần qua các năm Sự gia tăng thu nhập của người lao động không chỉ giúp ổn định tâm lý mà còn khuyến khích họ tích cực tham gia vào lao động sản xuất, phấn đấu hoàn thành kế hoạch đề ra.
2.3.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại doanh nghiệp a Thực trạng
Doanh nghiệp hiện có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trình độ CNTT cao, đồng thời chú trọng đầu tư vào hạ tầng CNTT và xây dựng kế hoạch công tác rõ ràng Dữ liệu nguồn và đích được lưu trữ một cách an toàn, hiệu quả và linh hoạt Hệ thống thông tin hiện tại bao gồm quản lý khách hàng, quản lý bán hàng và quản lý kho hàng, trong đó hệ thống quản lý khách hàng sử dụng phần mềm CSS và hoạt động rất hiệu quả Tuy nhiên, hệ thống quản lý bán hàng và quản lý biến động kho hàng vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm và chưa được chính thức đưa vào sử dụng, với quá trình hoàn thiện đang diễn ra.
Hệ thống thông tin của doanh nghiệp được quản lý bởi trung tâm mạng thông tin, đảm nhận vận hành kỹ thuật cho các hệ thống hạ tầng mạng như Internet, Intranet, LAN và WAN Trung tâm này quản lý các kết nối mạng, bao gồm Internet và LAN, đồng thời quản lý website, cấp phát và phân quyền sử dụng cho người dùng cuối, đảm bảo sự kết nối giữa hệ thống thông tin và các hệ thống khác.
+ Thực trạng về cơ sở hạ tầng của Viễn thông Thanh Hóa
Bảng 3: Trang thiết bị phần cứng tại Viễn thông Thanh Hóa
Số thứ tự Tên thiết bị Số lượng (chiếc)
(Nguồn: Viễn thông Thanh Hóa 12/2014)
Viễn thông Thanh Hóa đã đầu tư đầy đủ và hiện đại các loại máy móc thiết bị, thể hiện tầm nhìn và nhận thức đúng đắn của doanh nghiệp Sự đầu tư này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn phát huy tối đa khả năng của nhân viên, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Quản lý và sử dụng trang thiết bị, máy móc được thực hiện an toàn và hiệu quả, đảm bảo bảo quản theo quy định về quản lý tài sản Việc sử dụng các trang thiết bị phải đúng mục đích và phù hợp với nhiệm vụ chuyên môn được giao.
- Doanh nghiệp sử dụng những phần mềm ứng dụng để quản lý, sử dụng trong việc vận hành mạng LAN giúp chúng có thể hoạt động tốt.
Các phần mềm quan trọng bao gồm dịch vụ thư điện tử Exchange Server, phần mềm quản trị hệ thống, phần mềm lưu trữ dữ liệu, cùng với tường lửa và các giải pháp bảo mật.
Phần mềm kế toán chuyên ngành Bưu chính Viễn thông giúp giảm thiểu thao tác thủ công, cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ tiêu thông qua bảng biểu và biểu đồ, từ đó hỗ trợ nhân viên kế toán và nhà quản trị quản lý hiệu quả tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phần mềm hệ thống dịch vụ khách hàng (CSS) là bộ công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và quản lý dịch vụ khách hàng, tạo ra một môi trường khai thác khép kín với kho dữ liệu đồng nhất CSS sở hữu nhiều tính năng vượt trội, đáp ứng hiệu quả các yêu cầu cấp bách trong thời đại hiện nay.
- Phần mềm văn phòng MS office là công cụ giúp các nhân viên văn phòng sử dụng để soạn thảo văn bản, nhập số liệu chứng từ…
Phần mềm quản lý bán hàng giúp theo dõi biến động kho hàng hiệu quả bằng cách gửi thông báo qua tin nhắn SMS Công cụ này cho phép nhân viên bán hàng kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho một cách nhanh chóng và chính xác, đảm bảo họ luôn cập nhật thông tin cần thiết để phục vụ khách hàng tốt nhất.
Phần mềm bảo mật Doanh nghiệp đã sử dụng FireWall (cứng và mềm), Kaspersky internet security
Vào năm 2013, các phần mềm bảo mật như Web Antivirus (PC Tools Doctor ASD.Net) và Mail Antivirus (Security Plus for Mdea, Symantec) đã được sử dụng rộng rãi để bảo vệ hệ thống máy tính khỏi các cuộc tấn công và xâm nhập trái phép Những phần mềm này nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, chi phí hợp lý, cùng khả năng phát hiện và ngăn chặn virus hiệu quả, cũng như khả năng khử mã độc tốt.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA VIỄN THÔNG
Định hướng phát triển
Hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) yêu cầu các doanh nghiệp phải đầu tư vào phần mềm quản lý, đặc biệt là phần mềm quản lý kho hàng, để tồn tại và phát triển trên thị trường Đối với Viễn thông Thanh Hóa, việc cung cấp các sản phẩm dịch vụ CNTT là yếu tố quan trọng tạo ra doanh thu Do đó, đầu tư vào phần mềm quản lý kho hàng là cần thiết Việc kết hợp quản lý bán hàng và kho hàng trong một phần mềm giúp tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa quy trình quản lý Tuy nhiên, sự kết hợp này có thể khiến doanh nghiệp không thể chú trọng đầy đủ cho tất cả các khía cạnh của phần mềm Vì vậy, doanh nghiệp cần đầu tư đồng đều và đào tạo nhân viên tốt trong việc ứng dụng phần mềm, đồng thời thường xuyên thu thập ý kiến từ nhân viên để nâng cấp phần mềm đạt hiệu quả tối ưu.
Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Viễn Thông Thanh Hóa
+ Mục tiêu hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng của phần mềm.
Nhằm mục đính giúp đưa phần mềm được đi vào sử dụng một cách phổ biến.
Để tránh lãng phí tài nguyên doanh nghiệp, việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng là rất cần thiết Các phiếu điều tra và đánh giá cho thấy hệ thống hiện tại không đồng bộ, lỗi thời và chưa được nâng cấp, dẫn đến phần mềm chưa đạt yêu cầu.
3.2.2 Mô tả nghiệp vụ 3.2.2.1 Nhập kho
Sau mỗi lần xuất hàng, nhân viên quản lý kho ghi lại chi tiết thông tin hàng xuất kho Khi hàng hóa sắp hết hoặc đã hết, nhân viên sẽ thông báo cho ban quản lý Ban quản lý sau đó yêu cầu bộ phận kinh doanh tìm kiếm, liên hệ với nhà cung cấp và thực hiện việc mua hàng.
Khi hàng hóa được nhập kho, bộ phận quản lý sẽ kiểm tra phiếu giao hàng và xác nhận số lượng cũng như chất lượng hàng hóa theo yêu cầu đã gửi cho nhà cung cấp Nếu hàng hóa đạt yêu cầu, nhân viên sẽ lập phiếu nhập kho; ngược lại, những mặt hàng không đạt tiêu chuẩn sẽ được trả lại kèm theo biên bản kiểm tra Ngoài ra, hàng hóa khi xuất bán cho khách hàng cũng có thể bị trả lại vì nhiều lý do và sẽ được đưa về kho để chờ xử lý.
Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng hóa trong kho được theo dõi theo từng ngày, tháng, quý trong năm
Khách hàng gửi phiếu yêu cầu mua đến bộ phận quản lý kho, nơi sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn kho Nếu hàng hóa đáp ứng nhu cầu, bộ phận quản lý sẽ lập phiếu xuất kho và gửi cho khách hàng, đồng thời lưu lại một bản trong kho.
Việc theo dõi hàng xuất kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng hóa trong kho được theo dõi theo từng ngày, tháng, quý trong năm
Quản lý và báo cáo hàng tồn kho diễn ra trong quá trình nhập và xuất hàng, với yêu cầu báo cáo từ nhà quản lý Bộ phận quản lý kho sẽ kiểm kê hàng hóa và đối chiếu với sổ chi tiết, sau đó phản hồi thông tin yêu cầu Cuối tháng, bộ phận này tổng hợp báo cáo dựa trên các phiếu nhập và xuất, cung cấp số liệu về lượng hàng xuất, hàng nhập và tồn kho cho từng mặt hàng cũng như toàn bộ hàng hóa.
3.2.3 Chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống:
Hệ thống quản lý kho hàng lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng, cũng như thông tin nhập, xuất hàng của doanh nghiệp Người dùng có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, sửa đổi, sao chép, in ấn, sắp xếp, xóa bỏ hoặc thêm mới dữ liệu liên quan đến hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng trong hệ thống.
Thực hiện các chức năng cụ thể:
+ Chức năng quản lý nhập hàng:
Giúp doanh nghiệp quản lý quá trình nhập hàng, các thông tin cần quản lý như:
Số phiếu nhập kho, ngày nhập, nhà cung cấp và tổng giá trị hàng nhập kho là những thông tin quan trọng Chi tiết về phiếu nhập kho bao gồm danh sách các mặt hàng như mã hàng hóa, số lượng và đơn giá Những dữ liệu này giúp cửa hàng thống kê hiệu quả số lượng hàng nhập trong một khoảng thời gian nhất định.
Trong quá trình nhập hàng, nếu xảy ra sai sót như nhập sai thông tin hoặc nhấn nhầm số, người dùng có thể chỉnh sửa thông tin đơn hàng nhập Tuy nhiên, không được phép xóa phiếu nhập đã được ghi nhận.
+ Chức năng quản lý xuất hàng:
Giúp doanh nghiệp quản lý quá trình xuất hàng bán cho khách hàng bằng cách theo dõi các thông tin quan trọng như số phiếu xuất, ngày xuất, khách hàng và tổng giá trị hàng xuất kho Thông tin chi tiết về phiếu xuất kho, bao gồm danh sách các mặt hàng xuất, số lượng và đơn giá, cũng cần được quản lý Điều này tạo điều kiện cho cửa hàng thống kê số lượng hàng xuất trong một khoảng thời gian nhất định.
Người sử dụng cũng có thể thực hiện các thao tác sửa chữa, cập nhật thông tin của đơn hàng xuất, không được phép xóa phiếu xuất đã xuất.
Báo cáo tổng hợp nhập giúp doanh nghiệp thống kê số lượng hàng hóa đã nhập từ các nhà cung cấp trong một khoảng thời gian cụ thể, hỗ trợ quản lý kho và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
- Báo cáo tổng hợp xuất: cho phép thống kê số lượng hàng hóa doanh nghiệp đã bán trong khoảng thời gian nào đó.
Báo cáo tồn kho cung cấp thông tin về số lượng hàng hóa còn lại trong doanh nghiệp, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác cho các lần nhập hàng tiếp theo Bằng cách kết hợp dữ liệu từ các báo cáo Nhập hàng, Xuất hàng và báo cáo tồn kho trước đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác số lượng hàng tồn kho hiện tại.
- Tìm kiếm thông tin hàng hóa: cho phép tìm kiếm theo tên hàng, mã hàng…
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp: cho phép tìm kiếm theo tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp…
- Tìm kiếm thông tin khách hàng: cho phép tìm kiếm theo tên, theo theo mã số khách hàng, hoặc theo địa chỉ khách hàng…
+ Yêu cầu phi chức năng
Chương trình cần phải tương thích và hoàn thiện với hệ thống hiện tại để tránh xung đột và đảm bảo sự phù hợp giữa hệ thống và các phần mềm, phần cứng đang sử dụng.
Giao diện được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng, với bố trí hợp lý, phù hợp với các thao tác của người dùng Điều này đảm bảo rằng người sử dụng có thể thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng và chính xác.
Tốc độ xử lý nhanh chóng của hệ thống cho phép cung cấp thông tin phản hồi tức thì, đáp ứng hiệu quả nhu cầu của người sử dụng.
Hệ thống luôn đảm bảo tính sẵn sàng cao, đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dùng, đồng thời bảo vệ thông tin dữ liệu một cách an toàn và bảo mật.
